K E N D E L S E
Klagenævnet for Udbud | X.xx.: 21/05033 |
(Xxxxxx Xxxxxx, Xxxxxxxx Xxxxxxxx) | 12. oktober 2022 |
K E N D E L S E
JK Office ApS
(advokat Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx, København) mod
Skive Kommune
(advokat Xxxxx Xxxx, Aarhus)
Ved udbudsbekendtgørelse nr. 2021/027-066151 af 4. februar 2021 udbød Skive Kommune som offentligt udbud efter udbudsloven en rammeaftale om indkøb og levering af kontormøbler til samtlige af kommunens enheder og institutioner mv. inden for produktgrupperne hæve-/sænkeborde, opbeva- ring, kontorstole, mødeborde, mødestole og skærmvægge. Tildelingskriteriet var det bedste forhold mellem pris og kvalitet med underkriterierne ”pris” (vægtet med 40 %), ”kvalitet, funktionalitet og design” (vægtet med 40 %, heraf kvalitet 60 %, funktionalitet 20 % og design 20 %) og ”service” (vægtet med 20 %). Rammeaftalen havde en anslået samlet værdi på 6.000.000 kr. og en varighed på 2 år med mulighed for forlængelse i 2 gange 12 måneder.
Den 26. april 2021 indgav JK Office ApS (herefter ”JK Office”) klage til Klagenævnet for Udbud over Skive Kommune. JK Office fremsatte ved kla- gens indgivelse anmodning om, at klagenævnet i medfør af lov om Klage- nævnet for Udbud § 12, stk. 2, skulle beslutte, at klagen skulle tillægges op- sættende virkning. Den 26. maj 2021 besluttede klagenævnet ikke at tillægge klagen opsættende virkning. Klagen har været behandlet skriftligt.
JK Office har nedlagt følgende påstande:
Påstand 1
Klagenævnet for Udbud skal konstatere, at Skive Kommune har handlet i strid med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet i udbudslovens § 2 ved at tildele rammeaftale om levering af kontormøbler til Vines Erhvervs- møbler A/S, idet tilbuddet fra Vines Erhvervsmøbler A/S var ukonditions- mæssigt.
Påstand 2 (Subsidiær til påstand 1)
Klagenævnet for Udbud skal konstatere, at Skive Kommune har handlet i strid med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet i udbudslovens § 2 ved at fastsætte uegnede mindstekrav.
Påstand 3
Klagenævnet for Udbud skal konstatere, at Skive Kommune har handlet i strid med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet i udbudslovens § 2 samt udbudslovens § 160 ved at anvende en uigennemsigtig evaluerings- model.
Påstand 4
Klagenævnet for Udbud skal konstatere, at Skive Kommune har handlet i strid med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet i udbudslovens § 2 samt udbudslovens § 171 ved ikke at have meddelt JK Office en tilstræk- kelig fyldestgørende begrundelse.
Påstand 5
Klagenævnet for Udbud skal annullere Skive Kommunes beslutning af 16. april 2021 om at tildele rammeaftalen til Vines Erhvervsmøbler A/S.
Skive Kommune har nedlagt påstand om, at påstand 1-3 og 5 ikke tages til følge. Kommunen har erkendt overtrædelsen i påstand 4.
Klagenævnet har den 27. april 2021 meddelt Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxx A/S (her- efter ”Vines Erhvervsmøbler”), at det er muligt at intervenere i sagen, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 3.
Vines Erhvervsmøbler har ikke besvaret klagenævnets henvendelse.
Sagens nærmere omstændigheder:
Skive Kommune udbød ved udbudsbekendtgørelse nr. 2021/027-066151 af
4. februar 2021 som offentligt udbud efter udbudsloven en rammeaftale om indkøb og levering af kontormøbler til samtlige af kommunens enheder og institutioner mv. inden for produktgrupperne hæve-/sænkeborde, opbeva- ring, kontorstole, mødeborde, mødestole og skærmvægge.
Af udbudsbetingelserne fremgår bl.a.: ”3 Udbuddets omfang
3.1 Produkter
Udbuddet vedrører indkøb og levering af kontormøbler til ordregiver.
For nærmere beskrivelse af de udbudte produkter og produktgrupper, her- under de krav varerne skal opfylde, henvises til kravspecifikation (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3) samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål.
…
5 Spørgsmål
5.1 Spørgsmål og svar
Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, så- fremt Tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen (Bilag 2), vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbuds- giver opfordres desuden til at gøre Ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt Til- budsgiver kan/vil afgive tilbud.
…
7 Tildelingskriterium og underkriterier
Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der tilbyder det økono- misk mest fordelagtige tilbud, på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Vurderingen vil ske ud fra følgende kriterier:
Underkriterier | Vægtning | Delkriterier/vægtning |
Pris | 40 % |
Kvalitet, funktionalitet og design | 40 % | Kvalitet 60 % Funktionalitet 20 % Design 20 % |
Service | 20 % |
8 Afgivelse af tilbud
8.1 Tilbudsfrist
…
Afgivelse af tilbud er ensbetydende med accept af rammeaftalevilkår og mindstekrav.
…
9 Tilbuddets indhold
…
9. 4 Forbehold
Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er beret- tiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standard- forbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.
Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over- for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes.
…
10. Tilbudsevaluering
10.1 Vareprøver og afprøvning
Til brug for vurdering af underkriteriet kvalitet, funktionalitet og design af de indkomne tilbud, skal tilbudsgiver levere vareprøver.
…
De ønskede vareprøver fremgår af bilag 3 Tilbudsliste.
Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og være mærket med tilbudslistens positionsnummer samt tilbudsgivers varenummer. Der skal endvidere vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven.
…
10.2 Tildelingskriterium og underkriterier
Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriteriet og underkriterierne, jf. pkt. 7, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af ramme- aftale.
Ved vurderingen af tilbuddene anvender ordregiver følgende evalue- ringsmodel:
Underkriterium ”Pris”
…
Underkriterium ”kvalitet, funktionalitet og design”
Ved evalueringen af kvalitet, funktionalitet og design vurderes, hvor mange point hvert tilbud skal have på delkriteriet kvalitet som vægtes 60%, funktionalitet som vægtes 20% og design som vægtes 20%, ved brug af følgende absolutte pointskala:
Point Grad af opfyldelse af forventninger
10 Optimal opfyldelse af forventningerne til kvalitet, funktionalitet eller design udover mindstekravene
9 Meget overbevisende opfyldelse af forventningerne til kvalitet, funktionalitet eller design udover mind- stekravene
8 Overbevisende til meget overbevisende opfyldelse af forventningerne til kvalitet, funktionalitet eller design udover mindstekravene
7 Overbevisende opfyldelse af forventningerne til kvalitet, funktionalitet eller design udover mindste- kravene
6 Meget god til overbevisende opfyldelse af forvent- ningerne til kvalitet, funktionalitet eller design ud- over mindstekravene
5 Meget god opfyldelse af forventningerne til kvali- tet, funktionalitet eller design udover mindstekra- vene
4 God opfyldelse af forventningerne til kvalitet, funk- tionalitet eller design udover mindstekravene
3 Acceptabel til god opfyldelse af forventninger til kvalitet, funktionalitet eller design udover mindste- kravene
2 Lidt mere end acceptabel opfyldelse af forventnin- gerne til kvalitet, funktionalitet eller design udover mindstekravene
1 Acceptabel opfyldelse af forventningerne til kvali- tet, funktionalitet eller design udover mindstekra- vene
0 Opfylder mindstekravene
Vurderingen vil tage udgangspunkt i funktionsskema (bilag 4) samt or- dregivers egen vurdering af de tilbudte møbler og møbler til afprøvning. Det er udelukkende sortimentet på tilbudslisten, der vurderes på ift. funk- tionalitet, kvalitet og design.
Møbler der skal stilles til rådighed for afprøvning fremgår af tilbudslisten (bilag 3).
Vurderingen vil blive foretaget ud fra brugergruppens skøn. Ordregivers egen vurdering vægter altid højere end tilbudsgivers beskrivelser i til- fælde af, at disse er forskellige.
Hvert delkriteriums pointantal ganges med den oplyste procentvægt for delkriteriet (kvalitet 60%, funktionalitet 20% og design 20 %). Herefter lægges de vægtede point sammen, og ganges med den oplyste procent- vægt for underkriteriet kvalitet, funktionalitet og design(40%).
Underkriterium ”service”
Ved evalueringen af service vurderes, hvor mange point hvert tilbud skal have på underkriteriet service ved brug af følgende absolutte pointskala:
Point Grad af opfyldelse af forventninger
10 Optimal opfyldelse af forventningerne til service- ydelser udover mindstekravene
9 Meget overbevisende opfyldelse af forventningerne til serviceydelser udover mindstekravene
8 Overbevisende til meget overbevisende opfyldelse af forventningerne til serviceydelser udover mind- stekravene
7 Overbevisende opfyldelse af forventningerne til serviceydelser udover mindstekravene
6 Meget god til overbevisende opfyldelse af forvent- ningerne til serviceydelser udover mindstekravene
5 Meget god opfyldelse af forventningerne til ser- viceydelser udover mindstekravene
4 God opfyldelse af forventningerne til serviceydel- ser udover mindstekravene
3 Acceptabel til god opfyldelse af forventninger til serviceydelser udover mindstekravene
2 Lidt mere end acceptabel opfyldelse af forventnin- gerne til serviceydelser udover mindstekravene
1 Acceptabel opfyldelse af forventningerne til ser- viceydelser udover mindstekravene
0 Opfylder mindstekravene
Vurderingen vil tage udgangspunkt i funktionsskema bilag 4 samt ordre- givers egen vurdering af de tilbudte serviceydelser. Vurderingen vil blive foretaget ud fra brugergruppens skøn. Ordregivers egen vurdering vægter altid højere end tilbudsgivers beskrivelser i tilfælde af, at disse er forskel- lige.
Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysnin- ger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag.
Pointantallet for underkriteriet service ganges med den oplyste procent- vægt for underkriteriet service 20%.
Hvert tilbuds samlede pointscore opgøres som summen af point opnået på underkriterierne ”pris”, ”kvalitet, funktionalitet og design” og ”ser- vice”.
Rammeaftalen tildeles til den tilbudsgiver, som har den højeste samlede pointscore.
I tilfælde af, at der måtte være to eller flere tilbud, som har samme højeste samlede pointscore, findes vinderen ved en lodtrækning, som foretages af en uafhængig tredjepart.
…”
Bilag 4 - Funktionsskema | ||
Tilbudsgiver bedes udfylde de gule felter, for at ordregiver kan gennemføre en tildeling. Tilde- lingen tager udgangspunkt i dette skema samt ordregivers egen vurdering af de opstillede møbler jf. pkt. 10 i udbudsmaterialet. | ||
Vurderingsparameter: | Tilbudsgivers beskrivelse: | Vurderes i del- kriterie: |
Tilbudsgiver bedes beskrive, hvis der er særlige forhold/ting som skal fremhæves for ordregiver ud over de stillede mindstekrav jf kravspe- cifikationen (bilag 2) og tilbudsli- sten (bilag 3). ift. funktionalitet. Ifm. tildeling vurderes møblerne samlet jf afsnit 10.2 og der lægges vægt på alle relevante forhold vedr. funktionalitet, men med særlig vægt på siddekomfort og indstillingsmu- ligheder. | Funktionalitet | |
Af udbudsmaterialets bilag 4 (funktionsskema) fremgår følgende: ”
Tilbudsgiver bedes beskrive, hvis der er særlige forhold/ting som skal fremhæves for ordregiver ud over de stillede mindstekrav jf. kravspe- cifikationen (bilag 2) og tilbudsli- sten (bilag 3) ift. det tilbudte sorti- mens kvalitet. Ifm. tildeling vurde- res møblerne samlet jf. afsnit 10.2, og der lægges vægt på alle relevante forhold vedr. kvalitet, men med særlig vægt på stabilitet. | Kvalitet | |
Ordregiver indkøber løbende møb- ler til kontorerne, og det er derfor op til tilbudsgiver, at tilbyde det sorti- ment, som vurderes at være det op- timale for ordregiver. Møblerne skal som minimum tilbydes i sorte, antracitgrå farver og bøg. Betrækket på kontorstolene og mø- destolene skal som minimum tilby- des i sort. Tilbudsgiver bedes beskrive, hvis der er særlige forhold/ting som skal fremhæves for ordregiver ift. de- sign. Ifm. tildeling vurderes de til- budte møbler samlet (jf. afsnit 10.2) og der lægges specielt vægt på hvor godt ordregiver vurderer, at det til- budte sortiment vil supplerer den nuværende valgte design-linje på møblerne på rådhuset, i Den blå di- amant, (nuværende valgte design- linje fremgår af billederne i bilag 6). Besigtigelse af den nuværende de- sign-linje i den blå diamant, kan ske ved at kontakte Xxxx Xxxxxxxxx Pe- tersen - xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx. Tilbudsgiver kan fx beskrive, hvor- for tilbudsgiver har valgt det sorti- ment som er budt ind med. Hvorfor supplerer det ordregivers nuvæ- rende design-linje på møbler godt. | Design |
Ordregiver har følgende mindste- krav til service, levering og leve- ringsgebyr: Garanti på 2 år samt le- veringstid hvor max levering er 4 hele uger. Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan levering af kontormøbler håndteres, og hvis der er tale om et leverings- gebyr, skal dette fremgå af beskri- velsen. Hvis tilbudsgiver tilknytter anden service til aftalen i det hele taget fx. konsulentbistand, så skal dette også beskrives (det kan både være før, under og efter levering). Ifm. tildeling lægges vægt på alle relevante forhold vedr. service, le- vering og leveringsgebyr. Desuden kan tilbudsgivere opnå ekstra point ift de stillede mindstekrav ved at til- byde yderligere garanti eller hurti- gere leveringstid. Det skal dog un- derstreges, at ordregiver ifm. tilde- ling ikke ønsker at honorere tilbuds- givere ekstra point for leveringstid hurtigere end 10 arbejdsdage. | Service |
”
Af kravspecifikationen (udbudsmaterialets bilag 2) fremgår bl.a.: ”5 Mødebord
5.1 Normkrav
Mødeborde skal opfylde kravene i EN 15372 til normalt brug og specifi- ceres som krav niveau 2. Dog skal halvcirkelborde med tre ben ikke op- fylde kravene i EN 15372.
5.2 Overflade
Overfladen på mødebord skal opfylde krav for de relevante kravkatego- rier DS/INF 132 kravkategori 5 eller tilsvarende.
Mødebordsoverfladen skal som minimum tilbydes i følgende farve/træ- sort: bøg, antracit grå og sort.
Ved anvendelse af laminat/melamin på bordplader skal de efterleve stan- darden EN 483-3 (laminat/melamin tykkelse op til 2 mm) eller EN 483- 2 (laminat/melamin tykkelse over 2 mm).
Ved anvendelse af linoleum på bordplader, skal den have en tykkelse på mellem 2 – 2,5 mm.
5.3 Søjlestel
Borde med søjlestel skal enten tilbydes med rund eller firkantet pladefod.
5.4 Højde og justering
Mødeborde skal leveres med stillesko/justeringsmulighed, der kan ud- jævne niveauforskel i gulv på op til 1 cm. Ved søjlestel og borde med hjul kan det accepteres, at der ikke er stilleskruer. Foden skal have plast under foden, således at gulvet beskyttes mod ridser.
Mødebordshøjde fra gulv til overkant bord, skal være mellem 72 – 75 cm.
6 Mødestol
6.1 Generelle krav
6.1.1 Normkrav
Mødestol skal opfylde kravene i EN 13761 eller EN 15373 eller EN 16139 eller tilsvarende.
Mødestol skal kunne leveres med og uden sædepolstring.
6.1.2 Tekstil
Ved polstring af mødestol skal tekstilet have en slidstyrke på minimum
50.000 slid-bevægelse(martindale), samt overholde øvrige forhold i EN ISO 12947-2 eller tilsvarende.
Tekstiler skal have en lysægthed på minimum 5 i henhold til EN ISO 105-B02: 2014.
Tekstiler skal have en pilling på minimum 3 i henhold til EN ISO 12947- 2 eller tilsvarende.
Tekstilet må ikke være glat. Der skal være modstand, når brugeren sidder på stolen, så brugeren ikke glider i sædet.
Tekstilet skal have et uldindhold på minimum 85%. Tekstilet skal som minimum kunne leveres i farven sort.
6.2 Variantspecifikke krav
6.2.1 Mødestol type 1
Mødestolen skal være uden sædepolstring og rygpolstring.
6.2.2 Mødestol type 2
Mødestolen skal være med sædepolstring og uden rygpolstring. Hvis mø- destolen som standard ikke er med armlæn, skal der være mulighed for at tilvælge armlæn eller der skal være en type med armlæn i samme mo- del.
6.2.3 Mødestol type 3
Mødestolen skal være med sædepolstring og med rygpolstring. Hvis mø- destolen som standard ikke er med armlæn, skal der være mulighed for at tilvælge armlæn eller der skal være en type med armlæn i samme mo- del.
De tre typer mødestole skal ikke være samme møbelserie/model. Sædepolstret stole skal være polstret på oversiden og siden af sædet.
…”
Vejledning til udfyldelse af Tilbudsliste | |
Tilbudsgiver skal udfylde alle de gule felter i fanen ”Bilag 3 Tilbudsliste”. | |
Kolonne C | Her er markeret med * hvis der skal leveres et stk. til afprøvning. |
Kolonne D+E | Beskrivelse/funktionalitet + krav til kvalitet - beskriver ordregivers krav til de oplyste produktgrupper, som er oplistet i tilbudslisten. Tilbudsgiver skal indfri alle krav, men ellers står det tilbudsgiver frit for, at tilbyde de bedst egnede produkter for ordregiver. |
Af tilbudslisten fremgår bl.a.: ”
…
Mødebord | ||||||
24 | Mødebord 4 pers. | Mødebord 140x70 cm | kravspecifikatio- nen Afsnit 5 | grå | ||
25 | Mødebord Ø120 cm | Mødebord rund Ø120 cm. m/søjlefod | kravspecifikatio- nen Afsnit 5 | grå | ||
26 | Mødebord 6 pers. | Mødebord bådformet m/søjle- fod | kravspecifikatio- nen Afsnit 5 | grå | ||
27 | Mødebord 8 pers. | Mødebord bådformet m/søjle- fod | kravspecifikatio- nen Afsnit 5 | grå | ||
28 | Mødebord 12 pers. | Mødebord bådformet m/søjlefod, må være 2 sammensatte borde | kravspecifikatio- nen Afsnit 5 | grå | ||
29 | Ståmødebord | Mødebord 140x60 ståhøjde m/gavle | kravspecifikatio- nen Afsnit 5 | grå | ||
…
Mødestol Type 1 | |||||
33 | Mødestol | * | Mødestol, som passer til mødebordene pos. nr. 24-28 | kravspecifikati- onen Afsnit 6 | Sort |
Mødestol Type 2 | |||||
34 | Mødestol | * | Mødestol, som passer til mødebordene pos. nr. 24-28 | kravspecifikati- onen Afsnit 6 | Sort |
Mødestol Type 3 | |||||
35 | Mødestol | * | Mødestol, som passer til mødebordene pos. nr. 24-28 | kravspecifikati- onen Afsnit 6 | Sort |
Mødestol Type 4 | |||||
36 | Mødestol | * | Mødestol, som passer til ståmødebord pos. nr. 29 | kravspecifikati- onen Afsnit 6 | Sort |
…”
Der blev under udbuddet stillet spørgsmål til Skive Kommune. Af spørgsmå- lene og svarene hertil fremgår bl.a. følgende:
”Spørgsmål 6
I Kravspecifikationen, punkt 6.1.1 skriver I. ”Mødestol skal kunne leve- res med og uden sædepolstring.” Gælder det alle 3 (4?) Type stole? Inkl. Type 1 hvor I skriver at den skal være [uden] polstring?
Svar Ja
…
Spørgsmål 11
Som vi læser jeres svar på spørgsmål nr. 5 fra den 23.02.2021 skal til- budsgiveren have de 4 stole i to forskellige modeller (med og uden pol- string), altså 8 stole hvor de 4 stole ikke må være af samme model. Er det korrekt forstået? Og skal vi oplyse varenummer på alle disse i Tilbudsli- sten?
Svar
Det er korrekt og der skal kun oplyses varenr. og pris på de 4 typer stole, som er på Bilag 3 – Tilbudslisten.
…
Spørgsmål 13
Vedr. 6.2 Variantspecifikke krav
”Sædepolstret stole skal være polstret på oversiden og siden af sædet”. Kan man acceptere en sædepolstring, hvor der ikke er polstret på siden af sædet? Dette vil reducere slidtage af stoffet på hjørnerne, der vil være meget udsatte.
Svar
Kravet fastholdes.”
Mødebord | |||||||
Mødebord 4 pers. | … | Mødebord 140x70 cm | kravspecifi- kationen Afsnit 5 | grå | … | … | Mødebord, 140x70 cm., rektan- gulær, ben i sort eller alu. Grå, bøg, antracit eller sort bord- plade. |
Af Vines Erhvervsmøblers tilbud fremgår bl.a.: ”
Mødebord Ø120 cm | … | Mødebord rund Ø120 cm. m/søjlefod | kravspecifi- kationen Afsnit 5 | grå | … | … | Mødebord, Ø110 cm., rund, søjlestel m. rund eller firkantet fod i alu. eller sort. Grå, bøg, antracit eller sort bordplade. |
Mødebord 6 pers. | … | Mødebord båd- formet m/søjle- fod | kravspecifi- kationen Afsnit 5 | grå | … | … | Mødebord, 206,2x110/88 cm., bådformet, søjlestel m. firkan- tet fod i alu. eller sort. Grå, bøg, antracit eller sort bord- plade. |
Mødebord 8 pers. | … | Mødebord båd- formet m/søjle- fod | kravspecifi- kationen Afsnit 5 | grå | … | … | Mødebord, 240x120/90 cm., bådformet, søjlestel m. firkan- tet fod i alu. eller sort. Grå, bøg, antracit eller sort bord- plade. |
Mødebord 12 pers. | … | Mødebord båd- formet m/søjle- fod, må være 2 sammensatte borde | kravspecifi- kationen Afsnit 5 | grå | … | … | Mødebord, 412x120/85 cm., bådformet, søjlestel m. firkan- tet fod i alu. eller sort. Grå, bøg, antracit eller sort bord- plade. Består af 2 borde. |
…
Mødestol Type 1 | |||||||
Mødestol | … | Mødestol, som passer til møde- bordene pos. nr. 24-28 | kravspecifi- kationen Afsnit 6 | So rt | … | … | Mødestol m. sort skal i po- lypropylen, alu., sort eller krom stel. |
Mødestol Type 2 | |||||||
Mødestol | … | Mødestol, som passer til møde- bordene pos. nr. 24-28 | kravspecifi- kationen Afsnit 6 | So rt | … | … | Mødestol m. sædepolster i sort Select stof, ryg i sort linoleum eller laminat, sort eller krom stel. |
Mødestol Type 3 | |||||||
Mødestol | … | Mødestol, som passer til møde- bordene pos. nr. 24-28 | kravspecifi- kationen Afsnit 6 | So rt | … | … | Mødestol m. fuldpolster i sort Fame stof, alu. sort eller krom stel. |
Mødestol Type 4 | |||||||
Mødestol | … | Mødestol, som passer til ståmø- debord pos. nr. 29 | kravspecifi- kationen Afsnit 6 | So rt | … | … | Mødestol m. sort sæde i po- lypropylen, sort stel. Sæde- højde 74 cm. |
…”
Parternes anbringender:
Ad påstand 1
JK Office har navnlig gjort gældende, at Vines Erhvervsmøblers tilbud er ukonditionsmæssigt, da det tilbudte produkt nr. 26 på tilbudslisten (møde-
bord til seks personer) ikke opfylder kravet om, at mødebordet skal have søj- lestel med rund eller firkantet pladefod, jf. kravspecifikationens afsnit 5.3, og da de mødestole af type 1 og 3, som Vines Erhvervsmøbler har tilbudt, ikke opfylder de fastsatte krav vedrørende polstring.
JK Office har henvist til et fremlagt foto af det mødebord, som Vines Er- hvervsmøbler leverede som en vareprøve med reference til produkt nr. 26 på tilbudslisten, og anført, at der er tale om et bord med T-bordben og fødder, og at der ud fra en faglig bedømmelse ikke er tvivl om, at benene på bordet ikke er et søjlestel med rund eller firkantet pladefod. Betegnelsen pladefod er en fagterm, og Skive Kommunes egen forståelse af betegnelsen er derfor uvedkommende, idet kommunens subjektive forståelse ikke er beskrevet i udbudsmaterialet. Det er uden for enhver tvivl, at fagfolk ikke vil betegne det tilbudte mødebord som et bord med pladefod. Kravet om pladefod kan ikke fraviges, idet der er tale om et mindstekrav eller udtryk for et grundlæggende element. Manglende opfyldelse af kravet vil således medføre ukonditions- mæssighed.
De fremlagte fotos og beskrivelser af mødeborde fra forskellige producenter viser, at der er forskel på en pladefod og et T-bordben/T-fod. Såfremt JK Office måtte have afgivet tilbud med mødeborde med T-fod, kunne JK Office have tilbudt en væsentligt lavere enhedspris for de relevante produkter med nr. 25-28 på tilbudslisten, hvilket kunne have medført, at udbuddet havde fået et andet resultat.
Hvis klagenævnet måtte finde, at kravet ikke udgør et mindstekrav, må Vines Erhvervsmøblers manglende opfyldelse af kravet udgøre et forbehold, som hverken kan kapitaliseres eller konkret er blevet det i overensstemmelse med fast praksis herom.
Skive Kommune har den 26. april 2021 oplyst JK Offices advokat om, at Vines Erhvervsmøbler i forhold til tilbudslistens nr. 26 har tilbudt et bord fra Dencon A/S af model Delta på trods af, at Dencon A/S over for JK Office har oplyst, at Dencon A/S ikke kan levere mødeborde, der opfylder de stillede krav.
For så vidt angår kravet til mødestole følger det af kravspecifikationens pkt.
6.1.1. ”Normkrav”, at ”Mødestol skal kunne leveres med og uden sædepol- string.” Normkrav må i modsætning til de variantspecifikke krav forstås som krav, der skal opfyldes af alle møbler i den pågældende produktkategori.
Det krav, der er anført i kravspecifikationens pkt. 6.1.1, hvorefter mødestole skal kunne leveres ”med og uden sædepolstring”, relaterer sig således efter sin ordlyd kun til stolenes polstring på sædet og indebærer, at de tilbudte stole skal kunne leveres med sædepolstring, dvs. uden rygpolstring, ligesom de skal kunne leveres uden sædepolstring.
Skive Kommune kunne have nøjedes med at stille krav om, at mødestole skulle kunne leveres med og uden ”polstring”. Dette har kommunen ikke valgt, hvorfor det må lægges til grund, at ordet ”sædepolstring” skal forstås bogstaveligt, herunder i overensstemmelse med ordets almindelige betydning i branchen.
Kravet om, at mødestole skal kunne leveres med og uden sædepolstring skal læses i sammenhæng med kravet i kravspecifikationens pkt. 6.2.3, der ved- rører mødestol type 3. Det må på baggrund af ordlyden af kravet hertil, her- under at de tre typer mødestole ikke må være fra samme møbelserie/model, og at sædepolstrede stole skal være polstret på oversiden og siden af sædet, forstås som et krav, der gælder for samtlige mødestole (type 1-3), uagtet at kravet er placeret under ”variantspecifikke krav” for mødestol 3. Det må så- ledes efter kravspecifikationens ordlyd gælde, at alle tilbudte mødestole skal kunne leveres med og uden polstring på sædet, og at polstringen skulle dække oversiden samt siden af sædet.
Som svar på et spørgsmål stillet af JK Office afviste Skive Kommune, at kravet til polstring på siden af sædet kunne fraviges.
Som følge af ovenstående krav til mødestolene har JK Office som mødestol type 1, 2 og 3 været nødsaget til at tilbyde en stol, der er dyrere end øvrige modeller.
Som mødestol type 1 og 3 har Vines Erhvervsmøbler tilbudt stole med sæde og ryglæn, der går ud i ét, dvs. uden adskillelse. Dette indebærer, at de to stole, såfremt de leveres alene med sædepolstring, ikke har sædepolstring på siden af sædet. Leveres disse stole med fuldpolstring, kan kravet om polstring
på siden af sædet opfyldes. Fuldpolstring opfylder imidlertid ikke kravet om, at stolene skal kunne leveres med og uden sædepolstring.
Da mødestol type 1 og 3 er omfattet af de produkter, Skive Kommune har fået vareprøve på, kan kommunen ikke lægge til grund, at de tilbudte pro- dukter opfylder kravene, hvis de faktisk opstillede vareprøver ikke opfyldte kravene.
Skive Kommune har navnlig gjort gældende, at tilbuddet fra Vines Erhvervs- møbler lever op til kravene i udbudsmaterialet.
Skive Kommune har ved vurderingen af tilbuddene foretaget en faglig be- dømmelse heraf, og det er kommunens klare vurdering, at det mødebord, som Vines Erhvervsmøbler har tilbudt, lever op til de stillede krav.
Det kendetegnende ved et bord på søjlefod er, at der i stedet for traditionelle bordben i hvert hjørne anvendes en eller flere søjler som understøtning af bordpladen. Funktionaliteten af et søjlebord bliver derved en anden end ved et bord med traditionelle bordben, idet der herved sikres bedre benplads, hvil- ket også er årsagen til, at der hyppigt anvendes søjleben til mødeborde. Det var også netop denne funktionalitet, der var baggrunden for kravet om, at mødebordene skulle være monteret på søjlefod.
Det bord, som Vines Erhvervsmøbler har tilbudt, har en rund eller firkantet pladefod som påkrævet. En plade er kendetegnet ved at være flad, jævn og af et ensartet materiale, hvilket netop gør sig gældende for foden på det bord, som Vines Erhvervsmøbler har tilbudt. Foden er endvidere rektangulær og således firkantet. Der var ikke i udbudsmaterialet stillet nærmere krav til pla- dens størrelse eller firkantens eksakte dimensioner, og der har dermed været frihed for tilbudsgiverne på dette punkt. Det forhold, at pladefoden på det tilbudte mødebord er rektangulært, og at det dermed også kan gå under be- tegnelsen T-fod, ændrer heller ikke på, at det lever op til kravene i udbuds- materialet.
Vines Erhvervsmøbler har efter modtagelsen af klagen desuden kontaktet Skive Kommune og oplyst, at Vines Erhvervsmøbler har været i løbende kontakt med Dencon A/S, hvor virksomheden har fået vejledning om møbler til opfyldelse af udbudsmaterialets krav. Efter Skive Kommunes oplysninger
har Dencon A/S således også været af den opfattelse, at Dencon A/S’ møbler kunne opfylde udbudsmaterialets krav.
Angående de tilbudte mødestole bestrides det, at det ud fra stolenes udform- ning med sæde og ryg i ét kan lægges til grund, at stolene ikke kan leveres med en sædepolstring på oversiden og siden af sædet. Stolens udformning har således ingen indflydelse på, hvilken polstring stolen kan leveres med. Dette forhold har dermed heller ikke – hverken ved vurderingen af tilbuddene eller nu – givet kommunen anledning til at betvivle, at Vines Erhvervsmøbler levede op til udbudsmaterialets krav.
JK Office har fremlagt billeder af de stole, som Vines Erhvervsmøbler har tilbudt på position 33 og 35. Disse billeder er dog reklamefotos af et udvalg af stole i de pågældende serier og siger dermed ikke noget om, hvilke stole Vines Erhvervsmøbler vil levere på aftalen. Heller ikke dette forhold er såle- des egnet til så tvivl om, hvorvidt Vines Erhvervsmøbler lever op til udbuds- materialets krav. Forholdet er under alle omstændigheder først bragt frem efter kontraktindgåelsen.
Skive Kommune er ikke i besiddelse af de indleverede stole, men vareprø- verne svarede til de stole, der var angivet i Vines Erhvervsmøblers tilbudsli- ste. Da mødestolene af type 1 og 3 imidlertid er uden polstring henholdsvis med sæde- og rygpolstring – og da vareprøverne svarede hertil – gav disse vareprøver heller ikke Skive Kommune anledning til at betvivle, at Vines Erhvervsmøbler ved sit tilbud levede op til kravet om også at kunne levere disse typer af stole i en udgave alene med sædepolstring.
Ved sin vurdering af tilbuddet fra Vines Erhvervsmøbler, herunder ved be- sigtigelse af de leverede vareprøver, betvivlede Skive Kommune således ikke
– og havde ikke anledning til det – at tilbuddet fra Vines Erhvervsmøbler levede op til kravene i udbudsmaterialet. Konditionsmæssighedsvurderingen skal efter fast klagenævnspraksis foretages på tidspunktet for tilbudsvurde- ringen, og der var heller ikke da grundlag for, at kommunen kunne eller skulle erklære tilbuddet fra Vines Erhvervsmøbler for ukonditionsmæssigt.
Selv hvis tilbuddet var behæftet med et forbehold, hvilket bestrides, indebæ- rer den omstændighed, at Skive Kommune først er blevet bekendt hermed efter kontraktindgåelsen, at der er tale om et rent kontraktuelt forhold, jf. til eksempel Klagenævnet for Udbuds kendelse af 10. januar 2020, LM gruppen
ApS mod Banedanmark. Et forbehold ville således under disse omstændig- heder ikke have udbudsretlige, men udelukkende kontraktuelle konsekven- ser.
Der er således ikke et kontraktuelt problem i relation til Vines Erhvervsmøb- lers mulighed for at levere de tilbudte stole, type 1 og type 3, i en version med sædepolstring, og hvor polstringen dækker oversiden og siden af sædet. Foranlediget af JK Offices klage har Skive Kommune bedt Vines Erhvervs- møbler om at bekræfte, at virksomheden kan levere mødestole, der lever op til kontraktens krav. Vines Erhvervsmøbler har bekræftet dette og samtidig fremsendt en bekræftelse heraf fra producenterne af de enkelte stole.
Ad påstand 2 (subsidiær til påstand 1)
JK Office har gjort gældende, at det fastsatte mindstekrav om rund eller fir- kantet pladefod var uigennemsigtigt og dermed uegnet.
Skive Kommune har bestridt, at ”pladefod” skulle være en fagterm, hvorved der inden for branchen forstås en bestemt type fod. Såfremt dette er korrekt, burde Skive Kommune i udbudsmaterialet have defineret begrebet ”plade- fod”, således at det var tydeligt for tilbudsgiverne, hvordan mindstekravet kunne opfyldes.
Det er uden holdepunkt eller relevans, når Skive Kommune anfører, at en ”plade” er kendetegnet ved at være ”flad, jævn og af et ensartet materiale”. Dette udgør ikke en gængs definition af en pladefod, der kan danne grundlag for det fastsatte mindstekrav. Kommunen har derved fastsat et uigennemsig- tigt mindstekrav i strid med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincip- pet.
Kravets uigennemsigtighed er også dokumenteret ved Dencon A/S’ indbyr- des modstridende udtalelser.
For så vidt angår mødestole er normkravet i kravspecifikationens pkt. 6.1.1, hvorefter mødestole skal kunne leveres med og uden sædepolstring, i mod- strid med de variantspecifikke krav i afsnit 6.2, hvoraf fremgår, at visse mø- destole skal leveres med sædepolstring, mens andre skal leveres uden sæde- polstring.
Desuden er kravet i kravspecifikationens pkt. 6.2.3 formuleret som såkaldte normkrav, herunder krav, der gælder for alle mødestole, men placeret under variantspecifikke krav for mødestol type 3. Såfremt kravene alene skal for- stås som variantspecifikke krav for mødestol type 3, er dette uklart og har konkret medført, at JK Office har tilbudt dyrere stole som mødestol 1 og 2 end nødvendigt.
Skive Kommune har gjort gældende, at det har været klart for tilbudsgiverne, hvad der har ligget i kravet om en ”pladefod”, hvorfor kravet dermed heller ikke er uegnet, og at kravene til mødestolene ikke har været uigennemsigtige.
Skive Kommune har ikke bestridt, at betegnelsen ”pladefod” anvendes som fagterm inden for møbelbranchen, men det bestrides, at begrebet skulle dække over en fagterm med et andet indhold end det, der følger af den natur- lige sproglige forståelse heraf.
Det fastholdes således, at indholdet af kravet om en ”pladefod” er forklaret med selve begrebet ”pladefod”, nemlig en flad fod med en ensartet tykkelse over hele fladen som også fastslået af klagenævnet ved delkendelsen af 26. maj 2021.
Det er i denne forbindelse også værd at bemærke, at JK Office udelukkende forkaster kommunens (og klagenævnets) definition på en plade, uden at frem- komme med en alternativ definition herpå.
Den tilsyneladende modstrid imellem de to udtalelser fra Dencon A/S skyl- des, at den ene udtalelse er afgivet på baggrund af et konkret kendskab til udbudsmaterialet i forbindelse med vejledning til Vines Erhvervsmøbler, hvorimod den anden udtalelse er afgivet på baggrund af en generel henven- delse uden henvisning til det konkrete udbudsmateriale og under henvisning til standardkataloget, ligesom udtalelsen er indhentet efter tilbudsafgivelsen til brug for klagesagen. Den tilsyneladende modstrid skyldes således, at der reelt er tale om en udtalelse om to forskellige forhold.
Skive Kommune er ikke enig i JK Offices opfattelse af, at kravet er uklart. Den påståede uklarhed blev afklaret ved svaret på spørgsmål 6 og igen be- kræftet ved svaret på spørgsmål 11.
Den konkrete formulering af kravene, der henviser til ”de tre typer af møde- stole” og ”sædepolstret stole”, efterlader ikke tvivl om, at kravene har været gældende på tværs af de tre typer af stole. Kravene ville således også savne indhold, hvis det skulle betragtes som krav relateret alene til mødestolen af type 3. Hertil kommer, at den påståede uklarhed vedrørende kravet om, at stolene ikke måtte være af samme serie, er afklaret ved besvarelsen af spørgs- mål 11.
Da kravene således mest naturligt kunne og skulle forstås sådan som JK Of- fice også argumenterer for, og da alle tilbudsgivere også har forstået kravene korrekt, har kravene ikke været uigennemsigtige.
Ad påstand 3
JK Office har gjort gældende, at den evalueringsmodel for kvalitet, som Skive Kommune har anvendt, var uigennemsigtig og dermed i strid med li- gebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet samt udbudslovens § 160, idet det ikke fremgik klart, hvilke konkrete forhold kommunen ville tillægge vægt ved evalueringen. Dette har medført, at tilbudsgiverne ikke har kunnet optimere deres tilbud, ligesom Skive Kommune har haft et ubegrænset og frit skøn ved vurderingen af kvalitet.
Det fremgik bl.a. af udbudsbetingelsernes afsnit 10.2, under overskriften Un- derkriterium ”Kvalitet, funktionalitet og design”, at vurderingen ville tage udgangspunkt i funktionsskema og ordregivers egen vurdering af de tilbudte møbler og møbler til afprøvningen. Videre fremgik det bl.a., at vurderingen vil blive foretaget ud fra brugergruppens skøn. Udbudsbetingelserne inde- holdt ikke øvrige angivelser af, hvad kommunen ville lægge vægt på ved vurderingen af ”kvalitet”.
Til delkriteriet ”funktionalitet” fremgik det af funktionsskemaet, at ”… Ifm. tildeling vurderes møblerne samlet jf. afsnit 10.2 og der lægges vægt på alle relevante forhold vedr. funktionalitet, men med særlig vægt på siddekomfort og indstillingsmuligheder.” Det er uigennemsigtigt, hvad der skal forstås ved ”alle relevante forhold vedr. funktionalitet”, herunder hvilke øvrige forhold
– ud over siddekomfort og indstillingsmuligheder – Skive Kommune ville tillægge vægt ved evalueringen af delkriteriet ”funktionalitet”.
Til delkriteriet ”kvalitet” fremgik af funktionsskemaet, at ”… Ifm. tildeling vurderes møblerne samlet, jf. afsnit 10.2, og der lægges vægt på alle de rele- vante forhold vedr. kvalitet, men med særlig vægt på stabilitet.” Det er uigen- nemsigtigt, hvad der skal forstås ved ”alle de relevante forhold vedr. kvali- tet”, herunder hvilke øvrige forhold – ud over stabilitet – Skive Kommune ville tillægge vægt ved evalueringen af delkriteriet ”kvalitet”.
Til delkriteriet ”design” fremgik af funktionsskemaet, at ”… Tilbudsgiver bedes beskrive, hvis der er særlige forhold/ting som skal fremhæves for or- dregiver ift. design. Ifm. tildeling vurderes de tilbudte møbler samlet (jf. af- snit 10.2) og der lægges speciel vægt på hvor godt ordregiver vurderer, at det tilbudte sortiment vil supplere[.] den nuværende valgte design-linke på møb- lerne på rådhuset, i Den blå diamant”. Det er uklart, hvordan ”særlige for- hold/ting som skal fremhæves for ordregiver ift. design” vil blive inddraget i evalueringen, ligesom det ikke fremgår, hvilke særlige forhold der kunne være tale om. Desuden er det uigennemsigtigt, hvorledes Skive Kommune vil vurdere, at det tilbudte sortiment ”supplerer den nuværende valgte design- linje”.
Det er ikke tilstrækkeligt, at Skive Kommune havde vedlagt billeder af de eksisterende møbler og dermed den nuværende design-linje, som sortimentet skulle supplere. Skive Kommune burde havde konkretiseret og specificeret, hvad kommunen ville lægge vægt på ved vurderingen, f.eks. overensstem- melse i farvevalg, materialevalg eller lign. Billederne må antages at vise to forskellige skriveborde og ikke et bådformet mødebord, hvorfor billedmate- rialet ikke bidrager til en beskrivelse af de efterspurgte mødeborde.
Til underkriteriet ”service” fremgik det bl.a. af funktionsskemaet, at ”Ordre- giver har følgende mindstekrav til service, levering og leveringsgebyr: Ga- ranti på 2 år samt leveringstid hvor max levering er 4 hele uger. Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan levering af kontormøbler håndteres, og hvis der er tale om et leveringsgebyr, skal dette fremgå af beskrivelsen. Hvis tilbudsgiver tilknytter anden service til aftalen i det hele taget f.eks. konsulentbistand, så skal dette også beskrives (det kan både være før, under og efter levering). Ifm. tildeling lægges vægt på alle relevante forhold vedr. service, levering og leveringsgebyr. Desuden kan tilbudsgivere opnår ekstra point ift de stillede mindstekrav ved at tilbyde yderligere garanti eller hurtigere leveringstid. Det skal dog understreges, at ordregiver ifm. tildeling ikke ønsker at honorere tilbudsgivere ekstra point for leveringstid hurtigere end 10 arbejdsdage.”
Det er uigennemsigtigt, hvad der skal forstås ved ”alle relevante forhold vedr. service, levering og leveringsgebyr”, herunder hvilke konkrete forhold Skive Kommune ville tillægge vægt ved vurderingen af underkriteriet Service. Det fremgår eksempelvis, at tilbudsgiverne kan opnå ekstra point ved at tilbyde yderligere garanti og hurtigere leveringstid, end hvad der følger af mindste- kravene, dog således at der ikke tildeles ekstra point for at tilbyde hurtigere leveringstid end 10 arbejdsdage. Det er med denne formulering uigennem- sigtigt, hvordan Skive Kommune vil vurdere et tilbud med en leveringstid på 7 arbejdsdage kontra et tilbud med en leveringstid på 9 arbejdsdage. Det fremgår også, at der kan opnås ”ekstra point” ved at tilbyde yderligere garanti eller hurtigere leveringstid. Da Skive Kommune anvendte en absolut point- skala fra 0-10 var det imidlertid næppe Skive Kommunes hensigt, at tilbuds- givere alene ved at tilbyde yderligere garanti eller hurtigere leveringstid end det fastsatte mindstekrav kunne gå fra eksempelvis 7 point til 8 point for det samlede underkriterium.
Skive Kommune har gjort gældende, at kommunen har foretaget en beskri- velse af evalueringsmodellen i udbudsmaterialet, der lever op til såvel gen- nemsigtighedsprincippet som udbudslovens § 160.
Skive Kommune har fastlagt følgende to kvalitative underkriterier: ”Kvalitet, funktionalitet og design” og ”Service”. Kommunen har desuden specificeret, at elementerne ”kvalitet”, ”funktionalitet” og ”design” udgjorde selvstæn- dige delkriterier, og det var oplyst, hvilken vægt det enkelte delkriterium havde. Videre var det i udbudsbetingelserne oplyst, at vurderingen af tilbud- dene ville blive foretaget ud fra brugergruppens skøn baseret på ordregivers vurdering af de tilbudte møbler og møbler til afprøvning samt tilbudsgivers beskrivelse af de tilbudte møbler, idet ordregivers egen vurdering dog ville vægte højere end tilbudsgivers beskrivelse i tilfælde af forskel.
De enkelte delkriterier (”kvalitet”, ”funktionalitet” og ”design”) såvel som underkriteriet ”service” har i sig selv et sådant tilstrækkeligt præcist indhold, at rimeligt oplyste og normalt påpasselige tilbudsgiverne ved en naturlig læs- ning heraf kan forstå omfanget og indholdet heraf, herunder hvad der ligger i, at ”alle relevante forhold” inddrages i vurderingen af henholdsvis ”kvali- tet”, ”funktionalitet”, ”design” og ”service”, også henset til karakteren af de produkter, der konkret er udbudt.
Der er tale om et snævert og stærkt afgrænset sortiment af kontormøbler, i forhold til hvilket rækkevidden og indholdet af ”kvalitet”, ”funktionalitet”, ”design” og ”service” er naturligt afgrænset. Der er dermed ikke rimelig tvivl om, hvad der ligger inden for en vurdering af ”kvaliteten” (henholdsvis ”funktionaliteten” og ”designet”) af f.eks. et hæve-/sænkebord mv., og kom- munens tilbudsvurdering er således også begrænset af denne naturlige af- grænsning. Skive Kommune har tillige suppleret sin beskrivelse af, hvad der tillægges betydning ved vurderingen af såvel ”kvalitet”, ”funktionalitet”, ”design” og ”service” i funktionsskemaet, der indgik i udbudsmaterialet, hvori det for hvert enkelt kriterium er oplyst, hvilke elementer der tillægges særlig betydning.
I forhold til delkriteriet ”design” bemærkes, at tilbudsgiverne har haft mulig- hed for at besigtige den nuværende designlinje, jf. funktionsskemaet, hvilket ingen af tilbudsgiverne imidlertid ønskede. Ifølge JK Office burde kommu- nen i stedet have specificeret, hvad kommunen ville lægge vægt på ved vur- deringen i form af f.eks. farvevalg, materialevalg og lignende. Dette viser imidlertid med al tydelighed, at JK Office fuldt ud er og var vidende om, hvad der ligger inden for en naturlig vurdering af, om det tilbudte sortiment supplerer den nuværende designlinje.
Det forhold, at billederne til illustration af den nuværende designlinje ikke dækker alle møbeltyper, ændrer heller ikke på, at det var klart beskrevet, hvad der blev tillagt vægt ved tilbudsvurderingen. En designlinje er således netop karakteriseret ved at gælde på tværs af forskellige møbeltyper, og de eksiste- rende møbler, der var afbilledet i udbudsmaterialets bilag 6, var således ret- ningsgivende for det design, der ønskedes på tværs af alle de udbudte møbler.
Skive Kommune står på denne baggrund også uforstående over for synspunk- tet om, at det er uigennemsigtigt, hvordan et tilbud med en leveringstid på 7 dage contra et tilbud med en leveringstid på 9 dage ville blive vurderet. Dette var tillige eksplicit adresseret i funktionsskemaet, idet det her fremgår, at der konkurreres på kortest mulige leveringstid, idet det samtidig er anført, at ”der ikke tildeles ekstra point for at tilbyde hurtigere leveringstid end 10 dage”. En tilbudt leveringstid på 7 dage vil således heller ikke blive vurderet ander- ledes end en leveringstid på 9 dage.
Udbudsmaterialets beskrivelse af evalueringsmodellen, herunder beskrivel- sen af indholdet af tildelingskriteriet, har været så tilstrækkelig præcis til, at
rimeligt oplyste og normalt påpasselige tilbudsgiverne ved en naturlig læs- ning heraf kan forstå omfanget og indholdet af tildelingskriteriet, ligesom Skive Kommune ved sin tilbudsvurdering har været forpligtet til at foretage sin tilbudsvurdering udelukkende inden for rammerne af de beskrevne krite- rier. Det bestrides således, at kommunen har haft et ubetinget frit skøn ved vurderingen af de kvalitative elementer. Det forhold, at indholdet af de en- kelte delkriterier ikke eksplicit er beskrevet i detaljer, ændrer ikke herpå, idet det efter såvel forarbejderne til udbudsloven som klagenævnspraksis ikke er et krav, at ordregiver laver en i alle henseender udførlig beskrivelse af, hvad der tillægges betydning ved vurderingen af under- og delkriterier, jf. også Klagenævnet for Udbuds kendelse af 15. juni 2015, Grøn Sol A/S mod Aar- hus Kommune, og Klagenævnet for Udbuds kendelse af 18. august 2015, BabySam A/S mod Jysk Fællesindkøb ved Viborg Kommune.
Ad påstand 4
JK Office har gjort gældende, at tildelingsbeslutningen ikke indeholder en tilstrækkelig fyldestgørende begrundelse, jf. udbudslovens § 171.
Meddelelsen indeholder ikke som påkrævet en beskrivelse af Vines Er- hvervsmøblers tilbuds karakteristika og relative fordele set i forhold til JK Offices tilbud, herunder de betragtninger, som Skive Kommune har lagt til grund ved evalueringen. Skive Kommunes begrundelse sætter således ikke JK Office i stand til at konstatere, hvorvidt evalueringen er sket inden for rammerne af den angivne evalueringsmetode.
Skive Kommune har erkendt overtrædelsen, som er beskrevet i påstand 4, og gjort gældende, at da den mangelfulde begrundelse ikke har haft betydning for tilbudsvurderingen og tildelingsbeslutningen, er dette forhold efter fast klagenævnspraksis ikke tilstrækkeligt til, at tildelingsbeslutningen skal an- nulleres.
Ad påstand 5
JK Office har gjort gældende, at klagenævnet som følge af det ad påstand 1, 2 og 3 anførte skal annullere kommunens tildelingsbeslutning.
Overtrædelserne har hver især haft betydning for udbuddets resultat, og over- trædelserne ad påstand 2 og 3 medfører hver for sig, at udbudsmaterialet ikke kunne danne grundlag for en lovlig tildelingsbeslutning.
Skive Kommune har gjort gældende, at kommunens gennemførelse af ud- buddet, herunder den foretagne tilbudsvurdering, i det hele er sket i overens- stemmelse med reglerne i udbudsloven, jf. det ad påstand 1-3 anførte. Der er derfor ikke grundlag for at annullere tildelingsbeslutningen.
Klagenævnet udtaler:
Ad påstand 1
Klagenævnet udtalte i delkendelsen af 26. maj 2021 bl.a. følgende:
”Det fremgår af produktbeskrivelse nr. 26 på den tilbudsliste, som udgør et bilag til udbudsbetingelserne, at Skive Kommune ønsker et bådformet mødebord med søjlefod. Der er i forhold til de nærmere kvalitetskrav til bordet i tilbudslisten henvist til kravspecifikationens afsnit 5, hvoraf det i afsnit 5.3 fremgår, at mødeborde med søjlestel enten skal tilbydes med rund eller firkantet pladefod, og dette krav udgjorde således et mindste- krav til sådanne borde. Hverken kravspecifikationerne eller udbudsbetin- gelserne i øvrigt indeholder imidlertid en nærmere beskrivelse af plade- føddernes udseende, herunder deres længde, bredde og højde bortset fra det anførte om, at de skal være runde eller firkantede. I vejledningen til tilbudslisten er det angivet, at tilbudsgiver skal indfri alle krav, men at det ellers står tilbudsgiver frit for at tilbyde de bedst egnede produkter.
Det må ud fra de fremlagte fotos af det mødebord, som Vines Erhvervs- møbler har tilbudt vedrørende produkt nr. 26 på tilbudslisten, lægges til grund, at det pågældende mødebord har søjlestel samt fødder, som er flade og firkantede (rektangulære).
Ved vurderingen af, om et fremsendt tilbud er ukonditionsmæssigt som følge af, at et mindstekrav ikke er overholdt, foretages der en sammen- ligning mellem indholdet af tilbuddet og udbudsmaterialets mindstekrav, således som disse rent objektivt må forstås.
Betegnelsen ”plade” må ud fra en naturlig sproglig forståelse antages at udgøre en flad genstand med en (forholdsvis lille) ensartet tykkelse over hele fladen. Det er ikke godtgjort, at udtrykket ”pladefod” er en fagterm, der har et snævrere anvendelsesområde end en sådan forståelse. Da risi- koen for uklarhed ved udbudsmaterialet påhviler Skive Kommune som
ordregiver, ville kommunen ikke være berettiget til at lægge en sådan snæver forståelse af mindstekravet til grund.
På denne baggrund finder klagenævnet, at Vines Erhvervsmøblers til- budte mødebord på det foreliggende grundlag opfylder de stillede krav i udbudsmaterialet og således var konditionsmæssig.
Der er således som sagen foreligger på nuværende tidspunkt ikke udsigt til, at JK Offices påstand vil blive taget til følge.”
Da der ikke er fremkommet nye væsentlige oplysninger efter klagenævnets delkendelse vedrørende den del af påstand 1, som omhandler mødebordet, tager klagenævnet af de grunde, der er anført i delkendelsen, ikke denne del af påstand 1 til følge.
Vedrørende den del af påstand 1, som omhandler mødestole, fremgår det af tilbudslisten, at kravene til mødestolene er beskrevet i kravspecifikationens afsnit 6. I kravspecifikationens afsnit 6.1.1 om normkrav anføres bl.a., at mø- destol skal kunne leveres med og uden sædepolstring. Det fremgår endvidere af underafsnit til afsnit 6.2 om de variantspecifikke krav, at mødestol type 1 skal være uden sædepolstring og rygpolstring, og at mødestol type 3 skal være med sædepolstring og med rygpolstring. Det fremgår herudover af samme afsnit, at sædepolstrede stole skal være polstret på oversiden og siden af sædet.
Skive Kommune har under udbudsprocessen besvaret en række spørgsmål, herunder spørgsmål 6 og 11 om mødestolene. I kommunens besvarelse heraf fremgår, at mødestolene skal kunne leveres både med og uden sædepolstring.
Vines Erhvervsmøbler har tilbudt mødestole af typerne 1-4, og det er oplyst af Skive Kommune, at vareprøverne svarede til de stole, der var angivet på tilbudslisten. Det er endvidere oplyst, at de tilbudte mødestole af type 1 og 3 henholdsvis er med og uden sæde- og rygpolstring. Skive Kommune har des- uden under klagesagen kontaktet Vines Erhvervsmøbler, der har bekræftet, at mødestolene lever op til de fastsatte krav, og har samtidig fremsendt en bekræftelse heraf fra producenterne af de pågældende stole.
Klagenævnet finder på denne baggrund ikke grundlag for at antage, at møde- stolene af type 1 og 3, som blev tilbudt af Vines Erhvervsmøbler, ikke levede
op til de fastsatte krav, hvorfor Skive Kommune ikke har overtrådt ligebe- handlings- og gennemsigtighedsprincippet ved at anse Vines Erhvervsmøb- lers tilbud som konditionsmæssigt.
Påstand 1 tages herefter ikke til følge. Ad påstand 2
Klagenævnet har i delkendelsen af 26. maj 2021 om betegnelsen ”pladefod”
bl.a. udtalt:
”Betegnelsen ”plade” må ud fra en naturlig sproglig forståelse antages at udgøre en flad genstand med en (forholdsvis lille) ensartet tykkelse over hele fladen. Det er ikke godtgjort, at udtrykket ”pladefod” er en fagterm, der har et snævrere anvendelsesområde end en sådan forståelse. Da risi- koen for uklarhed ved udbudsmaterialet påhviler Skive Kommune som ordregiver, ville kommunen ikke være berettiget til at lægge en sådan snæver forståelse af mindstekravet til grund.”
Klagenævnet finder under henvisning til det anførte i delkendelsen, at det fastsatte krav om en ”pladefod” har været tilstrækkeligt klart og ikke uegnet som mindstekrav.
Vedrørende mødestolene fremgår det – som gengivet ovenfor – af kravspe- cifikationens afsnit 6 sammenholdt med besvarelsen af spørgsmål 6 og 11 tydeligt, at de tilbudte mødestole skal kunne leveres både med og uden sæ- depolstring.
Klagenævnet finder herefter, at der ikke er grundlag for at anse de stillede mindstekrav vedrørende mødestolene som uklare eller uegnede som mind- stekrav.
Påstand 2 tages herefter ikke til følge. Ad påstand 3
Det fremgår af udbudslovens § 160, at ordregiver i udbudsmaterialet skal
fastlægge og beskrive alle dele af evalueringsmodellen. Det udbudsmateriale, der er henvist til i bestemmelsen, omfatter, jf. udbudslovens § 24, nr. 36, ”de dokumenter, som ordregiveren udarbejder eller henviser til for at beskrive
eller fastlægge elementer i et udbud eller en procedure for tildeling at en of- fentlig kontrakt”.
Bestemmelsen i udbudslovens § 160 fik sin nuværende affattelse ved lov nr. 204 af 5. marts 2019. Af lovforslagets specielle bemærkninger fremgår bl.a. (jf. lovforslag nr. L 125 af 12. december 2018):
”Med § 160, stk. 1, foreslås der indført en pligt til at fastlægge og beskrive indholdet af alle dele af evalueringsmodellen i udbudsmaterialet, herun- der hvordan parametrene fastlægges.
Formålet med den foreslåede bestemmelse er at styrke den forudgående gennemsigtighed, herunder tilbudsgiveres mulighed for at optimere til- bud. Samtidig understøttes hensynet til ligebehandling af tilbudsgiverne. Med den foreslåede bestemmelse har ordregivere fortsat et vidt skøn i forhold til at fastlægge evalueringsmodellen, men indholdet af alle dele af evalueringsmodellen skal beskrives i udbudsmaterialet.
…
Det bemærkes, at der i lovforslagets § 1, nr. 1, foreslås, at der indføres en ny bestemmelse i § 24, som beskriver, hvad der skal forstås ved evalue- ringsmodellen. Det fremgår af den foreslåede bestemmelse, at der ved evalueringsmodellen skal forstås det eller de værktøjer, der anvendes af ordregiver til at sammenstille tilbudsgivernes tilbud med henblik på at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Evalueringsmodel- len vil eksempelvis være formler, pointmodeller, prismodeller og point- skala til bedømmelse af økonomiske og kvalitative kriterier for tildeling. Idet der kan være flere dele af en evalueringsmodel, f.eks. en pointmodel samt pointskalaer til at bedømme de økonomiske og kvalitative kriterier for tildeling, fremgår det af ordlyden af den foreslåede bestemmelse, at alle dele af evalueringsmodellen skal fastlægges og beskrives. Det bety- der, at formler, pointmodeller, prismodeller, pointskalaer mv. er en del af evalueringsmodellen, og disse skal som følge heraf fastlægges og beskri- ves i udbudsmaterialet. Endvidere fremgår det af indholdet af disse dele skal fastlægges og beskrives. Det betyder, at det ikke er tilstrækkeligt at angive værktøjerne, men indholdet af disse skal også beskrives.
…
Det er alene selve evalueringsmodellens afhængighed af de indkomne tilbud, der ikke må bero på ordregivers valg eller vurdering. Derimod kan tilbudsgivernes opfyldelse af eksempelvis de kvalitetsmæssige kriterier, der indgår i evalueringsmodellen, bero på ordregivers vurdering og skøn.
… Endvidere vil der være pligt til jf. gennemsigtighedsprincippet i ud- budslovens § 2 at beskrive, hvad der tillægges betydning ved tilbudseva- lueringen. Som følge heraf vil der stadigvæk være en pligt til at angive kriterierne for tildeling og beskrive, hvad der tillægges betydning ved til- budsevalueringen, selv om disse dele ikke længere fremgår af § 160.”
Af forarbejderne til den tidligere gældende § 160 (jf. lovforslag nr. L 19 af 7. oktober 2015) fremgår bl.a.:
”Ønsker ordregiveren at benytte kvalitative underkriterier, skal ordregi- veren i udbudsmaterialet beskrive disse, og hvad ordregiveren tillægger betydning ved evalueringen af tilbuddene i forhold til det enkelte under- kriterium.
Det er ikke et krav, at ordregiveren laver en i alle henseender udførlig beskrivelse af, hvad der tillægges betydning ved vurderingen af de kva- litative under- og eventuelle delkriterier, og ordregiveren har derfor et vidt skøn til at foretage tilbudsevalueringen inden for rammerne af det beskrevne i udbudsmaterialet samt principperne i § 2.
Ordregiverens beskrivelse skal gøre det klart for de potentielle ansøgere og tilbudsgivere, hvad ordregiveren vil tillægge betydning vedrørende det enkelte under- og delkriterium, således at ordregiveren ikke har et ubetinget frit valg ved evalueringen, og således at de potentielle ansøgere og tilbudsgivere har et grundlag for at vurdere, om de ønsker at bruge ressourcer på at udarbejde en ansøgning eller et tilbud og hvordan til- budsgivere kan optimere deres tilbud. Ordregiveren må derfor ikke ved evalueringen lægge vægt på forhold, som ikke har været angivet i ud- budsmaterialet, og som en rimeligt oplyst og normalt påpasselig tilbuds- giver ikke har kunnet udlede af dette, og som kunne have været af betyd- ning for tilbudsgiverne ved udformningen af deres tilbud eller ved deres stillingtagen til, om de ønskede at afgive tilbud.
…
Når det gælder vurderingen af, hvor godt tilbuddene opfylder et bestemt under- eller delkriterium, har ordregiveren inden for rammerne af det i udbudsmaterialet oplyste et vidt skøn. Ordregiverens vide skøn kan ikke tilsidesættes, med mindre grænserne for skønnet er overskredet, eller or- dregiveren har handlet i strid med ligebehandlings- og gennemsigtigheds- princippet, jf. § 2.”
Tildelingskriteriet var det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på bed- ste forhold mellem pris og kvalitet, hvor pris vægtede 40 %, kvalitet, funkti-
onalitet og design vægtede 40 %, og service vægtede 20 %. Kvalitet, funkti- onalitet og design var yderligere delt op, således at kvalitet vægtede 60 %, funktionalitet vægtede 20 %, og design vægtede 20 %.
Det er i udbudsbetingelsernes afsnit 10.2 beskrevet, hvorledes Skive Kom- mune ville evaluere de pågældende kriterier. Det fremgår således, at de ind- komne tilbud i forhold til delkriterierne kvalitet, funktionalitet og design ville få tildelt point fra 0-10, og at den nærmere vurdering heraf ville tage ud- gangspunkt i funktionsskemaet og Skive Kommunes egen vurdering af de tilbudte møbler samt de møbler, som var leveret til afprøvning af tilbudsgi- verne. Det fremgår endvidere, at det udelukkende var sortimentet på tilbuds- listen, der ville danne grundlag for vurderingen i forhold til underkriteriet kvalitet, funktionalitet og design, og at denne vurdering ville være baseret på et skøn foretaget af en brugergruppe.
I funktionsskemaet fremgår det for delkriteriet funktionalitet, at der ville blive lagt vægt på alle relevante funktionalitetsmæssige forhold, men særligt på siddekomfort og indstillingsmuligheder. På tilsvarende vis fremgår det i forhold til delkriteriet kvalitet, at der ville blive lagt vægt på alle relevante kvalitetsmæssige forhold, men særligt på stabilitet. Endelig fremgår det ved- rørende delkriteriet design bl.a., at kommunen ville lægge vægt på, hvor godt det tilbudte sortiment supplerede den nuværende designlinje på rådhuset. Den eksisterende designlinje var illustreret med billeder, og tilbudsgiverne havde mulighed for at besigtige de eksisterende møbler på rådhuset.
Klagenævnet finder, at det ved de anførte beskrivelser i udbudsmaterialet, herunder om den anvendte pointskala og fremhævelsen af særligt relevante forhold under delkriterierne funktionalitet og kvalitet samt ved det vedlagte billedmateriale af den eksisterende designlinje på rådhuset, som de tilbudte møbler skulle supplere, har været tilstrækkeligt klart for tilbudsgiverne, hvor- ledes Skive Kommune ville evaluere de indkomne tilbud, og hvad der i den forbindelse ville blive tillagt vægt. En rimeligt oplyst og normalt påpasselig tilbudsgiver har således ud fra beskrivelserne i udbudsmaterialet haft mulig- hed for at kunne optimere sit tilbud. Klagenævnet finder på den baggrund ikke grundlag for at fastslå, at Skive Kommune har anvendt en evaluerings- model, der var uigennemsigtig eller uegnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Påstand 3 tages derfor ikke til følge.
Ad påstand 4
JK Offices påstand angår begrundelsen for Skive Kommunes tildelingsbe- slutning.
Da Skive Kommune har erkendt overtrædelsen, tages påstanden til følge. Ad påstand 5
Da påstand 1-3 ikke tages til følge, og da den mangelfulde begrundelse for
kommunens tildelingsbeslutning, jf. påstand 4, ikke i sig selv udgør et til- strækkeligt grundlag for at annullere tildelingsbeslutningen, tages påstand 5 heller ikke til følge.
Sagsomkostninger
Efter sagens udfald skal JK Office betale 35.000 kr. i sagsomkostninger til Skive Kommune. Klagenævnet bemærker herved, at Skive Kommune alle- rede i sit svarskrift tog bekræftende til genmæle i forhold til påstand 4, som JK Office har fået medhold i.
Herefter bestemmes:
Ad påstand 4
Skive Kommune har handlet i strid med ligebehandlings- og gennemsigtig- hedsprincippet i udbudslovens § 2 samt udbudslovens § 171 ved ikke at have meddelt JK Office en tilstrækkelig fyldestgørende begrundelse i tildelings- beslutningen.
Klagen tages ikke til følge vedrørende påstand 1-3 og påstand 5.
JK Office ApS skal inden 14 dage efter modtagelsen af denne kendelse betale
35.000 kr. i sagsomkostninger til Skive Kommune.
Klagegebyret tilbagebetales.
Xxxxxx Xxxxxx
Genpartens rigtighed bekræftes.
Xxxxxx Xxxxxxx specialkonsulent