Behandling af personoplysninger
Behandling af personoplysninger
Dine personoplysninger tilhører dig.
Videncenter for god arbejdslyst er en konsulentvirksomhed, som på baggrund af indgået aftale med din virksomhed, organisation eller team varetager trivselsydelser og -indsatser på din arbejdsplads. Derfor vil Videncenter for god arbejdslyst også være nødt til at behandle personoplysninger i visse situationer i arbejdet med at forbedre trivslen, motivationen og arbejdslysten på din arbejdsplads.
Vi behandler dine personoplysninger som dataansvarlig når du tilgår vores hjemmeside, tilmelder dig vores events, webinarer og kurser, eller hvis du interagerer med de platforme eller services vi benytter i vores konsulentarbejde. Videncenter for god arbejdslyst behandler dine personoplysninger som databehandler, når din arbejdsplads indgår i visse typer af samarbejde med os.
Videncenter for god arbejdslyst er som dataansvarlig og/eller databehandler både interesseret i og forpligtet til at beskytte de data, som vi har om dig.
Vi indsamler og opbevarer kun personoplysninger, når det er relevant og nødvendigt. Vi stiller store krav både til sikkerheden af vores IT-systemer og til vores medarbejdere. Så den indsamlede persondata altid er beskyttet mest muligt.
Herunder kan du læse mere om de forskellige områder af Videncenter for god arbejdslysts persondatapolitik. Du kan bl.a. læse:
• Hvilke oplysninger vi registrerer om dig.
• Hvordan vi anvender oplysningerne.
• Hvor længe vi gemmer dine oplysninger.
• Hvilke rettigheder du har.
Vi fortæller dig, hvis du skal være opmærksom på noget særligt i forbindelse med specifikke serviceydelser fra Videncenter for god arbejdslyst.
Her finder du en detaljeret oversigt over de emner, du kan læse mere om i vores persondatapolitik:
Hvem er den dataansvarlige – og hvordan kontaktes denne? 3
Hvorfor behandler vi dine personoplysninger? 3
Hvad er retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger? 4
Hvilke personoplysninger behandler vi? 4
Almindelige personoplysninger, herunder primært 4
Hvordan indsamler vi dine personoplysninger? 5
Hvem deler vi dine oplysninger med? 5
Er der modtagere af dine personoplysninger i tredjelande, herunder internationale organisationer? 6
Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger? 6
Din ret til at tilbagetrække eller begrænse dit samtykke 6
Hvilke rettigheder har du ellers? 6
Ret til at se dine oplysninger (indsigt) 6
Ret til at få rettet oplysninger (berigtigelse) 7
Ret til begrænsning af behandling 7
Ret til at protestere (indsigelse) 7
Ret til at videregive oplysninger (dataportabilitet) 8
Personaliserede budskaber og Cookies 8
Særligt om vores kontaktformular 9
Løbende forbedring af brugeroplevelsen 9
Hvem er den dataansvarlige – og hvordan kontaktes denne?
Vedrører dine spørgsmål databehandlingen i eksempelvis en trivselsmåling eller anvendelse af personlighedsprofiler i dit team eller i din virksomhed, er det din organisation, der er dataansvarlig for vores behandling af dine personoplysninger. Du vil derfor skulle kontakte den ansvarlige for dette i din virksomhed.
Vedrører dine spørgsmål til databehandlingen generelt, vores hjemmeside, trivselsmålingen eller personlighedsprofilen er den dataansvarlige for databehandlingen: Videncenter for god arbejdslyst, som er en del af Krifa Erhverv A/S. Du kan finde vores kontaktoplysninger her:
Videncenter for god arbejdslyst
Klokhøjen 4
8200 Aarhus N
CVR. NR.: 10062519
Mail: xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx
Vi kan kontaktes ved henvendelse til vores administrative koordinator og GDPR-ansvarlige; Xxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxxx på:
Mail: xxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx Telefon: 0000 0000
Ved spørgsmål til Videncenter for god arbejdslysts behandling af dine personlige oplysninger, er du også velkommen til at kontakte Xxxxxx databeskyttelsesrådgiver, Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxx på:
Mail: xxx@xxxxx.xx Telefon: 0000 0000
Post: Krifa, att.: HUP, Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx X
Hvorfor behandler vi dine personoplysninger?
Vi behandler kun dine personoplysninger, hvis vi har en god grund til det. Årsagen, der ligger til grund for behandlingen afhænger af situationen, men udspringer altid af din eller din organisations interaktion med xxx.xxxxxxxxxxx.xx, Videncenter for god arbejdslyst- annonceringer eller anden interaktion med Videncenter for god arbejdslyst.
Vi behandler person- og virksomhedsoplysninger for at kunne rådgive om arbejdslivet. Desuden kan vi behandle dine personoplysninger, hvis vi gennemfører trivselsforløb, personlighedstest eller trivselsindsatser på din arbejdsplads efter aftale med din arbejdsgiver.
Vi behandler derfor dine oplysninger:
• Når du kontakter os fysisk, på telefon, via mail eller nyhedsbrev, og får råd og vejledning om din trivsel på arbejdspladsen, arbejdsliv og faglige udfordring.
• Når du giver os lov til at kontakte dig med tilbud og viden om arbejdslyst.
• Når din arbejdsgiver bruger os til at gennemføre trivselsforløb eller personlighedstest eller andre trivselsindsatser på din arbejdsplads og i din forbindelse videregiver dine personoplysninger.
• Når du deltager i vores kurser, events og webinarer.
• Til at sikre dig en personlig og tilpasset kommunikation og til markedsføring af vores ydelser.
• Når du accepterer cookies på xxx.xxxxxxxxxxx.xx eller giver os dine oplysninger på vores annoncer, behandler vi personoplysningerne for at sikre dig personlig og tilpasset kommunikation og markedsføring.
Hvad er retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger?
Videncenter for god arbejdslysts behandling af dine personoplysninger kræver, at vi har et retsgrundlag (hjemmel).
Konkret benytter vi os af følgende grundlag:
• Størstedelen af vores behandling af persondata sker i forbindelse med et kundeforhold mellem os og din arbejdsgiver. (Dvs. ”kontraktlig forpligtelse” iht. GDPR – Artikel 6, paragraf 1, litra b.).
• Vi indhenter dit samtykke, ved at du på xxx.xxxxxxxxxxx.xx beder os sende dig nyhedsbreve, bruge ikke-nødvendige cookies eller kontakte dig (Dvs. samtykke iht. GDPR Artikel 6, stk. 1, litra a og artikel 9, stk. 2 litra a). Bortset fra kategorien ”nødvendige cookies” placerer vi kun cookies på xxx.xxxxxxxxxxx.xx efter afgivelse af samtykke.
• Nogle oplysninger kan vi være forpligtet til at opbevare som følge af gældende lovgivning (Dvs. retslig forpligtigelse iht. GDPR Artikel 6, stk. 1 litra c).
• Endelig benytter vi i nogle tilfælde reglerne om interesseafvejning, hvor Videncenter for god arbejdslyst legitime interesse for behandling af almindelige persondata ikke konflikter med de registreredes grundlæggende rettigheder. Dette gælder f.eks. i forbindelse med, "nødvendige" cookies på xxx.xxxxxxxxxxx.xx (dvs. ”interesseafvejning” iht. GDPR Artikel 6, paragraf 1, litra f).
Hvilke personoplysninger behandler vi?
Vi behandler kun de personoplysninger, som er relevante og nødvendige. Derfor vil behandlingen af oplysninger afhænge af, hvordan du eller din arbejdsplads interagerer med os.
På xxx.xxxxxxxxxxx.xx vil det oftest være IP-adresse, men beder du os kontakte dig eller tilmelder du dig vores nyhedsbrev, vil du blive bedt om at oplyse dit navn, en mailadresse og et telefonnummer.
Konkret vil vi kunne behandle følgende kategorier af personoplysninger om dig:
Almindelige personoplysninger, herunder primært:
• Fulde navn.
• Kontaktoplysninger ((arbejdes)mail, (arbejdstelefon)nummer).
• Oplysninger om stillingsbetegnelse og arbejdsgiver.
• Aldersgruppe (fx 30-39).
• Køn (Andet, Kvinde, Mand).
• GAIS-målinger.
• E-stimate personlighedsprofiler.
• IP-adresse.
• Oplysninger du på eget initiativ giver til os i kommentarer på GAIS-platformen
Som udgangspunkt behandler vi ikke særlige eller følsomme personoplysninger, medmindre du på eget initiativ giver os sådanne oplysninger igennem kommentarerne.
Hvordan indsamler vi dine personoplysninger?
Vi indhenter først og fremmest oplysningerne direkte fra dig. Men vi kan også modtage eller hente oplysninger fra din arbejdsgiver.
Vi får oplysninger fra dig, når du interagerer med vores hjemmeside, annoncer eller tilmelder dig vores nyhedsbrev, events eller webinarer.
Vi får fx oplysninger fra din arbejdsgiver:
• I forbindelse med GAIS-målinger.
• I forbindelse med anvendelse af personlighedsprofiler på din arbejdsplads.
Disse oplysninger er din arbejdsgiver ansvarlig for, men vi behandler dem for din arbejdsgiver, som databehandler.
Hvem deler vi dine oplysninger med?
Overordnet set vil vi aldrig dele eller videregive dine oplysninger, hvis vi ikke er berettiget til at gøre det. I få tilfælde vil der kunne ske videregivelse, hvis det følger af en juridisk forpligtigelse, dit samtykke eller hvis det er legitimt som følge af en interesseafvejning.
I praksis videregives oplysningerne kun til leverandører, der udfører databehandling for os efter vores instruks (databehandlere). Dine oplysninger vil derfor ikke blive delt med nogen, der kan bruge dine oplysninger, medmindre du beder os om det. Dine oplysninger vil fx ikke blive delt med resten af Krifa-koncernen, medmindre du beder os gøre det.
Modtager vi dine oplysninger i forbindelse med en trivselsmåling eller personlighedsprofil vil dine oplysninger alene være tilgængelige for databehandlere, hvor det er nødvendigt for at stille resultater tilgængelige for dig og evt. din arbejdsgiver.
Modtager vi dine oplysninger i forbindelse med markedsføringsaktiviteter, kan oplysningerne blive delt med vores markedsføringsleverandører, for at give dig mere relevant markedsføring eller undgå, at du modtager markedsføring fra os.
Videregivelsen afhænger derfor af den konkrete situation, men vil befinde sig inden for
kategorierne:
• Nuværende arbejdsgiver i relation til arbejdet med trivsel, motivation og arbejdslyst på din arbejdsplads – dette vil være i anonymiseret form.
• Databehandlere (dvs. underleverandører) for Videncenter for god arbejdslyst, som arbejder efter vores instruks, og som vi har indgået en skriftlig databehandleraftale med.
Vores medarbejdere har tavshedspligt om dine forhold og må ikke uberettiget videregive eller udlevere oplysninger.
Er der modtagere af dine personoplysninger i tredjelande, herunder internationale organisationer?
Vores databehandling foregår som udgangspunkt inden for Europas grænser, herunder også behandlingen af de mest fortrolige oplysninger. Vores databehandlere er beliggende i Danmark, men nogle anvender flere underdatabehandlere. Enkelte underdatabehandlere er dog eget af amerikanske koncerner, som efter aftale om EU-U.S. Data Privacy Framework ikke regnes som et tredjeland. Disse underdatabehandlere har som udgangspunkt tiltrådt EU-U.S. Data Privacy Framework som overførselsgrundlag. Alternativt er der indgået en SCC med supplerende TIA.
Hvor længe opbevarer vi dine personoplysninger?
Vi opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at kunne varetage dine rettigheder, vores kontraktuelle forpligtigelser over for dig eller din arbejdsgiver og vores pligter iht. gældende lovgivning.
Videncenter for god arbejdslysts har selv fastlagt regler for sletning af persondata. Vi har pt. fastlagt nedenstående retningslinjer for sletning af persondata:
• Personoplysninger ifm. deltagelse på arrangementer, events og kurser slettes 5 år efter, at de er afholdt.
• Har vi fået dine personoplysninger ifm. med et trivselsforløb på din arbejdsplads, slettes de, når din arbejdsgiver ikke længere ønsker vi behandler disse personoplysninger.
• Data kan identificeres og slettes ved anmodning herom fra virksomheden eller den registrerede selv.
De nævnte tidsrammer ovenfor medfører en sletning af persondata i Videncenter for god arbejdslysts driftssystemer. Sletning af persondata i driftssystemerne nedarves automatisk efterfølgende til de bagvedliggende backup- og testsystemer ifm. en løbende overskrivning af disse med opdaterede data.
Din ret til at tilbagetrække eller begrænse dit samtykke
Du har ret til at tilbagetrække eller begrænse det samtykke, som du har givet Videncenter for god arbejdslyst ved at kontakte os på xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx. Hvis du vælger at tilbagetrække eller begrænse dit samtykke, påvirker dette ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af tidligere givet samtykke. Når du tilbagetrækker eller begrænser dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
Hvilke rettigheder har du ellers?
Herunder kan du læse om din ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og dataportabilitet.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os eller følge konkrete anvisninger nedenfor. Se også kontaktoplysningerne listet først i persondatapolitikken.
Ret til at se dine oplysninger (indsigt):
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig.
Hvis du mener at Videncenter for god arbejdslyst behandler personoplysninger om dig, kan du få indsigt ved at henvende dig på xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
Behandler vi oplysninger for din arbejdsgiver vil du skulle søge indsigt hos denne i stedet.
Ret til at få rettet oplysninger (berigtigelse):
Xx har ret til at få rettet forkerte oplysninger om dig selv. Du har også ret til at få dine oplysninger suppleret med yderligere oplysninger, hvis dette vil gøre dine personoplysninger mere fuldstændige og/eller ajourførte. Reglerne er beskrevet i GDPR artikel 16.
Hvis du mener Xxxxxxxxxxx for god arbejdslyst behandler personoplysninger om dig, kan du bede os rette dem ved at rette henvendelse til xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
Behandler vi oplysninger for din arbejdsgiver vil du dog skulle bede dem slette oplysningerne.
Ret til sletning:
Du har ret til at få slettet dine personoplysninger, hvis det ikke længere er nødvendigt, at vi opbevarer eller behandler dine oplysninger. I nogle tilfælde kan vi dog ikke slette personoplysninger fx hvis vi er forpligtet til at vi opbevarer dem som følge af forskellig lovgivning. Reglerne er beskrevet i GDPR artikel 17.
Hvis du mener Xxxxxxxxxxx for god arbejdslyst behandler personoplysninger om dig, kan du bede os slette dem ved at rette henvendelse til xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
Behandler vi oplysninger for din arbejdsgiver vil du dog skulle bede dem slette oplysningerne.
Ret til begrænsning af behandling:
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover alene opbevare oplysningerne. Hvis vi skal behandle dem på anden måde, kræver det enten dit samtykke, eller at retskrav kan fastlægges, gøres gældende /forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser. Reglerne er beskrevet i GDPR artikel 18.
Hvis du mener Xxxxxxxxxxx for god arbejdslyst behandler personoplysninger om dig, kan du bede os begrænse dem ved at rette henvendelse til xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
Behandler vi oplysninger for din arbejdsgiver vil du dog skulle anvende denne rettighed overfor din arbejdsgiver i stedet for.
Ret til at protestere (indsigelse):
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring. Reglerne er beskrevet i GDPR artikel 21.
Hvis du mener Xxxxxxxxxxx for god arbejdslyst behandler personoplysninger om dig, kan rette henvendelse om indsigelser til xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
Behandler vi oplysninger for din arbejdsgiver vil du dog skulle anvende denne rettighed overfor din arbejdsgiver i stedet for.
Ret til at videregive oplysninger (dataportabilitet):
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og evt. at få overført disse oplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring. Reglerne er beskrevet i GDPR artikel 20.
Behandler vi oplysninger for din arbejdsgiver vil du dog skulle anvende denne rettighed overfor din arbejdsgiver i stedet for.
Hvis du mener Xxxxxxxxxxx for god arbejdslyst behandler personoplysninger om dig, kan du bede os videregive dem ved at rette henvendelse til xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder. Find det her xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
Hvem kan du klage til?
Xx har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx.
Brug af data
Her kan du læse om, hvilke oplysninger vi registrerer på hjemmesidens brugere, og hvordan vi bruger oplysningerne.
Personaliserede budskaber og Cookies
Som et led i at kunne give dig en bedre service, møder vi dig på hjemmesiden med den vigtigste viden om vores ydelser og viden.
Vi bruger cookies for at give dig den bedst mulige oplevelse på siden. En cookie er et lille stykke data, som vi gemmer på din enhed. Dette for at sikre, at siden fungerer optimalt, til at huske dine indstillinger, til at gøre din brugeroplevelse mere personlig og til at lave statistik over, hvordan vores hjemmeside bliver brugt. Vi samarbejder også med partnere indenfor sociale medier, annoncering og analyse, så vi kan optimere Videncenter for god arbejdslysts markedsføring på sociale medier og andre websites.
Vi placerer først cookies, når du har valgt, hvilke vi må benytte. Du kan til- og fravælge typer af cookies ved at klikke på knapperne i vores cookiebanner. Vær opmærksom på, at nogle cookies er nødvendige for at få teknikken på hjemmesiden til at virke, ligesom siden måske ikke virker optimalt, hvis du fravælger cookies. Du kan altid ændre eller trække dit samtykke tilbage via cookiebanneret. Det er dog ikke muligt at fjerne samtykke til kategorien af ”nødvendige” cookies.
Hvis du først tilvælger cookies og sidenhen vælger at fravælge dem, så anbefaler vi at slette de cookies, som allerede er accepteret; se nedenfor.
Cookies er på ingen måde farlig for din computer og kan ikke identificere dig som person, men kun genkende din computer. Disse cookies kan til enhver tid slettes i dine internetindstillinger; se hvordan på Erhvervsstyrelsens hjemmeside her: xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.
Særligt om vores kontaktformular
Når du udfylder vores kontaktformular, modtager vi din henvendelse ukrypteret. På den baggrund bør du ikke oplyse dit CPR-nummer eller andre følsomme oplysninger i tekstfeltet.
Løbende forbedring af brugeroplevelsen
Hvis du har valgt at acceptere statistiske cookies, så foretages der en stikprøvevis optagelse af brugeradfærden på xxx.xxxxxxxxxxx.xx. Disse optagelser anvendes til løbende af forbedre brugeroplevelsen på sitet. Videncenter for god arbejdslyst analyserer adfærden på sitet med f.eks. anvendelse af onlineværktøjer til at få en bedre forståelse for brugernes behov, og for at optimere brugeroplevelsen på vores websites.
Markedsføring
Videncenter for god arbejdslyst annoncerer på xxx.xxxxxxxxxxx.xx og andre online medier, hvis man har afgivet samtykke til databehandling disse steder.
Brugere på Videncenter for god arbejdslysts website identificeres via anonyme cookie ID’er
mhp. anvendelse på xxx.xxxxxxxxxxx.xx hvis de samtykker.