UDKAST
Aftale mellem
Østerbro Lokaludvalg og Fonden Miljøpunkt Østerbro, Agenda 21 for et bæ- redygtigt København
UDKAST
1 Parter, baggrund og formål
Denne aftale er indgået mellem
Østerbro Lokaludvalg Vennemindevej 39
2100 København Ø og
Fonden Miljøpunkt Østerbro, Agenda 21 for et bæredygtigt København – herefter kaldet Miljøpunkt Østerbro
Xxxxxxxxxxxxx 00
2100 København Ø
Københavns Kommune har i budgetaftale for 2011 besluttet, at lokaludvalgene, orga- niseret under Københavns Kommune, Økonomiforvaltningen, fra den 1. juli 2011 skal varetage opgaven med at støtte og udvikle det lokale miljøarbejde.
Miljøpunkt Østerbro og Østerbro Lokaludvalg har valgt at indgå nærværende samar- bejdsaftale om støtte og udvikling af det lokale miljøarbejde på Østerbro. Formålet med nærværende aftale er at beskrive parternes forpligtelser i henhold til samarbejds- aftalen.
Fonden Miljøpunkt Østerbro, Agenda 21 for et bæredygtigt København er en selv- stændig fond med egne vedtægter. Miljøpunkt Østerbro er momspligtig.
Samarbejdsaftalen træder i kraft den 1. januar 2015. Samarbejdsaftalen indgås af parterne på nedenstående vilkår.
2 Aftalegrundlag
Miljøpunkt Østerbro varetager på vegne af Østerbro Lokaludvalg den kommunalt finan- sierede lokale miljøopgave, sådan som den lokale miljøopgave er formuleret i ”Kommis- sorium for Lokaludvalg”.
Aftalen mellem Østerbro Lokaludvalg og Miljøpunkt Østerbro gælder fra ikrafttrædelsen pr. 1.1.2015 og frem til og med 31.12.2018, hvor det siddende lokaludvalg vil tage stilling til fornyelse af aftalen.
Støttebeløbet fra Østerbro Lokaludvalg til Miljøpunkt Østerbro udgøres af driftsmidler og aktivitetsmidler.
Driftsmidlerne svarer til enhver tid til det beløb, Østerbro Lokaludvalg modtager fra Øko- nomiforvaltningen til at støtte og udvikle det lokale miljøarbejde. Dette beløb pl- reguleres.
Derudover afsætter lokaludvalget aktivitetsmidler til løsning af i årsplanen prioriterede opgaver.
Her udover kan Miljøpunkt Xxxxxxxx også søge om støtte fra lokaludvalgets puljemidler til udvikling og gennemførelse af andre miljøaktiviteter.
Støtten fra Østerbro Lokaludvalg til Miljøpunkt Østerbro skal bidrage til, at Miljøpunkt Østerbro på vegne af Østerbro Lokaludvalg støtter og udvikler det lokale miljøarbejde. Det skal ske ved at inspirere og engagere Østerbros borgere, virksomheder og institutio- ner til at deltage i miljøprojekter, der på en helhedsorienteret måde indtænker miljø med de øvrige ressortområder Østerbro Lokaludvalg beskæftiger sig med.
Miljøpunkt Østerbro skal igennem miljøprojekterne synliggøre det lokale miljøarbejde og udbygge lokale netværk. Herunder fremme interessen og dialogen mellem bydelens borgere, virksomheder, institutioner og kommunen om væsentlige miljøspørgsmål. Elementer der skal medvirke til forbedring af bydelens miljøtilstand.
Støtten skal bruges til finansiering af aktiviteter indenfor de forskellige områder, som det er aftalt mellem miljøpunktet og lokaludvalget. Miljøpunktets aktiviteter, der finansieres gennem driftsstøtten, skal i øvrigt være i overensstemmelse med Københavns Kommunes miljøpolitik.
Miljøpunkt Østerbro forpligter sig til at omtale samarbejdet med Østerbro Lokaludvalg i alt informationsmateriale vedrørende projekter, der er helt eller delvist finansieret af driftsstøtten fra Østerbro Lokaludvalg. Østerbro Lokaludvalg forpligter sig tilsvarende til at omtale partnerskabet med Miljøpunkt Østerbro, hvor dette er relevant.
Der sigtes mod en gensidig udnyttelse af de to parters netværk. Hvordan aftales nær- mere i forbindelse med årsplanlægningen.
3 Overordnet perspektiv
For perioden 1.1.2015-31.12.2018 aftales det, at det overordnede perspektiv for det loka- le miljøarbejde er: Østerbro som grøn klimabydel.
Aktiviteter inden for det overordnede perspektiv aftales og beskrives nærmere inden for rammerne af de kommende årsplaner.
4 Årsplan og årsberetning
Miljøpunkt Østerbro er ansvarlig for, at iværksætte de aftalte aktiviteter. Derudover er Miljøpunkt Østerbro ansvarlig for, at der udarbejdes årsplan, årligt budget og årsberet-
ning for så vidt angår støttebeløbet herunder og, at der aflægges årsregnskab for de i aftalegrundlaget nævnte aktiviteter.
Strategiplan
Miljøpunkt Østerbro udarbejder en strategiplan for 2015-2018 der beskriver Miljøpunk- tets strategiske overvejelser for hovedprojekterne i de kommende år. Ligeledes beskri- ves Miljøpunkts arbejdsmetoder.
Årsplan
Årsplanen skal som minimum indeholde:
• En beskrivelse af Miljøpunktets planlagte aktiviteter for det kommende år, her- under formål, aktiviteter og – så vidt muligt målbare - succeskriterier.
Miljøpunkt Østerbro skal senest den 31. oktober hvert år indsende den af bestyrelsen godkendte årsplan og det af bestyrelsen godkendte budget for det kommende år til Østerbro Lokaludvalg. Østerbro Lokaludvalg vil herefter behandle årsplanen og årsbud- get på et lokaludvalgsmøde. Ved samme lejlighed behandler lokaludvalget udbetaling af støtte for det efterfølgende år.
Årsberetning
Årsberetningen fra Miljøpunkt Østerbros arbejde i det forgangne år skal som minimum indeholde:
• En beskrivelse af gennemførte aktiviteter
• En status i forhold til opfyldelse af årsplanens mål og succeskriterier
• Øvrige aktiviteter der måtte være aftalt med Østerbro Lokaludvalg
• Årsberetningen bør desuden give en enkelt oversigt over projekter, der blev muliggjort med midler fra anden siden end lokaludvalget.
Senest 1. april skal Miljøpunkt Østerbros bestyrelse sende den af bestyrelsen godkend- te årsberetning til Østerbro Lokaludvalg samtidig med indsendelse af årsregnskab. Års- regnskab og årsberetning forelægges Østerbro Lokaludvalg til orientering hurtigst mu- ligt efter regnskabsafslutning og senest inden udgangen af april året efter regnskabs- året.
5 Østerbro Lokaludvalg og Miljøpunkt Østerbros samarbejdsform
Østerbro Lokaludvalg og Miljøpunkt Østerbro vil løbende drøfte udviklingen i det lokale miljøarbejde. Der nedsættes et kontaktudvalg bestående af 2-3 repræsentanter fra hver af parterne, hvoraf én udpeges som formand. Det er kontaktudvalget selv, der vælger sin formand.
Kontaktudvalgets primære opgave er at sikre et godt samarbejde og planlægge det år- lige fællesmøde.
Kontaktudvalget holder minimum 2 møder om året. Udvalget kan derudover indkaldes ad hoc, såfremt en af parterne ønsker det. Kontaktudvalgets formand står for indkal- delse og udformning af dagsorden til møderne.
Hvert år i september/oktober måned afholdes et fællesmøde for både Østerbro Lokal- udvalg og Miljøpunkt Østerbros bestyrelse og begge parters medarbejdere. Fællesmø- det planlægges i fællesskab mellem Østerbro Lokaludvalg og Miljøpunkt Østerbro.
På fællesmødet drøftes fælles udkast til projekter og prioriteringer for de/det kom- mende års miljøarbejde. Mødet kan tilrettelægges således, at det også er muligt for borgere og andre interessenter at deltage med henblik på at skabe synlighed omkring det lokale miljøarbejde, at skabe kontakt til nye samarbejdspartnere og at høre ekster- ne interessenters input til det fremtidige miljøarbejde.
6 Budget
Miljøpunkt Østerbro er ansvarlig for, at der udarbejdes et årligt budget for anvendel- sen af drifts- og aktivitetsmidler fra Østerbro Lokaludvalg. Bestyrelsens godkendte og underskrevne budget sendes til Østerbro Lokaludvalg, inden den 31. oktober året før budgetåret.
Østerbro Lokaludvalg forelægges budgettet til brug for udvalgets godkendelse af udbe- taling af støtte. Fonden bag Miljøpunkt Østerbro er ansvarlig for, at det samlede bud- get overholdes.
Bestyrelsen drager omsorg for, at der er et realistisk forhold mellem projekterne i års- planen og det afsatte årsbudget for opgavernes løsning.
Større omdisponeringer i budgettet (omdisponeringer for 100.000 kr. og derover) skal godkendes af lokaludvalget.
7 Drifts- og aktivitetsmidler
Den årlige støtte fra Østerbro Lokaludvalg skal benyttes til planlægning og gennemfø- relse af årsplanernes aktiviteter, samt driftsudgifter forbundet med Miljøpunktets vir- ke, i overensstemmelse med det i punkt 2 aftalte.
Fonden må ikke uden Lokaludvalgets skriftlige tilladelse anvende nogen del af støtten til erhvervsmæssig virksomhed eller som støtte til privatpersoner.
Støtten fra Østerbro Lokaludvalg udbetales i 2 rater, således at 50 % af den tildelte driftsstøtte sættes til udbetaling senest den 5. januar og de sidste 50 % sættes til udbe- taling senest den 5. juli.
Støtten indbetales på en bankkonto tilhørende fonden bag Miljøpunkt Østerbro. Den- ne konto må ikke være forsynet med forbudspåtegning (rådighedsbegrænsning i hen- hold til bekendtgørelse om anbringelse af fondens midler og bestyrelsesvederlag mv.).
Det er en forudsætning for udbetaling af støtten, at årsplanen og budgettet godkendes af lokaludvalget og at årsplan, budget, årsregnskab og årsberetning er indsendt eller indsendes rettidigt, samt at støttevilkårene er overholdt.
Den årlige støtte fra Lokaludvalget til Miljøpunkt Østerbro er aftalt således:
• Driftsmidler som er fastsat af kommunen til udvikling og udførelse af den årlige miljøindsats i bydelen
• Aktivitetsmidler fastsat til 542.000kr. som fast beløb i årene 2015, 2016, 2017 og 2018.
Ved større ændringer i lokaludvalgets årlige puljemidler kan ovenstående reguleres.
8 Årsregnskab og revision
Regnskabsperioden følger kalenderåret.
Fondens bestyrelse skal udarbejde et samlet regnskab for støttebeløbet i overens- stemmelse med lovgivningen og god regnskabsskik. Regnskabet skal revideres af en uafhængig autoriseret revisor.
Det af bestyrelsen godkendte reviderede regnskab sendes til Østerbro Lokaludvalg se- nest d. 1. april.
Al evt. uudnyttet støtte indenfor støtteperioden skal tilbagebetales til Østerbro Lokal- udvalg.
Østerbro Lokaludvalg kan på hvilket som helst tidspunkt kræve at blive orienteret om Miljøpunktets økonomi for så vidt angår anvendelse af støttebeløbet, herunder få ud- leveret oplysninger og dokumentation vedr. støttebeløbets anvendelse.
9 Administration mv.
Miljøpunkt Østerbro er i enhver henseende selvstændigt ansvarlig for driften af cente- ret, herunder for arbejdsmiljø, lønudbetaling med videre. Østerbro Lokaludvalg hæfter og garanterer ikke for forpligtelser indgået af Miljøpunkt Østerbro.
10 Forsikring mv.
Miljøpunkt Østerbro skal sørge for, at der er tegnet forsikring mod erstatningskrav, som følge af arbejdsgiveransvar og arbejdsskader. Det er desuden bestyrelsens ansvar at forsikre sig mod tingskader på løsøre, og ejendom knyttet til Miljøpunkt Østerbro.
11 Overdragelse
Rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne aftale kan hverken helt eller delvist overdrages til tredjemand.
12 Opsigelse, misligholdelse og ophør
Østerbro Lokaludvalg og Miljøpunkt Østerbro kan til enhver tid beslutte at opsige den- ne aftale med seks måneders varsel.
Miljøpunkt Østerbro forpligter sig til at opfylde vilkårene i denne aftale, herunder at udføre opgaver inden for rammerne af det aftalte.
Østerbro Lokaludvalg kan med henvisning til væsentlig misligeholdelse tilbagekalde sin beslutning om at yde støtte, hvis Miljøpunkt Østerbro ved aflæggelse af regnskabet og i den årlige beretning ikke rettidigt har dokumenteret:
• at støtten er eller bliver anvendt i overensstemmelse med støttevilkår
• at støtten er anvendt inden for støtteåret, jf. dog punkt 8.
Det betragtes altid som væsentlig misligholdelse, hvis enten budget, årsplan, regnskab eller årsberetning for fonden ikke fremsendes rettidigt til Østerbro Lokaludvalg, med mindre der foreligger skriftlig accept fra Østerbro Lokaludvalg om eventuelle forsinkel- ser.
I bedømmelsen af om væsentlig misligholdelse foreligger, kan blandt andet indgå:
• at Miljøpunkt Østerbro ikke arbejder inden for de fastsatte formål og indsats- områder
• at Miljøpunkt Østerbro ikke gennemfører planlagte aktiviteter, jf. punkt 6.
• at Miljøpunkt Østerbro ikke overholder sin vedtægt.
-
København den [indsæt dato]
2014 København den [indsæt dato] 2014
For Østerbro Lokaludvalg:
For Fonden Miljøpunkt Østerbro, Agenda 21 for et bæredygtigt Køben- havn
Næstformand Xxxx Xxxxx Hen-
xxxxxx Xxxxxxx Xxxxx Xxxxxx
_
Direktør i Økonomiforvaltningen
Xxxxxx Xxxxx Bestyrelsesmedlem
_ Bestyrelsesmedlem