Parterne
Københavns Kommune |
BILAG 3. Udkast til aftale med CSR - bilag |
DATO 15-04-2020 |
Mellem
Københavns Kommune
Kultur- og Fritidsforvaltningen Xxxxxxxxxx 0
1602 København V
(i det følgende benævnt "KFF") og
XXXXXXXX
(i det følgende benævnt "Leverandøren"),
herefter hver for sig benævnt "Part" og sammen "Parterne", indgås herved følgende kontrakt (herefter benævnt "Kontrakten"):
5. LOVGIVNING OG MYNDIGHEDSKRAV 7
5.1 Leverandørens samfundsansvar 7
5.2 Arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder 8
6. PERSONALE- OG RENGØRINGSRUM SAMT UDSTYR 11
7. TEKNISKE OPLYSNINGER FEJL! BOGMÆRKE ER IKKE DEFINERET.
12. MISLIGHOLDELSE OG MODREGNING I VEDERLAGET 12
Det samlede aftalegrundlag udgøres af Kontrakten med tilhørende bilag. Hvis der er uoverensstemmelse mellem disse doku- menter, skal de fortolkes under anvendelse af almindelige fortolkningsprincipper i dansk aftaleret med henblik på at udfinde Parternes formål og hensigt med de relevante dokumenter.
Kontrakten indeholder de vilkår, der skal gælde mellem Parterne. Kontrakten fastsætter udtømmende de vilkår, som Parterne er blevet enige om. Der kan således ikke støttes ret på forhold, der fremgår af dokumenter, der er blevet udarbejdet forud for Kontraktens indgåelse, hvis sådanne dokumenter ikke genfindes i Kontrakten eller dennes bilag.
Hvor det i Kontrakten er anført, at en Part skal give meddelelse, godkendelse, anmodning, påkrav eller tilsvarende til anden part eller i øvrigt reagere over for anden part, skal sådanne meddelelser, godkendelser, anmodninger, reaktioner og påkrav være skriftlige, medmindre andet fremgår.
Overskrifterne til bestemmelserne i Kontrakten er alene indsat af praktiske grunde. Ved fortolkning af Kontrakten skal der ses bort fra disse overskrifter.
Bilagsfortegnelse:
1. Eventuelle rettelser udsendt til tilbudsgiverne
2. Eventuelle spørgsmål/svar udsendt til tilbudsgiverne
3. Udbudsbekendtgørelsen
4. Dokumentet "Opgavebeskrivelse" med bilag lokaliteter og kvalitetskrav
5. Leverandørens samfundsansvar CSR
6. Leverandørens tilbud Opgaveløsning
7. Leverandørens tilbud Pris
8. Leverandørens opgørelse af arbejdstid
I tilfælde af indbyrdes modstrid har Kontrakten forrang for de ovenfor anførte bilag. Bilagene har indbyrdes forrang i oven- nævnte rækkefølge.
Leverandøren påtager sig på grundlag af Kontrakten samt bilagene 1 til 8 at udføre de i disse dokumenter
beskrevne (rengøringsarbejder) med de midler, som er beskrevet i ovenstående materiale, herunder navnlig bilaget ”Opga- vebeskrivelse med bilag” samt bilag 7 (herefter betegnet "Ydelserne").
De lokaliteter, hvor Ydelserne skal udføres (herefter "Lokaliteterne") fremgår af bilaget Opgavebeskrivelse med bilag samt bilag 7.
Hvis KFF vælger at udnytte tilkøbsoptioner, jf. bl.a. afsnit 3.1 nedenfor samt bilag 7, gælder Kontrakten tilsvarende for Leve- randørens udførelse af disse.
Kontrakten fastlægger alle vilkår, som skal gælde for Ydelserne. Kontrakten giver KFF ret, men ikke pligt, til at indkøbe de af Kontrakten omfattede ydelser på de vilkår, som fremgår af Kontrakten med bilag.
KFF forpligter sig ikke med Kontrakten til at aftage en bestemt mængde ydelser. Leverandøren er ikke berettiget til erstat- ning eller anden kompensation, hvis KFF’s indkøb under Kontrakten afviger fra det i bilag 6 og 7 (Leverandørens tilbud) an- førte.
3.1 Lokaliteter
3.1.1 KFF's ret til at tilføje Lokaliteter
KFF kan i Kontraktens løbetid tilføje Lokaliteter til Kontrakten. Såfremt KFF tilføjer en Lokalitet, gælder Kontrakten tilsvarende for den tilføjede Lokalitet.
Såfremt KFF ønsker at tilføje en Lokalitet skal KFF varsle Leverandøren herom senest 3 måneder inden Ydelserne påbegyndes på den nye Lokalitet.
Leverandøren er forpligtet til at levere Ydelserne på den nye Lokalitet til den pris, der er angivet i bilag 7. KFF oplyser ved sit varsel Leverandøren om, hvorvidt den nye Lokalitet er at anse som et "bibliotek", "kulturhus" eller "idrætsanlæg", jf. Option 1 i bilag 7.
3.1.2 KFF's ret til at fravælge Lokaliteter
KFF kan i kontraktens løbetid fravælge Lokaliteter.
Såfremt KFF fravælger en Lokalitet skal KFF varsle Leverandøren herom senest 3 måneder inden Ydelserne stoppes på den fravalgte Lokalitet. Når en Lokalitet fravælges, bortfalder Leverandørens ret til vederlag for Ydelser på den pågældende Loka- litet. Leverandøren er i forbindelse med fravalget af en Lokalitet (i varslingsperioden) forpligtet til – inden for det normale tidsforbrug - at levere samtlige af Ydelserne (herunder optioner) uden ekstra beregning på andre Lokaliteter forevist af KFF.
KFF har ret til at tilføje fravalgte Lokaliteter på ny, såfremt dette varsles til Leverandøren senest 3 måneder inden Ydelserne påbegyndes på den pågældende Lokalitet. Leverandøren er i denne situation forpligtet til at levere Ydelserne på den pågæl- dende Lokalitet til de priser, der fremgår af bilag 7 (for den pågældende Lokalitet).
Vederlaget for Ydelserne fremgår af bilag 6 (Leverandørens tilbud).
Vederlaget dækker alle de med Ydelserne forbundne udgifter, herunder direkte og indirekte lønninger, forsikringer, arbejd- støj, rengøringsmidler, materialer, lift med videre, plastposer til almindelige affaldsspande, hygiejneaffald og makulatorer af enhver art, plast- og papirsække til indsamling af affald, specifikt aftalte forbrugsartikler og -materialer, redskaber, arbejdsle- delse, inspektion samt administrationsomkostninger.
Leverandøren er alene berettiget til vederlag, hvis Leverandøren har udført Ydelserne i overensstemmelse med Kontrakten og dennes bilag.
Hver måned, tidligst 2. sidste hverdag og senest 3. hverdag i den efterfølgende måned, fremsendes til godkendelse en øko- nomisk oversigt over alle ydelser, der skal faktureres fra forudgående måned. Fremsendte fakturaer, der ikke på forhånd er godkendt, bliver afvist uden videre.
Ud over faktureringen, som skal være opdelt og fremsendt efter KFF’s ønske, skal der til KFF månedligt og elektronisk frem-
sendes en samlet og akkumuleret årsoversigt (Excel-regneark eller tilsvarende).
Oplysningerne om de fakturerede beløb skal være opdelt i henholdsvis kontraktbeløb (det faste månedlige vederlag) og eks- traydelser i relation til f.eks. hoved-/ekstrarengøring. Ekstra opgaver, herunder akutte opgaver, faktureres separat og enkelt- vis.
Alle ændringer i forhold til det faste månedlige vederlag skal på forhånd være aftalt, og der skal sammen med oversigten og som kommentarrubrik i oversigten, angives årsagen til ændringen (f.eks. fremskrivning, ændringer i rengøringsomfang, de- kort eller andet).
Den godkendte oversigt skal vedhæftes den elektroniske faktura. Oversigten kan vedhæftes som pdf.
KFF kan i Kontraktens løbetid meddele Leverandøren, at en given Lokalitet helt eller delvist udgår midlertidigt, så Leverandø- ren ikke længere skal udføre Ydelserne på hele eller dele af den pågældende Lokalitet. På tidspunktet for Kontraktens indgå- else, er der usikkerhed om det fortsatte forløb og konsekvenserne af COVID-19. Nærværende bestemmelse giver – ud over almindelige, sporadiske lukninger - også KFF ret til refusion for lukninger, der sker som konsekvens af COVID-19.
Hvis en Lokalitet udgår midlertidigt, bortfalder Leverandørens ret til vederlag for Ydelser på den pågældende Lokalitet. Ved midlertidig lukning af Lokaliteter reduceres vederlaget med de i tilbudslisten oplyste enhedspriser i Option 1.1 og 1.2, subsi- diært efter m2 prisen i Option 1 (for tilføjede Lokaliteter).
Hvis Leverandøren kan dokumentere, at denne på grund af forpligtelser til medarbejdere og det varsel KFF har givet, ikke kan reducere lønomkostningen, betaler KFF differencen indtil opsigelse eller overførelse af medarbejderen til anden beskæf- tigelse effektueres. Det er dog et krav, at Leverandøren så hurtigt som muligt skal overføre eventuelle overtallige ressourcer til andre Lokaliteter for at nedbringe omkostningen for KFF.
KFF giver hurtigst muligt Leverandøren skriftlig meddelelse om lukning af Lokaliteter og om krav om refusion for lukkede eller nedlagte Lokaliteter eller lokaler.
Ved alle former for og varigheder af lukninger af Lokaliteter og lokaler kan KFF ligeledes vælge, at den herved frigjorte ar- bejdskraft fra dag til dag overføres til andre opgaver, f.eks. ekstrarengøring og/eller hovedrengøringsopgaver. Leverandøren er således i denne situation forpligtet til – inden for det normale tidsforbrug - at levere samtlige af Ydelserne (herunder opti- oner) uden at der ydes tillæg til den pris, der fremgår af tilbudslistens kolonne K, på Lokaliteter forevist af KFF (herunder den lukkede Lokalitet).
Refusion for aftalte eller konstaterede udeladelser opgøres af leverandøren månedsvist og påføres som kreditbeløb på den månedlige faktura.
Leverandøren garanterer, at Ydelserne leveres i overensstemmelse med Kontrakten og dennes bilag, samt de i lovgivningen fastsatte krav hertil, og at der stilles de nødvendige ressourcer til rådighed til Ydelsernes udførelse.
5. Lovgivning og myndighedskrav
Leverandøren er i Kontraktens varighed forpligtet til at overholde alle myndighedskrav, herunder lovgivning, der er gæl- dende for Ydelsernes udførelse og driften af Leverandørens virksomhed.
Leverandøren er bekendt med, at lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse ("Virksomhedsoverdra- gelsesloven") kan finde anvendelse, herunder navnlig hvis Leverandøren overtager (en væsentlig del af de) medarbejdere, som forud for Ikrafttrædelsesdatoen har været beskæftiget med Ydelserne.
KFF har ikke i forbindelse med udbuddets gennemførelse eller Kontraktens indgåelse taget stilling til, om Virksomhedsover- dragelsesloven finder anvendelse. Samtidig bemærkes, at ethvert krav med relation til Virksomhedsoverdragelsesloven er KFF uvedkommende, idet ethvert sådan krav er udelukkende et anliggende mellem Leverandøren og den tidligere leveran- dør af Ydelserne.
5.1 Leverandørens samfundsansvar
5.1.1 Generelt
Ved opfyldelsen af Kontrakten indestår Leverandøren for Leverandørens og dennes eventuelle underleverandørers overhol- delse og efterlevelse af Københavns Kommunes til enhver tid gældende vilkår om leverandørens samfundsansvar (CSR).
Hvis disse vilkår ændres i aftaleperioden og ændringerne samlet set medfører dokumenterbare meromkostninger for Leve- randøren i forhold til vilkårene ved Kontraktens indgåelse, er Leverandøren berettiget til dækning af sine dokumenterede meromkostninger herved.
5.2 Arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder
5.2.1 Forpligtelsen
Leverandøren skal sikre, at ansatte hos Leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde Kontrak- ten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område. Leverandøren skal sikre, at ansatte hos leverandører og eventuelle underleverandører orienterer de ansatte om de gældende arbejdsvilkår.
Forpligtelsen i denne bestemmelse betegnes herefter "Arbejdsklausulen"
5.2.1.1 Krav til medarbejderens ansættelsesforhold og identifikation
Alle medarbejdere skal inden 4 uger efter arbejdets påbegyndelse have modtaget et ansættelsesbevis samt orienteres af Le- verandøren om gældende løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår.
Leverandøren er desuden ansvarlig for, at alle medarbejdere, som varetager Ydelser har gyldig opholds- og arbejdstilladelse.
Leverandørens personale skal under Ydelsernes udførelse være iført en identificerbar arbejdsbeklædning med virksomheds- logo og de skal have et id-kort med angivelse af Leverandørens navn og logo, samt medarbejderens billede, navn og funk- tion.
For faste medarbejdere kan der af KFF kræves opsat en planche med billede, navn og funktion for den eller de medarbej- dere, der arbejder på lokaliteten.
De medarbejdere, som Leverandøren ansætter til udførelse af Xxxxxxxxx, skal til enhver tid være instrueret og uddannet i de for Ydelserne relevante forhold. Når der starter en ny medarbejder på en Lokalitet, skal Leverandøren sikre, at der af en ar- bejdsleder – ud over de generelle instruktions- og uddannelseskrav – gives en grundig instruktion i alle de for Ydelserne rele- vante lokale forhold.
Medarbejderne skal forinden Ydelserne udføres, og/eller forinden nye medarbejdere overlades til at arbejde selvstændigt, som minimum være instrueret i alarmer, nøglesystemer, placering af rengøringsrum, anvendelse af eventuelle specielle ma- skiner, midler og metoder med videre samt sikkerhedsforhold, via en fysisk gennemgang sammen med en arbejdsleder.
Nye medarbejdere skal instrueres i de krav til Ydelsernes udførelse, som følger af Kontrakten og dennes bilag.
Medarbejderne skal senest en måned efter ansættelse hos Leverandøren eller senest en måned efter opstart af Ydelser un- der Kontrakten være tilmeldt AMU-kurset ”grundkursus i erhvervsrengøring” eller tilsvarende. Kurset skal være gennemført senest tre måneder efter den pågældende medarbejders ansættelse.
Leverandøren skal sikre, at de medarbejdere, der er ansat til opgaven, overholder de aftalte møde- og sluttider, og at der ikke, uden særlig aftale, arbejder eller opholder sig andre personer end de ansatte medarbejdere på lokaliteterne.
Leverandøren skal skriftligt meddele KFF navne på, hvilke ledere og hvilke medarbejdere der til enhver tid har ansvar for
henholdsvis ledelsen og rengøringsarbejdets udførelse på den enkelte Lokalitet. I tilfælde af udskiftning af ledere eller med- arbejdere skal nærmeste leder skriftligt meddele KFF om ophøret, så snart det kendes, samt skriftligt meddele navne på de nye medarbejdere/ledere.
Hvis Leverandørens medarbejdere ikke udfører Ydelserne i henhold til Kontrakten og dennes bilag, er KFF berettiget til at kræve, at de pågældende medarbejdere ikke beskæftiges under Kontrakten. Leverandøren er ikke berettiget til kompensa- tion eller erstatning i denne forbindelse.
I forbindelse med et udbud og/eller KFF' hjemtagning af Ydelserne, skal Leverandøren udarbejde refusionsopgørelse for medarbejderne og overdrage denne til KFF.
5.2.2 Dokumentation for overholdelse af Arbejdsklausulen
Der skelnes i nærværende bestemmelse mellem krav til dokumentation og krav til redegørelse.
5.2.2.1 Dokumentation
Leverandøren har bevisbyrden for, at Arbejdsklausulen er overholdt, og KFF kan på forlangende kræve at se dokumentation for Leverandørens og dennes underleverandørers overholdelse heraf. KFF kan kræve dokumentation direkte fra Leverandø- rens eller dennes underleverandørers medarbejdere. Leverandøren er forpligtet til at overholde de persondataretlige regler, herunder sikre sig den nødvendige hjemmel (eksempelvis samtykke fra sine medarbejdere) til videregivelsen af data til KFF og/eller Københavns Kommunes Indsatsteam.
Relevant dokumentation skal som minimum omfatte lønsedler, E-indkomstkvittering lønregnskaber, opholds- og arbejdstilla- delser og ansættelsesbeviser samt den referenceramme, som Leverandøren har anvendt i forbindelse med fastsættelsen af løn- og arbejdsvilkår for de ansatte. Herudover kan KFF i den konkrete sag anmode Leverandøren om at fremsende andre relevante dokumenter.
5.2.2.2 Redegørelse
Hvis KFF eller Københavns Kommunes Indsatsteam, har en mistanke om overtrædelse af Arbejdsklausulen, skal Leverandøren efter påkrav, fremsende en fyldestgørende redegørelse. Parterne har desuden pligt til egenhændigt at orientere hinanden, ved mistanke om manglende overholdelse af Arbejdsklausulen.
Leverandøren skal som minimum redegøre for under hvilke forhold og/eller metoder de tjenesteydelser, der indgår til opfyl- delsen af Kontrakten, er foregået. KFF eller Københavns Kommunes Indsatsteam, kan i den konkrete sag anmode Leverandø- ren om at uddybe andre relevante forhold.
5.2.2.3 Frister
Dokumentationen skal være KFF eller Københavns Kommunes Indsatsteam, i hænde senest 5 arbejdsdage efter, at KFF's eller Københavns Kommunes Indsatsteam, påkrav er afsendt.
Redegørelsen skal være KFF eller Københavns Kommunes Indsatsteam, i hænde senest 10 arbejdsdage efter, at KFF's eller Københavns Kommunes Indsatsteam, påkrav er afsendt, medmindre andet konkret aftales.
Ligeledes kan Københavns Kommunes Indsatsteam fra tid til anden foretage stikprøvekontroller hvor ovennævnte tidsfrister også vil være gældende.
5.2.2.4 Videregivelse af dokumentation
KFF kan efter en konkret vurdering videregive informationer, som tjener som dokumentation for overholdelse af Arbejdsklau- sulen, til SKAT eller Arbejdstilsynet, hvis videregivelsen vurderes at være af væsentlig betydning for myndighedernes virksom- hed.
KFF eller Københavns Kommunes Indsatsteam, kan efter en konkret vurdering videregive informationer, som tjener som do- kumentation for overholdelse af kravene i Arbejdsklausulen til Politiet, hvis der er mistanke om et begået strafbart forhold.
5.2.3 Sanktion for manglende overholdelse af forpligtelsen
Leverandørens eller dennes underleverandørers væsentlige overtrædelser af Arbejdsklausulen vil altid berettige KFF til at op- hæve Kontrakten helt eller delvist.
Ifalder Leverandøren nedenstående sanktioner eller andre misligholdelsesbeføjelser, fritages denne ikke for pligten til at op- fylde Kontrakten.
5.2.3.1 Sanktioner ved Leverandørens overtrædelse af Arbejdsklausulen
KFF er berettiget til at tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese berettigede krav fra Leverandørens eller underleve- randørers ansatte. Med berettiget krav menes lønmodtagerkrav op til niveauet i Arbejdsklausulen.
Hvis betingelsen for at tilbageholde vederlag er opfyldt, og det tilbageholdte vederlag som følge af manglende dokumentation ikke kan udbetales til de pågældende medarbejdere, tilfalder det tilbageholdte vederlag KFF.
Leverandøren ifalder bod ved overtrædelse af Arbejdsklausulen. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til 0,5 % af den årlige kontraktsum, dog minimum DKK 10.000 kr., indtil overtrædelsen er bragt til ophør. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag.
Leverandøren ifalder endvidere bod, såfremt den af KFF efterspurgte dokumentation, jf. afsnit 5.2.2 ikke er KFF i hænde inden fristens udløb. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til 0,5 % af den årlige kontraktsum, dog minimum DKK 10.000 kr., indtil overtrædelsen er bragt til ophør. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag.
5.2.4 Besøg på arbejdspladsen
KFF eller en tredjepart vil i aftaleperioden løbende kunne foretage uanmeldte besøg på arbejdspladsen for at sikre overhol- delse af Arbejdsklausulen.
5.2.5 Københavns Kommunes aftalestyringssystem
Leverandøren skal ved kontraktindgåelse indberette basisoplysninger på sig selv og sine underleverandører i Københavns Kommune til en hver tid anvendte aftalestyringssystem, hvor relevante oplysninger om Københavns Kommunes kontrakter forefindes.
Leverandøren garanterer i overensstemmelse med bilag 1: Opgavebeskrivelse, at Leverandøren i hele aftaleperioden opfylder de for Kontrakten gældende miljøkrav samt den til enhver tid for Leverandøren gældende miljølovgivning i forbindelse med udførelsen af Kontrakten.
5.3.1 Reduktion af miljøbelastning
.
Leverandøren skal i forbindelse med sin udførelse af Kontrakten aktivt arbejde for at mindske den miljøbelastning, der frem- kommer ved Leverandørens arbejde. Dokumentation for arbejdet skal på forlangende forelægges KFF, f.eks. i form af doku- mentation for implementering af miljøledelsessystemer eller andre miljøfremmende tiltag.
Leverandøren skal overholde gældende lovgivning om miljøbeskyttelse og om kemiske stoffer og produkter, samt arbejde aktivt for at fremme miljømæssige og kemisk sundhedsmæssige forhold ved opfyldelse af Kontrakten.
Leverandøren skal i forbindelse med udførelsen af Kontrakten overholde den for Leverandøren gældende arbejdsmiljølovgivning og sikre, at egne arbejdsforhold er sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarlige. Herunder skal det bl.a. sikres, at der er udarbejdet arbejdspladsvurdering og lavet en arbejdsmiljøorganisation, hvis den for Leverandøren gældende lovgivning påbyder Leverandøren dette.
Det er yderligere et krav, at Leverandøren i overensstemmelse med den for Leverandøren gældende lovgivning arbejder aktivt for at fremme sundhed og sikkerhed ved opfyldelse af Kontrakten. Dette kan f.eks. ske ved, at Leverandøren er arbejdsmiljøcertificeret (eller overholder kriterierne for dette) efter OHSAS 18001 eller tilsvarende, Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1191 af 9. oktober 2013 om anerkendelse af DS/OHSAS 18001 mv., Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1193 af 9. oktober 2013 om arbejdsmiljøcerti- fikat, eller har indført tiltag som går videre end arbejdsmiljølovgivningen foreskriver, eksempelvis, ved at virksomheden har indført en arbejdsmiljøpolitik, har medarbejdere i flexjobstilling eller lignende, deltager i arbejdsmiljønetværk eller lignende.
Ved sin underskrift af Kontrakten erklærer Leverandøren samtidigt, at virksomheden ikke har påbud fra Arbejdstilsynet – eller fra tilsvarende national myndighed – som kan have betydning for udførelsen af Kontrakten samt, at Leverandøren overholder den for Leverandøren gældende og relevante arbejdsmiljølovgivning.
6. Personale- og rengøringsrum samt udstyr
KFF stiller vederlagsfrit lokaler til rådighed for Leverandørens personale og materiel på de enkelte Lokaliteter.
Til sikkerhed for Leverandørens opfyldelse af Kontrakten stiller Leverandøren gennem anerkendt pengeinstitut/kautionsfor- sikringsselskab og inden den 1. september 2020 en ubetinget og uigenkaldelig anfordringsgaranti på 500.000 kr. for delaftale 1, 1.000.000 kr. for delaftale 2 og 500.000 kr. for delaftale 3.
Hvis Leverandøren ikke inden for den ovenfor nævnte frist stiller anfordringsgarantien, vil dette være at betragte som væ- sentlig misligholdelse.
Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med anfordringsgarantien, som skal stilles inden aftalestart. Anfordringsgarantien begrænser ikke KFF’s rettigheder i henhold til Kontrakten, dennes bilag og/eller dansk ret i øvrigt.
Anfordringsgarantien nedskrives ikke i Kontraktens løbetid. Anfordringsgarantien frigives af KFF senest tre måneder efter Kontraktens ophør, medmindre KFF inden dette tidspunkt skriftligt har fremsat krav om udbetaling i henhold i anfordrings- garantien.
Ændringer til Kontrakten skal ske skriftligt og skal optages som bilag til Kontrakten. Ændringer, som ikke opfylder de form- krav, som fremgår af denne bestemmelse, er ikke gældende mellem Parterne.
Leverandørens anvendelse af underleverandører, som ikke fremgår af Leverandørens tilbud, kræver KFF’s forudgående skriftlige samtykke.
KFF vil alene give samtykke til brug af underleverandør, hvis Leverandøren kan fremlægge nedenstående dokumentation og hvis KFF i øvrigt er betrygget i, at underleverandøren opfylder kravene til Ydelsernes udførelse.
Leverandøren skal over for KFF sikre:
❑ at underleverandører fremlægger registreringsbeviser, der viser, at underleverandøren er registreret hos SKAT efter momsloven og kildeskatteloven
❑ at underleverandøren fremlægger retvisende/opdateret serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumen- tation, der indeholder tilsvarende oplysninger.
Uanset brug af godkendt underleverandør er Leverandøren som den eneste ansvarlig over for KFF under Kontrakten. Anvendelse af underleverandører uden KFF's forudgående skriftlige samtykke udgør væsentlig misligholdelse.
Uden KFF's forudgående samtykke kan rettigheder og forpligtelser efter Kontrakten med tilhørende bilag hverken helt eller delvist overdrages af Leverandøren, ligesom de af Kontrakten flydende fordringer ikke kan overdrages, sælges eller belånes.
11. Misligholdelse og modregning i vederlaget
Enhver tilsidesættelse af Leverandørens forpligtelser i medfør af Kontrakten og/eller dennes bilag udgør misligholdelse.
Ved misligholdelse forstås i henhold til Kontrakten således f.eks.:
❑ at en kvalitet eller -aktivitet i henhold til kravspecifikationen ikke leveres eller gennemføres til rette tid.
❑ at der i tilfælde af manglende servicekvalitet eller -aktivitet i henhold til kravspecifikationen ikke er anvendt den af Leverandøren oplyste arbejdstid.
❑ at krav vedrørende kvalitetssikring, kvalitetskontrol og kvalitets- eller anden form for rapportering ikke gennemføres i henhold til kravspecifikationen eller Kontrakten i øvrigt.
❑ at de til Xxxxxxxxx ansatte medarbejdere/ledere ikke opfylder de i Kontrakten og dennes bilag fastsatte krav.
Ovenstående er en ikke-udtømmende liste over forhold, som udgør misligholdelse, idet enhver manglende opfyldelse af Kontrakten og dennes bilag vil udgøre misligholdelse.
Udviser en af Leverandøren udført kontrol at der foreligger misligholdelse, eller har Leverandøren formodning om, at der er eller vil indtræde misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele KFF dette. Leverandøren skal samtidig underrette KFF om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden.
Udviser en af KFF udført kontrol at der foreligger misligholdelse, eller har KFF formodning om at der vil indtræde mislighol- delse oplyser KFF Leverandøren om, hvad misligholdelsen omfatter eller forventes at omfatte. Leverandøren er i alle så-
danne tilfælde forpligtet til at afhjælpe eventuelle misligholdelser og tilrettelægge en procedure, så tilsvarende misligholdel- ser undgås.
Leverandøren skal i alle tilfælde af misligholdelse straks iværksætte tiltag til afhjælpning af misligholdelsen. KFF kan stille krav til den måde, hvorpå en misligholdelse skal bringes til ophør og til de skridt Leverandøren skal tage, for at undgå tilsva- rende misligholdelse fremover. KFF kan f.eks. stille krav om, at Leverandøren i en periode efter en konstateret misligholdelse gennemfører skærpet kontrol, hvor omfanget af kontrollen udvides og/eller hvor kontrollerne gennemføres hyppigere end ellers fastlagt.
Undlader Leverandøren at opfylde sin informationspligt, jf. ovenfor, udgør det et selvstændigt tilfælde af misligholdelse.
Væsentlig misligholdelse berettiger til ophævelse af Kontrakten uden varsel. KFF kan dog undlade at ophæve Kontrakten i følgende – ikke-udtømmende – tilfælde, uden at dette medfører, at KFF herved mister sine rettigheder i anledning af Leve- randørens væsentlige misligholdelse:
❑ Hvor der er tale om en enkeltstående, mere tilfældig overtrædelse af lovgivningen, som ikke med rimelighed kan be- brejdes Leverandøren.
❑ Hvor Leverandøren kan sandsynliggøre, at der ikke vil forekomme en tilsvarende overtrædelse. KFF kan i sådanne til- fælde vælge at indlede en dialog med Leverandøren om, hvordan det kan sikres, at Leverandøren fremadrettet overhol- der vilkårene i Kontrakten og dennes bilag. Dialogen kan bestå i, at Leverandøren skal indsende en beskrivelse af, hvilke praktiske tiltag, der iværksættes for at overholde bestemmelserne. Hvis KFF vælger at indlede denne dialog udelukker det ikke KFF fra på et senere tidspunkt at ophæve Kontrakten.
Ved KFF’s ophævelse af Kontrakten som følge af væsentlig misligholdelse, er Leverandøren erstatningsansvarlig for ethvert direkte og indirekte tab, som KFF måtte lide som følge af ophævelsen. Leverandøren er i tilfælde af Kontraktens ophævelse som følge af væsentlig misligholdelse ikke berettiget til erstatning eller anden kompensation.
.
Kontraktens bestemmelser om misligholdelse begrænser ikke anvendelsen af dansk rets almindelige regler herom. KFF' samtidig opkrævning af bod berører ikke KFF's adgang til at ophæve Kontrakten.
KFF er berettiget til at opkræve bod såfremt,
• en aktivitet eller kvalitet i henhold til kravspecifikationen ikke gennemføres og/eller leveres til rette tid.
• Ydelsen ikke er i overensstemmelse med den kvalitet, der er beskrevet i kravspecifikationen.
• krav vedrørende kvalitetssikring, kvalitetskontrol og kvalitets- eller anden form for rapportering ikke gennemføres i henhold til kravspecifikationen.
• Ydelsen ikke udføres i overensstemmelse med gældende sikkerheds- og miljøkrav.
• KFF er endvidere berettiget til at opkræve bod, hvis en stikprøvekontrol bedømmes som ikke-godkendt.
I hver af disse tilfælde betales en bod svarende til option 1.1 eller 1.2 for den pågældende Lokalitet, subsidiært m2 prisen i Option 1 (for tilføjede Lokaliteter), dog minimum 5.000 kr.
Boden beregnes pr. tilfælde af misligholdelse. Der kan således opkræves bod for flere forskellige misligholdelser på én gang pr. Lokalitet.
Opkrævning af bod i henhold til denne bestemmelse vil ske ved modregning i førstkommende faktura.
Hvis KFF som følge af Leverandørens misligholdelse lider tab, som overstiger nærværende bodsbestemmelser, kan KFF gøre dette yderligere tab gældende over for Leverandøren.
Leverandørens afhjælpningspligt, jf. pkt. 11, berøres ikke af KFF's ret til bod. Tilsvarende berøres KFF's ret til bod ikke af Le- verandørens afhjælpningspligt.
Bod som følge af manglende overholdelse af Kontraktens sociale klausuler, jf. Kontraktens afsnit 5, samt bilag 5 håndteres i overensstemmelse med de særskilte bodsbestemmelser herom.
Hvis Leverandøren erklæres konkurs, der indgives konkursbegæring eller begæring om rekonstruktion mod Leverandøren, der sker åbning af tvangsakkord, Leverandøren træder i likvidation, eller bliver taget under tvangsopløsning, er dette at be- tragte som væsentlig misligholdelse.
Hvis Leverandøren er et kapitalselskab, kan KFF ophæve Kontrakten, hvis Leverandøren kræves opløst af Erhvervsstyrelsen.
Under Leverandørens udførelse af Ydelserne, har KFF eller den KFF bemyndiger hertil, ret til at føre tilsyn med og udøve kon- trol med alle led i Ydelsernes udførelse. Leverandøren er forpligtet til at stille alle oplysninger, der er nødvendige for udøvel- sen af nævnte kontrol, til rådighed for KFF.
KFF’s eventuelle udøvelse af tilsyn og kontrol fritager ikke Leverandøren for dennes forpligtelser.
Leverandøren er forpligtet til over for KFF at dokumentere, at Ydelserne er udført i overensstemmelse med Kontrakten og dennes bilag.
Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler. Leverandøren er herunder ansvarlig for alle skader, der som følge af Ydelsernes udførelse indtræder på ting eller bygninger. Eventuelle skader, som Leverandøren i øvrigt måtte forårsage ved Ydelsernes udførelse, er KFF uvedkommende, og ansvaret herfor påhviler alene Leverandøren.
Leverandørens ansvar er ikke begrænset til de dækningssummer, som gælder for Leverandørens forsikringer, jf. nedenfor.
Leverandøren skal i Kontraktens varighed have forsikringsmæssig dækning af sit produkt-, person- og erhvervsansvar i et af Finanstilsynet anerkendt forsikringsselskab. Leverandørens forsikring skal have en dækningssum for tingsskade og per- sonskade på minimum kr. 5 mio. pr. skadebegivenhed og minimum 10 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på KFF’s anmod- ning kunne dokumentere, at de krævede forsikringer er i kraft.
Manglende forsikringsdækning vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse.
Leverandøren bærer ansvaret for de af KFF udleverede nøgler, adgangskort og lignende. Hvis sådanne bortkommer, kan KFF, hvis dette er nødvendigt af sikkerhedsmæssige årsager, træffe beslutning om udskiftning eller omstilling af låsesystemer. De hermed forbundne udgifter påhviler Leverandøren, dog maksimeret til kr. 200.000,00 pr. tilfælde.
Udgifterne i forbindelse hermed vil blive modregnet i den eller de førstkommende betalinger.
Leverandøren er ligeledes ansvarlig for, at eventuelle alarmer håndteres korrekt. I tilfælde af at en aktiveret alarm skyldes Leverandørens ukorrekte håndtering af denne, pålægges Leverandøren alle eventuelt medgåede omkostninger herved, lige- som Leverandøren vil kunne blive pålagt erstatningsansvar i forbindelse med skader/indbrud, som måtte være sket i forbin- delse med Leverandørens forkerte/manglende håndtering/tilkobling af alarmsystemerne eller skødesløs omgang med udle- verede nøgler, koder med videre.
Alarmen er f.eks. håndteret ukorrekt, hvis den; 1. Udløses på grund af Leverandørens manglende frakobling og ikke afmeldes inden alarmselskabet rykker ud (de hermed medgåede omkostninger til alarmselskabet skal betales af leverandøren) 2. Ikke udløses ved indbrud på grund af Leverandørens manglende aftalte tilkobling (det aktuelle tab i forbindelse med stjålne ef- fekter som ikke kan refunderes af lokalitetens forsikring, skal betales af Leverandøren).
Leverandøren skal sikre, at nøgler og kort, som anvendes i forbindelse med opgavens udførelse, opbevares forsvarligt, uden angivelse af hvilken lokalitet de hører til, og med et af leverandøren påsat findelønsskilt.
Leverandøren skal øjeblikkeligt give meddelelse til KFF, hvis nøgler eller adgangskort bortkommer eller beskadiges.
Parterne samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver op- lysning om den anden Parts forretningshemmeligheder, forretningskoncepter, forretningsforbindelser og andre fortrolige forhold, der kommer til deres kendskab ved forberedelse, indgåelse og opfyldelse af Kontrakten.
Tavshedspligten omfatter ikke videregivelse med skriftlig tilladelse fra den beskyttede Part, (ii) videregivelse der kræves af en offentlig myndighed (herunder ved lovgivning), (iii) relevant videregivelse til brug for løsning af en konflikt mellem Par- terne og (iv) videregivelse til en Parts rådgivere, f.eks. advokat og revisor.
Bestemmelserne skal forblive gældende uanset Kontraktens ophør i øvrigt, hvad enten Kontraktens ophør skyldes opsigelse, ophævelse eller andet. Tilsvarende skal den enkelte medarbejder iagttage tavshedspligten efter fratræden af sin stilling hos en af Parterne.
Leverandøren forpligter sig i øvrigt til at overholde sikkerhedsforskrifterne med videre i forbindelse med behandling af per- sonoplysninger, jf. bl.a. Databeskyttelsesforordningen.
Ved "Force Majeure" forstås sådanne ekstraordinære omstændigheder, som en Part ikke er herre over, og som Parten ikke ved Kontraktens indgåelse med rimelighed kunne eller burde have forudset og ej heller burde have undgået eller overvun- det. Forhold hos Leverandørens underleverandør kan i forhold til Kontraktens opfyldelse kun anses for Force Majeure, i det omfang underleverandøren er i en Force Majeure-situation, hvis følger for Kontraktens opfyldelse, Leverandøren ikke burde have undgået, overvundet eller reduceret.
Ansvaret for opfyldelse af en forpligtelse under Kontrakten suspenderes, i det omfang dens opfyldelse hindres af Force Ma- jeure.
Parterne skal i videst muligt omfang medvirke til at forebygge og begrænse en Force Majeure-situations negative konsekven- ser for opfyldelsen af deres forpligtelser under Kontrakten. Den forhindrede Part skal straks efter Force Majeure-situatio- nens ophør genoptage sine ydelser under Kontrakten.
Force Majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal arbejdsdage, som Force Majeure-situationen varer.
Hvis en tidsfrist for Leverandøren udskydes på grund af Force Majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig dertil, tilsva- rende.
Force Majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende Part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden Part senest 5 (fem) arbejdsdage efter, at Force Majeure er indtrådt.
KFF er berettiget til at opsige Kontrakten helt eller delvis, hvis Leverandøren er forhindret i at levere Ydelserne som følge af Force Majeure i en periode på 10 (ti) arbejdsdage inden for en periode på 2 (to) kalendermåneder.
KFF er i forbindelse med Force Majeure hos Leverandøren berettiget til en forholdsmæssig reduktion i vederlaget. Reduktio- nen udgør 85 % af dagsvederlaget, hvis total udeblivelse (alle lokaler) finder sted.
I øvrige tilfælde end ved total udeblivelse (alle lokaler) sker reduktion efter tilbudslistens refusionsbeløb.
Leverandøren er i forbindelse med Force Majeure hos KFF berettiget til op til 85 % af vederlaget. Leverandøren er forpligtet til at begrænse udgiften mest muligt ved hjemsendelse, omplacering, opsigelse og lignende af medarbejdere. Leverandøren skal i forbindelse med en eventuel opkrævning af vederlag i forbindelse med Force Majeure dokumentere, at leverandørens lønudgifter ikke har kunnet reduceres eller fjernes.
Kontrakten med tilhørende bilag er udfærdiget og underskrevet i to originale eksemplarer, hvoraf det ene er hos KFF og det andet hos Leverandøren.
Kontrakten og enhver tvist, som udspringer deraf, er undergivet dansk ret.
Parterne skal søge at løse uoverensstemmelser om Kontraktens opfyldelse, fortolkning eller udfyldning ved forhandling.
Løses konflikten ikke senest 14 kalenderdage efter, at en begæring om forhandling er skriftligt fremsat af en Part, kan tvisten indbringes for KFF's hjemting, som er eksklusivt værneting i 1. instans.
Kontrakten træder i kraft den 1. oktober 2020 (herefter "Ikrafttrædelsesdatoen") og løber til den 30. september 2023, hvor- efter den ophører uden yderligere varsel, medmindre KFF senest den 1. december 2022 meddeler Leverandøren, at KFF øn- sker at forlænge Kontrakten med yderligere 1 år (option 2). Kontrakten løber i så fald til den 30. september 2024.
De første seks måneder efter Ikrafttrædelsesdatoen kan KFF opsige Kontrakten med en måneds varsel til udløbet af en ka- lendermåned. Efter udløbet af de første seks måneder af Kontraktens varighed kan begge Parter opsige Kontrakten uden begrundelse med seks måneders varsel til udløbet af en kalendermåned.
Hvis Klagenævnet for Udbud eller en domstol annullerer KFF’s beslutning om at tildele Kontrakten til Leverandøren, eller pålægger KFF at bringe Kontrakten til ophør, er KFF berettiget til at opsige Kontrakten med et "passende varsel". Sker opsigel- sen inden for de første seks måneder af Kontraktens løbetid, er et "passende varsel" en måneds varsel til udløbet af en kalen- dermåned. Sker opsigelsen efter udløbet af de første seks måneder af Kontraktens løbetid, er et "passende varsel" tre måne- ders varsel til udløbet af en kalendermåned.
I tilfælde af at KFF opsiger Kontrakten som beskrevet i denne bestemmelse, betaler KFF for de Ydelser, der udføres af Leve- randøren, frem til det tidspunkt, hvor Kontrakten i henhold til opsigelsen udløber. Bortset fra sådanne betalinger, kan Leve- randøren ikke rejse krav, herunder krav om erstatning i anledning af KFF’s opsigelse som beskrevet i denne bestemmelse.
Hvis Leverandøren opsiger Kontrakten, yder Leverandøren en kompensation til KFF svarende til 2 % af vederlag, som KFF skulle have betalt til Leverandøren frem til udløbet af Kontraktens ordinære periode, hvis Leverandøren ikke havde opsagt Kontrak- ten.
Eventuel opsigelse skal ske skriftligt og skal fremsendes med anbefalet post.
, den , den
For Ordregiveren For Leverandøren