Udbudsbetingelser EU-UDBUD Varer Vælg et element. På indkøb og levering af [udbuddets navn] til [ordregiver]

Nærværende skabelon er vejledende og ikke udtryk for, hvordan de konkrete udbud skal formuleres eller opbygges. Det er således altid nødvendigt at foretage en konkret vurdering og tilpasning af det indholdsmæssige i forhold til det aktuelle udbud!

Den grønne tekst i skabelonen er vejledende og skal slettes, inden udbudsmaterialet offentliggøres.

Den røde tekst i skabelonen markerer steder, hvor brugeren skal indsætte sine egne oplysninger eller tekst.

Den blå tekst i skabelonen markerer, at der er alternativer i skabelonen, som brugeren skal tage stilling til, inden udbudsmaterialet offentliggøres.

Når materialet offentliggøres, skal brugeren have foretaget alle de valg, der er markeret med farvet tekst, og det endelige udbudsmateriale skal derfor ikke indeholde farvet tekst.

Kapitel I – Generelt om udbuddet

1Indledning

Udbuddet vedrører [indsæt udbuddets navn] til [indsæt ordregivers navn].

Udbuddet gennemføres som Vælg et element., jf. Vælg et element., hvilket betyder at alle interesserede tilbudsgivere kan indsende en ansøgning om deltagelse i udbuddet. Ordregiver vil prækvalificere [x] ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud. (Jf. udbudslovens § 145, skal der ved begrænset udbud som minimum prækvalificeres 5 ansøgere, mens der ved udbud med forhandling som minimum skal prækvalificeres 3 ansøgere. Overvej om antallet skal angives i et interval.)

Udbudsmaterialet består af:

Udbudsbekendtgørelse
Udbudsbetingelser, herunder ESPD (fælles europæisk udbudsdokument)
- Bilag X til udbudsbetingelser
Kontrakt med bilag [indsæt bilagsnumre]

Kontrakt med de(n) vindende tilbudsgiver(e) skal indgås på baggrund af den vedlagte kontrakt.

Ansøger gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Ansøger opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.

Udbudsmaterialet er offentliggjort via ordregivers elektroniske udbudssystem:

[Indsæt navn på elektronisk udbudssystem] (i det følgende kaldt udbudssystemet).

Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til [kontaktdata til elektronisk udbudssystem].

2Ordregiver

Ordregiver er:

[Indsæt navn på ordregiver]

[(Alternativt, hvis udbuddet gennemføres i et indkøbsfællesskab) Udbuddet gennemføres af [indsæt navn på indkøbsansvarlig] på vegne af [indsæt navnet på indkøbsfællesskabet og de deltagende myndigheder].]

Ordregivers kontaktperson er: [Indsæt kontaktoplysninger]. (Dette kan slettes, hvis det fx fremgår af udbudssystemet).

3Udbuddets omfang

3.1Produkter

For nærmere beskrivelse af de udbudte produkter og varegrupper, herunder de krav varerne skal opfylde, henvises til kravspecifikation (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3) samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål.

3.2Omfattede enheder og institutioner

De omfattede enheder og institutioner fremgår af rammeaftalens pkt. Error: Reference source not found.

3.3Ordregivers pligt til at anvende den udbudte rammeaftale

Denne udbudte aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. Rammeaftalen medfører som udgangspunkt ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen.

Den forventede omsætning på rammeaftalen er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet/forbrug og forventede aktivitets-/forbrugsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.

Det fremgår af rammeaftalens pkt. Error: Reference source not found i hvilket omfang ordregiver i øvrigt har pligt til at anvende rammeaftalen, når ordregiver har behov for at købe produkter, der er omfattet af rammeaftalen.

3.4Delaftaler

[Alternativ 1: Udbuddet er opdelt i følgende delaftaler: (Er kun relevant, hvis der anvendes delaftaler. Slettes, hvis der ikke anvendes delaftaler)

Delaftale 1: [indsæt beskrivelse af delaftale og de omfattede institutioner/varer (evt. opdelt i varegrupper) samt beskrivelse af eventuelle optioner.] Forventet omsætning: [indsæt forventet omsætning]. Forventede antal leverandører på delaftalen: [indsæt antal leverandører]

Delaftale 2: [indsæt beskrivelse af delaftale og de omfattede institutioner/varer (evt. opdelt i varegrupper) samt beskrivelse af eventuelle optioner.] Forventet omsætning: [indsæt forventet omsætning]. Forventede antal leverandører på delaftalen: [indsæt antal leverandører]

Delaftale 3: [indsæt beskrivelse af delaftale og de omfattede institutioner/varer (evt. opdelt i varegrupper) samt beskrivelse af eventuelle optioner.] Forventet omsætning: [indsæt forventet omsætning]. Forventede antal leverandører på delaftalen: [indsæt antal leverandører]
[…]

(Der skal, ved udarbejdelsen af udbudsbekendtgørelsen angives den anslåede mængde eller den anslåede værdi af de varer, der skal leveres i henhold til den udbudte rammeaftale. Forpligtelsen forbundet hermed, er opfyldt angivelse af ét samlet beløb for hele udbuddet.

Derudover, skal der i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne angives den maksimale mængde eller maksimale værdi af de varer, der skal leveres i henhold til den udbudte rammeaftale.

Denne opdeling imellem anslået og maksimal, giver mulighed for:

at være reel i sine anslåede mængder/værdier, ud fra hvad der faktisk forventes at være behov for
at indarbejde en buffer i den maksimale mængde/værdi, således at rammeaftalen ikke får udtømt sin virkning før tid, skulle noget uforudset opstå i aftaleperioden.

Overvej at lave et skuffenotat om baggrund for vurderingen.)

Der kan afgives tilbud på [én, flere eller alle] delaftaler. (Ordregiver skal angive, hvis der er begrænsning på, hvor mange delaftaler en leverandør kan vinde.)

Den forventede omsætning for hver delaftale er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet/ forbrug og forventede aktivitets-/ forbrugsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.]

[Alternativ 2: Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler. [Indsæt forklaring på hvorfor udbuddet ikke er opdelt i delaftaler]. (Efter udbudslovens § 49 skal en ordregiver opdele udbuddet i delaftaler, eller forklare hvorfor dette ikke sker (opdel eller forklar princippet). Årsager til manglende opdeling af kontrakten kan være økonomiske eller markedsmæssige hensyn. Fx stordriftsfordele, manglende konkurrence på delaftaler hvis kontrakten opdeles, for at begrænse kontraktadministration og udbudsomkostninger.)

Den forventede omsætning er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet/ forbrug og forventede aktivitets-/ forbrugsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.]

3.5Kontraktens løbetid

Den udbudte kontrakt har en løbetid på [indsæt antal år]. Rammeaftaleen kan forlænges i [indsæt antal år]. (Sidste sætning slettes, hvis rammeaftalen ikke indeholder option på forlængelse, jf. alternativ 1 i rammeaftalens pkt. 3). Opsigelsesvilkår fremgår af rammeaftalens pkt. 3.

3.6Særlige forhold

(Afsnittes slettes, hvis der ikke er særlige forhold)

(Ordregiver skal beskrive eventuelle særlige væsentlige forhold, som er essentielle for udbuddet).

4Vejledende tidsplan

Aktivitet	Tidspunkt
Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED:	[indsæt dato]
Frist for tilmelding til informationsmøde (overvej om informationsmøde skal holdes før eller efter prækvalifikation, eller både og. Slettes, hvis det ikke afholdes)	[indsæt dato]
Informationsmøde: (overvej om informationsmøde skal holdes før eller efter prækvalifikation, eller både og. Slettes, hvis det ikke afholdes)	[indsæt dato]
Spørgefrist:	[indsæt dato]
Svarfrist: (6 dage før ansøgningsfristens udløb)	[indsæt dato]
Ansøgningsfrist:	[indsæt dato]
Forventet underretning om resultatet af prækvalifikationen samt opfordring til afgivelse af indledende tilbud:	Uge [indsæt ugenr.]
Spørgefrist:	[indsæt dato]
Svarfrist: (6 dage før tilbudsfristens udløb)	[indsæt dato]
Tilbudsfrist for indledende tilbud: (der kan indsættes flere frister, hvis der køres med flere forhandlingsrunder. Slettes, hvis det er begrænset udbud)	[indsæt dato]
Forhandlingsforløb: (Slettes, hvis det er begrænset udbud)	[indsæt ugenr.]
Indhentning af dokumentation (KFST anbefaler minimum 2½ uge tid til at indhente dokumentation for ESPD)	[indsæt antal uger]
Forventet underretning om resultatet af udbuddet:	Uge [indsæt ugenr.]
Derefter afholdes 10 dages stand still-periode, hvorefter rammeaftalen kan underskrives.
Kontraktstart:	[indsæt dato]

5Spørgsmål

5.1Informationsmøde

(Afsnittet slettes hvis der ikke afholdes informationsmøde)

Der vil blive afholdt informationsmøde på det tidspunkt, der er oplyst i tidsplanen. Mødet afholdes i [indsæt sted]. [Indsæt evt. dagsorden for mødet].

Tilmelding skal ske via udbudssystemet. Se fristen herfor under pkt. Error: Reference source not found tidsplan. Hvis der efter fristens udløb ikke er modtaget tilmeldinger, aflyses mødet.

Referat fra informationsmøde, herunder eventuelle spørgsmål der stilles på mødet, vil blive offentliggjort på samme måde som spørgsmål og svar, jf. pkt. 5.2.

5.2Spørgsmål og svar

Ordregiver opfordrer ansøger til at stille afklarende spørgsmål løbende og hurtigst muligt under både prækvalifikationsfasen (Kapitel II) og tilbudsfasen (Kapitel III), såfremt der er tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Der opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt virksomheden kan/vil ansøge om deltagelse og/eller afgive tilbud.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og sendes via udbudssystemet.

Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden fristens udløb.

Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via udbudssystemet.

Kapitel II – Prækvalifikation

6Ansøgningens indhold

For at blive prækvalificeret, skal ansøger fremsende ansøgning indeholdende følgende:

Udfyldt ESPD herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager jf. pkt. 7
[Uddybende referencer] (vær opmærksom på, at beskrive krav til referencer, hvor referencer i ESPD’et ikke er tilstrækkeligt)
[CV’er]
[Beskrivelse af team]
[Beskrivelse af opgaveforståelse]
[…]

Ansøgningen skal være på dansk.

7Udelukkelse og egnethed

Det fremgår af udbudsloven, at en ordregiver skal kræve, at en ansøger udfylder det fælles europæiske udbudsdokument, i daglig tale ESPD, i forbindelse med ansøgning om deltagelse.

ESPD’et er ansøgers ”egen-erklæring”, der fungerer som foreløbigt bevis for, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde samt opfylder egnethedskravene til udbuddet. Udelukkelsesgrundene og egnethedskravene fremgår alene af ESPD’et.

Nærmere oplysning om ESPD findes på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/

Udfyldelse af ESPD’et sker direkte i udbudssystemet i forbindelse med ansøgning om deltagelse. (Tilpasses til processen i det enkelte udbudssystem, hvor der enten svares direkte i udbudssystemet eller via eksport/import af ESPD til/fra en xml-fil).

Opmærksomheden skal henledes på, at det til enhver tid er ansøgers eget ansvar, at ESPD’et er udfyldt med de relevante oplysninger.

7.1Økonomisk og finansiel formåen

Ansøger skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:

[indsæt oplysning om minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, eksempelvis omsætning, egenkapital og soliditetsgrad, etc.]

Ansøger skal afgive oplysning herom i ESPD’ets afsnit: ”Udvælgelse”.

7.2Teknisk og/eller faglig formåen

Ansøger skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:

[indsæt oplysning om minimumskrav til teknisk og faglig formåen, eksempelvis krav om referencer, uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer af medarbejdere samt tekniske foranstaltninger til kvalitetssikring, etc.] (Hvor der i forbindelse med prækvalifikationen, er behov for en grundigere beskrivelse af et kriterie, end hvad der kan angives i ESPD’et, skal dette efterspørges her)

(Hvis man stiller krav om referencer, skal ordregiver være specifik i, hvilke kriterier referencen skal opfylde.)

Ansøger skal afgive oplysning herom i ESPD’ets afsnit: ”Udvælgelse”.

7.3Dokumentation for udelukkelse og egnethed (ESPD)

Berigtigelse af oplysninger angivet i ESPD’et skal udelukkende ske for den tilbudsgiver ordregiver agter at tildele rammeaftalen. Berigtigelsen vil ske forud for tildeling af rammeaftalen, jf. pkt. 13.3.

7.4Konsortier

Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger afgives for hver deltager i konsortiet i særskilte ESPD for hver konsortiedeltager. Konsortiedeltagerne skal i ESPD’et angive, hvilken konsortiedeltager der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå rammeaftaler med ordregiver. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives i ESPD’et.

Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed, der vurderes.

Krav vedrørende dokumentation af ESPD i pkt. 13.3 gælder ligeledes for konsortiedeltagere.

7.5Ansøger baserer sig på andre enheders formåen

Hvis ansøger – under henvisning til udbudslovens § 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger afgives for samtlige enheder og det skal specificeres, hvor tilbuddet baserer sig på den anden enhed. Desuden skal de enkelte deltageres ydelser/roller i ansøgerteamet angives.

Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være ansøgerteamets samlede egnethed, der vurderes.

(Tilføjes eventuelt, hvis der indgår tjenesteydelser i den udbudte rammeaftale): [Indgår der en tjenesteydelse som en del af den udbudte rammeaftale, og baserer ansøger sig for tjenesteydelsen vedrørende teknisk og/eller faglig formåen på kapacitet fra en anden enhed, skal den anden enhed udføre tjenesteydelsen, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.]

Støttende enheder skal ligeledes udfylde ESPD. Krav vedrørende dokumentation af ESPD i pkt. Error: Reference source not found gælder ligeledes for støttende enheder.

8Udvælgelse

Ordregiver vil prækvalificere [x] ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud.

Ved prækvalifikationen vil der ske en udvælgelse, på baggrund af en vurdering af den enkelte ansøgers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven.

Udvælgelsen vil ske ud fra følgende kriterier: [Indsæt nærmere beskrivelse af de parametre der skal lægge til grund for udvælgelsen, eksempelvis referencer, økonomiske forhold, teknisk kapacitet, CV’er, beskrivelse af team, beskrivelse af opgaveforståelse etc.]. (Vær opmærksom på, at ovenstående kriterier skal angives i udbudsbekendtgørelsen. Vær ligeledes opmærksom på, at de angivne kriterier ikke går igen under tildelingskriterier/underkriterier.)

9Underretning om resultatet af prækvalifikationen

På baggrund af kriterierne i pkt. vil alle ansøgere blive informeret om, hvorvidt de er blevet udvalgt til at afgive tilbud eller ej. De prækvalificerede ansøgere vil blive opfordret til at afgive tilbud inden udløb af tilbudsfristen.

Kapitel III – Tilbudsafgivelse og evaluering

10Tilbuddets indhold

10.1Tilbuddets indhold

Tilbuddet skal indeholde følgende:

Udfyldt tilbudsliste
[Udfyldt kravspecifikation]
[Beskrivelse af service]
[…]

Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet.

(Følgende afsnit slettes ved udbud med forhandling – fremgår i stedet efter beskrivelsen af endeligt tilbud i forhandlingsafsnittet) Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger.

10.2Sprog

Tilbuddet skal være på dansk.

Bilagsmateriale af generel karakter kan dog også være på [indsæt sprog]. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning.

10.3Ejendomsret og betaling for tilbud

Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret.

[Alternativ 1: Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.]

[Alternativ 2: Beskriv hvorledes der ydes godtgørelse for afgivelse af tilbud.]

10.4Forbehold

Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold overfor udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.

Ordregiver er forpligtet til at afvise [endelige] (indsættes ved udbud med forhandling) tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes.

11Afgivelse af tilbud

11.1Tilbudsfrist

Tilbuddet skal uploades i udbudssystemet inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist.

Tilbudsbesvarelse skal ske via udbudssystemet. Afgivelse af tilbud er ensbetydende med accept af udbudsbetingelser og kontraktvilkår.

Det er vigtigt at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsbesvarelsen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag heraf.

Tilbud modtaget på andre måder end gennem udbudssystemet vil ikke blive taget med i vurderingen.

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

11.2Vedståelsesfrist

Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil [indsæt antal] måneder efter udløb af tilbudsfristen.

Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået rammeaftalen, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb. Underretning om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at tilbudsgiver allerede på tidspunktet for underretningen er frigjort fra sit tilbud.

11.3Flere tilbud

[Alternativ 1: Der kan ikke afgives mere end ét tilbud.]

[Alternativ 2: Tilbudsgiver kan afgive op til [indsæt antal] tilbud.]

11.4Kombinationsbud

(Afsnittet slettes, hvis der ikke anvendes delaftaler)

[Alternativ 1: Der kan tilbydes rabat, hvis tilbudsgiveren som minimum vinder et nærmere angivet antal delaftaler (kombinationsbud). Nærmere vejledning om, hvordan der skal afgives kombinationsbud findes i tilbudslisten.] (Anvendes dette alternativ, skal ordregiver sikre, at vejledningen findes i tilbudslisten.)

[Alternativ 2: Der kan ikke tilbydes en rabat, hvis tilbudsgiveren som minimum vinder et nærmere angivet antal delaftaler.]

11.5Sideordnede bud

(Afsnittet slettes, hvis der ikke kan afgives sideordnede bud)

Tilbudsgiver [kan/skal] afgive sideordnede tilbud på forskellige løsninger af de udbudte produkter, som beskrevet i [kravspecifikationen/tilbudslisten].

Ordregiver vil vælge, hvilken løsning der foretrækkes af ordregiver, inden der fortages evaluering af tilbuddene på den valgte løsning efter tildelingskriteriet og underkriterierne hertil. (Vær opmærksom på, at det skal angives i udbudsbekendtgørelsen, hvis der anvendes sideordnede tilbud. Det skal derudover beskrives nøje, hvis der anvendes forskellige underkriterier til vurdering af de forskellige løsninger. Det skal efter lovbemærkningerne til udbudsloven § 53 beskrives, hvordan der vælges mellem flere sideordnede bud. Der kan maksimalt afgives otte sideordnede bud.)

11.6Alternative tilbud

[Alternativ 1: Der kan ikke afgives alternative tilbud.]

[Alternativ 2: Tilbudsgiver kan afgive op til [indsæt antal] alternative tilbud.]

(Evalueringsmodellen skal beskrives, hvis alternative tilbud tillades. Herunder hvordan et alternativt tilbud indgår i konkurrence med et overensstemmende tilbud.)

12Forhandling

(Afsnittet slettes ved begrænset udbud)

Formålet med forhandlingen er at give tilbudsgiverne en præcis forståelse af ordregivers behov, og give ordregiver mulighed for at tilpasse udbudsgrundlaget samt mulighed for at tilbudsgiverne kan optimere og tilpasse deres tilbud i forhold hertil. Forhandlingen kan omfatte alle forhold i tilbuddet, herunder pris.

Ethvert tilbud, der indleveres rettidigt, kan deltage i den efterfølgende forhandling, idet alle tilbudsgivere vil blive inviteret til forhandling, uanset om de i øvrigt er konditionsmæssige.

12.1Forhandlingsproces

Ordregiver gennemgår indledningsvist de indkomne tilbud med henblik på at udarbejde dagsorden for de videre forhandlinger med tilbudsgiverne.

Det forventes, at der afholdes [x] forhandlingsmøde[r] med hver af de prækvalificerede tilbudsgivere. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at tildele rammeaftalen på baggrund af det indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger.

[Ordregiver forbeholder sig retten til at foretage begrænsning i antallet af tilbageværende tilbudsgivere i forhandlingsforløbet [angiv en klar begrundelse og metode for begrænsning af det videre antal deltagere i forhandlingen].]

Ordregiver kan gentage fremgangsmåden med at opfordre tilbudsgiverne til at afgive revideret tilbud, indtil ordregiver meddeler at det næste tilbud vil være det endelige tilbud, hvorefter rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der i henhold til evalueringskriteriet har afgivet det bedste tilbud.

Forhandlingsforløbet vil blive gennemført under iagttagelse af de udbudsretlige ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincipper.

12.2Om det indledende tilbud

De indledende tilbud skal være i overensstemmelse med pkt. 10. Desuden kan tilbudsgiver vedlægge Bilag X (se pkt. 12.2.1) indeholdende tilbudsgivers angivelse af forhold i udbudsmaterialet, som ønskes ændret.

Ordregiver gennemfører en konditionsmæssighedsvurdering af de modtagne indledende tilbud med henblik på dialog med tilbudsgiver i forhold til overholdelse af de formelle krav i udbudsmaterialet.

Et indledende tilbud kan være en del af forhandlingsmødet, selvom tilbuddet ikke opfylder de formelle krav, mangler efterspurgte oplysninger eller tilbuddet direkte og/eller indirekte tager forbehold overfor mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Tilbuddet kan dog ikke være en del af evalueringen, såfremt ordregiver vælger at benytte retten til at tildele rammeaftalen på baggrund af de indledende tilbud. Det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at det indledende tilbud indeholder de efterspurgte oplysninger og ikke indeholder nogen forbehold mv., der vil medføre, at tilbuddet må anses som ikke-konditionsmæssig.

Det anbefales, at tilbudsgiver i sit indledende tilbud tilbyder en løsning af opgaven, der indeholder opfyldelsen af alle krav i materialet. Tilbudsgiver bør i sit Bilag X angive, hvilke krav, der er uhensigtsmæssige, fordyrende mv., så dette kan indgå i forhandlingen.

Det bemærkes, at der ikke kan forhandles eller ændres på mindstekrav.

(Ordregiver skal være opmærksom på ikke at definere mindstekrav, som reelt kan udelukke forhandlingsmulighederne.)

For at det indledende tilbud kan indgå i forhandlingerne, er det et krav at tilbuddet er afleveret indenfor den angivne frist i tidsplanen.

12.2.1Om udfyldelse af Bilag X

Såfremt tilbudsgiver har forbedringsforslag til udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver til at beskrive disse forbedringsforslag i et separat dokument benævnt "Bilag X til udbudsbetingelser" (herefter blot ”Bilag X”) sammen med angivelse af eventuelle uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, herunder forhold, som vurderes at udgøre væsentlige risiko- eller omkostningsfaktorer, eksempelvis forhold, der er uhensigtsmæssige og/eller fordyrende for begge parter. Tilbudsgiver bør begrunde, hvorfor de pågældende forhold er identificeret som enten forbedringer eller risiko- eller omkostningsfaktorer.

Bilag X skal vedlægges det indledende tilbud. Forhold oplistet i bilaget indgår dog ikke som en del af tilbuddet, men som et oplæg til forhandlingerne, hvorfor oplistningen heller ikke betragtes som et forbehold.

12.3Om [forhandlingsmødet/forhandlingsmøderne]

Indledningsvist vil ordregiver stille spørgsmål til det indledende tilbuds indhold og afklare eventuelle uklarheder, misforståelser eller uhensigtsmæssigheder. Ordregiver vil påpege det afleverede tilbuds relative stærke og svage elementer.

Ordregiver vil desuden påpege, såfremt det indledende tilbud indeholder forhold, der indebærer at tilbuddet må anses som ukonditionsmæssigt, såfremt disse fodhold ikke ændres i det endelige tilbud. Tilbudsgiver kan dog ikke forvente at ordregiver påpeger alle forhold, der kan have indflydelse på konditionsmæssigheden.

Derefter kan tilbudsgiver give en tilbagemelding på udbudsmaterialet i forhold til om der er krav i materialet, der er unødvendigt strenge eller krav, der er unødvendige og fordyrende for opgaven.

I det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om udbudsmaterialet og fortolkningen heraf, vil tilbudsgiverne få den samme tilbagemelding, men i det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om tilbudsgivers konkrete løsningsforslag, vil hver tilbudsgiver få en individuel tilbagemelding.

Der vil ikke blive videregivet fortrolige oplysninger fra forhandlingsmøderne med tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere, ligesom tilbudsgiver ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra de øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder. Ordregiver vil udarbejde referater fra forhandlingsmøderne, som alene skal dokumentere indholdet på de enkelte møder, jf. udbudslovens regler herom.

Ordregiver er opmærksom på den særlige forpligtelse til at sikre, at der ikke udøves forskelsbehandling mellem tilbudsgiverne ved at give oplysninger, der kan stille nogle tilbudsgivere bedre end andre. Ordregiver tilstræber derfor, at enhver oplysning - som ordregiver har meddelt en eller flere tilbudsgivere under forhandlingerne, og som må formodes at være af relevans for samtlige tilbudsgivere i relation til udformningen af de fremadrettede tilbud vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere senest sammen med opfordringen til at afgive tilbud.

Eventuelle supplerende oplysninger eller ændringer i udbudsmateriale baseret på forhandlingsmøderne vil ligeledes blive fremsendt til tilbudsgiverne.

12.4Om tilbudsfasen for det endelige tilbud

Efter afslutningen af forhandlingerne opfordrer ordregiver tilbudsgiverne til at afgive endeligt tilbud, som vil danne grundlag for ordregivers tildeling.

Fristen for indlevering af det endelige tilbud fastlægges således, at alle tilbudsgivere har rimelig tid til at udarbejde deres endelige tilbud.

Det endelige tilbud skal være modtaget i ordregivers udbudssystem inden den anførte frist og i overensstemmelse med de indholdsmæssige krav.

Det endelige tilbud skal være fuldstændigt, og det er tilbudsgivers ansvar, at det endelige tilbud ikke indeholder forbehold eller i øvrigt vilkår, der vil medføre ikke-konditionsmæssighed.

Det endelige tilbud evalueres af ordregiver på baggrund af det for udbuddet fastsatte tildelingskriterium.

Tilbudsgiverne vil modtage samtidig oplysning om resultatet af evalueringen og tildelingsbeslutningen via udbudssystemet.

Ordregiver gennemfører ikke forhandlinger om de endelige tilbud, men der vil dog inden for rammerne af de udbudsretlige regler kunne ske afklaring og præcisering af det vindende tilbud.

13Tilbudsevaluering

Efter tilbudsfristens udløb undersøges det, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger jf. pkt. 10.1. Konditionsmæssige tilbud evalueres herefter.

13.1Vareprøver og afprøvning

(Afsnittet slettes, hvis der ikke foretages afprøvning. Ordregiver skal tage stilling til om afprøvning af de varer, der sendes til afprøvning, er en del af forhandlingsgrundlaget, og dermed skal indgå tidligere i processen.)

Til brug for [vurdering af de kvalitative underkriterier og/eller konstatering af overholdelse af krav] af de indkomne tilbud, skal tilbudsgiver levere vareprøver.

Ordregiver vil efter endt egnethedsvurdering fremsende anmodning til egnede tilbudsgivere om levering af vareprøver. Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud.

Vareprøver skal leveres til [indsæt adresse] på det i tidsplanen oplyste tidspunkt.

De ønskede vareprøver fremgår af bilag [indsæt bilagsnr.].

Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og være mærket med tilbudslistens positionsnummer samt tilbudsgivers varenummer. Der skal endvidere vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven.

Afprøvningen finder sted i perioden [indsæt periode/dato] og foretages af ordregivers brugergruppe.

Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Ordregiver afholder udgifterne til yderligere vareprøver, der forbruges.
Eventuelle overskydende vareprøver [indsæt beskrivelse af, hvordan vareprøver skal returneres].

13.2Tildelingskriterium og underkriterier

Rammeaftalen vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der tilbyder de(n) økonomisk mest fordelagtige tilbud, på grundlag af tildelingskriteriet pris / omkostninger / bedste forhold mellem pris og kvalitet.

Vurderingen vil ske ud fra følgende kriterier: [Indsæt nærmere beskrivelse af de enkelte underkriterier, herunder eventuelle delkriterier til underkriterierne eller henvisning til, hvor beskrivelserne kan findes og oplysning om, hvilket materiale der kræves til vurdering af underkriterierne/delkriterierne eksempelvis udfyldt tilbudsliste og løsningsbeskrivelse.]

Ved vurderingen af tilbuddene anvender ordregiver følgende evalueringsmodel:

[Indsæt beskrivelse af evalueringsmodel, jf. udbudslovens § 160, stk. 1.]

(Hvis tildelingskriteriet pris anvendes, skal ovenstående beskrivelse af evalueringsmodellen kun medtages, hvis der ikke vurderes på baggrund af en samlet tilbudssum.)

Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag.

13.3Indhentning af dokumentation

Inden tilbudsgiverne underrettes om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver som ifølge ordregiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD’et, jf. udbudsloven § 151, stk. 1. Det fremgår af pkt. 13.3 hvilken dokumentation, der skal fremsendes.

Ordregiver har dog ret til på et hvilket som helst tidspunkt i udbudsprocessen at indhente dokumentation, hvor det er nødvendigt for at udbuddet gennemføres korrekt.

Indhentning af denne dokumentation er ikke underretning om tildeling, men udelukkende for at berigtige de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et.

Tilbudsgiveren skal fremsende dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et inden for en passende tidsfrist.

(Hvis ordregiver vurderer, at indhentning skal ske tidligere og fra flere tilbudsgivere eller ansøgere af hensyn til udbuddets gennemførsel, er dette en mulighed. Ordregiver skal være opmærksom på evt. ændringer i tidsplanen.)

I nærværende udbud vil følgende dokumentation være tilstrækkelig som dokumentation:

Ansøgers personlige forhold: Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske ansøgere
[Ansøgers økonomiske og finansielle formåen: Årsregnskab eller lign.]
[Teknisk eller faglig formåen: Relevante certifikater eller lign.]
Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders kapacitet jf. pkt. 7.5: Støtteerklæring underskrevet af støttende enheder samt serviceattest og relevant dokumentation for egnethedskravene

Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation, jf. udbudslovens § 155, nr. 2.

Ordregiver vil give en passende frist for fremsendelsen. I det tilfælde, hvor ansøger allerede har denne dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved tilbudsafgivelse, men dette er ikke et krav.

Hvis ansøger skal fremsende dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må denne dokumentation maksimalt være udstedt [indsæt antal måneder] før tilbudsfristen. (Konkurrence og Forbrugerstyrelsen anbefaler 6-12 måneder.)

(Vær opmærksom på, at det i udbudsbekendtgørelsen skal oplyses, hvordan ansøgerne endeligt skal dokumentere teknisk/faglig formåen, jf. udbudslovens § 143, og at der kun kan stilles krav om referencer for opgaver, der er igangværende eller afsluttet indenfor de sidste 3 år.)

14Underretning om resultatet af udbuddet

Alle tilbudsgivere vil via udbudssystemet blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. udbudslovens § 171. Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter stand still-periodens udløb.

15Aktindsigt

Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.

Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt.

Bilag X til udbudsbetingelser

(Bilaget slettes ved begrænset udbud)

Instruktion til tilbudsgiver:

Bilaget er ikke en del af tilbuddet!

Formål med bilag:

Formålet med Bilag X er, at såfremt tilbudsgiver finder forhold i udbudsmaterialet, der er uhensigtsmæssige og/eller fordyrende, kan tilbudsgiver beskrive disse i Bilag X. Ordregiver vil så tage stilling til, om dette skal indgå i forhandlingen mellem ordregiver og tilbudsgiver.

Ordregiver er ikke forpligtet eller begrænset af nærværende Bilag X i forhold til at behandle alle angivne forhold.

Såfremt ordregiver vælger et forhold ud til generel drøftelse med tilbudsgiverne, vil den angivne tekst blive gjort fortrolig, så det ikke fremgår, hvilke tilbudsgivere, der har anført forholdet.

Det bemærkes, at forhold anført i dette bilag ikke vil medføre, at et tilbud bliver ukonditionsmæssigt, og vil ej heller blive anset som forbehold over for udbudsmaterialet i øvrigt, idet bilaget ikke indgår i tilbuddet.

Forhold anført alene i dette Bilag X kan således heller ikke påberåbes af den vindende tilbudsgiver som erklærede forbehold under Rammeaftalens udførelse, hvorfor tilbudsgivers tilbud i øvrigt hverken kan eller skal afgives under betingelse af ordregivers imødekommelse af en i Bilag X foreslået ændring af udbudsmaterialet.

Instruks vedrørende bilag:

Tilbudsgiver bedes i skemaet på næste side angive forhold i udbudsmaterialet, der er uhensigtsmæssige og/eller fordyrende for tilbudsgiver.

Evaluering af besvarelse:

Bilaget indgår ikke i tilbudsevalueringen, idet bilaget ikke er en del af tilbuddet!

Tilbudsgivers forhandlingstemaer

Tilbudsgiver kan nedenfor indsætte emner, som ønskes forhandlet med angivelse af emnets placering i udbudsmaterialet samt, hvis muligt, eventuelle forventede forbedringer for ordregiver ved en justering af udbudsmaterialets krav i overensstemmelse med det af tilbudsgiver foreslåede.

Henvisning	Forhandlingstema	Tilbudsgivers uddybning

IKA skabelon – Rammeaftale

Udkast til rammeaftale

på

[udbuddets navn]

til [ordregiver]

Indholdsfortegnelse

1 Parterne 27

2 Aftalegrundlag 27

3 Aftaleperiode og -ophør 28

4 Rammeaftalens omfang 29

5 Samarbejde 32

6 Kvalitet 34

7 Priser og prisregulering 35

8 Bestilling 37

9 E–handel 37

10 Levering 39

11 Fakturering 40

12 Betalingsbetingelser 42

13 Statistik 42

14 Misligholdelse 42

15 Force majeure 47

16 Forsikring 48

17 Persondata 48

18 Etik 48

19 Overdragelse 49

20 Rettigheder 50

21 Ændringer 50

22 Tavshedspligt 50

23 Lovvalg og værneting 50

24 Underskrifter 51

Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 52

Bilag 2 – Kravspecifikation 53

Bilag 3 – Tilbudsliste 54

Bilag 4 – Støtteerklæring 55

Bilag 5 – Databehandleraftale 56

Parterne

Mellem

[Indsæt navn på ordregiver]

[Indsæt adresse]

[Indsæt postnummer]

[Indsæt CVR-nr.]

(herefter kaldet ordregiver)

[Indsæt navn på leverandør]

[Indsæt adresse]

[Indsæt postnummer]

[Indsæt CVR-nr.]

(herefter kaldet leverandøren)

Er der indgået kontrakt vedrørende levering af [indsæt udbuddets navn] til ordregiver.

(Hvis tilbuddet er afgivet af et konsortium tilføjes hver enkelt virksomhed med samme oplysninger som angivet ovenfor. Derudover tilføjes nedenstående afsnit.)

[Konsortiedeltagerne hæfter solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, herunder konsortiets opfyldelse af rammeaftalen.]

(Hvis tilbuddet er afgivet med støttende enheder i forhold til økonomisk, finansiel, teknisk eller faglig formåen, anvendes følgende afsnit)

[Følgende enheder har erklæret at støtte leverandøren økonomisk, finansielt, teknisk eller fagligt i henhold til bilag 4.]

2Aftalegrundlag

2.1Rammeaftalens grundlag

Denne kontrakt er indgået på baggrund af ordregiverens udbud af [indsæt udbuddets navn].

Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter:

Denne rammeaftale
Bilag 1 – spørgsmål, svar, supplerende oplysninger og ændringer til udbudsmaterialet
Bilag 2 – kravspecifikation
Bilag 3 – tilbudsliste
Bilag 4 – støtteerklæring
Bilag 5 – databehandleraftale
Bilag 6 – arbejdsklausul
Bilag 7 – oplysninger om virksomhedsoverdragelse
Leverandørens tilbud af [indsæt dato]
[indsæt øvrige bilag]

Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.

3Aftaleperiode og -ophør

3.1Aftaleperiode

[Alternativ 1:

Rammeaftalen er gældende fra den [dd.mm.åååå] til den [dd.mm.åååå].

Rammeaftalen er uopsigelig for leverandøren. Rammeaftalen er fra ordregivers side uopsigelig indtil den [dd.mm.åååå]. Herefter kan rammeaftalen opsiges af ordregiver med [indsæt antal] måneders varsel.]

[Alternativ 2:

Rammeaftalen er gældende fra den [dd.mm.åååå] til den [dd.mm.åååå] og er uopsigelig for begge parter.

Ordregiver har option på at forlænge rammeaftalen med [indsæt forlængelsesperiode] på uændrede vilkår. Rammeaftalen er uopsigelig for begge parter i forlængelsesperioden.]

[Alternativ 3:

Rammeaftalen er gældende fra den [dd.mm.åååå] til den [dd.mm.åååå].

Rammeaftalen kan opsiges af begge parter er med [indsæt antal] måneders varsel.

Den opsigende part betaler [XX] kr. til den ikke-opsigende part. Beløbet forfalder til

betaling 30 dage efter afgivelse af opsigelsen.]

(Overvej, at det kan have en økonomisk konsekvens, hvis opsigelsesvarslet er kort)

Bestemmelserne i nærværende rammeaftale er også gældende for en eventuel implementeringsperiode.

3.2Aftaleophør

Nedenstående ophørsbestemmelse, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, er gældende for rammeaftalen:

Såfremt Klagenævnet for Udbud eller en domstol måtte annullere ordregivers beslutning om at tildele rammeaftalen til leverandøren, eller pålægger ordregiver at bringe rammeaftalen til ophør, er ordregiver berettiget til at opsige rammeaftalen med minimum 1 måneds varsel til den 1. i en måned eller med det varsel Klagenævn for Udbud eller Domstolen pålægger ordregiver.

Hvis ordregiver opsiger rammeaftalen, som beskrevet i punkt 1, har leverandøren til fuld og endelig afgørelse af leverandørens eventuelle krav mod ordregiver, ret til betaling for udført arbejde, herunder materialer indtil ophør af rammeaftalen. Leverandøren kan således blandt andet ikke kræve erstatning for mistet fortjeneste på den ikke-udførte del af leveringen.

Bortset fra de i punkt 2 anførte betalinger, kan leverandøren ikke rejse krav af nogen art, herunder krav om erstatning og godtgørelse, mod ordregiver i anledning af en opsigelse som beskrevet i punkt 1.

4Rammeaftalens omfang

4.1Omfang

Udbuddet vedrører indkøb og levering af [indsæt generel beskrivelse af de omfattede produkter og varegrupper] til samtlige ordregivers enheder og institutioner medmindre andet fremgår af rammeaftalens pkt. Error: Reference source not found. Udbuddet vedrører indkøb og levering af [indsæt generel beskrivelse af de omfattede produkter og varegrupper] til samtlige ordregivers enheder og institutioner medmindre andet fremgår af rammeaftalens pkt. Error: Reference source not found. [Alternativt tilføjes: Ordregiver er berettiget til at anvende delydelsesreglen i udbudslovens § 8, stk. 2.] (Det er ordregivers ansvar at sikre, at delydelsesreglen anvendes i overensstemmelse med udbudsloven.)

Alternativ 1: Samtlige af ordregivers enheder og institutioner er omfattet af rammeaftalen.

Alternativ 2: Samtlige af ordregivers enheder og institutioner er omfattet af rammeaftalen, med undtagelse af følgende: [indsæt liste over de enheder og institutioner, der ikke er omfattet af rammeaftalen].

[Gældende for både Alternativ 1 og Alternativ 2: Der tages forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser – og dermed aftagere på aftalen - f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger.]

Alternativ 3: Følgende af ordregivers enheder og institutioner er omfattet af rammeaftalen: [indsæt liste med de enheder og institutioner, der er omfattet af rammeaftalen].

(Såfremt selvejende institutioner, der har driftskontrakter med ordregiver er omfattet af udbuddet, skal dette ligeledes beskrives her.)

Rammeaftalen medfører som udgangspunkt ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen. Ordregiver forpligter sig således ikke udover sit faktiske behov.

[Alternativ 1: Ordregiver er dog forpligtet til at anvende den/de indgåede rammeaftale(r) til at dække sit forbrug. Ordregiver er dog berettiget til at anvende delydelsesreglen i udbudslovens § 8, stk. 2 og kan derfor indkøbe af op til 20 % af sit samlede forbrug ved andre leverandører.

I det omfang, et indkøb er en del af en bygge- og anlægsydelse, forbeholder ordregiver sig retten til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave.]

[Alternativ 2: Ordregiver vil i videst muligt omfang anvende den/de indgåede rammeaftale(r) til at dække sit forbrug.]

[Alternativ 3: Rammeaftalen omfatter produkter, der underlagt reglerne for frit valg (servicelovens § 112, stk. 3). De borgere, der anvender produkterne, kan vælge en anden leverandør end leverandøren efter denne rammeaftale, og leverandøren er derfor ikke garanteret omsætning efter denne aftale. Ikke tilskudsberettigede produkter kan frit leveres efter aftale med borgeren og for dennes regning].

4.2Sortimentsændringer

Leverandøren må ikke levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af rammeaftalen uden forudgående godkendelse fra ordregivers indkøbsafdeling.

Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt dokumentere, at det nye produkt, som minimum lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. Det nye produkt skal tilbydes til den pris, leverandøren fastsætter overfor andre kunder dog maksimalt til samme pris, som det produkt der udskiftes.

4.3Tildeling af ordrer på parallelle rammeaftaler

(Afsnittet slettes, hvis der ikke indgås parallelle rammeaftaler)

Ordregiver har samtidig med indgåelsen af denne rammeaftale indgået parallelle rammeaftaler med [indsæt antal] andre leverandører vedrørende de samme produkter, som er omfattet af rammeaftalen.

[Alternativ 1: (direkte tildeling)

Indkøb under rammeaftalen vil således ske hos den leverandør, som afgav det økonomisk mest fordelagtige tilbud, forstået som [tilbuddet med den laveste pris/de laveste omkostninger/det bedste forhold mellem pris og kvalitet] i forbindelse med det oprindelige udbud. Hvis denne leverandør ikke kan levere, vil ordren blive placeret hos den leverandør, som afgav det økonomisk næstmest fordelagtige tilbud og så fremdeles.]

[Alternativ 2: (direkte tildeling)

Indkøb under rammeaftalen vil blive placeret hos den leverandør, som i forbindelse med udbuddet har tilbudt den laveste samlede pris for det eller de produkter, som ordregiver har behov for. Ordregiver vil i den forbindelse vurdere, om det konkrete indkøb skal omfatte ét eller flere produkter.]

[Alternativ 3: (miniudbud)

Indkøb under rammeaftalen vil således ske via miniudbud, dvs. fornyet konkurrence, for at afgøre, hvilken leverandør der tildeles den konkrete ordre. Kunden forventer at afholde ca. [indsæt antal] miniudbud årligt.]

(Herefter vælges én af nedenstående.)

[Alternativ 3a:

Indkøb under rammeaftalen vil ske hos den leverandør, der efter den fornyede konkurrence har afgivet det vindende tilbud på grundlag af tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af tildelingskriteriet pris, forstået som [indsæt beskrivelse af, hvilke elementer der indgår i vurdering af pris, eventuelt med henvisning til en samlet tilbudssum]].

[Alternativ 3b:

Indkøb under rammeaftalen vil ske hos den leverandør, der efter den fornyede konkurrence har afgivet det vindende tilbud på grundlag af tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af tildelingskriteriet omkostninger forstået som [indsæt beskrivelse af omkostninger, samt beregning af disse, jf. udbudslovens § 162, stk. 2 herunder evt. § 166]].

[Alternativ 3c:

Indkøb under rammeaftalen vil ske hos den leverandør, der efter den fornyede konkurrence har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet”. Følgende underkriterier vil blive anvendt:

Underkriterier	Vægtning
XXXX
XXXX
XXXX
XXXX

]

[Indsæt nærmere beskrivelse af de enkelte underkriterier] (Det skal nævnes, hvilke kriterier der ønskes anvendt, og der skal i udbudsmaterialet for det enkelte miniudbud gives en nærmere beskrivelse af, hvilket materiale der anvendes til vurdering af underkriterierne. Underkriterierne behøver ikke være de samme som underkriterierne i det oprindelige udbud af rammeaftalerne, men hvis disse er forskellige, skal begge fremgå af udbudsmaterialet. Kriterierne skal overholde kravene i udbudslovens § 100 og § 162. Udgangspunktet må derfor være, at der skal angives en vægtning af kriterierne. Det må også antages, at evalueringsmodellen for miniudbuddene skal oplyses i det materiale, der anvendes til det enkelte miniudbud.)

[Alternativ 4: (Direkte tildeling under beløbsgrænse, miniudbud over beløbsgrænsen)

Indkøb med en skønnet værdi under [indsæt beløb] kr. vil blive placeret hos den leverandør, [indsæt tekst fra alternativ 1 eller 2]. Indkøb med en skønnet værdi over [indsæt beløb] kr. vil blive placeret ved den leverandør, [indsæt tekst fra alternativ 3a, 3b eller 3c]. ]

(Husk at miniudbud skal gennemføres via elektronisk udbudssystem)

5Samarbejde

5.1Generelt om samarbejde

Ordregiver og leverandøren skal i fællesskab sikre, at rammeaftalen implementeres hos ordregiver, og at rammeaftalen kan anvendes af ordregivers brugere ved kontraktstart. Eventuelle krav til konverteringslister fremgår af Error: Reference source not found.

Leverandøren og ordregiver skal i forbindelse med opfyldelsen af rammeaftalen optræde loyalt overfor hinanden. Parterne er enige om, at der gennem samarbejdet skal søges optimering af ordregivers brug af rammeaftalen. Leverandøren skal herunder medvirke til, at ordregivers omkostninger vedrørende rammeaftalen bliver lavest mulige.

Ordregiver og leverandøren skal sikre, at alle relevante medarbejdere og brugere af rammeaftalen har kendskab til denne. Leverandøren må alene tilbyde produkter, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver. (Skal tilrettes, hvis leverandørens øvrige sortiment også er omfattet af aftalen) Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse, jf. pkt. 14.

Leverandørens personale skal agere professionelt og i overensstemmelse med rammeaftalens vilkår, herunder også når leverandørens medarbejdere har kontakt til ordregivers brugere. Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution.

På en parts initiativ afholdes statusmøder mellem leverandør og ordregiver. Der afholdes under alle omstændigheder statusmøde [indsæt antal mdr.] måneder efter rammeaftalens ikrafttræden.

Parterne har udpeget følgende kontaktpersoner:

Ordregivers kontaktperson(er):

[Stilling og Navn]

[E-mail]

Tlf.: [indsæt telefonnummer]

Leverandørens kontaktperson(er):

[Stilling og Navn]

[E-mail]

Tlf.: [indsæt telefonnummer]

(Slettes hvis man ikke ønsker kontaktpersoner angivet i kontrakten.)

Parterne skal gensidigt orientere hinanden ved udskiftning af kontaktpersoner og ændringer i kontaktoplysninger.

5.2Statusmøder

Der afholdes statusmøde minimum [hver X. måned/én gang årligt].

På hver af parternes initiativ kan der dog ved behov til enhver tid indkaldes til en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandøren og tovholder.

Faste emner for statusmøder er: (tilpasses)

Status på samarbejdet
Parternes aftaleoverholdelse – i forhold til leverede produkter indenfor/udenfor rammeaftalen
Gennemgang af bestillingsmetode
Optimering af arbejdsgange i forhold til produkterne
Leveringssikkerhed
Øvrige temaer, som leverandøren eller ordregiver finder relevante.

Leverandørens deltagelse sker uden beregning for ordregiver.

5.3Underleverandører

Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale.

Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør.

Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører.

Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes.

6Kvalitet

De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark.

Produkterne [herunder eventuelt øvrigt sortiment] skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid.

Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang, der foretages ændringer i produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver.

6.1CE-mærkning mv.

Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder.

[Indsæt eventuelle krav til andre mærkninger, f.eks. vedr. medicin, fødevarer, holdbarhed, mv.]

(Vær opmærksom på om der findes andre standarder på det pågældende område, som er relevante for det udbudte område.)

6.2Emballage

Leverandøren skal i videst muligt omfang afhjælpe miljøproblemer, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt samt medvirke til, at mængden af emballage mindskes mest muligt.

6.3Garanti

[Indsæt eventuelle oplysninger om, hvilken garanti der kræves eller er tilbudt af leverandøren.]

(Overvej nøje, om der er behov for garanti, da det kan være et fordyrende element.)

6.4Kvalitetssikring

Leverandøren skal uden ugrundet ophold fremsende oplysninger om produkter omfattet af rammeaftalen, som er genstand for tilbagekaldelse eller generelle fejl og mangler samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag.

7Priser og prisregulering

7.1Pris

Priserne for de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af leverandørens tilbud.

Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter, gebyrer, forsikringsudgifter, service, support og emballage. [Alternativ 1: Priserne er inkl. omkostninger til levering.] [Alternativ 2: Priserne er inkl. omkostninger til levering, dog undtaget ordrer under [indsæt antal] kr. der kan pålægges et leveringsgebyr på [indsæt antal] kr.]

(Nedenstående slettes, hvis det ikke fungerer med det aktuelle område og e-handel)

[Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende.]

7.2Prisregulering

[Alternativ 1: (regulering efter indeks)

Priserne er faste de første [indsæt antal] måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning [indsæt antal] måneder efter rammeaftalens start og derefter én gang årligt (reguleringstidspunktet). Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i [indsæt relevant indeks] fra [dd.mm.åååå] til [dd.mm.åååå]. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. (3 mdr. før datoen for rammeaftalens start - dvs. hvis prisreguleringen har virkning fra 1/10-2019 skrives her juli 2018 – juli 2019. Indeks kan fx Kommunernes Landsforenings udmeldte løn- og prisindeks for øvrige tjenesteydelser mv. (art. 4.9), Lønindeks for industrien eller Andre prisindeks kan anvendes, såfremt det vurderes at være mere hensigtsmæssigt i forhold til det udbudte område).

Prisregulering sker, på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris*nyt index) / gammelt index).

Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest [indsæt antal] dage før reguleringstidspunktet. (Anbefaling 30 dage) Hvis der meddeles prisregulering efter dette tidspunkt, kan prisreguleringen alene få virkning for produkter, der leveres [indsæt antal] dage efter ordregiver har modtaget meddelelse om prisregulering.

Varsel om prisreguleringer skal sendes til [indsæt e-mailadresse].

Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel-format.

Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest [indsæt antal] dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres. Såfremt dette ikke sker, anses prisreguleringen for at være godkendt.]

[Alternativ 2: (fast pris)

Priserne er faste i hele aftaleperioden, (herunder evt. forlængelsesperioder), dog kan regulering foretages i overensstemmelse med pkt. 7.3.]

[Alternativ 3: (regulering efter markedspris)

Priserne efter rammeaftalen reguleres efter [indsæt beskrivelse af markedspris regulering eller andre vilkår for regulering af prisen i branchen].

[indsæt beskrivelse af reguleringsinterval].]

7.3Afgifter

Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt efter rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt de af rammeaftalen omfattede produkter. Meddelelse og dokumentation herom skal sendes til [indsæt e-mailadresse] sammen med opdateret tilbudsliste.

7.4Bonus og godtgørelse

Omsætningen som følge af nærværende rammeaftal må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand.

Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere.

8Bestilling

(Afsnittet tilpasses det konkrete udbudsområde)

Bestilling skal kunne afgives via [e-mail/telefon eller egen webportal, hvor ordregiver via eget log-in får adgang til egen tilbudsliste, der alene omfatter samtlige varer, jf. ordregivers tilbudsliste. Det er leverandørens ansvar, at denne liste til enhver tid er opdateret med hensyn til såvel produkter som priser].

[Alternativt tilføjes: Når leverandøren har modtaget bestilling fra ordregiver, skal leverandøren fremsende ordrebekræftelse, der indeholder følgende oplysninger: Reference, EAN-lokationsnummer, leveringsadresse, produktbeskrivelse og pris.]

9E–handel

(Afsnittet udgår, hvis der ikke anvendes e-handel)

9.1E–handel

Ordregiver anvender e-handelssystemet [indsæt navn på e-handelssystem] på det udbudte område. Leverandøren skal således acceptere, at der anvendes elektronisk ordreafgivelse, fakturering og betaling samt at der sker elektronisk udveksling af data i forbindelse hermed.

I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver over for leverandøren definere, hvilke aftaleprodukter der skal indgå i e-kataloget. Med mindre andet er aftalt, skal e-kataloget omfatte alle produkter på tilbudslisten. Ordregiver kan derudover vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog.

Leverandøren skal udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog (e-katalog) til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt. E-kataloget skal til enhver tid leve op til kravene i ordregivers e-handelssystem, jf. bilag 6.

E-kataloget skal være godkendt og tilgængeligt i ordregivers e-handelssystem ved aftaleperiodens begyndelse, jf. pkt. 3.1.

9.2Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger

Senest 10 arbejdsdage efter underskrift af rammeaftalen skal leverandøren:

Fremsende excel-ark til ordregiver indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget.
Fremsende excel-ark til ordregiver, indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt.

Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer.

Hvert enkelt produkts variant skal have et unikt varenummer (eksempelvis, hvis et produkt findes i flere farver eller størrelser, skal hver farve/størrelse have et unikt varenummer). De fakturerede varenumre skal være fuldstændige identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog.

Når excel-arket er godkendt af ordregiver, skal leverandøren indenfor [indsæt antal arbejdsdage] arbejdsdage uploade e-kataloget til ordregivers e-handelssystem med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i det godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af ordregiver. Leverandøren skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter ordregivers anvisninger.

Medmindre andet er særskilt aftalt skal katalogformatet være OIOUBL.

Ud over varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel-ark, skal e-kataloget for hver enkelt vare indeholde (indsæt yderligere krav fra eget e-handelssystem):

billede
uddybende varebeskrivelse, herunder mærkenavn/indhold (eks. kg. og stk. pr. leveringsenhed)
krav til opbevaring/mål/materialer
varekategori/varegruppe,
mindste bestillingsenhed,
nettoindhold,
søgeord/emneord
Varebeskrivelse (tilbudsliste/øvrigt sortiment)
UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version)

Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: xxxx://xxxxxx.xx0.xx

E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Ordregiver kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord.

9.3Procedure ved ændringer i e-kataloger

Nye søgeord og ekstra varenumre skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra ordregiver.

Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer indlæses som søgeord på det nye varenummer samtidig med, at e-kataloget med det nye varenummer uploades. Til de e-handelssystemer som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af leverandøren i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.

Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog, jf. pkt. 9.2. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt, skal ordrer faktureres efter det gældende e-katalog, indtil nyt e-katalog er godkendt. Reguleres priserne i nedadgående retning og er der ikke fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal leverandøren ugentligt udstede kreditnota til de berørte EAN nr.

10Levering

10.1Leveringsbetingelser

Levering skal foretages i overensstemmelse med [indsæt henvisning til kravspecifikation/leveringsbilag eller andet].

(Beskriv, hvis der er specielle krav til leveringssteddet, fx ’bæres ind’ eller ’afsætning ved kantsten’.)

[Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er leverandøren forpligtet til alene at benytte de informationer vedrørende leveringsadressen, der er oplyst på ordren.]

10.2Følgeseddel

Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger:

Reference
EAN-lokationsnummer
Leveringsadresse
Dato
Xxxxx (stk., kg., liter mv.)
Varenummer og navn
Restordrer, der ikke er leveret
[evt. yderligere oplysninger]

10.3Returvarer

Har ordregiver foretaget en fejlbestilling, kan denne returneres senest 30 dage efter levering, hvis produkterne og emballagen er intakt. Returnering sker for ordregivers regning. Leverandøren skal hurtigst muligt herefter sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.

Hvis leverandøren har foretaget en fejllevering, eller den leverede vare er beskadiget, skal leverandøren erstatte varen eller kreditere det fulde beløb. Leverandøren afholder omkostningerne herved. Hvis emballagen er brudt, og dette har betydning for varens beskaffenhed, er leverandøren forpligtet til at betale et forholdsmæssigt afslag.

11Fakturering

(Afsnittet tilrettes, hvis der ikke anvendes e-handel)

I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0

Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer [indsæt nummer]) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.

[Ordrer, der er afgivet via ordregivers e-handelssystem, skal fremsendes således, at den elektroniske faktura kan modtages direkte i e-handelssystemet, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling.]

Fakturaen skal indeholde:

Udstedelsesdato (fakturadato)
Fakturanummer (nummer der kan identificere fakturaen)
Leverandørens CVR/SE-nummer
Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
Beskrivelse af de leverede produkt, mængde og art
Pris pr. enhed eksklusiv moms
Rekvirent hos ordregiver
Rekvisitionsnummer
Leveringsadresse
Sidste rettidige betalingsdato
[indsæt eventuelle yderligere krav, herunder evt. krav der ønskes pga. ordregivers indkøbsanalysesystem].

Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler.

Teksten på fakturaens varelinjer skal være entydige og identiske med teksten og evt. identifikationsnummer fra tilbudslisten.

[Alternativt tilføjes: Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.]

Ordrenummer: [Alternativ 1: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen.] [Alternativ 2: Ordrenummeret skal svare til ordrenummeret på leverandørens ordrebekræftelse.] Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret, som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.

Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt, og som fremgår af leverandørens e-katalog. (Dvs. ingen rabatter eller afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.

Bestillingsenhed: Faktureringsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af leverandørens e-katalog, hvis der anvendes e-handel.

Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.

Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog, hvis der anvendes e-handel.

Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter, undtagelse hertil er evt. aftalt leveringsgebyr. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget, hvis der anvendes e-handel.

Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer.

12Betalingsbetingelser

Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. pkt. 11.

Xxxxxx sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.

(Afsnittet omformuleres afhængig af, om der er delbetalinger, driftsprøver eller andet.)

Leverandøren kan ved forsinket betaling alene opkræve morarente i henhold til LBK nr. 459 af 13/05/2014 bekendtgørelse af lov om renter og andre forhold ved forsinket betaling (renteloven) med eventuelle senere ændringer. Rykkergebyr m.m. kan derfor ikke opkræves.

13Statistik

(Afhænger af udbudsområdet, tilføj eksempelvis indholdet af offentlighedslovens § 6)

Leverandøren skal på anmodning inden [indsæt antal dage] levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om [tilpasses efter behov: mængde, pris, bestillende institution (EAN nr.)]. Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end [indsæt antal] gange om året.

Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger, i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.

Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med rammeaftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af rammeaftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere.

14Misligholdelse

14.1Generelt

Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger denne rammeaftale.

14.2Forsinkelse af enkelte ordrer

Såfremt leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf.

Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.

Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning, uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning (den reelle merpris).

Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren.

14.3Mangler

14.3.1Faktiske mangler

Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i rammeaftalen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering.

Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter at ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.

Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder rammeaftalen, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden.

14.3.2Retlige mangler

Leverandøren indestår for, at leverandørens ydelser ikke krænker tredjemands rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.

Xxxxxx tredjemand krav mod ordregiver med påstand om retskrænkelse, skal ordregiver give leverandøren skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger. Leverandøren er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs.

Hvis tredjemands rettigheder hindrer leverandørens opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for ordregiver, er ordregiver efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse.

14.3.3Øvrige mangler

(Slettes hvis ikke relevant)

Der foreligger en misligholdelse, såfremt Leverandøren ikke loyalt søger forbruget placeret på tilbudslisten.

Ligeledes foreligger der en misligholdelse, hvis e-katalog ikke fremsendes i korrekt format eller ikke stemmer overens med Leverandørens tilbud.

14.3.4Afhjælpning og omlevering

Leverandøren har i [XX] måneder fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet senest [indsæt antal] dage efter modtagelse af ordregivers reklamation.

Leverandøren kan, i stedet for at foretage afhjælpning, vælge at levere andre tilsvarende varer til erstatning for de mangelfulde varer (omlevering). Omlevering skal foretages senest [indsæt antal] dage efter, at ordregivers reklamation er modtaget af leverandøren.

Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning og omlevering. Dette gælder også, såfremt ordregiveren og leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold, som ordregiver bærer risikoen for, afholder ordregiver dog alle omkostninger.

Undlader leverandøren, på trods af skriftlig opfordring hertil, at opfylde sine forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, kan ordregiver lade afhjælpning foretage af tredjemand for leverandørens regning, kræve forholdsmæssigt afslag eller foretage dækningskøb for leverandørens regning.

14.3.5Ophævelse af ordre

Ordregiver kan helt eller delvist hæve en ordre i følgende tilfælde:

Såfremt leverandøren ikke foretager fyldestgørende afhjælpning eller omlevering inden for fristen i pkt. 14.3.4.
Såfremt der inden for 24 måneder fra leveringen konstateres en eller flere væsentlige mangler ved leverancen. Ved væsentlige mangler har leverandøren kun ret til at forsøge afhjælpning, jf. pkt. 14.3.4, såfremt ordregiver accepterer dette.
Hvis leverandøren i øvrigt væsentligt misligholder sine forpligtelser i medfør af rammeaftalen i forhold til én bestemt ordre.

Hæves en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.

14.4Bod

(Punktet slettes, hvis der ikke anvendes bod)

(Overvej nøje, om der skal anvendes bod, da det typisk vil være et fordyrende element. Derudover kræves der mange administrative ressourcer for at håndhæve en bodsbestemmelse.

Hvis der anvendes bodsbestemmelse, skal den som minimum indeholde følgende punkter:

Nøjagtig beskrivelse af, hvilke fejl der udløser bod (forsinkelse af enkelte ordrer, fejlfakturering, manglende afhjælpning etc.)
Nøjagtig beskrivelse af, hvordan boden beregnes og eventuelt et minimusbeløb for boden
Beskrivelse af om der kan kræves erstatning udover bod
Beskrivelse af hvor lang tid der kan kræves bod (indtil ophævelse af ordre, indtil afhjælpning)

Følgende er et eksempel på formulering af en bodsbestemmelse vedrørende forsinkelse:

”Ordregiver har ret til bod, hvis en ordre er forsinket. Boden udgør [indsæt antal] % af prisen for den forsinkede ordre pr. påbegyndt [arbejds-/kalender] dag efter det aftalte leveringstidspunkt. Dette gælder, selvom det kun er en del af ordren, der er forsinket.

Boden kan dog ikke udgøre mere end [indsæt antal] % af prisen for den pågældende ordre, og der kan kun kræves bod indtil evt. ophævelse af ordren.

Påløben bod opgøres månedsvis. Det er ikke en betingelse for leverandørens forpligtelse til at betale bod, at ordregiver afgiver påkrav for hver forsinkelse.”)

Anvendelse af misligholdelsesbestemmelserne, herunder bod og dækningskøb, udelukker ikke hinanden.

14.5Ophævelse af rammeaftalen

Væsentlig misligholdelse berettiger til hel eller delvis ophævelse af rammeaftalen uden varsel.

Ved bedømmelsen af om der foreligger en væsentlig misligholdelse, skal der tages hensyn til misligholdelsens karakter (antal og omfang), risiko for gentagelse efter allerede indtruffen misligholdelse mv.

Nedenfor er anført en ikke udtømmende liste over mulige situationer, der er at betragte som væsentlig misligholdelse:

Forhold, der er omfattet af udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 2.
Hvis leverandøren i aftaleperioden dømmes for forhold, der er omfattet af udbudslovens § 135 og leverandøren ikke indenfor en passende frist kan dokumentere sin pålidelighed, jf. udbudslovens § 138.
Ved gentagne forsinkelser af leverancer. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet leverandøren meddelelse om, at rammeaftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved en ny forsinkelse.
Ved gentagne leveringer af mangelfulde produkter. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over manglerne, og at ordregiver har meddelt leverandøren, at rammeaftalen vil blive ophævet, hvis der igen leveres mangelfulde produkter. Tilsvarende gælder, hvis leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering.
Manglende overholdelse af de etiske krav i pkt. 18.
Hvis leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for leverandøren eller leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde rammeaftalen. Ophævelse af rammeaftalen kan dog alene ske i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.
Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning eller leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed.
Gentagen manglende fremsendelse af statistik eller faktura i henhold til denne aftale.
Indtræden af andre omstændigheder der bringer rammeaftalens opfyldelse i alvorlig fare.

Ovenstående punkter er ikke udtømmende.

Ved ordregivers konstatering af en væsentlig misligholdelse, kan ordregiver rette skriftlig henvendelse til Leverandøren med meddelelse om, at rammeaftalen ophæves straks samt baggrunden herfor.

14.6Erstatningsansvar

Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning.

For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, hvor ordregiver dokumenterer et tab ud over boden.

(Ordregiver skal nøje overveje, om der skal indsættes begrænsninger i omfanget af erstatningsansvar.)

14.7Produktansvar

Leverandøren er, i overensstemmelse med lov om produktansvar (lovbekendtgørelse nr. 261 af 20. marts 2007 med senere ændringer) og dansk rets almindelige regler, ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller leverandøren påfører ordregivers ejendom, personale eller borgere/kunder.

Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd.

15Force majeure

Hverken leverandøren eller ordregiver er ansvarlig for manglende overholdelse af rammeaftalen på grund af force majeure over for den anden part.

Force majeure beror altid på en konkret vurdering, og foreligger når korrekt opfyldelse af rammeaftalen eller dele heraf er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset. Det er en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed. Forhold hos en underleverandør anses kun som force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som underleverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.

Force majeure skal påberåbes straks og senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt. Sker påberåbelsen senere, kan force majeure kun gøres gældende fra dette tidspunkt, og reglerne om misligholdelse vil derfor finde anvendelse for denne periode.

Hvis opfyldelsen af rammeaftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve rammeaftalen.

Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt rammeaftalen ophæves på grund af force majeure.

I force majeure situationer forpligter parterne sig til i situationen at gøre hvad der er muligt for at begrænse såvel ordregivers som leverandørens mulige tab.

16Forsikring

Leverandøren er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervsansvarsforsikring med en dækningssum på minimum [indsæt beløb] mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. (Overvej, om der er andre relevante typer forsikringer samt hvilken dækningssum og typer af dækning, der skal kræves på forsikringerne)

17Persondata

Leverandøren og ordregiver er hver især ansvarlige for deres overholdelse af persondataforordningen (forordning nr. 679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF) og de til enhver tid gældende regler om persondata, herunder databeskyttelsesloven med senere ændringer.

[Alternativ 1: I forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen, modtager leverandøren personoplysninger, som leverandøren bliver selvstændig dataansvarlig for.]

(Vurder om, der skal laves fortrolighedserklæring med leverandøren, hvis leverandøren modtager persondata i forbindelse med opfyldelsen af rammeaftalen.)

[Alternativ 2: I forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen, modtager leverandøren personoplysninger på ordregivers borgere, som leverandøren bliver databehandler for. Der indgås derfor databehandlerkontrakt mellem parterne. Databehandlerkontrakten er vedlagt denne kontrakt som bilag 5.]

18Etik

18.1Etik

Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til følgende grundlæggende ILO-konventioner:

Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde rammeaftalen med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende.

18.2Miljø

Ordregiver opfordrer leverandøren til at arbejde efter UN Global Compact’s principper vedrørende miljø. Herunder opfordres leverandøren til, at:

støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer
tage initiativ til at fremme større miljømæssig ansvarlighed
opfordre til udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier

(Hvis rammeaftalen/udbuddet skal indeholde konkrete krav til miljø og ansvarlighed skal dette beskrives i kravspecifikationen)

19Overdragelse

19.1Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser

Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammeaftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.

Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne rammeaftale i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne rammeaftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af rammeaftalen.

19.2Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelser

Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.

20Rettigheder

(Afsnittet slettes, hvis rammeaftalen ikke indeholder aftale om rettigheder)

(Overvej, hvilke rettigheder der kan være væsentlige, eksempelvis: ophavsret, ejendomsret, brugsrettigheder, immaterielle rettigheder, retten til at publicere/offentliggøre materiale, retten til design og data mv. Afhænger af det konkrete udbudsområde.)

21Ændringer

Enhver ændring eller tilføjelse til aftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne aftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser.

(Overvej om der er behov for en konkret ændringsklausul, da den udvider rammerne væsentligt for hvilke ændringer, der kan foretages i rammeaftalens løbetid. Hvis man indsætter en ændringsklausul, skal den være klar og præcis og indeholde en beskrivelse af, hvad der udløser ændringen, og hvad ændringen medfører.)

22Tavshedspligt

22.1Leverandøren

Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.

Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om rammeaftalen eller offentliggøre rammeaftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.

Tavshedspligten er også gældende efter rammeaftalens ophør.

22.2Ordregiver

Ordregiver har ret til at udtale sig offentligt om rammeaftalen og leverandørens opfyldelse heraf, dog med respekt for grænserne i forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 2. Rammeaftalen kan blive genstand for politisk behandling, og i så fald må leverandøren tåle, at sagen behandles for åbne døre i det omfang, at betingelser for dørlukning ikke er til stede.

Ordregiver er underlagt reglerne om aktindsigt, og leverandøren må derfor tåle, at ordregiver i henhold til gældende ret kan være forpligtet til at meddele tredjemand aktindsigt i rammeaftalen eller oplysninger og korrespondance relateret hertil.

Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking.

Ordregiver er endvidere berettiget til at dele oplysninger om leverandøren, der er relevante i forhold til de i udbudsloven indeholdte udelukkelsesgrunde, med andre ordregivende myndigheder.

Ordregiver forbeholder sig retten til at dele oplysninger om priser og løsningsforslag efter aftalen med andre offentlige myndigheder, som ordregiver samarbejder med. (Overvej, om der kan være ”forretningsmæssige” problemer i at dele oplysninger om priser)

(Hvis kontrakt på frit valgs-området tilføjes nedenstående:)

[Ordregiver er i henhold til servicelovens § 112 forpligtet til at oplyse borgeren om den pris, som produktet kan indkøbes til på rammeaftalen, da dette beløb kan ydes som støtte, hvis borgeren vælger en anden leverandør. Leverandøren accepterer derfor, at ordregiver udleverer prisoplysninger til borgerne.]

23Lovvalg og værneting

Rammeaftalen er underlagt dansk lovgivning.

Uoverensstemmelser om rammeaftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.

Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting.

24Underskrifter

For ordregiver For leverandøren

Dato Dato

__________________________________ __________________________________

Underskrift Underskrift

__________________________________ __________________________________

Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver

Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet

Bilag 2 – Kravspecifikation

Bilag 3 – Tilbudsliste

25 Bilag 4 – Støtteerklæring

Erklæring om at stille ressourcer til rådighed for tilbudsgiver

Nedenstående virksomhed

Virksomhedsnavn:	[indsæt navn] (herefter benævnt ”Støttende Enhed”)
CVR-nr.:
Adresse:
Postnummer og by:
E-mail og tlf.:

erklærer herved, at [indsæt den bydende virksomheds navn og CVR-nr.] (herefter benævnt ”Tilbudsgiver”), der afgiver tilbud på [ordregiver]s udbud af [angiv kontraktens genstand], kan basere sig på den Støttende Enheds ressourcer, for så vidt angår:

(sæt kryds) ☐

Økonomiske og finansielle ressourcer i overensstemmelse med det i det fælles europæiske udbudsdokument angivne, jf. udbudslovens § 144, stk. 2.

Den Støttende Enhed og Tilbudsgiver hæfter i så fald direkte og solidarisk overfor ordregiver for opfyldelse af [kontrakten/ rammeaftalen].

(sæt kryds) ☐

Tekniske og faglige ressourcer i overensstemmelse med det i det fælles europæiske udbudsdokument angivne, jf. udbudslovens § 144, stk. 2.

Dette gælder følgende ressourcer:

[Den Støttende Enhed skal skrive de ressourcer, der bydes ind med]

Den Støttende Enhed erklærer i så fald, at Tilbudsgiver har virkelig og reel råderet over disse ressourcer i hele [kontraktens/ rammeaftalens] løbetid. Hvis Tilbudsgiver baserer sig på den Støttende Enheds faglige erfaring, erklærer den Støttende Enhed, at relevant arbejde under [kontrakten/ rammeaftalen], vil blive udført af den Støttende Enhed.

Ved sin underskrift bekræfter den Støttende Enhed, at virksomheden har påtaget sig en juridisk forpligtelse over for Tilbudsgiver til at stille ressourcer og/eller formåen til rådighed som ovenfor nævnt.


Dato		Titel og underskrift

Bilag 5 – Databehandleraftale

Bilag 6 – Systemspecifikt e-handelsbilag

Document Metadata

Table of Contents

Udbudsbetingelser EU-UDBUD Varer Vælg et element. På indkøb og levering af [udbuddets navn] til [ordregiver]

Document Metadata