Vejledning vedrørende indgåelse af aftaler med arkitekter, ingeniører, kunstnere m.v.
Vejledning vedrørende indgåelse af aftaler med arkitekter, ingeniører, kunstnere m.v.
Provstiudvalget har erfaring for, at der ofte kan opstå unødvendige udgifter i forbindelse med forberedelsen af projekter, og derfor vil vi gerne give denne vejledning:
Overordnet
Menighedsrådet skal gøre sig klart, om udgifterne til det påtænkte projekt kan holdes indenfor den bevilligede driftsramme.
Kan projektet holdes indenfor rammen, er det nemmere for alle parter, men vær opmærksom på, at der er visse istandsættelsesarbejder el. ændringer der skal søges om tilladelse til (se bilaget ”Afgørelseskompetencer i bygge- anlægs- og restaureringssager).
Er der tale om et større projekt, der kræver ekstra økonomiske midler, anbefaler vi, at menighedsrådet kontakter provstiet, så vi i fællesskab kan drøfte mulighederne for at gennemført projektet herunder mulighederne for finansieringen.
De indledende overvejelser
Når menighedsrådet har ønske om at sætte et projekt i værk, skal man foretage sig to ting:
• Gøre sig klart, hvad man ønsker at få tilbud på, det vil sige arbejdets omfang! Der indhentes tilbud på det beskrevne arbejde og der skal altid indhentes flere tilbud, hvis der er tale om andet end mindre nødvendige reparationer. Beslutningen føres til referat inden man giver en skriftlig bekræftelse til vedkommende firma. Hvis projektet økonomisk overskrider kirkekassens formåen, skal Provstiudvalget altid underrettes.
• Hvis håndværkeren/firmaet ikke mener at kunne afgive et nøjagtigt tilbud, skal der angives en ramme, indenfor hvilken man ønsker at modtage et tilbud. Dette aftales skriftligt med vedkommende, ligesom det føres til referat.
Beslutninger er bindende for de personer, der varetager de praktiske aftaler om projektet fx kirkeværge, udvalgsformand eller anden. Det enkelte menighedsrådsmedlem kan ikke træffe beslutninger ud over dem, der er nedfældet i referatet.
Igangsættelse af projekter
Når menighedsrådet har bestemt sig for projektets omfang og fået et overslag/tilbud over, hvad projektet vil komme til at koste, kan menighedsrådet træffe endelig beslutning om igangsættelse.
Hvis projektets omkostninger ikke kan afholdes indenfor driftsrammen skal det nu forelægges for provstiudvalget med beskrivelse af omfang, tidsplan og finansiering, der så giver endeligt tilsagn.
Indgåelse af kontrakter
Det er ofte i forbindelse med de indledende overvejelser, at menighedsråd og diverse rådgivende firmaer
m.v. ikke får indgået en fast aftale, hvorved menighedsrådet ofte kommer til at stå med en regning for udførelsen af et arbejde, som man ikke mener at have bestilt. Vi gør derfor opmærksom på, at følgende skal overholdes allerede i forbindelse med den rådgivning der søges til udarbejdelse af et projekt:
Menighedsrådet skal samlet tage beslutning om igangsættelse af såvel forundersøgelse til et projekt som til selve projektet.
Menighedsrådet skal have klarhed over de økonomiske konsekvenser af et indledende projekt.
Menighedsrådet skal indgå en skriftlig aftale om udførelsen af et projekt og disse beslutninger føres til referat.
Vore samarbejdspartnere (arkitekter, ingeniører, kunstnere), skal gøres opmærksom opmærksomme på, at en opgave først kan forventes honoreret, når der foreligger et skriftligt tilsagn fra menighedsrådet (evt. med en kopi af beslutningen fra Menighedsrådets referat).
Her kan hentes hjælp
”Når menighedsrådet skal bygge – om behandling af bygge- og anlægssager samt restaureringssager m.v.”
– findes på IT-skrivebordet
” Afgørelseskompetencer i bygge- anlægs- og restaureringssager” – bilag til denne skrivelse
Stiftets konsulenter: Se xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/
Og menighedsrådet er altid velkommen til at kontakte provstiet.
jan/11