Resultataftale 2019
Resultataftale 2019
Resultataftale 2019
for Helsingør Stift
1. Præsentation
1.1. Det formelle grundlag for stiftsadministrationens virke
Denne aftale vedrører Helsingør Stiftsadministrations opgavevaretagelse. Stiftsad- ministrationen varetager administrative opgaver dels under biskoppens ledelse og dels under ledelse af stiftsøvrigheden, der består af biskoppen og stiftamtmanden i forening.
Stiftsadministrationen er endvidere sekretariat for stiftsrådet.
Stiftsadministrationen rådgiver menighedsråd og provstiudvalg i forhold til deres opgavevaretagelse, og samarbejder med Kirkeministeriet, Landsforeningen af Me- nighedsråd og andre kirkelige institutioner om folkekirkelige udviklingsopgaver m.v.
Stiftsadministrationen varetager opgaver vedrørende rådgivning, folkekirkens økonomi, folkekirkens styrelse og folkekirkens personale.
Helsingør Stift er et af landets 10 stifter. Biskoppen har en gejstlig tilsynsfunktion for stiftet, men biskoppens gejstlige opgaver er ikke omfattet af denne aftale. Bi- skoppen bestyrer bl.a. den del af fællesfonden, der vedrører Helsingør Stift.
Stiftsøvrigheden, der består af biskoppen og stiftamtmanden fører tilsyn med me- nighedsrådenes forvaltning af kirker, kirkegårde. Stiftsøvrigheden godkender æn- dringer i kirkebygninger, som er mere end 100 år samt udvidelser og anlæggelse af kirkegårde. Stiftsrådet er desuden ansvarligt for forvaltning af stiftsmidlerne og udskrivning og forvaltning af det bindende stiftsbidrag.
1.2. Formålet med stiftsadministrationens virke
Stiftsadministrationens virke kan opsummeres i en række hovedformål:
1. Rådgivning: Stiftsadministrationen yder juridisk og administrativ rådgivning til biskop i sager vedrørende præster og menighedsråd. Herudover rådgives menig- hedsråd og provstiudvalg i forbindelse med byggesager, herunder igangsætning af byggesagen. Stiftsadministrationen er servicefunktion over for stiftets provstiud- valg i lejesager, i sager vedrørende bortforpagtning af præstegårdsbrug, ved køb og salg af arealer til brug for kirke og kirkegård og andre ad hoc opgaver. Stiftsad- ministrationen rådgiver menighedsråd og provstiudvalg i personalesager og øko- nomiforhold. Der ydes endvidere rådgivning vedrørende gravstedsområdet, her- under kirkegårdsvedtægter og – takster.
2. Folkekirkens styrelse: Stiftsadministrationen varetager administrative opgaver for biskoppen i relation til rammerne for den kirkelige betjening af folkekirkens menigheder, herunder giver juridisk vejledning til biskoppen i sager om brug af folkekirkens kirker, fortolkning af menighedsrådsloven og menighedsrådsvalglo- ven og ansættelsesretlige forhold for præster. Stiftet varetager sekretariatsfunktio- nen for stiftsøvrigheden i forbindelse med godkendelsessager vedrørende kirker og kirkegårde, tilsynet med menighedsrådene og behandling af plansager. Stiftsad- ministrationen varetager sekretariatsfunktionen for stiftsrådet. Stiftsadministrati-
onen samarbejder med Kirkeministeriet, Landsforeningen af Menighedsråd og an- dre kirkelige institutioner om folkekirkelige udviklingsopgaver m.v. Stiftsøvrighe- den varetager sammen med provstiudvalget tilsynet med menighedsrådenes øko- nomiske forvaltning efter de bestemmelser, der er fastsat herom.
3. Folkekirkens personale: Stiftsadministrationen udfører administrative opgaver i forbindelse med de ansatte ved kirker og kirkegårde samt på præsteområdet, f.eks. godtgørelse og lønforhold. Endvidere administreres løn og tjenstlige ydelser for præsterne, stiftspersonale og rådgivning om pensionsudbetalinger til fratrådte kir- kefunktionærer. Herudover ydes bistand i sager om personaleforhold ved kirker og kirkegårde i forbindelse med ansættelse, lønfastsættelse og afskedigelse.
4. Folkekirkens økonomi: Stiftsadministrationen varetager budget- og regnskabs- opgaver i forbindelse med forvaltning af bevillinger fra fællesfonden, stiftsbidraget og stiftskapitalerne.
5. Helsingør Stiftsadministration varetager følgende særlige opgaver for Folkekir- kens Selvforsikringsordning:
• Den generelle administration af selvforsikringsordningen for så vidt angår ting-, brand- og arbejdsskader. Dette omfatter i hoved- træk følgende opgaver:
o Kundekontakt
o Kontakt med Arbejdsskadestyrelsen
o Journalisering
o Sagsbehandling
o Anvisning af forsikringserstatning/afslag på erstatning
o Regressager, salg af fundne genstande, kontanterstatnin- ger, erstatningskrav mod kendt skadevolder samt sik- ringsrådgivning.
o Udviklingsopgaver
2. Mål og resultatkrav
Helsingør Stiftsadministration skal i 2019 opfylde følgende:
2.1 Fælles mål
2.1.1 Stiftsadministrationernes opgavevaretagelse
Stiftsadministrationernes opgavevaretagelse | |
Mål: Kvalitetssikring af brugen af F2 | |
Resultatkrav Stiftsadministrationerne skal kvalitets- sikre at arbejdsprincipperne i F2 følges korrekt i stiftet samt i stiftets provstier. Kirkeministeriet vil en gang i kvartalet lave et udtræk af stifternes og provstier- nes akter og sager fra F2. Delmål 1: I forbindelse med de udsendte udtræk til stiftet udsendes også et bilag til opfølgning på kvalitetssikring af data, som indeholder de parametre der skal måles på. Bilaget vedrører kun kvalitetssikringen i stiftsad- ministrationen. Stiftsadministrationerne skal aflevere det udfyldte bilag til ministeriet i forbindelse med budgetopfølgningerne hhv. 24. april, 24. august og 24. oktober, og med afleve- ringen af årsrapporter. Delmål 2: Stiftsadministrationen skal hvert kvartal, i samarbejde med provstierne, sikre at der gennemføres en kvalitetssikring af brugen af F2 i provstierne. Stiftsadministrationen skal i det udsendte bilag beskrive, hvordan kvalitetssikringen er gennemført. | Målpunkter og skalering Delmål 1: • Målet er opfyldt, hvis alle bilag til kvalitetssikring er indsendt retti- digt og hele bilaget er udfyldt. • Målet er delvist opfyldt, hvis ét af bilagene ikke er indsendt rettidigt. Eller hvis ikke bilaget er udfyldt fyldestgørende. • Målet er ikke opfyldt, hvis to eller flere af bilagene ikke er indsendt rettidigt. Eller hvis bilagene ikke er udfyldte. Delmål 2: • Målet er opfyldt, hvis der i alle kvartaler er gennemført kvalitets- sikring i samarbejde med prov- sterne. • Målet er delvist opfyldt, hvis der i ét af kvartalerne ikke er gennem- ført kvalitetssikring i samarbejde med provstierne. • Målet er ikke opfyldt, hvis der i to eller flere af kvartalerne er gen- nemført kvalitetssikring i samar- bejde med provstierne. |
2.1.2 Stiftsadministrationernes opgavevaretagelse
Stiftsadministrationernes opgavevaretagelse | |
Mål: Succesfuld implementering og forankring af ”Ny præst ” i stifterne | |
Resultatkrav Delmål 1 Hvert stift vælger forinden iværksættelsen af ”Ny præst” om de vil anvende mini- mumsmodellen for introduktion af den nye præst, eller om de vil anvende en udvi- det model. Den valgte model er udgangs- punktet for resultataftalen. Resultatkravet er at alle præster, der før- ste gang ansættes i folkekirken som præst med en ansættelseskvote på 50% eller derover kommer igennem den af stiftet valgte introduktionsmodel indenfor de i modellen fastsatte tidsrammer. Delmål 2 Det er helt centralt, at der på det organisa- toriske plan sker en koordinering af arbej- det i stifterne og i FUV. Uddannelseskoor- dinatoren er en helt central bærer af denne viden, men for at understøtte den fælles forventningsafstemning og vidende- ling, er det vigtigt at centrale aktører i både stifter og FUV indgår som aktive medspillere i opgaveløsningen. Derfor sættes ”Ny præst” på som et fast dagsordenspunkt på alle møder mellem bi- skop og provster i 2019 ligesom der afhol- des en fælles temadag mellem FUV og stif- terne med deltagelse af uddannelseskoor- dinatorer, biskopper, provster (udvalgte?) og stiftskontorchefer senest i 4. kvartal 2019. | Målpunkter og skalering Delmål 1 • Målet er opfyldt, hvis 90% af de nyansatte præster har været igen- nem hele forløbet indenfor de fast- satte tidsfrister med udgangen af 2019. • Målet er delvist nået, hvis 75% af de nyansatte præster har været igennem hele forløbet indenfor de fastsatte tidsfrister med udgangen af 2019. • Målet er ikke nået, hvis 74% eller derunder har været igennem hele forløbet indenfor de fastsatte tids- frister med udgangen af 2019 Delmål 2 • Målet er opfyldt, hvis ”Ny præst” har været på som et punkt på 80% af møderne mellem biskopper og provster i stifterne i 2019, og der har været afholdt et fælles møde med FUV og stifterne inden udgan- gen af 4. kvartal 2019. • Målet er delvist opfyldt, hvis punk- tet ”Ny præst” har været på dags- ordenen på mindre end 80% af møderne mellem biskopper og provster i 2019 eller hvis der ikke har været afholdt et fælles møde med FUV og stifterne inden udgan- gen af 4. kvartal 2019. • Målet er ikke opfyldt, hvis punktet ”Ny præst” har været på mindre |
end 80% af møderne mellem bi- skopper og provster i 2019 og der ikke har været afholdt et fælles møde med FUV og stifterne inden udgangen af 4. kvartal 2019. |
2.1.3 Byggesager
Byggesager | |
Mål: Hurtig og effektiv sagsbehandling | |
Resultatkrav Stiftsøvrigheden har godkendelseskompe- tencen i en række sager efter lov om folke- kirkens kirkebygninger og kirkegårde. Be- handlingen af sagerne skal - under hensyn til konsulenthøring – ske hurtigt og effek- tivt. Der måles på den samlede behandlingstid hos stiftsadministrationen og konsulenter, samt på sagsbehandlingstiden i stiftsadmi- nistrationen alene. | Målpunkter og skalering Mål 1 • Målet er opfyldt, hvis sagsbehand- lingstiden isoleret set i stiftsadmi- nistrationen i 85% af sagerne sker indenfor 35 kalenderdage. • Målet er delvist nået, hvis sagsbe- handlingstiden isoleret set i stifts- administrationen i 70% af sagerne sker indenfor 35 kalenderdage. • Målet er ikke nået, hvis sagsbe- handlingstiden isoleret set i stifts- administrationen i mindre end 70% af sagerne sker indenfor 35 kalenderdage. Mål 2 • Målet er opfyldt, hvis 85% af alle byggesager er godkendt inden for 105 kalenderdage. • Målet er delvist opfyldt, hvis mere end 70% af alle byggesager er god- kendt inden for 105 kalenderdage. • Målet er ikke nået, hvis 70% eller mindre af sagerne er godkendt in- den for 105 kalenderdage. |
2.2. Specifikke mål for Helsingør stift
Helsingør Stift har følgende specifikke mål for en stiftsdiakonikonsulent og for For- sikringsenheden:
Forsikringsenheden har følgende specifikke mål for 2019:
2.2.1 Forsikringsenheden – Opstilling af mål for sagsbehandlingstid
Udviklingsmål – Opstilling af mål for sagsbehandlingstid | |
2-årigt mål: Det er centralt for Forsikringsenhedens virke, at menighedsrådene ople- ver, at de får en god og effektiv sagsbehandling. For at sikre dette, vil Forsikringsenhe- den udvikle et system til måling af sagsbehandlingstiden. Ved at gøre sagsbehandlingsti- den målbar, dannes der grundlag for et resultatmål om sagsbehandlingstid i resultataf- talerne for 2019 og frem. | |
Resultatkrav 2019: Forsikringsenheden skal senest ved ud- gangen af 1. kvartal 2019 have udarbejdet en metode til at foretage en troværdig må- ling af sagsbehandlingstiden på sagsni- veau. Metoden testes løbende, hvorefter der se- nest ved udgangen af maj 2019 skal være udarbejdet resultatmål for sagsbehand- lingstiden i Forsikringsenheden for hen- holdsvis 2. halvår 2019 samt 2020 | Målepunkter og skalering • Er begge resultatkrav opfyldt retti- digt anses målet for opfyldt • Er ingen eller kun ét af de to resul- tatkrav opfyldt anses målet ikke for opfyldt. |
2.2.2 Forsikringsenheden – Skadesanmelders brug af IT-systemet
Skadesanmelders brug af IT-systemet | |
2-årigt mål: I forbindelse med implementeringen af IT-systemet er det hensigten, at sagsbehandlingen i Forsikringsenheden skal omfatte færrest mulige manuelle arbejds- opgaver. Dette skal opnås ved at kendskabet til IT-systemet udbredes til brugerne, såle- des at fremtidige anmeldelser og kommunikation med skadeanmelder sker via IT-syste- met. | |
Resultatkrav 2019: | Målepunkter og skalering • Er begge resultatkrav opfyldt retti- digt anses målet for opfyldt |
Forsikringsenheden skal senest ved ud- gangen af 1. kvartal 2019 have udarbejdet en metode til at foretage en troværdig må- ling af skadeanmelderes brug af IT-syste- met. Forsikringsenheden skal herefter ved ud- gangen af 2. kvartal 2019, lave en procent- mæssig opgørelse af skadeanmelderes brug af IT-systemet. 2020: Ved udgangen af 4. kvartal 2020 skal an- tallet af ”ikke-brugere” af IT-systemet være reduceret med 50 % i forhold til ud- gangen af 2. kvartal 2019 | • Er ingen eller kun ét af de to resul- tatkrav opfyldt anses målet ikke for opfyldt. |
2.3. Specifikke mål for Helsingør stift
Helsingør Stift har følgende specifikke mål for 2019:
2.3.1 At ruste menighedsråd til at tage diakonale initiativer.
3-årigt mål: At ruste menighedsråd til at tage diakonale initiativer. | |
Stiftsrådet har ansat en halvtids stiftskonsulent for diakoni, der skal give menighedsrå- dene rådgivning, inspiration og gode redskaber til at tage lokale initiativer i arbejdet med diakoni i sognene eller på provstiplan. Diakonikonsulenten skal bl.a. besøge menighedsrådene, give sparring, rådgive provsti- erne og formidle kontakt til andre aktører, herunder FUV. Opgaverne for stiftskonsulenten for diakoni prioriteres af Diakoniudvalget med refe- rence til biskoppen og Stiftsrådet. | |
Resultatkrav Delmål 1: Diakoniudvalget har grupperet målsætnin- ger indenfor nedenstående 4 indsatsområ- der, hvor der er defineret såvel målbare som ikke målbare resultatmål: - Synliggørelse - Analyse | Målepunkter og skalering Krav til målopfyldelse for enkelte delmål: Delmål 1: · Såfremt minimum 90% af de opstillede mål er opfyldt, anses målet som opfyldt |
- Netværksbygning - Uddannelse Følgende fire definerede resultatmål vur- deres som målbare og følgelig måles der på disse: - En månedlig artikel om en diakonal ind- sats i stiftet formidlet gennem stiftets egne medier. Målepunkt: 8 artikler - mindst 4 stk. pr. halvår. - Besøge et diakonalt initiativ bredt fordelt i stiftet, så vidt muligt i hvert af provsti- erne. Målepunkt: 10 notater til udvalget - mindst 5 stk. pr. halvår. - Udarbejde og udbyde korte kurser om di- akoni på basis af analysearbejde (ikke mål- bart resultatmål). Målepunkt: 1 kursus udbydes i foråret og 2 kurser i efteråret 2019. - Udarbejde undervisningsmateriale til konfirmandundervisning. Målepunkt: Udgivet på konfirmandcen- xxx.xx inden 1.8. | · Såfremt minimum 75% af de opstillede mål er opfyldt, anses målet som delvist opfyldt · Såfremt mindre end 75% af de opstil- lede mål er opfyldt, anses målet som ikke opfyldt |
3. Resultataftalens generelle vilkår og påtegning
Resultataftalen indgås mellem Kirkeministeriet og Helsingør Stift. Det skal præci- seres, at det aftale- og kontraktlignende begreb, der anvendes i denne resultataf- tale, ikke udgør en kontrakt i egentlig aftaleretlig betydning. Kirkeministeren har det sædvanlige parlamentariske ansvar under hensyntagen til, at Helsingør Stift er en selvstændig institution. Gældende lovgivning og hjemmelskrav, bevillingsregler, budget- og regnskabsregler, overenskomster m.v. skal følges, medmindre der på sædvanlig måde er skaffet hjemmel til fravigelse.
Stiftsadministrationen er forpligtet til løbende at følge op på målopfyldelse, og der skal indgå en vurdering heraf i den kvartalsvise budgetopfølgning til Kirkeministe- riet. Efter udløbet af kalenderåret udarbejder Helsingør Stift en analyse og vurde- ring af institutionens opfyldelse af de for kalenderåret fastsatte resultatkrav. Den endelige afrapportering foretages i årsrapporten.
Eventuel genforhandling af resultataftalen kan finde sted, såfremt der sker væsent- lige ændringer i det grundlag, hvorpå resultataftalen er indgået. Helsingør Stift har pligt til at tage initiativ til genforhandling, såfremt stiftet bliver opmærksomt på så- danne forhold.
Resultataftalen træder i kraft d. 1. januar 2019 Dato: 28. november 2018
Biskoppen Xxxxxxxxxxxxxxxxxx
Xxxx-Xxxxx Xxxxx
4. Faktaark om stiftsadministrationen
4.1. Hovedopgaver
Stiftets hovedopgaver falder indenfor følgende områder: Rådgivning, Folkekirkens styrelse, Folkekirkens personale og Folkekirkens økonomi, hvortil kommer opga- ver på særlige områder.
4.2. Ressourceoversigt
Ressourcebudgettet for 2019 for Stiftsadministrationen bygger på de realiserede tal for 2018 (til og med 31. oktober) med en tilpasning af medarbejdersammensæt- ningen. Sammensætningen af arbejdsopgaverne i stiftsadministrationen forventes i al væsentlighed at være uændrede i forhold til 2018, dog er der foretaget enkelte korrektioner, hvor det er skønnet relevant. Driftsbevillingen for 2019 svarer til de tal, som blev oplyst som rammebevilling d. 5. april 2018.
Ressourcebudgettet for 2019 for Forsikringsenheden tager tilsvarende udgangs- punkt i de realiserede tal for 2018, dog med en beskeden nedjustering, idet imple- menteringen af nyt IT-system forventes at effektivisere sagsbehandlingen betyde- ligt.
Grundet storme i såvel efteråret 2013 som i efteråret 2015, har Forsikringsheden imidlertid oplevet, at der med kort varsel kan ske et øget arbejdspres, hvilket tidli- gere har medført et behov for at ansætte vikarer. Stiftet har nu uddannet egne an- satte til at agere beredskab, såfremt det måtte blive nødvendigt
Driften i Forsikringsenheden forventes at balancere. Dette fordi der, som anført, forventes et fald i udgifterne i takt med at der opnås en effektiviseringsgevinst, som følge af IT-systemets implementering. Da mængden af sager ikke kendes, er der indsat driftsindtægter i tabellen svarende til udgifterne. Forventede indtægter fra ekstraopgaver ikke medregnet.
Helsingør Stift Stiftsadministrationen | 2019 | |
Årsværk | Udgift (1.000 kr.) | |
Nettoudgift i alt | 6.809 | |
Driftsindtægter i alt | -518 | |
Bruttoudgift i alt | 7.327 | |
Driftsudgifter i alt | 2.068 | |
Lønudgifter i alt | 5.259 | |
Årsværk i alt | 10,58 | |
Fordeling årsværk/bruttoudgifter | ||
Personaleopgaver for eksterne | 1,80 | 1.247 |
Løn kirkefunktionærer | - | - |
Løn præster inkl. FLØS | 0,88 | 609 |
Ansættelse af præster | 0,42 | 291 |
Uddannelseskons. præster | 0,50 | 346 |
Styrelse | 2,67 | 1.849 |
Sekretariat for stiftsudvalg | 0,16 | 111 |
Sekretariat for stiftsråd | 0,18 | 125 |
Byggesager vedrørende sogne | 0,25 | 173 |
Tilsyn og godkendelser (stiftsøvrighed og biskop | 0,48 | 332 |
Sekretariatsfunktion for biskoppen | 1,58 | 1.094 |
Opgaver under bindende stiftsbidrag | - | - |
Legater og fonde | - | - |
Valg af menighedsråd | 0,02 | 14 |
Valg af stiftsråd | - | - |
Valg af biskop | - | - |
Rådgivning | 1,47 | 1.018 |
Rådgivning vedrørende kirkefunktionærer | 1,10 | 762 |
Rådgivning af menighedsråd og provstiudvalg | 0,35 | 242 |
Rådgivning af MR xxxx. lån, gravsted og kap.adm. | 0,02 | 14 |
Økonomiopgaver for eksterne | 0,07 | 48 |
Kapitalforvaltning, reg. gravsteder og lånesager | 0,07 | 48 |
PUK og provstirevision | - | - |
Administration og hjælpefunktioner | 4,57 | 3.165 |
Løn stift | - | - |
Regnskab stift (stiftets fællesfondregnskab) | 0,60 | 416 |
Personalesager (stiftspersonale) | 0,02 | 14 |
Generel ledelse | 0,59 | 409 |
Intern administration | 1,00 | 693 |
Hjælpefunktion - ejendomme/lejemål | 0,70 | 485 |
Hjælpefunktion - acadre og post | 1,00 | 693 |
ESDH projekt | 0,23 | 159 |
Øvrige hjælpefunktioner | 0,03 | 21 |
Egen uddannelse/kompetenceudvikling | 0,40 | 277 |
Helsingør Stift Forsikringsenheden | Forsikringsenheden 2019 | Heraf Helsingør Stift 2019 | ||
Årsværk | Udgift (1.000 kr.) | Årsværk | Udgift (1.000 kr.) | |
Nettoudgift i alt | - | - | ||
Driftsindtægter i alt | -1.414 | -707 | ||
Bruttoudgift i alt | 1.414 | 707 | ||
Driftsudgifter i alt | 242 | 121 | ||
Lønudgifter i alt | 1.172 | 586 | ||
Årsværk i alt | 2,93 | 1,38 | ||
Fordeling årsværk/bruttoudgifter | ||||
Generelle opgaver | 0,17 | 78 | - | - |
Generelle opgaver | 0,13 | 59 | - | - |
Regres | 0,04 | 18 | - | - |
Tingskade | 1,91 | 931 | 1,06 | 543 |
Kundekontakt | 0,11 | 54 | 0,06 | 31 |
Sagsbehandling | 1,80 | 877 | 1,00 | 512 |
Arbejdsskade | 0,69 | 324 | 0,16 | 82 |
Kundekontakt | 0,02 | 10 | 0,01 | 5 |
Sagsbehandling | 0,67 | 314 | 0,15 | 77 |
Administration og hjælpefunktioner | 0,16 | 82 | 0,16 | 82 |
Intern Administration | 0,15 | 77 | 0,15 | 77 |
Egen kompetenceudvikling | 0,01 | 5 | 0,01 | 5 |