Udbudsbetingelser
50.96 Bleer
Udbudsbetingelser
Version
1 (udbud offentliggjort februar 2022)
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S
Montagehallen | Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx
Telefon x00 00 00 00 00 | CVR 17472437
Indhold
1 Den ordregivende myndighed 3
2 Udbudsmaterialets bestanddele 4
3.1 Delaftale 1 – Bleer med bevilling 5
3.2 Delaftale 2-6 – Bleer til børneinstitutioner og dagplejere 6
4.1.1 Obligatorisk sortiment 7
4.3 Henvisning til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv 9
4.4 Henvisning til miljømærker 9
5 Om udbuddet og rammeaftalen 10
5.2 En forpligtende rammeaftale 10
5.3 Rammeaftalens varighed 10
5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen 11
5.5 Kundernes aftageforpligtigelse 11
6 Tidsplan for udbudsforretning 12
7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen 13
7.2.2 Teknisk og faglig formåen 14
7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation 15
8 Tildelingskriterier og evaluering 16
8.1.2 Evaluering af Sortimentsbredde 18
8.1.3 Evaluering af Bæredygtighed 19
9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold 23
9.2.1 Om vurderingen af konditionsmæssighed 24
9.2.2 Bilag C Leverandørens tilbud 25
9.2.3 European Single Procurement Document (ESPD) 25
9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud 28
9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger 29
9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse 30
12 Tilbudsfrist og vedståelse 31
16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde 33
16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen 34
16.3 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen 34
16.4 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen 34
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (herefter benævnt "SKI") XXX.xx. 17 47 24 37
Montagehallen Pakkerivej 6
2500 Valby
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
Fax: (x00) 00 00 00 00
Kontaktperson:
Xxxx Xxxxxxx (xxx@xxx.xx)
IT-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (SKI’s udbudssystem): SKI-Kundeservice
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
2 Udbudsmaterialets bestanddele
Det samlede udbudsmateriale består af:
Udbudsbekendtgørelse afsendt til EUT den 04-01-2022 Udbudsbetingelser - nærværende udbudsbetingelser Kontraktudkast
• Rammeaftale (aftale mellem SKI og leverandør)
o Bilag A Kundeliste
o Bilag B Kravspecifikation
o Bilag C Leverandørens tilbud (priser)
o Bilag D Retningslinjer for tildeling af Leveringskontrakt
▪ Bilag D.1 [Anvendes ikke]
▪ Bilag D.2 [Anvendes ikke]
o Bilag E Leveringskontrakt
▪ Bilag E.1 Databehandleraftale [vedlægges ikke som bilag, men indgår i aftalen, så- fremt Kunde og Leverandør konkret måtte finde det nødvendigt at indgå en sådan]
▪ Bilag E2 Støtteerklæring(er)
o Bilag F Leverandørens rapportering til SKI
o Bilag G CSR
o Bilag H Prisregulering
o Bilag I Opdatering af sortiment
o Bilag J Opdatering af E-katalog
o Særbilag 1 Aftageforpligtelsen
o Særbilag 2 Implementering
ESPD (Se punkt 9.2.3)
Følgebrev (Se punkt 9.2.4)
Spørgsmål og svar (Se punkt 11.1)
*
Tilbudsgiver opfordres til at læse og sætte sig grundigt ind i det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at tilbudsgi- vers tilbud lever op til alle krav og betingelser i udbudsmaterialet, og gøres opmærksom på, at eventuelle uklarheder i oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan tillægges negativ vægt ved vurdering af tilbuddet.
Det fremgår af punkt 9.2, hvilke dokumenter tilbudsgiver skal udfylde og aflevere i forbindelse med afgivelse af tilbud.
SKI er en indkøbscentral og udbyder på vegne af SKI’s kunder en rammeaftale benævnt 50.96 Bleer, der angår bleer med bevilling, jf. servicelovens § 112 (og § 41), og børnebleer til børneinstitutioner og dagple- jere.
Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan afløfte deres udbudspligt ved anvendelse af ramme- aftalen. Derudover er hensigten at sikre en kommercielt attraktiv rammeaftale, der lever op til kundernes for- ventninger og indkøbsbehov, samt at sikre en rammeaftale, der er nem at anvende.
Rammeaftalen retter sig mod følgende kundegrupper:
Delaftale 1 – Bleer med bevilling
Kundegruppe | Forpligtet med tilslutning forud for udbud | Xxxxxxxxx anven- delse |
Kommuner | X | |
Kommunale selvejende institutioner | X |
Delaftale 2-6 – Børnebleer til børneinstitutioner og dagplejere
Kundegruppe | Forpligtet med tilslutning forud for udbud | Xxxxxxxxx anven- delse |
Kommuner | X | |
Kommunale selvejende institutioner | X |
SKI har med baggrund i den gennemførte markedsanalyse valgt at opdele udbuddet i 2 delområder: Delom- råde 1 Bleer med bevilling (delaftale 1) og delområde 2 Bleer til børneinstitutioner og dagplejere (delaftale 2- 6). Delaftale 2-6 er rammeaftaler, der alene adskiller sig ved kundernes geografiske placering.
Delaftalestrukturen er således delt op, som følger, på de 6 delaftaler:
• Delaftale 1 - Bleer med bevilling (landsdækkende)
• Delaftale 2 - Bleer til børneinstitutioner og dagplejere (Region Hovedstaden)
• Delaftale 3 - Bleer til børneinstitutioner og dagplejere (Region Sjælland)
• Delaftale 4 - Bleer til børneinstitutioner og dagplejere (Region Syddanmark)
• Delaftale 5 - Bleer til børneinstitutioner og dagplejere (Region Midtjylland)
• Delaftale 6 - Bleer til børneinstitutioner og dagplejere (Region Nordjylland)
Opdelingen i 2 delområder skyldes diversiteten i ordrehåndteringen af bleer på bevilling med hjemmel i ser- vicelovens bestemmelser og indkøb af bleer til børneinstitutioner og dagplejere, forskellen i mekanismerne ved bestilling, de til bleen tilknyttede services samt den eksisterende opdeling af aktører på markedet.
3.1 Delaftale 1 – Bleer med bevilling
SKI har på baggrund af markedsanalysen og i samråd med ekspertgruppen bestående af kommunale indkø- bere og inkontinenssygeplejersker valgt at udbyde delaftale 1 som en flerleverandøraftale for at imødekomme
strukturen på markedet for bevillingsbleer og for at sikre den fremadrettede konkurrencesituation. SKI tildeler derfor delaftale 1 til forventeligt tre leverandører. Det er i dette dokuments punkt 5.4 beskrevet, hvordan en kunde foretager tildeling af sin leveringsaftale.
Udbuddet af delaftale 1 er underlagt servicelovens bestemmelser, der sammen med den sociale retssikker- hedslovs § 30 og § 37a, stk. 2, stiller en række krav til processen for udarbejdelsen af aftalen. For at opfylde disse krav til brugerinddragelse har SKI været i dialog med repræsentanter for brugerne fra forskellige forenin- ger, Dansk Handicap forbund, Kontinensforeningen, Prostatakræftforeningen (PROPA), Scleroseforeningen samt Ældresagen.
SKI’s kommunale kunder har før tilslutningen foretaget høring i de kommunalt nedsatte handicapråd i over- ensstemmelse med den sociale retssikkerhedslovs § 37a, stk. 2, samt i de lokalt nedsatte ældreråd i overens- stemmelse med den sociale retssikkerhedslovs § 30, medmindre at det i kommunen er aftalt, at rådet ikke skal have materialet i høring.
3.2 Delaftale 2-6 – Bleer til børneinstitutioner og dagplejere
Udbuddet af delaftale 2-6 omhandler levering af børnebleer til børneinstitutioner, dagplejere og andre offentligt støttede pasningsordninger, der får leveret børnebleer.
Opdelingen i delaftaler medfører, at flere regionale leverandører vil være i stand til at byde på rammeaftalens delaftale 2-6 Bleer til børneinstitutioner og dagplejere, hvorved der tages særligt hensyn til markedets små og mellemstore leverandører.
Delaftale 2-6 er endvidere regionsopdelt under hensyntagen til leveringsomkostningerne, som udgør en væ- sentlig cost driver på området. Rammeaftalen tildeles til én leverandør pr. region. Dette sker for at sikre de mest konkurrencedygtige priser, hvorefter opdelingen skaber den bedst mulige forudsætning for optimal kon- kurrence på tværs af landets regioner. For at sikre forsyningssikkerhed og den fremtidige konkurrence på markedet kan én og samme leverandør dog maksimalt vinde 4 ud af de 5 regioner jf. punkt 9.5.
Delaftale 1 omfatter levering af bleer og dertil relaterede inkontinensprodukter i henhold til servicelovens be- stemmelser samt de i udbudsmaterialet beskrevne tilknyttede ydelser. Nærmere er der tale om følgende un- derproduktgrupper:
• Indlæg/bind til kvinder
• Herrebind
• Buksebleer
• Bæltebleer
• Tapebleer
• Åbne bleer
• Fikseringsunderbukser
• Underlag/stiklagner
• Bleer til børn
Delaftalen omfatter levering af ovenstående produkter til borgere med bevilling i henhold til servicelovens be- stemmelser, herunder borgere med bevilling, der bor i egen privat bolig, og borgere med bevilling, der har adresse på plejehjem, institutioner eller bosteder, og hvor kunden på vegne af bevillingshaverne køber ind til centralt depot. Leverandøren skal derfor afgive pris på produkter leveret dels til borgere med bevilling i eget hjem samt levering til depot, jf. punkt 8.1.1. Sortimentet er opdelt i et obligatorisk og frivilligt sortiment, som er beskrevet nærmere under punkt 4.1.1 og 4.1.2
Udover levering af produkter omfatter udbuddet en række ydelser rettet både mod kunden og kundens borgere med bevilling, som tilbudsgivere skal opfylde og indregne i produktpriserne, herunder krav til:
• Bistand til konvertering i forbindelse med implementering
• Konsulentbistand på daglig basis
• Opfølgning på forbrug
• Sparring i forbindelse med udredning (metoder) på brugerniveau
• Opfølgning og statistik
• Løbende kurser for inkontinenspersonale
• Afholdelse af temadage
Endelig indeholder sortimentet mulighed for tilkøb af konsulentydelser. Der er tale om følgende:
• Undervisning/konsulentbistand udover den undervisning/konsulentbistand, som tilbudsgiver skal ind- regne i produktpriserne
Sortimentet i sin helhed og krav til dette fremgår af delaftale 1’s bilag B, Kravspecifikation, og bilag C, Tilbuds- liste.
På det obligatoriske sortiment skal leverandøren tilbyde produkter på samtlige varelinjer, der er omfattet af bilag C, fanen ”2. Tilbudsliste obligatorisk sortiment”.
Det samlede antal af varelinjer/positioner er fastlagt i samarbejde med en nedsat faggruppe bestående inkon- tinenssygeplejersker og andre fagpersoner.
Det frivillige sortiment består af supplerende produkter, som leverandøren kan tilbyde i det tilfælde, hvor leve- randøren ønsker at tilbyde mere end ét produkt på en position i det obligatoriske sortiment.
Betingelsen for at tilbyde et produkt i det frivillige sortiment er:
- at det supplerende produkt tilbydes til samme pris som produktet i det obligatoriske sortiment på den tilsvarende varelinje i det obligatoriske sortiment - dvs., at
o det supplerende produkt til levering til borger tilbydes til samme pris som produktet til levering til borger på den tilsvarende varelinje i det obligatoriske sortiment, og
o det supplerende produkt til levering til depot tilbydes til samme pris som produktet til levering til depot på den tilsvarende varelinje i det obligatoriske sortiment.
- at det supplerende produkt lever op til kravene, der gælder for varelinjen/positionen.
Det frivillige sortiment skal være med til at sikre en sortimentsbredde og en mulighed for at byde ind med supplerende produkter, som skal være forskellig på længden, farven, med eller uden vinger, sugeevnen, hof- tevidden.
Der er fastsat et loft for antallet af supplerende varelinjer, som kan tilbydes i den enkelte underproduktgruppe.
Sortimentet angår produktgruppen børnebleer, der har følgende underproduktgrupper:
- Tapebleer (åbne bleer, som lukkes med mekanisme (velcro/tape))
- Buksebleer
Fælles for alle produkter er, at de ofte bestilles samtidigt og af de samme decentrale disponenter blandt de tilsluttede kunder.
Det gælder for delaftale 2-6, at der udelukkende er et obligatorisk sortiment. Hver underproduktgruppe i sorti- mentet består af et antal definerede varelinjer. Det samlede antal af varelinjer er fastlagt i samarbejde med ekspertgruppen.
Sortimentet fremgår af delaftale 2-6’s bilag B, Kravspecifikation, og C, Tilbudsliste.
4.3 Henvisning til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv.
SKI kan have henvist til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. i de tekniske specifikationer, jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er efterfulgt af udtrykket ”eller tilsvarende”. Såfremt en sådan henvisning ved en fejl ikke er efterfulgt af udtrykket ”eller tilsva- rende”, skal henvisningen dog i alle tilfælde forstås inklusive formuleringen ”eller tilsvarende”. Det betyder, at tilbuddet skal være i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der hen- vises til, eller på tilsvarende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv. Såfremt tilbuddet ikke er i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, va- remærket eller patentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at tilbuddet på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.
4.4 Henvisning til miljømærker
SKI har i bilag B og C henvist til mærker som beskrevet i udbudslovens § 46, som tilbuddet skal leve op til. I den udstrækning tilbudsgiver tilbyder produkter, som ikke er forsynet med de krævede mærker, skal tilbudsgi- ver dokumentere, at det tilbudte produkt på tilsvarende måde opfylder de krav, som er angivet i eller udtrykt ved mærket.
Såfremt tilbuddet ikke er i overensstemmelse med mærket, der henvises til, men opfylder kravene på tilsva- rende måde, skal tilbudsgiver således i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 46, dokumentere, at tilbuddet på tilsvarende måde med anden passende dokumentation opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved mærket.
Anden passende dokumentation kan eksempelvis være verificeret dokumentation eller erklæringer fra tredje- part eller dokumentation eller erklæring fra producenten. Det er tilbudsgiver, der vurderer, hvilken passende dokumentation denne ønsker at indlevere. SKI forbeholder sig dog retten til at kræve yderligere dokumenta- tion, i den udstrækning dette vurderes nødvendigt for at fastslå overensstemmelse.
Der er i bilag C anført vægte for varelinjerne. Disse er også omtalt i dette dokuments punkt 8.
Vægtene (antal) er baseret på et overordnet skøn på baggrund af en vurdering af historiske oplysninger justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen, herunder de indmeldte forventede forbrug i rammeaftalens varighed fra de tilsluttede kunder på rammeaftalen. Der er tale om et generelt skøn foretaget på aggregeret niveau og ud fra de generelle priser i markedet, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker på produkter og ydel- ser, jf. også rammeaftalens punkt 3.
Der henvises i øvrigt til rammeaftalens punkt 3 i forhold til de anførte mængder af de udbudte produkter/ydel- ser. Som det fremgår, bærer leverandøren den fulde risiko for ændringer i op- og nedadgående retning – både samlet set og på produkt/ydelse-niveau. Leverandøren bærer også den fulde risiko for hyppigheden af køb under rammeaftalen samt for størrelsen af de enkelte køb. Tilbudsgiver opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte produkter/ydelser og dermed sikre sig et robust og
bæredygtigt grundlag uanset eventuelle efterfølgende udsving i forbruget eller forskydninger i indkøbsmøn- stre, særligt i de situationer, hvor tilbudsgiver måtte vælge at tilbyde priser, der ligger under kostpris.
Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015 med senere ændringer).
SKI forventer at tildele til følgende antal leverandører:
• Delaftale 1: Den udbudte rammeaftale vedr. delaftalen tildeles flere leverandører, og SKI forventer at tildele rammeaftalen op til tre leverandører.
• Delaftale 2-6: Den udbudte rammeaftale vedr. hver delaftale tildeles en leverandør. SKI indgår således en rammeaftale med hver af de tildelte leverandører.
De tildelte rammeaftaler vedrørende delaftale 1 vil udgøre parallelle rammeaftaler.
Vilkårene for kundernes efterfølgende tildeling af leveringskontrakter til leverandørerne på de parallelle ram- meaftaler er beskrevet i bilag D til rammeaftalen, jf. også punkt 5.4 nedenfor.
5.2 En forpligtende rammeaftale
Rammeaftalen er en fælleskommunal forpligtende aftale. Dette indebærer, at rammeaftalen omfatter en afta- geforpligtelse for de kommuner, der er abonnent hos SKI, og som har tilsluttet sig rammeaftalen. På delaftale 1 har 86 kommuner tilsluttet sig. På delaftale 2-6 har 49 kommuner tilsluttet sig. For de tilsluttede kommuners selvejende institutioner gælder, at disse er omfattet af kommunen tiltrædelse af rammeaftalen, men ikke om- fattet af kommunens aftageforpligtelse. De selvejende institutioner har således alene en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen. Det er ikke muligt for kommuner, herunder disses selvejende institutioner, som ikke har tilsluttet sig rammeaftalen forud for udbudstidspunktet at anvende denne.
Hvor det er frivilligt for en kunde at anvende rammeaftalen bemærkes, at kunden eventuelt kan have interne instrukser om, at kunden eller enheder under kunden skal anvende rammeaftalen. Dette er dog et rent internt anliggende hos kunden, og skaber således ikke forpligtelser eller rettigheder under rammeaftalen.
Rammeaftalen indgås mellem SKI og leverandøren. SKI’s kunder, der er angivet i bilag A (inklusive tilhørende Excel-fil) til rammeaftalen, er oprindelige parter på rammeaftalen.
Det er et vilkår for leverandørernes indgåelse af leveringskontrakter med SKI’s kunder, at leverandøren/leve- randørerne overholder kravene i rammeaftalen med SKI.
Den udbudte aftale er en 2-årig rammeaftale med mulighed for forlængelse i to gange ét år.
Rammeaftalen forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at rammeaftalen ikke nødvendigvis forlænges.
5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen
Kundernes tildeling af leveringskontrakter under rammeaftalen skal følge retningslinjerne i bilag D. Kunder afløfter deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen i overensstemmelse med retningslinjerne i bilag D.
På delaftale 1 er der i bilag D beskrevet følgende tre modeller for tildeling:
• Model A – Direkte tildeling,
• Model B – Tildeling på baggrund af kvalitetstest og
• Model C – Tildeling på baggrund af kvalitetsafprøvning
De tre modeller understøtter de forskellige behov hos kunderne, hvor nogle kunder ønsker et på forhånd fast- lagt kvalitetsniveau og har fokus på pris, mens andre kunder ønsker en selvstændig kvalitetsevaluering.
Kunderne har inden offentliggørelse af udbuddet tilsluttet sig en af de tre modeller. Det fremgår af bilag A, hvilken model hver kunde har tilsluttet sig.
5.5 Kundernes aftageforpligtigelse
Forpligtede kunders aftageforpligtelse under rammeaftalen er nærmere beskrevet i punkt 1.1 i særbilag 1.
Opmærksomheden henledes på, at der er tale om et udbud, som er underlagt Serviceloven § 112, som er et fritvalgsområde, hvor borgeren har mulighed for at vælge en anden leverandør til det/de produkter, som de har fået bevilliget. Såfremt en borger benytter det frie leverandørvalg, er dette indkøb undtaget kundens afta- geforpligtelse.
6 Tidsplan for udbudsforretning
Dato | Aktivitet |
4. februar 2022 | Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til of- fentliggørelse i Supplement til EU-Tidende. |
25. februar 2022 | |
10. marts 2022, kl. 13:00 | Tilbudsfrist - NB! Gældende frist fremgår af ETHICS, jf. punkt 12 |
24. marts. 2022 (forventet) | Indhentning af dokumentation for ESPD |
22. april 2022 (forventet) | Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve |
3. maj 2022 (forventet) | Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af med- delelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Bemærk: SKI forbeholder sig ret til først at indgå Rammeaftalen, når der er oprettet et E-katalog, jf. særbilag 2. |
3. maj 2022 (forventet) | Implementering |
1. juli 2022 (forventet) | Ikrafttræden Delaftale 2-6 |
1.august 2022 (forventet) | Ikrafttræden Delaftale 1 |
Datoangivelser angivet med (forventet) er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en forudgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, vil tidsplanen blive tilpasset
Nedenfor behandles udelukkelse, egnethed og udvælgelse samt tilbudsgivers egenerklæring.
Nedenstående punkter 7.1 og 7.3 supplerer udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3) Yderligere oplysninger. Der- udover ønsker SKI specifikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsens punkter III.1.2) (øko- nomisk og finansiel formåen) og III.1.3) (teknisk og faglig formåen), som stilles i forbindelse med SKI’s eg- nethedsvurdering af de indkomne tilbud, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.
Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, som angivet i udbudslo- vens §§ 135 og 136. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet (direktiv 2014/24/EU) er gjort til obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 136. Til- budsgiver må endvidere ikke være omfattet af den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.).
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B og C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.3.
SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens
§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udeluk- kelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om hvad, der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.
SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.
For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde visse minimumskrav til henholdsvis økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) og III.1.3).
I den forbindelse har tilbudsgiver mulighed for at basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen. En sådan enhed kaldes i det følgende ”støttende virksomhed”, og kan f.eks. være et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør.
7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen
Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet – opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:
• Delaftale 1
o Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en samlet omsætning på minimum DKK 50 mio. ekskl. moms.
o Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en solidi- tetsgrad på minimum 20 %.
• Delaftale 2-6
o Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en positiv egenkapital.
o Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en samlet omsætning på minimum følgende:
Delaftalens nr. og navn | Krav til omsætning |
Delaftale nr. 2 – Region Hovedstaden | DKK 11,15 mio. ekskl. moms |
Delaftale nr. 3 – Region Sjælland | DKK 0,8 mio. ekskl. moms |
Delaftale nr. 4 – Region Syddanmark | DKK 1 mio. ekskl. moms |
Delaftale nr. 5 – Region Midtjylland | DKK 4,475 mio. ekskl. moms |
Delaftale nr. 6 – Region Nordjylland | DKK 0,775 mio. ekskl. moms |
Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.
Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes tilbudsgiverens omsætning som summen af omsætning i sammenslutningen.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre økonomiske aktørers økonomiske og finansielle kapacitet, beregnes omsætning på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.
Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgivers samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgivers samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100.
Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes den samlede soliditetsgrad som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udreg- net i procent.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes tilbudsgivers soliditetsgrad på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.3.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders økonomiske og finansielle formåen, skal den/de støttende virksomheder påtage sig at hæfte solidarisk med tilbudsgiver, jf. Rammeaftalens punkt
6.4. Der henvises i øvrigt til punkt 9.2.3 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den økonomiske og finansielle formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt 16.4 om støtteerklæring.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt
9.2.3 om ESPD og punkt 9.4, andet tekstafsnit.
7.2.2 Teknisk og faglig formåen
Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.3) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret som egnet – opfylde følgende vedrørende teknisk og faglig formåen:
• Delaftale 1:
o Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver oplyser 3 referencer på leverancer af tilsvarende pro- dukter, som er omfattet af rammeaftalens sortiment, til lignende kunder udført inden for de seneste 3 år fra tilbudsfristen. Med tilsvarende produkter forstås produkter med identiske CPV-koder som angivet i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.2 og II.2.2. Med en lignende kunde forstås levering til en kunde med minimum 500 leveringsadresser til borgere.
o Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver oplyser 2 referencer på implementeringsprocesser af tilsvarende karakter og omfang udført inden for de seneste 3 år fra tilbudsfristen. Med
tilsvarende karakter og omfang forstås konvertering af borgerdata med bevilling på bleer samt bistand til implementering hos kunder med minimum 500 leveringsadresser til borgere.
• Delaftale 2-6:
o Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver oplyser 3 referencer på leverancer af tilsvarende pro- dukter, som er omfattet af rammeaftalens sortiment, til lignende kunder udført inden for de seneste 3 år fra tilbudsfristen. Med tilsvarende produkter forstås produkter med identiske CPV koder som angivet i udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.2 og II.2.2. Med en lignende kunde forstås levering til en kunde med minimum 25 leveringsadresser.
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.3.
Referencerne skal være udført inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Der må gerne oplyses refe- rencer på leveringer, der er startet tidligere end den anførte referenceperiode og/eller ikke afsluttet endnu. Tilbudsgiver skal imidlertid have udført - og i referencerne kun beskrive – forhold, som ligger inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Det bemærkes, at en reference i form af en rammeaftale ikke anses at udgøre en konkret levering og derfor ikke opfylder minimumskravet. En kontrakt baseret på en rammeaftale anses dog at vedrøre en konkret levering, og vil derfor kunne opfylde det fastsatte minimumskrav, hvis kon- trakten i øvrigt opfylder betingelserne herfor.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders tekniske og faglige formåen henvi- ses til punkt 9.2.3 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den tekniske og faglige formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt 16.4 om støtteerklæring.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt
9.2.3 om ESPD og punkt 9.4, tredje tekstafsnit.
7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation
Det følger af udbudsloven, at SKI skal kræve, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud benytter det fælles europæisk udbudsdokument. Det kaldes ”European Single Procurement Document” (forkortet ESPD) og er en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en tilbudsgiver opfylder kriterierne til ude- lukkelse og egnethed, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2. Tilbudsgiver, herunder alle deltagerne i en sam- menslutning og eventuelle støttende virksomheder, skal således udfylde og indsende et ESPD i forbindelse med afgivelse af tilbud. Om udfyldelse og indsendelse af ESPD henvises til punkt 9.2.3.
SKI skal kræve dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. punkt 16. For at lette udbudsprocessen vil SKI opfordre tilbudsgiver til at sende dokumentationen til SKI sammen med tilbuddet. Dette med henblik på at dokumentationsprocessen kan afvikles smidigt, og SKI kan give meddelelse til tilbudsgivere så hurtigt som muligt, når SKI har identificeret de tilbudsgivere, som SKI forventer at tildele rammeaftalen. I punkt 16 nedenfor fremgår, hvilken dokumentation der skal sendes.
Det er valgfrit at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, og dokumentationen indgår ikke i vurderin- gen eller evalueringen af tilbuddet, jf. punkt 7 og 8.
Hvis tilbudsgiver vælger ikke at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, bedes tilbudsgiver dog være forberedt på at sende dokumentationen straks, SKI måtte anmode herom.
8 Tildelingskriterier og evaluering
Delaftalerne tildeles på baggrund af følgende tildelingskriterier:
• Delaftale 1:
o På delaftale 1 anvendes tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Tilbudsgi- verne byder ind med pris og kvalitet. Kvalitet er opdelt i underkriterierne Sortimentsbredde og Bæredygtighed.
• Delaftale 2-6 Børneinstitutioner og dagplejere:
o På delaftale 2-6 Børneinstitutioner og dagplejere anvendes tildelingskriteriet Pris.
Nedenfor er tildeling af delaftale 1 beskrevet i punkt 8.1, mens tildeling af delaftale 2-6 er beskrevet i punkt 8.2.
Tilbuddene evalueres efter tildelingskriteriet det ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” med følgende under- kriterier og vægtning:
Tildelingskriterium | Underkriterier | Vægt |
Bedste forhold mellem pris og kvalitet | Pris | 70 % |
Sortimentsbredde | 20 % | |
Bæredygtighed | 10 % |
Der vil blive foretaget en evaluering af underkriteriet ”Pris”, jf. punkt 8.1.1, en evaluering af underkriteriet ”Sor- timentsbredde”, jf. punkt 8.1.2, og en evaluering af underkriteriet ”Bæredygtighed”, jf. punkt 8.1.3. Pointene, som tilbudsgiver opnår for hvert underkriterium, vil indgå med de oplyste vægte i den samlede evaluering af tildelingskriteriet.
Tildeling af rammeaftalerne vil ske til de tre tilbudsgivere, som hver har afgivet de økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”.
Evaluering af underkriteriet Pris foretages på baggrund af de af tilbudsgivers tilbudte priser pr. position på det obligatoriske sortiment i bilag C.
8.1.1.1 Beregning af scenariepris for produkter
Leverandøren skal for hver position, der angår et produkt, tilbyde en pris for salgsenheden for levering til depot og en pris for salgsenheden for levering til borgere. Leveringen til depot vægter 10 % af den samlede pris for positionen. Levering til borgeren vægter 90 % af den samlede pris for positionen. Vægten mellem levering til borgere og depot afspejler fordelingen mellem de to leveringsformer.
Tilbudsgiver skal endvidere oplyse det tilbudte antal styk i salgsenheden (f.eks. pakke, karton) på hver vare- linje, som holder sig inden for et af SKI angivet interval.
På baggrund af de tilbudte priser for salgsenheder for levering til henholdsvis borgere og depot samt det tilbudte antal i den enkelte salgsenhed beregnes en vægtet stykpris for hver position ud fra følgende formel:
(Pris for salgsenheden ved levering til borgere ∗ 90 %) + (Pris for salgsenheden ved levering til depot ∗ 10 %) Tilbudte antal i salgsenheden
Hver position har en vægt i form af et styk antal, der afspejler det forventede forbrug af pågældende position, som vil blive indkøbt i rammeaftalens varighed.
Tilbudsgiverens samlede pris beregnes som en scenariepris. Dette sker ved at multiplicere tilbudsgivers væg- tede tilbudte stykpris på varelinjen med den offentliggjorte vægtning i stk. og addere disse.
Beregningerne foretages uden afrunding.
Eksempel
Nedenfor er beregningen illustreret med et eksempel på beregning af prisen på en position. I nedenstående eksempel beregnes den tilbudte vægtede stykpris på følgende måde:
(Pris for salgsenheden ved levering til borgere ∗ 90 %) + (Pris for salgsenheden ved levering til depot ∗ 10 %) Tilbudte antal i salgsenheden
(113kr.∗ 90 %) + (82 kr.∗ 10 %)
=
280 stk.
= 0,3925 kr. pr. stk.
Den samlede pris for positionen ved fremkommer ved at multiplicere det estimerede vægtning i stk. på positi- onen på 231.688 styk med den tilbudte vægtede stykpris på 0,39.
Den samlede pris for positionen = 231.688 styk * 0,39 kr. = 90.929,69 kr.
8.1.1.2 Beregning af scenariepris for ydelser
Leverandøren skal for hver varelinje, der angår en ydelse, tilbyde en pris.
Hver varelinje har en vægt i form af et antal stk.
Tilbudsgiverens samlede pris beregnes som en scenariepris. Dette sker ved at multiplicere tilbudsgivers væg- tede tilbudte pris på varelinjen med den offentliggjorte vægtning i stk. og addere disse.
Beregningerne foretages uden afrunding.
8.1.1.3 Omregning af pris til point
Den beregnede scenariepris, jf. punkt 8.1.1.1 og 8.1.1.2 omregnes til point på en skala fra 1-5. Prisevalueringen sker efter en evalueringsmodel med en økonomisk ramme på 50 %.
Den tilbudsgiver, der har tilbudt den laveste scenariepris, får tildelt 5 point, og den tilbudsgiver, der har tilbudt laveste scenariepris tillagt 50 %, får 1 point. Scenariepriser inden for den økonomiske ramme tildeles point på baggrund af en lineær interpolering mellem 1 og 5 point. Scenariepriser, der ligger ud over den økonomiske ramme, får tildelt 1 point.
Point for underkriteriet ”Pris” afrundes ikke.
8.1.2 Evaluering af Sortimentsbredde
Evaluering af underkriteriet Sortimentsbredde foretages på baggrund af antallet af produkter, som tilbudsgiver har tilbudt i det frivillige sortiment. Tildelingen af point sker for hver position i det obligatoriske sortiment, hvortil der er knyttet et frivilligt sortiment.
Tilbudsgiver er ikke forpligtiget til at tilbyde produkter i det frivillige sortiment.
Der gives maksimalt antal point til tilbudsgivere, der tilbyder det oplyste maksimum antal produkter i det frivillige sortiment knyttet til en konkret position i det obligatoriske sortiment. Det er ikke muligt at tilbyde flere produkter end det angivne maksimum.
En tilbudsgiver, der tilbyder 0 produkter i det frivillige sortiment knyttet til en konkret position i det obligatoriske sortiment, opnår lavest mulige antal tildelte point for positionen
Evalueringen af underkriteriet ”Sortimentsbredde” sker i 2 trin:
Trin 1, Point pr. position:
På baggrund af antallet af tilbudte produkter tildeles tilbudsgiver point fra 1-5 ud fra følgende formel:
( 𝐴𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑘𝑡𝑒𝑟 𝑡𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑡 𝑖 det 𝑓𝑟𝑖𝑣𝑖𝑙𝑙𝑖𝑔𝑒 𝑠𝑜𝑟𝑡𝑖𝑚𝑒𝑛𝑡 𝑣𝑒𝑑𝑟. 𝑝𝑜𝑠𝑖𝑡𝑖𝑜𝑛𝑒𝑛
𝐴𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑘𝑡𝑒𝑟,𝑑𝑒𝑟 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑎𝑙𝑡 𝑘𝑎𝑛 𝑡𝑖𝑙𝑏𝑦𝑑𝑒𝑠 𝑖 det 𝑓𝑟𝑖𝑣𝑖𝑙𝑙𝑖𝑔𝑒 𝑠𝑜𝑟𝑡𝑖𝑚𝑒𝑛𝑡 𝑣𝑒𝑑𝑟. 𝑝𝑜𝑠𝑖𝑡𝑖𝑜𝑛𝑒𝑛
x 4) + 1 = Point
En tilbudsgiver, der tilbyder det angivne maksimum antal produkter for positionen, tildeles 5 point for varelinjen. Trin 2, Samlet evaluering for underkriteriet Sortimentsbredde
Tilbudsgiverens point for underkriteriet Sortimentsbredde udregnes ved at multiplicere det beregnede antal point for hver position, jf. trin 1, med pågældende positions vægt (antal styk).
Herefter summeres de vægtede point. Ligeledes summeres vægtene for de positioner, der indgår i evaluerin- gen af Sortimentsbredde. Endelig divideres summen af de vægtede point med summen af vægtene for de positioner, der indgår i evalueringen. Resultatet af denne beregning udtrykker den samlede evaluering for underkriteriet Sortimentsbredde.
Eksempel
Pointgivningen i trin 1 kan illustreres med følgende eksempel:
Eksempel 1
En tilbudsgiver, som i det frivillige sortiment tilbyder 2 produkter på en position, hvor der maksimalt kan tilbydes
2 produkter, opnår 5 point efter følgende formel: Eksempel 2
2 ∗ 4) + 1 = 5
(
2
En tilbudsgiver, som i det frivillige sortiment tilbyder 1 produkt på en position, hvor der maksimalt kan tilbydes
2 produkter, opnår 3 point efter følgende formel:
1 ∗ 4) + 1 = 3
(
2
8.1.3 Evaluering af Bæredygtighed
Evaluering af underkriteriet Bæredygtighed foretages på baggrund af antallet af produkter, der er Svanemær- kede eller opfylder mærkekravene deri, jf. punkt 4.4, jf. bilag B, punkt A3 (herefter ”Svanemærket produkt”), som tilbudsgiver har tilbudt i det obligatoriske og frivillige sortiment (hvis der er knyttet et frivilligt sortiment til en konkret position i det frivillige sortiment). Tildelingen af point sker for hver position i det obligatoriske sorti- ment. Underproduktgrupperne ”Bleer til børn”, ”Fikseringstrusser”, ”Underlag/Stiklagner”, ”Genopfyldning”, ”Undervisning/konsulentbistand”, ”Vareprøve” og ”Produkttaske” indgår dog ikke i evalueringen.
Det vægter positivt, hvis tilbudsgiver i det frivillige sortiment knyttet til en konkret position i det obligatoriske sortiment tilbyder det oplyste maksimum antal produkter, og de tilbudte produkter i både det obligatoriske og det frivillige sortiment vedr. den omhandlede position samtidig er svanemærkede.
Hver varelinje har en vægt, som bruges i evalueringen af ”Bæredygtighed”. Vægten afspejler det estimerede antal styk for positionen i forhold det samlede estimerede antal styk i alt for hele delaftale 1.
En tilbudsgiver, som tilbyder et Svanemærket produkt på positionen i det obligatoriske sortiment og samtidig tilbyder alle produkter i det dertil tilknyttede frivillige sortiment, som også er svanemærkede, opnår maksimalt antal point.
En tilbudsgiver, som ikke tilbyder et Svanemærket produkt på positionen i det obligatoriske sortiment og ikke tilbyder nogen Svanemærkede produkter i det frivillige sortiment, opnår det laveste mulige antal point for po- sitionen.
Det er således en forudsætning for at opnå maksimumpoint for Bæredygtighed, at man tilbyder alle produk- ter i det frivillige sortiment knyttet til den konkrete position i det obligatoriske sortiment samtidig med, at disse er Svanemærkede.
Evalueringen af underkriteriet ”Bæredygtighed” sker i 2 trin:
Trin 1, Point pr. position:
På baggrund af antallet af tilbudte produkter tildeles tilbudsgiver point fra 1-5 ud fra følgende formel:
𝐴𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑡𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑡𝑒 𝑆𝑣𝑎𝑛𝑒𝑚æ𝑟𝑘𝑒𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑘𝑡𝑒𝑟 𝑝å 𝑝𝑜𝑠𝑖𝑡𝑖𝑜𝑛𝑒𝑛 𝑖 𝑑𝑒𝑡 𝑜𝑏𝑙𝑖𝑔𝑎𝑡𝑜𝑟𝑖𝑠𝑘𝑒 𝑜𝑔 𝑓𝑟𝑖𝑣𝑖𝑙𝑙𝑖𝑔𝑒 𝑠𝑜𝑟𝑡𝑖𝑚𝑒𝑛𝑡
𝐴𝑛𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑘𝑡𝑒𝑟 𝑑𝑒𝑟 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑎𝑙𝑡 𝑘𝑎𝑛 𝑡𝑖𝑙𝑏𝑦𝑑𝑒𝑠 𝑝å 𝑝𝑜𝑠𝑖𝑡𝑖𝑜𝑛𝑒𝑛 𝑖 𝑑𝑒𝑡 𝑜𝑏𝑙𝑖𝑔𝑎𝑡𝑜𝑟𝑖𝑠𝑘𝑒 𝑜𝑔 𝑓𝑟𝑖𝑣𝑖𝑙𝑙𝑖𝑔𝑒 𝑠𝑜𝑟𝑡𝑖𝑚𝑒𝑛𝑡
x 4 + 1 = Point
Trin 2, Samlet evaluering for underkriteriet Bæredygtighed
Tilbudsgiverens point for underkriteriet Bæredygtighed udregnes ved at multiplicere det beregnede antal po- int for hver position, jf. trin 1, med pågældende positions vægt (antal styk).
Herefter summeres de vægtede point. Ligeledes summeres vægtene for de positioner, der indgår i evaluerin- gen af Bæredygtighed. Endelig divideres summen af de vægtede point med summen af vægtene for de posi- tioner, der indgår i evalueringen. Resultatet af denne beregning udtrykker den samlede evaluering for under- kriteriet Bæredygtighed.
Eksempel
Pointgivningen i trin 1 kan illustreres med følgende 3 eksempler:
Eksempel 1
Der kan tilbydes to produkter i det frivillige sortiment knyttet til en konkret position i det obligatoriske sorti- ment.
En tilbudsgiver, som tilbyder et Svanemærket produkt i det obligatoriske sortiment og 2 produkter på positio- nen i det frivillige sortiment, som begge er Svanemærkede, opnår 5 point efter følgende formel: 3 ∗ 4 + 1 = 5
3
Eksempel 2
Der kan tilbydes 0 produkter i det frivillige sortiment knyttet til en konkret position i det obligatoriske sorti- ment.
En tilbudsgiver, som tilbyder et Svanemærket produkt i det obligatoriske sortiment, opnår 5 point efter føl- gende formel: 1 ∗ 4 + 1 = 5
1
Eksempel 3
Der kan tilbydes 0 produkter i det frivillige sortiment knyttet til en konkret position i det obligatoriske sorti- ment.
En tilbudsgiver, som tilbyder et ikke-Svanemærket produkt i det obligatoriske sortiment, opnår 1 point efter følgende formel: 0 ∗ 4 + 1 = 1
1
Eksempel 4
Der kan tilbydes to produkter i det frivillige sortiment knyttet til en konkret position i det obligatoriske sorti- ment.
En tilbudsgiver, som tilbyder et Svanemærket produkt i det obligatoriske sortiment og 2 produkter på positio- nen i det frivillige sortiment, hvoraf ingen er Svanemærkede, opnår 2,33 point efter følgende formel: 1 ∗ 4 +
3
1 = 2,33
De opnåede point for underkriterierne ”Pris”, der vægter 70 %, ”Sortimentsbredde”, der vægter 20 %, og ”Bæ- redygtighed”, der vægter 10 %, multipliceres med hver deres procentuelle vægtning. Prispointet multipliceres således med 70 %, Sortimentsbreddepointet med 20 % og Bæredygtighedspointet med 10 %.
De vægtede point for de tre underkriterier adderes herefter til en samlet score. Beregningerne foretages uden afrunding.
De tre tilbudsgivere, der har opnået den højest samlede score, anses for at have afgivet de økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” og vil blive tildelt ram- meaftalen.
Den tilbudsgiver, der har opnået den højeste score, vil endvidere blive tildelt leveringskontrakter for de kunder, der inden offentliggørelse har tilsluttet sig model A, ved direkte tildeling, jf. punkt 5.4.
Tilbuddene vil blive evalueret efter tildelingskriteriet ”Laveste pris”.
Evaluering af underkriteriet Pris foretages på baggrund af de af tilbudsgivers tilbudte priser pr. position på sortimentet i bilag C.
Leverandøren skal for hver position tilbyde en pris for salgsenheden (karton). Tilbudsgiver skal endvidere oplyse det tilbudte antal styk i salgsenheden (karton) på hver position, som holder sig inden for det af SKI angivne interval. Hver position har en vægt i form af et stk.
På den baggrund beregnes en vægtet stykpris for hver position ud fra følgende formel:
Pris for salgsenheden Tilbudte antal i salgsenheden
* positionens vægt
Tilbudsgiverens samlede pris beregnes som en scenariepris. Dette sker ved at multiplicere tilbudsgivers væg- tede tilbudte stykpris på positionen med den offentliggjorte vægtning i stk. og addere disse.
De samlede priser for positionerne adderes til en samlet scenariepris. Beregningerne foretages uden afrunding.
Den tilbudsgiver, der for hver delaftale har tilbudt den laveste scenariepris, anses for at have afgivet det øko- nomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Laveste pris” og vil blive tildelt rammeaftalen.
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgs- mål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1.
Tilbud udformes på grundlag af vedlagte kontraktparadigme, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.
Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (f.eks. standardvilkår) som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen, og disse dokumenter vil ikke efterfølgende indgå i kontraktforholdet mel- lem leverandøren og kunderne eller mellem SKI og leverandøren.
I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter der skal indgå i tilbuddet, og under punkt 9.3 er det angivet, hvor- dan tilbud afgives.
Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderligere vejled- ning, i hvordan tilbud afgives under punkt 9.4.
Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.5.
9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold
Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:
1. Bilag C Leverandørens tilbud, jf. punkt 9.2.2.
Bemærk, at hvis tilbudsgiver tilbyder et eller flere produkter, som ikke er Svanemærkede, men opfylder mærkekravene deri, medsendes anden passende dokumentation for, at hvert produkt opfylder kra- vene, jf. punkt 4.4.
2. Følgebrev, jf. punkt 9.2.4.
3. Støtteerklæring(er), hvis tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheder, jf. punkt 7.3 og 16.4.
Hvis tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på delaftale 1, skal bilag C vedr. delaftale 1 udfyldes. Hvis tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på en eller flere af delaftalerne 2-6, skal de relevante faner i bilag C vedr. delaftale 2-6 udfyldes.
De øvrige dokumenter udfyldes i ét eksemplar.
I det følgende er det nærmere beskrevet, hvordan de enkelte dokumenter skal udfyldes. Tilbud skal udformes på dansk.
9.2.1 Om vurderingen af konditionsmæssighed
Delaftale 1
Tilbudsgiver skal byde ind med produkter på samtlige varelinjer i det obligatoriske sortiment oplistet i bilag C (Leverandørens tilbud).
Såfremt tilbudsgiver helt undlader at byde ind med produkter på en eller flere varelinjer i det obligatoriske sortiment, vil hele tilbuddet være ukonditionsmæssigt og vil derfor ikke indgå i evalueringen. Tilbudsgiver kan således ikke undlade at tilbyde et produkt på den enkelte varelinje i det obligatoriske sortiment.
Dette udgangspunkt fraviges ikke, dog vil der erfaringsmæssigt kunne ske fejl i tilbudsafgivelsen. Derfor kan ordregiver acceptere, at tilbudsgiver på delaftale 1 har max. 2 fejl på det samlede antal positioner i det obliga- toriske sortiment. For positioner med sådanne accepterede fejl gælder følgende: Positionen vil indgå i evalu- eringen med en stykpris svarende til højeste tilbudte pris + 50 %. Positionen vil herefter ikke indgå i rammeaf- talen.
Forhold, som SKI konkret vurderer, kan reddes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at redde, indgår ikke i opgørelsen af fejl.
Delaftale 2-6
Tilbudsgiver skal byde ind med produkter på samtlige varelinjer i sortimentet oplistet i bilag C (Leverandørens tilbud). Dog gælder det for hver position vedrørende børnenatbleer, at tilbudsgiver skal tilbyde enten en uni- sexnatble eller en specifik drengenatble og en specifik pigenatble, samt at tilbudsgiver ikke på en position må tilbyde både en unisexnatble samt en drengenatble og en pigenatble.
Såfremt tilbudsgiver helt undlader at byde ind med produkter på en eller flere varelinjer, som der skal afgives tilbud på, vil hele tilbuddet være ukonditionsmæssigt og vil derfor ikke indgå i evalueringen. Tilbudsgiver kan således ikke undlade at tilbyde et produkt på den enkelte varelinje i sortimentet.
Dette udgangspunkt fraviges ikke, dog vil der erfaringsmæssigt kunne ske fejl i tilbudsafgivelsen. Derfor kan ordregiver acceptere, at tilbudsgiver har 1 fejl på sortimentet. For positioner med sådanne accepterede fejl gælder følgende: Positionen vil indgå i evalueringen med en stykpris svarende til højeste tilbudte pris + 50 %. Positionen vil herefter ikke indgå i rammeaftalen.
Forhold, som SKI konkret vurderer, kan reddes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at redde, indgår ikke i opgørelsen af fejl.
Eksempel vedr. delaftale 1-6:
Tilbudslisten indeholder eksempelvis 212 varelinjer på det obligatoriske sortiment. Tilbudsgiver tilbyder kun 200 varelinjer. Konsekvensen er, at hele tilbuddet er ukonditionsmæssigt.
Bemærk dog, at hvis tilbudsgiver ikke har udfyldt en position eller angivet pris for en position, eller der er fejl i en position, vil denne indgå i evalueringen med en stykpris svarende til højeste tilbudte pris + 50 %. Positionen vil herefter ikke indgå i rammeaftalen.
Forhold, som SKI konkret vurderer, kan reddes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at redde, indgår ikke i opgørelsen af fejl.
9.2.2 Bilag C Leverandørens tilbud
Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud angive priser for sortimentets produkter og ydelser. I det føl- gende er det nærmere beskrevet, hvorledes der skal afgives priser.
Tilbudsgiver skal angive priser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler fjernes disse fra den tilbudte pris uden op- eller nedrunding. Decimaler i priser ud over den 2. decimal, vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under rammeaftalen. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og at tilbudsgiver står inde for at det er priserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under rammeaftalen.
Tilbudsgiver kan benytte følgende formel til at indregne SKI’s andel på 2 %, jf. rammeaftalens punkt 8.5, i sine tilbudspriser:
Hvor:
𝑃𝐿𝑒𝑣
0,98 = 𝑃𝑆𝐾𝐼
𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑒𝑘𝑠𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙
𝑃𝑆𝐾𝐼 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑖𝑛𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under rammeaftalen, jf. også nærmere i rammeaftalens punkt 3.
Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt, tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, jf. udbudslovens § 169.
Bemærk, at hvis tilbudsgiver tilbyder et eller flere produkter, som ikke er Svanemærkede, men opfylder mær- kekravene deri, medsendes anden passende dokumentation for, at hvert produkt opfylder kravene, jf. punkt 4.4.
9.2.3 European Single Procurement Document (ESPD)
Tilbudsgiver skal udfylde, underskrive og aflevere et elektronisk ESPD i udbudssystemet ETHICS.
En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på støttende virksomheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, udfylder, underskriver og afleverer alene ét ESPD.
En tilbudsgiver, der baserer sig på en eller flere støttende virksomheders formåen i forhold til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2.1 og punkt 7.2.2, udfylder, underskriver og afleverer et ESPD for egen virksomhed, samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på – og med oplysninger om de relevante forhold, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. Tilbudsgiver kan kontakte ETHICS Support1 for yderligere teknisk vejledning om, hvordan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksomheds ESPD afleveres sammen med tilbudsgiverens tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 16.4 om ud- fyldelse støtteerklæringer for støttende virksomheder.
En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder, underskriver og afleverer et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan vælge at dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere støttende virksomheder. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. ETHICS Support2 kan kontaktens for yderligere teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsor- tiedeltagere udfylder ESPD i EHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD afleveres samlet med tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 9.4 om sammenslutning af virksomheder.
Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et:
Såfremt et ESPD omfattet af tilbudsgiverens tilbud indeholder personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrundene, afleveres ESPD’et via ETHICS. Et ESPD med sådanne oplysninger vil kun være tilgængelig for personer hos SKI med særlig adgang til håndtering af følsomme personoplysninger.
Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.
• Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.
• Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.
• Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Del III: Udelukkelsesgrunde.
1 ETHICS Support, Hotline: x00 0000 0000, E-mail: xxxxxxx@xxxxxx.xx. Se evt. også xxx.xxxxxxxxxx.xx
2 Se forrige note.
• Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.
• Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordnin- ger.
• Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet.
Del IV: Udvælgelseskriterier.
• Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.
o Under ”Øvrige økonomiske og finansielle krav” anføres den i punkt 7.2.1 efterspurgte oplysning for det seneste disponible regnskabsår.
• Afsnit C: Teknisk og faglig formåen.
o Her udfyldes følgende oplysninger for hver af de under punkt 7.2.2 efterspurgte refe- rencer:
▪ ”Beskrivelse”: Beskrivelse af leverancen. Beskrivelsen skal indeholde oplys- ning om leverancens produkter udført i perioden inden for 3 år før tilbudsfristen. Beskrivelsen skal alene omfatte de dele af leverancen, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen, uanset om kontrakten er startet før og/eller løber videre efter denne periode, jf. ”Startdato” ”Slutdato” lige nedenfor.
Tilbudsgiver må højest anvende 1.000 tegn inkl. mellemrum til beskrivelsen af leverancen. Det er ikke muligt at anvende tegninger, figurer eller lignende illu- strationer i besvarelsen – der må alene skrives tekst. Såfremt tilbudsgiver an- vender mere end 1.000 tegn inkl. mellemrum lægges alene vægt på de første
1.000 tegn inkl. mellemrum i forbindelse med egnethedsvurderingen, jf. punkt 7.2.
▪ ”Beløb”: Udfyld beløb i DKK ex. moms. Der skal alene angives beløbet for de dele af leverancen som tilbudsgiver har beskrevet, og som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før ansøgningsfristen/tilbudsfristen, uanset om kon- trakten er startet før og/eller løber videre efter denne periode, jf. ”Startdato” ”Slutdato” lige nedenfor.
▪ ”Startdato”: Angiv startdato for kontrakten på leverancen.
▪ ”Slutdato”: Angiv slutdato for kontrakten på leverancen. Hvis kontrakten endnu ikke er afsluttet anføres 01/01/1900.
▪ ”Modtagere”: Anfør kundens navn og kontaktperson samt gerne e-mailadresse og/eller telefonnummer.
Del VI: Afsluttende erklæringer.
De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal tilbudsgiverne ikke udfylde.
Tilbudsgiver, konsortiedeltagere og/eller støttende virksomheder skal underskrive deres respektive ESPD’er. Såfremt et afleveret ESPD ikke er underskrevet, tager SKI forbehold for at lade dette berigtige, jf. udbudslo- vens § 159, stk. 5.
Følgebrevet generes automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen "Underskriv og afslut tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.
Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra ud- budssystemet ETHICS.
9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud
Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 9.2, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS. Processen for elektronisk afgivelse af tilbud er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen.
De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2 og 9.3, kan findes i ETHICS under menupunktet ”Tilbudsafgivelse” på udbudssiden i forbindelse med tilbudsafgivelse.
Udbudssiden indeholder følgende materiale:
Materiale på udbudssiden | Udfyldes af tilbudsgi- ver ved tilbudsafgi- velse |
Udbudsbetingelser | |
European Single Procurement Document (ESPD) | X |
Følgebrev | X |
Delaftale 1 - Udbudsmateriale (dele af materialet kan ligge som zippet fil) | |
Rammeaftale | |
Bilag A – Kundeliste | |
Bilag B – Kravspecifikation | |
Bilag C – Leverandørens tilbud (tilbudsliste) | X |
Bilag D – Retningslinjer for tildeling af Leveringskontrakten og implementering af Le- veringskontrakten | |
Bilag E – Leveringskontrakt | |
Bilag E1 – Databehandleraftale | |
Bilag E2 – Støtteerklæring(er) | |
Bilag F – Leverandørens rapportering | |
Bilag G – CSR | |
Bilag H – Prisregulering | |
Bilag I – Sortimentsopdatering | |
Bilag J – E-katalog og e-handel | |
Særbilag 1 – Aftageforpligtelse | |
Særbilag 2 – Implementering af Rammeaftalen | |
Delaftale 2-6 - Udbudsmateriale (dele af materialet kan ligge som zippet fil) | |
Rammeaftale | |
Bilag A – Kundeliste | |
Bilag B – Kravspecifikation |
Bilag C – Leverandørens tilbud (tilbudsliste) | X |
Bilag D – Retningslinjer for tildeling af Leveringskontrakten og implementering af Le- veringskontrakten | |
Bilag E – Leveringskontrakt | |
Bilag E1 – Databehandleraftale | |
Bilag E2 – Støtteerklæring(er) | |
Bilag F – Leverandørens rapportering | |
Bilag G – CSR | |
Bilag H – Prisregulering | |
Bilag I – Sortimentsopdatering | |
Bilag J – E-katalog og e-handel | |
Særbilag 1 – Aftageforpligtelse | |
Særbilag 2 – Implementering af Rammeaftalen |
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igen- nem ved udarbejdelsen af tilbud.
Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, USB, CD-ROM eller ved brev.
For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.
Tilbud tidsstemples elektronisk ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.
For nærmere oplysning om afgivelse af tilbudsafgivelse via ETHICS kan henvises til beskrivelsen i udbudsbe- kendtgørelsen (punkt VI.3).
I ETHICS kan tilbudsgiver finde de relevante dokumenter, der skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Link til udbudssiden: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/00xx0xx0-000x-0x00-00x0-000xx0000x00/xxxxxxxx
9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger
Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.2, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), afgives oplysningerne om ydelsesspecifik omsætning, jf. punkt 7.2.1, for hver enkelt økonomisk aktør, der deltager i sammenslutnin- gen, og vurderingen af egnethed sker på baggrund af summen af de økonomiske aktørers samlede ydelses- specifikke omsætning.
En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), oplyser kun 5 refe- rencer i alt, jf. punkt 7.2.2. Der oplyses altså ikke 5 referencer pr. deltager i sammenslutningen, men kun 5 i alt.
Om udfyldelse af ESPD for sammenslutninger af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt
Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.
SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.
9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse
Tilbudsgivere er berettiget til at afgive ét tilbud pr. delaftale.
Samme tilbudsgiver kan maksimalt vinde 4 ud af de 5 delaftaler, der er omfattet af delområde 2 Bleer til bør- neinstitutioner og dagplejere (delaftale 2-6).
Hvis en tilbudsgiver efter evaluering har laveste pris på samtlige delaftaler under delområde 2 Bleer til børne- institutioner og dagplejere (alle regioner), skal kunderne i den Region, hvor forskellen mellem den laveste pris og den næstlaveste pris (udtrykt ved point med 2 decimaler) tildele til den leverandør hvor den nominelle forskel i point er mindst. SKI forestår identifikationen af den tilbudsgiver, der skal tildeles til i et sådant tilfælde.
I tilfælde af at den nominelle forskel mellem laveste og næstlaveste pris er identisk i alle 5 Regioner, tildeles kunderne i den Region, hvor den samlede estimerede volumen i de tilsluttede kommuner er lavest, leveran- døren med den næstlaveste pris.
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.
Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv afgi- ver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at den økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gen- nemsigtigheden eller fordreje konkurrencen i udbuddet, f.eks. ved at koordinere indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der følges en praksis, der strider mod ovenstående principper. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.
SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje kon- kurrencen i udbuddet. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xx- elles-bud/. tilbud
Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.
Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.
Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.
I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.
Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål i forbindelse med udbudsforretningen.
Ved spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Såfremt Tilbudsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt bedes dette begrundes samt angives med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.
På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigts- mæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.
Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.
Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/00xx0xx0-000x-0x00-00x0-000xx0000x00/xxxxxxxx Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.
Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssi- den i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.
Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der tilgængeliggøres på udbudssiden.
Spørgsmål, der stilles senest 10 dage før tilbudsfristens udløb, vil blive besvaret.
Spørgsmål, der stilles senere end 10 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen.
Spørgsmål, der stilles senere end 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.
Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid, der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være for at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.
Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er den tilbudsfrist, som fremgår af ETHICS for nærværende udbud. Tilbud der modtages efter fristen, vil ikke blive taget i betragtning.
SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gæl- dende tidsangivelse for rettidigt modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yder- ligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.
Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.3.
SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.
SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.
Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er indgået ved parternes underskrift, jf. rammeaftalens punkt 23. SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 12.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.
Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):
"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."
Der gælder således snævre grænser for forhandling.
Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at Rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.
Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.
Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.
Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.
Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.
SKI forbeholder sig endvidere ret til eventuelt at anvende tilbudsgivers tilbud til analyser og i forbindelse med udarbejdelsen af konverteringslister. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis tilbudsgiver er leverandør på en tid- ligere SKI-aftale vedrørende kontraktens genstand, jf. punkt 3.2. Der vil i den forbindelse ikke blive offentliggjort priser.
SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.
SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, medmindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.
Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.
SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.
I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 skal SKI kræve, at en tilbudsgiver, som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, fremlægger endelig dokumentation vedrørende forholdene angivet i tilbudsgivers ESPD, jf. punkt 7, herunder eventuelt ift. ESPD’erne fra alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedelta- gere) og/eller eventuelle støttende virksomheders ESPD’er. SKI forbeholder sig mulighed for at kræve doku- mentationen på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, jf. udbudslovens § 151, stk. 2.
Hvis SKI ikke allerede har modtaget den relevante dokumentation, jf. punkt 7.3, vil SKI bede om at dokumen- tationen fremlægges inden for en passende frist. Bemærk i den forbindelse at det i ESPD’et erklæres over for SKI, at dokumentationen kan fremlægges straks og på anmodning herom.
16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde
Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende udelukkelsesgrunde:
• Kan danske virksomheder kan fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, der omfatter oplysninger fra politiets kriminalregister.
• Kan udenlandske virksomheder fremlægge de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis3.
(Udenlandske virksomheder kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den dokumentation, som er brugbar, eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor virksomheden er etableret.)
16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen
Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen fremlægges:
• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår.
16.3 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen
De afgivne referencer tjener som dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen. Da SKI allerede har modtaget disse i forbindelse med tilbudsafgivelsen, fremlægges der ikke yderligere dokumentation. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at iværksætte en kontrol af rigtigheden af oplysningerne i de afgivne referencer, herunder hos tilbudsgiver og/eller den aktør, som referencen vedrører.
16.4 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen
Hvis Tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheder, skal det dokumenteres, at den eller de støttende virksomheder er juridisk forpligtet overfor tilbudsgiver, og at tilbudsgiver faktisk råder over den øko- nomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, som tilbudsgiver har baseret sig på hos den eller de støttende virksomheder.
I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon for en støtteerklæring til at dokumentere ovennævnte juridiske forpligtelse og faktiske råden. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, indeholder den således de oplys- ninger og erklæringer, der er krævet af dokumentationen. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.
Såfremt tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, er tilbudsgiver fra tildelingstidspunktet forpligtet til at medvirke til at oprette et E-katalog til brug for SKI’s kunder. SKI forbeholder sig ret til ikke at underskrive kontrakt, før et E-katalog er etableret i overensstemmelse med retningslinjerne i særbilag 2.
For nærmere oplysning om processen omkring etablering af E-kataloget og indholdet heraf, kan der henvi- ses til særbilag 2, der træder selvstændigt i kraft straks efter udløb af standstill-perioden, som SKI afholder efter tildeling af rammeaftalen. SKI skal gøre opmærksom på, at en tildelt leverandør kan ifalde bod, såfremt leverandøren ikke overholder de i særbilag 2 angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI.
3 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx
SKI skal derudover gøre tilbudsgiver opmærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til øvrige implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af kontakt- oplysninger om leverandørens medarbejder(e), der er ansvarlig for driften af rammeaftalen, markedsføring over for SKI-kunder mv. SKI vil efter tildelingen af rammeaftalen sende leverandøren nærmere information om disse implementeringsaktiviteter.
Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det er tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet tilbud.
Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:
• Foretag tilmelding i ETHICS
• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc
• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem
• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1
• European Single Procurement Document (ESPD)
• Udfyld alle felter i ESPD’et, jf. punkt 9.2.3
• Underskriv og upload til ETHICS
• Bilag C Leverandørens tilbud
o Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2
o Upload til ETHICS
• Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”
o Markér, ved afkrydsning, virksomhedens samlede tilbud
o Signér elektronisk med ETHICS-signatur
• Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at færdiggøre og afslutte dokumenter eller at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde dokumentafslutnings- og upload-processen i god tid.
Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, såfremt det måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfristens udløb.