Aalborg, Rebild og Mariagerfjord Kommuner og
Samarbejdsaftale mellem
Aalborg, Rebild og Mariagerfjord Kommuner og
Nordjyllands Historiske Museum
for perioden 01.09.2017 – 31.12.2020
Indholdsfortegnelse
3
5
2.1. Formål og profil for Nordjyllands Historiske Museum 5
2.2. Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune 6
2.3. Strategiske målsætninger for aftalen 6
2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål 7
8
3.1. Tilskuddets størrelse og udbetaling 8
3.2.1. Aalborg Kommune varetager kasse- og/eller regnskabsfunktionen 9
3.2.2. Adgang til Aalborg Kommunes IT 9
3.5. Oplysningspligt, dialog og tilsyn 10
3.5.1. Ledelsesinformation og dokumentation 11
3.6. Sagsbehandling og borgerbetjening 11
12
12
1.1. Aftaleparter
Denne aftale er d.d. indgået mellem
Aalborg Kommune, Sundheds- og Kulturforvaltningen, Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, XXX.XX. DK 29189420
Rebild kommune, Xxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxx Mariagerfjord Kommune, Ndr. Xxxxxxx 0, 0000 Hobro og
Nordjyllands Historiske Museum, Xxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, XXX.XX. 23035855
Nordjyllands Historiske Museum er foruden denne aftale underlagt diverse aftaler med Slots- og Kulturstyrelsen. Nærværende aftale er afstemt med andre aftaler i det omfang, det er relevant og således, at der ikke er interessekonflikt eller unødige sagsgange.
1.2. Aftalens formål
Aftalen fungerer som et dialog- og styringsværktøj i samarbejdet mellem Aalborg, Rebild og Mariagerfjord Kommuner og Nordjyllands Historiske Museum samt internt for hhv. kommune og kulturaktør. Aftalen indgår i kommunernes almindelige tilsyn. Når Aalborg, Rebild og Mariagerfjord Kommuner yder tilskud til institutionen, har kommunerne pligt til at føre tilsyn med, at tilskuddet anvendes til de formål, hvortil det er udbetalt.
Eftersom Aalborg Kommune er museets primærkommune, tager aftalen afsæt i Aalborg Kommunes Kulturpolitik for 2013-2017 og i museets formål og opgave, jf. vedtægterne.
Aftalen skal være med til at fremme og udvikle kulturlivet i Aalborg, Rebild og Mariagerfjord Kommuner og understøtte museets tilbud. Aftalen giver således Aalborg, Rebild og Mariagerfjord Kommuner samt ledelse og bestyrelse i museet et fælles afsæt for strategisk planlægning, langsigtede beslutninger og målrettede indsatser på de områder, aftalen omfatter.
Indeværende aftale er en videreudvikling af et mangeårigt samarbejde mellem Aalborg, Rebild og Mariagerfjord Kommuner samt Nordjyllands Historiske Museum.
1.3. Den juridiske ramme
Nordjyllands Historiske Museum er en selvejende institution med en samdriftsaftale med Aalborg, Rebild og Mariagerfjord Kommuner, hvorfra institutionen modtager årlige driftstilskud til opretholdelse af sine aktiviteter. Desuden modtager museet årligt driftstilskud
fra Slots- og Kulturstyrelsen. Museet drives i overensstemmelse med Aalborg Kommunes Administrativ Forskrift nr. 26.
Nordjyllands Historiske Museum arbejder indenfor rammerne af museumsloven, og har af Slots- og Kulturstyrelsen fået overdraget det arkæolog- og historiefaglige ansvar i Jammerbugt, Aalborg, Rebild og Mariagerfjord Kommuner. Desuden foretager museet på vegne af Slots- og Kulturstyrelsen tilsynet med de fredede fortidsminder i før nævnte kommuner samt Frederikshavn, Hjørring, Brønderslev og Vesthimmerlands kommuner.
Såfremt Nordjyllands Historiske Museum opløses, overgår museets samlinger, inventar og andet som defineret i museumsloven og museets vedtægter.
Nordjyllands Historiske Museum disponerer over følgende ejendomme (ejerforhold):
- Aalborg Historiske Museum, Xxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx (Xxxxxxx Xxxxxxx).
- Aldersro (administrationsbygning), Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxx (Nordjyllands Historiske Museum).
- Apotekersamlingen, Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx (C.S. Strøybergs Fond).
- Boldrup Museum, Ørnbjerg 13, 9610 Nørager (Nordjyllands Historiske Museum).
- Cirkusmuseet, Østerled 1, 9510 Arden (Nordjyllands Historiske Museum).
- Gråbrødrekloster Xxxxxx, Xxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx (Cityejendomme).
- Hadsund Egnssamling og Møllehistorisk Samling, Rosendalsallé 8, 9560 Hadsund (Mariagerfjord Kommune).
- Hals Museum, Skansen 1, 9370 Hals (Aalborg Kommune).
- Havnø Mølle, Xxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx (Nordjyllands Historiske Museum).
- Hobro Museum, Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxx (Nordjyllands Historiske Museum).
- Lindholm Høje Museet, Xxxxxxxxxx 00, 0000, Xxxxxxxxxxx (Xxxxxxx Kommune).
- Lystfartøjsmuseet, Sdr. Xxxxxxx 00, 0000 Xxxxx (Nordjyllands Historiske Museum).
- Mariager Museum, Xxxxxxxxx 0 X, 0000 Xxxxxxxx (Mariagerfjord Museum).
- Samlingshuset, Vang Mark 25, 9380 Vestbjerg (T.L. Byg).
- Vikingecenter Fyrkat, Fyrkat Xxxxxxxx 00 X, 0000 (Nordjyllands Historiske Museum).
- Vikingeborgen Fyrkat, Fyrkat Xxxxxxxx 00, 0000 (Nationalmuseet).
Gennem mange års sædvane, er det praksis, at museets, bortset fra Samlingshuset, vedligeholder alle bygningerne indvendigt. Samlingshuset vedligeholdes jf. lejekontrakten af T.L. Byg. De bygninger, som ejes af Aalborg Kommune vedligeholdes
udvendigt af kommunen. I Mariagerfjord Kommune vedligeholdes bygningerne såvel ude som inde af museet, bortset fra Mariager Museum der vedligeholdes udvendigt af kommunen. I Rebild Kommune vedligeholdes bygningerne ude og inde af museet. I Mariagerfjord og Rebild kommuner plejes de til ejendommene tilhørende arealer af museet, mens dette i Aalborg foretages af kommunen.
1.4. Aftaleperiode
Aftalen mellem Aalborg, Rebild og Mariagerfjord Kommuner samt Nordjyllands Historiske Museum indgås for perioden 01.01.2017-31.12.2020.
Nærværende aftale forelægges til politisk godkendelse i Aalborg, Rebild og Mariagerfjord Kommuner og i museets bestyrelse.
Aftalen kan genforhandles, hvis der fx opstår konkrete forhold, som hverken institution eller Kommunerne har indflydelse på. Eksempelvis ved ændringer i lovgivning eller andre bestemmelser eller ved påbud fra stat eller anden myndighed - denne opregning er ikke udtømmende.
Indeværende aftale genforhandles ordinært senest i 1. kvartal 2020.
1.5. Misligholdelse
I tilfælde af misligholdelse af aftalen fra institutionens side kan Kommunerne i fællesskab beslutte at et eller flere af de kommunale tilskud bortfalder. Det betragtes altid som misligholdelse:
• hvis budget og regnskab efter anmodning ikke fremsendes til godkendelse
• hvis virksomhedsplan efter anmodning ikke fremsendes
I særlige tilfælde ved grov eller gentagen misligholdelse kan Kommunerne kræve udbetalt tilskud tilbagebetalt.
2.1. Formål og profil for Nordjyllands Historiske Museum
Nordjyllands Historiske Museums formål og profil fremgår af de godkendte vedtægter.
- Museets mission er: Nærværende Historie.
- Museets vision er: Med et solidt fagligt fundament og en folkelig appel skal Nordjyllands Historiske Museum i sit virkeområde skabe og vedligeholde grundlaget for forståelsen af historien.
Nordjyllands Historiske Museum er landsdelens største kulturhistoriske museum. Museet ønsker at placere sig som Slots- og Kulturstyrelsens, Nationalmuseets samt andre nationale og internationale institutioners naturlige valg af samarbejdspartner for løsning af kulturhistorisk
relaterede opgaver indenfor sit ansvarsområde. Museet udfører en lang række centrale opgaver i samarbejde med lokale, regionale og statslige samarbejdspartnere indenfor især følgende områder: arkæologi, etnologi, historie, bevaring, behandling af danefæ og tilsyn med fredede fortidsminder. I sit arbejde skal museet sikre formidling af sin viden til gavn og glæde for såvel lokale som turister, ligesom museet ønsker at fokusere på kvalitet i ydelser og samarbejde i relation til primærkommuner og bygherrer. I denne forbindelse ser museet sig som en naturlig samarbejdspartner i relation til kommunernes politik på det kulturhistoriske område. Museet definerer sig som en aktiv deltager i oplevelsesøkonomien og vil samarbejde med regionens erhvervsliv til gensidig inspiration og udvikling.
Institutionens vedtægter, der seneste er reviderede 14. december 2016, vedlægges aftalen.
Aalborg, Rebild og Mariagerfjord Kommuner skal godkende alle vedtægtsændringer i aftaleperioden.
2.2. Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune
Efter som Aalborg Kommune er museets primærkommune, tager samarbejdet om de kulturpolitiske mål i aftaleperioden udgangspunkt i Kulturpolitikken for Aalborg. Denne indeholder en række mål og indsatser til fremme af kulturlivet og anvendes som ledetråd for museets strategiske mål i aftaleperioden.
Aalborg Kommunes Kulturpolitik 2013-2017 | ||
Værdier og principper | Målsætninger | Indsatsområder |
- Vilje og vovemod Mangfoldighed - Kort vej - Synlighed - Midlertidighed - Kvalitet i kunst og kultur - Samarbejde - Tværæstetik - Samspil mellem kultur, fritid og sundhed - Talenter og vækstlag - Helhed og vækst | I Aalborg kan man møde alsidig og nyskabende kunst og kultur på højt nationalt og internationalt niveau. Flere skal bruge kulturlivet. Kulturlivet skal involvere flere i at skabe kunst og kultur. | - Åbne og inviterende tilbud - Nye kulturelle udtryk og samarbejder - Kulturlivet i lokale miljøer - Talenter - Vækst i erhvervslivet - Offensive fortællinger |
2.3. Strategiske målsætninger for aftalen
Aftalen mellem Aalborg, Rebild og Mariagerfjord Kommuner samt Nordjyllands Historiske Museum tager afsæt i Aalborg Kommunes politiske mål og i museets formål, og på denne baggrund bygger aftale på følgende fælles strategiske mål:
• At styrke museets appel til publikum gennem nyudvikling af museale attraktioner på følgende lokaliteter: Aalborghus Slot, REGAN Vest og Vikingeborgen Fyrkat.
• At fremme museets driftsgrundlag gennem eventuel overdragelse af driften af enkelte af museets eksisterende udstillingssteder til stedlige museumsforeninger.
• At udvikle en moderne formidling til gavn for hele museet gennem udviklingsprojekterne: Aalborghus Slot, REGAN Vest og Vikingeborgen Fyrkat.
• At arbejde for, at alle kommuner under museets primære ansvarsområde også betaler til den daglige drift af museet.
• At arbejde for, at sikre yderligere driftsmæssig synergi gennem fusioner med andre nordjyske museer.
2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål
Aftalens fælles strategiske mål er omsat i følgende udviklingsmål for aftaleperioden 2017- 2020:
• At Nordjyllands Historiske Museum overtager driften af REGAN Vest, samt at anlægget påbegyndes åbnet for offentligheden i 2020 med efterfølgende fuld implementering det efterfølgende år.
• At Nordjyllands Historiske Museum arbejder for og levere historiefagligt input til udviklingen af Aalborghus Slot som historisk attraktion, samt at museet arbejder for udviklingen af forretningsplanen, som ligger til grund for den fremtidige drift af Aalborghus Slot. På Aalborg Kommunes budget 2017 og 2018 er afsat i alt 2,5 mio. kr. til et forprojektet, som museet deltager i som beskrevet. Desuden vil museet levere arbejde og faglige input til en eventuel efterfølgende fondsansøgningsproces og etableringsfase. Museum og kommune koordinerer i hele perioden fondsansøgninger.
• At Nordjyllands Historiske Museum arbejder for etablering af en industrihistorisk repræsentation på Spritten i Aalborg. Udformningen heraf aftales nærmere med Aalborg Kommune og ejeren af lokalerne på Spritten, som museet kan komme til at råde over. Inden aftaleperiodens udløb skal Aalborg Kommune og museet have indgået en aftale med tredjepart om museets repræsentation på Spritten.
• At Nordjyllands Historiske Museum deltager i og leverer arkæologfaglig viden til arbejdet med nominering af Vikingeborgen Fyrkat som UNESCO Verdensarv, samt at museet samtidig arbejder for realiseringen af planerne for dels udflytning fra bygningerne i Vestergade, Hobro, til Fyrkat Møllegård dels opførelse af et nyt formidlingscenter ved Fyrkat Møllegård. Ansøgningen om optagelse på UNESCO Verdensarvsliste initieres af Kulturstyrelsen og forventes afsluttet inden udgangen af 2020. Udflytningen fra Vestergade til Fyrkat Møllegård er afhængig af fondsmidler og sker efter nærmere aftale med Nationalmuseet. Projektet forventes afsluttet inden udgangen af 2020. Etablering af et nyt formidlingscenter ved Fyrkat er afhængig af fondsmidler.
• At Nordjyllands Historiske Museum i løbet af 2017 og 2018 etablerer tekniske løsninger, som gør Hals Museum selvbetjent. Dette sker som et led i museets bestræbelser på til stadighed at nedbringe driftsomkostningerne.
Status for udviklingsmålene oplyses i årsberetningerne og ved forespørgsel.
3.1. Tilskuddets størrelse og udbetaling
Byrådene i Aalborg, Rebild og Mariagerfjord Kommuner har besluttet at tildele institutionen et årligt tilskud for de kommende budgetår. Det kommunale tilskud fordeler sig således:
Aalborg Kommunes driftstilskud til Nordjyllands Historiske Museum, opgjort i nettotal | |||
0000 | 0000 | 0000 | 0000 |
8.923.000 kr. | 8.923.000 kr. | 8.923.000 kr. | 8.923.000 kr. |
Rebild Kommunes driftstilskud til Nordjyllands Historiske Museum, opgjort i nettotal | |||
1.200.000 kr. | 1.200.000 kr. | 1.200.000 kr. | 1.200.000 kr. |
Mariagerfjord Kommunes driftstilskud til Nordjyllands Historiske Museum, opgjort i nettotal | |||
3.688.000 kr. | 3.688.000 kr. | 3.688.000 kr. | 3.688.000 kr. |
Det kommunale driftstilskud udmeldes fra de respektive udvalg efter vedtagelse af Kommunernes flerårsbudget i oktober måned. Udbetalingen sker med opstart første følgende januar.
Kommunerne tilsigter budgetgaranti i aftaleperioden, men Byrådene kan i forbindelse med den årlige budgetplanlægning ændre tilskuddet for kommende år. Dette vil i givet fald medføre en konsekvensrettelse af aftalen. Ændringer i tilskudsbevillingen kan også ske ved anden genforhandling af aftalen. Påtænker en kommune ændring af tilskudsbevillingen, har denne pligt til forinden som orientering at kontakte de andre kommuner.
3.2. Budget og regnskab
Nordjyllands Historiske Museum skal senest 20.12 hvert år i aftaleperioden indsende et af bestyrelsen godkendt budget for det kommende regnskabsår til de respektive udvalg i kommunerne med henblik på godkendelse. Budgettet skal omfatte hele museets virksomhed og man skal sikre sig, at budgettet er opstillet retvisende og efter god forvaltningsskik.
Institutionen skal senest 01.05 hvert år i aftaleperioden indsende et af bestyrelsen godkendt årsregnskab, jf. 3.5.
Institutionens bogføring og regnskab skal ske under hensyn til institutionens art og foretages i overensstemmelse med god regnskabsskik. Institutionen skal sikre betryggende regnskabs- og kassefunktioner.
Der henvises til Administrativ Forskrift nr. 26.
3.2.1. Aalborg Kommune varetager kasse- og/eller regnskabsfunktionen
Aalborg Kommune varetager kasse- og/eller regnskabsfunktionen for institutionen og følgende gør sig gældende:
• Museet er omfattet af kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ.
• Museets aktiver i form af indestående i pengeinstitutter mv. skal administreres af Aalborg Kommunes Finanskontor. Det samme gælder for formuepleje. Institutionens indtægter afregnes til Finanskontoret (bruttobeløb).
• Museets drift skal fuldt ud være kasseneutral, hvis museet råder over egne aktiver/midler, så træk på kommunekassen undgås. Overførsel af mer-/mindreforbrug mellem budgetårene følger de til enhver tid gældende regler i Aalborg kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ.
Aalborg Kommune oplyser institutionen om ændringer i kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ snarest muligt efter ændringernes vedtagelse.
3.2.2. Adgang til Aalborg Kommunes IT
Nordjyllands Historiske Museum har adgang til Aalborg Kommunes net og fælles IT, og museet er forpligtet til at overholde Aalborg Kommunes IT-sikkerhedspolitikker mv.
Aalborg Kommune oplyser om ændringer i kommunens IT-sikkerhedspolitikker snarest muligt efter ændringernes vedtagelse.
3.3. Ledelse og bestyrelse
Nordjyllands Historiske Museums daglige leder har ansvaret for den ledelsesmæssige, kulturfaglige og administrative drift af institutionen.
Foruden museets bestyrelse skal Aalborg Kommune godkende fastlæggelsen og ændringer i lederens lønmæssige klassificering. Institutionen må derfor ved evt. opslag af lederstilling tage forbehold for, at den lønmæssige indplacering ikke kan meddeles før kommunens godkendelse heraf foreligger.
De politiske udpegede bestyrelsesmedlemmers rolle og mandat i bestyrelsen fremgår af
Administrativ Forskrift nr. 26.
3.4. Personaleforhold
Udgifter til løn, pension og personale omfattes af tilskudsbevillingen og administreres af Nordjyllands Historiske Museums daglige ledelse.
Der er ikke fra kommunen fastlagt personalenormering, og antallet samt finansieringen af ansatte er alene et forhold mellem museets ledelse og bestyrelse. Øvrige personaleforhold er alene et anliggende for institutionens ledelse og bestyrelse.
3.5. Oplysningspligt, dialog og tilsyn
Kommunerne skal have de informationer fra institutionen, som muliggør, at de kan føre tilsyn med, at tilskuddene er anvendt til formålet, samt information til brug for bevilling af fremtidige tilskud.
Følgende informationer er påkrævet:
• Årsregnskab og årsberetning, skal være Aalborg, Rebild og Mariagerfjord Kommuner i hænde senest den 01.05. hvert år i aftaleperioden.
• Virksomhedsplan, skal fremsendes til Aalborg, Rebild og Mariagerfjord Kommuner i forbindelse med godkendelse af aftale.
Årsregnskabet skal være revideret og godkendt af bestyrelsen, og årsberetningen skal tage udgangspunkt i regnskabet, virksomhedsplanen og i samarbejdsaftalen med kommunerne. Det skal fremgå af årsberetningen, hvor langt museet er nået med virksomhedsplanens mål, og hvorvidt vilkårene for kommunernes tilskud er opfyldt samt det økonomiske resultat (herunder status, evt. budgetoverførelser, bemærkninger mm.). Årsberetningen danner grundlag for temadrøftelse i de respektive kommunale udvalg samt for forhandling af aftalen.
Museet skal fremsende en virksomhedsplan i forbindelse med politisk behandling af denne aftale. Virksomhedsplanen skal understøtte museets formål og redegøre for aktuelle og konkrete tiltag, fremtidsplaner og visioner mm. Virksomhedsplanen skal foreligge inden politisk godkendelse af samarbejdsaftalen.
Herudover kan Kommunerne - til enhver tid - anmode museet om alle de oplysninger, som er nødvendige efter deres vurdering.
3.5.1. Ledelsesinformation og dokumentation
Nordjyllands Historiske Museum skal i årsberetningen oplyse om nøgletal for udvikling i egne aktiviteter og besøgstal.
Kommunerne udpeger hver en kontaktperson, hvortil institutionen altid kan rette henvendelse vedr. dialog, sparring, rådgivning mm.
Kontaktpersonen varetager også den almindelige opfølgning på aftalen samt det kommunale tilsyn af det kommunale driftstilskud.
Der er formaliserede møder mellem repræsentanter fra de respektive kommunale udvalg ledelse og museets ledelse.
Nordjyllands Historiske Museum er i dialog med de respektive kommunale udvalg efter aftale – fx ved temamøder, ved forhandling af aftale eller ved behov.
3.6. Sagsbehandling og borgerbetjening
Nordjyllands Historiske Museum skal følge god forvaltningsskik ved sagsbehandling og i relation til brugere og borgere.
4. Underskrift
Aftalen er indgået og underskrevet den 2017 af:
For Nordjyllands Historiske Museum: | For Aalborg Kommune: | |
Bestyrelsesformand Xxxx Xxxxxxx | Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxx | |
Daglig leder Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx | Direktør Xxxxx Xxxxxxxxx | |
For Rebild Kommune: | For Mariagerfjord Kommune: | |
Xxxxxxxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx | |
For Rebild Kommune: | For Mariagerfjord Kommune: | |
Direktør Xxxxx Xxxx | Direktør Xxxx Xxxxxxxx |
Bilag
Alle aftaler vedlægges:
• Aalborg Kommunes Administrativ forskrift nr. 26.
• Institutionens virksomhedsplan (Perspektivplan).
• Nordjyllands Historiske Museums vedtægter af 14. december 2016.