Contract
Samarbejdsaftale mellem Langeland Kommune og Svendborg Kommune vedr. produktion af kølemad produktion til hjemmeboende borgere
Det tværkommunale samarbejde vedr. produktion af kølemad til hjemmeboende borgere er indgået mellem:
Langeland Xxxxxxx Xxxxxxxxxx 0
5900 Rudkøbibg
Svendborg Kommune Ramsherred 5
5700 Svendborg
1. FORMÅL MED SAMARBEJDET
Med denne aftale indgår Svendborg Kommune og Langeland Kommune (Kaldet ”parterne”) i et tværkommunalt samarbejde omkring produktion af kølemad til hjemmeboende borgere, som de to kommuner er forpligtiget til at løse jf. servicelovens §83.
Formålet med samarbejdet er i fællesskab at producere mad til hjemmeboende borgere i de to kommuner i høj kvalitet til lave økonomiske omkostninger. Formålet er endvidere i fællesskab løbende at udvikle madtilbuddet til hjemmeboende borgere og på den måde hele tiden tilpasse madtilbuddet, så det understøtter rehabiliteringen af borgerne, at borgerne kan blive boende i eget hjem samt at fremme sundhed og forebygge indlæggelser via en god ernæring.
2. SAMARBEJDETS OMFANG
Samarbejdet omfatter produktion af mad til hjemmeboende borgere i de to kommuner. Herunder
• Produktion af fuldkost og diæter i henhold til den nationale kosthåndbog
• Håndtere kundebestillinger
• Telefonbetjening af borgere
• Udvikling af madtilbuddet, så det afspejler borgernes behov og opfylder de løbende reviderede målsætninger og krav opstillet hertil i den nationale kosthåndbog.
Parterne er hver for sig ansvarlige for varetagelse af følgende opgaver i de respektive kommuner:
• Visitation af hjemmeboende borgere i de respektive kommuner til modtagelse af madservide
• Opstartsbesøg hos borgere i de respektive kommuner. Ved besøget introduceres borgerne til madkonceptet, opvarmningsmetoder, priser, procedurer osv.
• Madudbringning til egne borgere
• Kostvejledning af egne borgere.
Der vil være en løbende koordinering af disse opgaver.
Under varetagelsen af ovenstående opgaver er parterne i det hele enige om at sikre, at de konkrete opgaver i samarbejde skal ske på en måde, der støtter op om og sikrer Det Gode Madhus gode omdømme.
Langeland Kommune forpligtiger sig til at købe ift den produktionsform der er i Svendborg Kommune.
3. ORGANISERING AF OPGAVER
3.1 STYREGRUPPE
Der etableres en fælles styregruppe for samarbejdet. Styregruppen består af
• Daglig leder af Det Gode Madhus
• Centerchefen i Langeland Kommune
• Ældrechefen i Svendborg Kommune
Styregruppen kan ad hoc invitere andre ind i styregruppen. Leder af Det Gode Madhus står for dagsordener og referater.
Styregruppen afholder møde mindst 1 x årligt - alle i styregruppen kan indkalde til ekstra møder.
Alle overordnede og principielle beslutninger, som har betydning for økonomi og serviceniveau skal forelægges styregruppen, eksempelvis:
• Udarbejdelse af fælles information til hjemmeplejen i de to kommuner
• Indsamling og deling af erfaringer med opstartsbesøg og kostvejledning til borgerne.
• Større udviklingsprojekter
• Forhold af betydning for økonomien i samarbejdet, jf afsnit 7.
• Væsentlige ændringer ift arbejdsgange
• Årlig evaluering
3.2 DAGLIG DRIFT
Leder af Det Gode Madhus har ansvaret for den daglige drift og udviklingen af den daglige drift.
Lederen af Det Gode Madhus er ansat i Svendborg Kommune og har reference til Svendborg Kommune.
Ved eventuel ansættelse af ny leder i Det Gode Madhus, vil Langeland Kommune indgå i ansættelsesudvalget.
Leder af Det Gode Madhus har et løbende og tæt samarbejde med de nøglepersoner, der har ansvar for opstartsbesøg hos borgere, kontakt til hjemmeplejen og akutudbringning til borgere i forbindelse med bl. a. indlæggelse, kostvejledning og madudbringning.
Alle medarbejdere, som indgår i produktionen af mad til hjemmeboende i det tværgående samarbejde, er ansat i Svendborg Kommune. Det er den daglige ledelse i Det Gode Xxxxxx som har ansvaret for at ansætte og tilpasse personaleantal og kompetencesammensætning i forhold til at sikre den bedste og økonomisk mest forsvarlige drift.
Chauffører er ansat i hver af de to kommuner.
4. PRODUKTIONSSTED
Produktionen af maden foregår i Det Gode Madhus, Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx.
5. MADEN OG SERVICENIVEAU
Der er samme menuvalg i de to kommuner, ligesom de to kommuner har samme madtilbud til borgerne.
Maden produceres efter de til enhver tid gældende normer og retningslinjer for mad til målgruppen, således at kommunerne via det tværkommunale samarbejde kan leve op til kommunernes forpligtigelse til at kunne levere i henhold til den nationale kosthåndbog.
Det etableres et Brugerråd i forhold til det Gode Madhus, bestående af brugere fra de 2 kommuner, 2 repræsentanter fra hvert ældreråd og medarbejdere fra plejecentre i Svendborg Kommune.
De to kommuner har hver især ansvar for politisk godkendelse af kvalitets- og priskrav.
6. UDBRINGNING OG BILER
De to kommuner er selv ansvarlige for biler og udbringning af madservice til borgere i de respektive kommuner, herunder ansættelse af chauffører samt anskaffelse af kølebiler. Men henblik på at sikre optimal drift er parterne enige om, når det er muligt, at stille kølebiler til rådighed for hinanden i forbindelse med service, reparation og andet.
Afhentningstidspunkter fastlægges i samarbejde med leder af Det Gode Madhus med henblik på hele tiden at have så optimalt et produktionsflow som muligt.
Leder af Det Gode madhus har en løbende dialog og koordinering med chaufførerne, således at chaufførerne har et godt kendskab til madtilbuddet og borgernes tilbagemeldinger til chaufførerne bliver videreformidlet til Det Gode Madhus.
Ved fejlpakning betaler Svendborg Kommune for det ½ af den øgede udgift til kørsel til Langeland kommune, når den fejlpakkede varer afhentes i Svendborg.
7. ØKONOMI OG ADMINISTRATION
Svendborg Kommune har det driftmæssige ansvar for samarbejdet og udarbejder budget og regnskab.
Afregningspriser vil blive beregnet på baggrund af de langsigtede gennemsnitlige omkostninger jævnfør bekendtgørelse nr. 1.576 af 27. december 2014 og vejledning. Nr. 9.341 af 8. maj 2015 - vejledning om hjælp og støtte efter serviceloven, punkt 157-169 eller efter det til enhver tid gældende lovgrundlag. Priserne reguleres 1 x årligt. Svendborg Kommune meddeler Langeland Kommune den forventede afregningspris (Produktionspris) for det følgende kalenderår senest 1. september.
Svendborg Kommune laver en månedlig afregning og en årlig opgørelse over omkostningsfordelingen.
På det årlige styregruppemøde gennemgår de to kommuner økonomien i det tværkommunale samarbejde, samt beregningen af afregningspriserne. Desuden drøfter og inddrages styregruppen i forhold til overordnede beslutninger, der påvirker økonomien og effektiviteten hos Det Gode Madhus
Langeland Kommune afholder engangsudgifter til licencer og konvertering af data mv i forbindelse med etableringen af samarbejdet.
8. BETALING
Afregning mellem borger og Svendborg Kommune og Langeland Kommune og Svendborg Kommune, foregår 1 gang om måneden.
Faktura fremsendes hurtigst muligt i den efterfølgende måned, med forfald 30 dage netto. Afregning skal gennemføres så enkelt og effektivt som muligt.
9. DATASIKKERHED
Svendborg Kommune agerer som databehandler for Langeland Kommune i relation til de personoplysninger om borgere i Langeland Kommune, Som Svendborg Kommune modtager til brug for varetagelse af opgaver for Langeland Kommune.
Parterne indgår i den forbindelse en databehandler aftale.
10. ÆNDRINGER I SAMARBEJDSAFTALEN
Ændringer og tilpasninger af nærværende samarbejdsaftale forudsætter udarbejdelse af skriftlige tillæg til denne aftale, som skal tiltrædes særskilt af henholdsvis Langeland Kommune og Svendborg Kommune.
Begge kommuner er åbne og positivt indstillede overfor at åbne samarbejdet op, således at yderligere en eller flere kommuner kan indgå i samarbejdet. En udvidelse af samarbejdet betragtes af parterne som en ændring af samarbejdsaftalen.
11.SAMARBEJDSAFTALENS LØBETID OG OPHØR
11.1 LØBETID OG OPSIGELSE
Samarbejdsaftalen træder i kraft den 01.11.19 og er fortløbende indtil en af parterne opsiger samarbejdsaftalen. Parterne er enige om, at en eventuel udtrædelse af samarbejdsaftalen skal ske under hensyntagen til kommunernes forpligtigelse til at kunne levere madservice til hjemmeboende borgere og muligheden for at kunne tilpasse antallet af medarbejdere. Parterne er endvidere enige om, at en udtrædelse af samarbejdsaftalen skal udmeldes til den anden part med 10 måneders varsel til den første i måneden. Det er muligt for parterne af aftale en kortere frist for samarbejdets ophør, hvis der blandt parterne er enighed herom.
Med det angivne varsel er der taget højde for produktionstilpasninger som følge af samarbejdsaftalens ophør, så parterne ved en opsigelse af samarbejdsaftalen ikke kan rette krav mod hverandre da der er taget højde for eventuelle krav ved fastsættelse af opsigelsesvarsel.
Svendborg Kommune ejer bygninger og inventar, hvorfor der ved opløsning af samarbejdet ikke vil blive udbetalt en andel af værdien til Langeland Kommune, med mindre der i løbet af samarbejdets løbetid foretages særskilte eller fælles
investeringer efter fælles aftale. I givet fald indskrives dette som et tillæg til denne aftale.
Ved tvister er parterne indstillet på og forpligtiget til at løse disse i mindelighed. Tvister søges i første omgang løst af styregruppen for det tværkommunale samarbejde. Såfremt styregruppen ikke selv kan finde frem til en løsning af tvisten, så kan direktørerne med ansvar for ældre og sundhedsområdet inddrages med henblik på at opnå enighed om løsning af tvisten.
Såfremt der ikke opnås enighed om tvisten, så forelægges tvisten for relevant tvistorgan eller endeligt domstolene. Værneting og afgørelse af tvister i henhold til nærværende samarbejdsaftale er retten i Svendborg.
11.2 MISLIGHOLDELSE
Hver af parterne er berettiget til at ophæve nærværende samarbejdsaftale, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse af samarbejdsaftalen fra den anden parts side med en frist på 4 måneder til den første i måneden. Eventuel ophævelse af aftalen forudsætter forudgående reklamation og fastsættelse af mindst et varsel, hvorved der gives en rimelig frist til at afhjælpe den påberåbte misligholdelse.
11.3 FORCE MAJEURE
Parterne er ansvarlige for misligholdelse af samarbejdsaftalen, med mindre misligholdelsen skyldes force majeure forhold.
Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af aftalen er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som Svendborg Kommune parten ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset så som krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts, er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer Svendborg Kommune virksomhed. Svendborg Kommune er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab.
Hver Kommune afholder egne omkostninger / bærer egne tab som følge af en ”force majeure begivenhed.”
Nærværende samarbejdsaftale underskrives i to enslydende eksemplarer, hvor hver kommune modtager et eksemplar
Langeland den / Svendborg den /
For Langeland Kommune For Svendborg Kommune