Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S
50.62 Lyskilder (2022)
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S
Montagehallen | Pakkerivej 6, 2500 Valby
Telefon x00 00 00 00 00 | CVR 17472437
Indhold
1 Den ordregivende myndighed 3
2 Udbudsmaterialets bestanddele 4
5 Om udbuddet og rammeaftalen 8
5.3 Kundernes anvendelse af rammeaftalen 8
5.4 Kundernes aftageforpligtigelse 8
6 Tidsplan for udbudsforretning 10
7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen 11
7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation 12
8 Tildelingskriterier og evaluering 13
8.2 Vægtning sortiment og varelinjer i tilbudslisten 13
8.2.1 Vægtning af sortimenterne 13
8.2.2 Vægtning af varelinjerne 13
8.3 Evaluering af omkostningerne for lyskildesortimentet (Vægtning 78 %) 14
8.4 Evaluering af omkostningerne for el-tilbehørs sortimentet (Vægtning 22 %) 16
8.5 Beregning af point for omkostninger 16
9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold 19
9.2.1 European Single Procurement Document (ESPD) 19
9.2.2 Bilag C Leverandørens tilbud 20
9.3 Håndtering af fejl i tilbudsliste og dokumentation 21
9.4 Elektronisk afgivelse af tilbud 22
9.4.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse 23
9.5 Konsortier eller andre sammenslutninger 23
9.6 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse 24
11.2 Informationsmøde for tilbudsgivere 26
12 Tilbudsfrist og vedståelse 28
16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde 32
16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen 32
16.3 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen 32
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (herefter benævnt "SKI") XXX.xx. 17 47 24 37
Montagehallen Pakkerivej 6
2500 Valby
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
Fax: (x00) 00 00 00 00
Kontaktperson:
IT-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (SKI’s udbudssystem): SKI-Kundeservice
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
2 Udbudsmaterialets bestanddele
Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbekendtgørelse afsendt til EUT den 03-06-2022 Udbudsbetingelser - nærværende udbudsbetingelser Kontraktudkast
• Rammeaftale (aftale mellem SKI og leverandør)
o Bilag A Kundeliste
o Bilag B Kravspecifikation
o Bilag C Leverandørens tilbud (priser)
o Bilag C.1 Vejledning til udfyldelse af bilag C Leverandørens tilbud
o Bilag D Bestillingsprocedure og regulering af parternes forhold
o Bilag E Leveringskontrakt
o Bilag F Leverandørens rapportering til SKI
o Bilag G CSR
o Bilag H Prisregulering
o Bilag I Opdatering af sortiment
o Bilag J Opdatering af E-katalog
o Bilag K Støtteerklæringer
o Særbilag 1 Aftageforpligtelsen
o Særbilag 2 Implementering
▪ Særbilag 2.1 Format OIOUPL
▪ Særbilag 2.2 Kolonneformat
o Særbilag 3 Støtteerklæring
ESPD (Se punkt 9.2.1) Støtteerklæring (Se punkt 16.3) Følgebrev (Se punkt 9.3.2) Spørgsmål og svar (Se punkt 11.1)
*
Tilbudsgiver opfordres til at læse og sætte sig grundigt ind i det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil, og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid, og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at tilbuds- givers tilbud lever op til alle krav og betingelser i udbudsmaterialet, og gøres opmærksom på, at eventuelle uklarheder i oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan tillægges negativ vægt ved vurdering af tilbuddet.
Det fremgår af punkt 9.2 hvilke dokumenter tilbudsgiver skal udfylde og aflevere i forbindelse med afgivelse af tilbud.
SKI er en indkøbscentral og udbyder på vegne af SKI’s kunder en rammeaftale vedrørende lyskilder og el- tilbehør benævnt 50.62 Lyskilder (2022) til erstatning af SKI’s nuværende rammeaftale 50.62 Delaftale 2 Lys- kilder (2018) der udløber d. 30. november 2022.
Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan afløfte deres udbudspligt ved anvendelse af ramme- aftalen. Derudover er hensigten at sikre en kommercielt attraktiv rammeaftale, der lever op til kundernes for- ventninger og indkøbsbehov og samtidigt er nem at anvende.
SKI har med udgangspunkt i SKI’s markedsanalyse valgt at udbyde aftalen som en landsdækkende eneleve- randøraftale, hvor kunderne har mulighed for at få opfyldt deres behov hos en specialiseret leverandør indenfor lyskilder gennem e-handel. Aftalen stiller ikke krav om antal butikker eller geografisk tilstedeværelse, men er baseret på e-handel, hvorfor mindre tilbudsgivere, som er specialiserede inden for området, kan, såfremt de kan overholde egnethedskravene, afgive tilbud på lige fod med større leverandører med større butiksnetværk.
De varer, der er omfattet af nærværende udbud, fremgår af følgende bilag:
• Bilag B Kravspecifikation
• Bilag C Leverandørens tilbud
Udbuddet vedrører en rammeaftale om levering af lyskilder og el-tilbehør inden for hovedproduktgrupperne:
Hovedproduktgruppe | Detaljer | Aftageforpligtelse |
EL PÆRER | LED, E27, B22d, E14, B15d, G9, G4 | Obligatorisk sortiment – forpligtende for kunderne at aftage |
SPOTS | GU4, GU5,3, GU10, E27, E14 | |
LYSRØR, LIGE | Konventionelle (T5 og T8) og LED (T5 og T8) | |
KOMPAKTRØR | Konventionelle (G24d-1, G24d-2, G24d-3, G24q-1, G24q-2, G23, GX24d-1, GX24d-2, GX24d-3, GX24q-1, GX24q-2, GX24q-3, GX24q-4, 2G11, 2G7) og LED (G24d-1, G24d-2, G24d-3, G24q-1, G24q-2, G24q-3, G23, GX24q-2, GX24q-3, 2G11, 2G10) | |
SPECIAL LYSRØR: CIR- KULÆRE, 2D, U-RØR | Konventionelle (Cirkulært T9, 2D, U-FORM, T8) og LED (Cirkulært T9, 2D) | |
EL-TILBEHØR | El-ophæng og fastgørelse, Fatninger & tilbehør, Forlængerled, For- længerledninger, Kabeltromler, Samlemuffer, Sikringer, Startere, Stikpropper, Rammer, Tangenter og afdækning, Underlag | Frivilligt sortiment – frivil- ligt for kunderne at af- tage |
Hovedproduktgrupperne omfatter samlet set 443 varelinjer (333 varelinjer med lyskilder og 110 varelinjer med el-tilbehør).
De udbudte produkter er angivet nærmere i Bilag C Leverandørens tilbud. I Bilag C Leverandørens tilbud og Bilag B Kravspecifikation er kravene, som produkterne skal leve op, til beskrevet. Ydermere er krav til selve udfyldelsen af tilbudslisten beskrevet i bilag C.1. Vejledning til udfyldelse af Bilag C Leverandørens Tilbud.
Den leverandør, der vinder rammeaftalen, skal levere de tilbudte produkter under de vilkår, der fremgår af rammeaftalen med tilhørende bilag.
SKI kan have henvist til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. i de tekniske specifikationer, jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er identificeret med tilsvarende. Såfremt en sådan henvisning ved en fejl ikke er identificeret med udtrykket tilsvarende, skal henvisningen dog i alle tilfælde forstås inklusive formuleringen tilsvarende. Det betyder, at tilbuddet skal være i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, eller på til- svarende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv. Såfremt tilbuddet ikke er i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller pa- tentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med pas- sende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at tilbuddet på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.
SKI har vægtet de enkelte varelinjer med et forventet antal solgte produkter, som anvendes i forbindelse i med evaluering af kriteriet ”omkostninger”, jf. punkt 8.3 og 8.4. Antallet er angivet i bilag C, kolonne AE for lyskilder og kolonne P for el-tilbehør.
De anførte antal er baseret på et overordnet skøn med udgangspunkt i det historiske indkøbsdata justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen. Det overordnede skøn er foretaget på aggregeret niveau og ud fra de generelle priser i markedet, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker på produkter, jf. også ram- meaftalens punkt 3. Vægtningen er beskrevet i detaljer i punkt 8.2.1 og 8.2.2
Der henvises i øvrigt til rammeaftalens punkt 3 i forhold til de anførte mængder af de udbudte produkter. Som det fremgår, bærer leverandøren den fulde risiko for ændringer i op- og nedadgående retning – både samlet set og på produktniveau. Leverandøren bærer også den fulde risiko for hyppigheden af køb under rammeaf- talen samt for størrelsen af de enkelte køb. Tilbudsgiver opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte produkter og dermed sikre sig et robust og bæredygtigt grundlag uanset eventuelle efterfølgende udsving i forbruget eller forskydninger i indkøbsmønstre, særligt i de situationer, hvor tilbudsgiver måtte vælge at tilbyde priser, der ligger under kostpris.
Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015).
Den udbudte rammeaftale tildeles en enkelt leverandør. SKI indgår således en rammeaftale med den tildelte leverandør.
Vilkårene for Kundernes efterfølgende tildeling af leveringskontrakter til leverandørerne på rammeaftalen er beskrevet i bilag D til rammeaftalen, jf. også punkt 5.4 nedenfor.
Den udbudte aftale er en 2-årig rammeaftale med mulighed for forlængelse i to gange ét år.
Rammeaftalen forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at rammeaftalen ikke nødvendigvis forlænges.
5.3 Kundernes anvendelse af rammeaftalen
Kunderne anvender rammeaftalen ved at tildele leveringskontrakter direkte til leverandøren på rammeaftalen, på grundlag af rammeaftalens vilkår, jf. udbudslovens § 97. I praksis indebærer det blot, at kunderne foretager en simpel bestilling til den vindende leverandør, når kundernes indkøbsbehov kan opfyldes af de produkter, der er omfattet af rammeaftalens sortiment. Fremgangsmåden ved bestilling er nærmere beskrevet i retnings- linjerne i bilag D.
Kunder afløfter deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen i overensstemmelse med retningslinjerne i bilag D.
Leveringskontrakterne har karakter af enkeltbestillingskontrakter, som alene regulerer det enkelte indkøb i produktets garantiperiode. Der kan ikke tildeles leveringskontrakter efter rammeaftalens ophør.
5.4 Kundernes aftageforpligtigelse
Rammeaftalen er en centralt koordineret aftale. Dette indebærer, at rammeaftalen omfatter en aftageforplig- telse for Staten i medfør af cirkulære nr. 9749 af 2. september 2019 om indkøb i Staten. En række institutioner, samt en række selvejende institutioner mv., hvis bevilling er optaget på finansloven, er dog undtaget fra afta- geforpligtelsen, og kan gøre brug af rammeaftalen frivilligt. De har således alene en ret - men ikke en pligt - til at anvende rammeaftalen.
Rammeaftalen er endvidere en fælleskommunal forpligtende aftale. Dette indebærer, at rammeaftalen omfat- ter en aftageforpligtelse for kommuner, der er abonnent hos SKI, og som har tilsluttet sig rammeaftalen. Bortset fra de ovenfor nævnte kundegrupper, er alle øvrige kunder betegnet som passive kunder. En passiv kunde har ret til, men er ikke forpligtet til, at aktivere deres aftageforpligtelse i op til 18 måneder efter rammeaftalens ikrafttræden, jf. punkt 6. Har de passive kunder aktiveret deres aftageforpligtelse indenfor de 18 måneder, er de hvorefter forpligtet til at anvende aftalen fra den angivet aktiveringsdato og indtil rammeaftalens ophør. Er aftageforpligtelsen ikke aktiveret indenfor 18 måneder efter rammeaftalens ikrafttrædelse, kan de ikke an- vende aftalen.
Rammeaftalen indgås mellem SKI og leverandøren. SKI’s kunder, der er angivet i bilag A (inklusive tilhørende Excel-fil) til rammeaftalen, er oprindelige parter på rammeaftalen.
Kundernes aftageforpligtelse under rammeaftalen er nærmere beskrevet i punkt 1.1 i særbilag 1.
Forpligtende og frivilligt sortiment
Rammeaftalen indeholder en forpligtelse for de tilsluttede kunder til at anvende rammeaftalen i relation til anskaffelse af sortimentet af lyskilder under faneblad ”Lyskilder” i bilag C, når kundernes indkøbsbehov kan opfyldes af de lyskilder, der er omfattet af rammeaftalens sortiment. Aftageforpligtigelsen omfatter ikke det frivillige sortiment af el-tilbehør under faneblad ”El-tilbehør” i bilag C.
Såfremt kundernes konkrete indkøbsbehov medfører, at kunderne har behov for varer, som falder udenfor rammeaftalens sortiment, er kunderne ikke forpligtet til at anvende rammeaftalen.
Ydermere er aftalen ikke forpligtende for kunderne i det omfang, at opgaven udføres ved brug af eksterne håndværkere, der ikke er ansat hos kunden, eller at opgaven er udliciteret til 3. part. Det er således først og fremmest i forbindelse med mindre vedligeholdelsesopgaver og anskaffelser, at kunderne forventes at bruge rammeaftalen. Staten vil kun være forpligtet til at anvende aftalen i begrænset omfang, da de selv er i færd med at udlicitere deres Facility Management til 3. part i 3 udrulningsbølger. Facility Management-aftalen vil, når den er udrullet, i stort omfang dække Statens indkøb af lyskilder m.m. Kunderne har dog ret til at anvende rammeaftalen i de førnævnte situationer.
Kunderne er ikke forpligtet til at aftage for en bestemt volumen i rammeaftalens varighed. Aftageforpligtelsen indebærer således alene en pligt for kunderne til at anvende rammeaftalen til at anskaffe varer, i det omfang kunderne faktisk har behov for varer, der er omfattet af rammeaftalens sortiment.
Forpligtelsen for kunderne til at anvende rammeaftalen gælder fra den tidligst mulige ikrafttrædelsesdato, med- mindre senere tiltrædelsesdato fremgår af bilag A.
6 Tidsplan for udbudsforretning
Dato | Aktivitet |
03.06.2022 | Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til of- fentliggørelse i Supplement til EU-Tidende. |
10.06.2022 | |
26.06.2022 | |
04.07.2022 - kl. 13:00 | Tilbudsfrist - NB! Gældende frist fremgår af ETHICS, jf. punkt 12 |
01-09-2022 (forventet) | Indhentning af dokumentation for ESPD |
19-09-2022 (forventet) | Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve |
29-09-2022 (forventet) | Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af med- delelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Bemærk: Rammeaftalen indgås først, når der er oprettet et E-katalog, jf. særbilag 2. |
30-09-22-31-11-2022 (forventet) | Implementering - Implementeringsperioden fra kontraktsignering og ind- til ikrafttrædelse kan forkortes, såfremt udbuddet forsinkes. Dog er til- budsgiver som minimum garanteret den implementeringstid, der frem- går af særbilag 2. |
01-12-2022 (forventet) | Ikrafttræden |
Datoangivelser angivet med ”(forventet)” er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en forudgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, vil efterfølgende aktiviteter blive parallelforskudt, jf. dog bemærkning til implementeringstid.
Nedenfor behandles udelukkelse og egnethed samt tilbudsgivers egenerklæring.
Nedenstående punkter 7.1 og 7.3 supplerer udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3) Yderligere oplysninger. Der- udover ønsker SKI specifikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) (økono- misk og finansiel formåen), som stilles i forbindelse med SKI’s egnethedsvurdering af de indkomne tilbud, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.
Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, som angivet i udbudslo- vens §§ 135 og 136. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet (direktiv 2014/24/EU) er gjort til obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 136. Til- budsgiver må endvidere ikke være omfattet af den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.).
Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B og C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.1.
SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens
§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udeluk- kelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om hvad, der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.
SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.
For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde visse minimumskrav til henholdsvis økonomisk og finansiel for- måen, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2).
I den forbindelse har tilbudsgiver mulighed for at basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen. En sådan enhed kaldes i det følgende ”støttende virksomhed”, og kan f.eks. være et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør.
7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen
Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet - opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en egenkapital på minimum DKK 5 mio.
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en soliditetsgrad på minimum 20 %.
Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.
Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes tilbudsgiverens egenkapital som summen af egenkapital i sammenslutningen. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre økonomiske ak- tørers økonomiske og finansielle kapacitet, beregnes egenkapital på samme måde som for en sammenslut- ning af økonomiske aktører.
Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgivers samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgivers samlede aktiver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100.
Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes den samlede soliditetsgrad som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udreg- net i procent. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes tilbudsgivers soliditets- grad på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder mindstekrav til egnethed i relation til øko- nomisk og finansiel kapacitet. Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.1.
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders økonomiske og finansielle formåen, skal den/de støttende virksomheder påtage sig at hæfte solidarisk med tilbudsgiver, jf. Rammeaftalens punkt
6.4. Der henvises i øvrigt til punkt 9.2.1.1 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den økono- miske og finansielle formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt 16.3 om støtteerklæring.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt
9.2.1 om ESPD og punkt 9.5, andet tekstafsnit.
7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation
Det følger af udbudsloven, at SKI skal kræve, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud benytter det fælles europæiske udbudsdokument. Det kaldes ”European Single Procurement Document” (forkortet ESPD), og er en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en tilbudsgiver opfylder kriterierne til ude- lukkelse og egnethed, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2. Tilbudsgiver, herunder alle deltagerne i en sam- menslutning og eventuelle støttende virksomheder, skal således udfylde og indsende et ESPD i forbindelse med afgivelse af tilbud. Om udfyldelse og indsendelse af ESPD henvises til punkt 9.2.1.
SKI skal kræve dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. punkt 16. For at lette udbudsprocessen vil SKI opfordre tilbudsgiver til at sende dokumentationen til SKI sammen med tilbuddet. Dette med henblik på at dokumentationsprocessen kan afvikles smidigt og SKI kan give meddelelse til tilbudsgivere så hurtigt som muligt, når SKI har identificeret den tilbudsgiver, som SKI forventer at tildele rammeaftalen. I punkt 16 nedenfor fremgår, hvilken dokumentation der skal sendes.
Det er valgfrit at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, og dokumentationen indgår ikke i vurderin- gen eller evalueringen af tilbuddet, jf. punkt 7.3 og 8.
Hvis tilbudsgiver ikke vælger at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, bedes tilbudsgiver dog være forberedt på at sende dokumentationen, straks SKI måtte anmode herom.
8 Tildelingskriterier og evaluering
Tilbuddene vil blive evalueret efter tildelingskriteriet ”Omkostninger”.
Tildeling af Rammeaftalen vil således ske til den Tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet ”Omkostninger”.
Evalueringen af tildelingskriteriet ”Omkostninger” vil ske på baggrund af pointene tildelt ud fra den samlede vægtede TCO-pris (summen af TCO-priserne – se de anvendte TCO-begreber i punkt 8.3) for lyskilderne og på baggrund af summen af indkøbspriserne for el-tilbehør. El-tilbehørs sortimentet har ikke omkostninger af betydning udover indkøbsprisen – dvs. intet strømforbrug - hvorfor der ikke benyttes TCO-priser for dette sortiment.
Tilbudslisten indeholder følgende sortimenter:
• Xxxxxxxxx – som evalueres ud fra en TCO-pris
• El-tilbehør - som evalueres ud fra varens indkøbspris.
8.2 Vægtning sortiment og varelinjer i tilbudslisten
8.2.1 Vægtning af sortimenterne
Rammeaftalens produkter er opdelt i to sortimenter 1) Lyskilder og 2) El-tilbehør.
De to sortimenter evalueres på baggrund af henholdsvis TCO-priser og indkøbspriser. Derefter omregnes sortimentets priser til point, jf. punkt 8.5 og multipliceres med sortimentets vægtning og summeres til et samlet point for tilbuddet, jf. punkt 8.6. De to sortimenters vægtning er fastlagt ud fra, hvor stor en andel af rammeaf- talens estimerede omsætning, som vedrører produkter fra henholdsvis lyskilder og el-tilbehør.
På baggrund af ovenstående er vægtning fastlagt til følgende:
Sortiment | Vægtning |
Lyskilder | 78 % |
El-tilbehør | 22 % |
8.2.2 Vægtning af varelinjerne
Sortiment er for lyskilder opdelt i fire niveauer; hovedproduktgrupper, produktgrupper, underproduktgrupper og produktspecifikation og for el-tilbehør er det opdelt i 3 niveauer; hovedproduktgrupper, produktgrupper og produktspecifikation. Figur 1 nedenfor illustrerer denne opdeling. Opdelingen har til formål at skabe en struktur for SKI´s kunder i forbindelse med indkøb på rammeaftalen.
Figur 1: Sortimentets opsætning – Eksempel for lyskilder
Underproduktgruppe
(f.eks. Sokkel G23)
Produktgruppe
(f.eks. LED Kompaktrør)
Hovedproduktgruppe
(f.eks. Kompaktrør)
Produktspecifikation
(f.eks LED Kompaktrør, min. levetid 30.000 t, ikke dæmpbar, erstatning for 11 W konventionel, min. energiklasse F)
Hver varelinje er forud for offentliggørelse af udbuddet blevet tildelt en vægtning (antal), som fremgår af bilag C, kolonne AE for lyskilder og kolonne P for el-tilbehør.
Varelinjens vægtning er et udtryk for, hvor mange produkter SKI har estimeret, at der vil blive købt af det pågældende produkt i rammeaftalens varighed (maksimalt 4 år). Vægtningen er fastsat ud fra følgende frem- gangsmåde:
1) Det faktiske forbrug af lyskilder på den nuværende rammeaftale er blevet sorteret i kategorier sva- rende til den nye tilbudslistes struktur (såsom; type, sokkel, watt, kelvin etc.)
2) Dernæst er forbruget summeret og sammenholdt de nye hovedproduktgrupper, produktgrupper og underproduktgrupper.
3) Efterfølgende er der identificeret en pris pr. varelinje for de kommende lyskilder baseret på historisk data, indsigt fra den eksterne rådgiver, samt hvor muligt et pristjek i markedet.
4) Dernæst er vægtningen justeret på baggrund af forventningen til markedsudviklingen i rammeaftalens varighed. SKI’s eksterne rådgiver har i vurderingen af markedsudviklingen bl.a. inddraget kommende ændringer af lovgivningsmæssig karakter, som kan få indflydelse på aftalens sortiment, dette gælder eks. planer om udfasning af specifikke lyskildetyper, samt hvad dette må forventes at få af afledt effekt på andre typer lyskilder, som kan benyttes som alternativ.
5) Herefter er der foretaget en fordeling af den estimerede omsætning for de nye varelinjer i den pågæl- dende produktgrupper, og dernæst underproduktgrupper, for at komme frem til et estimeret antal som forventes købt i løbet af rammeaftalens varighed.
6) Dertil er den justerede forventede omsætning pr. hovedproduktgruppe og produktgruppe brudt ned og omsat til et forventet antal lyskilder pr. varelinje vha. de identificerede priser pr. varelinje.
7) Afslutningsvis er den forventede omsætning samt antal solgte enheder pr varelinje justeret på bag- grund af de tilsluttede kunders tilbagemelding om deres forventede forbrug, samt et estimat for det forventede forbrug for de kunder, der har mulighed for at tilslutte sig (aktivere deres aftageforpligtelse) efter ikrafttrædelse, samt for Staten som er automatisk forpligtet.
Såfremt en varelinje skulle udgå under udbuddet, ændres vægtningen af de øvrige varelinjer ikke.
8.3 Evaluering af omkostningerne for lyskildesortimentet (Vægtning 78 %)
I dette afsnit benyttes nedenstående begreber til beskrivelse af evalueringsberegningen:
• TCO-pris skal forstås som: TCO-beregningen for den pågældende varelinje
• Vægtet TCO-pris skal forstås som: TCO-pris x vægten for den pågældende varelinje (antal)
• Den samlede vægtede TCO-pris skal forstås som: Summering af alle vægtede TCO-priser – dette udgør den evalueringstekniske pris, som indgår i pointberegning.
Evalueringen af sortimentet af lyskilder (fane ”Lyskilder”) foretages på baggrund af den samlede evaluerings- tekniske sum (Samlede vægtede TCO-pris) af alle de enkelte varelinjers evalueringstekniske pris (Vægtet TCO-pris). De enkelte varelinjers vægtede TCO-pris er baseret på det forventede forbrug (antal købte produk- ter i rammeaftalens varighed – maksimalt 4 år) ganget med en TCO-beregning af det enkelte produkts årlige TCO-pris.
Følgende omkostningselementer indgår i TCO-prisen:
1. Produktets årlige driftsomkostninger – dvs. energiforbrug (effektforbrug).
2. Produktets årlige samfundsøkonomiske omkostninger ved CO2 udledning skabt ved produktets strøm- forbrug.
3. Produktets levetid.
TCO-prisen pr. varelinje udregnes som en årlig TCO-pris ud fra følgende TCO-scenarie:
• Forbrug: 2.400 brændtimer (svarende til det forventet årlige forbrug af lyskildeprodukterne1).
• Standard emissionsfaktor for el-forbrug: 0,089 kg CO2e /kWh2
• Standard samfundsøkonomiske omkostninger ved CO2 udledning: 1.500 kr./tons CO23
• El-pris (årlig): 2,86 kr./kWh eksklusive moms4.
Tilbudsgiver skal for hver varelinje angive pris, energiforbrug og levetid, som derefter omregnes til en TCO- pris for det pågældende produkt. Produktets indkøbspris medtages forholdsmæssigt i forhold til levetid og evalue- ringsperiode. Eksempelvis vil en lyskilde, såfremt dens levetid er mere end evalueringsperioden på 2.400 timer, kun indgå i TCO-pris med den andel af indkøbsprisen, som forbruges på et år (2.400 timer). Hvis eksempelvis et produkt tilbydes til 100 kr. og har en levetid på 10.000 timer, så indgår kun 24 kr. (2.400 tændetimer divideret med levetiden på 10.000 x 100 kr.) af indkøbsprisen i TCO-beregningen.
CO2-emission indgår i TCO-modellen på følgende måde:
• Standard emissionsfaktor for el-forbrug: 0,089 kg CO2e /kWh bruges til at udregne produktets samlede CO2-emissions udledning i forhold til produktet strømforbrug i TCO-perioden.
• Den samlede emissions udledning for produktet i TCO-perioden ganges herefter med den fastsatte sam- fundsøkonomiske omkostninger ved CO2 udledning på 1.500 kr./tons CO2.
De afgivne priser, energiforbrug (w) og levetid (timer) omregnes til en TCO-pris således:
1 Daglige brændtimer på 10 timer (8-18), 5 dage om uge = 50 timer x 48 uger (52 uger fratrukket 6 ugers ferie + ca. 1 uge for sygedage, hjemmearbejde, fridage, men tillagt at disse uger ikke er ens for alle medarbejder, hvorfor de sættes ned til ca. ½ delen dvs. 4 uger = 52-4 = 48) = 2.400 brændtimer på et år.
2 Her er benyttet standard-emissionsfaktoren fra Miljøstyrelsens TCO-værktøj for indkøb af Lyskilder, som er fastlagt efter Energistyrel-
sens ”Basisfremskrivning 2020” fra 24. november 2020. TCO-værktøj - Belysning - Den ansvarlige indkøber (xxx-xxxxxx.xx).
3 Her er benyttet standard-værdisætningen af de samfundsøkonomiske omkostninger ved eksterne virkninger på miljøet fra Miljøstyrel- sens TCO-værktøj for indkøb af Lyskilder, som er fastlagt efter Klimarådets anbefaling for en CO2-afgift i 2030 på 1.500 kr./tons, som er nærmere beskrevet i deres rapport ”Kendte veje og nye spor til en 70% reduktion” fra marts 2020. TCO-værktøj - Belysning - Den an- svarlige indkøber (xxx-xxxxxx.xx)
4 El-prisen er fastsat med udgangspunkt i Forsyningstilsynets opgørelse af den faktiske el-pris for 4. kvartal af 2021 som er angivet til 2,7273 dkk. Dertil er tillagt den forventede inflation for 2022, som er sat til 4,9% baseret på Nationalbankens Analyse 5: Udsigter for Dansk Økonomi, 16. marts 2022, side 16. El-prisen lander derfor på 2,86 dkk for en periode på 1 år.
(2400 timer /Levetid) x pris + Effektforbrug (watt)/1000 x 2.400 timer x 2,86 kr./kWh + (Effektforbrug (watt)/1000) x 2400 timer x (0,089/1000) * 1500 kr.
Den vægtede TCO-pris pr. varelinjer udregnes dernæst således:
((2400 timer /Levetid) x pris + Effektforbrug (watt)/1000 x 2.400 timer x 2,86 kr./kWh + (Effektfor- brug(watt)/1000) x 2400 timer x (0,089 / 1000) * 1500 kr.) x forventede antal solgte produktet (varelinjens vægt)
Den samlede TCO-pris for tilbuddets lyskildesortimentet udregnes således:
Den vægtede TCO-pris for hver varelinje summeres til én samlet vægtede TCO-pris pr. tilbudsgiver for alle lyskilder. Denne samlede vægtede TCO-pris indgår som den ”Samlede evalueringsteknisk pris for lyskilder” i den samlede evaluering af tilbudsgiverens tilbud i punkt 8.6.
8.4 Evaluering af omkostningerne for el-tilbehørs sortimentet (Vægtning 22 %)
Evalueringen af sortimentet af el-tilbehør (fane ”El-tilbehør”) foretages på baggrund af den samlet evaluerings- tekniske sum af alle de enkelte varelinjers evalueringstekniske pris. De enkelte varelinjers evalueringstekniske pris beregnes ud fra produktets tilbudspris multipliceret med det forventede antal solgte produkter.
Den samlet evalueringstekniske sum for sortimentet af el-tilbehør, indgår som den ”Samlet evalueringsteknisk pris for el-tilbehør” i den samlede evaluering af tilbudsgiverens tilbud i punkt 8.6.
8.5 Beregning af point for omkostninger
Der foretages en evaluering af de to sortimenter ud fra følgende 2 sumpriser.
• ”Samlet evalueringsteknisk pris for el-tilbehør”
• ”Samlet evalueringsteknisk pris for lyskilder”
Evalueringen af hver af de to sumpriser foretages ud fra en af tre lineære modeller: Model A og B vedrører evaluering på baggrund af den lineære model ”gennemsnitsprisen plus/minus X procent”5, og model C vedrø- rer evaluering på baggrund af den lineære model ”laveste pris plus X procent”.
Priserne for hvert sortiment evalueres ud fra en af de tre udregningsmodeller afhængigt af de indkomne prisers spredning og antallet af indkomne tilbud. Model A vedrører scenarier, hvor den laveste samlede vægtede pris/TCO-pris for hver af de to sortimenter ligger inden for 10 % under middelværdien. Model B vedrører sce- narier, hvor der er mere end 2 tilbud, og hvor den laveste tilbudte samlede vægtede pris/TCO-pris ikke kan inkluderes i et spænd 10 % under middelværdien, hvorfor spændet, som følge heraf, udvides. Model C ved- rører scenarier, hvor der kun er 2 tilbud, og hvor den laveste tilbudte samlede vægtede pris/TCO-pris ikke kan inkluderes i et spænd 10 % under middelværdien, i så fald anvendes den sekundære evalueringsmodel.
Modellerne er forklaret yderligere i nedenstående.
Model A:
Der gives point på en skala fra 1 til 10 point. Omregning fra den samlede vægtede pris/TCO-pris til point for hver af de tilbudte sortimenter vil blive foretaget ved en model baseret på gennemsnitsprisen plus/minus 10%. Dvs. at der vil blive tildelt maksimumpoint (10 point) til de(t) tilbud, der er 10% lavere end den gennemsnitlige samlede vægtede pris, og der vil blive tildelt minimumpoint (1 point) til de(t) tilbud, der er mindst 10 % højere end den gennemsnitlige samlede vægtede pris. Der vil blive tildelt point til de opgjorte priser efter lineær
5 For oplysning om modellen henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen vejledning ”Evalueringsmodeller – Praktisk vejledning til offentlige indkøbere”, 1. juli 2019, s 23-25 ff. [1]
interpolation imellem disse punkter. I det tilfælde, at en eller flere priser overstiger den maksimale ramme, som fastsat i henhold til enten model A vil en sådan pris blive tildelt minimumpoint (1 point). Denne model betegnes model A og er den primære evalueringsmodel.
Model B:
Hvis der er fremsendt mere end 2 konditionsmæssige tilbud, og den laveste samlede vægtede pris/TCO- pris for en eller begge af de 2 tilbudte sortimenter afviger mere end 10 %, fra den gennemsnitlige samlede vægtet pris, evalueres de tilbudte samlede vægtede priser/TCO-priser på baggrund af en model, hvor maksi- mumpoint (10 point) tildeles til det tilbud, der har den laveste samlede vægtede pris. Minimumpoint (1 point) tildeles det tilbud, der er tilsvarende højere end den gennemsnitlige samlede vægtede pris. Hvis den laveste samlede vægtede pris f.eks. er 35 % lavere end den gennemsnitlige samlede vægtede pris for et sortiment, vil modellen være en model baseret på gennemsnitsprisen plus/minus 35 %. Hvis den laveste samlede væg- tede pris f.eks. i stedet er 37,7 % lavere end den gennemsnitlige samlede vægtede pris for et sortiment, vil modellen være en model baseret på gennemsnitsprisen plus/minus 37,7 %. I det tilfælde, at en eller flere priser overstiger den maksimale ramme, som fastsat i henhold til model B, vil en sådan pris blive tildelt minimumpoint (1 point). Der vil blive tildelt point til de opgjorte priser efter lineær interpolation imellem disse punkter. Denne model betegnes model B.
Gennemsnitsprisen udregnes for hvert sortiment og udgør summen af de samlede vægtede priser/TCO-pris for hver af de tilbudte sortimenter fra samtlige konditionsmæssige tilbud, divideret med antallet af konditions- mæssige tilbud.
Procentsatsen på 10 % er fastlagt på baggrund af SKI’s forventning til prisspredning baseret på tidligere gen- nemførte udbud af indkøb af sortimenterne for lyskilder og el-tilbehør.
Bemærk, at spændet i både model A og model B altid inkluderer den laveste samlede vægtede pris/TCO-pris, og at den/de højeste samlede vægtede pris(er) ikke nødvendigvis er inkluderet i spændet.
Afgørende for, om der anvendes model A eller model B, er således alene afstanden mellem den laveste til- budte samlede vægtede pris for et sortiment og den gennemsnitlige samlede vægtede pris for dette sortiment.
Idet prisomregningen tager udgangspunkt i det procentuelle forhold mellem gennemsnitsprisen og laveste pris, vil det procentmæssige evalueringsrum fra gennemsnitsprisen aldrig kunne overstige 100%. Formlen for den økonomiske ramme ser således ud:
(Gennemsnit − laveste samlede vægtet pris/TCO pris)
𝐺𝑒𝑛𝑛𝑒𝑚𝑠𝑛𝑖𝑡 ±
%
Gennemsnit
Model C:
Hvis der kun er indsendt to konditionsmæssige tilbud, evalueres den laveste samlede vægtede pris/TCO- pris for de 2 tilbudte sortimenter ved en model baseret på lavest pris plus 30 %. Dvs. at der vil blive tildelt maksimumpoint (10 point) til den laveste samlede vægtde pris/TCO-pris for et sortiment, og der vil blive tildelt minimumpoint (1 point) til den pris der er 30 % eller højere end den laveste samlede vægtede pris/TCO-pris. Der vil blive tildelt point til de øvrige priser efter lineær interpolation imellem disse punkter. I det tilfælde, hvor den højeste samlede vægtede pris/TCO-Pris overstiger rammen på 30 %, udvides rammen med 5 % indtil begge priser er inden for ”evalueringsrammen”. Denne model betegnes model C.
Evalueringen og tilpasningen af modellerne A, B eller C vil ske per sortiment, således at tilpasningen alene foretages for det sortiment (enten sortimentet for ”Lyskilder” eller sortimentet for ”El-tilbehør”) hvor betingel- serne er opfyldt. Prisomregningen til point gennemføres således for hver af de tilbudte sortimenter, hvorfor det
kan ske, at model A anvendes på det ene sortiment, mens model B anvendes på det andet sortiment. To modeller kan derfor anvendes samtidig.
Regneeksempler (valg mellem model A, B og C):
Nedenfor er det illustreret i hvilke situationer modellerne A, B og C skal anvendes:
Laveste samlede vægtede pris/TCO-pris ved 2 tilbud eller mere. | Laveste samlede vægtede pris/TCO-pris kun 2 tilbud | ||||
Inden for 10% | Uden for 10% | Inden for 10% | Uden for 10% | ||
Højeste sam- lede vægtede pris/TCO-pris | Inden for 10% | Anvend model A | Anvend model B | Anvend model A | Anvend model C |
Uden for 10% | Anvend model A | Anvend model B | Anvend model C | Anvend model C | |
Tilbudsgiverens point for el-tilbehør og lyskildersortiment, jf. metoden i punkt 8.4, multipliceres med sortimen- ternes procentmæssige vægt, jf. punkt 8.2 til et vægtet point for sortimentet. Disse vægtede point summeres til en samlet pointscore for hele tilbuddet. Tilbuddet med den højeste pointscore tildeles rammeaftalen.
Beregningen af point vil blive foretaget uden afrunding. I forbindelse med tilbagemelding til tilbudsgiverne om resultatet af den samlede evaluering vil point blive oplyst afrundet til 2 decimaler, medmindre yderligere deci- maler er nødvendige for at rangere tilbudsgivernes tilbud.
Se et eksempel på den samlet evaluering i skemaet nedenfor.
Sortiment | Point for sortimentet | Vægtning af sortiment | Vægtede point |
Lyskilder | 8 | 78 % | 6,24 |
El-tilbehør | 10 | 22% | 2,20 |
Samlet pointscore for tilbuddet | 8,44 | ||
Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1.
Tilbud udformes på grundlag af vedlagte udbudsmateriale, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.
I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter, der skal indgå i tilbuddet, og under punkt 9.4 er det angivet, hvordan tilbud afgives.
SKI skal på det kraftigste opfordre til, at der kun fremsendes de dokumenter der er efterspørges i udbudsma- terialet.
Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderligere vejled- ning i, hvordan tilbud afgives under punkt 9.5.
Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.6.
9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold
Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:
1. European Single Procurement Document (ESPD), jf. punkt 9.2.1.
2. Bilag C Leverandørens tilbud, jf. punkt 9.2.2.
3. Følgebrev, jf. punkt 9.3.2.
Tilbud skal udformes på dansk, dog må fagtermer, modelnavne, produktspecifikationer, o. lign. godt udformes på engelsk.
I det følgende er det nærmere beskrevet, hvordan de enkelte dokumenter skal udfyldes
9.2.1 European Single Procurement Document (ESPD)
Tilbudsgiver skal udfylde, underskrive og aflevere et elektronisk ESPD i udbudssystemet ETHICS.
En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på støttende virksomheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen, udfylder, underskriver og afleverer alene ét ESPD.
En tilbudsgiver, der baserer sig på en eller flere støttende virksomheders formåen i forhold til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2.1, udfylder, underskriver og afleverer et ESPD for egen virksomhed, samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på – og med oplysninger om de relevante forhold, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. Tilbudsgiver kan kontakte ETHICS Support6 for yderligere teknisk vejledning om, hvordan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksomheds ESPD afleveres sammen med tilbudsgiverens tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 16.3 om udfyldelse støtte- erklæringer for støttende virksomheder.
En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder, underskriver og afleverer et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan vælge at dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere støttende virksomheder. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. ETHICS Support7 kan kontaktens for yderligere teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsor- tiedeltagere udfylder ESPD i EHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD afleveres samlet med tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 9.5 om sammenslutning af virksomheder.
Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et:
6 ETHICS Support, Hotline: x00 0000 0000, E-mail: xxxxxxx@xxxxxx.xx. Se evt. også xxx.xxxxxxxxxx.xx
7 Se forrige note.
Såfremt et ESPD omfattet af tilbudsgiverens tilbud indeholder personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrundene, afleveres ESPD’et via ETHICS. Et ESPD med sådanne oplysninger vil kun være tilgængelig for personer hos SKI med særlig adgang til håndtering af følsomme personoplysninger.
Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.
• Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.
• Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.
• Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.
Del III: Udelukkelsesgrunde.
• Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.
• Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordnin- ger.
• Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet.
Del IV: Udvælgelseskriterier.
• Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.
o Under ”Finansielle nøgletal” anføres de i punkt 7.2.1 efterspurgte oplysninger for det seneste disponible regnskabsår.
Del VI: Afsluttende erklæringer.
De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal tilbudsgiverne ikke udfylde
Tilbudsgiver, konsortiedeltagere og/eller støttende virksomheder skal underskrive deres respektive ESPD’er. Såfremt et afleveret ESPD ikke er underskrevet, tager SKI forbehold for at lade dette berigtige, jf. udbudslo- vens § 159, stk. 5.
9.2.2 Bilag C Leverandørens tilbud
Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud angive en række informationer for henholdsvis lyskilder og el- tilbehør, for at afgive tilbud – se nærmere i Bilag C.1. Vejledning til udfyldelse af Leverandørens Tilbud for en præcis vejledning til, hvad der skal angives.
Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud angive priser for henholdsvis lyskilder og el-tilbehør, jf. oven- stående. I det følgende er det nærmere beskrevet, hvorledes der skal afgives priser.
For lyskilder skal pris afgives for 1 stk. For el-tilbehør skal afgives pris for den pakkestørrelse eller målangivelse angivet i xxxxxxx X.
For både lyskilder og el-tilbehør skal Tilbudsgiver angive priser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler fjernes disse fra den tilbudte pris uden op- eller nedrunding. Decimaler i priser ud over den 2. decimal, vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under
rammeaftalen. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og at tilbudsgiver står inde for, at det er priserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under rammeaftalen.
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at de tilbudte priser skal indeholde SKI’s andel. Tilbudsgiver kan benytte følgende formel til at indregne SKI’s andel på 2,5 %, jf. rammeaftalens punkt 8.5, i sine tilbudspriser:
𝑃𝐿𝑒𝑣
[𝑖𝑛𝑑𝑠æ𝑡 𝑘𝑜𝑛𝑘𝑟𝑒𝑡 𝑡𝑎𝑙] = 𝑃𝑆𝐾𝐼
Hvor:
𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑒𝑘𝑠𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙
𝑃𝑆𝐾𝐼 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑖𝑛𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under Rammeaftalen, jf. også nærmere i Rammeaftalens punkt 3.
Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt, tager SKI forbehold for at anmode tilbudsgiveren om - indenfor en passende frist - at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, jf. udbudslovens § 169.
Såfremt alle de modtagne tilbuds prisniveau og derved det samlede prisniveau forekommer højre end hvad der regnes for markedssvarende forbeholder SKI sig ret til at annullere udbuddet.
9.3 Håndtering af fejl i tilbudsliste og dokumentation
Generelt gælder for fejl i tilbuddet, herunder fejl i tilbudslisten, at forhold, som SKI konkret vurderer, kan af- hjælpes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at afhjælpe, ikke indgår i opgørelsen af fejl. Sådanne fejl vil dermed, uanset det anførte nedenfor under punkt 9.3.1, ikke føre til ukon- ditionsmæssighed og vil ikke indgå i vurderingen af og i antallet af fejl behandlet nedenfor.
Tilbudsgiver skal byde ind med produkter på samtlige varelinjer oplistet i bilag C Leverandørens tilbud.
Erfaringsmæssigt vil der dog kunne ske fejl i tilbudsafgivelsen, når der, som med denne aftale, udbydes en ganske stor mængde varelinjer. SKI accepterer derfor, at tilbudsgiver i forbindelse med udfyldelsen af tilbudslisten har fejl i maksimalt 5 % af varelinjerne i lyskildesortimentet og maksimalt 10 % af varelinjerne i sortimentet for El-tilbehør. Er en af disse grænser overskredet, er tilbuddet ukonditionsmæssigt.
Forskellen i antallet af tilladte fejl, sortimenterne imellem, er begrundet i, at det vil være mere kritisk for udbuddets gennemførsel og efterfølgende anvendelse, såfremt der er væsentlige mangler (på grund af fejl) i sortimentet for lyskilder end hvis det samme var tilfældet for sortimentet af el-tilbehør.
Eksempel:
Tilbudslisten indeholder eksempelvis 300 varelinjer i sortimentet for lyskilder og 100 varelinjer i sortimentet for el-tilbehør. Tilbudsgiver afgiver tilbud, men med fejl i nogle af varelinjerne, henholdsvis 10 fejl (for sortimentet for lyskilder) og 12 fejl (i sortimentet for el-tilbehør). Et tilbud må maksimalt i dette eksempel indeholde hen- holdsvis 15 og 10 fejl. I dette eksempel er tilbuddet ukonditionsmæssigt idet, at tilbuddet indeholder 12 fejl i
sortimentet for el-tilbehør. Et ukonditionsmæssigt tilbud indgår ikke i evalueringen og vil blive forkastet i sin helhed. Antallet af tilladte fejl oprundes til nærmeste hele tal, såfremt det ikke rammer et helt tal.
SKI har vurderet, at nedenstående udtømmende liste over fejl vil føre til, at tilbuddet vil blive betragtet som ukonditionsmæssigt, såfremt antallet af varelinjer med fejl overskrider grænsen på henholdsvis 5 % (for sorti- mentet for lyskilder) og 10 % (for sortimentet for el-tilbehør).
• Der bydes ikke ind med en vare på en varelinje.
• Negative priser registreres som en fejl.
• Det på varelinjen tilbudte produkt opfylder ikke kravene, der er opstillet til produktet i bilag B Kravspe- cifikationen og bilag C Leverandørens tilbud.
• Tilbudsgivers besvarelse opfylder ikke de i bilag C.1 Vejledning til udfyldelse af bilag C Leverandørens tilbud angivne anvisninger for udfyldelse af tilbudslisten.
• En celle, som tilbudsgiver skal udfylde, er ikke udfyldt.
• Et produkt er tilbudt flere gange i tilbudslisten.
Såfremt samme produkt tilbydes på flere positioner i tilbudslisten i bilag C, indgår kun den varelinje med den højeste vægt (antal), jf. kolonne AE for lyskilder og P for el-tilbehør, i evalueringen. Den/de øvrige varelinje(r) tæller som fejl.
Såfremt samme produkt tilbydes på flere positioner i tilbudslisten i bilag C og produkterne har samme vægt- ning, jf. kolonne AE for lyskilder eller P for el-tilbehør, indgår kun den varelinje med den laveste pris i evalue- ringen.
Varelinjer med flere fejl, jf. ovenstående, tæller kun som én fejl.
Varelinjer i tilbudslisten, der indeholder fejl som ikke kan berigtiges med proceduren i udbudslovens 159, stk. 5, vil i forbindelse med prisevalueringen indgå i den evalueringstekniske pris med den – set på tværs af de modtagne tilbud – højeste tilbudte pris for varelinjen tillagt 30 %. Disse varelinjer vil ikke indgå i rammeaftalens sortiment ved kontraktstart.
Følgebrevet generes automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen "Underskriv og afslut tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.
Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra ud- budssystemet ETHICS.
9.4 Elektronisk afgivelse af tilbud
Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 9.2, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS. Processen for elektronisk afgivelse af tilbud er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen.
De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2 og 9.3, kan findes i ETHICS under ”Tilbudsafgi- velse” på udbudssiden i forbindelse med tilbudsafgivelse.
Udbudssiden indeholder følgende materiale:
Materiale på udbudssiden | Udfyldes af tilbudsgi- ver ved tilbudsafgi- velse |
European Single Procurement Document (ESPD) | X |
Støtteerklæring(er) (Udfyldes som en del af den endelige dokumentation, jf. punkt 16.3, hvis tilbudsgi- ver baserer sin formåen på støttende virksomheder) | (X) |
Følgebrev | X |
Udbudsmateriale (dele af materialet kan ligge som zippet fil) – Bilag C Leverandø- ren tilbud skal udfyldes ved tilbudsafgivelse | X |
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igen- nem ved udarbejdelsen af tilbud.
Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, USB, CD-ROM eller ved brev.
For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.
Tilbud tidsstemples elektroniske ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.
For nærmere oplysning om tilbudsafgivelse via ETHICS kan henvises til beskrivelsen i udbudsbekendtgørel- sen (punkt VI.3).
9.4.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse
I ETHICS kan tilbudsgiver finde de relevante dokumenter, der skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Link til udbudssiden: 50.62 Lyskilder (2022)
9.5 Konsortier eller andre sammenslutninger
Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.2, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), afgives oplysningerne om egenkapital og soliditetsgrad, jf. punkt 7.2.1, for hver enkelt økonomisk aktør, der deltager i sammenslut- ningen, og vurderingen af egnethed sker på baggrund af de økonomiske aktørers samlede egenkapital og soliditetsgrad.
Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.
SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.
9.6 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse
Tilbudsgivere er berettiget til at afgive ét tilbud på aftalen. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.
Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv afgi- ver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at den økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gen- nemsigtigheden eller fordreje konkurrencen i udbuddet, f.eks. ved at koordinere indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der følges en praksis, der strider mod ovenstående principper. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.
SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje kon- kurrencen i udbuddet. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xx- elles-bud/.
Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt.
Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.
Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.
I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.
Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål i forbindelse med tilbudsafgivelse.
I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Såfremt til- budsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt bedes dette begrundet samt angivet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.
På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigts- mæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.
Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.
Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS: Link: 50.62 Lyskilder (2022)
Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.
Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssi- den i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.
Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der tilgængeliggøres på udbudssiden.
Spørgsmål, der stilles senest 10 dage før fristen for afgivelse af tilbud, vil blive besvaret.
Spørgsmål, der stilles senere end 10 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen.
Spørgsmål, der stilles senere end 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.
Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid, der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være for at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.
11.2 Informationsmøde for tilbudsgivere
Tilbudsgivere indbydes til informationsmøde, der finder sted fredag d. 10. juni 2022 kl. 10.00 - 11.00. Mødet afholdes online via Microsoft Teams.
Af hensyn til den praktiske planlægning bedes tilbudsgiverne tilmelde sig mødet ved at sende en e-mail til SKI’s kontaktperson, som er angivet under punkt 1, senest den 8. juni 2022. Tilmeldingen skal indeholde oplysning om, hvor mange der deltager i mødet samt oplysning om alle deltagerens navne, titler og kontakt- oplysninger (e-mail).
SKI forbeholder sig ret til at reducere antallet af deltagere pr. tilbudsgiver, hvis det af teknologiske hensyn bliver nødvendigt.
På mødet vil SKI orientere om udbudsforretningen, samt gennemgå hvorledes tilbudsafgivelse gennemføres elektronisk. SKI vil svare på spørgsmål, i det omfang det er foreneligt med udbudsreglerne, og i det omfang SKI er i stand til at give et korrekt svar under mødet. SKI’s svar på mødet er dog kun vejledende og ikke bindende. Såfremt svar på et spørgsmål giver anledning til tvivl, herunder som følge af de udbudsretlige ram- mer, forbeholder SKI sig ret til efterfølgende at svare skriftligt på spørgsmålet. SKI forbeholder sig endvidere ret til efterfølgende skriftligt at korrigere i et svar, der er afgivet under mødet.
Der udarbejdes ikke referat af mødet. Præsentationsmaterialet vil dog efter mødet blive gjort tilgængeligt på ETHICS. Præsentationsmaterialet er dog ikke en del af udbudsmaterialet, og er således alene vejledende og ikke bindende.
Det er alene udbudsmaterialet – herunder spørgsmål/svar – i ETHICS, der er gældende. Det bemærkes, at det ikke er en forudsætning for at afgive tilbud, at man deltager i mødet.
Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er den tilbudsfrist, som fremgår af ETHICS for nærværende udbud. Tilbud, der modtages efter fristen, vil ikke blive taget i betragtning.
SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gæl- dende tidsangivelse for rettidigt modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yder- ligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.
Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.4.
SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.
SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.
Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er indgået ved parternes underskrift, jf. rammeaftalens punkt 23. SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 12.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.
Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):
"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."
Der gælder således snævre grænser for forhandling.
Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at Rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.
Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.
Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.
Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.
Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.
SKI forbeholder sig endvidere ret til eventuelt at anvende tilbudsgivers tilbud til analyser og i forbindelse med udarbejdelsen af konverteringslister. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis tilbudsgiver er leverandør på en tid- ligere SKI-aftale vedrørende kontraktens genstand, jf. punkt 4. Der vil i den forbindelse ikke blive offentliggjort priser.
SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.
SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, medmindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.
Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.
SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.
I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 skal SKI kræve, at en tilbudsgiver som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, fremlægger endelig dokumentation vedrørende forholdene angivet i tilbudsgivers ESPD, jf. punkt 7, herunder – hvor relevant - ESPD’er fra øvrige deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortie- deltagere) og/eller eventuelle støttende virksomheders ESPD’er. SKI forbeholder sig mulighed for at kræve dokumentationen på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, jf. udbudslovens § 151, stk. 2.
Endvidere vil SKI, som en del af indhentningen af den endelige dokumentation, anmode den tilbudsgiver som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen til, at fremsende ”Erklæring vedrørende forordning (EU) nr. 833/2014” i underskrevet stand. Erklæringen vedrører artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 som ændret ved forordning (EU) 2022/576. Artikel 5k indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv.
Hvis SKI ikke allerede har modtaget den relevante dokumentation, jf. punkt 7.3, vil SKI bede om at dokumen- tationen fremlægges inden for en passende frist. Bemærk i den forbindelse at det i ESPD’et erklæres over for SKI, at dokumentationen kan fremlægges straks og på anmodning herom.
16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde
Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende udelukkelsesgrunde:
• Kan danske virksomheder kan fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, der omfatter oplysninger fra politiets kriminalregister.
• Kan udenlandske virksomheder fremlægge de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis8.
(Udenlandske virksomheder kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den dokumentation, som er brugbar, eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor virksomheden er etableret.)
16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen
Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen fremlægges: Soliditetsgrad og egenkapital:
• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede soliditetsgrad, herunder egenkapital og aktiver, fremgår,
eller
• En erklæring om, at den i ESPD’et oplyste soliditetsgrad og egenkapital er korrekt, underskrevet af en tegningsberettiget hos tilbudsgiver
16.3 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen
Hvis tilbudsgiver baserer sig på støttende virksomheder, skal der fremlægges dokumentation for, at der faktisk rådes over den økonomiske og finansielle formåen, som tilbudsgiver har baseret sig på hos støttende virk- somheder.
8 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx
Dokumentationen skal fremlægges i form af en støtteerklæring, som den støttende virksomhed afgiver overfor SKI. I den forbindelse har SKI udarbejdet en skabelon til en støtteerklæring, der indeholder de oplysninger og erklæringer, som støtteerklæringen skal omfatte. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsma- teriale på udbudssiden i ETHICS.
Såfremt tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, er tilbudsgiver fra tildelingstidspunktet forpligtet til at medvirke til at oprette et E-katalog til brug for SKI’s kunder. SKI forbeholder sig ret til ikke at underskrive rammeaftalen, før et E-katalog er etableret i overensstemmelse med retningslinjerne i særbilag 2.
For nærmere oplysning om processen omkring etablering af E-kataloget og indholdet heraf, kan der henvises til særbilag 2, der træder selvstændigt i kraft straks efter udløb af standstill-perioden, som SKI afholder efter tildeling af rammeaftalen. SKI skal gøre opmærksom på, at en tildelt leverandør kan ifalde bod, såfremt leve- randøren ikke overholder de i særbilag 2 angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI.
SKI skal derudover gøre tilbudsgiver opmærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til øvrige implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af kontakt- oplysninger om leverandørens medarbejder(e), der er ansvarlig for driften af rammeaftalen, markedsføring over for SKI-kunder mv. SKI vil efter tildelingen af rammeaftalen sende leverandøren nærmere information om disse implementeringsaktiviteter.
Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive komplet tilbud.
Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:
• Foretag tilmelding i ETHICS
• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc
• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem
• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1
• European Single Procurement Document (ESPD)
• Udfyld alle felter i ESPD’et, jf. punkt 9.2.1.
• Underskriv og upload til ETHICS
• Bilag C Leverandørens tilbud
o Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2
o Upload til ETHICS
• Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”
o Markér, ved afkrydsning, virksomhedens samlede tilbud
o Signér elektronisk med ETHICS-signatur
• Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at færdiggøre og afslutte dokumenter eller at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde dokumentafslutnings- og upload-processen i god tid.
Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, såfremt det måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfristens udløb.