Bilag til aftale om Ledoc System (forkortet Ledoc)
Bilag til aftale om Ledoc System (forkortet Ledoc)
Der indgås hermed følgende databehandleraftale “Aftalen” mellem “Kunden” (den juridiske enhed der har indgået aftale om Ledoc) og Lekon Rådgivning ApS, CVR nr.: 29833230, Penselstrøget 30, 4000 Roskilde (“Leverandøren”), der samlet benævnes “Parterne” og separat en “Part”.
Denne databehandleraftale er et bilag til den mellem Parterne indgåede Aftale om Ledoc og udgør en integreret del deraf.
Kunden gøres pr. 24/05-2018 opmærksom på dette tillæg til aftalen via den af kunden oplyste mailadresse, hvorefter databehandleraftalen anses som en integreret og accepteret del af aftalen.
Ved brug af programmet Ledoc vil Kunden (den dataansvarlige) være ansvarlig for sine personoplysninger i Ledoc. Lekon Rådgivning ApS er ejer og ansvarlig for drift og udvikling af Ledoc og er derfor Databehandler.
1) Aftalens omfang og definitioner
1. Leverandøren er databehandler for Kunden, idet Leverandøren varetager de i Appendiks 1 beskrevne databehandlingsopgaver for Kunden
2. De personoplysninger, der behandles af Leverandøren, formålene med behandlingen, kategorierne af personoplysninger og kategorierne af registrerede personer, er anført i Appendiks 1
3. Aftalen regulerer alene den behandling af personoplysninger, som Leverandøren foretager for Kunden
4. Ved “personoplysning” forstås enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person, jf. artikel 4(1) i Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (“Persondataforordningen”)
2) Behandling af personoplysninger
1. Leverandøren behandler alene personoplysninger efter instruks fra Kunden
2. Instruks: Leverandøren er instrueret i alene at behandle personoplysningerne med det formål at varetage de i Appendiks 1 fastsatte databehandlingsopgaver. Leverandøren må ikke behandle eller anvende personoplysningerne til andre formål end angivet i instruksen, herunder overføre personoplysningerne til et tredjeland eller en international organisation, medmindre Leverandøren er forpligtet hertil efter EU-retten eller lovgivningen i en medlemsstat, som Leverandøren er underlagt. I givet fald skal Leverandøren skriftligt underrette Xxxxxx om denne juridiske
forpligtelse, forinden behandlingen påbegyndes, medmindre pågældende lovgivning på baggrund af vigtige samfundsinteresser forbyder en sådan underretning
3. Hvis Leverandøren skønner, at en instruktion fra Kunden er i strid med Persondataforordningen, databeskyttelseslovgivningen i anden EU-ret eller i lovgivningen i en medlemsstat, skal Leverandøren skriftligt orientere Kunden herom
4. Kunden garanterer over for Leverandøren for, at denne har fornøden ret til at behandle personoplysninger omfattet af Aftalen og til at lade Leverandøren behandle disse personoplysninger på vegne af sig, herunder men ikke begrænset til ved indsamling af relevante samtykker
5. Kunden har ansvaret for nøjagtigheden, integriteten og lovligheden af personoplysninger, som registreres i Ledoc. Samt ansvaret for ikke at registrere følsomme oplysninger, medmindre andet er noteret i Appendiks A
3) Krav til Leverandøren
1. Leverandøren skal behandle personoplysninger i overensstemmelse med gældende dansk persondatalovgivning, herunder Persondataforordningen, når denne træder i kraft
2. Leverandøren skal sikre, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysningerne, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt
3. Leverandøren skal sikre passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, således at de behandlede personoplysninger I.) ikke hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller ændres, II.) ikke videregives eller gøres tilgængelige uden autorisation, eller III.) ikke i øvrigt behandles i strid med lovgivningen, herunder Persondataforordningen
4. Leverandøren skal endvidere overholde de lovgivningsmæssige krav til sikkerhedsforanstaltninger, som direkte forpligter Leverandøren, herunder kravene til sikkerhedsforanstaltninger i det land, hvor Leverandøren er etableret, eller i det land, hvor databehandlingen finder sted
5. Fastsættelsen af de passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger skal ske under hensyntagen til I.) det aktuelle tekniske niveau, IV.) omkostningerne ved implementeringen, samt V.) behandlingens karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
6. Leverandøren skal på Kundens anmodning give Kunden alle nødvendige oplysninger til, at denne kan påse, at Leverandørens forpligtelser i henhold til Aftalen overholdes, herunder at de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet.
7. Kunden har ret til for egen regning at udpege en uafhængig ekspert, som skal have adgang til de dele af Leverandørens fysiske faciliteter, hvor behandling af personoplysninger finder sted, samt modtage de nødvendige informationer til udførelsen af undersøgelsen af, hvorvidt Leverandøren har gennemført de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Kundens uafhængige ekspert kan ikke opnå adgang til oplysninger om Leverandørens generelle omkostningsstruktur eller til oplysninger, der vedrører andre af Leverandørens kunder. Eksperten skal på Leverandørens anmodning underskrive en sædvanlig fortrolighedserklæring og skal under alle omstændigheder behandle enhver information indhentet hos eller modtaget fra Leverandøren fortroligt, og må alene dele informationen med Xxxxxx. Kunden må ikke viderebringe informationen eller benytte informationen til andre formål end at vurdere hvor vidt, Leverandøren har truffet de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.
8. Leverandøren skal uden unødig forsinkelse efter at være blevet opmærksom herpå, skriftligt orientere Kunden om: I.) enhver anmodning fra en myndighed om videregivelse af personoplysninger omfattet af Aftalen, medmindre orientering af Kunden er forbudt i henhold til EU-retten eller lovgivningen i en stat, som Leverandøren er underlagt, II.) enhver mistanke om, eller konstatering af, (a) brud på sikkerheden, der fører til hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger, der er transmitteret, opbevaret eller på anden måde behandlet af Leverandøren i henhold til Aftalen, eller (b) enhver anden manglende overholdelse af Leverandørens forpligtelser efter punkt 3.3 og 3.4, eller III.) enhver anmodning om indsigt i personaleoplysningerne modtaget direkte fra den registrerede eller fra tredjemand
9. Leverandøren skal assistere Xxxxxx med håndteringen af enhver anmodning fra en registreret i henhold til kapitel III i Persondataforordningen, herunder anmodning om indsigt, berigtigelse, blokering eller sletning.
10. Leverandøren skal assistere Xxxxxx med at sikre overholdelse af Kundens forpligtelser i medfør af artikel 32-36 i Persondataforordningen, samt øvrige forpligtelser, der måtte påhvile Kunden efter EU-retten eller lovgivningen i en medlemsstat, hvor Leverandørens assistance er forudsat, dog alene i det omfang Leverandørens assistance er nødvendig for, at Kunden kan overholde sine forpligtelser. Dette omfatter blandt andet, på anmodning at give Kunden alle nødvendige oplysninger om en hændelse omfattet af punkt 3.9 (ii), samt alle nødvendige oplysninger til brug for en konsekvensanalyse i medfør af artikel 35-36 i Persondataforordningen i det omfang, Leverandøren har adgang til sådan information.
11. I Appendiks 1 har Leverandøren oplyst den fysiske placering af servere, servicecentre mv. som indgår i udførelsen af databehandlingen. Leverandøren forpligter sig til at give skriftligt varsel til Xxxxxx forud for ændringer af den fysiske placering. Dette kræver ikke en formel ændring af Appendiks 1, forudgående skriftlig meddelelse er tilstrækkelig.
12. Kunden honorerer Leverandøren særskilt og efter medgået tid og materiale for at håndtere forespørgsler og opgaver i henhold til Aftalens pkt. 3.6, 3.8, 3.9 (i) og (iii), 3.10, 3.11, 7.4 og 7.5. Honoreringen fastsættes efter Leverandørens til enhver tid gældende timepris.
4) Underdatabehandlere
1. Leverandøren må gøre brug af underdatabehandlere. På tidspunktet for indgåelsen af Aftalen anvender Leverandøren de i Appendiks 2 anførte underdatabehandlere. Leverandøren skal skriftligt underrette Xxxxxx om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af underdatabehandlere senest 2 måneder inden ændringen træder i kraft, hvorefter Kunden inden 2 uger fra afgivelsen af meddelelsen om ændringen uden begrundelse kan nægte brugen af den nye underdatabehandler, i hvilket tilfælde Leverandøren er berettiget til at opsige alle aftaler med Kunden, i henhold til hvilke Leverandøren behandler personoplysninger for Kunden, med 1 måneds varsel. Ved ophør af brugen af en underdatabehandler, skal Leverandøren give Xxxxxx skriftlig meddelelse herom.
2. Leverandøren skal forinden brug af en underdatabehandler indgå en skriftlig aftale med underdatabehandleren, hvori underdatabehandleren som minimum pålægges forpligtelser svarende til de, som Leverandøren har påtaget sig ved Aftalen, herunder pligten til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af, at behandlingen opfylder kravene i Persondataforordningen.
3. Xxxxxx har ret til at få udleveret en kopi af de dele af Leverandørens aftale med en underdatabehandler, som vedrører databeskyttelsesforpligtelser, som er obligatoriske i henhold til punkt 4.2. Leverandøren hæfter over for Kunden for underdatabehandlerens opfyldelse af sine databeskyttelsesforpligtelser. Det forhold, at Kunden har meddelt samtykke til Leverandørens aftaleindgåelse med en underdatabehandler er uden præjudice for Leverandørens pligt til at efterleve Aftalen.
5) Fortrolighed
1. Leverandøren skal holde personoplysningerne fortrolige.
2. Leverandøren må ikke formidle personoplysningerne til tredjemand eller tage kopi af personoplysningerne, medmindre dette er nødvendigt til varetagelse af Leverandørens forpligtelser over for Kunden, forudsat at den, til hvem personoplysningerne overlades, er bekendt med oplysningernes fortrolige karakter og har indvilget i at holde personoplysningerne fortrolige i overensstemmelse med Aftalen, eller dette følger af en lovbestemt pligt for Leverandøren.
3. Leverandøren skal begrænse adgangen til personoplysningerne til de medarbejdere, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysninger for at kunne opfylde Leverandørens forpligtelser over for Kunden.
4. Leverandørens forpligtelser efter nærværende punkt 5 består uden tidsbegrænsning, og uanset om Parternes samarbejde i øvrigt måtte være ophørt.
5. Kunden skal behandle fortrolige oplysninger, som modtages fra Leverandøren, fortroligt, og må ikke uberettiget udnytte eller videregive de fortrolige oplysninger.
6) Ændringer og overdragelser
1. Aftalen kan ændres i henhold til Xxxxxxx om Xxxxxx bestemmelser om ændringer. Ændringer vil blive oplyst til Xxxxxx via den af Kunden angivne mailadresse – opdaterede vilkår vil til enhver tid fremgå af handelsbetingelserne på xxx.xxxxxxxxxxx.xx
2. Leverandøren kan overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Aftalen uden Kundens samtykke, forudsat at den, til hvem rettigheder og/eller pligter overdrages, forpligtes til at behandle personoplysninger i overensstemmelse med de krav, der gælder for Leverandøren, i henhold til Aftalen.
7) Varighed og ophør af Aftalen
1. Aftalen træder i kraft på samme tidspunkt, som Aftalen om Ledoc og er gældende indtil Aftalen om Ledoc ophører.
2. Hver Part kan opsige Aftalen efter samme vilkår, som er gældende Aftalen om Ledoc.
3. Uanset Aftalens formelle aftaleperiode skal Aftalen vedblive at gælde, så længe Leverandøren behandler personoplysninger for Xxxxxx, som Kunden er dataansvarlig for, dog alene for de personoplysninger som til enhver tid behandles for Kunden af Leverandøren.
4. I tilfælde af ophør af Aftalen er Leverandøren forpligtet til efter anmodning loyalt at medvirke til, at databehandlingen overgår til en anden leverandør eller tilbageføres til Kunden.
Kunden er selv ansvarlig for eksport af data fra Ledoc.
5. Leverandøren skal efter anmodning fra Kunden slette personoplysninger –som Leverandøren behandler og/eller har behandlet for Kunden. I forbindelse med ophør af aftalen om Ledoc vil data blive opbevare i 3 år fra udløb af aftalen, inden disse slettes. Sletning af data sker medmindre EU-retten eller lovgivningen i en medlemsstat foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
8) Meddelelser
1. I det tilfælde en Part i henhold til Xxxxxxx skal afgive skriftlig meddelelse til den anden Part, kan denne pligt opfyldes ved at afsende en e-mail til den anden Parts senest oplyste mailadresse. Leverandøren kan ligeledes opfylde sin pligt til at afgive skriftlig meddelelse ved at udsende nyheder direkte i systemet, som kunden har fået tildelt en licens til at benytte i henhold til Aftalen om Ledoc.
9) Forrang
1. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem bestemmelserne i Aftalen og bestemmelserne i andre skriftlige eller mundtlige aftaler indgået mellem Parterne, skal bestemmelserne i Aftalen have forrang.
APPENDIKS 1
Dette Appendiks indeholder blandt andet Kundens instruks til Leverandøren i forbindelse med Leverandørens databehandling for Kunden og er en integreret del af Aftalen.
Instruks og beskrivelse af behandlingen af personoplysninger i Ledoc Formål og karakteren af databehandlingen
Formålet med at lade Leverandøren foretage databehandlingen er at lade Kunden anvende Ledoc, der er et IT-system, drevet af Leverandøren, som Kunden tilgår via internettet via web-browser eller applikation til smartphone/tablets. Ledoc hjælper med at håndtere Kundens Kvalitetsledelsessystem herunder medarbejdere og leverandører med tilhørende vurderinger, registreringer og dokumenter.
Kategorier af registrerede personer
1. Kundens potentielle medarbejdere hvis kunden indtaster information om disse i Ledoc.
2. Kundens nuværende medarbejdere hvis kunden indtaster information om disse i Ledoc.
3. Kundens fratrådte medarbejdere hvis kunden indtaster information om disse i Ledoc.
4. Kundens potentielle leverandører hvis kunden indtaster information om disse i Ledoc.
5. Kundens nuværende leverandører hvis kunden indtaster information om disse i Ledoc.
6. Kundens tidligere leverandører hvis kunden indtaster information om disse i Ledoc.
7. Kundens nuværende arbejdsadresser hvis kunden indtaster information om disse i Ledoc.
8. Kundens tidligere arbejdsadresser hvis kunden indtaster information om disse i Ledoc.
Kategorier af personoplysninger
For de ovenfor nævnte personkategorier, behandles navn, adresse, og ansættelsesdato. Derudover behandles oplysninger vedrørende de registreredes forhold, som Kunden registrerer om de registrerede i Ledoc. For optimal udnyttelse af LEDOC registreres altid e-mailadresse og mobiltelefonnummer.
Særlige kategorier af personoplysninger
Afhængig af krav til uddannelsesbeviser, eksamensbeviser, kursusbeviser m.v. kan der være anført CPR.-nummer på den registrerede. Disse oplysninger vil fremgå af dokumenter uploadet til medarbejderen i Ledoc, hvortil adgang skal tildeles specifikt til enkeltpersoner.
Lokation(er), inklusive angivelse af land for behandlingen
Server benyttet indtil august 2018: Eisenbergerstr. 13, 58708 Menden, Tyskland Server benyttet efter august 2018: Smedeland 32, 2600 Glostrup, Danmark
Videregivelse af data
Leverandøren videregiver ikke persondata på vegne af Kunden, medmindre Kunden skriftligt og udtrykkelig retter anmodning herom – anmodningen skal indeholde omfang af data, formidlingsform samt modtager af oplysningerne.
APPENDIKS 2
Brug af underdatabehandlere
Leverandøren samarbejder med:
Chisw Development Ltd.
Valter Gkropious, 21, Konni Business Center, Flat/Office 0, 0000 Xxxxxxxx, Xxxxxx
Company ID: HE372271
Sentia Danmark A/S Smedeland 32
2600 Glostrup
CVR: 1000 8123
Se endvidere den til enhver tid opdaterede liste på xxx.xxxxxxxxxxx.xx