GYMNASIEFÆLLESSKABET

SAMARBEJDSAFTALE OM ADMINISTRATIVE OG TEKNISKE STØTTEFUNKTIONER MELLEM DE 22 GYMNASIER I GYMNASIEFÆLLESSKABET

GYMNASIEFÆLLESSKABET

Xxxxxxxxx 0

4000 Roskilde xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx EAN nr. 5798000556683

Dato: 25. marts 2020

Gymnasiefællesskabets samarbejdsaftale til underskrift 2020 1

INDHOLDFORTEGNELSE

1. DEFINITIONER

2. BAGGRUND OG FORMÅL

3. SAMARBEJDSMODEL

4. ORGANISATION

5. STYREGRUPPEMØDER

Indhold Beslutninger Inhabilitet

6. OPGAVERNES UDFØRELSE

7. ØKONOMI

8. REGNSKAB

9. RETTIGHEDER

10. IND- OG UDTRÆDEN

11. INFORMATION OG TAVSHEDSPLIGT

12. TVISTIGHEDER

13. IKRAFTRÆDELSE

15. OVERSIGT OVER DELTAGERE I SAMARBEJDET

14. UNDERSKRIFT

Bilagsfortegnelse

Bilag 1: Sekretariat og Jura

Bilag 1.1: DPO-samarbejde

Bilag 2: Løn- og personalesamarbejde Bilag 2.1: HR-database

Bilag 2.2: Gymbetaling

Bilag 3: IT-Samarbejde

Bilag 3.1: Service Agreement (SA) IT-Backend Bilag 3.2: Service Agreement (SA) IT-Frontend

Bilag 3.3: ESDH Docunote

Bilag 4: Kreditorbogholderisamarbejde

Bilag 5: Bygningssamarbejde

Bilag 6: Indkøbssamarbejde

Bilag 7: Fordelingsnøgle (økonomi)

Side 1/9

Allerød Gymnasium Borupgaard Gymnasium Espergærde Gymnasium Egedal Gymnasium Frederiksværk Gymnasium Gefion Gymnasium Gladsaxe Gymnasium Greve Gymnasium Helsingør Gymnasium Himmelev Gymnasium Køge Gymnasium

Nordfyn Gymnasium Nyborg Gymnasium Roskilde Gymnasium Roskilde Katedralskole Rungsted Gymnasium Rysensteen Gymnasium Sct. Xxxxx Gymnasium Solrød Gymnasium Tårnby Gymnasium Virum Gymnasium Ørestad Gymnasium

1. Definitioner

• Ved opgaverne forstås opgaver i henhold til samarbejdsaftalen og som nærmere beskrevet i bilagene 1-6.

• Ved partner forstås enhver af parterne i denne samarbejdsaftale.

• Ved samarbejdet forstås samarbejdet i henhold til denne samarbejdsaftale.

• Ved samarbejdsaftalen forstås denne aftale med bilag og senere ændringer og tillæg.

• Ved værtsinstitution forstås en partner, som har påtaget sig at udføre en eller flere opgaver.

• Ved styregruppen forstås det i pkt. 3 nævnte organ, der har til opgave at varetage den over- ordnede ledelse af samarbejdet mellem partnerne.

2. Baggrund og formål

Gymnasiefællesskabet skal effektivt løse administrative og tekniske opgaver for skolerne med høj kva- litet og forsyningssikkerhed.

Gymnasiefællesskabet skal være førende på løsninger og udvikling inden for samarbejdets opgaver. Endvidere er Gymnasiefællesskabet platform for uddannelsespolitiske og pædagogiske drøftelser.

Samarbejdet omfatter følgende opgaver, der er nærmere beskrevet i bilag 1-6, kan hentes på hjem- mesiden: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

Bilag 1: Sekretariat og Jura

Bilag 1.1: DPO-samarbejde

Bilag 2: Løn- og personalesamarbejde

Bilag 2.1: HR-database

Bilag 2.2: Gymbetaling

Bilag 3: IT-samarbejde

Bilag 3.1: Service Level Agreement (SA) IT-Backend Bilag 3.2: Service Level Agreement (SA) IT-Frontend

Bilag 3.3: ESDH Docunote

Bilag 4: Bogholderisamarbejde

Bilag 5: Bygningssamarbejde

Bilag 6: Indkøbssamarbejde

Bilag 7: Fordelingsnøgle (økonomi)

Det fremgår af oversigtsarket til denne aftale, hvilke skoler der deltager i de enkelte samarbejdsområ- der.

3. Samarbejdsmodel

Samarbejdet er overordnet baseret på en model, hvorved partnerne overlader opgaver til fælles vare- tagelse hos en partner (værtsinstitution).1

Partnerne varetager deres interesser i samarbejdet gennem repræsentation i styregruppen.

Værtsinstitutionen er selvstændig ansvarlig for udførelse af opgaven, herunder ansættelse og instruk- tion af medarbejdere, anskaffelse af udstyr m.v. Den daglige ledelse af drift, personaleudvikling og ressourcetilpasning mv. i Gymnasiefællesskabet varetages af direktøren, som har til opgave at fungere som daglig leder og administrator af Gymnasiefællesskabet.

Værtsinstitutionen har krav på refusion af omkostninger fra de øvrige partnere, der er afholdt i over- ensstemmelse med de aftalte retningslinjer for udførelse af opgaven.

1 Bekendtgørelse om administrative fællesskaber mellem visse uddannelsesinstitutioner BEK nr. 1771 af 22/12/2016 xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxx- xxxx.xx/Xxxxx/X0000.xxxx?xxx000000

Det er styregruppen, der på partnernes vegne optræder i forhold til værtsinstitutionen vedrørende den fælles udførelse af opgaverne. Styregruppen kan ikke indgå forpligtelser eller i øvrigt optræde udadtil på partnernes vegne i andre forhold end til værtsinstitutionen. Styregruppen beslutter even- tuel optagelse af nye skoler i fællesskabet.

Den daglige ledelse af drift, personaleudvikling og ressourcetilpasning i Gymnasiefællesskabet vareta- ges af en direktør, som har til opgave at fungere som daglig leder og administrator af Gymnasiefælles- skabet.

4. Organisation

Roskilde Gymnasium er værtsinstitution for Gymnasiefællesskabet.

Gymnasiefællesskabets øverste myndighed er styregruppen bestående af rektorerne fra de delta- gende gymnasieskoler.

Skolen forventes at deltage i styregruppens møder. Hvis en rektor har forfald indtræder typisk en af rektor udpeget ledelsesperson. Hvis der til et enkelt møde ikke er muligt for skolen at stille med en ledelsesperson, kan rektor give en skriftlig fuldmagt til et andet medlem af styregruppen.

Styregruppen vælger blandt sin midte en formand. Formanden vælges for en toårig periode ved det sidste møde i et kalenderår. Såfremt formanden har forfald i kortere eller længere tid, kan styregrup- pen beslutte at udpege/vælge en ny formand.

Rektor på værtsinstitutionen er næstformand.

Gymnasiefællesskabets direktør har til opgave at fungere som daglig leder og administrator af Gymna- siefællesskabet.

Formand og næstformand udgør formandskabet.

Formandskabet planlægger i tæt samarbejde med direktøren styregruppemøderne og træffer beslut- ninger i hastesager og har i den forbindelse i særlige tilfælde mandat til at foretage budgetoverskridel- ser.

Formandskabet skal endvidere give direktøren sparring i den daglige ledelse af Gymnasiefællesskabets sekretariat især hvad angår personaleudvikling og organisationsudvikling.

Forretningsudvalg

Styregruppen nedsætter blandt sin midte 6 forretningsudvalg med ansvar for følgende områder:

• Pædagogisk Udvikling - bestående af formanden og 2-3 rektorer

• Løn- og bogholderi - bestående af 2 rektorer, direktøren og lønchefen.

• IT - bestående af 2 rektorer, direktøren og IT-chefen

• Bygning - bestående af 2 rektorer, direktøren og bygningschefen

• Indkøb - bestående af 2 rektorer, direktøren og indkøbschefen

• Sekretariat og akademisk sagsbehandling - bestående af 3 rektorer heraf formanden, næstfor- manden, yderligere en rektor fra styregruppens midte samt direktøren

Valg til forretningsudvalgene foretages på det sidste møde i et kalenderår og gælder for 2 år, med mindre styregruppen vedtager en anden periode i forbindelse med valget. En forudsætning for at sidde i et forretningsudvalg er, at den pågældende skole deltager i det pågældende område. Forret- ningsudvalgene refererer direkte til styregruppen.

Funktion

Forretningsudvalgene har udover at sikre en daglig drift af høj kvalitet til opgave at

• fastlægge strategi og mål for det pågældende samarbejdsområde

• udarbejde en årsplan og mål for det kommende år

• igangsætte nye udviklingsopgaver initieret af styregruppen og/eller forretningsudvalget

• udarbejde stillingsopslag for det pågældende samarbejdsområde og nedsætte ansættelsesudvalg. De nedsatte Forretningsudvalg har ansvaret for at tilrettelægge og forestå ny ansættelser inden

for de respektive samarbejdsområder. Forretningsudvalget har indstillingsret ved ny ansættelser inden for det pågældende samarbejdsområde.

5. Styregruppemøder

Der afholdes 3 årlige møder (tidsramme: kl. 10-14) på et af gymnasierne i Roskilde samt et 12-12 møde på et kursussted. Styregruppen vedtager senest på december/valgmødet en plan for styre- gruppens ordinære møder det kommende kalenderår.

Indhold

• Tilbagemelding fra forretningsudvalgene

• Budget og budgetopfølgning

• Formelle beslutninger iht. forretningsorden/vedtægter

• Punkter af uddannelsespolitisk interesse eller andre punkter af generel interesse for deltager- kredsen

Dagsorden udsendes elektronisk til styregruppen mindst 4 hverdage inden mødets afholdelse.

Styregruppemøderne ledes af formanden. Direktøren for Gymnasiefællesskabet er sekretær for sty- regruppen og deltager i styregruppens møder. Gymnasiefællesskabets fagchefer deltager som ud- gangspunkt også i styregruppemøderne.

Til oplysning af et sagsemne kan styregruppen efter behov anmode ansatte på gymnasierne eller eksterne parter om at redegøre for en sag.

Styregruppen træffer sine beslutninger på møderne. Beslutninger træffes ud fra dagsorden der fastlægger de mulige beslutningstemaer.

Styregruppemøderne er lukkede. Rektorerne beslutter selv i hvilket omfang der bør/skal refereres fra møderne.

Der udarbejdes referat efter hvert møde i styregruppen. Kopi af referatet fremsendes til styregrup- pens medlemmer senest 8 dage efter mødet med anmodning om, at der meddeles eventuelle be- mærkninger inden for en fastsat frist. Referatet skal godkendes (underskrives) på førstkommende møde af samtlige tilstedeværende medlemmer. Ikke tilstedeværende medlemmer har pligt til at underskrive referatet på det førstkommende møde, hvor de er til stede.

Styregruppen har det overordnede ansvar for de opgaver, som samarbejdet omfatter.

Styregruppen godkender budget og fastsætter generelle og konkrete retningslinjer for opgavernes udførelse. Værtsinstitutionen er i enhver henseende undergivet styregruppens instruktion vedrørende opgavernes udførelse.

Værtsinstitutionen er selv ansvarlig for internt at organisere opgavernes udførelse i overensstem- melse med styregruppens anvisninger.

Beslutninger i styregruppen

Enhver partner kan forlange, at styregruppen indkaldes til behandling af et bestemt emne vedrørende opgavernes udførelse eller samarbejdet i øvrigt.

Styregruppen er beslutningsdygtig, når mindst to tredjedele af samtlige medlemmer er til stede eller repræsenteret. Beslutning må dog ikke tages, uden at så vidt muligt samtlige medlemmer har haft adgang til at deltage i sagens behandling. Skolens repræsentant har stemmeret eller der kan gives skriftlig fuldmagt til et andet medlem.

Beslutninger i styregruppen træffes som udgangspunkt med simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stem- melighed er formandens stemme udslagsgivende. Såfremt formanden har forfald, er næstformandens stemme udslagsgivende i tilfælde af stemmelighed.

Såfremt en partner ikke kan tiltræde en beslutning i styregruppen, og beslutningen vedrører forhold af væsentlig betydning for partneren, kan partneren nedlægge veto mod beslutningens gennemfø- relse. Partneren skal give en skriftlig, begrundet meddelelse herom til de øvrige partnere uden ugrun- det ophold efter beslutningens vedtagelse.

Enhver partner kan forlange, at opgaver udføres på en bestemt måde til opfyldelse af partnerens sær- lige behov, såfremt dette kan ske uden ulempe for de øvrige partnere. Den pågældende partner afhol- der alle meromkostninger, der er forbundet hermed.

Inhabilitet

Styregruppen tager stilling til, om et medlem er inhabil i en bestemt sag. Det pågældende medlem må udtale sig i sagen, men kan ikke selv deltage i afgørelsen om inhabilitet. Såfremt et medlem er inhabil i en bestemt sag, kan den pågældende ikke deltage i selve beslutningen eller i behandlingen af den konkrete sag.

6. Opgavernes udførelse

Værtsinstitutionen er over for de øvrige partnere ansvarlig for udførelsen af den eller de opgaver, der er overladt til den pågældende værtsinstitution. Opgaverne skal udføres i overensstemmelse med bi- lag 1-6 og de anvisninger, der gives af styregruppen.

Værtsinstitutionen kan alene handle efter instruks fra styregruppen og ikke fra den enkelte partner. Værtsinstitutionen har ansvaret for udførelse af alle de opgaver, der er overladt til Gymnasiefælles- skabet, og er selv ansvarlig for internt at organisere opgavernes udførelse i overensstemmelse med styregruppens anvisninger, herunder regnskabsføring og budgetopfølgning vedrørende aktiviteter, aktiver og passiver forbundet med opgaven. Værtsinstitutionen har ansvaret for at forestå administra- tion og tilvejebringe ressourcer, der er forbundet med opgavernes udførelse, herunder tilvejebringe lokaler, udstyr og medarbejdere samt forestå administration, der er forbundet med opgavens udfø- relse.

Den daglige ledelse af drift, personaleudvikling og ressourcetilpasning i Gymnasiefællesskabet, herun- der instruks af medarbejdere samt ansvaret for den interne organisering er delegeret til direktøren, som har til opgave at fungere som daglig leder og administrator af Gymnasiefællesskabet.

De øvrige partnere har ingen instruktionsbeføjelse over for medarbejderne, men udøver deres indfly- delse gennem deltagelse i styregruppen.

Rektor for værtsinstitutionen er den formelle ansættelses- og afskedigelsesmyndighed i forhold til direktøren efter indstilling fra styregruppen eller et ansættelsesudvalg nedsat af styregruppen med formanden som formand.

Værtsinstitutionen skal stille enhver oplysning til rådighed for partnerne, Undervisningsministeriet og rigsrevisionen, som disse finder nødvendige.

Opgaverne udføres med reference til styregruppen.

Værtsinstitutionen er over for styregruppen ansvarlig for legalitets- og bevillingskontrollen vedrø- rende de pågældende opgaver.

Værtsinstitutionen har ret til dækning af de hermed forbundne omkostninger, såfremt disse er afholdt i overensstemmelse med det godkendte budget eller i øvrigt er godkendt af styregruppen.

I den udstrækning værtsinstitutionens udførelse af opgaverne medfører aktiviteter, der omfattes af persondataloven, skal værtsinstitutionen i samarbejde med partnerne sørge for, at lovens krav og be- stemmelser overholdes. Værtsinstitutionen er herunder forpligtet til at træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgø- res, fortabes eller forringes, samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med loven.

Værtsinstitutionen er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler over for de øvrige partnere repræ- senteret ved styregruppen. Værtsinstitutionen er dog ikke ansvarlig for skade, der skyldes simpel uagt- somhed. Denne samarbejdsaftale medfører ikke en begrænsning i partnernes selvstændige ansvar over for Undervisningsministeriet eller andre.

7. Økonomi

Alle omkostninger forbundet med opgavernes udførelse betales af partnerne i henhold til fordelings- nøglen i bilag 7, såfremt omkostningerne er afholdt i overensstemmelse med budgettet eller i øvrigt er godkendt af styregruppen. Såfremt opgaver efter anmodning fra en partner er udført til opfyldelse af særlige behov, jf. punkt 8.3, afholdes de hermed forbundne meromkostninger særskilt af den på- gældende partner.

Styregruppen godkender hvert år inden den 31. december et budget for det kommende år opdelt på de enkelte opgaver. Samtidigt fastsættes de månedlige a conto betalinger for det kommende år. For- slag til budget udarbejdes af værtsinstitutionen og fremsendes til styregruppens medlemmer senest 4 dage inden kalenderårets sidste styregruppemøde.

Partnernes betaling af a conto beløb til værtsinstitutionen sker kvartalsvis forud senest den sidste hverdag i måneden.

Styregruppen kan beslutte, at forhøje eller nedsætte de fastsatte a conto beløb i løbet af året, såfremt en ændring i budgettet giver anledning hertil.

Eventuel efterbetaling/tilbagebetaling på grundlag af det endelige regnskab skal ske senest ultimo februar.

8. Regnskab

Værtsinstitutionen udarbejder årligt et særskilt regnskab for den eller de opgaver, som værtsinstituti- onen udfører i henhold til den indgåede samarbejdsaftale.

Regnskabet skal indeholde en resultatopgørelse og en specifikation af eventuelle mellemregninger mellem værtsinstitutionen og de øvrige partnere. Regnskabet skal i øvrigt udarbejdes i overensstem- melse med styregruppens anvisninger.

Det særskilte regnskab underskrives af værtsinstitutionens daglige leder og revideres og påtegnes af værtsinstitutionens revisor i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik.

Regnskabet skal forelægges styregruppen til godkendelse senest i marts måned. Såfremt regnskabet kan godkendes af styregruppen påtegnes dette ved underskrift af samtlige medlemmer af styregrup- pen.

9. Rettigheder/udstyr

Udstyr, der anskaffes til udførelse af opgaverne, tilhører værtsinstitutionen. Der skal fra gang til gang tages stilling til ejerskab af immaterielle rettigheder. Immaterielle rettigheder, systemer, software mv. som flere partnerskoler udvikler i sammen i Gymnasiefællesskabet ejes i fællesskab.

10. Ind- og udtræden Indtræden

På hvert styregruppemøde er et fast punkt på dagsorden, hvor der tages stilling til mulig optagelse af nye partnerskoler. På mødet afgør styregruppen om der frem til det følgende styregruppemøde kan optages nye skoler og hvor mange. Forretningsudvalget for sekretariatet gives på den baggrund mandat til at indgå aftale om optagelse med skoler som henvender sig.

Det er en forudsætning for optagelse af en ny skole i Gymnasiefællesskabet, at skolen er en almen gymnasial statslig selvejende institution, der primært udbyder stx.

Det er endvidere en forudsætning for optagelsen, at skolen

- forpligter sig til inden for det første år at deltage i mindst tre samarbejdsområder

- af praktiske årsager ligger øst for Lillebælt.

Udtræden

En partner kan udtræde af samarbejdet ved skriftlig meddelelse til styregruppen. Udtræden kan ske med 12 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår. For værtsinstitutionens udtræden er det en betingelse, at der gives mindst 18 måneders skriftligt varsel til udgangen af et regnskabsår.

Ved en udtræden, hvorved de tilbageværende partneres betaling for udførelsen af en opgave forøges, kan enhver af de tilbageværende partnere kræve, at opgaven udgår af samarbejdet med virkning fra partnerens udtræden, eller at en tilbageværende partner selv får mulighed for at udtræde af samar- bejdet om den pågældende opgave.

Såfremt en opgave udgår af samarbejdet foretages en økonomisk opgørelse mellem de deltagende partnere.

En partner skal udtræde af samarbejdet, såfremt dette besluttes af styregruppen med kvalificeret fler- tal (¾) blandt de medlemmer, der er udpeget af de øvrige partnere.

Meddelelse om udtræden skal ske skriftligt med 12 måneders varsel til udgangen af et regnskabsår. For værtsinstitutionens udtræden er det en betingelse, at der gives mindst 18 måneders skriftligt var- sel til udgangen af et regnskabsår

Den udtrædende partner er forpligtet til at betale omkostninger og opfylde sine øvrige forpligtelser indtil udtrædelsestidspunktet og er berettiget til at oppebære ydelser og andre fordele indtil dette tidspunkt.

Gymnasiefællesskabets sekretariat ligger i Roskilde.

11. Information og tavshedspligt

Værtsinstitutionen skal efter anmodning fra styregruppen eller en partner give alle nødvendige oplys- ninger vedrørende opgavens udførelse.

Partnerne, medlemmer af styregruppen og værtsinstitutionens medarbejdere har tavshedspligt i hen- hold til bestemmelserne i forvaltningsloven.

12. Tvistigheder

Såfremt der opstår uoverensstemmelse mellem værtsinstitution og/eller øvrige partnere i forbindelse med samarbejdet, skal parterne søge en løsning ved forhandling.

Såfremt der ikke ved forhandling kan opnås en løsning, kan enhver af parterne anmode Under- visningsministeriet om at udpege en opmand. Sagens forelæggelse for opmanden skal ske på grundlag af et notat fra parterne, hvor de redegør for sagen og deres løsningsforslag. Opmanden kan indkalde parterne til en forhandling. Opmandens udtalelse vedrørende spørgsmålet er bindende for parterne, medmindre spørgsmålet indbringes for domstolene inden 6 uger fra afgivelse af udtalelsen. Opman- den er ikke ved sin udtalelse part i en eventuel retssag. Tvisten kan ikke indbringes for domstolene uden forudgående forelæggelse for opmanden, medmindre parterne er enige herom.

13. Ikrafttrædelse

Denne samarbejdsaftale træder i kraft pr. 1. februar 2020

14. OVERSIGT OVER DELTAGERE I SAMARBEJDET pr. 25. marts 2020

Partnere i Gymnasiefællesskabets samarbejdsområder	IT	ESDH	Bygning	Indkøb	Løn og perso- nale	Bog- holderi	HR- data- base	Gym- betaling	Jura, Sekreta- riat, DPO
Solrød Gymnasium	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Køge Gymnasium	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Allerød Gymnasium	X	X	X	X		X	X	X	X
Roskilde Gymnasium	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Nyborg Gymnasium	x**	X	X	X	X		X	X	X
Borupgaard Gymnasium	x**	X	X	X	X	X	X	X	X
Greve Gymnasium	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Himmelev Gymnasium	X	X	X	X	X		X	X	X
Roskilde Katedralskole	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Ørestad Gymnasium	x*	X	X	X	X	X	X	X	X
Virum Gymnasium	x**	X	X	X	X	X	X	X	X
Sct. Knuds Gymnasium IT- Center Fyn			X	X	X X		X	X	X X
Nordfyn Gymnasium			X	X	X			X	X
Gladsaxe Gymnasium	x**	X	X	X	X	X	X	X	X
Rungsted Gymnasium	X	X	X	X	X	X	X	X	X
Frederiksværk Gymnasium			X	X	X	X		X	X
Espergærde Gymnasium		X	X	X	X	X	X	X	X
Rysensteen Gymnasium	x**	X	X	X	X		X	X	X
Tårnby Gymnasium		X	X	X	X	X	X	X	X
Helsingør Gymnasium	X	X	X	X	X		X	X	X
Egedal Gymnasium	X	X	X	X				X	X
Gefion Gymnasium			X	X	X	X	X	X	X
x* mailsamarbejde
x** RDP client

15. Underskrift

Samarbejdsaftalen underskrives i 1 eksemplar. Partnerne modtager en kopi af aftalen Dato: 25. marts 2020