Bilag 4:
Bilag 4:
Kommissorium for ledelsesgruppen
i henhold til rammeaftalen mellem
FVM og DTU
om
forskningsbaseret myndighedsbetjening af
Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri med underliggende styrelser 2014-2017
1. Indledning
I henhold til rammeaftalen om forskningsbaseret myndighedsbetjening mellem Ministeriet for Fø- devarer, Landbrug og Fiskeri (FVM) og Danmarks Tekniske Universitet (DTU) er der etableret en ledelsesgruppe, som har det overordnede ansvar for opfølgning af rammeaftalen samt for genfor- handling af denne.
Nærværende kommissorium redegør for formål og rammer for ledelsesgruppen. Kommissoriets til- hørende underbilag A redegør for retningslinjerne for afrapportering.
2. Ledelsesgruppens formål
Det overordnede formål for ledelsesgruppen er på baggrund af input fra chefstyregrupperne at for- holde sig til de overordnede mål for og udvikling af forskningsbaseret myndighedsbetjening i hen- hold til rammeaftalens pkt. 3. Ledelsesgruppen bør lægge vægt på strategiske drøftelser, der kan sikre et langsigtet samarbejde mellem parterne med henblik på fortsat kompetenceopbygning, her- under vedligeholdelse af de aktiver og metoder m.v., der kræves for at levere kvalificeret myndig- hedsbetjening til FVM. Endvidere lægges der vægt på, at ledelsesgruppen forholder sig til politiske og faglige tiltag og tendenser på fødevaresektorområdet, som er relevante for rammeaftalen.
Formålet opfyldes via drøftelse af nedenstående punkter:
a) Sikring af, at den forskningsbaserede myndighedsbetjening bedst muligt og mest effektivt opbygger den videnskompetence, der er brug for i henhold til Fødevareministeriets mission.
b) Opfølgning omkring økonomi og ressourcer på de enkelte ydelsesaftaler samt i forhold til rammeaftalen som en helhed. Ledelsesgruppen skal vurdere, om der er behov for ændringer i ressourcetilførsler til ydelsesaftalerne
c) Jf. den gensidige initiativpligt vurdere om der er behov for nye indsatser eller justering af eksisterende indsatser, herunder tages det internationale område i betragtning1
d) Forholde sig til udviklingen i de faglige resultatmål og om nødvendigt vurdere, om der skal iværksættes tiltag for at højne målopfyldelsen, kvaliteten eller effekten af indsatsen
e) Arbejde for , at der ikke opbygges parallelkompetencer på universiteter for de midler, der ydes til forskningsbaseret myndighedsbetjening
f) Forholde sig til kommunikationstiltag inden for den enkelte ydelsesaftales områder, og jf. rammeaftalens hensigt om at synliggøre samarbejdets effekt for omverdenen, vurdere om der bør iværksættes overordnede formidlings- og/eller kommunikationsaktiviteter
g) Forholde sig til emner med særlig politisk eller anden bevågenhed, som kan have indflydelse på myndighedsbetjeningen.
1 På baggrund af input fra chefstyregrupperne forholder ledelsesgruppen sig til muligheder for bedre ydelser og løsnin- ger på tværs af DTU’s institutter og kompetenceområder samt mulighed for styrkelse af myndighedsbetjeningen i for- bindelse med fordeling af eksterne midler fra DTU’s basisbevilling, globaliseringspulje, EU's 7. rammeprogram m.v..
3. Xxxxxx for ledelsesgruppen
3.1 Mødeaktivitet
Ledelsesgruppen afholder møder efter behov, men minimum to gange årligt. Det første ordinære møde omhandler afrapporteringen for det forgangne kalenderår og afholdes i maj. Det andet ordi- nære møde, som bl.a. vedrører rulning af aftalen, afholdes i november, idet rulningen af rammeafta- len skal være afsluttet senest 1. december samme år.
Der kan være sager, som ledelsesgruppen bør forholde sig til mellem de ordinære møder. Procedu- ren er her, at der for organisering af møde rettes henvendelse til enten Ledelsessekretariatet i Føde- varestyrelsen eller til DTU’s Afdeling for Innovation og Sektorudvikling, som derefter vil fungere som koordinerende enhed.
De ordinære møder planlægges for et år ad gangen af hensyn til rapporteringen fra chefstyregrup- perne, og der bør indkaldes til disse møder med minimum to måneders varsel.
Sekretariatet for ledelsesgruppen varetages af Ledelsessekretariatet i Fødevarestyrelsen med bidrag fra DTU’s Afdeling for Innovation og Sektorudvikling.
En teknikergruppe, bestående af administrative medarbejdere fra hhv. FVM og DTU, fungerer som bindeled mellem chefstyregrupper og Ledelsesgruppen og har bl.a. på den baggrund ansvar for for- beredelse af møder i Ledelsesgruppen.
3.2 Mødedeltagere
Ledelsesgruppen består af ledelsesrepræsentanter fra DTU og FVM. Ledelsesgruppen kan i enighed vælge at supplere sig ved møderne med personer fra chefstyregrupperne eller fra parternes ledelser og bestyrelser i øvrigt.
3.3 Tidsrammer for afrapportering
DTU’s Afdeling for Innovation og Sektorudvikling udarbejder en sammenfattende årsrapport forud for mødet i maj, og en sammenfattende halvårsrapport forud for mødet i november. De sammenfat- tende rapporter skal være ledelsesgruppen i hænde senest 14 dage før den fastsatte mødedato.
Underbilag A: Retningslinier for afrapportering – Sammen- fattende årsrapport
Formål og overordnet struktur
Der er to hovedformål med afrapporteringen: For det første skal der afrapporteres i henhold til god tilskudsforvaltning med henblik på at dokumentere, at bevillingen fra FVM er anvendt i henhold til aftalen. For det andet anvendes afrapporteringen som grundlag for en strategisk drøftelse med hen- blik på en proaktiv styrkelse af myndighedsbetjeningen gennem nye og bedre ydelser og løsninger samt gennem en fælles indsats ved allokeringen af midler til strategisk forskning både nationalt og på EU plan.
Forud for de to ordinære møder i ledelsesgruppen udarbejder DTU’s Afdeling for Innovation og Sektorudvikling en skriftlig rapport til FVM baseret på bidrag fra chefstyregrupperne tilknyttet hen- holdsvis DTU Veterinærinstituttet, DTU Fødevareinstituttet samt DTU Aqua.
Rapporterne følger denne struktur:
1. Summarisk redegørelse for de fagspecifikke resultater
2. Summarisk redegørelse for de tværfaglige resultater
3. Økonomi
4. Ledelsesvurdering
Afrapporteringerne bør afspejle ledelsesgruppens formål som oplistet i kommissoriets pkt. 1. Nedenfor følger uddybning af indholdspunkterne i rapporterne samt tabeller til brug for den øko- nomiske afrapportering.
1. Summarisk redegørelse og vurdering af de fagspecifikke resultater for hver af de 3 ydelsesaftaler (op til 6 sider)
Rapporterne giver en kort beskrivelse af de fagspecifikke opgaver og resultater i afrapporteringspe- rioden. Fokus ligger på graden af målopfyldelse og på effekten af den forskningsbaserede myndig- hedsbetjening. Der er således tale om en vurderende frem for en rent beskrivende opgørelse. Effek- ten af de beskrevne resultater for samfundet og erhvervene er det centrale omdrejningspunkt for vurderingen. Afsnittet opgør desuden:
1. Antal opfyldte fagspecifikke resultatmål under hver ydelsesaftale
2. Antal unikke FVM-rådgivningssager under hver ydelsesaftale
2. En summarisk redegørelse og vurdering af de tværgående resultater (op til 2 sider)
Rapporterne giver dernæst en kort beskrivelse af særligt væsentlige tværvidenskabelige opgaver og resultater, herunder en beskrivelse af periodens vigtigste kommunikationstiltag. Afsnittet indeholder desuden en kortfattet orientering om andre relevante aktiviteter, som f.eks. internationalt samarbej- de, erhvervssamarbejde, nye uddannelsesaktiviteter samt synergiløsninger. Orienteringspunkterne beskriver indvirkningen på institutionens forskningsbaserede myndighedsbetjening. Afsnittet opgør desuden:
1. Hvorvidt resultatmålene for uddannelse er opfyldt
2. Hvorvidt resultatmålene for internationalt arbejde er opfyldt
3. Hvorvidt resultatmålene for kommunikation er opfyldt
4. Hvorvidt resultatmålene for dialog med erhvervet er opfyldt
5. Hvorvidt resultatmålene for synergiløsninger er opfyldt
3 Økonomi (1-2 sider)
Rapporterne gør status på indsatsområdernes ressourcer og forbrug, og begrunder eventuelt videre- førte overskud og reserverede midler tilknyttet aftalebevillingen. Afrapporteringen sker på grundlag af institutternes ”tagging” af alle projekter med deres andel i en eller flere indsatsområder, kombi- neret med en eller flere aktivitetsområder. I afrapporteringen er også medtaget koncernomkostnin- ger, dvs. bl.a. administration og bygningsdrift, hvilket betyder, at totalen svarer til en ”full cost” op- gørelse.
Tabeller til brug for afrapporteringen er gengivet nedenfor, og er delt op i to hovedområder:
• Regnskab for den givne rapporteringsperiode, indeholdende finanslovbevillinger i henhold til rammeaftalen samt fordeling af bevilling på indsatsområder og leverancetyper.
• Budget for finansår og bevillingsoverslagsårene, indeholdende finanslovbevillinger i hen- hold til rammeaftalen samt fordeling af bevilling på indsatsområder og leverancetyper.
4 Ledelsesvurdering (1-2 sider)
Rapporterne afsluttes med en konkluderende ledelsesvurdering. Ledelsesvurderingen fokuserer på graden af målopfyldelse i både finansierings-, ydelsesmæssig og faglig henseende. Endvidere frem- hæves eventuelle forhold, der påvirker DTU’s kapacitet og potentiale for at levere den myndigheds- betjening, som FVM har brug for.
Ledelsesvurderingen baserer sig på de tre institutters afrapporteringer og inddrager alle emner med relevans for ledelsesgruppens drøftelser, f.eks. ændringer af indsatsområder, særlige økonomiske forhold m.m..
Ledelsesvurderingen bør have et overordnet perspektiv på den samlede rammeaftale, samt ift. øvri- ge eksterne forhold, der kan have betydning for aftalen. Endvidere bør vurderingen have et fremad- rettet perspektiv. Desuden forholder ledelsesvurderingen sig til ledelsesgruppens formål, som opli- stet i kommissoriets pkt.1.
Vurderingen bør forholde sig eksplicit til, at FVM’s tilskud er anvendt i henhold til aftalen.
Læsevejledning til regnskabstabeller:
⮚ Bevillinger, omkostninger og resultatafvigelse
Rapporteringsskabelonen indeholder følgende bevillings- og omkostningstyper:
FVM bevilling:
På § 24.33.03 omfatter tilskudsbevillingerne underkonto 30: Opgaver vedrørende fødevare- og veterinærforhold og underkonto 20: Fiskeriforhold.
FVM øvrige bevillinger
Projekter uden for rammeaftalen, hvor FVM er bevillingsgiver.
Øvrige bevillinger:
Omfatter forskningsindtægter (bevillinger) fra EU, FI, EFSA mv., som vedrører én eller fle- re af de 4 aktivitetsområder (Rådgivning, Monitorering, Forskning og Referencelab.).
Særbevillinger:
Herved forstås øremærkede midler til en særskilt aktivitet, der fremgår af Finansloven. Skemaet justeres i takt med tilkomst / bortfald af særbevillinger.
Direkte omkostninger:
De direkte omkostninger svarer til ”Løn” og ”Drift (ikke løn)” på instituttets projekter.
Indirekte omkostninger:
De indirekte omkostninger omfatter:
• Forskningsafdelingernes ledelsessekretariater
• Instituttets ledelsessekretariat (relateret til institutdirektøren)
• Kontorhold mv.
De institutspecifikke indirekte omkostninger opgøres som totaler på institutniveau.
Bidrag til infrastruktur:
Resultat for aktiviteten/indsatsområdet inden koncernomkostninger. Fordeles efter direkte omkostningsfordeling.
Leverancetyper
Opdelingen i aktiviteter tager udgangspunkt i rammeaftalens bilag 6, hvor der redegøres for de enkelte leverancetyper og deres forskningsbasering.
Forskningsbaseret rådgivning
Forskningsbaseret monitorering, overvågning og databanker Referencelaboratorier
Forskningen bag myndighedsbetjeningen er af central betydning for kvalitet og effektivitet i DTU’s opgaveløsning for FVM og sikrer, at myndighedsbetjeningen udføres på basis af den nyeste viden og af højeste kvalitet.
Leverancetypen Forskningsbaseret beredskab er en nødvendig forudsætning for de øvrige nævnte leverancetyper, og indebærer DTU’s opretholdelse af et laboratorie- og forsknings- mæssigt beredskab samt kontinuerlig ajourført infrastrukturel og kompetencemæssig kapaci- tet, der sikrer hurtig og effektiv løsning af akutte og aktuelle sikkerhedsproblemer inden for fødevare-, veterinær, - og fiskeriområdet.
Koncernomkostninger:
Koncernomkostninger er de omkostninger, der afholdes af centrale og fælles afdelinger (fx. Campus Service, HR og IT), men som kommer alle institutter på DTU til gode. Koncern- omkostninger hverken bliver eller kan registreres på institut-, aktivitets- eller indsatsområ- deniveau.
Koncernomkostninger omfatter bl.a. administration og bygningsdrift (husleje, bygningsaf- skrivninger, vedligeholdelse, renhold m.v.) og er faste, idet de ikke er direkte korreleret med institutternes aktivitetsniveau.
⮚ Generelle opmærksomhedspunkter
I forbindelse med parternes øgede fokus på strategisk anvendelse af aftalebevillingerne, ta- ges der udgangspunkt i de strategiske perspektivplaner jf. rammeaftalens pkt. 3.5. og 4.6. Derudover skal der tages højde for en række forhold, der sætter grænser for kortfristede til- pasninger og omdisponeringer:
Infrastruktur:
- Kan ikke ændres med kort varsel.
- Kan ikke op- og nedskaleres i takt med ændrede bevillinger.
- Er typisk delt mellem forskellige aktiviteter (bl.a. derfor opgøres infrastruktur ikke på aktiviteter (rådgivning, monitorering, referencelaboratorier etc.)).
Kritisk masse med henblik på nøgleressourcer:
- Der tages hensyn til DTU’s behov for at opretholde en kritisk masse m.h.p. de nøgleres- sourcer (fagpersoner), der er nødvendige for varetagelsen af de enkelte aktiviteter på et fagligt forsvarligt niveau.
Skabelon 1): Indstillingsnotat
Brevhoved:
Titel:
Ved afrapportering: (Halv)årsrapport for rammeaftalen mellem Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri og Danmarks Tekniske Universitet.
Ved rul: Rulning af rammeaftalen mellem Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri og Dan- marks tekniske Universitet for perioden 201X-201X.
Sagsfremstilling:
Beskrivelse af eventuelle særlige forhold og ved rul substantielle ændringer ift. tidligere års aftale.
Indstilling:
Ved afrapportering: Indstilling af (halv)årsrapport 20XX til Ledelsesgruppens godkendelse.
Ved rul: Indstilling af rammeaftale version 201X – 201X, inkl. bilag, til Ledelsesgruppens godken- delse med henblik på underskrivelse af aftalen.