Vejledning til Standardkontrakt for kortvarigt it-projekt K01

Kontraktpakken er udarbejdet i et samarbejde mellem Staten, Kammeradvokaten, Dansk IT og IT-Brancheforeningen og har herudover været udsendt i bred høring over sommeren 2003. Kontrakten inklusive bilag og vejledning er et resultat af en dialog mellem de deltagende parter og har på denne baggrund karakter af en forhandlet standard (Agreed document).

Ud over at være en praktisk indføring i en række af kontraktens bestemmelser udtrykker denne vejleding de bevæggrunde parterne har haft ved udarbejdelsen af kontrakten. Vejledningen udgør således et væsentligt fortolkningsbidrag til forståelse af kontrakten.

Standardkontrakt K01 er en del af et samlet kontraktarbejde i Videnskabsministeriet og ledsages efterfølgende af en kontrakt til anskaffelse af større systemleverancer. Denne kontrakt forventes at foreligge i 2005.

En elektronisk kopi af kontraktpakken kan findes på Videnskabsministeriets hjemmeside xxx.xxx.xx samt på Offentlig Information Online xxx.xxx.xx. På Offentlig information Online suppleres kontraktpakken med yderligere vejledninger og værktøjer, der kan benyttes til støtte ved gennemførelse af it-projekter.

Spørgsmål vedrørende brug af standardkontrakt K01 kan rettes til Videnskabsministeriet og/eller Kammeradvokaten v. advokat Xxxxxx Xxxx.

Kontrakten er godkendt af Statens it-råd den 24. marts 2004.

Baggrund for arbejdet

Statens standardkontrakter for it-anskaffelser K18 (standardkontrakt for standardiserede edb-systemer) fra 1992 og K33 (standardkontrakt for edb-totalleverancer) fra 1987 har siden deres tilblivelse fungeret som fundament for en lang række statslige it-anskaffelser.

Kontrakterne har dog igennem en årrække været kritiseret for ikke løbende at blive moderniseret. Kritikken har bl.a. omfattet kontrakternes manglende fokusering på samarbejde.

Fra leverandørside har det især været fremført, at kontrakterne i for høj grad har båret præg af en for ensidig sikring af kundens interesser.

Finanslovsaftalerne for 2001 indeholdte en række aftaler om forbedret styring af offentlige it-projekter.

Heraf fremgår følgende:

”De nuværende standardkontrakters egnethed til it-projekter skal vurderes. IT-rådet, der er et tværministerielt udvalg på afdelingschefniveau, får til opgave sammen med juridiske eksperter, relevante brancheorganisationer og udvalgte konsulentfirmaer at udarbejde nye og mere fleksible modeller for udbud og kontrahering af systemudviklings-leverancer til evt. afløsning af de nuværende standardkontrakter, bl.a. med henblik på at gøre det lettere at opdele store projekter i mindre modeller. ”

På baggrund heraf nedsatte Statens it-råd i foråret 2001 en arbejdsgruppe med deltagelse af Videnskabsministeriet (formand), Finansstyrelsen, Konkurrencestyrelsen (senere udtrådt af arbejdet), IT-Brancheforeningen, Dansk IT og Kammeradvokaten. Arbejdsgruppen fik i opdrag at udarbejde afløsere til de nuværende standardkontrakter K18 og K33.

De overordnede målsætninger for kontraktarbejdet

Den nye kontrakt er udformet således, at den i videst mulige omfang opfylder statslige institutioners behov i forbindelse med moderne it-anskaffelser.

Det er tilstræbt at udarbejde kontrakten med en afvejet fordeling af rettigheder og pligter mellem kunde og leverandør, således at der sikres størst mulige incitament fra begge parter til en succesrig gennemførelse af projektet.

I forhold til de tidligere statslige standardkontrakter, opererer kontrakten med et større fokus på kundens aktive deltagelse i projektet og bygger derfor på en forudsætning om, at en succesfuld it-anskaffelse sker i et tæt samarbejde mellem kunde og leverandør.

I erkendelse af, at et it-projekt ikke er statisk, er det tilstræbt at understøtte en høj grad af fleksibilitet i samarbejdet mellem kunde og leverandør, således at der inden for udbudsreglernes ramme gives mulighed for at foretage nødvendige ændringer i anskaffelsen.

Det er hensigten, at kontrakt og vejledning skal understøtte den samlede anskaffelsesproces og kunne benyttes af parterne som et aktivt projektværktøj. Kontrakten er derfor i videst mulige omfang søgt formuleret således, at den er tilgængelig for alle deltagere i it-projektet.

Kontrakten er et tilbud til de statslige institutioner. Der forligger således ingen forpligtelse til at benytte kontrakten ved statslige it-anskaffelser. Videnskabsministeriet og Kammeradvokaten anbefaler dog brug af kontrakten til it-anskaffelser inden for kontraktens anvendelsesområde.

Kontraktens anvendelsesområde

Som altid ved udarbejdelsen af en standardkontrakt har det været nødvendigt at gøre en række forudsætninger med hensyn til anvendelsesområdet.

De vigtigste forudsætninger er:

Kunden er en dansk statsinstitution.

Hvis kunden ikke er en dansk statsinstitution, vil det ofte stadigvæk være hensigtsmæssigt at tage udgangspunkt i standardkontrakten. Standardkontrakten skal i så fald tilpasses den pågældende kunde. Som eksempel kan nævnes:

Kunden er ikke en del af den offentlige forvaltning og der er en reel risiko for, at kunden ikke vil kunne betale kontraktsummen eller går konkurs. I så fald skal det overvejes at sikre leverandøren med ejendomsforbehold eller lignende.

Hvis kunden ikke er omfattet af de statslige bevillingsretlige regler, kan det være i begge parters interesse, at kunden betaler (dele af) kontraktsummen tidligere. Kunden skal dog i givet fald sikre sig mod leverandørens konkurs eller lignende.

Hvis kunden ikke er omfattet af EU's udbudsretlige regler bør det overvejes at udnytte denne frihed. Navnlig standardkontraktens punkt 3 (afklaringsfase) og punkt 5 (ændringer) er formuleret under hensyn til de begrænsninger, som de udbudsretlige regler, herunder forhandlingsforbuddet, medfører.

Leverandøren er en privat dansktalende it-leverandør.

Hvis leverandøren også er en del af den danske stat skal det afklares, i hvilket omfang kontrakten mellem disse to danske statsinstitutioner bliver juridisk bindende.

Hvis leverandøren ikke er dansktalende, skal krav til sprog i de forskellige sammenhænge afklares.

Der er tale om anskaffelse af et it-system bestående af udstyr, programmel og dokumentation, jf. definitionen af systemet i standardkontraktens punkt 1 og leverandørens leveringsforpligtelser i punkt 2.1 samt bilag 4.

Hvis der for eksempel alene skal leveres programmel, skal der naturligvis foretages omfattende konsekvensrettelser gennem hele standardkontrakten.

Anskaffelsen sker på grundlag af en fyldestgørende kravspecifikation.

Kravspecifikationen (bilag 2) er det helt centrale bilag og skal indeholde en fyldestgørende beskrivelse af den ydelse, som der skal leveres. I det omfang det ikke er blevet ordentligt beskrevet, hvad der skal leveres, er det meget ubehageligt for begge parter. Det er dog særligt alvorligt for kunden, for hvis det ikke er beskrevet, har kunden som udgangspunkt ikke krav på at få det leveret, og så hjælper standardkontraktens bestemmelser om levering i rette tid, omfang, indhold, kvalitet, sted osv. med hertil knyttede misligholdelsesbeføjelser ikke.

Standardkontrakten forudsætter således, at der som udgangspunkt er tale om en fast ydelse.

Vejledningen til kravspecifikationen (bilag 2) indeholder råd om, hvorledes det sikres, at kravspecifikationen bliver fyldestgørende.

Kontrakten er ikke skrevet med henblik på rene box-leverancer.

Det forhold, at standardkontrakten indfører en afklaringsfase (punkt 3) medfører ikke, at kunden bør tage lettere på arbejdet med kravspecifikationen.

Standardkontrakten forudsætter også, at optionerne er beskrevet på samme måde som ved en fyldestgørende kravspecifikation.

Der er som udgangspunkt tale om leverance af standardprodukter, hvortil der kun i begrænset omfang skal ske specialtilpasninger m.v.

Standardkontrakten indeholder ikke de fornødne bestemmelser til regulering af specialtilpasninger m.v. i større omfang. Der er p.t. (efteråret 2003) iværksat et arbejde med udarbejdelse af en ny standardkontrakt hertil (K02) til erstatning af K33 fra 1987 (Statens standardkontrakt for edb-totalleverancer).

Hvis der er tale om specialtilpasninger m.v. i større omfang, vil der normalt ej heller være tale om et kortvarigt it-projekt, jf. umiddelbart nedenfor.

Der er tale om et kort tidsmæssigt forløb fra kontraktindgåelsen og til den aftalte overtagelsesdag, typisk mindre end 6 måneder.

Hvis der er tale om et længere tidsmæssigt forløb accentueres en række yderligere problemstillinger, som standardkontrakten ikke regulerer, f.eks. markedsføring af nye produkter inden leveringen, ændringer i kundens it-miljø samt regelændringer. Det må forventes, at det p.t. (efteråret 2003) iværksatte arbejde med K02 vil føre til forslag til reguleringer heraf.

Der sker som udgangspunkt en samlet levering ved overtagelsesdagen, jf. standard-kontraktens punkt 1, 7 og 12.

Standardkontrakten er således ikke skrevet med henblik på faseopdelte projekter. Hvis der ønskes levering i flere faser, skal der naturligvis foretages omfattende konsekvens-rettelser gennem hele standardkontrakten.

Opmærksomheden henledes for god ordens skyld på, at standardkontrakten indeholder visse undtagelser til udgangspunktet om samlet levering ved overtagelsesdagen, navnlig i punkt 7 (levering) og punkt 12.1 (overtagelsesprøve).

Levering skal som udgangspunkt ske til fast tid og til fast pris.

Som det fremgår ovenfor vedrørende kravspecifikationen forudsættes det også, at der som udgangspunkt er tale om fast ydelse.

Standardkontrakten er således ikke skrevet med henblik på hverken functions points eller time boxing.

At der som udgangspunkt aftales vedligeholdelse af alle dele af it-systemet fra overtagelsesdagen.

Standardkontraktens beskrivelse af leverandørens afhjælpningsforpligtelser på de dele af systemet, der ikke er undergivet vedligeholdelse, er ganske kortfattede, og flere af kundens rettigheder forudsætter, at der leveres vedligeholdelse fra leverandøren.

Andre forudsætninger fremgår af selve kontraktteksten og af nærværende vejledning.

Hvis disse forudsætninger ikke er til stede, skal der naturligvis foretages de fornødne tilpasninger i standardkontrakten, herunder i dennes bilag.

Vejledning til hovedkontraktens bestemmelser

Såfremt der skulle gives vejledning til samtlige bestemmelser i hovedkontrakten, ville nærværende vejledning få et alt for stort omfang. Der gives derfor i det følgende kun vejledning til en del af hovedkontraktens bestemmelser.

Punkt 1 (Definitioner)

Definitionen af arbejdsdag

Den 1. maj er ikke en helligdag.

Definitionen af kravspecifikationen

Baggrunden for definitionen er, at de forbehold m.v., som leverandøren har taget i sit tilbud overfor den af kunden udarbejdede kravspecifikation, skal indarbejdes i kravspecifikationen inden kontraktens indgåelse, således at der alene opereres med ét styrende dokument.

Definitionen af systemet

Systemet består udover af udstyr og programmel også af dokumentation, jf. punkt 2.1 og bilag 4.

Punkt 2.2 (Kundens it-miljø)

Standardkontrakten forudsætter her, at der kan være et samspil mellem systemet og kundens øvrige it-miljø. Det er i vejledningerne til bilag 2 og bilag 4 beskrevet, hvorledes kundens øvrige it-miljø og kravene hertil skal specificeres. Kort beskrevet skal der i bilag 2 foretages en fyldestgørende beskrivelse af kundens it-miljø, og denne opgave påhviler naturligt kunden. På grundlag af denne beskrivelse skal der, typisk som led i tilbudsgivningen, i bilag 4 beskrives, hvilke krav der stilles til dette it-miljø, for at it-miljøet og systemet tilsammen kan opfylde kravene i kontrakten. Denne opgave påhviler naturligt leverandøren.

Bemærk, at det er en del af afklaringsfasen at undersøge, om kundens it-miljø lever op til kravene i bilag 4. Herved får kunden tid til at rette op herpå i nødvendig tid inden overtagelsesprøvens påbegyndelse.

Punkt 2.3 (Andre ydelser)

I vejledningen til bilag 5 er der beskrevet de andre ydelser, der typisk kan komme på tale.

Punkt 3 (Afklaringsfase)

Som en nyskabelse indfører standardkontrakten en afklaringsfase.

Afklaringsfasen skal medvirke til at skabe en god start på projektet umiddelbart efter kontraktens indgåelse. Afklaringsfasen er et kort og intensivt forløb, hvor begge parter skal yde en betydelig indsats og deltage i en række aktiviteter. Deltagerne i afklaringsfasen skal som minimum omfatte de nøglepersoner, der skal være med til at gennemføre kontrakten.

Formålet er navnlig at bibringe leverandøren en yderligere detaljeret indsigt i kundens forretningsgange, behov og it-miljø, samtidig med at kunden bibringes en detaljeret indsigt i programmellets funktioner og muligheder.

På grundlag heraf skal begge parter overveje - mens det endnu er tidsmæssigt realistisk - om det er hensigtsmæssigt at præcisere eller supplere kravspecifikationen og andre bilag. Afklaringsfasen må også meget gerne føre til, at tidsplanen (bilag 1) bliver præciseret og suppleret. Hvis der ikke opnås enighed herom, gælder kontrakten uændret.

Afklaringsfasen er således bl.a. tænkt at medvirke til, at eventuelle muligheder og problemer bliver afklaret tidligt i forløbet.

Det forhold, at standardkontrakten har indført en afklaringsfase, må ikke føre til, at der laves et mindre grundigt forberedelsesarbejde fra kundens side, f.eks. mht. kravspecifikationen, eller til, at leverandøren er mindre grundig ved udarbejdelsen af sit tilbud.

Punkt 4 (Udtrædelsesadgang)

Som en nyskabelse indfører standardkontrakten en adgang for kunden til at træde helt ud af kontrakten.

De hidtidige statslige standardkontrakter har - som sædvanligt ved anskaffelseskontrakter - ingen udtrædelsesadgang eller anden form for opsigelsesadgang vedrørende selve leveringen af systemet.

I praksis har man i de senere år imidlertid oplevet adskillige it-projekter, som hurtigt har kørt skævt, og hvor begge parter mente, at det primært var den anden parts skyld. I sådanne sager var den eneste mulighed som kontrakten anviste for at komme ud af projektet misligholdelsesbeføjelsen ophævelse, men dels forudsatte ophævelse bevis for, at den anden part var i væsentlig misligholdelse, dels medførte forsøg på at bringe sig i en situation, hvor kontrakten kunne ophæves ofte til endnu dårligere forløb. Det var meget belastende og ressourcekrævende for begge parter at være låst fast i et dårligt længerevarende anskaffelsesforløb, hvor udsigterne til at projektet i sidste ende skulle blive en succes var beskedne.

For at undgå dette og for at undgå de vanskelige og ubehagelige drøftelser om skyld, er der i standardkontrakten indført en adgang for kunden til frem til afklaringsfasens afslutning at træde ud af kontrakten mod betaling af et vederlag til leverandøren.

Det er selvsagt helt centralt for bedømmelsen af bestemmelsens rimelighed og muligheder, hvor stort dette vederlag er, herunder hvorledes vederlaget fastsættes. Fastsættelse af et vederlag på et hensigtsmæssigt niveau vanskeliggøres af EU's udbudsregler, navnlig forhandlingsforbuddet.

Indenfor EU's udbudsregler kan man i hvert fald bruge følgende modeller:

Vederlaget fastsættes af kunden i udbudsmaterialet til en fast pris, som leverandøren ikke kan tage forbehold overfor som en del af tilbudsgivningen.

Vederlaget fastsættes af kunden i udbudsmaterialet til den af leverandøren i afklaringsfasen anvendte tid multipliceret med en (reduceret) timesats, og leverandøren vil ikke kunne tage forbehold heroverfor som en del af tilbudsgivningen.

Kunden kommer med et udspil i udbudsmaterialet, som leverandøren i sit tilbud vil kunne tage forbehold overfor. Kunden bør da indrette sine tildelingskriterier således, at det indgår i den samlede vurdering af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvad leverandøren forlanger i udtrædelsesvederlag.

Om 1. afsnit bemærkes, at begge parter skal være opmærksom på, at afklaringsfasen ikke må fortsætte unødigt længe, og man kan overveje i tidsplanen i bilag 1 at angive, hvornår afklaringsfasen senest skal være afsluttet, for at den resterende tidsplan frem mod den aftalte overtagelsesdag vil kunne overholdes.

Om 2. afsnit bemærkes, at sådan udtrædelse naturligvis også medfører bortfald af eventuelle indbyggede licensaftaler, vedligeholdelsesaftaler m.v. Hvis det f.eks. ønskes at licensaftaler skal opretholdes, kræver dette således særlig aftale.

Punkt 5 (Ændringer)

Standardkontrakten indeholder i punkt 5 en omfattende beskrivelse af ændringer efter afklaringsfasen, navnlig proceduren herfor.

Der er forskel på i hvilket omfang parterne er forpligtede til at acceptere ændringer.

Kunden er forpligtet til at acceptere leverandørens ændringsanmodninger, hvis det er nødvendigt for at undgå væsentlige tab for leverandøren, hvis ændringerne kun i ubetydelig grad påvirker kundens nytte af systemet, og hvis ændringerne ikke påfører kunden yderligere omkostninger eller tab.

Leverandøren er forpligtet til at acceptere kundens ændringsanmodninger, medmindre ændringsanmodningerne af tekniske eller væsentlige funktionsmæssige hensyn ikke kan gennemføres.

Man skal imidlertid i relation til kundens ændringsanmodninger være opmærksom på, at punkt 5.1 hovedsageligt beskriver proceduren for ændringsanmodninger, og at punkt 5.1 navnlig ikke beskriver, på hvilke vilkår leverandøren er forpligtet til at acceptere kundens ændringsanmodninger. Bestemmelserne om en uvildig tredjemand er tænkt som et forsøg på at få det til at fungere i praksis.

Det har ikke været anset for muligt i en standardkontrakt og inden for EU's udbudsregler at fastlægge, på hvilke vilkår leverandøren er forpligtet til at acceptere kundens ændringsanmodninger.

Ændringer kan medføre såvel forøgelser som formindskelser af den samlede kontraktsum, herunder systemvederlaget.

I punkt 5.1 er det fastsat, at leverandørens vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag bortfalder, hvis løsningsforslaget accepteres af kunden. Begrundelsen for reglen er, at i Danmark sker leverandørens tilbudsgivning sædvanligvis uden særskilt vederlag.

De i punkt 5.1 anførte procedurer og tidsfrister kan forekomme lange i et kortvarigt it-projekt, og det bør derfor i den konkrete anskaffelse overvejes, om det er muligt at forkorte under rimelig hensyntagen til såvel kundens som leverandørens muligheder og interesser.

Såfremt en ændringsanmodning vil medføre en ændring af kontraktvilkårene, bør dette så vidt muligt oplyses førend udarbejdelsen af løsningsforslag.

Punkt 7.1 (Tidsplan og overtagelse)

Hvis kunden ikke er en statsinstitution og hvis der i øvrigt er en reel risiko for, at kunden ikke vil kunne betale kontraktsummen eller går konkurs, bør det overvejes at sikre leverandøren, f.eks. gennem et ejendomsforbehold.

Punkt 7.2 (Kundens udskydelsesret)

Set i forhold til K18 er bestemmelserne om kundens udskydelsesret ændret i leverandørens favør.

Baggrunden herfor er, at en ensidig udskydelsesret for kunden generelt er ganske vanskelig og byrdefuld for leverandøren, idet udskydelse kan ødelægge leverandørens hidtidige planlægning af såvel dette projekt som af en række andre samtidige projekter, navnlig med hensyn til kritiske ressourcer. Kompromiset blev derfor, at kundens ensidige udskydelsesret blev opretholdt, men mod væsentlige forbedringer i leverandørens retsstilling ved udskydelser.

Selvom udskydelsesretten er ensidig for kunden, idet kunden blot er forpligtet til at drøfte med leverandøren, bør kunden under drøftelserne søge at tage hensyn til leverandørens rimelige interesser.

Punkt 8 (Optioner)

EU's udbudsregler tillader brugen af optioner, og optioner medvirker til at gøre kontrakten mere fleksibel.

Det er imidlertid afgørende, at optionerne er beskrevet lige så grundigt som ved en fyldestgørende kravspecifikation. Kunden skal endvidere være opmærksom på, at det ofte er forholdsmæssigt byrdefuldt for leverandøren at skulle give tilbud på optioner, navnlig hvis der er tale om mange, og kunden reelt blot foretager en markedsafprøvning. Kunden bør derfor reservere sin brug af optioner til de områder, hvor der ligger en saglig interesse i at kunne udskyde beslutningen om, hvorvidt den pågældende ydelse skal være en del af systemet.

Standardkontrakten sondrer mellem optioner til levering til overtagelsesdagen (punkt 8.1) og optioner til levering efter overtagelsesdagen (punkt 8.2).

Man skal navnlig være opmærksom på, at når der er tale om optioner til levering efter overtagelsesdagen, er der et meget betydeligt arbejde med i bilag 13 at beskrive, på hvilke vilkår, herunder med hensyn til afprøvning, leveringstid, priser, fakturering, forholdet til systemet (herunder garantierne herfor) og vedligeholdelse, leveringen sker. Man kan ikke gå ud fra, at det i standardkontrakten om systemet anførte uden videre er anvendeligt.

Punkt 9 (Kundens deltagelse)

Det er en væsentlig grundtanke bag K01, at kunden deltager aktivt.

Hvis kunden ikke deltager aktivt som aftalt, skal leverandøren straks give påkrav herom. Hvis leverandøren ikke giver sådant påkrav, risikerer leverandøren at fortabe retten til at påberåbe sig retsvirkningerne beskrevet i punkt 17.

Det er således i begge parters interesse, at der bliver afgivet påkrav.

Punkt 10 (Priser)

I bilag 4 eller bilag 7 bør der i muligt omfang angives priser for tilkøb af yderligere licensrettigheder, herunder rettigheder til flere brugere, med angivelse af, hvor længe priserne er gældende.

Punkt 11 (Betalingsbetingelser)

Punkt 11 fastsætter, at kunden skal betale i overensstemmelse med betalingsplanen i bilag 3.

Såfremt kunden er omfattet af statens bevillingsretlige regler, skal kunden ved fastlæggelsen af betalingsplanen være opmærksom på ikke herved at overtræde disse regler.

Statens bevillingsretlige regler indebærer p.t. (foråret 2004) i relation til betalingsplanen navnlig, at det – hvis der ikke er tilvejebragt særlig hjemmel for forudbetaling – bør tilstræbes, at der ikke er væsentlige tidsmæssige forskydninger mellem udgiftens afholdelse (leveringstidspunktet for varer og ydelser) og selve udbetalingen, jf. Budgetvejledning 2001, pkt. 2.2.12, Forudbetaling og betalingshenstand.

Spørgsmål om statens bevillingsretlige regler kan rettes til Finansministeriets departement, 5. kontor.

Punkt 12.1 (Overtagelsesprøve)

Efter punkt 12.1 er formålet med overtagelsesprøven "primært" at konstatere, om den aftalte funktionalitet er til stede. Standardkontrakten åbner således op for, at andre forhold end funktionalitet kan indgå i overtagelsesprøven, f.eks. svartider.

I praksis har det ofte vist sig at være et stort problem for kunden, hvis leverandøren ikke består overtagelsesprøven rettidigt på grund af kvalificerede mangler. På den ene side vil kunden ofte have et behov for straks at tage systemet i brug uanset manglerne, på den anden side medfører godkendelse af overtagelsesprøven på et system med kvalificerede mangler en væsentlig forringelse af kundens retsstilling. Punkt 12.1, 6. afsnit, har til formål at søge at løse denne problemstilling på en praktisk måde, der er acceptabel for såvel kunden som leverandøren.

I sidste afsnit er det angivet, at vedligeholdelsesforpligtelser m.v. først træder i kraft på overtagelsesdagen. Bemærk endvidere, at det efter punkt 14.1 ligeledes er udgangspunktet, at servicemål først skal være opfyldt fra overtagelsesdagen.

Punkt 13 (Vedligeholdelse)

Set i forhold til K18 indeholder standardkontrakten begrænsninger vedrørende den periode, hvor leverandøren ikke kan opsige vedligeholdelsesordningen.

Efter standardkontrakten kan leverandøren allerede opsige vedligeholdelsesordningen til udløb 4 år efter overtagelsesdagen. Hertil kommer, at hvis producenten af programmel ophører med at udbyde vedligeholdelse i Danmark, kan leverandøren opsige med mindst 3 måneders varsel med virkning tidligst fra tidspunktet for producentens ophør.

Punkt 14.1 (Servicemål)

K18 havde som det helt centrale kvalitetsmål for systemet driftseffektivitet, hvori også svartider indgik. Dette var indarbejdet i selve K18's tekst.

Den nye standardkontrakt opererer i stedet med servicemål, og disse forudsættes fuldt ud beskrevet i bilag 10. Da begrebet servicemål blot er en tom skal opnås herved, at parterne i de enkelte kontrakter selv kan vælge det eller de kvalitetsmål, der er mest hensigtsmæssige i den konkrete anskaffelsessituation.

Der er anført mere om det mulige indhold af bilag 10 nedenfor under vejledningen hertil.

I praksis vil opfyldelse af servicemål typisk være betinget af, at der er en relevant vedligeholdelsesordning i kraft.

Punkt 14.2 (Incitamenter)

Efter K18 kunne leverandøren mødes med bod og lignende ubehageligheder, hvis leverandøren ikke opfyldte kontrakten, hvorimod K18 ikke lagde op til, at leverandøren kunne præmieres, hvis leverandøren overopfyldte kontrakten.

Den nye standardkontrakt åbner op herfor, idet den lægger op til, at der kan være aftalt et incitamentsprogram for leverandøren i bilag 10.

Herved muliggøres en bedre incitamentsstruktur, der - hvis den udformes hensigtsmæssigt - såvel vil være i kundens som i leverandørens interesse.

Der er anført mere om det mulige indhold af bilag 10 nedenfor under vejledningen hertil.

Punkt 15.1 (Generel garanti)

Garantierne vedrørende garantiperioden og vedligeholdelsesperioden knytter sig til de af leverandøren leverede ydelser.

Punkt 15.3 (Garanterede servicemål)

I bilag 10 skal der tages stilling til, hvor længe de garanterede servicemål skal overholdes, herunder forholdet til vedligeholdelsesaftalen.

Punkt 15.4 (Garantiperiode)

Bestemmelsen fastsætter garantiperioden til et år. Kunden skal dog være opmærksom på, at for visse typer udstyr er det sædvanligt med en længere garantiperiode. Såfremt kunden ønsker en sådan længere garantiperiode, skal bestemmelsen tilpasses hertil.

Punkt 16.2.2 (Reduktion af vederlag for vedligeholdelse)

I punktet er anført, at reduktionen udelukker forholdsmæssigt afslag i vederlaget for vedligeholdelse. Det er derimod ikke anført, at reduktionen udelukker forholdsmæssigt afslag i den samlede kontraktsum, jf. i denne forbindelse punkt 16.2.3.

Punkt 17 (Kundens forhold)

Uanset det ikke er anført i punkt 17, vil kundens manglende medvirken kunne føre til, at leverandøren er berettiget til at hæve kontrakten. Vurderingen heraf sker i overensstemmelse med danske rets almindelig regler

Punkt 18 (Erstatning)

Set i forhold til K18 indeholder standardkontrakten begrænsninger i erstatningsansvaret. Da det i praksis er væsentligt mere sandsynligt, at det er leverandøren, der pådrager sig et erstatningsansvar overfor kunden, end at det er kunden, der pådrager sig et erstatningsansvar overfor leverandøren, er dette i praksis en forbedring af leverandørens retsstilling.

De væsentligste nye begrænsninger er:

Erstatning og bodsbeløb tilsammen er begrænset til det samlede systemvederlaget.

Der er ikke erstatningsansvar for driftstab, følgeskader eller andet indirekte tab, herunder tab af data.

Systemvederlaget omfatter alene udgifter til udstyr, programmel og dokumentation. Udgifter til tilknyttede ydelser, der indgår i den samlede leverance, er ikke omfattet heraf.

Punkt 21 (Præceptive regler)

Punkt 21 indeholder et bud på hvilke regler leverandørens ydelser skal overholde i nogle tænkte normal situationer.

I den konkrete anskaffelse kan man imidlertid sagtens forestille sig, at punkt 21's bud på en regulering ikke er hensigtsmæssigt.

Kunden bør derfor i sin kravspecifikation angive de regler, som kunden ønsker at leverandørens ydelser skal overholde.

Punkt 22 (Rettigheder til programmel og dokumentation)

Set i forhold til K18 indebærer den nye standardkontrakt navnlig, at kunden alene får en brugsret til det leverede programmel og dokumentation. Efter K18 fik kunden ophavsret m.v. til programmel, der var udviklet eller tilpasset særligt til kunden, samt til den dertil hørende dokumentation.

Baggrunden for ændringen er, at statsinstitutioner erfaringsmæssigt har haft meget vanskeligt ved at nyttiggøre deres ophavsret, navnlig med hensyn til kommercielt at udnytte denne. Leverandøren er formodningsvis bedre egnet til at nyttiggøre ophavsretten. Det er håbet, at denne ændring i rettighedsfordelingen vil kunne medføre lavere priser for kunden.

Der vil imidlertid forekomme situationer, hvor denne nye rettighedsfordeling ikke vil være hensigtsmæssig. Eksempelvis hvis kunden har en søsterorganisation, der må forventes at være interesseret i at få det samme programmel. I givet fald skal kontrakten tilpasses hertil på fornuftig vis.

Punkt 22 indebærer hverken, at kunden får adgang til kildekoder, eller at der laves en deponeringsordning herom. Hvis kunden har behov herfor, f.eks. i relation til tilretninger, skal der indføjes bestemmelser herom i kontrakten.

I 1. afsnit er det anført, at kunden som udgangspunkt har ret til at videreudvikle og ændre. Kunden bør i denne forbindelse sikre sig at have adgang til de fornødne værktøjer, rapporter m.v.

Den praktiske konsekvens af 4. og 5. afsnit er, at hvis der f.eks. skal ske begrænsninger i afhjælpningsforpligtelsen, jf. punkt 16.2.1, 2. punktum, skal begrænsninger i afhjælpningsforpligtelsen ikke kun fremgå af bilag 9, men også af bilag 7.

Punkt 23 (Tredjemands rettigheder)

Det har været vurderingen, at krænkelse af tredjemands rettigheder er yderst sjældent forekommende, og det er på den baggrund blevet besluttet at forkorte bestemmelsen meget væsentligt set i forhold til K18.

Punkt 25 (Samarbejdsorganisation)

Det bør overvejes, om der er andre nøglepersoner end projektlederne, der ikke må udskiftes uden den anden parts samtykke.

Punkt 26 (Overdragelse)

Såfremt det ønskes, at den i 1. afsnit omtalte overdragelse af rettigheder og forpligtelser skal have licensmæssige konsekvenser, skal det vedtages i tillæg til K01's standardtekst.

Punkt 31 (Underskrifter)

De underskrivendes navne bør tillige anføres med maskinskrift.

Generelt om forholdet til EU's udbudsregler

Det har været forudsat ved udformningen af standardkontrakten, at anskaffelsen er omfattet af EU's udbudsregler.

Problemet med EU's udbudsregler i forhold til standardkontrakten er imidlertid, at udbudsreglerne er uklare på flere for kontrakten centrale områder. Eksempelvis står der intet i udbudsdirektiverne om, i hvilket omfang parterne må ændre i en indgået kontrakt uden nyt udbud, og praksis herom fra EF-Domstolen0 og Klagenævnet for Udbud er sparsom.

Herudover er det et problem, at EU's udbudsregler løbende udvikler sig. Af og til kommer der nye direktiver og såvel EF-Domstolen som Klagenævnet for Udbud afsiger et stort antal afgørelser på området, hvori nye regler løbende udvikles.

Standardkontrakten er formuleret under hensyn til de i efteråret 2003 gældende EU udbudsregler. Eksempelvis anvendes der i punkt 3 (afklaringsfasen) sprogbrugen "præcisere eller supplere", hvilket er inspireret af sprogbrugen i fælleserklæringerne fra Rådet og Kommissionen indeholdende de såkaldte forhandlingsforbud.

Men uanset dette er det nødvendigvis op til dem der anvender standardkontrakten, navnlig de ordregivende myndigheder, at sikre sig, at ordlyden og den konkrete anvendelse af standardkontrakten er i overensstemmelse med EU's udbudsregler på det pågældende tidspunkt.

Vejledning til bilag

Indledning

Denne vejledning fungerer som en kort praktisk indføring i kontraktens bilag, herunder de bilag, hvor der er udarbejdet standardmodeller. Det har ikke været hensigten at udarbejde en komplet gennemgang af alle bilag. Der er alene foretaget en overordnet beskrivelse af en række af de væsentligste forhold, parterne skal være særligt opmærksomme på ved brug af bilagene.

Der er ikke udarbejdet modeller for alle kontraktens bilag. Enkelte bilag vil være så individuelle for den konkrete leverance, at det ikke i alle tilfælde er vurderet hensigtsmæssigt at udarbejde modelbilag. Under gennemgangen af hvert bilag er det anført, om der foreligger et modelbilag eller ej.

De vedlagte modelbilag skal udfyldes og redigeres, således at de tilpasses den konkrete leverance. Redigering af modelbilagene skal dog ske under nøje iagttagelse af, at kontrakten har en lang række henvisninger til bilagene. Man bør derfor altid omhyggeligt sikre sig, at alle relevante forhold er adresseret i de reviderede bilag. For at støtte forståelsen af modelbilagene, er der i disse indsat en række citater fra kontrakten. Disse citater er angivet med kursiveret tekst. Ved tilpasninger af kontraktgrundlaget til den konkrete ydelse, skal man være særligt opmærksom på denne sammenhæng mellem kontrakt og bilag.

Modelbilagene er udarbejdet med udgangspunkt i, at kontrakten indgås som led i et EU-udbud, hvor der ud over begrænsede ændringer som følge af teknisk afklaring ikke foretages tilretning af bilagene forud for kontraktindgåelsen. Leverandøren skal således udarbejde sit tilbud på grundlag af bilag, der i et vist omfang er forudfyldte af kunden. Omfangen heraf afhænger af det konkrete projekt samt de betingelser, herunder tildelingskriterier kunden fastsætter i sit udbudsmateriale.

Under beskrivelsen af hvert bilag er det anført hvem, der som hovedregel udfylder bilagene. Beskrivelsen er alene vejledende. Den konkrete anskaffelse kan betinge en anden fremgangsmåde.

Det skal fremgå af kundens udbudsmateriale, i hvilket omfang leverandøren har mulighed for at tage forbehold til bilagene. Det kan med fordel aftales, at der anvendes rettelsesmarkeringer i en elektronisk version af kundens bilag, således kunden på en overskuelig måde kan danne sig overblik over leverandørens forbehold og suppleringer.

Bilag 1 tidsplan

Der foreligger modelbilag.

Det overordnede formål med tidsplanen er at få fastsat tidspunktet for de aktiviteter, der er relevante i forbindelse med implementeringen af systemet, herunder især hvornår leverandøren skal levere sine ydelser. Tidsplanen skal både fastsætte, hvornår de enkelte aktiviteter udføres, samt hvornår de afsluttes.

Angivelse af aktiviteter i tidsplanen har betydning for vurderingen af parternes eventuelle misligholdelse. Det er derfor væsentligt, at tidsplanens aktiviteter er objektivt konstaterbare, således at der ikke opstår uoverensstemmelse mellem parterne om, hvorvidt en aktivitet er indledt eller afsluttet. Særligt for de aktiviteter, der er betalingsudløsende, er det afgørende, at disse entydigt kan identificeres, herunder skal det især tydeligt fremgå hvorledes afslutningen af aktiviteten konstateres. Aktiviteterne i afklaringsfasen skal ligeledes beskrives i bilaget.

Skabelonen i bilagets punkt 1.1 angiver alene de aktiviteter, der følger af kontraktteksten. Parterne skal herudover supplere med yderligere aktiviteter, der indgår i den konkrete anskaffelse som f.eks. konvertering af data, uddannelse, afprøvning af testmiljø og installation af udstyr.

Bilagets skabelon for tidsplan kan erstattes med en tidsplan, der f.eks. er udarbejdet i et projektplanlægningsværktøj. Hvis dette ønskes, fjernes skabelonen i pkt.1.1, og der henvises i stedet til den vedlagt tidsplan. Aktiviteterne i modelbilagets punkt 1.1 skal med den eksakte terminologi overføres til den nye tidsplan.

I tidsplanen skal det anføres hvem, der er initiativtager til den enkelte aktivitet. Det forhold, at en af parterne er anført som initiativtager betyder naturligvis ikke at den anden part ikke skal deltage i overensstemmelse med kontraktens bestemmelser herom.

Bilaget udfyldes af leverandøren, evt. med udgangspunkt i kundens oplæg til centrale milepæle, f.eks. periode for gennemførelse af afklaringsfase eller overtagelsesdag.

Bilag 2 Kravspecifikation

Der foreligger ikke modelbilag.

Kravspecifikationen er det centrale bilag i kontrakten, der beskriver kravene til det it-system, der skal leveres. I forbindelse med EU-udbud har kunden fremlagt kravspecifikationen som en del af udbudsmaterialet. I det omfang det accepteres af kunden, kan leverandøren i sit tilbud foretage ændringer i kravspecifikationen, således, at der sikres et match mellem de krav, der stilles, og det system leverandøren ønsker at levere. Leverandørens forslag til ændringer vil herefter inden for tildelingskriterierne indgå som del af kundens vurdering af de afgivne tilbud.

Kravspecifikationen skal indeholde alle kundens krav til systemet. Hvis kunden ønsker integration til sit nuværende it-miljø, skal dette tydeligt fremgå af kravspecifikationen. Kunden skal ved specificeringen af sit it-miljø være opmærksom på, at alle relevante elementer tydeligt specificeres, således at leverandøren har et tilstrækkeligt præcist grundlag at udarbejde sit tilbud på.

Hvis der er særlige forhold, som leverandøren skal være opmærksom på, skal disse specificeres i kravspecifikationen. Dette kan f.eks. være, at systemet skal opfylde specifikke regler for den branche, kundens system skal indgå i eller særlige sikkerhedsforskrifter, som systemet skal følge hos kunden. Herudover skal de lokaliteter, hvor leverandøren skal levere systemet beskrives i kravspecifikationen.

For en nærmere råd og vejledning om hvorledes en kravspecifikation udarbejdes, henvises til "IT-anskaffelse: Kravspecifikation", DANSK IT (ISBN 87-88972-25-9).

Bilaget udfyldes af kunden og suppleres/redigeres af leverandøren i forbindelse med tilbudsgivningen, hvis dette er accepteret af kunden.

Bilag 3 Betalingsplan

Der foreligger modelbilag.

I bilaget udarbejdes en betalingsplan, der fastsætter, hvornår kunden skal betale. Betalingstidspunkterne bør fastlåses til afslutning af bestemte aktiviteter, f.eks. beståede prøver. Det er vigtigt, at der er præcist match mellem aktiviteterne i betalingsplanen og tidsplanen. For at minimere risikoen for misforståelser kan det i denne forbindelse overvejes at tildele aktiviteterne aktivitetsnumre.

Ved fastlæggelse af betalingsplanen skal statens bevillingsretlige regler iagttages, hvorefter der ikke bør være væsentlige tidsmæssige forskydninger mellem afholdelse af en udgift og leveringstidspunktet for en ydelse. Hvis det skønnes hensigtsmæssigt i det konkrete projekt at tilrettelægge betalingerne således, at der sker en egentlig forudbetaling, skal kunden enten have bevillingsmæssig hjemmel hertil eller en økonomisk garanti.

Bilag 3 opererer både med et systemvederlag og en samlet kontraktsum, der begge har kontraktlig betydning.

Systemvederlaget er relevant for beregning af evt. bod og erstatning under kontrakten.

Bilagets angivelse af den samlede kontraktsum inklusive prisen for optioner har ikke kontraktlig betydning, men er alene anført som information for kunden, således at der etableres et overblik over de samlede udgifter, hvis alle optioner udnyttes.

Bilaget udfyldes af leverandøren, evt. med udgangspunkt i kundens udspil til betalingsplan.

Bilag 4 Specifikation af udstyr, programmel og dokumentation med priser

Der foreligger ikke modelbilag.

Bilag 4 indeholder en beskrivelse af det udstyr og programmel samt dokumentation, der leveres under kontrakten.

Leverandøren skal i bilag 4 specificere hvilke krav han stiller til kundens it-miljø såvel under implementeringsforløbet som under garanti- og vedligeholdelsesperioden.

Leverancerne beskrevet i bilag 4 skal samlet være tilstrækkelige til at opfylde alle kontraktens krav.

Vedligeholdelse og løbende licensafgifter, der skal betales af kunden, skal angives i bilag 4 og/eller bilag 7.

Bilaget udfyldes af leverandøren.

Bilag 5 Beskrivelser af tilknyttede ydelser med priser

Der foreligger ikke modelbilag.

Hvis der under kontrakten skal leveres ydelser, der ikke direkte er en del af systemet, skal disse anføres i bilag 5. Dette kan f.eks. være beskrivelse af uddannelse, som kundens personale skal gennemgå som led i implementeringen af systemet, projektledelse, konvertering og helpdesk.

Det bør tydeligt fremgå af bilaget, hvilke tilknyttede ydelser, der indgår som en del af den samlede leverance, der faktureres kunden efter betalingsplanen i bilag 3, punkt 2 og hvilke tilknyttede ydelser, der kræver at kunden foretager særskilt bestilling.

I bilaget skal ligeledes anføres leverandørens vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag, jf. kontraktens punkt 5.1 samt

leverandørens vederlag for kundens ret til udtræden, jf. kontraktens punkt 4, 4. afsnit.

Bilaget udfyldes af leverandøren, evt. med udgangspunkt i kundens fastsættelse/oplæg til udtrædelsesvederlag.

Bilag 6 Kundens deltagelse

Der foreligger modelbilag.

I bilag 6 anføres det, i hvilket omfang kunden er forpligtet til at medvirke i projektets forskellige aktiviteter. Det forudsættes, at kunden stiller en projektleder til rådighed for projektet. Hvis der er behov for, at kunden stiller øvrige centrale personer til rådighed anføres dette i bilagets punkt 3. I hvilket omfang projektleder og øvrige centrale personer skal deltage anføres ligeledes.

Modelbilaget anfører eksempler på en række aktiviteter i implementeringsforløbet, hvori kunden skal deltage. Den endelige angivelse af aktiviteter skal tilrettes det konkrete projekt og afstemmes med tidsplanen i bilag 1.

Bilaget udfyldes af leverandøren, evt. med udgangspunkt i kundens angivelse af egne ressourcer.

Bilag 7 Specifikation af vedligeholdelse med priser.

Der foreligger modelbilag.

I bilaget beskrives en række emner, som kunden skal være opmærksom på ved udarbejdelse af udbudsmateriale og vurdering af tilbud.

Kunden bør være opmærksom på leverandørens mulighed for at tage forbehold til de krav, der opstilles i udbudsmaterialet, således at der sikres en vis fleksibilitet i tilbudsgivningen.

Bilaget angiver de dele af systemet, der er omfattet af vedligeholdelsen, samt hvorledes denne udføres. Leverandørens afhjælpningsforpligtelser under vedligeholdelsesordningen er ligeledes beskrevet. Vedligeholdelse kan bl.a. omfatte fejlrettelser af systemet, opdateringer af programmel og support.

Udgangspunktet efter kontrakten er, at der leveres vedligeholdelse af hele systemet fra overtagelsesdagen. Hvis leverandørens vedligeholdelse helt eller delvis træder i kraft før overtagelsesdagen eller hvis dele af systemet ikke er omfattet af vedligeholdelse, skal dette anføres i bilagets punkt 1.1.

I modelbilaget er der givet leverandøren mulighed for at differentiere sin afhjælpningsforpligtelse mellem eget programmel og programmel leveret af en underleverandør. Dette skyldes, at leverandøren ofte ikke vil have adgang til kildekodemateriale m.v. til programmel leveret af underleverandører og således i praksis vil have begrænset mulighed for at foretage afhjælpning af fejl i sådant programmel. Ved kundens udarbejdelse af udbudsmateriale bør dette forhold iagttages, således at der ikke stilles krav, leverandørerne i realiteten ikke har mulighed for at honorere.

Leverandøren er berettiget til at levere et maksimeret antal timers forebyggende vedligeholdelse af programmel og udstyr, der hverken indregnes i tilgængelig eller aftalt driftstid og således er neutralt for systemets driftseffektivitet. Det maksimerede antal timer til forebyggende vedligeholdelse indsættes i punkt 2.2.1 og punkt 3.1.1.

Bilaget udfyldes af leverandøren med udgangspunkt i kundens oplæg.

Bilag 8 Prøver

Der foreligger modelbilag.

Afprøvningen af systemet sker ved en overtagelsesprøve og en driftsprøve.

Bilag 8 er opbygget med en beskrivelse af fællesregler for afprøvning, hvorefter overtagelsesprøven og driftsprøven beskrives særskilt.

Overtagelsesprøven skal tilrettelægges således, at alle relevante funktionaliteter testes, så kunden kan sikre sig, at systemet er fuldt funktionsdygtigt. Kunden skal i forbindelse med overtagelsesprøven ligeledes sikre sig, at der foreligger tilstrækkelig dokumentation for systemet.

Prøveplan og servicemål

Leverandøren fremkommer som en del af sit tilbud med et udkast til prøveplan, der skal danne grundlag for overtagelsesprøven, jf. bilag 8, punkt 3,2. Prøveplanen medtages som underbilag til bilag 8. Hvis der er særlige forhold kunden ønsker adresseret i forbindelse med afprøvningen, kan kunden med fordel vælge at opstille en række overordnede krav til prøveplanen som del af sit udbudsmateriale.

De i bilag 10 angivne servicemål skal, med mindre andet angives i bilag 10, overholdes fra overtagelsesdagen. Kunden skal dog være opmærksom på, at såfremt overholdelse af sådanne servicemål (f.eks. svartider) skal indgå som en del af overtagelsesprøven, skal dette meddeles leverandøren inden afklaringsfasens afslutning eller være omfattet af kundens evt. krav til prøveplan i udbudsmaterialet.

Godkendelseskriterier

I bilag 8 punkt 3.5 Godkendelseskriterier er anført en nærmere beskrivelse af om en given mangel, der konstateres i forbindelse med overtagelsesprøven, er kvalificeret eller ikke kvalificeret. Der er tale om en generel beskrivelse, der ikke nødvendigvis vil være dækkende for alle anskaffelser. Det bør derfor nøje overvejes, om bilagets beskrivelse er tilstrækkelig præcis for den konkrete ydelse. I relevant omfang redigeres og suppleres modelbilagets beskrivelse.

Efter bilagets beskrivelser er der tale om en kvalificeret mangel, hvis anvendeligheden af systemet nedsættes eller besværliggøres i betydende omfang. Ved anvendelighed af systemet forstås i denne forbindelse ligeledes, at dokumentationen for systemet skal være til stede, således at kunden ikke alene kan benytte systemet i normalt omfang, med ligeledes kan sikre sig at systemet opfylder evt. krav til sikkerhed mm.

Der er mulighed for at angive en maksimal procents accepteret forringelse af de i bilag 10 angivne servicemål, hvorefter forringelsen har karakter af en kvalificeret mangel.

For at lette kategorisering af konkrete mangler, kan det anbefales, at udarbejde en beskrivelse af eksempler på mangler, der på forhånd kategoriseres.

Som supplement til den overordnede kategorisering af mangler er der mulighed for at angive et maksimalt antal ikke kvalificerede mangler, der kan accepteres i forbindelse med overtagelsesprøven.

Kunden skal dog i denne forbindelse være opmærksom på, at der i it-systemer ofte vil vise sig et antal ikke kvalificerede mangler i forbindelse med overtagelsesprøven. Kundens maksimering af antallet skal derfor nøje overvejes, herunder leverandørens mulighed for at tage forbehold herfor.

Mangler i tredjepartsprogrammel

Bilaget baserer sig på den forudsætning, at grænsen for hvilke mangler, der kan hindre godkendelse af overtagelsesprøven ligger lavere for leverandørens eget programmel, end for så vidt angår tredjepartsprogrammel.

Der skal således i et nærmere bestemt omfang (der angives i bilagets punkt 3.5.1) anlægges en særlig vurdering af mangler i tredjepartsprogrammel, hvis det er muligt for leverandøren at anvise en rimelig omgåelse af manglen, således at kunden uden betydelig ekstra indsats vil kunne anvende systemet. Hvis leverandøren kan anvise en sådan omgåelse af mangler i tredjepartsprogrammel, er kunden ikke berettiget til at nægte at godkende overtagelsesprøven.

Kunden bør i sit udbudsmateriale fastsætte det maksimale antal mangler i tredjepartsprogrammel, der kan accepteres.

Driftsprøve

Driftsprøven tilrettelægges af leverandøren og gennemføres af kunden i samarbejde med leverandøren. Kontrakten fastsætter ikke hvilke servicemål, der skal afprøves i forbindelse med driftsprøven. I bilaget er det dog valgt at operere med en måling af driftseffektivitet og svartider for systemet, der ligeledes er defineret som servicemål i bilag 10. Leverandøren og kunden kan vælge at erstatte eller supplere med test af andre typer servicemål, hvis dette måtte være relevant i det konkrete projekt.

Bilaget udfyldes af kunden og suppleres af leverandøren.

Bilag 9 Licensbetingelser

Der foreligger ikke modelbilag.

Leverandøren kan i bilaget vedlægge evt. licensbetingelser for det programmel, der leveres under kontrakten. Bilagets indhold vil typisk være licensbetingelser fra leverandører af standardprogrammel.

Licensbetingelserne kan nærmere beskrive kundens brugsret til programmel og dokumentation, herunder evt. begrænsninger i kundens brugsret til leveret programmel.

Bilaget udfyldes af leverandøren.

Bilag 10 Servicemål og incitamenter

Der foreligger modelbilag.

Servicemålene angiver kvalitetsniveauet for leverandørens ydelser under kontrakten. Det er væsentligt at være meget omhyggelig ved fastsættelsen af servicemål, således at de i videst muligt omfang tilpasses den konkrete ydelse.

Kontrakten opererer ikke med faste typer servicemål, men for at sikre et hensigtsmæssig udgangspunkt er følgende to typer servicemål dog indsat i bilag 10: Driftseffektivitet og svartider. Disse servicemål kan suppleres/ændres, hvis det måtte være relevant for den konkrete ydelse.

I bilaget er der mulighed for at vælge en alternativ metode til måling af svartider. Hvis denne metode benyttes, skal kunden være opmærksom på, at der ikke sker måling af svartid på klientdelen.

Kontrakten giver mulighed for, at der kan aftales et incitamentsprogram for leverandøren. Incitamentsprogrammet giver mulighed for at udbetale en bonus, hvis leverandøren opfylder en række fastsatte krav. I modelbilaget er der beskrevet en række incitamentsprogrammer, der kan suppleres/ændres, hvis det måtte være relevant for den konkrete ydelse. Det er væsentligt, at incitamentsprogrammet tilrettelægges på en sådan måde, at det sikrer kunden en økonomisk fordel. Det kan derfor anbefales, at kunden i udbudsmateriale leverer et udkast til incitamentsprogram.

Bilaget udfyldes af kunden og suppleres af leverandøren.

Bilag 11 Samarbejdsorganisation

Der foreligger modelbilag.

I bilaget beskrives den samarbejdsorganisation, der danner rammen for projektet.

Der skal etableres en organisation, der både kan håndtere det daglige arbejde samt er beslutningsdygtig i forhold til de principielle spørgsmål, der løbende vil skulle tages stilling til i projektet.

I bilaget anføres navnene på kundens og leverandørens projektleder, øvrige nøglepersoner samt deltagerne i styregruppen.

Bilaget udfyldes af kunden og leverandøren. Den endelige fastsættelse af styregruppe og nøglepersoner vil evt. kunne ske i forbindelse med afklaringsfasen. Navn på projektledere bør dog foreligge inden kontrakten underskrives.

Bilag 12 Ændringsprocedure

Der foreligger modelbilag.

Under implementeringen af projektet vil der ofte være behov for at foretage ændringer i systemet, der ikke er forudsat ved kontraktindgåelsen. En smidig håndtering af disse behov for ændringer er en forudsætning for et vellykket projekt.

Bilaget supplerer kontraktens ændringsprocedurer, og giver en mere detaljeret beskrivelse af processen for ændringshåndtering, der bør medvirke til at sikre at alle relevante forhold i forbindelse med ændringer håndteres.

Der er ikke behov for at udfylde bilaget.

Bilag 13 Specifikation af optioner med priser

Der foreligger modelbilag.

Kunden skal i sit udbudsmateriale beskrive optionerne så grundigt, at leverandøren kan udarbejde fyldestgørende løsningsbeskrivelser. Kundens beskrivelser af de ønskede optioner, der kan have karakter af egentlige kravspecifikationer indgår som underbilag. Leverandørens løsningsforslag vedlægges disse.

Kunden bør fastsætte procedurer for hvorledes leverandøren skal besvare kundens beskrivelse af optionerne, herunder håndtering af forbehold.

Beskrivelsen af optioner bør omfatte alle relevante vilkår for leveringen af ydelsen i form af pris, leveringstid, afprøvning mm. Hvis ikke der er angivet vilkår for levering af optioner, reguleres dette efter hovedkontrakten, jf. dennes punkt 8.2.

Ved større og mere komplicerede optioner, bør kunden i muligt omfang specificere vilkårene for levering af optionerne i sit udbudsmaterialet.

Bilaget skal ligeledes angive fristen for kundens bestilling af hver enkelt option, herunder om det er muligt at bestille optionen til levering til overtagelsesdagen.

Bilaget udfyldes af kunden og leverandøren.

Ministeriet for Videnskab, Teknologi og Udvikling

Document Metadata

Table of Contents

Vejledning til Standardkontrakt for kortvarigt it-projekt K01

Document Metadata