Betingelser for brug af SKI’s webløsninger
Betingelser for brug af SKI’s webløsninger
APRIL 2024
15032024
Indholdsfortegnelse
2.2 Elektroniske udbudssystemer 4
2.4 Adgangsstyret del af xxx.xxx.xx 4
4 Behandling af personoplysninger 5
5 SKI’s indsamling, opbevaring og brug af data fra webløsninger 5
6 Overholdelse af forpligtelser ved brug af webløsninger 6
11 Fortrolige oplysninger og tavshedspligt 9
1 Generelt
Disse betingelser for brug af SKI’s webløsninger (Betingelser) er en integreret del af abonnementsbetingelserne mellem SKI og Abonnenten, og gælder for de fysiske per- soner, der agerer på vegne af Abonnenten (herefter benævnt ”brugeren/brugere) og er blevet tildelt adgang til SKI’s webløsninger af Abonnenten.
Abonnenten har tiltrådt Betingelserne som en del af abonnementsbetingelserne. Det er Abonnentens ansvar, at dennes brugere til enhver tid er oplyst om gældende Betingel- ser.
2 SKI’s webløsninger
SKI stiller en række webløsninger til rådighed for Abonnenten. De webløsninger, der kræver, at Abonnenten opretter en eller flere brugere, og hvor der skal ske log-in af brugeren for adgang til fuld funktionalitet, er til enhver tid omfattet af nærværende be- tingelser.
SKI’s webløsninger har det overordnede formål at understøtte Abonnentens brug af de offentlige kontrakter, rammeaftaler og dynamiske indkøbssystemer, som SKI udbyder på vegne af Abonnenten i henhold til SKI’s abonnementsbetingelser. I nærværende be- tingelser dækker termen ”aftale/aftalen/aftaler” både offentlige kontrakter, rammeaftaler og dynamiske indkøbssystemer.
Nedenfor er angivet en overordnet kategorisering af SKI’s webløsninger.
2.1 ePortal
ePortal er en webbaseret produktbrowser indeholdende elektroniske kataloger (e-kata- loger) over et sortiment, dvs. produkter og deres priser, der er omfattet af en rammeaf- tale. ePortal giver mulighed for, at Abonnenten kan hente e-kataloger til egne e-han- delssystemer samt generere ordreskabeloner, der kan downloades til brugerens eget it-miljø.
SKI’s ePortal udstiller udelukkende e-kataloger af sortimenter på igangværende ram- meaftaler. Det betyder, at Abonnenten ikke via SKI’s ePortal kan se sortimenter af pro- dukter og priser på rammeaftaler, der er udløbet, men hvor abonnenten evt. har en fort- sat gældende leveringskontrakt.
ePortalen tilgås via xxx.xxx.xx.
2.2 Elektroniske udbudssystemer
Elektroniske udbudssystemer er webbaserede løsninger, der omfatter en fuldt ud elek- tronisk proces, der anvendes af Abonnenten via dennes brugere på de aftaler, der ud- bydes som dynamiske indkøbssystemer.
De elektroniske udbudssystemer tilgås via respektive aftalesider på xxx.xxx.xx.
2.2 Tildelingstools
Tildelingstools er webbaserede løsninger, der stilles til rådighed for Abonnenten og dennes brugere til at foretage tildelinger på SKI’s aftaler, eller på anden måde under- støtter brug af aftalen for Abonnentens og dennes brugere.
Tildelingstools tilgås via respektive aftalesider på xxx.xxx.xx.
2.4 Adgangsstyret del af xxx.xxx.xx
Den adgangsstyrede del af xxx.xxx.xx, giver abonnenten og dennes brugere adgang til at tilgå aftalespecifikke dokumenter og vejledninger bag log-in samt tilslutte sig kom- mende aftaler og deltage i høringer.
Herudover gives adgang til at opdatere brugerprofil. Adgangsstyret del af xxx.xxx.xx tilgås via log-in på xxx.xxx.xx/
3 Adgang til webløsninger
Kun Abonnenten og dennes brugere har lovlig adgang til webløsninger. Abonnenten har som en del af sit abonnement adgang til at anvende webløsninger. Abonnenten opretter og tildeler brugerrettigheder til brugere.
Abonnenten har det fulde ansvar for, at der kun tildeles adgang og rettigheder til bru- gere, der agerer på vegne af Abonnenten ved fx et ansættelsesforhold hos Abonnen- ten.
Abonnenten er ligeledes ansvarlig for at sikre, at brugeradgange lukkes, hvis brugere ikke længere skal agere på vegne af Abonnenten, fx ved ansættelsesforholdets ophør.
Xxxxxxxx er ansvarlig for at beskytte sine kontooplysninger og adgangskode. Abonnen- ten forpligter sig til at underrette SKI øjeblikkeligt om eventuel uautoriseret adgang til abonnentens konti og lukke konto ved uautoriseret adgang.
SKI værner desuden af egen drift om sikkerheden i og om selve løsningen, fx ved at slette brugerens adgang til webløsninger, såfremt SKI vurderer, at brugeren misbruger sin adgang til webløsninger, fx gennem uretmæssig tilegnelse af fortrolige oplysninger om SKI’s leverandører.
4 Behandling af personoplysninger
SKI er dataansvarlig for behandling af personoplysninger om Abonnentens brugere i det omfang, det er nødvendigt for at SKI kan sikre levering af tjenesterne, forbedring af sikkerheden og pålideligheden af tjenesterne, kommunikere med Abonnenten og den- nes brugere og for at SKI kan overholde sine egne retlige forpligtelser.
Parterne skal i øvrigt overholde alle gældende love vedrørende behandling af data.
5 SKI’s indsamling, opbevaring og brug af data fra webløsninger
Abonnenten accepterer, at SKI i forhold til Abonnentens rettigheder har ret til at tilgå og anvende tilbudsdata (fx priser og tilbudte produkter), der måtte blive generet gennem
1 EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2016/679 af 27. april 2016
Abonnentens brug af webløsninger til internt brug samt til brug for beregning af bespa- relsespotentiale.
Abonnenten accepterer, at besparelsespotentiale(r), beregnet på baggrund af tilbuds- data, der måtte blive generet gennem Abonnentens brug af webløsninger, kan offent- liggøres i den udstrækning, at besparelsespotentiale ikke ville kunne undtages aktind- sigt jf. offentlighedsloven.
SKI’s brug af ovenstående oplysninger vil kun ske i overensstemmelse med abonne- mentsbetingelsernes punkt 10.
Abonnenten accepterer, at SKI har ret til at registrere og lagre Abonnentens brug af webløsninger, herunder logge Abonnentens brugeres handlinger i webløsninger.
Abonnenten accepterer, at SKI har ret til at anvende informationer om Abonnentens til- delinger i webløsninger til at kontrollere, at leverandøren indrapporterer korrekt omsæt- ning under aftaler til SKI.
Abonnenten accepterer, at SKI har ret til at anvende informationer om Abonnentens til- delinger i webløsninger til at varetage evt. pligt til efteranmeldelse af indgåede kontrak- ter jf. udbudslovens § 129, stk. 4.
SKI har en tidsubegrænset ret til at gemme Abonnentens data, der måtte hidrøre fra webløsninger, som ikke vedrører personhenførbare oplysninger.
SKI er ikke ansvarlig for lagring af data, som abonnenten har oprettet i en webløsning. Abonnenten er således selv ansvarlig for at sikre datas lagring i eksternt system, lige- som webløsning ikke bør anvendes til journaliseringsformål.
SKI har ret til at slette Abonnentens data, der måtte være genereret via en webløsning såfremt SKI vurderer, at data intet anvendelsesformål har længere fx fordi data i en pe- riode på 3 måneder er uændret. SKI vil bestræbe sig på, men er ikke forpligtet til, at varsko Abonnenten inden sletning.
6 Overholdelse af forpligtelser ved brug af webløsnin- ger
Abonnementsbetingelsernes punkt 11.3 finder tilsvarende anvendelse, hvorfor Abon- nenten fortsat ved anvendelse af webløsninger bærer det fulde ansvar for, at Abonnen- ten har ret til at anvende aftalen og i øvrigt ikke er forpligtet til at anvende en anden af- tale.
Abonnenten såvel som dennes brugere er forpligtede til at anvende webløsninger i overensstemmelse med disse Betingelser samt gældende dansk lovgivning.
Abonnenten bærer ansvaret for alle aktioner, der bliver udført direkte eller indirekte af brugere.
7 Sikkerhed
Abonnenten forpligter sig til at sikre, at forvaltningslovens, straffelovens og persondata- lovens regler og eventuelt anden relevant lovgivning iagttages ved omgang med fortro- lige oplysninger herunder personfølsomme oplysninger.
Det forudsættes ligeledes, at Abonnenten opfylder gældende vejledninger, best prac- tices i relation til håndtering af brugerkonti (herunder brugernavne, passwordlængde, genbrug af password mv.) og opbevaring af relaterede data, samt at der er etableret et veldefineret sæt forskrifter og procedurer for tildeling og håndtering af sikkerhedskriti- ske aktioner, herunder brugeradministration. Abonnenten forudsættes tillige at have defineret en plan for årlig check af sikkerheden i og omkring Abonnentens IT-systemer, herunder tilgangen til de systemer, der er tilgængelige via XXX.xx. Denne undersøgelse forudsættes som minimum at indeholde en gennemgang af alle aktive brugerkonti, di- rectory services og adgangshændelser.
SKI har på ethvert tidspunkt efter anmodning ret til at få udleveret en plan for oven- nævnte.
Hvis der hos Abonnenten opstår mistanke om en kompromittering af sikkerheden hos Abonnenten, for så vidt angår de i nærværende afsnit regulerede forpligtelser, skal Abonnenten straks meddele dette til SKI samt omgående foretage den nødvendige be- vissikring, herunder kopiere loghændelser og anden relevant information til en selv- stændig sikkerhedskopi.
Eksempler på kompromittering af sikkerheden omfatter blandt andet (men ikke udtøm- mende):
• Identitetstyveri – Mistanke om tyveri af en identitet eller personhenførbare infor- mationer hos Abonnenten, der kan lette identitetstyveri.
• Sikkerhedsbrud – Mistanke om brud på Abonnentens sikkerhedssystem eller sikkerhedssystemer hos relaterede parter. Disse brud kan fx tage form af ure- gelmæssigheder i rolletildelinger, mistænkelige brugerkontoaktiviteter eller tab af data.
• Fejl eller mangler – Mistanke om fejlagtig eller mangelfuld omgang med identi- teter eller roller.
Hvis der er mistanke om kompromittering af sikkerheden, har SKI ret til at bede Abon- nenten om at iværksætte en grundig undersøgelse af hændelsen eller hændelserne hos abonnenten.
Abonnenten forventes at samarbejde loyalt med SKI om at begrænse konsekvenserne af en eventuel kompromittering af sikkerheden, herunder at udlevere relevante informa- tioner om denne (herunder eventuelle loghændelser og tilsvarende informationer). Alle korrespondancer og data, der udveksles mellem parterne, skal være konfidentielle mel- lem parterne.
Abonnenten er forpligtet til at rette alle fejl og mangler i relation til sikkerhed, som ved- rører tilgangen til og anvendelsen af webløsninger, inden for en rimelig tid efter disse er konstateret. Abonnenten skal underrette SKI om disse forhold, straks de er konstate- rede, således at Abonnenten i samarbejde med SKI kan træffe de nødvendige foran- staltninger til sikring af webløsninger.
Nærværende punkt i nærværende aftale vil blive eksempelvis håndhævet af SKI i føl- gende tilfælde:
- Hvor Abonnenten foretager brugeradministration via en føderation til SKI’s brugerda- tabase (kræver en særskilt teknisk installation på Abonnentens IT-miljø). Det vil sige, at Abonnenten benytter egen brugerdatabase (Active Directory) til at administrere ad- gange og rettigheder til webløsninger, og hvor kundens brugerdatabase er koblet tek- nisk sammen med SKI’s brugerdatabase (Active Directory Federation Services).
8 Grundlag for ordre
Alle leveringskontrakter indgås, uagtet brugen af webløsningen, direkte mellem Abon- nenten og den juridiske person, som SKI har indgået rammeaftale med/optaget i et dy- namisk indkøbssystem (herefter benævnt ”leverandøren”) og på baggrund af den rele- vante aftales indhold, herunder leveringskontrakten tilknyttet den relevante aftale.
Nærværende betingelser kan således ikke påberåbes i forhold til evt. tvister mellem Abonnent og leverandør i forhold til en konkret indgået leveringskontrakt, ligesom SKI heller ikke bliver part i leveringskontrakter, uagtet at brugeren måtte have anvendt web- løsninger i forbindelse med tildeling og indgåelse af leveringskontrakten.
9 Intellektuel ejendom
Alt indhold på webløsninger, herunder billeder, tekst, illustrationer og logoer, er SKI’s og/eller leverandørens ejendom og beskyttet af gældende immateriel ejendomsret.
Abonnent og/eller brugeren må ikke kopiere, distribuere eller på anden måde bruge SKI’s og/eller leverandørens intellektuelle ejendom uden SKI’s og/eller leverandørens skriftlige tilladelse.
Abonnent accepterer, at SKI opnår delt ejendomsret til Abonnentens materiale, som er offentliggjort via webløsning. Abonnenten accepterer således, at SKI har ret til at dele Abonnentens offentliggjorte udbudsmateriale og lade andre abonnenter benytte ud- budsmaterialet.
10 Ansvarsbegrænsning
I tillæg til abonnementsbetingelsernes punkt 11.3 og 11.4 gælder, at SKI ikke er an- svarlige for skade, tab eller omkostninger, der opstår som følge af brug af webløsnin- ger, medmindre det er pålagt ved gældende lov.
Dette indebærer bl.a. I tillæg til abonnementsbetingelsernes punkt 11.3 at SKI ikke er ansvarlig for følgende forhold i forbindelse med abonnentens anvendelse af webløsnin- ger:
- at en fejl i webløsning medfører en tildeling og/eller indgåelse af leveringskon- trakt i strid med en aftale eller udbudsreglerne, herunder hvor webløsningen måtte fejlkalkulere evalueringspris;
- at en fejl i webløsning medfører, at materiale til grundlag for tildeling er mangel- fuldt og/eller fejlbehæftet;
- at en fejl i webløsning medfører, at materiale til grundlag for indgåelse af leve- ringskontrakt er mangelfuldt og/eller fejlbehæftet;
- at en fejl i webløsning medfører, at udbudsregler overtrædes, herunder men ikke begrænset til, at en frist ikke overholder mindstefrist.
- at en fejl i webløsning medfører, at webløsning er utilgængelig;
- at en fejl i webløsning medfører, at abonnentens materiale genereret og lagret i webløsning måtte gå helt eller delvist tabt.
SKI bestræber sig på at sikre nøjagtigheden og aktualiteten af al information, herunder priser, produktbeskrivelser og tilgængelighed, der vises på webløsninger. Dog kan der opstå fejlskrivninger, unøjagtigheder eller ufuldkommenheder.
SKI forbeholder sig ret til at rette fejlskrivninger, unøjagtigheder eller ufuldkommenhe- der i enhver del af webløsninger, herunder priser, produktbeskrivelser, uden forudgå- ende varsel.
Der tages således generelt forbehold for fejlskrivninger, unøjagtigheder eller ufuldkom- menheder.
SKI bærer ikke ansvar for rigtigheden af de oplysninger, der måtte hidrøre fra leveran- dørens angivelser.
11 Fortrolige oplysninger og tavshedspligt
Webløsninger kan indeholde fortrolig viden angående SKI og leverandørens forret- ningsforhold. Navnlig leverandørens priser og tilbudssammensætning skal i udgangs- punktet behandles som fortrolig information, dog med skyldigt hensyn til regler om akt- indsigt. Det er udelukkende Abonnenten og dennes brugere, der har ret til at få adgang til disse informationer. Dette indebærer, at Abonnenten og dennes brugere ikke må give deres eksterne rådgivere adgang til webløsninger. Abonnenten og dennes brugere er ved anvendelse af webløsninger forpligtet til at holde al fortrolig viden om SKI og le- verandøren, herunder leverandørers priser, hemmelig. Dette indebærer, at Abonnenten og dennes brugere ikke uden forudgående skriftligt samtykke fra SKI og leverandøren må videregive fortrolig information til tredjemand.
Ønsker abonnenten at give eksterne rådgivere adgang til fortrolig information i forbin- delse med en opgave, som rådgiver udfører for abonnent, skal abonnenten indhente accept fra SKI og leverandør med henblik på overholdelse af ovenstående fortrolig- hedsbestemmelse.
Fortrolig information omfatter ikke information, som
• på tidspunktet for modtagelsen var eller som efter modtagelsen er blevet offent- ligt tilgængelig, uden at SKI’s/Abonnentens eller SKI-/Abonnenten organisations tilsidesættelse af fortrolighedsforpligtelsen,
• på modtagelsestidspunktet var eller senere er kommet i den modtagende parts besiddelse uden fortrolighedsrestriktioner, i det omfang den er modtaget fra en tredjemand, som var berettiget til den foretagne videregivelse, fx som følge af reglerne om aktindsigt i forvaltnings- og offentlighedsloven, eller
• ikke efter forvaltningslovens eller offentlighedslovens regler kan undtages akt- indsigt, såfremt Abonnent er underlagt disse regler.
Såfremt tredjemand måtte anmode om aktindsigt i materiale fra webløsninger, som Abonnenten og dennes brugere måtte have liggende, fx fordi Abonnenten og dennes brugere har anvendt materialet i et miniudbud eller direkte tildeling på rammeaftaler, er Abonnenten forpligtet til at foretage partshøring af såvel SKI som den leverandør, hvis oplysninger, der er anmodet om aktindsigt i, forinden Abonnenten måtte udlevere ma- terialet.
Abonnenten og dennes brugere må alene anvende informationer, dokumenter og ma- terialer på webløsninger angående tilbud fra leverandører til brug for gennemførsel af tildelinger af leveringskontrakter under aftaler. Abonnenten og dennes brugere må så- ledes ikke videregive fortrolige oplysninger til tredjemand eller anvende fortrolige oplys- ninger angående leverandøren til opbygning af databaser.
Staten og Kommunernes Indkøbsservice
Montagehallen ▪ Pakkerivej 6 ▪ 2500 Valby ▪ Telefon x00 00 00 00 00