Mellem
SAMARBEJDSAFTALE VEDRØRENDE
KOMMUNERNES TILSLUTNING TIL DIGITALISERING AF UDSATTE BØRN OG UNGE (DUBU)
Mellem
(herefter "Kommunen")
og KOMBIT A/S
Xxxxxxxxxxxx 0
2300 København S (herefter "KOMBIT")
INDHOLDSFORTEGNELSE
4 KOMMUNENS ØVRIGE FORPLIGTELSER 4
BILAGSFORTEGNELSE
Bilag 1 : Økonomi – DUBU 3.0
1 FORMÅL
1.1 KOMBIT står over for at skulle genudbyde it-løsningen ”Digitalisering af Udsatte Børn og Unge (DUBU)” (herefter kaldet ”løsningen”), med henblik på fortsat at kunne stille løsningen til rådighed for kommunerne.
1.2 Denne samarbejdsaftale (herefter kaldet "Samarbejdsaftalen") vedrører Kommunens bindende tilsagn om at ville aftage løsningen samt en bemyndigelse til KOMBIT om at forestå udbud af løsningen.
1.3 Har Kommunen tidligere indgået en samarbejds- eller tilslutningsaftale med KOMBIT vedrørende løsningen, erstatter nærværende Samarbejdsaftale den oprindelige.
2 KOMBITS FORPLIGTELSER
2.1 KOMBIT forestår gennemførelsen af udbud vedrørende løsningen, og indgåelse af kontrakten med leverandøren (herefter ”Leverandøren”).
2.2 KOMBIT forpligter sig endvidere til, at:
i) varetage projektledelse på professionel og forsvarlig vis i forbindelse med både Leverandørens udvikling, drift, vedligehold, vedligeholdelse og implementering af løsningen.
ii) forestå kontraktstyring i forhold til Leverandøren med henblik på, at løsningen kan stilles til rådighed for Kommunen på de i kontrakten angivne betingelser, herunder også i forbindelse med evt. senere genudbud.
iii) fremme konkurrencen og kvaliteten ved regelmæssigt at foretage genudbud.
iv) forestå kontinuerlig videreudvikling af løsningen i overensstemmelse med kon- trakten med Leverandøren under hensyntagen til kommunale behov og lovæn- dringer samt de økonomiske forudsætning og rammer.
3 KOMMUNENS FORPLIGTELSER
3.1 Kommunen har ansvaret for at sikre samspil mellem Kommunens egne it-løsninger og løsningen, herunder også i forbindelse med test af funktionalitet ved ibrugtagning af løsningen. Kommunen har herudover ansvaret for at foretage den nødvendige organi- satoriske implementering af løsningen, herunder fx implementering af nye arbejds- gange, så den potentielle gevinstrealisering ved løsningen i størst mulig grad opnås.
3.2 Kommunen forpligter sig til at:
i) samarbejde med KOMBIT med henblik på at fremme udvikling, test og imple- mentering af løsningen.
ii) stille viden og ressourcer til rådighed på rimelig og relevant begæring fra KOM- BIT, samt at besvare spørgsmål, anmodninger og forslag fra KOMBIT vedrø- rende løsningen og dennes implementering hos Kommunen.
iii) udpege en kontaktperson vedrørende løsningen.
iv) foretage lokal it-implementering i Kommunen i forbindelse med løsningen, her- under ved fx oprettelse af brugere, administrator(er), superbrugere og teknisk implementering.
v) deltage i den tilbudte uddannelse med medarbejdere, der er relevante i forhold til løsningen.
vi) aktivt sikre, at Kommunens it-miljø overholder de krav, der er nødvendige for at anvende løsningen.
vii) aktivt medvirke til validering og eventuel korrigering af data, der skal overføres fra eksisterende løsning til løsningen, herunder sikre samspillet mellem Kom- munens egne leverandører (og egne løsninger) og Leverandøren i testforløbet, ligesom Kommunen er ansvarlig for, at testen af egne løsningers kobling til løs- ningen forløber tilfredsstillende
3.3 KOMBIT vil løbende orientere Kommunen om konkrete krav til Kommunens it-miljø, herunder såfremt Leverandøren i sit tilbud anfører krav til kommunernes it -miljø som forudsætning for anvendelse af løsningen.
3.4 Kommunen skal for at være berettiget til at benytte løsningen indgå en ICS-licensaf- tale med Socialministeriet.
4 KOMMUNENS ØVRIGE FORPLIGTELSER
4.1 Ved underskrivelse af Samarbejdsaftalen forpligter Kommunen sig til, på aftalens vil- kår og forudsætninger, at aftage løsningen og alle efterfølgende ændringer til løsnin- gen og betale vederlag som angivet i bilag 1.
4.2 Ved underskrivelse af Samarbejdsaftalen bemyndiger Kommunen KOMBIT til at træffe beslutninger i enhver henseende i relation til gennemførelsen af kommende udbud, herunder i forhold til valg af leverandør.
4.3 Kommunen forpligter sig til alene at anvende løsningen til normal brug i forbindelse med myndighedsudøvelsen.
5 SAMARBEJDE
5.1 KOMBIT er beslutningsdygtig i enhver henseende i relation til udbud af løsningen, samt udvikling, drift, vedligeholdelse, videreudvikling og implementering af løsningen, herunder kontraktstyring. Dette betyder bl.a., at alle indsigelser og andre relevante forhold vedrørende Leverandørens opfyldelse af kontrakten skal videregives til KOM- BIT, som herefter forestår den videre håndtering og opfølgning over for Leverandøren.
5.2 KOMBIT sikrer, at væsentlige beslutninger træffes i samarbejde med styregruppen for løsningen. I styregruppen deltager repræsentanter fra kommunerne og KL.
5.3 Kommunens interesser varetages løbende igennem projektets levetid bl.a. via delta- gelse i referencegrupper, indstationering af kommunale fagkompetencer i projektet og via faglige arbejdsgrupper, der udarbejder indstillinger om fx videreudvikling af løsnin- gen.
5.4 I samarbejdet vil KOMBIT løbende holde Kommunen orienteret om alle væsentlige forhold om løsningen.
5.5 KOMBIT er berettiget til at overdrage sine forpligtelser i henhold til Samarbejdsaftalen til anden offentlig myndighed eller KL.
6 SAMFUNDSANSVAR
6.1 KOMBIT sikrer, at Leverandøren i kontrakten med KOMBIT forpligter sig til at efterleve principperne i KOMBITs ”Politik for samfundsansvar (CSR)”, der er baseret på FN’s Global Compact.
7 VEDERLAG
7.1 Kommunen betaler til KOMBIT et årligt vederlag i henhold til bilag 1.
7.2 KOMBIT opkræver vederlaget én gang årligt i januar, for det pågældende kalenderår. Første vederlag opkræves, når Kommunen gives adgang til løsningen og udgør beta- ling for den resterende del af det pågældende kalenderår.
7.3 KOMBIT sikrer og dokumenterer, at indtægter i forbindelse med iværksættelse og ad- ministration af udbud og kontrakten ikke overstiger de hermed forbundne udgifter. Så- fremt indtægterne overstiger udgifterne, fx ved at flere kommuner tilslutter sig eller på grund af bod fra Leverandøren, vil dette enten betyde, at vederlaget sænkes, eller at de overskydende midler bruges til videreudvikling af løsningen.
7.4 Kommunens eventuelle individuelle udgifter til ydelser, der ikke er omfattet af veder- laget i bilag 1, opkræves løbende af KOMBIT. Dette kan f.eks. være udgifter til dæk- ning af behov for yderligere brevskabeloner, logoer m.m.
7.5 Betalingsfristen er 30 dage efter modtaget faktura. Ved forsinket betaling påløber der renter i henhold til renteloven.
8 PERSONDATABEHANDLING
8.1 Kommunen er dataansvarlig for de oplysninger om Kommunens borgere, der behand- les i løsningen.
8.2 For så vidt angår oplysninger om Kommunens borgere og andre personoplysninger, som Kommunen er dataansvarlig for, og som behandles i løsningen, er KOMBIT i per- sondatalovens forstand databehandler, mens Kommunen er dataansvarlig.
8.3 Der skal indgås en skriftlig databehandleraftale mellem Kommunen og KOMBIT, inden Kommunens personoplysninger vil blive behandlet i løsningen. Databehandleraftalen vil blive fremsendt efterfølgende af KOMBIT. Det vil fremgå af databehandleraftalen, at KOMBIT er databehandler for Kommunen og dermed i relation hertil underlagt Kom- munens instruktionsbeføjelse. Instruktionsbeføjelsen vil være nærmere beskrevet i et bilag til databehandleraftalen.
8.4 Kommunen bemyndiger KOMBIT til at overlade behandlingen af personoplysninger til den eller de leverandører, der skal forestå udvikling og drift m.v. af løsningen i medfør af kontrakten, som dermed kommer til at fungere som underdatabehandler for KOM- BIT.
8.5 Kommunen har ansvaret for, at der er foretaget de krævede anmeldelser af databe- handling til Datatilsynet.
8.6 Kommunen bemyndiger KOMBIT til, i det omfang Datatilsynet eller anden myndighed stiller nye eller ændrede krav, at foretage ændringer i løsningen for imødekommelse heraf.
9 IKRAFTTRÆDELSE OG OPHØR
9.1 Samarbejdsaftalen træder i kraft ved dens underskrift og bortfalder automatisk, når kontrakten med Leverandøren bortfalder eller i øvrigt ophører i tilfælde af opsigelse eller ophævelse. Kontrakten med Leverandøren bortfalder som udgangspunkt ved ud- gangen af 2026, medmindre den forinden er blevet opsagt af KOMBIT til ophør på et tidligere tidspunkt eller forlænget. KOMBIT skal meddele Kommunen tidspunktet for kontraktophøret senest seks (6) måneder forinden.
9.2 Samarbejdsaftalen er uopsigelig for begge parter. KOMBIT kan dog opsige Samar- bejdsaftalen, hvis ændret lovgivning eller andre forhold gør en fortsat drift af løsningen formålsløs.
9.3 KOMBIT kan endvidere opsige Samarbejdsaftalen, såfremt udbud må annulleres, eller hvis kontrakten med Leverandøren må ophæves. KOMBIT giver i givet fald hurtigst muligt skriftlig meddelelse herom til Kommunen.
10 MISLIGHOLDELSE
10.1 Dansk rets almindelige regler om misligholdelse samt erstatningsansvar finder anven- delse med de nedenfor anførte begrænsninger.
10.2 Kommunen er alene berettiget til at kræve afhjælpning af eventuelle oplevede mangler ved løsningen. Kommunen kan derfor ikke gøre andre misligholdelsesbeføjelser gæl- dende i tilfælde af mangler, se dog punkt 10.3 nedenfor.
10.3 Såfremt et erstatningskrav udspringer af, hidrører fra eller på anden måde relaterer sig til Leverandørens misligholdelse af kontrakten, er det en forudsætning for, at Kom- munen kan rejse krav om erstatning over for KOMBIT, at KOMBIT kan gennemføre og inddrive erstatningskravet over for Leverandøren.
10.4 Kommunen kan ophæve denne Samarbejdsaftale, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse af Samarbejdsaftalen fra KOMBITs side.
10.5 En parts samlede erstatning under Samarbejdsaftalen kan ikke overstige et beløb sva- rende til det faste årlige vederlag i de seneste 12 måneder forud for den erstatnings- udløsende begivenhed.
11 KONFLIKTHÅNDTERING
11.1 Tvister vedrørende Samarbejdsaftalen skal så vidt muligt løses i mindelighed mellem parterne.
11.2 Kan tvisten ikke løses i henhold til ovenstående, skal uoverensstemmelsen eskaleres til parternes øverste ledelsesniveauer.
11.3
12 UNDERSKRIFT
12.1 Samarbejdsaftalen underskrives af Kommunen, og et eksemplar i pdf-format returne- res til KOMBIT (xxxx@xxxxxx.xx).
Dato: |
For Kommunen: |
Underskrift |
Navn og titel (med blokbogstaver) |
Dato: | 19. maj 2016 |
Økonomi – DUBU 3.0 (bilag 1)
1. Kommunen betaler et årligt vederlag til KOMBIT for anvendelse af løsningen. Vederlaget dækker omkostninger til Leverandøren af løsningen samt KOMBITs omkostninger for leverancer og ydelser ud over levering af løsningen. Disse er kortfattet beskrevet nedenfor:
• Gennemførelse af udbud og indgåelse af kontrakt med Leverandøren
• Projektledelse i henhold til KOMBITs projektgrundlov
• Afholdelse af fag- og følgegruppemøder
• Kontraktstyring i forbindelse med drift, vedligeholdelse og videreudvikling af løsningen
• Kontinuerlig videreudvikling af løsningen
• Kontinuerlig understøttelse af løsningens drift i samarbejde med Leverandøren
• Brugervejledninger og kursusmateriale i anvendelse af løsningen
• Teknisk dokumentation, herunder beskrivelse og kommunikation af ændringer
• Deltagelse i kommunale netværksgrupper efter nærmere aftale
• For kommuner, der ikke tidligere har været tilsluttet DUBU, tilbydes der det første år efter tilslutningen, et omkostningsfrit 5-dages kursus til uddan- nelse af op til 3 superbrugere. Vederlag for uddannelse af yderligere su- perbrugere opkræves særskilt.
2. Det årlige vederlag opgøres efter antal indbyggere i Kommunen.
3. Danmarks Statistiks indbyggertal per oktober i året før den årlige betaling er bestemmende for vederlaget det kommende år.
4. Beregning af Kommunens vederlag fremgår af nedenstående eksempel: Antal indbyggere i Kommunen (oktober 2017): 10.000.
Pris pr. borger: 10,50 kr.
Kommunens vederlag 2018: kr. 105.000.
Ved et tilslutningsgrundlag svarende til det nuværende antal (2,5 mio. bor- gere) vil tilslutningsprisen pr. borger være kr. 10,50 ved en afskrivning af DUBU 3.0 over 8 år. Dette indebærer, at der en bindingsperiode til løsnin- gen på 8 år.
5. Individuelle ydelser (eksempelvis brevskabeloner, logoer, kurser, sletning af data mv.) er ikke inkluderet i det årlige vederlag og afregnes særskilt med den enkelte kommune.