Godkendelsesmodel
Godkendelsesmodel
Tøjvask for borgere i eget hjem
Dato: 12/11 2018
Udkast til Rammeaftale
(røde markeringer tilpasses ved aftaleindgåelse)
Indholdsfortegnelse
3. Indsendelse af regnskab og budget 5
5.2 Ændringer af aftalens omfang 6
11. Dokumentation og kvalitetssikring 9
14. Leverandørens misligholdelse 10
15. Ordregivers misligholdelse 11
19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser 13
19.2 Ordgiveres overdragelse af rettigheder og forpligtelser 13
Præambel
Parterne er enige om i hele forløbet at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig hold- ning og yde en særdeles betydelig indsats for at opnå det bedst mulige resultat. Parterne skal her- under udvise den fleksibilitet, som må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelse af tilsva- rende aftaler.
Parterne skal løbende informere hinanden om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for gennemførelse af et hensigtsmæssigt kontraktforløb.
1. Parterne
Mellem
Hjørring Kommune Springvandspladsen 5
9800 Hjørring
CVR-nr.: 29 18 93 82
(herefter kaldet Ordregiver)
Og
[Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse]
[Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.]
(herefter kaldet Leverandøren)
[Kontraktansvarlig hos Leverandøren, navn, mail og telefonnummer]
er der indgået rammeaftale vedrørende levering af tøjvask for borgere i eget hjem.
2. Rammeaftalegrundlag
Denne aftale er indgået på baggrund af Ordregivers godkendelsesmodel vedr. tøjvask for borgere i eget hjem.
Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter:
1. Nærværende rammeaftale
2. Rammeaftalebilag 1 - Kravspecifikation
3. Rammeaftalebilag 2 - Kvalitetsstandard
4. Rammeaftalebilag 3 - Ansøgningsskabelon
5. Rammeaftalebilag 4 - Databehandleraftale
Hvis der er uoverensstemmelse mellem aftalen og bilagene, går aftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.
Leverandøren skal inden ikrafttræden af denne aftale fremsende følgende til Ordregiver:
1. Kopi af forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller dokumentation for, at forsikring er tegnet. Forsikringen skal opfylde kravene i pkt. 17.
2. Underskrevet rammeaftalebilag 4 - Databehandleraftale.
Aftalen er fra Ordregivers side betinget af, at ovennævnte fremsendes til Ordregiver, og at disse kan godkendes af Ordregiver.
Enhver ændring eller tilføjelse til aftalen skal aftales skriftligt mellem Ordregiver og Leverandøren og skal vedhæftes denne aftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser.
Leverandøren kan ikke benytte underleverandører, hvis det er i strid med pkt. 18.
3. Indsendelse af regnskab og budget
4. Aftaleperiode
Aftalen er gældende fra indgåelse og til den 1. februar 2021.
Ordregiver har option på at forlænge aftalen med op til 2 år på uændrede vilkår. Anvendelsen af optionen skal meddeles Leverandøren med 3 måneders varsel.
Aftalen er uopsigelig for Leverandøren. Aftalen kan opsiges af Ordregiver med 6 måneders varsel.
Hvis Ordregivers kontrakt indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene og Klagenævnet eller domstolene annullerer Ordregivers beslutning om at tildele Leverandøren aftalen, erklærer aftalen for ”uden virkning”, anser en ændring af aftalen for en ændring af grundlæggende elemen- ter, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger Ordregiver at bringe aftalen til ophør, kan aftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af Ordregiver med 3 måneders varsel til den 1. i en måned. Uanset tidspunktet for opsigelse kan Leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen.
5. Aftalens omfang
Denne aftale omfatter levering af tøjvask for borgere i eget hjem. Tjenesteydelserne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (rammeaftalebilag 1).
5.2 Ændringer af aftalens omfang
Ordregiver kan, i det omfang det ikke strider mod de udbudsretlige regler, kræve, at der foretages ændringer i aftalens omfang.
Ordregivers krav om ændring skal fremsættes skriftligt. Leverandøren skal herefter udarbejde et ændringsnotat, hvori eventuelle krav om forandringer i aftalen med hensyn til pris, tid og sikkerhed som følge af ændringen beskrives.
En ændring af aftalen er først gældende fra det tidspunkt, hvor der er indgået skriftligt tillæg til afta- len, jf. pkt. 2.3. Leverandøren har således ikke krav på merbetaling for ændringsnotat.
6. Samarbejde
Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til aftalen. Dette aftales i forbindelse med kontraktindgåelsen.
Leverandøren skal optræde loyalt over for Ordregiver og orientere sit personale om aftalen i sin helhed.
På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Leverandør og Ordregi- ver.
7. Kvalitet
De af aftalen omfattede tjenesteydelser skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgø- relser, andre myndighedskrav samt branchenormer på tidspunktet for indgåelse af aftalen samt i aftalens løbetid.
Tjenesteydelserne skal overholde kravspecifikationen (rammeaftalebilag 2) og være i overens- stemmelse med Leverandørens tilbud i hele aftalens løbetid.
8. Priser og prisregulering
Priserne for de ydelser, der er omfattet af aftalen, fremgår af ansøgningsskabelonen (rammeafta- lebilag 3).
Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer.
Priserne er faste til 1. februar 2021.
Priserne kan herefter reguleres én gang årligt pr. 1. april. Reguleringen sker med baggrund i TI (Teknologisk Institut omkostningsberegning for industrielle vaskerier uden udlejningstekstiler). TI udsender reguleringsfaktorer i marts og september, som begge indgår i den årlige prisstigning i april.
Prisregulering sker, på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved fremsendelse af dokumentation bestående af konkrete reguleringsfaktorer udsendt fra TI.
Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 30 dage før reguleringstidspunktet. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Kommunens kontaktperson i henhold til punkt 6.
Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 14 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.
Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt efter aftalen er indgået, og som bliver pålagt de af aftalen omfattede ydelser.
Omsætningen som følge af nærværende aftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand.
Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til Ordregivers medarbejdere.
9. Fakturering
I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyr- frit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som mini- mum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0.
Fakturaer sendes elektronisk til det oplyste EAN-nummer med angivelse af Ordregivers ordre- nummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv faktura- behandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.
Fakturaen skal indeholde:
• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Fakturanummer (nummer der kan identificere fakturaen)
• Leverandørens CVR/SE-nummer
• Leverandørens navn, adresse og kontaktoplysninger samt Ordregivers navn og adres- se
• Mængde og art af de leverede ydelser
• Pris pr. enhed eksklusiv moms
• Rekvirent hos Ordregiver
• Rekvisitionsnummer
• Leveringsadresse
• Sidste rettidige betalingsdato
Afregning med kommunen sker mellem Myndighed Ældre, Hjørring Kommune og Leverandøren på grundlag af fremsendt faktura fra Leverandør. Som tillæg til fakturaen skal fremsendes underbi- lag hvor alle detaljer for fakturabeløbet fremgår, herunder CPR. nr. og navn, dato for hentet/bragt vasketøj, ægtepar/enlig, besøgsfrekvens, forgæves årsag og særskilt liste over de borgere der er kørt forgæves hos.
Leverandøren skal følge økonomiafdelingens anvisninger i forhold til udarbejdelse af månedligt regnskab.
Betaling for tøjvask bliver afregnet per vaskepose.
Ved rettidig aflysning af afhentning af vasketøj, hvor borgere aflyser senest kl. 14 hverdagen før, modtager Leverandøren ingen betaling. Hvis Leverandøren ikke er blevet varslet rettidigt og har kørt forgæves afregnes Leverandøren jf. Rammeaftalebilag 3, Ansøgningsskabelon.
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler.
10. Betalingsbetingelser
Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. pkt. 9.
Xxxxxx sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkom- mende bankdag.
11. Dokumentation og kvalitetssikring
Leverandøren skal kunne dokumentere vaskedatoer og forgæves besøg for hver borger. Leveran- døren skal fremsende denne statistik, kompatibelt med Excel, til Myndighed Ældre Hjørring Kom- mune månedligt, senest den 10. i måneden efter. Dokumentation og faktura skal sendes samlet.
Leverandøren skal foretage egenkontrol for at sikre alle led i forløbet. Ordregiver skal efter ønske have indsigt i Leverandørens egenkontrol.
Leverandøren forpligter sig til at samarbejde om den kvalitetskontrol, som Ordregiver fastsætter. Ordregiver kan foretage koordineret kvalitetskontrol på fire måder:
• Tilsyn
• Brugertilfredshedsundersøgelser
• Klageregistrering
• Fakturakontrol
Leverandøren skal medvirke til brugertilfredshedsundersøgelse blandt borgere tilknyttet tøjvaske- ordningen uden særskilt vederlag herfor. Ordregiver har ret til at offentliggøre resultater af denne undersøgelse.
Ordregiver kan op til 2 gange årligt kontakte Leverandøren for at afholde samarbejdsmøde, hvor den forløbne periode drøftes, herunder resultatet fra eventuelle stikprøver og brugertilfredsheds- undersøgelser samt klager. Leverandøren skal desuden være indstillet på at deltage i yderligere møder, såfremt særlige driftsvanskeligheder fordrer dette. Deltagelse i disse møder sker uden særskilt honorering.
12. Miljø
Ordregiver ønsker en miljøvenlig og skånsom vask, herunder Svanemærkning, eller tilsvarende. Dette betyder at Leverandøren skal efterleve Miljømærkning Danmarks krav til Svanemærkning af tekstilservice. Dette omfatter både selve vaskeriet samt kørslen ved levering/afhentning (transport).
Såfremt Leverandøren ikke er Svanemærket, skal det kunne dokumenteres på anden vis at kriteri- erne for Svanemærkning er opfyldt.
13. Opfølgning
Leverandøren skal på forlangende og uden beregning fremsende opgørelser og oversigter til Or- dregiver.
14. Leverandørens misligholdelse
Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af Leverandørens forpligtelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv.
Foreligger der misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele Ordregiver dette samt underrette Ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden.
Ordregiver kan ophæve aftalen helt eller delvist, hvis Leverandøren i væsentligt omfang mislighol- der sine forpligtelser efter aftalen eller underliggende aftaler.
Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse af aftalen:
▪ Forhold, der er omfattet af udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 2.
▪ Leverandørens ydelser overholder, trods én skriftlig reklamation fra Ordregiver, ikke kvali- tetskravene i denne aftale.
▪ Leverandøren foretager ikke, på trods af én reklamation, den nødvendige afhjælpning eller omlevering.
▪ Væsentlig forsinkelse i gentagelsestilfælde. Her menes over 5 gange årligt pr. borger.
▪ Leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed så som, men ikke begrænset til, skatte- el- ler momssvig og overtrædelser af markedsføringslovgivningen.
▪ Der indtræder rekonstruktion, konkurs eller i øvrigt væsentligt forringede forhold.
▪ Leverandørens ophør med den virksomhed, som aftalen vedrører.
▪ Indtræden af andre omstændigheder der bringer aftalens opfyldelse i alvorlig fare.
▪ Bestemmelser om ydelser og kvalitet ikke overholdes, jf. pkt. 7.
▪ Manglende overholdelse af bestemmelsen om dokumentation og kvalitetssikring, jf. pkt. 11.
▪ Manglende overholdelse af bestemmelsen om etik, jf. pkt. 17.
▪ Manglende overholdelse af tavshedsbestemmelsen, jf. pkt. 21.
▪ Samarbejdsvanskeligheder og manglende overholdelse af pkt. 6.
Ovenstående punkter er ikke udtømmende.
I øvrigt gælder danske rets almindelige regler om misligholdelse herunder de almindelige regler om forsinket eller udebleven levering. Såfremt Ordregiver, som følge af forsinkelse, vælger at hæve en ordre helt eller delvist, er Ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for Leverandørens reg- ning i henhold til gældende ret. Evt. merudgifter i forbindelse med dækningskøb kan modregnes i enhver fordring mod Leverandøren.
Der foreligger altid en mangel ved leverandørens ydelse, såfremt ydelsen ikke opfylder denne afta- le med tilhørende bilag, eller ydelsen ikke er som Ordregiver med føje kunne forvente.
Leverandøren har på Ordregivers anmodning pligt til at afhjælpe påpegede mangler snarest. Så- fremt afhjælpning ikke er mulig, eller Leverandøren forgæves har forsøgt at afhjælpe en mangel gentagne gange, kan Ordregiver vælge i stedet at kræve et forholdsmæssigt afslag i betalingen til Leverandøren. Det forholdsmæssige afslag fastsættes under hensyn til manglens omfang og ka- rakter, men kan ikke overstige betalingen for leverancen.
Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor Ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning for tab, som Leverandøren måtte påføre Ordregiver ved ansvarspådragende handlinger eller undladelser.
15. Ordregivers misligholdelse
Betaler Ordregiver ikke i rette tid, eller undlader Ordregiver at opfylde sin forpligtelse til at medvirke til, at Leverandøren kan levere sin ydelse, foreligger der misligholdelse fra Ordregivers side, med- mindre Ordregivers manglende opfyldelse af forpligtelser vedrører forhold hos Ordregiver, som Leverandøren har været bekendt med, og har haft pligt til at informere Ordregiver om, uden at det- te er sket, eller skyldes force majeure.
I tilfælde af manglende betaling, efter korrekt fakturering, beregnes renter fra forfaldsdatoen efter renteloven.
I tilfælde af at Leverandøren ikke kan levere sin ydelse grundet forhold hos Ordregiver, skal Ordre- giver uden ugrundet ophold medvirke til at løse udfordringen i samspil med Leverandøren.
16. Force majeure
Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af aftalen på grund af force majeure.
Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af aftalen er umulig og dette skyldes ekstraordinæ- re omstændigheder, som Leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lock- outs er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer Leverandørens virksomhed. Leveran- døren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en under- leverandør anses kun som force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hin- dring, der er omfattet af ovenstående, og som underleverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.
Ordregiver er ansvarsfri under samme betingelser som Leverandøren, jf. ovenstående.
Force majeure kan kun påberåbes af en part, hvis den pågældende part har givet meddelelse her- om til den anden part senest 3 hverdage efter, at force majeure er indtrådt.
Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force ma- jeure varer.
Hvis opfyldelsen af aftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan Ordregiver vælge at ophæve aftalen.
Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt aftalen ophæves på grund af force majeure.
17. Forsikring
Leverandøren er i hele aftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvars- forsikring med en dækningssum på minimum 5 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på Ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.
18. Etik og særlige vilkår
Ordregiver forudsætter, at Leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til følgende grundlæggende ILO- konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.
• Arbejdsklausuler (ILO-konvention nr. 94)
Det forudsættes endvidere, at Leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæg- gende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Eu- ropæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt Ordregiver bliver bekendt med, at Leverandøren eller dennes underleverandører ikke le- ver op til foranstående bestemmelser, er Leverandøren forpligtet til at opfylde aftalen med en til- svarende tjenesteydelse, som opfylder aftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle om- kostninger forbundet hermed, er Ordregiver uvedkommende.
19. Overdragelse
19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser
Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne aftale uden forudgående skriftligt samtykke fra Ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne aftale i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne aftale må dog ikke hindre Leverandørens opfyldelse af aftalen.
19.2 Ordgiveres overdragelse af rettigheder og forpligtelser
Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne aftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for of- fentlige midler.
20. Rettigheder
Leverandøren indestår for, at Leverandørens ydelser ikke krænker tredjemands rettigheder, her- under ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.
Rejser tredjemand krav mod Ordregiver med påstand om retskrænkelse, skal Ordregiver give Le- verandøren skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige her- med forbundne omkostninger. Leverandøren er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs.
Hvis tredjemands rettigheder hindrer Leverandørens opfyldelse af aftalen i et omfang, som er væ- sentligt og/eller byrdefuldt for ordregiver, er Ordregiver efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at hæve aftalen med omgående virkning, og Leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse.
21. Tavshedspligt
Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagt- tage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af aftalen.
Særligt med hensyn til personoplysninger gælder herudover, at leverandøren er forpligtet til at overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning, herunder at foretage logning, sletning og destruktion af data og gennemføre interne procedurer, så der til enhver tid sikres fortrolighed om personoplysninger i overensstemmelse med Persondataloven (lov nr. 502 af 23. maj 2018 med senere ændringer) og den dertilhørende Sikkerhedsbekendtgørelses (bekendtgørelse nr. 528 af
15. juni 2000 med senere ændringer) bestemmelser. Ordregiver kan i den forbindelse pålægge Leverandøren at underskrive en databehandleraftale.
Leverandøren må bruge Ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers for- udgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om aftalen eller offentliggøre aftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende Ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden sam- tykke.
Tavshedspligten er også gældende efter aftalens ophør.
Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordre- giver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resulta- tet af en benchmarking.
22. Lovvalg og værneting
Aftalen er omfattet af dansk materiel og processuel ret, og værneting er Hjørring Kommunes til enhver tid værende hjemting.
Hjørring Kommune kan – uanset ovenstående – ensidigt beslutte, at en tvist i stedet løses endeligt og bindende for parterne ved voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler her- om, som er gældende ved indledningen af voldgiftssagen.
23. Underskrifter
For Ordregiver For Leverandøren
Dato Dato
Underskrift Underskrift
Myndighedschef – Xxxx Xxxxxxxxxx
Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver