Vedtægter for Sønderborg Kommunes Lokalhistoriske Arkivsamvirke
Vedtægter for Sønderborg Kommunes Lokalhistoriske Arkivsamvirke
§ 1. Navn
stk. I. Arkivsamvirkets navn er "Sønderborg kommunes Lokalhistoriske Arkivsamvirke" forkortet SKLA.
§ 2. Formål
stk. I. At fungere som de lokalhistoriske arkivers forhandlingspart over for Sønderborg kommune vedr. lokaleforhold (lokaler, el, vand og varme) og økonomiske forhold samt andre forhold af fælles interesse for de lokalhistoriske arkiver i Sønderborg kommune.
stk. 2. At fordele midler, der af kommunen og/eller evt. af andre er stillet til rådighed til fælles lokalhistoriske aktiviteter.
stk. 3. At koordinere fælles initiativer omkring formidling af lokalhistorien og indsamling af arkivalier i Sønderborg kommune.
stk. 4. At iværksætte andre former for initiativer, der kan fremme interessen for lokalhistorie i Sønderborg kommune.
§ 3. Medlemmer
stk. I. Medlemmer af arkivsamvirket er lokalhistoriske arkiver, der opfylder følgende betingelser:
a) Arkivets formål er at indsamle, registrere og bevare arkivalier, fotografier, film, lyd, trykt materiale og andre data uanset medium af ikke offentlig oprindelse med tilknytning til dækningsområdets borgere, foreninger, virksomheder og institutioner i fortid og nutid.
b) Det indsamlede materiale betragtes som offentligt eje og dets forbliven som sådan garanteres.
c) Arkivet stiller det indsamlede materiale til rådighed for offentligheden efter de gældende regler i arkivloven for tilgængelighed, samt fremmer kendskabet til og interessen for dækningsområdets historie.
d) Det indsamlede materiale opbevares betryggende, således at det ikke forsvinder ved tyveri eller opbevares i lokaler, hvor der er risiko for, at materialerne nedbrydes som følge af fugt, ild eller gnavere.
e) Arkivets dækningsområde må ikke overlappe andre lokalhistoriske arkivers dækningsområder.
Der tillades Lokalhistorisk Arkiv for Arbejderbevægelsen (LAASK) at indsamle fra hele Sønderborg Kommune i henhold til grænseaftale mellem LAASK og det enkelte lokalarkiv.
f) Arkivet ledes af en arkivleder, der har ansvaret for arkivets drift, samlingernes tilstand og deres benyttelse.
g) Arkivet skal have faste åbningstider.
h) Arkivet skal være medlem af "Lokalhistoriske Arkiver og Samlinger i Sønderjylland" til daglig forkortet LASS.
stk. 2. Optagelse af nye medlemmer sker på generalforsamlingen. Forinden har bestyrelsen kontrolleret og godkendt, at ansøgeren opfylder betingelserne i § 3 stk. I.
stk. 3. Ved opløsning af et arkiv overdrages arkivalier, fotografier, film, lyd, trykt materiale andre data uanset mediet og inventar til et andet af arkivsamvirkets arkiver efter forudgående aftale.
stk. 4. For alle de arkiver, der er tilsluttet arkivsamvirket gælder, at de midler, der måtte være
til stede ved foreningens eventuelle opløsning, skal anvendes til støtte for det lokalhistoriske arbejde inden for kommunen.
§ 4. Generalforsamling
stk. I. Generalforsamlingen er arkivsamvirkets øverste myndighed. stk. 2. Generalforsamlingen afholdes senest ved udgangen af april.
stk. 3. Hvert arkiv har en stemmeberettiget repræsentant på generalforsamlingen.
stk. 4. Indkaldelse til generalforsamlingen skal ske skriftligt senest 14 før afholdelse af generalforsamlingen.
stk. 5. Forslag til generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 14 dage før generalforsamlingen.
stk. 6. Bestyrelsen udarbejder i samarbejde med en repræsentant for Sønderborg kommunes kulturforvaltning et forslag til fordeling af det ordinære kommunale tilskud. Til brug
for udarbejdelse af et fordelingsforslag indsender arkivsamvirkets medlemmer deres budgetter.
stk. 7. Arkivernes budgetter skal følge kalenderåret og indsendes til samvirkets bestyrelse senest
1. februar.
stk. 8. Forslag til fordeling af tilskud til arkivsamvirkets medlemmer skal sendes ud sammen med indkaldelsen til generalforsamlingen.
stk. 9. Dagsordenen på generalforsamlingen har som minimum følgende punkter:
1. Valg af dirigent.
2. Valg af referent.
3. Præsentation af bestyrelsen.
4. Godkendelse af dagsorden.
5. Forelæggelse af årsberetning.
6. Fremlæggelse af regnskab.
7. Forelæggelse af budget.
8. Fordeling af tilskud til arkivsamvirkets medlemmer.
9. Forslag til kontingent.
10. Valg af to revisorer.
11. Indkomne forslag.
12. Evt.
stk. 10. Der kan indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, hvis 1/3 af medlemsarkiverne skriftligt indgiver ønske herom eller på bestyrelsens foranledning.
§ 5 Bestyrelse
stk. I. Bestyrelsen består af 7 medlemmer, en repræsentant for arkiverne i hver af de 7 tidligere primærkommuner (1970-2006) – Augustenborg, Broager, Gråsten, Nordborg, Sundeved, Sønderborg og Sydals.
stk. 2. Bestyrelsesmedlemmerne vælges for to år ad gangen.
stk. 3. Bestyrelsesmedlemmerne for de tidligere primærkommuner Augustenborg, Broager,
Gråsten og Nordborg vælges til bestyrelsen af arkiverne i de pågældende områder på lige år forud for generalforsamlingen.
stk. 4. Bestyrelsesmedlemmerne for de tidligere primærkommuner Sundeved, Sønderborg og Sydals vælges til bestyrelsen af arkiverne i de pågældende områder på ulige år forud
for generalforsamlingen.
stk. 5. Bestyrelsen skal have navnene på de valgte medlemmer til bestyrelsen skriftligt senest 14 dage før afholdelsen af generalforsamlingen.
stk. 6. Valgbar til bestyrelsen er personer, der er tilknyttet et ordinært medlemsarkiv og fungerer som aktiv medarbejder.
stk. 7. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand og kasserer efter generalforsamlingen.
stk. 8. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer er mødt frem. stk. 9. Bestyrelsen fastsætter selv sin dagsorden.
stk. 10. Bestyrelsen har kompetence til at forhandle med Sønderborg kommune vedrørende de enkelte arkivers lokale- og økonomiske forhold samt andre forhold af fælles
interesse for de lokalhistoriske arkiver i Sønderborg kommune.
stk. 11. Kontakt til Sønderborg kommune vedrørende lokale- og økonomiske forhold samt andre forhold, som har fælles interesse for de lokalhistoriske arkiver i Sønderborg kommune, skal ske via arkivsamvirkets bestyrelse.
§ 6. Økonomi
stk. I. Bestyrelsen fremlægger på generalforsamlingen et budgetforslag og forslag til kontingent.
stk. 2. Arkivsamvirket tegnes af to bestyrelsesmedlemmer.
stk. 3. Ved større økonomiske dispositioner kræves underskrift af samtlige bestyrelsesmedlemmer.
stk. 4. Arkivsamvirket hæfter alene for gæld med sin formue.
Stk. 5. Kassereren fører regnskab over de midler, som arkivsamvirket disponerer over i fællesskab. Regnskabet revideres hvert år af 2 valgte revisorer og sendes efter arkivsamvirkets godkendelse til Sønderborg kommune.
§ 7. Fordeling af tilskudsbeløb
stk. I. Fordeling af tilskud fra Sønderborg kommune eller andre kan alene ske på arkivsamvirkets generalforsamling.
stk. 2. Der kan af samvirkets midler ikke ydes tilskud til foreningsaktiviteter, som f.eks. foredrag, udflugter m.v., men kun til aktiviteter, der direkte vedrører arkivernes
kurser, indsamling, registrering, pakning og formidling af samlingerne.
stk. 3. Der kan ikke ydes tilskud til medlemsarkivernes evt. samlinger af genstande.
stk. 4. Det offentlige tilskud fordeles til arkiverne i forhold til deres udgifter vedrørende opbevaring, registrering, formidling, fotokopiering mm., idet der altid som minimum skal være en kassebeholdning på kr. 25.000 til dækning af fællesaktiviteter i henhold til formålsparagraffen §2 stk. 3 og 4.
stk. 5. Bestyrelsen fremlægger på generalforsamlingen et forslag til fordeling af arkivsamvirkets driftsmidler.
stk. 6. De arkiver, der har modtaget tilskud fra arkivsamvirket, indsender ved årets udgang et regnskab for anvendelsen af de tildelte midler til kassereren.
§ 8. Indkøb af materialer
stk. I. Arkivsamvirket kan, hvis der er enighed herom på generalforsamlingen, foretage fællesindkøb til medlemmerne.
§ 9. Ændring af vedtægter
stk. I. Ændringer af vedtægterne kan kun ske på en ordinær generalforsamling.
stk. 2. Ændringer i vedtægterne kræver beslutning af et kvalificeret flertal af medlemmer.
§ 10. Opløsning af arkivsamvirket
stk. I. Opløsning af arkivsamvirket kan ske ved et kvalificeret flertal på to på hinanden følgende generalforsamlinger.
stk. 2. Ved arkivsamvirkets opløsning skal en evt. formue anvendes til lokalhistorisk arbejde i Sønderborg kommune.
stk. 3. Generalforsamlingen tager stilling til formuens anvendelse efter indstilling fra bestyrelsen.
stk. 4. Ved arkivsamvirkets opløsning afleveres arkivsamvirkets arkiv til Landsarkivet for Sønderjylland eller til et evt. kommunalt arkiv for Sønderborg kommune.
Sønderborg Kommunes Lokalhistoriske Arkivsamvirke xxx.xxxx.xx - Mindebjergvej