Punkt 12.
Punkt 12.
Godkendelse af masteraftale vedrørende leasing
2020-077001
Borgmesterens Forvaltning indstiller, at Magistraten godkender,
at Aalborg Kommune indgår aftale med KommuneLeasing om varetagelse af Leasingforretninger for perioden 1. juni 2021 til 31. maj 2025, og
at Borgmesterens Forvaltning bemyndiges til at gennemføre indgåelse af Masteraftale med KommuneLeasing.
Sagsbeskrivelse
På baggrund af KommuneLeasings særstatus som værende sammenlignelig med en tjenestegren i det offentlige jf. udbudslovens § 14, vurderes det, at Aalborg Kommune ikke er forpligtiget på at gennemføre en udbudsforretning. Udbudslovens § 14 giver netop mulighed for en direkte tildeling til KommuneLeasing, hvorfor Aalborg Kommune gik i dialog med KommuneLeasing i oktober 2020. KommuneLeasing er leverandør på den eksisterende aftale på samme ydelser, der udløber 31. maj 2021. Masteraftalen skal således erstatte den nuværende masteraftale. Masteraftalen vil træde i kraft 1. juni 2021 og løbe frem til 31. maj 2025.
Masteraftalen indeholder mulighed for at indgå finansielle leasingaftaler i følgende situationer: leasing af finansielle driftsmidler
leasing af finansielle køretøjer
finansiel leasing af multifunktionsmaskiner.
KommuneLeasing stiller et beløb på 400 mio. kr. til rådighed for Aalborg Kommune til leasing af de ovenstående ydelser.
Med indgåelse af Masteraftalen, fastholdes den eksisterende leasingpolitik i kommunen samt gældende regler på området. Samtidig sikres en fortsat gennemskuelig finansiering, uden skjulte omkostninger, bonus eller lignende fordyrende mellemled. Med til masteraftalen vil høre et informationssystem (web-portal hos KommuneLeasing), der gør det muligt til enhver tid at se den enkelte institutions, forvaltnings samt Aalborg Kommunes samlede aktuelle finansielle leasingforpligtelser, restløbetider, renter, årlige omkostninger, den procentuelle anvendelse af den samlede ramme, mv.
Masteraftalen indeholder følgende ændringer i forhold til den eksisterende masteraftale:
1. Kontrolproces hos KommuneLeasing ved etablering af leasingaftaler er indført
Begrundet i at KommuneLeasing pr. 1. januar 2020 blev underlagt tilsyn fra Finanstilsynet vedrørende reglerne om hvidvask, der indeholder en kontrolproces ved etablering af leasingaftaler. Den pågældende kontrolproces er klarlagt for oprettelsen af leasingaftaler fremadrettet.
2. Operationel Leasing er udtaget
Begrundet i Aalborg Kommunes fremadrettede bilpolitik, der fastslår, at leasingaftaler på bilområdet alene skal indgås som finansielle leasingaftaler. Idet der ikke har været nogle operationelle leasingaftaler på andre aktiver end biler, er det valgt at udtage muligheden for
oprettelse af operationelle leasingaftaler for at simplificere masteraftalen.
3. Mere fleksible muligheder i forhold til styring af ydelsesfrekvens, valg af fast/variabel rente, mm.
Begrundet i et behov for at gøre masteraftalen mere simpel for Aalborg Kommunes brugere ved hjælp af styring af rekvisitionsblanketterne, som Aalborg Kommunes brugere skal udfylde ved oprettelse af leasingaftaler.
Aalborg Kommune har fået skabelonerne til rekvisitionsblanketterne, som Aalborg Kommune (Finanskontoret og AKI) løbende kan ændre/for udfylde i for at tilpasse valg af ydelsesfrekvens, mm. Formålet er at simplificere oprettelse af leasingaftaler og forståelsen af aftalernes indhold hos de enkelte enheder i Aalborg Kommune.
4. Proces for ændring af referencerente
Begrundet i at processen herfor ikke var indført/klarlagt i den eksisterende masteraftale. Nu fremgår det klart, at Aalborg Kommune til enhver tid kan ændre valget af referencerente for nye aftaler under masteraftalen, og processen med varsling til KommuneLeasing, mm. er beskrevet i masteraftalen.
Etablering af leasingaftaler under masteraftalen
Alle leasingaftaler under masteraftalen har tilknyttet en leverancegodkender. Leverancegodkenderen er af leaser bemyndiget til at godkende betaling af de til leasingaftalen tilknyttede leverandørfakturaer.
Leverancegodkender på den enkelte leasingaftale er anført på rekvisitionsblanketten fra Aalborg Kommune, når denne indsendes til KommuneLeasing.
Rekvisitionsblanketten indsendes på e-mail til xxxxx@XxxxxxxXxxxxxx.xx hvorefter KommuneLeasing opretter den ønskede aftale. Leasingaftalen fremsendes herefter til underskrift hos leasers underskriftsbemyndigede.
Det betyder i praksis, at leverancegodkenderen (bestilleren af en leasingaftale), opretter leasingaftalerne via rekvisitionsblanketten, hvorfor Borgmesterens Forvaltning vurderer det væsentligt at styre rekvisitionsblanketterne ved løbende at genbesøge dem.
Økonomiske og administrative konsekvenser
De administrative konsekvenser for indgåelse masteraftalen vil være begrænsede, idet Aalborg Kommune har haft KommuneLeasing som tidligere leverandør på de samme ydelser.
Fremadrettet proces
Efter godkendelse vil Borgmesterens Forvaltning gennemføre aftaleindgåelse.
Dernæst vil rekvisitionsblanketterne til Aalborg Kommunes brugere, samt vejledning hertil blive udarbejdet og klarlagt.
Borgmesterens Forvaltning vil færdiggøre rekvisitionsblanketterne og vejledning dertil, så de er klar ved aftalestart den 1. juni 2021.
Sagen behandles på den lukkede dagsorden, idet den vedrører kommunens forretningsmæssige forhold.
Beslutning:
Godkendt.