Indholdsfortegnelse
0
Indholdsfortegnelse
2.PrOcessen Omkring gennemgangen af aftalerne 2
2.3 Fremsøgning af aftalerne 3
2.4 Overholdelse og udnyttelse af aftaler om sponsorater 3
2.5 Manglende skriftlig værdiansættelse af sponsorater 3
2.6 Aftaler på vækst- og eventområdet i andre forvaltninger 4
2.6.1 By- og Kulturforvaltningen 4
2.6.2 Beskæftigelses- og Socialforvaltningen 5
2.6.3 Børn- og Ungeforvaltningen 5
2.6.4 Ældre- og Handicapforvaltningen 5
3.Resultater af gennemgangen 5
3.1 Aftaler, som kommunen ikke lovligt har kunnet indgå 5
3.1.1 Samarbejdsaftale med Bussman Medical & Research Nordic ApS 5
3.1.2 Samarbejdsaftale med H. Xxxxxx Xxxxxxx A/S 6
3.1.3 Aftale vedrørende forlængelse af Odense Kommunes brugsret til Arena Fyn 6
3.2 Proceduremæssige forhold vedr. indgåelse eller efterlevelse af kontrakter 7
3.3. Kontrakter, hvortil der ikke har været bemærkninger 8
4.OverOrdnede kOnklusiOner på de tre sager, StatsfOrvaltningen, Tilsynet, har anmOdet Odense KOmmune Om en redegørelse fOr 8
4.1 Odense Kommunes engagement i dobbeltkoncerten med Xxxxx og Xxxx Xxxxx 8
4.2 Odense Kommunes sponsorat af robotmessen RoboBusiness Europe 9
4.3 Aftale vedrørende forlængelse af Odense Kommunes brugsret til Arena Fyn 10
Bilag 3.1. OVERSIGT OVER KONTRAKTGENNEMGANG 11
Bilag 3.2 KrOnOlOgisk gennemgang af materiale vedr.Odense KOmmunes indgåelse af samarbejdsaftale x.x.xxx selskabet Bussman BV 17
Bilag 3.3 KrOnOlOgisk gennemgang af materiale vedr.Odense KOmmunes indgåelse af samarbejdsaftale med selskabet H. Xxxxxx Xxxxxxx A/S 22
Som nævnt i Odense Kommunes brev til Statsforvaltningen, Tilsynet, af 15. november 2016 har Odense Kom- mune taget initiativ til, at samtlige kontrakter og sponsorater mv. på vækst- og eventområdet gennemgås med henblik på en vurdering af bl.a. overholdelse af gældende lovgivning, herunder de uskrevne kommunal- fuldmagtsregler.
Nedenfor beskrives først processen omkring gennemgangen af kontrakterne, og herefter beskrives resultatet af gennemgangen.
2. Processen omkring gennemgangen af aftalerne
2.1 Fokus i gennemgangen
Gennemgangen af aftalerne har med udgangspunkt i kontrakternes ordlyd haft fokus på aftalernes lovlighed, og der har derfor primært været fokus på overholdelse af udbudsret, kommunalfuldmagtsreglerne, erhvervs- fremmeloven, konkurrenceloven og EU’s statsstøtteregler1. Der har således ikke været fokus på eventuelle ”rene” kontraktretlige problemstillinger ved aftalerne, herunder om aftalerne er underskrevet af parterne.
I de tilfælde, hvor der har været usikkerhed om, hvorvidt en aftale er fulgt, er der foretaget en nærmere undersøgelse af forholdet.
Gennemgangen af aftalerne er foretaget ud fra Borgmesterforvaltningens vurdering af de kendte forhold, den gældende lovgivning og den foreliggende praksis på området.
I forhold til erhvervsfremmeloven bemærkes det, at erhvervsfremmelovens regler om erhvervsservice- og erhvervsfremmetiltag ikke er særligt præcise, og at den tilgængelige praksis vedr. de relevante bestemmelser er meget begrænset. Det kan derfor være vanskeligt at vurdere, hvorvidt konkrete aktiviteter ligger inde for eller uden for erhvervsfremmelovens rammer.
2.2 Perioden
Gennemgangen har omfattet de kontrakter og sponsorater mv., der er indgået fra 1. januar 2014 – 24. marts 2017. Kontrakter og sponsorater mv., der er indgået inden 1. januar 2014, men som fortsat er gældende, er også gennemgået.
Den tidsmæssige afgrænsning fra 1. januar 2014 er fastsat på baggrund af, at vækstmidlerne på 100 mio. kr. på erhvervsfremmeområdet blev bevilliget med virkning fra 2014.
1Vurderingerne af, hvorvidt aftalerne lever op til EU statsstøttereglerne, er alene foretaget i de tilfælde, hvor det er fundet at være relevant. Der er flere proceduremæssige regler forbundet med overholdelse af EU’s statsstøtteregler. Disse er der ikke som udgangspunkt foretaget nærmere vurde- ringer af, idet dette indgår som et element i den interne tværforvaltningsmæssige arbejdsgruppe, der er nedsat i Odense Kommune i juni 2016.
2.3 Fremsøgning af aftalerne
Gennemgangen af aftaler på vækst- og eventområdet omfatter Odense Kommunes kontrakter, og der er således ikke foretaget en gennemgang af kontrakter indgået af eksempelvis Udvikling Fyn P/S eller H.C. An- dersen Fonden.
Fremsøgning af kontrakterne og sponsoraterne mv. er sket ud fra journalsystemer og kendskab hos rele- vante, nuværende medarbejdere. Der har således ikke været et samlet overblik over alle aftalerne på vækst- og eventområdet, der kunne tages udgangspunkt i.
Det er Borgmesterforvaltningens opfattelse, at alle kontrakter omfattet af afgrænsningen er fremfundet, men det kan ikke fuldstændigt afvises, at enkelte aftaler ikke er fremfundet på trods af relativt omfattende bestræbelser herpå.
Gennemgangen af aftalerne på vækst- og eventområdet har taget udgangspunkt i hovedaftalerne, forstået som de egentlige aftaler om den pågældende vækst- og eventindsats. Til enkelte af hovedaftalerne kan der være underaftaler, som fx omfatter aftaler om levering af sikkerhed, trykning af materiale mv. På baggrund af en afvejning af risici og ressourceudnyttelse er underaftalerne som udgangspunkt ikke gennemgået. Dog er mange af underaftalerne vedr. Thinkers50 gennemgået, enten forudgående af ekstern advokat (i forbin- delse med udarbejdelse af aftalerne) eller efterfølgende af Jura (i forbindelse med gennemgangen af kon- trakterne på vækst- og eventområdet). Alle de gennemgåede aftaler fremgår af bilag 3.1.
2.4 Overholdelse og udnyttelse af aftaler om sponsorater
Det har ikke været muligt at foretage en vurdering af, hvorvidt alle sponsorater er tilstrækkeligt udnyttet, idet der ikke foreligger tilstrækkelig dokumentation herfor. Det er dog Borgmesterforvaltningens umiddel- bare vurdering, at en del af sponsoraterne ikke er udnyttet fuldt ud eller i tilstrækkeligt omfang, jf. også Odense Kommunes overordnede evaluering af Odense&Co fra oktober 2016 og Odense Kommunes henven- delse til Statsforvaltningen af 15. november 2016 vedr. dobbeltkoncert med Xxxxx og Xxxx Xxxxx.
2.5 Manglende skriftlig værdiansættelse af sponsorater
Det følger af tilsynsmyndighedernes praksis, at sponsoraftaler skal indgås på markedsvilkår, således at kom- munen højst betaler markedsprisen for de modydelser, kommunen har ret til. En kommune skal derfor for- udgående undersøge, hvad markedsprisen er.
Det følger af Statsforvaltningens udtalelse om Viborg Kommunes køb af reklamer2, at en sådan forudgående undersøgelse for eksempel kan indebære sammenligning med andre lignende lovlige kontrakter eller ind- hentelse af vurderinger fra reklamebureauer eller andre sagkyndige.
Det følger endvidere af Statsforvaltningens udtalelse om Odense Kommunes engagement i Tinderbox3, at vurderingen skal være funderet på en sådan måde, at den er egnet til at kunne lægges til grund for en vur- dering af spørgsmålet om markedspris, herunder således at der er foretaget de fornødne undersøgelser af forhold, som er relevante at inddrage i vurderingen.
2 Statsforvaltningens udtalelse af 10. november 2014 vedrørende Viborg Kommunes køb af reklamer på Viborg Stadion af Viborg FF
3 Statsforvaltningens udtalelse af 18. november 2016 vedrørende Odense Kommunes engagement i musikfestivalen Tinderbox
Det fremgår ikke af tilsynets praksis, at der skal være tale om forudgående skriftlige undersøgelser eller vur- deringer, men det er klart, at det ved forudgående skriftlighed er lettere at påvise, at der er foretaget den nødvendige forudgående undersøgelse af markedspris.
Endelig følger det af tilsynsmyndighedernes praksis, at de ydelser, som kommunen modtager som led i spon- soraftaler, skal være egnede til at eksponere og brande kommunen.
Kommunens medarbejdere inden for eventområdet har altid foretaget forudgående vurderinger af markeds- pris i deres forhandlinger om indgåelse af sponsorater mv., og alle aftaler om sponsorater og lign. har været egnede til at eksponere og brande kommunen.
Kommunens medarbejdere på eventområdet har via deres erfaringer forudsætningen for at foretage vurde- ringer af markedsprisen for sponsorater, og i flere tilfælde har de pågældende medarbejdere også udarbejdet interne værdiansættelser af sponsorater.
At der ikke i alle tilfælde foreligger tilstrækkelig skriftlig dokumentation for en forudgående intern eller eks- tern vurdering eller undersøgelse af markedsværdien, er således ikke ensbetydende med, at der ikke har været forudgående undersøgelser eller overvejelser vedr. markedsprisen.
I de tilfælde, hvor det i forbindelse med gennemgangen af Odense Kommunes aftaler på vækst- og eventom- rådet ikke har været muligt at fremfinde tilstrækkelig skriftlig dokumentation for, at der har været forudgå- ende interne eller eksterne værdiansættelser vedr. markedsværdien af sponsorater på eventområdet, er der blevet set på effektmålingerne for de enkelte events. Det er således kommunens vurdering, at effektmålin- gerne er egnede til at fortælle, om kommunen har fået værdi for pengene, fordi de enkelte effektmålinger er holdt op imod den pris, som kommunen har betalt for de pågældende ydelser.
I de enkelte tilfælde, hvor der ikke foreligger tilstrækkelig skriftlig dokumentation for forudgående værdian- sættelse af markedsværdien, og hvor en effektmåling samtidig viser en for lille effekt i forhold til den pris, som kommunen har betalt for ydelserne, er der foretaget individuelle vurderinger af, hvorvidt sponsoratet lovligt kunne have været ydet som tilskud.
I det omfang, der ikke foreligger en skriftlig forudgående værdiansættelse af en sponsoraftale, er aftalen medtaget under punkt 3.2.
2.6 Aftaler på vækst- og eventområdet i andre forvaltninger
Borgmesterforvaltningens gennemgang af kontrakter omfatter de aftaler, som er indgået i regi af Odense Kommune. Borgmesterforvaltningen har derfor været i dialog med alle de øvrige forvaltninger for at høre, om de har indgået aftaler, herunder sponsorater, på vækst- og eventområdet.
2.6.1 By- og Kulturforvaltningen har oplyst, at de har et antal aftaler på vækst- og eventområdet. En betydelig del af disse aftaler er relateret til udlån/udleje af kommunale arealer til forskelligartede events. By- og Kul- turforvaltningen har endvidere oplyst, at de er blevet opmærksomme på, at den almindelige praksis for udlån af kommunale arealer til almennyttige formål i de senere år er blevet udfordret af et stigende antal kommer- cielle aktørers ønske om anvendelse af arealerne, og at dette har skabt behov for en ændring af praksis i retning af en mere konsistent sondring mellem kommercielle og ikke-kommercielle aktører. Forvaltningen oplyser, at det således ikke kan afvises, at der i få tilfælde har været foretaget udlån/-leje til kommercielle aktører til leje under markedspris og/eller vederlagsfrit, som dermed ikke vil være i overensstemmelse med kommunalfuldmagten.
By- og Kulturforvaltningen er ved at udarbejde nye retningslinjer på området. Det forventes således, at der kommer en sag vedrørende dette i By- og Kulturudvalget i løbet af foråret.
Da By- og Kulturforvaltningen har oplyst, at de selv er opmærksomme på de mulige problemstillinger, som deres kontrakter på vækst- og eventområdet kan indeholde, har Borgmesterforvaltningen ikke foretaget en gennemgang af disse aftaler.
2.6.2 Beskæftigelses- og Socialforvaltningen har oplyst, at de ikke har indgået aftaler på dette område.
2.6.3 Børn- og Ungeforvaltningen har oplyst, at de ikke har indgået aftaler på dette område.
2.6.4 Ældre- og Handicapforvaltningen har oplyst, at de har én kontrakt, som muligvis falder ind under defi- nitionen - en aftale om et forprojekt, der har til formål at indsamle og kommunikere relevant viden til opfø- relse og drift af ”demenslandsbyen”. Det er Borgmesterforvaltningens vurdering, at den pågældende aftale ikke er omfattet af vækst- og eventområdet, hvorfor den ikke er medtaget i kontraktgennemgangen.
Borgmesterforvaltningen har i alt gennemgået 89 kontrakter på vækstområdet og 35 kontrakter på event- området – altså sammenlagt 124 kontrakter.
De gennemgåede kontrakter fremgår af oversigten, som er vedhæftet denne redegørelse som bilag 3.1.
3.1 Aftaler, som kommunen ikke lovligt har kunnet indgå
Ud af de 124 kontrakter, der er gennemgået, er der 3 kontrakter, som Borgmesterforvaltningen har vurderet indeholder elementer, som kommunen ikke lovligt kunne indgå aftale om. Disse kontrakter har været fore- lagt til en ekstra vurdering hos xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxx, som har bekræftet Borgmesterforvaltningens vurde- ring.
3.1.1 Samarbejdsaftale med Bussman Medical & Research Nordic ApS
Der er tale om en relativt kompliceret kontrakt med flere parter og flere elementer, men i forhold til lovlig- heden er det centralt, at kontrakten indebærer, at Odense Kommune har afholdt virksomhedens lejeudgifter i Den Fynske Forskerpark A/S.
Det er Borgmesterforvaltningens og advokatfirmaet Xxxxxxx vurdering, at erhvervsfremmeloven ikke inde- holder hjemmel til, at kommunen kan finansiere Bussmans udgifter til leje. Der er således tale om støtte til en enkelt virksomhed til omkostninger, som virksomheden selv skal afholde.
Aftalen er formelt indgået med et udenlandsk moderselskab, men den af kommunen ydede støtte er kommet Bussman Medical & Research Nordic ApS til gode, og støtten må derfor anses som ydet til dette selskab.
Erhvervsfremmeloven regulerer ikke, om en kommune kan eller skal kræve ulovlig støtte tilbagebetalt. Der er heller ikke praksis efter reglerne om kommunalfuldmagten, der understøtter, at kommunen kan tilbage- søge midlerne.
Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxx har til Odense Kommune derfor udtalt, at kommunen alene har mulighed for og pligt til at lovliggøre forhold fremadrettet, hvilket ikke er relevant her, da støtten i det hele allerede er ydet, og da aftalen er ophørt.
Det danske selskab Bussman Medical & Research Nordic ApS er taget under konkursbehandling (efter begæ- ring modtaget af Skifteretten i Odense den 11. oktober 2016), og Odense Kommune har derfor ikke foretaget andre handlinger end at rette henvende til kurator med henblik på at afsøge mulighederne for virksomhe- dens/boets frivillige tilbagebetaling af den ulovlige støtte på 59.038 kr. ekskl. moms.
Det er Borgmesterforvaltningens vurdering, at der vil være meget begrænsede muligheder for, at konkurs- boet indvilliger i en frivillig tilbagebetaling.
Odense Kommune har udarbejdet en kronologisk gennemgang af sagsforløbet, som er vedhæftet som bilag
3.2. Gennemgangen indgår i en igangværende undersøgelse vedr. eventuelle ansættelsesretlige konsekven- ser, som stadsdirektøren har igangsat.
3.1.2 Samarbejdsaftale med H. Xxxxxx Xxxxxxx A/S
Der er tale om en kontrakt om tiltrækning af virksomheden H. Xxxxxx Xxxxxxx A/S til kommunen, som inde- bærer, at Odense Kommune har afholdt udgifter til konkret ekstern rådgivning for virksomheden.
Det er Odense Kommunes og advokatfirmaet Hortens vurdering, at kommunen ikke havde hjemmel i er- hvervsfremmeloven eller de uskrevne kommunalfuldmagtsregler til at finansiere virksomhedens udgifter til det pågældende køb af ekstern viden i forbindelse med virksomhedens overvejelser om etablering i Odense Kommune.
Kommunen har på baggrund af ovenstående rettet henvendelse til virksomheden, som frivilligt har tilbage- betalt de af kommunen afholdte udgifter på i alt 267.400 kr. ekskl. moms.
Odense Kommune har udarbejdet en kronologisk gennemgang af sagsforløbet, som er vedhæftet som bilag
3.3. Gennemgangen indgår i en igangværende undersøgelse vedr. eventuelle ansættelsesretlige konsekven- ser, som stadsdirektøren har igangsat.
3.1.3 Aftale vedrørende forlængelse af Odense Kommunes brugsret til Arena Fyn
Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxx har foretaget en vurdering af, hvorvidt det var lovligt for Odense Kommune at indgå et tillæg (en allonge) til kommunens oprindelige aftale med Odense Sport & Event A/S om kommunens brugs- ret til Arena Fyn. Allongen indeholder en forpligtigelse for Odense Kommune til at betale for brugsretten i yderligere 5 år som konsekvens af manglende udnyttelse af brugsretten.
Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxx har vurderet, at Odense Kommune ikke var aftaleretligt forpligtet til at erlægge yder- ligere betaling til Odense Sport & Event A/S som følge af kommunens manglende udnyttelse af kommunens brugsret.
Dette indebærer blandt andet, at Odense Kommune ikke med den pågældende tillægsaftale opnår ret til ydelser, som kommunen ikke allerede havde ret til i medfør af den oprindelige brugsretsaftale.
Tillægsaftalen får således karakter af ulovlig støtte, dels i forhold til kommunalfuldmagtsreglerne, idet støtten ikke er øremærket til lovlige kommunale aktiviteter, og dels i forhold til EU-reglerne om statsstøtte.
Der pågår i øjeblikket drøftelser med Odense Sport & Event A/S vedrørende situationen.
Forløbet internt i kommunen omkring indgåelse af tillægsaftalen er udskilt til en særskilt undersøgelse, der er foretaget af Xxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx.
3.2 Proceduremæssige forhold vedr. indgåelse eller efterlevelse af kontrakter
Ud af de 124 kontrakter, som er gennemgået, er der 21 kontrakter, hvor Borgmesterforvaltningen har haft bemærkninger til proceduremæssige forhold vedr. indgåelse eller efterlevelse af kontrakterne.
3.2.1 Sponsoraftaler
Som nævnt i afsnit 2.5 er der fortaget forudgående vurderinger af markedspris, og alle aftaler om sponsorater og lign. har været egnede til at eksponere og brande kommunen, men for 14 sponsoraftaler har det ikke været muligt at fremfinde tilstrækkelig skriftlig dokumentation for, at der har været forudgående interne eller eksterne værdiansættelser vedr. markedsværdien af sponsoraterne.
I 5 ud af disse 14 tilfælde har der været efterfølgende skriftlige værdiansættelser, der har vist, at kommunen har købt ydelserne til markedspris og indgået aftaler om salg af egne sponsorater til Thinkers50 til markeds- pris. I 7 ud af de resterende 9 tilfælde, har de efterfølgende vurderinger af effekt vist, at kommunen ikke har betalt mere end det, ydelsen er værd, jf. også den beskrevne fremgangsmåde i afsnit 2.5.
I et enkelt af de i alt 14 aftaler foreligger der ikke en skriftlig forudgående værdiansættelse, og der er ikke foretaget en efterfølgende værdiansættelse eller effektmåling. Det drejer sig om kommunens sponsorat af Odense Bulldogs.
I et enkelt af de i alt 14 aftaler har effektmålingen vist en mindre effekt i forhold til den pris, som kommunen har betalt for ydelserne. Det drejer sig om kommunens sponsorat af Odense Zoo’s udstilling Planet Shark.
Det er imidlertid vurderet, at kommunen lovligt ville kunne indgå aftaler om tilskud til det sidstnævnte event, jf. kommunalfuldmagtens regler om tilskud til kultur.
3.2.2 Øvrige aftaler
Ud af de i alt 21 kontrakter, hvor Borgmesterforvaltningen har haft bemærkninger til proceduremæssige for- hold vedr. indgåelse eller efterlevelse af kontrakterne, er der 7 andre aftaler end de ovenfor nævnte spon- soraftaler.
I en aftale vedrørende tilskud til Phono festival 2014 bemærker Borgmesterforvaltningen, at den i aftalen beskrevne øremærkning af tilskuddet kunne have været mere præcis.
I en aftale vedr. Odense Makers, der er et forløb for kulturelle iværksættere, der generelt skal styrke iværk- sættelse af nye events i Odense Kommune blandt de ikke-kommercielle parter i byen, er aftalens procedurer ikke fyldt. Efter igangsættelse af forløbet er det således konstateret, at den lovlige aftales procedurer for, at deltagere skal indstilles til forløbet af fx en almennyttig forening, utilsigtet er blevet fraveget. Dette har be- tydet, at aftalens udmøntning kan indbefatte en utilsigtet tilsidesættelse af kommunalfuldmagtsreglerne og erhvervsfremmeloven.
Kommunen blev opmærksom på forholdet vedr. Odense Makers i september 2016, men valgte efter nær- mere overvejelser samt samtaler med ekstern advokat, at fortsætte med forløbet pga. værdispildsbetragt- ninger.
Som nævnt ovenfor i punkt 2.4, har Odense Kommune indgået to aftaler om OB sponsorater, som ikke er ikke tilstrækkelig udnyttet, jf. også Odense Kommunes overordnede evaluering af Odense&Co fra oktober 2016 og Odense Kommunes henvendelse til Statsforvaltningen af 15. november 2016 vedr. dobbeltkoncert med Xxxxx og Xxxx Xxxxx.
Som beskrevet nedenfor i afsnit 4.2, har Borgmesterforvaltningen bemærkninger til den praktiske håndtering af aftalen vedr. RoboBusiness.
I en aftale mellem Odense Kommune og flere uddannelsesinstitutioner består den proceduremæssige be- mærkning i, at aftalen om projektet Demola mangler klarhed om, hvilke ydelser/forpligtigelser kommunen påtager sig. Odense Kommunes ydelser i partnerskabet er dog nærmere præciseret på et efterfølgende møde. Præciseringen bør indarbejdes i aftalen, evt. som en allonge til den eksisterende aftale.
I forbindelse med gennemgangen af aftalerne på vækst- og eventområdet har Borgmesterforvaltningen end- videre fundet en kontrakt, hvor der ikke er skriftlig dokumentation for de saglige kriterier, der har ligget til grund for udvælgelsen af en virksomhed til et pilotprojekt efter erhvervsfremmeloven om kapitalrejsning. Der har imidlertid været overvejelser om udvælgelsen, og det er Borgmesterforvaltningens opfattelse, at udvælgelsen er sket efter saglige kriterier.
3.3. Kontrakter, hvortil der ikke har været bemærkninger
Af de resterende 100 kontrakter i gennemgangen har Jura ikke haft nogen bemærkninger til hverken lovlig- hed eller proceduremæssige forhold.
Statsforvaltningen, Tilsynet, har den 9. februar 2017 anmodet byrådet om en udtalelse vedrørende Odense Kommunes engagement i dobbeltkoncerten med Xxxxx og Xxxx Xxxxx, kommunens sponsorat af robotmes- sen RoboBusiness Europe samt aftale vedrørende forlængelse af kommunens brugsret til Arena Fyn.
Statsforvaltningen, Tilsynet, ønsker i den forbindelse særligt, at der i redegørelserne tages stilling til spørgs- målet om, hvorvidt der efter kommunens opfattelse kan være tale om ulovlig støtte, samt hvorvidt kommu- nens engagementer i de forskellige aktiviteter mv. er udtryk for en økonomisk forsvarlig forvaltning af kom- munale midler.
Der vil blive forelagt særskilte sager til godkendelse af byrådet i maj 2017, men nedenfor følger nogle korte overordnede konklusioner vedrørende de 3 sager.
4.1 Odense Kommunes engagement i dobbeltkoncerten med Xxxxx og Xxxx Xxxxx
Det er Odense Kommunes vurdering, at kommunens engagement i dobbeltkoncerten med Xxxxx og Xxxx Xx- mon og de deraf afledte aftaler ikke udgør ulovlig støtte til Odense Sport & Event A/S.
Det er således Odense Kommunes vurdering, at kommunen lovligt kunne indgå en aftale om øremærket støtte til en privat aktør, såfremt støtten alene vedrører lovlige kommunale aktiviteter, og såfremt støtten
alene dækker et beløb svarende til underskuddet tillagt en rimelig fortjeneste (øremærket underskudsga- ranti).
Dobbeltkoncerten udgjorde et lovligt kommunalt formål, hvorfor kommunen selv kunne have stået som ar- rangør. Det var derfor også lovligt for Odense Kommune at indgå en aftale med Odense Sport & Event A/S om en støtte øremærket til lovlige kommunale formål svarende til det budgetterede underskud på koncerten tillagt en rimelig fortjeneste til Odense Sport & Event A/S – dvs. i alt formentlig ca. 3,6 millioner kr.
Det er samtidig Odense Kommunes vurdering, at kommunen, jf. princippet om ”det mindre i det mere”, i stedet for ”bare” at give en øremærket underskudsgaranti, lovligt kunne indgå den konkrete aftale om en øremærket underskudsgaranti på 1,5 millioner kr. kombineret med et sponsorat på 1 million kr., en forhøjelse af et allerede eksisterende sponsorat i forbindelse med Odense Boldklubs hjemmekampe samt en aftale om, at Odense Sport & Event A/S skulle levere en række rådgivningsydelser mv. til Odense Kommune.
Det har imidlertid efterfølgende vist sig, at Odense Kommune muligvis ikke har formået at udnytte det fulde potentiale i sponsoraftalen på dobbeltkoncerten, hvorfor det ikke kan udelukkes, at en del af sponsoratet reelt må anses for at udgøre et tilskud, som forhøjer underskudsgarantien på 1,5 millioner kr.
Tilsvarende gør sig gældende for den sponsoraftale, Odense Kommune har indgået med Odense Sport & Event A/S vedrørende eksponering mv. i forbindelse med Odense Boldklubs hjemmekampe. Dette gør sig gældende både i forhold til den oprindelige aftale, der blev indgået med virkning helt tilbage fra 1. januar 2013 og i forhold til den senere udvidelse af aftalen, der blev indgået med virkning fra 1. januar 2015.
I forhold til de rådgivningsydelser, Odense Kommune har købt af Odense Sport & Event A/S, er der tale om rådgivning, som er relevant i forhold til de opgaver, kommunen lovligt kan varetage med hjemmel i såvel erhvervsfremmeloven som i de uskrevne regler om kommuners opgavevaretagelse. Dog er der tvivl om om- fanget af den rådgivning, der knytter sig til kommunens engagement i NBA.
På trods af den lovlige ramme for kommunens engagement i forbindelse med afholdelse af dobbeltkoncerten med Xxxxx og Xxxx Xxxxx, kan det imidlertid konstateres, at der i den kommunale forvaltning har været man- gel på opfølgning på de enkelte sponsoraftaler, ligesom udførelsen i øvrigt har været præget af manglende systematik, videndeling og overblik, hvilket er uacceptabelt og kritisabelt.
Odense Kommune vil på de områder, hvor det overhovedet er muligt, indgå i forhandlinger med Odense Sport & Event A/S med henblik på sikring af, at Odense Kommune til fulde får udnyttet de ydelser mv., som kommunen er berettiget til i henhold til de enkelte aftaler.
4.2 Odense Kommunes sponsorat af robotmessen RoboBusiness Europe
Det er Odense Kommunes vurdering, at kommunens indgåelse af en aftale om værtsby-sponsorat vedrø- rende robotmessen RoboBusiness Europe ikke udgør ulovlig støtte til kontraktparterne Blue Ocean Robotics ApS henholdsvis RoboBusiness Europe ApS.
Der er således tale om en gensidig bebyrdende aftale, og der foreligger en ekstern vurdering af sponsoratets værdi.
I forhold til betalingen af den sidste rate i september 2016 til selskabet RoboBusiness Europe ApS, der kort tid efter gik konkurs, er det Odense Kommunes vurdering, at kommunen formentlig var forpligtet til at betale den pågældende rate. En uretmæssig tilbageholdelse af betalingen ville have medført en risiko for, at kom- munen ville misligholde aftalen med eventuelt erstatningskrav til følge.
Odense Kommune havde desuden en forventning om, at betalingen i september 2016 ville medføre, at Ro- boBusiness Europe ApS ville komme sig over selskabets økonomiske vanskeligheder og derved undgå en kon- kurs, der ville kunne indebære et samlet større tab for kommunen.
Odense Kommune har således søgt at imødegå et tab og har herved handlet i overensstemmelse med prin- cippet om økonomisk forsvarlighed.
Imidlertid har den mere praktiske håndtering af aftalegrundlaget samt forløbet vedrørende Odense Kommu- nes indgåelse af tillægsaftale om afholdelse af 2017-messen i Delft i Holland været præget af manglende struktur og klarhed.
I forbindelse med indgåelse af tillægsaftalen burde der således have været foretaget en vurdering af det hensigtsmæssige i at fortsætte betalingskadencen i henhold til den oprindelige aftale, således at den hidti- dige periode med forudbetaling blev bibeholdt.
Ligeledes kunne der i aftalen om overdragelse af kontrakten fra Blue Ocean Robotics ApS til RoboBusiness Europe ApS med fordel være taget udtrykkeligt stilling til, om den allerede udstedte faktura fra Blue Ocean Robotics Aps skulle betales, eller om der skulle udstedes en ny faktura fra RoboBusiness Europe ApS.
Endelig kunne en mere struktureret kontraktstyring have forebygget vildfarelse hos kommunen og kommu- nens kontraktparter om, hvilke kriterier der skulle være opfyldt forud for betalingerne, og hvad de enkelte betalinger dækkede.
4.3 Aftale vedrørende forlængelse af Odense Kommunes brugsret til Arena Fyn
Der henvises til punkt 3.1.3. ovenfor.
Bilag 3.1. OVERSIGT OVER KONTRAKTGENNEMGANG
Som nævnt i Odense Kommunes brev til Tilsynet af 15. november 2016 har Odense Kommune taget initiativ til, at samtlige kontrakter og sponsorater mv. på vækst- og eventområdet gennemgås med henblik på en vurdering af bl.a. overholdelse af gældende lovgivning, herunder de uskrevne kommunalfuldmagtsregler.
Der er i alt er blevet gennemgået 89 kontrakter på vækstområdet og 35 kontrakter på eventområdet. Det vil sige sammenlagt 124 kontrakter.
VÆKSTOMRÅDET | ||
KATEGORI | KONTRAKTNAVN | BEMÆRKNING |
Droner | Samarbejdsaftale for dronesatsning | Ingen bemærkninger |
Droner | Tiltrækning – konsulentydelse | Ingen bemærkninger |
Droner | Udvikling af uddannelsesaktiviteter | Ingen bemærkninger |
Droner | Markedsføring m.v. | Ingen bemærkninger |
Droner | Public Affairs Strategi | Ingen bemærkninger |
Droner | Udarbejdelse af nødvendige procedurer ef- ter ISO 9001 | Ingen bemærkninger |
Droner | Analyse af vækstpotentialer ved ubeman- dede fly i Danmark | Ingen bemærkninger |
Droner | Udvikling af uddannelsesaktiviteter | Ingen bemærkninger |
Droner | Udvikling af uddannelsesaktiviteter | Ingen bemærkninger |
Droner | Anlæg og drift af UAS Verification Facility | Ingen bemærkninger |
Droner | Udvikling af uddannelsesaktiviteter | Ingen bemærkninger |
Health | Tiltrækning – konsulentaftale med Factory Law | Ingen bemærkninger |
Health | Start up hub | Ingen bemærkninger |
Health | Leverance aftale – styrket samarbejde, Wel- fare Tech | Ingen bemærkninger |
Health | WHINN 16 | Ingen bemærkninger |
Health | WHINN 16 | Ingen bemærkninger |
Health | Tiltrækningsaftale – Bussman | Aftale som kommunen ikke lovligt har kunnet indgå |
Robot | Odense Robotics Start Up Hub Part- nerskabsaftale | Ingen bemærkninger |
Robot | Robotmesse - RoboBusiness (KONKURS) | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Robot | University Startup World Cup | Ingen bemærkninger |
Robot | Robotakademiet | Ingen bemærkninger |
Kapital | KapitalCoach 2.0 aftale | Ingen bemærkninger |
Kapital | Kapital til Vækst – konsulentaftale med Con- verzion | Ingen bemærkninger |
Kapital | Kapitalrejsning - konsulentaftale Fondsan- xxxxxxx.xx ApS | Ingen bemærkninger |
Kapital | Strategisk rådgivning/kapitalrejsning – kon- sulentaftale med Zenith Advisory ApS | Ingen bemærkninger |
Kapital | Kapitalrejsning – konsulentaftale med F10 | Ingen bemærkninger |
Kapital | Kapitalrejsning – konsulentaftale med Nova- Business | Ingen bemærkninger |
Kapital | Kapitalrejsning – konsulentaftale med Capi- tal2grow | Ingen bemærkninger |
Kapital | Kapitalrejsning – konsulentaftale med Agenda Advokaterne | Ingen bemærkninger |
Kapital | Pilotprojekt om kapitalrejsning | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Kapital | Kapitalrejsning – konsulentaftale med Player Part | Ingen bemærkninger |
Kapital | Kapitalrejsning – konsulentaftale med Key- stones | Ingen bemærkninger |
Kapital | Medlemskab – CONNECT Denmark | Ingen bemærkninger |
Kapital | Medlemskab – DanBan | Ingen bemærkninger |
Kapital | Medlemskab – BASYD | Ingen bemærkninger |
Kapital | Medlemskab – Vestor | Ingen bemærkninger |
Generelt | Medlemskab – Dansk Markedsføring | Ingen bemærkninger |
Tiltrækning | Skjøde | Aftale som kommunen ikke lovligt har kunnet indgå |
Vækst | Byg til Vækst – foreningsbidrag | Ingen bemærkninger |
Vækst | Digital Odense 2017 | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Vækst | Future Innovators – tilskudsaftale | Ingen bemærkninger |
Vækst | Future Innovators sponsorat | Ingen bemærkninger |
Vækst | Børsens Gazellekonference | Ingen bemærkninger |
Vækst | OB Sponsorat 2015-2017 | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Vækst | OB Sponsorat 2013-2017 | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Vækst | ACT – Advanced Construction Technology | Ingen bemærkninger |
Vækst | Demola | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Vækst | Technology Denmark | Ingen bemærkninger |
Vækst | Partnerskab med Work-Live-Stay | Ingen bemærkninger |
Vækst | Next Level – projekt med Fynsk Erhverv | Ingen bemærkninger |
Vækst | BDO – Udarbejdelse af iværksætterstrategi | Ingen bemærkninger |
Vækst | TEDxODENSE | Ingen bemærkninger |
Vækst | BDO – Forretningsplan NFCD | Ingen bemærkninger |
Tiltrækning | CE mærkning af Service Robotter | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 sponsoraftale | Deloitte | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Thinkers50 sponsoraftale | Focus Advokater | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Thinkers50 sponsorkontrak- ter | Xxxxxxx Xxxxxxx | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Thinkers50 sponsorkontrak- ter | Nordea | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Thinkers50 | Thinkers50 Europe | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 | Thinkers50: Odeon | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 | Thinkers50: OnlinePlus+ markedsføring og workshop | Ingen bemærkninger |
Thinkers50´Speakers fee | T50 Xxxxx Xxxx | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 Speaker fee | T50 Xxxx-Xxxxxx Xxxxxxxx | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 Speaker fee | T50 Xxxxxxx Xxxxxxxx | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 Speaker fee | T50 Xxxxxxx Xxxxxx | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 Speaker fee | T50 Xxx Xxxx | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 Speaker fee | T50 Xxxxx Xxxxxxxxxxxx | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 Speaker fee | T50 Xxxx XxXxxxx | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 Speaker fee | T50 Xxxx Xxxxxxxx | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 Speaker fee | T50 Marshal Xxxxxxxxx | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 Speaker fee | T50 Xxxx Xxx Xxxxx | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 Speaker fee | T50 Xxxxxxxxx Xxxxx | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 Speaker fee | T50 Xxxxxxx Xxxxx-Xxxxxxxxx | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 Speaker fee | T50 Xxxxxxx Xxxxxxx | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 Speaker fee | T50 Xxxx Xxxxx | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 Speaker fee | T50 Xxxx Xxxxxxx | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 | Thinkers50 – netværk Danmark. Salg af bil- letter | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 | Thinkers50 – NN Markedsdata. Datatræk på 5000 virksomheder | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 | Thinkers50 – The Right People. Datatræk samt pakning af invitationer | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 | 4mativ – "Bestilling af special edition Game- changers " | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 | DI – aftale om stand | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 | Hotel aftaler – Grand Hotel | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 | Hotel aftaler speakers – Grand Hotel | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 | Passion2Improve IVS - billetsalg | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 | Xxxxx Xxxxxxx, Boardnet | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 | H2 Group – salg af sponsorater | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 | Gerbus Academy, Europæisk partner | Ingen bemærkninger |
Thinkers50 | Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx ApS - Salg af sponso- rater | Ingen bemærkninger |
Thinkers 50 | iDEA HOUSE, Europæisk partner | Ingen bemærkninger |
EVENT-OMRÅDET | ||
KATEGORI | KONTRAKTNAVN | STATUS |
Event | Music Days 2017-2019 | Ingen bemærkninger |
Event | Gaffa-Prisen 2017-2019 | Ingen bemærkninger |
Event | NBA 2017 | Ingen bemærkninger |
Event | Tinderbox tilskud (2015-2017) | Ingen bemærkninger |
Event | Tinderbox sponsorat (2015-2019) | Ingen bemærkninger |
Event | Tinderbox leje | Ingen bemærkninger |
Event | Tinderbox tillæg | Ingen bemærkninger |
Event | Tinderbox hensigtserklæring | Ingen bemærkninger |
Event | OFF sponsorat 2016 | Ingen bemærkninger |
Event | Odense Sommerrevy sponsorat 2016-2018 | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Event | Karrussel Tilskuds- og sponsoraftale 2015- 2017 | Ingen bemærkninger |
Event | Zentropa | Ingen bemærkninger |
Event | Odense Makers | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Event | Heartland 2016 | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Event | SPIS! Odense Food Festival 2016 | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Event | HC Andersen Festivals tilskudsaftale 2016 | Ingen bemærkninger |
Event | Blomsterfestival | Ingen bemærkninger |
Udløbet event | HC Andersen Festivals drift 2013-2015 | Ingen bemærkninger |
Udløbet event | HC Andersen Festivals tilskud 2015 | Ingen bemærkninger |
Udløbet event | Warehouse Festival sponsorat 2015 | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Udløbet event | Planet Shark sponsorat 2015-2016 | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Udløbet event | Planet Shark tilskud 2015-2016 | Ingen bemærkninger |
Udløbet event | SPIS! Sponsoraftale 2015 | Ingen bemærkninger |
Udløbet event | Phono sponsoraftale 2015 | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Udløbet event | OFF 2015 sponsorat | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Udløbet event | HC Odense 2014/2015 | Ingen bemærkninger |
Udløbet event | Sponsorat - Odense Bulldogs 2014/2015, 2015/2016 | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Udløbet event | Konsulentaftale – Kuanhsi Consulting APS | Ingen bemærkninger |
Udløbet event | NBA 2015-2016 | Ingen bemærkninger |
Udløbet event | JBK 2015-2019 (afbrudt i 2017) | Ingen bemærkninger |
Udløbet event | JBK 2014 | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Udløbet event | Phono tilskudsaftale 2014 | Proceduremæssige be- mærkninger vedr. indgå- else eller efterlevelse af kontrakterne |
Udløbet event | Jam Days tilskudsaftale 2014 | Ingen bemærkninger |
Udløbet event | Karrussel tilskudsaftale 2014 | Ingen bemærkninger |
Event | Arena Fyn - Tillægsaftale | Aftale som kommunen ikke lovligt har kunnet indgå |
Nedenfor gennemgås forløbet omkring Odense Kommunes indgåelse af samarbejdsaftale med Bussman BV vedr. tiltrækning af selskabets aktiviteter til Odense. Den beskrevne tidsperiode strækker sig fra den første registrerede henvendelse til Odense&Co fra Udvikling Fyn den 20. maj 2015 frem til den 24. marts 2017, hvor Odense Kommune fremsender brev om evt. tilbagebetaling af den modtagne støtte.
Gennemgangen bygger på det tilgængelige skriftlige materiale i Odense Kommune, det har været muligt at fremfinde. Det skriftlige materiale indeholder såvel intern som ekstern korrespondance og er fremsøgt via kommuens journalsystemer og relevante medarbejderes mailbokse. Det bemærkes, at nedenstående er en gennemgang af den væsentlige korrespondance i sagen, og at der således ikke er tale om en udtømmende oplistning af korrespondancen i sagen.
Den 20. maj 2015 fremsender Udvikling Fyn en Business Case på Bussman til Odense&Co og Erhvervskon- takten og beder Odense Kommune vurdere, om det er noget, man ønsker at involvere sig i.
Ved mail af 21. maj 2015 fra Syddanske Forskerparker til Welfare Tech og Udvikling Fyn oplistes mulighe- derne for Bussman i Forskerparken. Der angives to alternativer: Leje af grund på Forskerparkens område fra
1. juli 2015 til 31. december 2015 til 50.000 kr. ekskl. moms eller indgåelse af lejeaftale for leje af kontorlo- kale med et års bindingsperiode.
I mail af 22. maj 2015 kl. 09:35 fra Udvikling Fyn til Syddanske Forskerparker og Welfare Tech spørges til, om der er tale om ca. 50.000 kr., uanset hvilken model der vælges. Udvikling Fyn giver udtryk for, at man mener, at der kan findes penge til at dække første års leje + forbrug. Der spørges ind til etablering/reetable- ringsomkostninger, så det kan undersøges, om disse også kan dækkes af tiltrækningsbudgettet.
Den 22. maj 2015 kl. 09.56 orienterer Udvikling Fyn Odense&Co om de forventede samlede omkostninger ved Bussmans midlertidige etablering i Forkerparken. Det foreslås, at man tilbyder dækning af udgifter op til
75.000 kr., at man stiller en KAM (key account manager) til rådighed samt yder hjælp til byggetilladelser og evt. afholder omkostningerne til et års medlemskab af Welfare Tech.
I mail af 22. maj 2015 kl. 10:44 svarer Odense&Co, at beløbet ikke er skræmmende, men der spørges ind til, hvad Xxxxxxx investerer (økonomisk og i antal arbejdspladser), da dette skal holdes op imod, hvad Odense&Co kan give af økonomisk støtte.
I mail af 27. maj 2015 oplyser Udvikling Fyn Odense&Co om, at Xxxxxxxx direktør er orienteret om om- kostninger og muligheder. Bussman vil fremsende forskelligt materiale indenfor en uge.
4. juni 2015 orienterer Udvikling Fyn Odense&Co om, at næste møde med selskabet afholdes 19. juni 2015 og beder om, at Odense&Co opretter en task force med Erhvervskontakten omkring etablering, og at Odense&Co udpeger en KAM til Bussman. Business Case og budget for Xxxxxxx vedlægges.
I mail af 10. juni 2015 fra Udvikling Fyn til Odense&Co fremgår Bussmans bud på selskabets investering i Odense (økonomisk og antal ansatte). Det oplyses, at Udvikling Fyn begynder at forberede kontrakterne, og der arbejdes på at få aftalt et TV-interview.
Den 18. juni 2015 kl. 15:03 fremsender Udvikling Fyn første udgave af dokumenterne til Bussman til drøf- telse på møde den følgende dag.
Ved mail af 18. juni 2015 kl. 15:07 fra Udvikling Fyn fremsendes samme dokumenter til Odense&Co med bemærkning om, at aftalerne bygger på en aftale, som Udvikling Fyn tidligere har indgået med en virksom- hed, og som, Udvikling Fyn oplyser, er blevet godkendt af en udbudsjurist fra Borgmesterforvaltningen.
I efterfølgende mails af 18. juni 2015 kl. 15:49 og 17:11 mellem Udvikling Fyn og Odense&Co drøftes pressedækning i forbindelse med indgåelse af aftalen med Bussman.
Den 20. juni 2015 kl. 06:30 fremsender Udvikling Fyn næste version af aftalerne til Odense&Co efter Udvik- ling Fyns møde med selskabet dagen før. Det oplyses, at Bussmans investering er ændret for 2015. Der henvises til Conditional Support Agreement. Der spørges til, om Odense&Co kan få aftalerne igennem Jura med kommentarer to hverdage senere (23. juni 2015), så alle parter får tid til at kigge på eventuelle æn- dringsforslag. Tidsplan for underskrivning af aftalen 29. juni 2015 nævnes.
I mail af 20. juni 2015 kl. 08:09 internt i Udvikling Fyn med cc. Odense&Co nævnes, at Bussman skriver under på etablering i Forskerparken den 29. juni 2015, og at tiltrækningen af selskabet er faciliteret af Oden- ses tiltrækningsbudget. Det oplyses, at aftalen er hos Jura, og processen vedr. underskrivning af aftalen gennemgås.
I mailkorrespondance fra den 20. juni 2015 til 22. juni 2015 mellem Udvikling Fyn og Odense&Co drøftes, hvad der er brug for af assistance i forbindelse med byggesag og etablering.
I mail af 22. juni 2015 kl. 20:04 beder Odense&Co Jura om at se kontrakterne igennem. Det fremgår af den mailtråd, der fremsendes, at man gerne vil have Juras eventuelle bemærkninger den efterfølgende dag.
I mailkorrespondance den 23. juni 2015 kl. 07:59 og 08:45 mellem Udvikling Fyn og Odense&Co oplyses, at aftalen nu er hos Jura, og at den konstituerede vækstchef underskriver aftalen for Odense Kommune.
Tidsplan for parternes underskrivning af kontrakten drøftes.
I mail af 23. juni 2015 kl. 12:32 fra Udvikling Fyn til Odense&Co fremgår det, at Forskerparken ønsker afta- len underskrevet nu. Det foreslås, at man får Juras godkendelse (underforstået af aftalen) senere på dagen, at lejeaftale modtages fra Forskerparken samme dag, at det hele sendes til Bussman til underskrift, samt at underskrifter indhentes hos Odense Kommune, Welfare Tech og Forskerparken to dage senere.
Den 23. juni 2015 kl. 13:44 meddeler Jura Odense&Co, at Jura har gennemgået de to aftaler, og at Jura har en række bemærkninger. Jura henviser til deres vedhæftede bemærkninger og gør gældende, at der både er egentlige kontraktretlige usikkerheder og mere offentligretlige udfordringer. Jura kan ikke på det fo- religgende grundlag bekræfte, at aftalen er i overensstemmelse med de kommunalretlige regler. Der gives udtryk for, at den umiddelbare opfattelse er, aftalen vil være i strid med reglerne. Det oplyses, at en nærmere undersøgelse heraf kræver yderligere tid. Der findes ikke dokumentation for, at Jura på et senere tidspunkt har modtaget nye aftaler til gennemsyn, der tager højde for Juras bemærkninger.
I mail af 23. juni 2015 kl. 14:07 videresender Odense&Co Juras bemærkninger til Udvikling Fyn til oriente- ring.
I mail af 23. juni 2015 kl. 14:22 fra Udvikling Fyn til Odense&Co fremgår bud på, hvor Juras hovedmisfor- ståelse ligger, og at der er tale om, at omkostningerne dækker husleje og betaling for sponsorat.
Dansk pressemeddelelse fremsendes til Odense&Co fra Udvikling Fyn den 23. juni 2015 kl. 14:53. Det fremgår, at Udvikling Fyn har forstået, at den ikke skal sendes ud, før Odense Kommune har afklaret de juri- diske spørgsmål.
Den 23. juni 2015 kl. 15:03 skriver Udvikling Fyn til Bussman, at Odense Kommunes juridiske kontor har nogle bemærkninger og spørgsmål til kontrakterne, hvilket kan betyde, at pressemeddelelsen udsendes en dag senere. Det fremgår, at problemerne ikke er nogle, der ikke kan løses. Der spørges ind til proces for un- derskrivning af aftalerne. Dansk pressemeddelelse vedhæftes.
Den 23. juni 2015 kl. 16:08 skriver Odense&Co til Jura, at aftalen stort set er identisk med en aftale, som Udvikling Fyn netop har indgået med en anden virksomhed, som Jura skulle have godkendt. Der spørges til, om Juras bud på en tilrettet version kan være klar i løbet af ugen.
Den 23. juni 2015 kl. 16:34 fremsender Forskerparken lejeaftale samt allonge til underskrift til Udvikling Fyn.
I mail af 24. juni 2015 kl. 13:17 fra Jura til Odense&Co foreslår Jura et møde, hvor indholdet i samarbejds- aftalen med Bussman drøftes. Samtidig beder Jura om at modtage den stort set identiske aftale, som Udvik- ling Fyn har indgået med en anden virksomhed, og som Odense&Co mener, at Jura har godkendt.
Det fremgår af den pågældende medarbejder i Juras elektroniske kalender, at der var sat tid af til dette møde den 25. juni 2015 kl. 08:00. Jura har i forbindelse med udarbejdelsen af denne kronologi bekræftet, at mødet blev afholdt den pågældende dag. Vedkommende medarbejder fra Jura erindrer, at i hvert fald Odense&Co og Jura deltog i dette møde. Så vidt medarbejderen erindrer, blev Xxxxx bemærkninger til afta- lerne gennemgået på mødet, og det blev aftalt, at Odense&Co måtte vende tilbage, såfremt der var yderli- gere, Jura kunne være behjælpelig med. Det har ikke været muligt at fremfinde dokumenter fra eller korre- spondance vedr. mødets afholdelse og resultatet af dette. Jura oplyser i forbindelse med udarbejdelsen af kronologien, at man ikke modtog yderligere til gennemsyn eller hørte mere til sagen.
Den 24. juni 2015 kl. 14:33 fremsender Udvikling Fyn de efterspurgte aftaler til Jura og oplyser, at de ved- hæftede kontrakter blev gennemgået sidste år af medarbejder i Borgmesterforvaltningen (fra Udbud og Kon- traktstyring).
I mail af 24. juni 2015 kl. 15:34 fra Jura til Udbud og Kontraktstyring, ønsker Jura at tale med Udbud og Kontraktstyring om, hvordan det fremadrettet håndteres, når de to kontorer bliver bedt om at læse kontrakter igennem, så det sikres, at kommunalfuldmagtsretlige betragtninger medtages, når dette er relevant.
Udvikling Fyn sender lejeaftale samt allonge til underskrift videre til Bussman den 24. juni 2015 kl. 18:18 og oplyser, at man forventer samarbejdsaftalen og ”Conditional Support Agreement” klar til fremsendelse dagen efter. Det oplyses endvidere, at omkostningerne i lejeaftalen vil blive afholdt af Odense Kommune.
Den 24. juni 2015 kl. 19:02 modtager Odense&Co to pressemeddelelser fra Udvikling Fyn.
I den efterfølgende korrespondance den 24. juni 2015 kl. 19:19 og kl. 19:53 mellem Odense&Co og Udvik- ling Fyn drøftes udsendelse, når juraen (underforstået i aftalerne med Bussman) er på plads.
Den 25. juni 2015 underskriver den konstituerede vækstchef i Odense&Co på vegne af Odense Kommune samarbejdsaftalen med Bussman. Xxxxxxxx direktør underskriver aftalen den 26. juni 2015.
Den 25. juni 2015 fremsendes aftaler til Bussman fra Udvikling Fyn underskrevet af Odens Kommune.
Den 26. juni 2015 orienteres stadsdirektøren af Odense&Co om, at man har tiltrukket Bussman til Odense, at kontrakten er i Holland til underskrivelse, samt at der laves presse få dage efter med daværende borgme- ster. Der vedhæftes pressemeddelelse.
I mail af 9. september 2015 fra Welfare Tech til Udvikling Fyn oplyses, at Bussman er godt på vej mod etablering, og der spørges til, om faktura vedr. sponsoratet skal sendes til Bussman eller Udvikling Fyn. Ud- vikling Fyn svarer samme dag, at sponsoratet betales af Odense&Co.
Den 16. september 2015 sender Odense&Co to orienteringsmails til stadsdirektøren om, at åbningen af Xxxxxxxx faciliteter i Forskerparken markeres den 30. september 2015, hvor rådmanden for Børn- og Unge- forvaltningen forventes at deltage.
Den 9. november 2015 betaler Odense&Co en faktura vedrørende aftalen med Xxxxxxx. Fakturaen dæk- ker husleje m.m. i Forkerparken.
Den 16. november 2015 betaler Odense&Co. en faktura vedrørende aftalen med Xxxxxxx. Fakturaen er benævnt sponsorat og betales til Welfare Tech.
I mailkorrespondance af 11. december 2015 mellem PWC og Odense&Co fremgår, at PWC spørger til, hvorvidt elforbrug er dækket af aftalen mellem Odense&Co og Bussman. Revisionsselskabet beder om at få fremsendt regninger, som Odense&Co har afholdt for Bussman til brug for Bussmans bogholderi.
Odense&Co meddeler PWC, at Bussman selv skal afholde drift og vedligeholdelse. PWC spørger ind til mu- ligheden for, at Xxxxxxx overfører betalingen til Odense&Co’s bank, som så betaler elregningen.
Odense&Co videresender samme dag mailkorrespondancen til to medarbejdere internt i Odense&Co og spørger, om det vil være muligt, at virksomheden overfører til kommunen, som så fører betalingen videre. Den ene medarbejder beder om at blive ringet op.
Det gennemgås i korrespondance mellem Udvikling Fyn og medarbejder i Odense&Co den 11. december 2015, hvilke udgifter der skal fremfindes regninger for.
Af korrespondance af 14. og 15. december 2015 imellem Bussman og Odense&Co fremgår det, at selska- bet ønsker Odense&Co’s hjælp til betaling af elregningen, da selskabet ikke har en dansk bankkonto (men er ved at få oprettet en). Beløbet ønskes overført til Odense&Co, som derefter betaler regningen.
Odense&Co svarer selskabet, at man er ved at arbejde på en løsning. Man vil gerne hjælpe selskabet, men det handler om at få fundet den rigtige og lovlige løsning. Problemet løses imidlertid mellem Administrations- service Fyn og selskabet.
I mail af 16. december 2015 henvender PWC sig til Odense&Co for at få afklaret, om Xxxxxxx ifølge afta- len skal betale huslejen tilbage til Odense&Co, hvis ikke selskabet lever op til sine forpligtelser (jf. aftalen), dvs. om der er tale om et lån, som måske bliver eftergivet eller et ubetinget tilskud. Udvikling Fyn svarer den
17. december 2015 Odense&Co, at der er tale om et betinget tilskud. Såfremt Xxxxxxx ikke lever op til sine forpligtelser, skal Bussman betale det, som Odense&Co har betalt til Forskerparken og Welfare Tech.
Den 17. december 2015 orienterer Udvikling Fyn Odense&Co om, at Bussman den 1. januar 2016 ansætter deres danske repræsentant på fuld tid, og at virksomheden indgår aftale med yderligere én medarbejder på timebasis. Selskabet ønsker at forlænge lejeaftalen i Forskerparken til ultimo 2016.
Den 24. februar 2016 foreligger en korrespondance mellem Xxxxxxx og Udvikling Fyn på hollandsk. Odense&Co orienteres derefter af Udvikling Fyn om, at Bussman kommer til Danmark i marts for at for- handle forlængelse af lejeaftalen med Forskerparken. Ansættelseskontrakt på Bussmans danske medarbej- der er vedlagt.
Den 16. september 2016 fremsender Bussman mail på hollandsk til Udvikling Fyn. Mailen videresendes til Odense&Co med oplysning om, at Bussman er konkurs i Holland, og at selskabet vil holde dem orienteret om, hvorvidt en nystart er mulig.
Efter Odense Kommunes gennemgang af kontrakter på vækst- og eventområdet står det kommunen klart, at kommunen ikke har hjemmel til at indgå samarbejdsaftalen med Bussman. Odense Kommune tager derfor kontakt til Bussmans danske datterselskab i marts 2017 for at gøre opmærksom på dette, jf. nedenfor..
Den 24. marts 2017 fremsender Odense Kommune brev til kurator i boet vedr. Bussman Medical & Re- search Nordic ApS, hvori Odense Kommune gør opmærksom på, aftalen mellem virksomheden og Odense Kommune indeholder elementer, som kommunen ikke har hjemmel til at indgå aftale om. Kurator opfordres til at tilkendegive, om boet er interesseret i at tilbagebetale den modtagne støtte.
Jura, 27. marts 2017 Borgmesterforvaltningen
Nedenfor gennemgås forløbet omkring Odense Kommunes indgåelse af samarbejdsaftale med H. Xxxxxx Xxxxxxx A/S (Skjøde) vedrørende forundersøgelse af mulighed for placering af virksomhed i Odense. Den beskrevne tidsperiode strækker sig fra de første registrerede drøftelser mellem Skjøde og Odense&Co den
7. september 2015 frem til den 15. marts 2017, hvor Skjøde oplyser, at man tilbagebetaler den modtagne støtte til forundersøgelser .
Gennemgangen bygger på det tilgængelige skriftlige materiale i Odense Kommune, det har været muligt at fremfinde. Det skriftlige materiale indeholder såvel intern som ekstern korrespondance og er fremsøgt via kommunens journalsystemer og relevante medarbejderes mailbokse. Det bemærkes, at nedenstående er en gennemgang af den væsentlige korrespondance i sagen, og at der således ikke er tale om en udtømmende oplistning af korrespondancen i sagen.
Den 7. september 2015 afholdes møde mellem Skjøde og Odense&Co. Ved mødet drøftes Skjødes overve- jelser om at flytte til Odense.
I mail af 9. september 2015 kl. 19:19 fra Skjøde til Odense&Co beskrives tankerne hos Skjøde omkring en samarbejdsaftale. Skjøde beskriver bl.a., at de ønsker, at Odense&Co yder assistance med 1) dækning af omkostninger til rådgivere, der skal finde det rigtige domicilbyggeri i Odense, 2) dækning af omkostninger ved at opnå et energieffektiv lejemål med en grøn profil, samt 3) iværksættelse af undersøgelse vedrørende konkrete lejemål.
I mail af 9. september 2015 kl. 21:56 fra Odense&Co til Skjøde bekræfter Odense&Co, at de beskrevne tanker hos Skjøde er aktiviteter, som Odense&Co kan og vil dække for Skjøde i forbindelse med etablering i Odense.
Odense&Co foreslår en procedure omkring underleverandører, hvor Skjøde introducerer underleverandører til Odense&Co, Odense&Co modtager konkret tilbud fra underleverandørerne, underleverandørerne fakture- rer Odense&Co og Odense&Co betaler herefter underleverandørerne direkte. Odense&Co bekræfter, at man fra den ene dag til den næste kan aktivere 500.000 kr. til afholdelse af omkostninger til punkterne 1 og 2 i mail fra Skjøde af 9. september 2015. Er beløbet over 500.000 kr. anføres det, at det er muligt, at der skal være en politisk proces, før omkostningerne kan afholdes. Det oplyses, at Odense&Co medbringer udkast til samarbejdsaftale ved møde den 18. september 2015.
Ved mail af 14. september 2015 kl. 07:14 anmoder Skjøde om at få udkast til samarbejdsaftale tilsendt den
17. september 2015, så man kan drøfte aftalen igennem den 18. september 2015 og færdiggøre aftalen.
Af intern mail af 16. september 2015 kl. 14:42 i Odense&Co fremgår, at flere medarbejdere i Odense&Co har arbejdet sammen om udarbejdelse af udkast til samarbejdsaftale.
Af intern mail af 16. september 2015 kl. 16:34 fremsender Odense&Co udkast til samarbejdsaftale til Skjøde. Det understreges, at der er tale om et udkast med Odense&Cos bud på indhold og forpligtelser, og at udkastet inden mødet den 18. september 2015 skal forbi Jura til endelig godkendelse.
Om Odense&Cos forpligtelser fremgår følgende af udkast til samarbejdsaftale:
Odense&Co forpligter sig i henhold til denne aftale at stille følgende til rådighed i forbindelse med en konkret kvalificering af ejendomme eller lejemål:
- Intern viden om etableringsmuligheder, opnåelse af tilladelser og godkendelser gennem en allokeret key account manager for H. Xxxxxx Xxxxxxx A/S, som er virksomheden one point of contact i Odense Kom- mune
- Køb af ekstern viden op til 500.000 kr. alene til analysearbejde, der kan bidrage til en vurdering af, hvor- vidt den pågældende lokation er, som virksomheden ønsker i fht en etablering. Køb af eksterne ydelser sker i samarbejde med lokale service and facility providers’ f.eks.
o Revisorer
o Banker
o Advokater
o Rådgivning; energi, miljø, arkitektur mm.
o Bygningsrådgivning
o IT rådgivning
Odense&Co vil stå for projektledelsen af for-analysen sammen med X. Xxxxxx Xxxxxxx A/S.
18. september 2015 afholdes møde mellem Skjøde og Odense&Co. Samarbejdsaftale mellem Skjøde og Odense&Co underskrives ved denne lejlighed.
I mail af 6. november 2015 kl. 06:53 redegør Skjøde for den videre proces: Skjøde opgiver at finde egnet lejemål. De har derimod kig på tre egnede placeringer til eget byggeri. Skjøde anmoder Odense&Co om at bekræfte ændringer i valg af rådgivere og beder Odense&Co oplyse, om man selv kontakter de nye rådgi- vere og oplyser omkring fakturering af rådgivning, eller om Skjøde kan få en instruks, som de kan videregive til rådgiverne.
I mail af 6. november 2015 kl. 06:58 bekræfter Odense&Co, at man kontakter landmåler og geotekniker. Det anbefales samtidig fra Odense&Cos side, at Skjøde får tilkoblet en jet account fra Odense Kommune. Det er forklaret fra Odense&Co i forbindelse med udarbejdelse af denne kronologi, at udtrykket ”jet account” betyder, at Skjøde har fået faktureringsoplysninger, som kan videregives til deres leverandører, så leveran- dørerne har kunnet fakturere Odense&Co direkte.
I mail af 6. november 2015 kl. 07:39 bekræfter Odense&Co, at man sender en instruks til Skjøde senere på dagen, som Skjøde kan videregive til rådgiverne.
I intern mail af 18. november 2015 kl. 09:35 sender tiltrækningschefen i Odense&Co et ikke-underskrevet udkast til samarbejdsaftale til medarbejder i Odense&Co, tilsyneladende med henblik på videresendelse til den juridiske chef i Borgmesterforvaltningen.
Udover at det ikke er underskrevet, adskiller det fremsendte udkast til samarbejdsaftale sig fra den under- skrevne samarbejdsaftale af 18. september 2017 derved, at det fremgår, at der maksimalt kan købes viden for op til 500.000 kr., at analysearbejdet skal bidrage til vurdering og kvalificering, samt at det er anført, at der kan ske analysearbejde af flere lokationer (i oprindelig aftale anført ”den pågældende lokation”). Endvi- dere fremgår det, at køb af eksterne ydelser sker i samarbejde med lokale odenseanske service and facility providers, ligesom revisorer, banker og advokater er udeladt i opremsningen af eksempler på service and facility providers.
I intern mail af 18. november 2015 kl. 09:39 anmoder Odense&Co den juridiske chef om et møde samme dag om den vedhæftede samarbejdsaftale (udgave fra 18. september 2015). Der findes ikke oplysninger i kalendere eller mails om afholdelse af møde før den 1/12 2015.
I intern mail af 18. november 2015 kl. 10:46 informerer tiltrækningschefen i Odense&Co stadsdirektøren og stabschefen i Odense&Co om samarbejdsaftalen, og at aftalen på grund af en misforståelse hos tiltræk- ningschefen ikke har været gennem Jura først, hvilket ellers plejer at være tilfældet.
Der redegøres endvidere for, at der er en aftale med Skjøde om, at penge kun aktiveres i samarbejde med og efter kvalificering af Odense&Co, og at der endnu ikke er foretaget udbetalinger til Skjøde.
Det oplyses endelig, at aftalen nu forelægges Jura til blåstempling, og at man fremadrettet også vil gøre det.
I intern mail af 18. november 2015 kl. 12:41 indkalder stadsdirektøren Odense&Co til møde om perspekti- verne på en sådan aftale og beder samtidig om, at mødet afholdes snarest.
Den 19. november 2015 afholdes møde på stadsdirektørens kontor mellem stadsdirektøren og stabschefen og tiltrækningschefen fra Odense&Co.
Af intern mail af 20. november 2015 kl. 06:41 i Odense&Co fremgår, at stadsdirektøren ikke mener, at den nuværende samarbejdsaftale med Skjøde er juridisk holdbar både for så vidt angår involvering af lokale råd- givere og fortrolighedsklausuler. En medarbejder i Odense&Co anmodes om at tage både den generelle og den konkrete aftale med til Jura. Sammen med mailen er fremsendt skabelon til samarbejdsaftale samt det udkast til samarbejdsaftale med Skjøde, som blev fremsendt den 18. november 2015.
I intern mail af 20. november 2015 kl. 11:00 fremsender Odense&Co til Jura skabelon til samarbejdsaftale samt det ikke-underskrevne udkast til samarbejdsaftale med Skjøde, som blev fremsendt den 18. november 2015, og anmoder om, at det vedlagte drøftes mandag den 23. november 2015. Der findes ikke oplysninger i kalendere eller mails om afholdelse af møde før den 1/12 2015.
Af mail af 30. november 2015 kl. 19:38 fra Odense&Co til Skjøde fremgår, at faktureringer fra leverandører er begyndt at komme ind, og Skjøde anmodes om at samle alle oplysninger om leverancerne i et dokument og indsende dem.
I intern mail af 1. december 2015 kl. 09:45 fra Jura til Odense&Co bekræftes det, at der er møde samme dag kl. 11:00 mellem den juridiske chef i Borgmesterforvaltningen og en medarbejder fra Odense&Co. Til brug for mødet fremsender den juridiske chef samtidig Erhvervsfremmeloven med kommentarer. Den juridi- ske chef henviser i den forbindelse særligt til §§ 9, stk. 4 og 6, og § 13, stk. 2. Af de anførte bestemmelser i Erhvervsfremmeloven fremgår, at de erhvervsudviklingsaktiviteter, der iværksættes af kommunerne, skal være til gavn for en åben kreds af erhvervslivet, ligesom erhvervsudviklingsaktiviteterne ikke må virke kon- kurrenceforvridende i forhold til det private erhvervsliv, herunder må der ikke ydes direkte finansiel støtte til enkelte erhvervsvirksomheder. Der findes ikke dokumentation for mødets indhold eller eventuel efterføl- gende opfølgning på mødet.
I mail af 4. december 2015 kl. 09:01 til Odense&Co oplyser Skjøde, at man har besluttet at bygge eget do- micil. Skitseforslag er vedlagt mailen. Rådgivere, der har været involveret i analyse/projektforslag oplistes ligeledes i mailen.
I mailkorrespondance af 8. og 15. december 2015 udveksles diverse vedrørende offentliggørelsen af nyt domicil.
Den 9. december 2015 betaler Odense&Co tre fakturaer vedrørende samarbejdsaftalen med Skjøde. Den 18. december 2015 betaler Odense&Co en faktura vedrørende samarbejdsaftalen med Skjøde. Den 23. december 2015 betaler Odense&Co en faktura vedrørende samarbejdsaftalen med Skjøde. Den 5. januar 2016 betaler Odense&Co en faktura vedrørende samarbejdsaftalen med Skjøde.
Efter Odense Kommunes gennemgang af kontrakter på vækst- og eventområdet står det kommunen klart, at kommunen ikke har hjemmel til at indgå samarbejdsaftalen med Skjøde. Odense Kommune tager derfor kontakt til Skjøde i marts 2017 for at gøre opmærksom på dette, jf. nedenfor.
I mail af 8. marts 2017 bekræfter stadsdirektøren overfor Skjøde, at det er Odense Kommunes vurdering, at man ikke lovligt kunne betale for de eksterne ydelser, der er afholdt af kommunen i forbindelse med samar- bejdsaftalen.
Stadsdirektøren gør endvidere opmærksom på, at det er Odense Kommunes juridiske vurdering, at man ikke umiddelbart kan gøre krav gældende og kræve beløbet tilbagebetalt fra Skjøde, men at Skjøde, hvis de selv ønsker at indbetale beløbet, kan gøre dette til kommunens konto.
Den 14. marts 2017 indbetaler Skjøde beløbet for de eksterne ydelser til Odense Kommunes bankkonto.
I mail af 15. marts 2017 til stadsdirektøren anfører Skjøde bl.a., at man har følt sig velkommen i Odense Kommune, og at Skjøde på det nu foreliggende og oplyste grundlag ikke ønsker, at Odense Kommune skal afholde omkostningerne til virksomhedens rådgivere i forbindelse med forundersøgelser forud for etablerin- gen i Odense. Skjøde oplyser, at de derfor har sørget for, at det samlede beløb er blevet tilbagebetalt til Odense Kommune.
Jura, 27. marts 2017 Borgmesterforvaltningen