Bilag til Rammeaftale for samarbejdet mellem forvaltningen og selvejende tilbud
Bilag til Rammeaftale for samarbejdet mellem forvaltningen og selvejende tilbud
[Skriv dokumentets undertitel]
[Xxxxx et resume af dokumentet her. Resumeet er normalt en kort beskrivelse af dokumentets indhold. Xxxxx et resume af dokumentet her. Resumeet er normalt en kort beskrivelse af dokumentets indhold.]
lz64
[Vælg datoen]
Indhold - bilag
Bilag 1: Selvejende tilbud i den frivillige organisation 3
Bilag 2: Dokumentation og registrering 4
Selvejende tilbud med driftsoverenskomst 6
Selvejende tilbud hvormed Københavns Kommune har indgået samarbejde 6
Muligheder for at selvejende tilbud kan sikre deres digitale kommunikation 6
Bilag 6: Bygninger og vedligehold 9
Bilag 1: Selvejende tilbud i den frivillige organisation
Der er ikke fastlagt en generel og entydig juridisk definition af begrebet ”selvejende tilbud”, og selvejende tilbud kan være oprettet og organiseret på forskellige måder. En forudsætning for at være et selvejende tilbud er, at der er tale om en organisation, der er en selvstændig juridisk person med en bestyrelse, en daglig ledelse og et klart formål. Selvejende tilbud kan således ikke udgøres af enkeltpersoner. På det sociale område kan selvejende tilbud fx være fonde omfattet af fondslovgivningen. Selvejende tilbud er frivillige, private organisationer, der er uafhængige af partipolitiske og privatøkonomiske interesser og som arbejder ud fra eget værdigrundlag.
De selvejende tilbuds vedtægter med bl.a. formål og bestyrelsens sammensætning udgør tilbuddets grunddokument, der beskriver rammerne for tilbuddets virksomhed og forvaltning. Bestyrelsen er central og forvalter det selvstændige ansvar. Ved ændringer af vedtægterne skal Københavns Kommune orienteres.
Nogle selvejende tilbud har en tilknytning til en oftest landsdækkende ”moderorganisation”, som finansierer sin virksomhed på anden vis. Selvejende tilbud skal dog være selvstændige juridiske enheder, der er adskilt fra ”moderorganisationerne”.
Forvaltningens samarbejde med selvejende tilbud under SEL § 110 er ved indgåelse af rammeaftalen alle reguleret ved driftsoverenskomster efter model 2.
Bilag 2: Dokumentation og registrering
Selvejende tilbud med driftsoverenskomst har samme lovgivningsmæssige dokumentations- og opfølgningskrav som kommunale tilbud. Af hensyn til kvalitetssikring og udvikling leveres dokumentationsredskaber og kvalitetssikringsredskaber af kommunen. Kravet om at selvejende tilbud benytter for eksempel CSC Social, Forandringskompas og laver akkreditering skal sikre en sammenhæng i kommunens samlede indsats overfor udsatte borgere, som benytter et eller flere af tilbuddene rettet til målgruppen.
CSC Social:
Alle selvejende tilbud arbejder med CSC Social som dokumentationsredskab på samme måde som kommunale tilbud. CSC er et sikkert system til opbevaring af fortrolige oplysninger om borgerne, der dokumenterer, at man på tilbuddene lever op til aftalte krav til indhold og form for dokumentationspligt. Kravet om brug af CSC Social er også nødvendiggjort af Socialforvaltningens ansvar for korrekt hjemtag af statsrefusion for §§ 109 og 110-tilbud, og som system er det et redskab, der sikrer en sammenhængende indsats mellem tilbud og kommunalt myndighedscenter i samarbejdet om borgeren.
Forandringskompas:
Alle selvejende botilbud arbejder med Forandringskompasset og er i proces omkring det, og her gælder de samme opfølgningsregler på de kommunale som på de selvejende tilbud.
Der er forskellige kompasser og forskellige opfølgningskriterier på målgruppeområderne, men på alle områder indgår de selvejende tilbud på linje med de kommunale.
Der er tre overordnede mål med arbejdet med Forandringskompasset:
• At understøtte det pædagogiske arbejde ved at synliggøre forandringer for borgeren og tilpasse indsatsen til borgerens situation.
• At skabe et fælles sprog og faglig refleksion i medarbejdergruppen.
• At opbygge relevant ledelsesinformation, der kan skabe en dialog om, hvordan vi opnår bedre resultater for borgerne.
De tre ovennævnte mål for arbejdet med kompasset skal tilsammen understøtte en højere grad af fokus på effekten af den indsats, der ydes over for den enkelte borger. Samtidig skal det, at man arbejder med det samme værktøj på alle tilbud, uanset om de er selvejende eller kommunale, understøtte vidensdeling på tværs og bidrage til ny viden.
Tilbud med driftsoverenskomst fører også registrering og statistik på samme vis som kommunale tilbud ved eksempelvis opståede behov for monitorering af særlige forhold på tilbuddene, særlige perioder o.l. efter kommunens nærmere bestemmelser. Som for eksempelvis registrering af antal af brugere på natcaféer i København for en løbende afklaring af behov, kapacitet og udvikling af området, hvor der er ugentlige opgørelser af antal brugere året rundt.
Bilag 3: HR og MED
HR
Vedrørende HR-jura, som varetages af Koncernservice, Personalejura & forhandling: Selvejende tilbud med driftsoverenskomst er selvstændige juridiske enheder med egen arbejdsgiverkompetence.
Derfor er Københavns Kommune ikke part i sager om personaleforhold på de selvejende tilbud, og den HR bistand, der ydes, sker i form af at give rådgivning, både skriftligt og telefonisk på henvendelser fra personaleansvarlige ledere på selvejende tilbud.
Juridisk bistand udføres ikke – herunder eksempelvis udarbejdelse af ansættelsesbreve, partshøringsbreve og afskedigelser m.v., da Københavns Kommune ikke er arbejdsgiver og dermed ikke har kompetence i retsforholdet mellem de selvejende tilbud og deres medarbejdere. Ved driftsoverenskomst er selvejende tilbud berettiget til råd og vejledning.
De selvejende tilbud følger som alt overvejende hovedregel overenskomster og andre aftaler, der er indgået mellem KL og de relevante faglige organisationer. Dette fremgår af driftsoverenskomsterne.
MED-samarbejde
MED-strukturen er en vigtig del af organiseringen i Socialforvaltningen. Retningslinjer og værdigrundlag i forvaltningen kendetegnes ved, at alle medarbejdere har mulighed for medindflydelse og medbestemmelse. Målet er, at alle medarbejdere får direkte eller indirekte mulighed for at udøve medbestemmelse, og at beslutninger, der træffes, skal give mening og være genkendelige på tværs af organiseringen.
I rammeaftalen om medindflydelse og medbestemmelse § 1, stk. 3 fremgår det, at aftalen også gælder for selvejende tilbud med driftsoverenskomst i Socialforvaltningen. Selvejende tilbud kan vælge at deltage i MED-samarbejdet på lige vilkår som de kommunale tilbud. Som selvejende tilbud i centerets MED-struktur respekteres de selvejende tilbuds selvstændige kompetencer ved deltagelse. De selvejende tilbud, der følger KL’s aftaler og overenskomster, er forpligtet til at have en samarbejdsorganisation.
Deltagelse i MED-samarbejdet i forvaltningen er en mulighed for, at de selvejende tilbud kan få indflydelse på kompetenceudvikling, arbejdsmiljø, overholdelse af lovgivning, fokus på vold og trusler mv. og som forum til deling af viden samt informationer mellem forskellige indsatser – både selvejende og kommunale, så alle niveauer i de forskellige organiseringer sikres deltagelse i dialogen.
Bilag 4: IT og sikkerhed
Indledning
Socialforvaltningen har ansvaret for fastlæggelse af IT-sikkerhedsniveauet. Det følger af Persondataloven, at persondata skal behandles fortroligt, samt at den dataansvarlige skal træffe de fornødne tekniske organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven. Københavns Kommunes IT-sikkerhedsregulativ har indarbejdet disse regler og beskriver, hvorledes kommunen skal leve op til persondatalovens regler.
Københavns Kommune skal derfor, jf. persondatalovens § 41, udarbejde instrukser til personer, virksomheder m.v., således at det sikres, at persondatalovens samt Københavns Kommunes IT- sikkerhedsregulativ overholdes.
Selvejende tilbud med driftsoverenskomst
Selvejende tilbud som har driftsoverenskomst med Københavns Kommune skal følge IT- sikkerhedsregulativets regler, jf. it sikkerhedsregulativets § 1 samt persondatalovens § 41 (kommunens instruktionsbeføjelse). Det forudsættes, at overholdelse af Københavns Kommunes IT-sikkerhedsregulativ fremgår af driftsoverenskomsten. I modsat fald skal dette indføjes jf. IT-sikkerhedsregulativets § 1.
Selvejende tilbud hvormed Københavns Kommune har indgået samarbejde Det følger af IT-sikkerhedsregulativets § 1, at selvejende og private institutioner mv., som kommunen udfører behandlinger for, skal efterleve it-sikkerhedsregulativet.
Brug af egen mail adresse
IT-sikkerhedsfunktionen forhindrer ikke et samarbejdende tilbud i at benytte egen mailadresse i det omfang, at brugen ikke omfatter korrespondance vedr. persondata og værdidata fra Københavns Kommune. Kontoret for Digitalisering anbefaler de selvejende tilbud enten at anvende de to sikre digitale kommunikationsløsninger, som kommunen stiller til rådighed via sit netværk: Doc2mail eller ”Sikker post” i Outlook eller at sikre sig teknisk, så de med deres egen mailadresse kan sende person- og værdidata sikkert.
Muligheder for at selvejende tilbud kan sikre deres digitale kommunikation
De kan gøre brug af kommunens systemer: doc2mail/Sikker post. Konsekvenser ved brug af doc2mail:
o Selvejende tilbud kan ikke anvende deres eget mailsystem til at sende via doc2mail, men kan anvende Word el. andre fil-formater som dem, der ligger i CSC Social.
o Hvis en borger skal sende en digital post til det selvejende tilbud, vil den gå gennem Københavns Kommunes Outlook-system, og derfra skulle videresendes usikkert til det selvejende tilbuds eget mailsystem.
o Hvis tilbuddene vil bruge retursvarmuligheden (dvs. besvare henvendelsen fra postkassen, hvorfra der er afsendt), vil retursvaret lægge sig i en sikker postkasse i Københavns Kommune, hvorefter den vil blive videre sendt til tilbuddenes kontorpostkasse i Outlook, og derfra videre sendes usikkert til institutionens eget mailsystem.
Konsekvens ved brug af ”Sikker post”:
o Hvis selvejende tilbud vælger at gøre brug af ”Sikker post” vil afsender-mailadressen være kommunens (xxxxx@xxx.xx.xx). Det er dog muligt at opsætte signatur i mailen, således at den afspejler den selvejende institutions egen identitet.
Tunnelløsning:
De selvejende kan alternativt indkøbe software1, der kan gøre deres eget mailsystem sikkert og sende digital post til borgere og virksomheder. På denne måde formår de selvejende tilbud at:
• bibeholde deres egen identitet på afsender-data og mailadresse
• kunne kommunikere sikkert med borgere og virksomheder til digital post
• at kunne videresende mails fra kommunens netværk til deres eget mailsystem sikkert
Mange selvejende tilbud anvender tunnelløsningen i kommunikationen med kommunen, efter at Københavns Kommune d. 17. juni 2014 skiftede til nyt, sikkert postsystem, som nu giver muligheden for krypteret post mellem to forskellige domæner.
Da der kan forekomme ændringer, anbefales det, at man orientere sig på nedenstående link:
På Københavns Kommunes Intranet finder man på siden: xxxx://xxx.xxxxxxx.xx.xx/xxxxxxx/xx-xxxxxxxxx-x-xxx vejledninger, håndbøger og retningslinjer for Socialforvaltningens IT- og mailsikkerhed, som løbende opdateres.
1 Københavns Kommune skifter d. 17. juni til nyt sikkerpost system (SEPO), som giver mulighed for sammen med andre offentlige tilbud at deltage i en Tunnelmail-løsning. Det betyder, at mailkommunikation mellem to domæner, som deltager i Tunnelsamarbejdet, automatisk vil være krypteret således, at kun medarbejdere med mailadresser i afsender og modtagerdomænet vil kunne læse indholdet i den afsendte mail. Man udvider så at sige intern mail til at spænde over andre domæner end sit eget. Det kunne fx være mellem Københavns Kommune og en selvstændig institution. Det er fortsat muligt at bruge Københavns Kommunes mail.
Bilag 5: Budget og regnskab
Selvejende tilbud med driftsoverenskomst med Københavns Kommune får tilbudt at anvende kommunens økonomi- og lønsystemer (her under KØR). Ved anvendelse af egne økonomi- og lønsystemer stilles der krav om, at der indsendes halvårsregnskab og helårsregnskab samt månedlige prognoser. Ved anvendelse af egne økonomi- og lønsystemer skal de anvendte systemer levere samme kvalitet som kommunens systemer.
Kommunen afholder tilbuddets driftsudgifter og udmelder tilbuddets budgetramme efter retningslinjer fastsat af kommunen.
Tilbuddet disponerer over det udmeldte budget efter retningslinjer, som er fastsat af Københavns Kommune. Kommunen fører kontrol med, at budgettet overholdes i henhold til kommunens retningslinjer herfor. Tilbuddet skal derfor løbende bogføre udgifter og indtægter i henhold til retningslinjer fastsat af Københavns Kommune.
Tilbuddet kan vælge at bogføre udgifter direkte i Københavns Kommunes økonomisystem (KØR), eller at bogføre i eget økonomisystem. For tilbud, som ikke bogfører i KØR, anviser kommunen forud a conto rater af budgettet/driftstilskuddet.
Som led i gennemgangen af budgettets overholdelse skal tilbuddet hver måned udarbejde prognose over det forventede regnskabsresultat efter retningslinjer fastsat af Københavns Kommune. Tilbud, som bogfører i KØR, indtaster prognosen i SOFUS. Tilbud, som ikke benytter KØR, indsender prognosen til centerstaben, som herefter indtaster dette i SOFUS.
Som opfølgning på den månedlige budgetopfølgning skal tilbuddet efterleve eventuelle besluttede handlingsplaner.
Større projekter, der forudsættes gennemført med ekstern finansiering iværksættes efter aftale og godkendelse af Københavns Kommune. Mindre projekter med ekstern finansiering op til kr. 100.000,- hører under tilbuddets daglige drift, og kommunen skal orienteres. Eksternt finansierede projekter må ikke medføre forøgelse af kommunens driftsudgift. Projektregnskabet skal holdes adskilt fra driftsoverenskomstregnskabet, og projektmidler m.m. skal holdes adskilt fra driftsregnskabet.
Afholdelse af udgifter udover budgettet forudsætter forudgående godkendelse fra Københavns Kommune.
Tilbud, som ikke bogfører i KØR, afleverer årsregnskab til Københavns Kommune i henhold til kommunens retningslinjer herfor.
Alle tilbud skal i forbindelse med regnskabsafslutningen redegøre for årsager til afvigelse mellem regnskabsresultater og det udmeldte budget.
Der fortages hvert år endelig afregning af a conto tilskud mellem tilbud og Københavns Kommune, når kommunen har godkendt årsregnskabet.
Der er mulighed for overførsel af mer- eller mindreforbrug i et regnskabsår til budgettet for det efterfølgende regnskabsår. Beslutning herom træffes af Københavns Kommune. Udviser regnskabsresultatet overskud i forhold til det udmeldte budget (mindreforbrug), vil der være mulighed for hel eller delvis overførsel af dette mindreforbrug til det efterfølgende budgetår. Udviser regnskabsresultatet underskud i forhold til det udmeldte budget (merforbrug), vil dette som udgangspunkt altid blive overført til det efterfølgende år, med mindre Københavns Kommune har godkendt hele eller dele af dette merforbrug.
Bilag 6: Bygninger og vedligehold
Selvejende tilbud kan selv eje de ejendomme/lokaler, der benyttes til aktiviteterne, eller tilbuddene kan have en lejekontrakt i 3. mands lejemål. Vedligeholdelsesforpligtelserne for det selvejende tilbud kan derfor være meget forskellige afhængigt af, hvilket juridisk grundlag der er i forhold til ejendommene/lokalerne. Lejekontrakterne kan således indeholde forskellige vilkår for vedligeholdsforpligtigelser for udlejer og lejer.
Hovedtanken er dog, at selvejende tilbud med driftsoverenskomst står for den ordinære vedligeholdelse inden for driftstilskuddet, og tilbuddene er forpligtet til løbende at iværksætte nødvendige vedligeholdelsesarbejder. Opstår der behov for afholdelse af større ekstraordinære udgifter, må sådanne udgifter ikke afholdes uden forudgående aftale med kommunen.
I forbindelse med Københavns Kommunes finansiering af ombygning, ekstraordinært vedligehold m.v. i selvejende tilbud i egne ejendomme og 3. mandsejendomme, skal den kommunale investering sikres. Typen af sikringsinstrument afhænger af den givne situation, og om der er tale om, at det selvejende tilbud lejer af en privat udlejer, eller om ejendommen er ejet af tilbuddet selv.