UDBUDSBETINGELSER Vedrørende udbud med forhandling til anskaffelse af elevudstyr (bærbare enheder)
UDBUDSBETINGELSER
Vedrørende udbud med forhandling til anskaffelse af elevudstyr (bærbare enheder)
Indholdsfortegnelse
3. Rammerne for udbudsforretningen 3
5. Udarbejdelse og aflevering af prækvalifikationsansøgning 7
7. Aflevering af indledende tilbud 14
Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af disse udbudsbetingelser at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt i overensstemmelse med ovenstående ind- holdsfortegnelse.
1. Indledning
Disse udbudsbetingelser gælder for Aarhus Kommunes (herefter benævnt ”Kunden”) ud- bud af kontrakt vedrørende indkøb af elevudstyr i henhold til udbudsbekendtgørelse ind- sendt til offentliggørelse i EU-tidende den 6. november 2019.
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling efter forudgående offentliggø- relse af bekendtgørelse efter udbudsloven, lov nr. 1564 af 15. december 2015.
Kunden forbeholder sig ret til at tildele Kontrakten på baggrund af Tilbudsgivernes indle- dende tilbud og således ikke optage forhandling med Tilbudsgiverne, jf. punkt 8.1. Her- udover forbeholder Kunden sig retten til at tildele Kontrakten efter modtagelsen af før- ste reviderede tilbud, jf. punkt 8.2.
Kunden forventer at prækvalificere fire Tilbudsgivere til at afgive tilbud på Kontrakten.
2. Kunden
2.1. Kunden under denne udbudsforretning er:
Aarhus Kommune Magistratsafdelingen for Børn og Unge XXX.xx. 55 13 30 18
Xxxxxxxxxxx 0
8260 Viby J
2.2. Kundens kontaktperson
Kontaktperson for udbudsforretningen er Xxxx X. Xxxxxxxxx. Alle henvendelser til Kun- den forud for tilbudsafgivelsen skal ske skriftligt via kommunikationsmodulet i udbuds- systemet Ethics.
3. Rammerne for udbudsforretningen
3.1. Udbudsform
Udbudsforretningen gennemføres efter reglerne om udbud med forhandling efter offent- liggørelse af bekendtgørelse i henhold til udbudsloven.
Udbuddet er åbent for alle interesserede Tilbudsgivere.
3.2. Baggrund for udbuddet
Xxxxxx ønsker at anskaffe elevudstyr i form af bærbare enheder til alle elever i Aarhus Kommune (herefter ”Enheder”). Indkøbet vil blive foretaget som en engangsanskaffelse, hvor leverancen skal ske inden for et 3-ugers leveringsvindue i august 2020.
Leveringen omfatter 23.800 Enheder med tilhørende tilbehør (i form af et sleeve). Her- udover omfatter leverancen en række tilknyttede Serviceydelser i form af Klargøring og Levering til Kundens folkeskoler, samt Garantihåndtering og rapportering af garantisager. Se Kontrakten med bilag for specifikation af den udbudte Kontrakt.
Indkøbet er afledt af en byrådsbeslutning af 11. september 2019 om en såkaldt 1:1 stra- tegi, hvormed alle elever i 2. – 10. klasse i Aarhus Kommune får udleveret en Enhed til skolestart i skoleåret 2020.
De tilbudte Enheder skal være af samme mærke/fabrikat og samme model. Dette krav skal sikre ensartethed i Aarhus Kommunes folkeskoler samt, at Kundens it- medarbejdere ikke efterfølgende skal være i stand til at supportere et større antal mærker/fabrikater og modeller end højst nødvendigt.
Enhederne skal finansieres via finansiel leasing ved brug af en separat rammeaftale for finansiel leasing hos Kunden, hvorfor finansieringen (leasing) ikke er en del af nærvæ- rende udbud. Leasinggiver oplyses til Tilbudsgiver efter tildeling af Kontrakten.
Kontrakten skal indgås på grundlag af det udkast til Kontrakt, der er vedlagt udbudsma- terialet. Den endelige Kontrakt vil blive tilrettet i overensstemmelse med det vindende tilbud.
3.3. Tidsplan
Udbudsproceduren kan forventes at følge følgende tidsplan:
Tidspunkt | Begivenhed |
6. november 2019 | Annoncering af udbuddet |
25. november 2019, Kl. 14:00 | Sidste frist for indlevering af spørgsmål forud for ansøgning om prækvalifikation |
3. december 2019, Kl. 14:00 | Sidste frist for udsendelse af rettelsesblade forud for prækvalifikation |
9. december 2019, kl. 14:00 | Ansøgningsfrist |
20. december 2019 | Prækvalifikation |
6. januar 2020 | Sidste frist for indlevering af spørgsmål forud for indlevering af tilbud |
9. januar 2020 | Sidste frist for udsendelse af rettelsesblad |
16. januar 2020, kl. 14:00 | Indlevering af tilbud |
17. - og 18. februar 2020 | 1. forhandlingsmøde |
2. marts 2020, kl. 14:00 | Indlevering af revideret tilbud |
9.- og 10. marts 2020 | 2. forhandlingsmøde |
19. marts 2020, kl. 14:00 | Indlevering af endeligt tilbud |
Uge 15 | Forventet orientering om resultatet af udbuds- forretningen |
26. april 2018 | Forventet kontraktindgåelse |
4. Udbudsmateriale
4.1. Udbudsmaterialets omfang Udbudsmaterialet omfatter:
• Udbudsbekendtgørelse sendt til offentliggørelse den 6. november 2019
• Nærværende udbudsbetingelser
• Udkast til Kontrakt
• Bilag til udbudsbetingelser:
o Bilag 1: Definitioner og Termer
o Bilag 2a: Kundens IT-miljø
o Bilag 2b: Integration til Kundes Service Management System
o Bilag 3: Hovedtidsplan
o Bilag 4: Kravspecifikation og tilbudsliste
o Bilag 5: Serviceleverancen
o Bilag 6: Driftskrav Servicemål
o Bilag 7: Krav til fakturering
o Bilag 8: Prøver
o Bilag 9: Samarbejdsorganisation
o Bilag 10: Aarhus Kommunes It-sikkerhedspolitik
o Bilag 10a: Fortrolighedserklæring
o Bilag 11: Leveranceplan
o Bilag A: Forbeholdsliste. Hvis Tilbudsgiver har forbehold, skal Tilbudsgi- ver angive disse forbehold ved udfyldelse af Bilag A
o Bilag B: Konsortieerklæring. Hvis Tilbudsgiver udgør et konsortium, skal Tilbudsgiver udfylde Bilag C, Konsortieerklæring
o Bilag C: Støtteerklæring. Hvis Tilbudsgiver baserer sin formåen på en anden virksomhed, skal Tilbudsgiver udfylde Bilag C
o ESPD
Tilbudsgiverne gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer i udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer i kravspecifikation og udbudsbetin- gelserne. Tilbudsgiverne opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbud- det.
Ændringer til udbudsmaterialet samt besvarelse af spørgsmål til udbudsmaterialet offent- liggøres løbende via Ethics.
4.2. Optioner
Kontrakten udbydes med obligatoriske optioner, jf. bilag 4, bilag 5 og bilag 6.
Ved obligatoriske optioner forstås optioner, som Tilbudsgiver er forpligtet til at byde på, og som derfor indgår i evalueringen af de indkomne tilbud.
4.3. Elektroniske adgang til udbuddet
Udbudsmaterialet kan tilgås via udbudssystemet Ethics.
4.4. Spørgsmål til udbudsmaterialet
Kunden opfordrer Tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af kravene i udbudsmaterialet, eller der er forhold i udbudsmateria- let, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt Tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud.
Spørgsmål til udbudsmaterialet, herunder anmodning om yderligere oplysninger, skal stilles skriftligt via kommunikationsmodulet i Ethics.
Tilbudsgiver opfordres til at henvise til det konkrete afsnit, kravnummer eller lign. til identifikation af det konkrete emne, som spørgsmålet omhandler.
Mundtlige henvendelser vil, af hensyn til Kundens forpligtelse til at behandle Tilbudsgi- verne lige, blive afvist.
Alle spørgsmål og svar vil blive gjort tilgængelige for samtlige Tilbudsgivere i anonymise- ret form via Ethics.
4.5. Rettelsesblade
I tilfælde af, at Kunden finder det nødvendigt at foretage ændringer i udbudsmaterialet og/eller supplere oplysninger i udbudsmaterialet, vil meddelelse herom blive givet skrift- ligt til samtlige Tilbudsgivere i form af rettelsesblade.
Rettelsesblade nummereres fortløbende og indgår i udbudsmaterialet. Rettelsesblade offentliggøres via Ethics.
4.6. Tilbudsgivers forbehold – Bilag A
Hvis Tilbudsgiver har taget forbehold, udfyldes bilag A – Forbehold.
Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet.
Der gøres udtrykkelig opmærksom på, at Kunden vil være forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller som indeholder forbehold, der ikke kan prissættes.
Kunden er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for ikke- grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller alternativt søge sådanne forbehold prissat.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmateri- alet afklaret ved at stille spørgsmål, jf. punkt 4.4 ovenfor, således at forbehold i vidste muligt omfang undgås.
5. Udarbejdelse og aflevering af prækvalifikationsansøgning
5.1. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
Det fremgår af BEK nr. 1625 af 15. december 2015 at Kunden skal kræve, at Tilbudsgi- ver benytter det fælles europæiske udbudsdokument (herefter benævnt ”ESPD”). Til- budsgiver skal i forbindelse med dette udbud anvende det elektroniske ESPD.
Det elektroniske ESPD skal udfyldes direkte via Ethics.
Der henvises desuden til ”Svar fra eksperterne” på Xxxxxxxxx.xx:
xxxxx://xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xx-xxxx-xx-xxxxxxxxxxx
5.1.1. Aflevering af ESPD
Tilbudsgiver skal udfylde ESPD’en. ESPD’en udfyldes og afleveres direkte i Ethics.
5.1.2. Vejledning til udfyldelse af ESPD’en
Tilbudsgiver skal udfylde de dele af ESPD’en, som fremgår af punkt 5.1.3 - 5.1.5.2 ne- denfor.
Kunden opfordrer Tilbudsgiver til at stille spørgsmål til udfyldelse af ESPD, såfremt der skulle være tvivlsspørgsmål. Kunden vil svare på disse løbende.
5.1.3. ESPD del II – Oplysninger om den økonomisk aktør (Tilbudsgiver)
I ESPD del II angiver Tilbudsgiveren alle relevante oplysninger om sig selv.
5.1.3.1. Konsortium
Hvis Tilbudsgiver er et konsortium, udfyldes ESPD del II Deltagerform og samtidig skal der medsendes et særskilt udfyldt ESPD for hver enkelt deltager i konsortiet efter anvis- ninger i nærværende udbudsbetingelser.
Tilbudsgiver skal endvidere udfylde bilag B, Konsortieerklæring.
5.1.3.2. Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet
Såfremt Tilbudsgiver agter at basere sig på andre juridiske enheders kapacitet, skal dette angives i ESPD del II afsnit C.
Der skal medsendes et særskilt udfyldt ESPD med de oplysninger, Kunden anmoder om i del II og III, for hver af de pågældende enheder angivet i del II afsnit C, for, at enhedernes finansielle, økonomiske, tekniske og/eller faglige formåen kan tages i betragtning.
Endvidere skal det dokumenteres, at Tilbudsgiver kan disponere over den/de pågældende enhed(er)s finansielle og/eller tekniske kapacitet for at enhedens/enhedernes finansielle og/eller tekniske kapacitet vil blive taget i betragtning.
Se punkt 5.2 om støtteerklæring.
Kunden kræver ikke udfyldelse af ESPD del II afsnit D.
5.1.4. ESPD del III – Udelukkelsesgrunde
Deltagelse i udbudsprocessen er udelukket, hvis et af følgende forhold i ESPD del III afsnit A og B er til stede.
o Tilbudsgiver er ved endelig dom dømt for
- Kriminel organisation
- Bestikkelse
- EU-svig
- Terrorhandlinger
- Hvidvaskning af penge
- Børnearbejde eller menneskehandel
o Tilbudsgiver har personer i ledelsen, der er dømt for nogle af ovenstående forhold
o Tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på 100.000 kr. eller der- over, med mindre, der er indgået en afviklingsordning vedrørende gælden.
o Tilbudsgiver har interessekonflikter med Xxxxxx, der ikke kan afhjælpes
o Tilbudsgiver har foretaget konkurrencefordrejende handlinger som følge af en for- udgående inddragelse i forberedelsen af udbudsproceduren i forhold til det på- gældende udbud, som ikke kan afhjælpes effektivt med mindre indgribende for- anstaltninger.
o Tilbudsgiver har givet groft urigtige oplysninger eller tilbageholdt oplysninger om- kring visse af ovenstående oplysninger.
Deltagelse i udbudsprocessen er endvidere udelukket, hvis et af følgende forhold i ESPD del III afsnit C er til stede.
1. Tilbudsgiver er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbe- handling, hvis Tilbudsgivers aktiviteter administreres af en kurator eller af ret- ten, hvis Tilbudsgiver er under tvangsakkord, hvis Tilbudsgivers erhvervsvirk- somhed er blevet indstillet eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor Tilbudsgiver er hjemhørende.
2. Kunden har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at Tilbudsgi- ver har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på kon- kurrencefordrejning.
3. Kunden kan påvise, at Tilbudsgiveren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, kontrakt med en forsyningsvirksomhed eller koncessions- kontrakt og misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller en lignende sanktion.
For at godtgøre at en eller flere af udelukkelsesgrundene nævnt i ESPD del III ikke er til stede skal Tilbudsgiver udfylde denne og medsende tilbuddet.
Kunden kræver ikke udfyldelse af ESPD del III afsnit.
Manglende eller ukorrekt udfyldelse af ESPD’en medfører risiko for, at tilbuddet anses for
ikke-konditionsmæssig og derfor afvises.
Tilbudsgiver er forpligtet til at fremskaffe yderligere dokumentation for, at en eller flere af ovenstående udelukkelsesgrunde ikke er tilstede, såfremt Kunden anmoder herom.
5.1.5. ESPD del IV – Udvælgelseskriterier
Tilbudsgiver skal udfylde felterne i underpunkterne og kan ikke nøjes med at udfylde det indledende spørgsmål om opfyldelse af alle de krævede udvælgelseskriterier.
ESPD del IV afsnit A kræver ikke udfyldelse.
5.1.5.1. Økonomisk og finansiel formåen – ESPD del IV afsnit B
Kunden vil kun indgå kontrakt med økonomisk solide virksomheder, da det har væsentlig betydning, at Tilbudsgivers virksomhed består under hele kontraktperioden.
Tilbudsgiver skal oplyse nettoomsætning og egenkapital for hvert af de seneste 3 regn- skabsår i ESPD del IV afsnit B.
Såfremt Tilbudsgiver har eksisteret i under 3 år, udfyldes ESPD del IV afsnit B, nr. 3.
Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (fx et moder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridi- ske karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiver og disse andre enheder. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af Kontrakten, fx ved at fremlægge støtteerklæring for disse enheders juridiske forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden.
Se punkt 5.2 om støtteerklæringer.
En Tilbudsgiver, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Kunden modtager Tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD fra den/de støttende enheder(er), hvori der meddeles relevante oplysninger for hver af de enheder, som Tilbudsgiver baserer sig på.
Når grupper af økonomiske aktører (fx et konsortium) deltager i udbudsproceduren sam- men, skal der endvidere for hver af de deltagende økonomiske aktører udfyldes et særskilt ESPD.
Oplysningerne i ESPD benyttes som foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver opfylder de ne- denfor anførte mindstekrav.
Mindstekrav til Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen:
Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver i hvert af de seneste 3 regnskabsår har haft føl- gende økonomiske nøgletal:
• Samlet nettoomsætning på minimum 100.000.000 kr.
• Positiv egenkapital
• Soliditetsgrad på minimum 10%
Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes nettoomsætning som Tilbudsgivers og disse andre enheders samlede, årlige omsætning i hvert af de se- neste 3 regnskabsår. Egenkapitalen og soliditetsgraden beregnes som et nettobeløb / et netto nøgletal af Tilbudsgivers og den/disse andre enheders regnskabstal i hvert af de seneste 3 regnskabsår.
Undtaget hertil er, hvis Tilbudsgiveren baserer sig på anden enhed i form af Tilbudsgive- rens moderselskab, da Tilbudsgiverens regnskabstal allerede er en del af moderselskabets koncernregnskab. I så tilfælde lægges moderselskabets regnskabstal til grund alene.
Ved en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes nettoomsætningen som virksomhedens samlede, årlige omsætning i hvert af de seneste 3 regnskabsår. Egenkapitalen og soliditetsgraden beregnes som et nettobeløb / et netto nøgletal af virk- somhedens samlede egenkapital og soliditetsgrad i hvert af de seneste 3 regnskabsår.
Den Tilbudsgiver, som Xxxxxx har til hensigt at tildele Kontrakten, skal før Kundens be- slutning om tildeling af Kontrakten, fremlægge følgende dokumentation for de oplysnin- ger, der er angivet i ESPD del IV, afsnit B.
Følgende dokumentation for økonomisk og finansiel formåen skal således fremlægges, når Kunden anmoder herom:
• Tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf, for de seneste tre regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtigt i det land, hvor Tilbudsgiver er etableret.
• Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert an- det dokument, som Kunden vurderer passende, hvis Tilbudsgiver af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som Kunden forlanger.
5.1.5.2. Teknisk og faglig formåen
Tilbudsgiver skal i ESPD del IV afsnit C oplyse, om Tilbudsgiver lever op til det mindste- krav, som følger nedenfor.
Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders formåen (fx et moder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiver og disse andre enheder. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af Kontrakten, fx ved at fremlægge støtteerklæring for disse enheders juridiske forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden.
Se punkt 5.2 om støtteerklæringer.
En Tilbudsgiver, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Kunden modtager Tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD fra den støttende enhed, hvori der meddeles relevante oplysninger for hver af de enheder, som Tilbudsgiver baserer sig på.
Når grupper af økonomiske aktører (fx et konsortium) deltager i udbudsproceduren sam- men, skal der endvidere, for hver af de deltagende økonomiske aktører, udfyldes et sær- skilt ESPD.
Mindstekrav til teknisk og faglig formåen:
Tilbudsgiver skal inden for de seneste 3 kalenderår kunne dokumentere minimum 3 refe- rencer på kontrakter, der svarer til den udbudte Kontrakt.
Referencerne skal som minimum indeholde oplysninger om:
• Opgavens art
o Antal leverede pc’er i én leverance (minimum 500 pc’er)
o Hvorvidt Tilbudsgiver har håndteret klargøring forud for levering (uanset OS)
o I det omfang service og support af de leverede Enheder indgik, en beskri- velse af opgavens omfang
• Tidspunkt for opgavens udførelse (herunder tidsperiode afsat til afvikling af leve- rancen)
• Hvem opgaven er udført for
Ved referencer, der svarer til den udbudte Kontrakt, forstås samlede leverancer af bær- bare Enheder (alle typer af pc’er), hvortil Enhederne er klargjort og leveret.
Referencerne, som Tilbudsgiver angiver i ESPD del IV afsnit C udgør tilstrækkelig doku- mentation for Mindstekravet til teknisk og faglig formåen, hvorfor Kunden ikke vil indhente yderligere dokumentation fra den Tilbudsgiver, som Kunden har til hensigt at tildele Kon- trakten.
Kunden forbeholder sig dog ret til at kontakte de angivne referencer, såfremt det vurderes nødvendigt for en vurdering af Tilbudsgivers egnethed.
Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders formåen (fx et moder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiver og disse andre enheder. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af Kontrakten, fx ved at fremlægge støtteerklæring for disse enheders juridiske forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden.
En juridiske bindende erklæring kan have følgende ordlyd:
”[Enhedens navn] erklærer at ville bistå [Tilbudsgivers navn] som [støttende enhed /
underleverandør eller lign.] i forhold til Tilbudsgivers formåen (økonomisk / finansiel /
teknisk / faglig), såfremt [Tilbudsgivers navn] får tildelt den udbudte opgave i form af kontrakt vedr. indkøb af elevudstyr til Aarhus Kommune. [Enhedens navn] erklærer, at dette gælder for så vidt angår [økonomisk og finansiel kapacitet / teknisk og faglig kapa- citet].
[Enhedens navn] accepterer, at Aarhus Kommune efter eget valg kan indtræde i aftale- forholdet mellem [Tilbudsgivers navn] og [enhedens navn], såfremt [Tilbudsgivers navn] tages under konkursbehandling. [Tilbudsgivers navn] og [enhedens navn] hæfter solida- risk i forhold til Kontrakten.”
Støtteerklæringen bedes fremgå af bilag C.
5.3. Aflevering af ansøgning om prækvalifikation
Kunden skal modtage ansøgning om prækvalifikation senest den 9. december 2019, kl. 14:00.
Ansøgningen skal fremsendes via Ethics. Spørgsmål omkring funktionaliteten i Ethics skal stilles skriftligt via supportfunktionen i systemet eller på telefon 0000 0000.
Ansøgninger modtaget på andre måder end gennem Ethics, vil ikke komme i betragtning. Tilbudsgiver bærer risikoen for, at ansøgningen kommer frem til Kunden.
5.4. Udvælgelse af Tilbudsgivere
5.4.1. Antallet af Tilbudsgivere
Kunden vil prækvalificere fire (4) Tilbudsgivere.
5.4.2. Udvælgelse
Tilbudsgiverne vil blive valgt blandt de konditionsmæssige og egnede Tilbudsgivere. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af Tilbudsgivers økonomiske kvalifikati- oner og Tilbudsgivers referencer. Udvælgelsen vil blive foretaget med hovedvægten på Tilbudsgivers referencer, hvor Kunden vil prækvalificere de Tilbudsgivere, hvis referencer vurderes bedst at svare til den udbudte Kontrakt.
6. Udarbejdelse af tilbud
6.1. Sprog og tilbudspriser
Tilbuddet skal afgives på dansk, ligesom al skriftlig og mundtlig kommunikation i forbin- delse med afgivelse af tilbud og deltagelse i forhandlingerne skal være på dansk.
Beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra udløbet af fristen for aflevering af en- deligt tilbud.
Såfremt Tilbudsgiver får meddelelse om, at Xxxxxx har identificeret Tilbudsgivers tilbud som det vindende tilbud, er Kunden indtil udløbet af vedståelsesfristen berettiget til ved
skriftlig meddelelse til Tilbudsgivers kontaktperson at forlænge vedståelsesfristen med yderligere 3 måneder.
Såfremt der ved en administrativ myndighed træffes afgørelse om, at en eventuel klage over det gennemførte udbud tillægges opsættende virkning, vil Kunden endvidere kunne forlænge denne vedståelsesfrist med yderligere 6 måneder.
Den Tilbudsgiver, som tildeles Kontrakten, er ansvarlig for det tab Xxxxxx måtte lide, hvis Tilbudsgiver nægter at vedstå tilbuddet og underskrive Kontrakten efter tildelingen.
6.3. Alternative tilbud
Tilbudsgiver har ikke adgang til at afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud.
6.4. Ejendomsret til modtagne tilbud
Alle dokumenter, som fremsendes af Tilbudsgiver, betragtes som Kundens ejendom.
6.5. Delkontrakter
Der er ikke mulighed for at afgive deltilbud. Der skal således afgives tilbud på den sam- lede opgave. Den udbudte opgave er ikke opdelt i delkontrakter pga. opgavens omfang, samt det forhold, at det er Kundens vurdering, at der opnås tilbud med det bedste for- hold mellem pris og kvalitet, hvis opgaven udføres af én leverandør.
6.6. Tilbuddets udformning
Tilbuddet skal vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstæn- dig bedømmelse af tilbuddet og i den forbindelse fastlæggelse af ydelsens omfang og kvalitet.
Vedlægges de i punkt 6.6.1 krævede oplysninger ikke i fuldt omfang, betragtes tilbuddet ikke som ukonditionsmæssigt, men de manglende oplysninger vil få indflydelse på vurde- ring af tilbuddet.
Tilbuddet skal indeholde samtlige de i udbudsmaterialet angivne ydelser inkl. alle nød- vendige bi-ydelser.
Med henblik på at opnå et ensartet grundlag for tilbudsgivningen og dermed vurderingen af de indkomne tilbud (sammenlignelighed i besvarelsen), ønskes det, at tilbuddet/tilbud- dene følger nedennævnte disposition:
6.6.1. Identifikation af Tilbudsgiver m.v.
Oplysning om Tilbudsgivers navn, adresse, telefonnr., e-mail samt kontaktpersoner.
Oplysning om eventuelle væsentlige underleverandører med tilsvarende angivelse af navn, adresse, telefonnr., e-mail samt kontaktpersoner.
6.6.2. Pris
Tilbuddet skal afgives ved udfyldelse af den i udbudsmaterialet vedlagte tilbudsliste, bilag 4.
Alle poster på tilbudslisten skal være udfyldt i deres helhed. Hvis der er poster på tilbuds- listen, der ikke er udfyldt, indgår de med 0 kr. i tilbudsevalueringen, jf. vejledningen i bilag 4.
De i tilbudslisterne angivne priser skal være i danske kroner ekskl. moms men inkl. alle omkostninger, herunder til told, afgift og forsikring m.v.
6.6.3. Det kvalitative underkriterium
Til brug for vurdering af underkriteriet ”Kvalitet” skal Tilbudsgiver vedlægge det i punkt
4.1 angivne materiale.
6.6.4. Tilbudsgivers omkostninger
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen er Kunden uvedkommende og kan ikke kræves refunderet af Kunden. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i udbudsforretningen.
7. Aflevering af indledende tilbud
7.1. Tilbudsfrist
Tilbud skal være modtaget senest den 16. januar 2020, kl. 14:00.
7.2. Tilbud skal fremsendes via udbudssystemet Ethics.
Tilbud, der modtages på andre måder end gennem Ethics, vil ikke komme i betragtning. Tilbudsgiver bærer risikoen for, at tilbuddet kommer frem til Kunden.
8. Forhandlingsforløbet
Kunden forbeholder sig ret til at tildele Kontrakten på baggrund af Tilbudsgivers indle- dende tilbud.
Såfremt Kunden ikke benytter denne adgang til at tildele Kontrakten på baggrund af Til- budsgivers indledende tilbud, vil Kunden forud for tildeling af Kontrakten føre forhandlin- ger med Tilbudsgiverne. Forhandlingerne forventes i forhold til de afgivne tilbud yderligere at kunne afdække og udvikle den samlede kvalitet af den tilbudte løsning.
8.2. Strukturen i forhandlingsforløbet
Strukturen i forhandlingsforløbet vil være følgende:
• Indledende gennemgang af tilbud
Efter modtagelse af tilbud vil tilbuddene blive gennemgået og den enkelte Tilbudsgiver vil modtage et indledende brev med angivelser af forhold i tilbuddet, som Kunden enten ønsker præciseret/uddybet eller Tilbudsgivers stillingtagen til.
• Første forhandlingsmøde
Første forhandlingsmøde forventes afholdt den 17. og 18. februar 2020. På forhand- lingsmødet vil Tilbudsgiver få adgang til at præsentere sit tilbud og der vil, med ud- gangspunkt i Kundens indledende brev, blive ført forhandlinger med Tilbudsgiver.
• Tilbudsgivers reviderede tilbud
Efter forhandlingsmødet udsendes referat af mødet samt eventuelt yderligere spørgsmål til Tilbudsgiver.
Tilbudsgiver udarbejder herefter på grundlag af forhandlingsmødet et revideret tilbud. Fristen herfor forventes at være den 2. marts 2020.
Kunden forbeholder sig ret til at tildele Kontrakten på baggrund af Tilbudsgivers revide- rede tilbud.
• Anden forhandling
Xxxxxx forbeholder sig retten til at gennemføre anden forhandling som en skriftlig for- handling. Hvis anden forhandlingen ikke gennemføres som en skriftlig forhandling, for- ventes forhandlingsmødet afholdt den 9. og 10. marts 2020.
Såfremt Kunden ikke benytter adgangen til at gennemføre anden forhandling som en skriftlig forhandling, vil Tilbudsgiver på andet forhandlingsmøde få adgang til at præ- sentere det reviderede tilbud og der vil, med udgangspunkt i dette tilbud, blive ført forhandlinger med Tilbudsgiver.
• Endeligt tilbud
Efter det andet forhandlingsmøde/den skriftlige forhandling udsendes eventuelt afslut- tende spørgsmål til Tilbudsgiver.
Såfremt der er gennemført et forhandlingsmøde, udsendes desuden referat af mødet.
Tilbudsgiver udarbejder på dette grundlag sit endelige tilbud, som skal afleveres senest den 19. marts 2020, kl. 14:00.
Tilbudsgivers tilbud vil under forhandlingerne blive behandlet fortroligt og oplæg samt priser fra det enkelte tilbud vil ikke blive videregivet til de øvrige tilbudsgivere. Oplys- ninger og oplæg fra den enkelte tilbudsgiver vil dog kunne medføre, at Kunden anser det for nødvendigt at revidere og/eller konkretisere kravene i udbudsmaterialet og så- danne ændrede krav vil kunne gøres til genstand for forhandlinger med samtlige til- budsgivere.
Det præciseres i øvrigt, at ovennævnte forhandlingsforløb udelukkende udgør Kundens forventninger til forhandlingsforløbet på udbudstidspunktet. Kunden forbeholder sig så- ledes adgang til at reducere antallet af forhandlingsmøder til ét, såfremt indholdet af de modtagne tilbud tilsiger, at der kan træffes tildelingsbeslutning på baggrund af ét for- handlingsmøde. Tilsvarende forbeholder Kunden sig retten til at gentage forhandlin- gerne, herunder gentage de skriftlige forhandlinger.
9. Tilbudsevaluering
9.1. Åbning af tilbud
Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbning af tilbuddene.
9.2. Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål
Efter tilbuddene er åbnet, vil Kunden vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet.
Kunden forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5 og stk. 6, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.
9.3. Verificering af oplysninger i ESPD
Før Xxxxxx træffer beslutning om tildeling af Kontrakten, skal Kunden kræve, at den Tilbudsgiver, som Kunden har til hensigt at tildele Kontrakten, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD, jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de i punkt 5.1 stillede krav til Tilbudsgivers personlige forhold, samt økonomisk og teknisk formåen.
9.4. Vurdering af forbehold
Kunden foretager en vurdering af hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grund- læggende elementer i udbudsmaterialet eller forbehold, som ikke kan prissættes og som medfører, at et tilbud skal afvises som ikke-konditionsmæssigt.
9.5. Vurdering af tilbuddene
Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud ved anvendelse af tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” og ud fra en vurdering af føl- gende underkriterier:
• Pris: 20 %
• Kvalitet: 80 %
De indkomne tilbud vurderes efter de nedenfor beskrevne underkriterier. Hvert tilbud tildeles et antal point alt efter, hvor godt tilbuddet opfylder de enkelte underkriterier.
9.5.1. Beskrivelse af underkriterierne
Som det fremgår af kravspecifikationen, har Kunden angivet en række Ønsker, Mini- mumskrav og Optioner.
Evalueringen foretages på grundlag af opfyldelsesgraden af de i bilagene angivne Øn- sker og Optioner og på grundlag af underkriterierne beskrevet ovenfor.
Kunden vil ved vurderingen af underkriterierne lægge vægt på følgende:
9.5.2. Pris
Evalueringen af underkriteriet ”pris” foretages på baggrund af de tilbudte priser i bilag 4.
Tilbudsgiver skal udfylde priserne i bilag 4. Priserne skal angives på baggrund af de øvrige bilag til Kontrakten.
Tilbudsgiver er forpligtet af de tilbudte priser, men det er alene den evalueringstekniske pris, der indgår i Kundens tilbudsevaluering.
Priserne skal oplyses i danske kroner inkl. alle omkostninger til levering mv., dog ekskl. moms.
Beregning af den evalueringstekniske pris er specificeret i bilag 4.
9.5.3. Kvalitet
Evalueringen af underkriteriet ”kvalitet” foretages på baggrund af Tilbudsgivers beskri- velse af Enhedens nærmere specifikationer, funktioner og kvalitet i øvrigt ud fra føl- gende delkriterier:
Delkriterie | Vægt |
Funktionsmæssig karakter af den tilbudte Enhed | 60 % |
Serviceleverancen | 20 % |
Herudover bedømmes det omfang, hvori Tilbudsgiver opfylder de anførte krav i bilag 4 og bilag 5, samt de øvrige bilag til Kontrakten.
9.5.3.1. Funktionsmæssig karakter
Der foretages en evaluering af delkriteriet ”Funktionsmæssig karakter” på baggrund af en samlet evaluering af specifikationerne af den tilbudte Enhed med afsæt i kravopfyl- delsen i bilag 4.
9.5.3.2. Serviceleverancen
Der foretages en evaluering af delkriteriet ”Serviceleverancen” på baggrund af kravop- fyldelsen af besvarelserne i bilag 5, samt de øvrige bilag til Kontrakten, herunder føl- gende:
Klargøring
Det vægter positivt, hvis Tilbudsgiver illustrerer en enkel klargøringsproces, hvor risici for fejl mindskes. Herudover vil det vægte positivt, hvis Tilbudsgiver beskriver en proces, hvor Tilbudsgiver sikrer korrekt Klargøring i Kundens Softwareløsning.
Levering
Det vægter positivt, hvis Tilbudsgiver illustrer en leveringsproces der sikrer, at Enhe- derne leveres sikkert og miljømæssigt forsvarligt indenfor det angivne leverancevindue og med endelig frist på den angivne Leveringsdag.
Garantihåndtering
Det vægter positivt, hvis Tilbudsgiver illustrerer en proces for Kundens garantisager, der sikrer en hurtig og smidig proces for håndtering af garantisager. Det vil endvidere vægte positivt, hvis Tilbudsgiver kan dokumentere, at garantihåndteringen understøtter den beskrevne proces.
Rapportering
Tilbudsgiver skal levere rapportering i forbindelse med udførelsen af Kontrakten. Det vægter positivt, at rapporterne er udformet på en sådan måde, at rapporterne under- støtter Xxxxxxx opfølgning af Kontrakten. Dette kan ske ved, at rapporterne indeholder et overblik over både de dele af Kontrakten som Tilbudsgiver ikke lever op til, Service- mål, samt giver et fuldt overblik over Kontraktens leverancer.
Support
Det vægter positivt, at Tilbudsgiver tilbyder en løsning med velafprøvede processer i en fleksibel og serviceminded serviceorganisation. Dette kan gennemføres ved, at Tilbuds- giver tager udgangspunkt i Kundens behov og understøtter en effektiv og smidig kom- munikation mellem Kunden og Tilbudsgiver.
Samarbejdsorganisation
Det vægter positivt, at Tilbudsgiver præsenterer en samarbejdsorganisation, der mat- cher Kundens krav til Serviceleverancen og med en organisation, der kan opbygges og fungere i overensstemmelse med de metoder, processer med videre, der stemmer overens med Tilbudsgivers angivelse i kravene til garantihåndtering og support.
9.6. Evaluering og behandling af tilbud
Ved bedømmelse af de modtagne tilbud i henhold til det kvalitative underkriterium ”Kva- litet”, vil følgende skala blive anvendt:
Point | |
10 | Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser |
9 | Gives for tilbud med en meget god opfyldelse af underkrite- riet |
8 | Gives for det tilbud med en god til meget god opfyldelse af underkriteriet (tilbuddet er samlet set en god opfyldelse af underkriteriet, men indeholder flere elementer, som er me- get godt opfyldt) |
7 | Gives for tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet |
6 | Gives for tilbud med en tilfredsstillende til god opfyldelse af underkriteriet (tilbuddet er samlet set en tilfredsstillende |
Point | |
opfyldelse af underkriteriet, men indeholder flere elemen- ter, som er godt opfyldt) | |
5 | Gives for tilbud med en middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet |
4 | Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende til en til- fredsstillende opfyldelse af underkriteriet (tilbuddet er sam- let set en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkrite- riet, men indeholder flere elementer, som er tilfredsstil- lende opfyldt) |
3 | Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet |
2 | Gives for tilbud med en utilfredsstillende til mindre tilfreds- stillende opfyldelse af underkriteriet (tilbuddet er samlet set en utilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet, men inde- holder flere elementer, som er mindre tilfredsstillende op- fyldt) |
1 | Gives for tilbud med en meget utilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet |
0 | Gives for et tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (men hvor der ikke er oplysninger, der belyser opfyldelsen af underkriteriet) |
Ved vurderingen af underkriteriet ”kvalitet” tildeles point individuelt for hvert tilbud på
grundlag af en vurdering af, i hvilken grad tilbuddet opfylder underkriteriet.
Det er således muligt, at ingen tilbud opnår maksimumpoint, lige så vel som det er muligt, at to eller flere tilbud opnår samme point for et underkriterium.
Ad Priskriteriet
Ved vurderingen af underkriteriet ”Pris” vil tilsvarende blive anvendt en pointskala fra 0-10, hvor 0 gives for det tilbud, som kun netop er økonomisk acceptabelt, mens 10 point gives for den bedst tænkelige pris i forhold til den udbudte opgave. Det enkelte tilbud tildeles point ved en lineær interpolation mellem disse to yderpunkter (0 og 10) på baggrund af det enkelte tilbuds procentvise afvigelse fra den laveste sats efter føl- gende formel:
𝑃𝑜𝑖𝑛𝑡 = max 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − 𝑡𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠−𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑠
(𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑥 ø𝑛𝑠𝑘𝑒𝑡 𝑝𝑟𝑜𝑐𝑒𝑛𝑡𝑠𝑝æ𝑛𝑑)
𝑥 (𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − 𝑚𝑖𝑛𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡)
Den bedst tænkelige pris defineres som den lavest tilbudte konditionsmæssige pris, mens det netop økonomisk acceptable tilbud, er et tilbud, der er 20 % dyrere end den laveste tilbudte konditionsmæssige pris.
Hvis der er en større spredning i priserne i de modtagne tilbud end spændet i den pri- mære model ovenfor tillader, dvs. hvis priserne i tilbuddet med højeste pris er mere end
20 % højere end prisen i tilbuddet med laveste pris, tages der i stedet udgangspunkt i den procentmæssige forskel mellem den lavest tilbudte pris og den højest tilbudte pris.
Evaluering af tilbuddet
Hvert tilbuds samlede pointscore opgøres som summen af følgende:
• Point fra omregningen af prisen ganget med 20 %
• Point fra bedømmelsen af Kvalitet ganget med 80 %
Kontrakten tildeles til det tilbud, som har den højeste samlede pointscore.
9.7. Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
Før Kundens beslutning om tildeling af Kontrakten, skal Kunden kræve, at den Tilbudsgi- ver, som Kunden har til hensigt at tildele Kontrakten, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de i punkt 5.1 stillede krav til Tilbudsgivernes personlige forhold, samt økonomisk og teknisk formåen.
Dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD’en for så vidt angår udelukkelsesgrundene, kan dokumenteres ved fremsendelse af Serviceattest. Xxxxxx accepterer en Serviceat- test, der ikke er ældre end 6 måneder.
Dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD’en gælder tillige for støttende enheder (fx i form af et moder- eller et søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed).
Tilbudsgiver bedes være opmærksom på, at dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD’en vedrørende en udenlandsk virksomhed, kan være underlagt en længere sagsbe- handlingstid for levering af dokumentation.
9.8. Tildeling af Kontrakten
Når Xxxxxx har vurderet, hvilket tilbud, der er det tilbud med det bedste forhold mellem pris og kvalitet, træffer Kunden beslutning om tildeling af Kontrakten.
Kunden underretter herefter samtidig samtlige Tilbudsgivere om denne beslutning. Un- derretningen foretages via Ethics til Tilbudsgivers kontaktperson.
Underretningen af Tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at Kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når Kontrakten er underskrevet. Kontrak- ten kan først underskrives efter udløbet af stand still-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Xxxxxx har afsendt under- retning.
10. Praktiske forhold
10.1. Fortrolighed
Kunden vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i Tilbudsgivers tilbud, som angår Tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold.
Fortrolighedstilsagnet må vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Kunden til at videregive oplysninger til tredjemand.
Kunden vil oplyse den vindende Tilbudsgivers samlede evalueringspris samt give en over- ordnet beskrivelse af det vindende tilbuds karakteristika og relative fordele til de øvrige Tilbudsgivere. Den vindende Tilbudsgivers pris vil endvidere fremgå af EU-Tidende i for- bindelse med offentliggørelsen af bekendtgørelse om indgåede kontrakter.
Hvis Tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Kunden vil til- stræbe, at oplysningerne ikke videregives.
10.1.1. Ubetinget tavshed for Tilbudsgiver
Tilbudsgiver samt deres ansatte, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om Kunden, der kommer til deres kendskab i forbindelse med udbuddet.
10.2. Ejendomsret
Det udleverede udbudsmateriale og de heri indeholdte informationer er Kundens ejendom. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end nærværende udbudsforretning uden Kundens forudgående, skriftlige samtykke.
De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til Tilbudsgiver.