Københavns Kommune Økonomiforvaltningen

Ved nærværende udbud ønsker Ordregiver at indhente tilbud på Tolkeydelser på alle sprog, særligt følgende, der pt. udgør Ordregivers 10 mest anvendte hovedsprog i forhold til tolkning:

Ukrainsk Arabisk Russisk Somalisk Farsi/Dari Polsk Rumænsk Tyrkisk Kurdisk

Portugisisk/Brasiliansk

Ordregivers krav til kontraktvilkår fremgår af (bilag A), mens kravene til ydelsen er detaljeret beskrevet i

Ydelsesbeskrivelse tolkeydelser (bilag 1A) og Ydelsesbeskrivelse bookingportal (bilag 1B).

3.2 Kontraktens anslåede værdi og maksimale værdi

Kontraktens anslåede værdi er 13.000.000 DKK ekskl. moms pr. år. Rammeaftalens samlede anslåede værdi (inkl. eventuel forlængelsesperiode) er således 52.000.000 DKK ekskl. moms, mens rammeaftalens maksimale værdi er 78.000.000 DKK ekskl. moms.

Ordregivers forbrug af tolkeydelser varierer fra år til år. De ovenfor angivne estimat er bl.a. baseret på Ordregivers opgjorte forbrug af tolkeydelser for perioden 2019-2021.

Ordregivers forbrug af tolkeydelser i perioden 2019-2021:

2019: 8.952.288 DKK ekskl. moms

2020: 7.090.206 DKK ekskl. moms

2021: 7.152.013 DKK ekskl. moms

Foruden ovenstående, er det angivne estimat baseret på Ordregivers forventning om merudgifter i forbindelse med nærværende udbud med afsæt i Ordregivers skærpede krav til minimumsats for aflønning af de af Rammeaftalen omfattede tolke.

3.3 Delkontrakter

Ordregiver har i henhold til udbudslovens § 49, stk. 2, vurderet, om rammeaftalen kan opdeles i delkontrakter, men har vurderet, at det er mest hensigtsmæssigt af både praktiske og økonomiske årsager at udbyde én samlet rammeaftale. Det er ordregivers vurdering, at der er behov for at indgå aftaler, som i forhold til tolkning af forskellige sprog dækker bredt, fordi behovene for tolkesprog ofte ændrer sig løbende. Desuden udbydes rammeaftalen samlet af hensyn til den efterfølgende kontraktadministration.

3.4 Xxxxx økonomiske aktører på kontrakten

Ordregiver ønsker af hensyn til forsyningssikkerheden at indgå aftale med 3 økonomiske aktører. De 3 tilbudsgivere rangeres som henholdsvis nr. 1, 2 og 3 i overensstemmelse med evalueringsresultatet.

Rammeaftalen med den tilbudsgiver, der rangeres som nr. 3, vil være en "hvilende rammeaftale", som kun bliver aktiv, hvis Ordregiver bringer rammeaftalen med tilbudsgiver nr. 1 eller nr. 2 til ophør inden for de første 12 måneder af aftaleperioden.

Den hvilende rammeaftale har derfor karakter af en (udvidet) vedståelsesaftale, som løber i 12 måneder efter Ordregiver har indgået rammeaftale med tilbudsgiver nr. 1 og 2. Ordregiver har ret, men ikke pligt til at aktivere den hvilende rammeaftale.

Tildelingen af opgaver på rammeaftalen sker direkte og i overensstemmelse med den i kontraktudkastet (bilag A) angivne kaskademodel, hvorefter Leverandør nr. 1 altid først tilbydes den konkrete opgave, og kun hvis Leverandør nr. 1 ikke kan levere, kan Ordregiver gå videre til Leverandør nr. 2.

4 Udbudsprocessen

4.1 Regelsæt og ansvar

Udbuddet gennemføres i overensstemmelse med udbudslovens1 afsnit II.

Ordregiver er herudover ansvarlig for, at de generelle principper om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet samt forbuddet mod forskelsbehandling på baggrund af nationalitet respekteres i alle faser af udbuddet frem til tidspunktet for opfyldelsen af den udbudte kontrakt.

Tilbudsgivere bærer risikoen for, at tilbud afgives i overensstemmelse med udbudsmaterialet. Tilbudsgivere må påregne, at Ordregiver kan være nødsaget til at se bort fra en i øvrigt attraktiv tilbud, hvis tilbuddet ikke lever op til de fastsatte krav.

4.2 Udbudsform

Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver økonomisk aktør kan afgive tilbud.

Ordregiver gør opmærksom på, at der under offentligt udbud ikke gennemføres forhandlinger inden tildeling af en kontrakt, ligesom der heller ikke finder en kontraktforhandling sted efter tildeling af kontrakten.

1 Lov nr. 1564 af 15. december 2015 med senere ændringer.

4.3 System til gennemførsel af udbuddet

Udbudsmaterialet og eventuelle supplerende oplysninger, herunder besvarelse af spørgsmål og ændringer i udbudsmaterialet vil være tilgængeligt via xxx.xxxxxxxx.xx (herefter "udbudsportalen") .

Den økonomiske aktør opfordres til at sikre, at udbudsmaterialet er fuldstændigt, og er selv ansvarlig for at holde sig opdateret om udbuddets forløb, herunder om eventuelle ændringer.

For spørgsmål af teknisk karakter henvises til teknisk support på udbudsportalen. Se eventuelt muligheder for vejledning og teknisk support på selve udbudsportalen.

4.4 Tidsplan

Ordregiver forventer at gennemføre udbudsprocessen i henhold til nedenstående tidsplan.

Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse	20. februar 2023
Frist for spørgsmål	7. marts 2023
Sidste frist for offentliggørelse af supplerende oplysninger	24. marts 2023
Tilbudsfrist	31. marts 2023 kl. 12:00
Tilbudsevaluering	Uge 14-17
Forventet indhentning af dokumentation fra vindende tilbudsgivere	1. maj 2023
Forventet underretning om tildelingsbeslutning	22. maj 2023
Standstill-periode udløber	1. juni 2023
Forventet kontraktindgåelse	2. juni 2023
Forventet kontraktstart	1. august 2023

Tidsplanen er alene udtryk for Ordregivers forventede gennemførelse af udbudsprocessen, hvorfor tidspunkterne kan blive ændret, og tidspunkterne efter tilbudsfristen alene er vejledende.

4.5 Kommunikation

4.5.1 Henvendelser til Ordregiver

Alle henvendelser til Ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal skriftligt ske via udbudsportalen, jf. pkt.4.3.

Økonomiske aktører kan stille spørgsmål til udbudsmaterialet.

Tilsvarende kan økonomiske aktører, som bliver opmærksomme på fejl eller uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, gøre Ordregiver opmærksom herpå, således Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet med en ændring af udbudsmaterialet i det omfang udbudsreglerne tillader det. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt, der er udtryk for fravigelser fra det sædvanlige på markedet, som har betydning for tilbudsgiverne generelt.

Ordregivers svar på spørgsmål og ændringer meddeles på udbudsportalen inden for de i pkt. 4.5.2 anførte frister.

Økonomiske aktører opfordres til at rette henvendelse til Ordregiver så tidligt som muligt.

4.5.2 Supplerende oplysninger om udbudsmaterialet

Ordregiver skal meddele eventuelle supplerende oplysninger om udbudsmaterialet eller supplerende dokumenter senest 6 dage før udløbet af tilbudsfristen. Ordregiver kan også meddele supplerende oplysninger om udbudsmaterialet eller supplerende dokumenter senere end 6 dage før tilbudsfristen, hvis Ordregiver samtidig forlænger den pågældende frist.

Ordregiver kan dog besvare spørgsmål, der ikke giver anledning til præciseringer, men som alene er henvisninger til tydelige dele af udbudsmaterialet, senere end 6 dage før udløbet af tilbudsfristen uden samtidig at forlænge den pågældende frist.

Supplerende oplysninger samt spørgsmål og svar i anonymiseret form vil blive offentliggjort via udbudsportalen, jf. pkt. 4.3.

4.6 Sprog

Kommunikation og tilbud skal være på dansk.

Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, egnethedsdokumentation må dog gerne være formuleret på engelsk, svensk og norsk.

4.7 Tilbagelevering af tilbud

Tilbudsgiver kan ikke forlange sit tilbud tilbageleveret fra Ordregiver.

4.8 Tilbudsgivers omkostninger

Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud er Ordregiver uvedkommende.

4.9 Fortrolighed

Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i den økonomiske aktørs tilbud , som angår den økonomiske aktørs fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. Udbudslovens § 5. I den udstrækning, hvor den økonomiske aktør selv anser oplysninger for at være fortrolige, bedes dette tydeligt og specifikt angivet i tilbuddet , hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives, medmindre oplysningerne er offentligt tilgængelige i forvejen eller på tilsvarende måde ikke kan anses som fortrolige. Generelle angivelser om konkurrencefølsomhed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning.

Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Ordregiver vil indhente en udtalelse fra den økonomiske aktør i forbindelse med en eventuel anmodning om aktindsigt for at få belyst risikoen for, at en udlevering af oplysninger vil medføre en nærliggende risiko for, at der påføres den økonomiske aktør betydelig økonomisk skade.

Ordregiver er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af Ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet.

4.10 Oplysning om behandling af personoplysninger

De deltagende virksomheder er forpligtede til at sikre overholdelse af gældende GDPR-regulering, herunder bl.a. ved i fornødent omfang at orientere medarbejdere, direktører, bestyrelse og andre, hvis personoplysninger indgår i udbuddet, om, at oplysningerne sendes til Ordregiver og at personoplysninger om dem behandles som led i tilbudsprocessen.

Tilbudsgiver er derfor ansvarlig for at orientere de registrerede, herunder de pågældende medarbejdere, hvis personoplysninger sendes til Ordregiver i forbindelse med udbuddet, om nedenstående:

Ordregiver modtager visse personoplysninger fra de deltagende virksomheder med henblik på gennemførelse af udbuddet, herunder navnlig i ESPD'et og serviceattesten samt CV'er.

Ordregiver behandler alene de oplysninger, som de deltagende virksomheder indsender under udbuddet.

Ordregiver foretager behandling af personoplysninger med hjemmel i udbudsloven, samt databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra c om behandling, der er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige og artikel 6, stk. 1, litra e om offentlig myndighedsudøvelse. Oplysninger om strafbare forhold behandles i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 10 med hjemmel i databeskyttelseslovens § 8, samt udbudslovens

§ 135, jf. § 152.

Ordregiver kan overføre oplysningerne til tredjemand i form af rådgivere, der bistår med udbudsprocessen f.eks. i forbindelse med teknisk bistand, juridisk bistand og/eller bistand til evaluering af ansøgninger eller tilbud. Oplysningerne kan også videregives til klagemyndigheder.

Personoplysninger indeholdt i tilbud opbevares så længe, at det er nødvendigt for formålet med behandlingen, dvs. i hele rammeaftalens løbetid og i mindst 5 år fra tilbudsdagen. Denne periode kan forlænges, såfremt det er nødvendigt for Ordregivers overholdelse af lovmæssige forpligtelser, eller såfremt Ordregiver fortsat opbevarer oplysningerne i forbindelse med eventuelle retskrav.

Den registrerede har følgende rettigheder:

- Ret til indsigt i og berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling vedrørende den registrerede

- Ret til dataportabilitet

Den registrerede kan udøve sine rettigheder ved at rette henvendelse til Ordregiver, men der kan konkret være tilfælde, hvor retten er betinget og/eller begrænset.

Den registrerede kan desuden altid klage til Datatilsynet (kontaktoplysninger findes på xxx.xxxxxxxxxxxx.xx ) eller kontakte Ordregivers databeskyttelsesrådgiver (DPO), som har følgende kontaktoplysninger:

DPO Xxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, XX0X@xx.xx

Den registrerede har ret til indsigelse mod behandling af personoplysninger, der er baseret på legitime interesser eller offentlig myndighedsudøvelse samt at anmode om begrænsning af behandlingen.

4.11 Annullation af udbudsproceduren

Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil Ordregiver være berettiget til at annullere udbudsproceduren, såfremt Ordregiver har en saglig grund, medmindre det konkret strider mod fællesskabsrettens grundlæggende principper, herunder principperne om ligebehandling og gennemsigtighed.

Tilbudsgiver kan ikke kræve erstatning i anledning af Ordregivers annullation af udbudsproceduren.

5 Udelukkelse og egnethed

5.1 Udelukkelsesgrunde

Tilbudsgiver er udelukket fra at deltage i udbuddet, hvis tilbudsgiver:

• er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land. (Udbudslovens § 134a)

• har modtaget endelig dom eller vedtaget bødeforlæg inden for de seneste 5 år for (straffedomme i henhold til Udbudslovens § 135, stk. 1:

- handlinger begået som led i en kriminel organisation som defineret i artikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA af 24. oktober 2008 (EU-Tidende 2008, nr. L 300, side 42),

- bestikkelse som defineret i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater, og artikel 2, stk. 1, i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor (EU-Tidende 2003, nr. L 192, side 54) og bestikkelse som defineret i den nationale ret i ansøgerens eller tilbudsgiverens medlemsstat eller hjemland eller i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret,

- svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser,

- terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet som defineret i henholdsvis artikel 1, 3 og 4 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA af 13. juni 2002 om bekæmpelse af terrorisme (EU-Tidende 2002, nr. L 164, side 3) som ændret ved Rådets rammeafgørelse 2008/919/RIA af 28. november 2008 om ændring af rammeafgørelse 2002/475/RIA om bekæmpelse af terrorisme (EU-Tidende 2008, nr. L 330, side 21),

- hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme som defineret i artikel 1 i Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF af 26. oktober 2005 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme (EU-Tidende 2005, nr. L 309, side 15) eller

- overtrædelse af straffelovens § 262 a eller, for så vidt angår en dom fra et andet land angående børnearbejde og andre former for menneskehandel som defineret i artikel 2 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/36/EU af 5. april 2011 om forebyggelse og bekæmpelse af menneskehandel og beskyttelse af ofrene herfor, og om erstatning af Rådets rammeafgørelse 2002/629/RIA (EU-Tidende 2011, nr. L 101, side 1).

• Har et medlem i bestyrelsen, direktionen eller tilsynsrådet, der er dømt ved endelig dom eller har vedtaget bødeforlæg indenfor de seneste 5 år for de handlinger, som er nævnt i Udbudslovens § 135, stk. 1. Det samme gælder hvis den dømte person har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger i tilbudsgiveres bestyrelse, direktion eller tilsynsråd. (Udbudslovens § 135, stk. 2)

• Har ubetalt forfalden gæld på DKK 100.000 eller derover til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger, jf. Udbudslovens § 135, stk. 3, medmindre tilbudsgiver stiller sikkerhed for betaling af gælden eller har indgået en aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning og overholdt denne.

• Er i en interessekonflikt i forhold til udbuddet, jf. Udbudslovens § 136, nr. 1

• Har været involveret i forberedelsen af udbuddet på en måde, som medfører konkurrencefordrejning, jf. Udbudslovens § 136, nr. 2.

• I forbindelse med pågældende udbud har givet groft urigtige oplysninger, har tilbageholdt oplysninger eller ikke har været i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrunde, jf. Udbudslovens § 136, nr. 3.

• I forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om ansøgerens eller tilbudsgiverens integritet, herunder men ikke begrænset til at have begået handlinger, der har ført til domfældelse for overtrædelse af gældende skattelovgivning indenfor det område, hvor virksomheden udøver sit erhverv jf. Udbudslovens § 136, nr. 4.

Tilbudsgiver er desuden udelukket fra at deltage i udbuddet, hvis Ordregiveren kan påvise, at Tilbudsgiver indenfor de seneste 2 år:

• Tilbudsgiver er endvidere udelukket fra at deltage i udbuddet, hvis tilbudsgiver har været omfattet af nedenstående udelukkelsesgrunde i henhold til Udbudslovens § 137, stk. 1 inden for de seneste 2 år:

- Ordregiveren kan påvise, at tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive aftaler eller de miljø-, social eller arbejdsretlige forpligtelser, der er afledt af konventionerne, der er nævnt i bilag X til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af

direktiv 2004/18/EF (EU-Tidende 2014, nr. L 94, side 65), eller er omfattet af retsakter, der vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af direktivets artikel 57, stk. 4, jf. artikel 88 (Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1)

- Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor tilbudsgiveren er hjemhørende (Udbudslovens

§ 137, stk. 1, nr. 2)

- Ordregiveren har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at ansøgeren eller tilbudsgiveren har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning (Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 3)

Ordregiver kan dog ikke udelukke en ansøger, der kan dokumentere sin pålidelighed (”self cleaning”) i henhold til Udbudslovens § 138, stk. 1-3.

5.2 Tilbudsgivers egnethed

5.2.1 Egnethed i forhold til økonomisk og finansiel formåen

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav for at være økonomisk egnet til at opfylde kontrakten:

• Tilbudsgivers gennemsnitlige omsætning i de 3 seneste disponible regnskabsår skal udgøre minimum DKK 8.000.000 pr. år eller 24 mio. over 3 år (ekskl. moms).

• Tilbudsgiver skal have en soliditetsgrad på mindst 10 % i det seneste disponible regnskabsår. (Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders formåen skal både tilbudsgivers og den støttende enheds egenkapital og aktiver anvendes ved udregningen af soliditetsgraden. Er tilbudsgiver et konsortium skal samtlige deltagere i konsortiets egenkapital og aktiver anvendes ved udregningen.)

• Tilbudsgiver skal have positiv egenkapital i de seneste 3 disponible regnskabsår.

Tilbudsgiver skal i ESPD'et give oplysninger om følgende:

• Tilbudsgivers årsomsætning i DKK for de seneste 3 disponible regnskabsår.

• Tilbudsgivers soliditetsgrad i % i det seneste disponible regnskabsår.

• Tilbudsgivers egenkapital i DKK i de seneste 3 disponible regnskabsår .

Med "det seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskabsår, for hvilket der foreligger en godkendt årsrapport. Hvis der er sket væsentlige ændringer siden aflæggelsen af seneste årsrapport, lægges det korrigerede beløb til grund.

Bemærk: Er tilbudsgiver et konsortium/lignende sammenslutning, eller baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle kapacitet (fx underleverandører) til brug for opfyldelse af

ovenstående minimumskrav, skal der indgives særskilt ESPD for hver deltager i konsortiet/sammenslutningen/underleverandøren.

Hvis tilbudsgiver ikke kan give oplysninger vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, fordi tilbudsgiver er etableret inden for det seneste år, skal tilbudsgiver anføre dette i ESPD'et.

Dokumentation: De tilbudsgivere, der står til at få tildelt rammeaftalen, skal på anmodning (ikke som en del af tilbuddet) fremsende tilbudsgivers seneste godkendte årsregnskab eller revisorpåtegnet erklæring om de efterspurgte økonomiske nøgletal, medmindre oplysningerne er frit tilgængelige for Ordregiver.

For tilbudsgivere, som baserer sig på andre enheders kapacitet til brug for opfyldelse af mindstekravene, gælder endvidere, at tilbudsgiver som en del af dokumentationen skal fremlægge en støtteerklæring eller tilsvarende dokumentation, som godtgør, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiveren. Hvis en tilbudsgiver beror sig på andre enheders økonomiske og finansielle kapacitet, jf. foranstående, skal denne enhed påtage sig solidarisk at hæfte for tilbudsgivers forpligtelser under den udbudte rammeaftale.

5.2.2 Egnethed i forhold til teknisk og faglig formåen

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav for at være teknisk og fagligt egnet til at opfylde kontrakten:

- Tilbudsgiver skal angive mindst 2 tilsvarende opgaver udført inden for de seneste 3 år (regnet fra tilbudsfristen). Med "tilsvarende opgaver" forstås tolkeopgaver, som er udført for en kommune, region eller staten inden for fremmødetolkning, videotolkning og telefontolkning.

- Hver reference skal have en omsætning på minimum 500 000 DKK ekskl. moms, for den del af leveringen der ligger inden for perioden på 3 år forud for tilbudsfristen.

Det er ikke et krav, at opgaven er afsluttet inden for de seneste 3 år, men opgaven skal have været i gang i en periode på minimum 1 år inden for de seneste 3 år. Det vil sige, at opgaver, der er igangsat forud for perioden og afsluttes efter periodens udløb kan medtages, hvis blot de har haft en varighed af minimum et år i den ovenfor angivne periode. Hvis referencen er baseret på en rammeaftale, kan der alene lægges vægt på de dele af referencen, der er udført inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen.

Referencen skal altså alene beskrive og angive værdien for de dele af leverancen, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen, uanset om kontrakten er startet før og/eller løber videre efter denne periode.

Tilbudsgiver skal i ESPD'et give oplysninger om følgende:

• Referencer med oplysning om tilbudsgiversbetydeligste erfaring med levering af tolkeydelser.

Referencerne bør indeholde oplysninger om:

o Perioden for referencen (start- og slutdato) og kundens navn, og kontaktoplysninger på kontaktperson hos kunden.

o Kontraktens omsætnings værdi for den angivne periode Ordregiver forbeholder sig retten til at kontakte de angivne referencepunkter

Bemærk: Er tilbudsgiver et konsortium/lignende sammenslutning, eller baserer tilbudsgiver sig på andre enheders tekniske og faglige kapacitet (fx underleverandører) til brug for opfyldelse af ovenstående minimumskrav, skal der indgives særskilt ESPD for hver deltager i konsortiet/sammenslutningen/underleverandøren.

Dokumentation: Den referenceliste, som skal indeholdes i ESPD'et, se ovenfor, anses af Ordregiver for at være den endelige dokumentation for tilbudsgivers faglige og tekniske kapacitet.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, jf. foranstående, vil tilbudsgiver blive bedt om at fremlægge støtteerklæring eller tilsvarende dokumentation, som godtgør, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiveren.

5.2.3 Egnethed for sammenslutninger af økonomiske aktører Hvis tilbuddet afgives af en sammenslutning af økonomiske aktører:

• Skal de i sammenslutningen deltagende økonomiske aktører hver især angives klart og entydigt.

• Skal sammenslutningen udpege én fælles repræsentant eller ledende partner i relation til udbuddet.

• Må ingen af de i sammenslutningen deltagende økonomiske aktører være omfattet af udelukkelsesgrundene i pkt. 5.1.

Det er alene et krav, at sammenslutningen af økonomiske aktører tilsammen opfylder minimumskravene til økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen.

En økonomisk aktør kan alene være deltager i én sammenslutning af økonomiske aktører. Samme økonomiske aktør kan dog godt være deltager i én sammenslutning og samtidig være underleverandør til flere tilbudsgivere.

Tildeles sammenslutningen af økonomiske aktører den udbudte kontrakt, så skal de i sammenslutningen deltagende økonomiske aktører påtage sig direkte, solidarisk og ubegrænset hæftelse for opfyldelsen af kontrakten.

5.2.4 Egnethed baseret på andre økonomiske aktørers formåen

Hvis tilbudsgiver baserer sin egnethed på andre økonomiske aktørers formåen:

• Skal de økonomiske aktører, som tilbudsgiver baserer sin egnethed på, være juridisk forpligtet over for tilbudsgiver til at stille sin formåen til rådighed.

• Må ingen af de økonomiske aktører, som tilbudsgiver baserer sin egnethed på, være omfattet af udelukkelsesgrundene i pkt. 5.1

• Skal de økonomiske aktører, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske og finansielle formåen på, jf. pkt. 7.2.3, påtage sig direkte, solidarisk og ubegrænset hæftelse for opfyldelsen af kontrakten.

• Skal de økonomiske aktører, som tilbudsgiver baserer sin tekniske og faglige formåen på vedrørende dele af kontrakten, jf. pkt. 7.2.2, også anvendes som underleverandører, jf. pkt. 5, og udføre de pågældende dele ved opfyldelsen af kontrakten.

Det er alene et krav, at tilbudsgiver og de økonomiske aktører, som tilbudsgiver baserer sin egnethed på, tilsammen opfylder minimumskravene til økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen.

6 Afgivelse af tilbud

6.1 Tilbuddets indhold

6.1.1 Foreløbigt bevis angående udelukkelse og egnethed

Tilbudsgiver skal elektronisk udfylde det fælles europæiske udbudsdokument i udbudsportalen, jf. pkt. 4.3, hvori tilbudsgiver skal oplyse om:

• Den økonomiske aktør

• Den økonomiske aktørs repræsentanter

• Egnethed baseret på andre økonomiske aktørers formåen, jf. pkt. 5.2.4

• Udelukkelse efter de i pkt. 5.1 nævnte udelukkelsesgrunde

• Økonomisk og finansiel formåen, jf. pkt. 5.2.1

• Teknisk og faglig formåen, jf. pkt. 5.2.2.

• At tilbudsgiver uden ugrundet ophold vil fremlægge dokumentation for sin egnethed, samt hvorvidt og hvordan Ordregiver kan få direkte og vederlagsfri adgang til oplysningerne i en national database

Tilbudsgivers oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD'et) skal være ajourførte og gældende på tidspunktet for tilbudsfristens udløb.

Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører, jf. pkt. 5.2.3, eller hvis tilbudsgiver baserer sin egnethed på andre økonomiske aktørers formåen, jf. pkt. 5.2.4, så skal der vedlægges et særskilt fælles europæisk udbudsdokument for hver økonomisk aktør.

Tilbudsgiver kan finde vejledning til udfyldning af det fælles europæiske udbudsdokument hos Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/xx0x0xxx/xxxx_xxx_xxxxxxx_xxxxxxxxxxx_xxxxxxxxxxxxxx_xxxx.xxx

6.1.2 Dokumenter til brug for tildeling af kontrakt

Tilbudsgiver skal i sit tilbud vedlægge en udfyldt tilbudsliste (bilag B) samt en udfyldt Løsningsbeskrivelse – krav til tolkeydelser (bilag 4) og udfyldt bilag Krav til bookingportal (bilag 1b).

6.2 Alternative tilbud

Ved et alternativt tilbud forstås et tilbud hvor tilbudsgiver foreslår en anden opgaveløsning end den som er beskrevet i udbudsmaterialet.

Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud.

6.3 Sideordnede tilbud

Ved et sideordnede tilbud forstås et tilbud, hvor Ordregiver fastlægger en alternativ opgaveløsning som tilbudsgiver kan eller skal, byde ind med. De sideordnede tilbud konkurrerer indbyrdes.

Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive sideordnede tilbud.

6.4 Tilbudsfrist

Tilbud skal inden tilbudsfristens udløb uploades på udbudsportalen i overensstemmelse med eventuelle vejledninger, som er tilgængelige der.

Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning.

6.5 Aflevering af tilbud

Tilbuddet skal indgives via xxx.xxxxxxxx.xx , jf. pkt. 4.2.

Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal som minimum indeholde:

- Udfyldt ESPD - Ordregiver gør en elektronisk version af ESPD'et tilgængelig på udbudsplatformen.

- Udfyldt tilbudsliste, Bilag B.

- Løsningsbeskrivelse til "Ydelsesbeskrivelse – tolkeydelser" (bilag 1A), udfyldes som Bilag 4

- Løsningsbeskrivelse til "Ydelsesbeskrivelse – bookingportal" (bilag 1B), udfyldes i Bilag 1B

Det er tilbudsgiverens ansvar, at tilbuddet er fremsendt korrekt.

6.6 Vedståelsesfrist

Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristen. For den leverandør, der vælges til den "hvilende rammeaftale", jf. pkt. 3.4 gælder dog reelt en udvidet vedståelsesfrist på 12 måneder.

6.7 Forbehold

Ordregiver er forpligtet til at afvise ethvert tilbud som uantageligt, hvis tilbuddet indeholder forbehold, vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder forbehold vedrørende mindstekrav. Ordregiver er også berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold vedrørende udbudsmaterialet i øvrigt, medmindre forbeholdet er bagatelagtigt og i øvrigt nemt kan prissættes.

I det aktuelle udbud omfatter henvisningen til "mindstekrav" de krav til Bookingportalen, som i bilag 1B udtrykkeligt er angivet som mindstekrav, jf. bilag 1, pkt. 1.2.

Tilbudsgiver opfordres derfor til ikke at tage forbehold eller opstille forudsætninger for sit tilbud, da forbehold og forudsætninger indebærer en betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold eller opstille forudsætninger, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet eller forudsætningen og redegøre for baggrunden. Tilbudsgiver opfordres også til ikke at vedlægge standarddokumenter i form af standard leveringsbetingelser mv. til tilbud, idet sådanne dokumenter kan indeholde utilsigtede forbehold.

I stedet for at overveje forbehold, opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt under spørgsmål/svar- runderne at henlede ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betydning i udbudsmaterialet.

Tilbudsgiver bør derfor sørge for, at tilbud er udformet på sådan en måde, at kontrakten principielt kan indgås uden forudgående drøftelser mellem Ordregiver og tilbudsgiver. I den forbindelse bør tilbudsgiver sikre sig, at tilbuddet er fyldestgørende og indeholder alle nødvendige oplysninger samt er præcist i enhver henseende.

Ordregiver forbeholder sig retten til at anmode tilbudsgivere om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ufuldstændige eller fejlbehæftede tilbud ved at indsende relevante oplysninger eller dokumenter i overensstemmelse med de generelle principper om ligebehandling og gennemsigtighed.

7 Tildeling af kontrakt

7.1 Kriterier for tildeling

Ordregiver vil tildele kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvilket identificeres på grundlag af ”Det bedste forhold mellem pris og kvalitet”, jf. udbudlovens § 162, stk. 1, pkt.3.

Ordregiver vil anvende følgende underkriterier og delkriterier med den for hvert kriterium anførte vægt:

Underkriterier	Vægtning i %
Pris	30
Kvalitet	70
Tolkenes kompetencer	35
Onboarding	10
Leveringssikkerhed, håndtering og forebyggelse af	35
klager
	10
Implementering
	10
Bookingportal

7.2 Vurdering af kriterierne for tildeling

7.2.1 Vurdering af underkriteriet ”Pris”

Ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Pris", vil Ordregiver lægge vægt på den samlede evalueringstekniske pris der automatisk udregnes i tilbudslisten (bilag B).

Den samlede evalueringstekniske pris beregnes som summen af de beregnede evalueringstekniske priser for ydelsestyperne fremmødetolkning, telefontolkning, videotolkning og skriftlig oversættelse.

I tilbudslisten (bilag B) har Ordregiver estimeret et forventet forbrug pr. år fordelt på henholdsvis ydelsestyper og tidspunkter. De af tilbudsgiverne tilbudte timepriser, priser pr. kvarter eller pris pr. påbegyndt linje vil blive ganget med det estimerede forbrug og danne en sum pr. specificeret linje i tilbudslisten.

Den evalueringstekniske pris for hver ydelsestype beregnes ved at sammenlægge summen af hver specificeret linje under ydelsestypen. Sum pr. specificeret linje under en ydelsestype, beregnes ved at multiplicere forventet forbrug x tilbudsprisen.

Tilbudsgiver skal derfor udfylde og fremsende tilbudslisten vedlagt som bilag B, i henhold til retningslinjerne i bilaget, og skal afgive priser på samtlige de i tilbudslisten angivne prisfelter (markeret med rødt i bilag 3, tilbudsliste). Såfremt tilbudsgiver undlader at udfylde et eller flere prisfelter, vil hele tilbuddet som udgangspunkt være ukonditionsmæssigt, og vil derfor ikke indgå i evalueringen. Tilbudsgiver kan således ikke undlade at tilbyde en i tilbudslisten efterspurgt pris.

Priser skal angives i danske kroner ekskl. moms (men inkl. evt. øvrige afgifter).

Evalueringsmetode

Evalueringsmetoden på underkriteriet "Pris" er som følger: Der tildeles point på en skala fra 0-100. De tilbudsgivere, der har afgivet den laveste tilbudspris, tildeles 100 point. En fiktiv tilbudssum på 50% dyrere end laveste pris tildeles 0 point. Øvrige tilbudspriser tildeles point ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter (pointmodel). Det tildelte point ganges med vægtningen af underkriteriet "Pris".

Hvis der mod forventning modtages tilbud (dvs. mindst ét), der er højere (dyrere) end laveste tilbudspris plus 50 %, tildeles karakteren 0 i stedet til den højeste (dyreste) afgivne tilbudspris (primær tilpasningsmodel). Dog kan den pris, der tildeles pointtallet 0, aldrig overstige laveste pris plus 100 % (sekundær tilpasningsmodel). Spændet på pointskalaen er således maksimalt laveste tilbudspris plus 100 %. Ved anvendelse af den sekundære tilpasningsmodel vil også tilbud, som overstiger laveste pris + 100 %, blive tildelt pointtallet 0.

7.2.2 Vurdering af underkriteriet ”Kvalitet”

Tilbuddet skal indeholde oplysninger, som sætter Ordregiver i stand til at evaluere tilbuddet i forhold til underkriteriet "Kvalitet".

Tilbudsgiver skal udfylde Bilag 4 Leverandørens løsningsbeskrivelse - tolkeydelser i forbindelse med afgivelse af tilbud. Løsningsbeskrivelsen må maksimalt samlet fylde 20 A4-sider. Er løsningsbeskrivelsen mere end 20 A4-sider vil udelukkende de første 20 sider blive taget i betragtning i forbindelse med tilbudsevalueringen.

Tilbudsgiver skal desuden udfylde bilag 1B Krav til Bookingportal i henhold til retningslinjerne i bilaget.

7.2.2.1 Tolkenes kompetencer

Det er væsentligt for Ordregiver, at de tolke der anvendes til løsningen af opgaver for Ordregiver besidder de nødvendige sproglige og tolkeetiske kvalifikationer og kompetencer, som opgaverne kræver.

Tilbudsgiverne skal derfor beskrive, hvilke procedurer og handleplaner de har for at sikre dette, herunder hvorledes det sikres, at tolkene har de nødvendige sprogkundskaber på både dansk og det sprog der skal tolkes i, samt den tolketekniske kunnen til at kunne forestå tolkning for Ordregiver.

Ordregiver lægger i sin vurdering positiv vægt på i hvor høj grad, at tilbudsgiver har procedurer, som sikrer tolkenes faglige kompetencer i forbindelse med rekrutteringen.

Ordregiver lægger i sin vurdering desuden positiv vægt på i hvor høj grad, at tilbudsgiver har procedurer og/eller handleplaner som sikrer, at de tilknyttede tolke kontinuerlig tilbydes relevant videreudvikling og efteruddannelse af høj kvalitet, så den enkelte tolks kvalifikationer og faglig viden vedligeholdes og videreudvikles, og at tolkene tilbydes relevant beredskab, supervision, debreefing mv. Det tillægges her også positiv vægt i hvor høj grad, tilbudsgiver forpligter sig til en højere uddannelsesprocent end 25% inden for Rammeaftalens første 18 måneder, jf. Ydelsesbeskrivelse – tolkeydelser pkt. 4.7 (bilag 1A).

Tilbudsgiver bedes derfor beskrive sine procedurer og handleplaner for følgende:

• Rekrutteringsprocesser og fastlæggelse af tolkenes kompetenceprofiler

• Løbende sikring af tolkenes sproglige og tolkeetiske kompetencer, herunder om der sker supervision af tolkene

• Målbare krav til tolkenes kompetencer/kvalifikationer

• Hvordan tolkens sprogkundskaber på såvel dansk som på tolkesproget (tosprogtest) bliver efterprøvet i forbindelse med ansættelse, hvorledes efterprøvningen finder sted, og hvem der kan foretage denne efterprøvning og godkendelse af sprogkundskaberne, herunder beskrivelse af, der sikres uvildig og faglig kompetent testning i forbindelse med rekruttering af tolke

• Hvilke kvalifikationer, dem der tester og eksaminerer tolkene har

• Sikring af kvaliteten i skriftlige oversættelser (fx at to tolke skal ind over en oversættelse)

• Arbejdsgange for løbende efteruddannelse og opkvalificering af tolkenes kompetencer, så tolkenes kvalifikationer og faglige viden løbende vedligeholdes og videreudvikles, og det sikres, at tolkene har tilstrækkelig uddannelsesmæssig baggrund, herunder beskrivelse af, hvordan tilbudsgiver vil sikre, at 25%, jf. bilag 1A, pkt. 4.7) af tolkene skal have gennemført to moduler på akademiuddannelsen for tolke, eller tilsvarende uddannelsesniveau inden for Rammeaftalens første 18 måneder vil kunne opnås.

• Sikring af beredskab til tolke, der anvendes til vanskelige samtaler samt har været ude for traumatiserende hændelser, herunder fx ekstra supervision, debreefing mv.

• Beskrivelse af, om der tilbydes en højere (forpligtende) uddannelsesprocent end 25% inden for Rammeaftalens første 18 måneder, jf. bilag 1A pkt. 4.7.

7.2.2.2 Onboarding

Det er væsentligt for Ordregiver, at de tolke der anvendes til løsningen af opgaver for Ordregiver har forståelse for opgaverne og for Ordregiver, og at Tilbudsgivers onboarding af tolke understøtter dette.

Ordregiver lægger i sin vurdering positiv vægt på i hvor høj grad, at tilbudsgiver sikrer, at nyansatte tolke gennemfører et onboarding-forløb, som understøtter tolkene i opgaveløsningen for Ordregiver, og sikrer at tolkene har den nødvendige indsigt i og forståelse for de konkrete opgaver, der vil skulle løses for Ordregivers opgaver.

Ordregiver lægger i sin vurdering desuden positiv vægt på i hvor høj grad, at onboarding-forløbet sikrer grundig oplæring af tolkene i tolkeetik og tolketeknik, samt sikrer opfølgning på, at tolkene har de nødvendige kompetencer til at løse konkrete opgaver for Ordregiver, herunder at de behersker de nødvendige fagtermer.

Tilbudsgiver bedes derfor beskrive sine procedurer og handleplaner for følgende:

• Hvordan det sikres, at tolkene introduceres grundigt til Ordregiver og til de opgaver som tolkene vil skulle løse for Ordregiver, således at det sikres, at tolkene har den fornødne forståelse for typen af opgaver, som skal udføres, herunder særligt det ansvar, der ligger i at bistå Ordregiver i samtaler med Borgere, som ofte befinder sig i sårbare situationer.

• Hvordan onboarding-forløbet understøtter grundig oplæring af alle tolke i tolkeetik og tolketeknik, og samtidig sikrer opfølgning på, at tolkene har de fornødne kompetencer til at løse konkrete opgaver for Ordregiver

• Hvordan tilbudsgiver vil sikre, at tolkene kender specifikke fagtermer, der anvendes af Ordregiver.

7.2.2.3 Leveringssikkerhed, håndtering og forebyggelse af klager

Det er væsentligt for Ordregiver, at opgaverne leveres med høj leveringssikkerhed, og at aflysninger og udsættelser af tolkeopgaver så vidt muligt undgås. Samtidig er det væsentligt at leverandøren har klare procedurer for håndtering og forebyggelse af klager.

Ordregiver lægger positiv vægt på i hvor høj grad, at Tilbudsgiver sikrer, at tolke allokeres på baggrund af parametre som faglighed og erfaring fra tidligere opgaver af samme karakter, og at Tilbudsgiver har procedurer, som sikrer høj leveringssikkerhed fx i tilfælde af sygdom, fravær mv.

Ordregiver lægger desuden positiv vægt på i hvor høj grad, at tilbudsgiver tilbyder en procedure, der sikrer, at klager tages til efterretning og behandles på en måde, der er egnet til at reducere antallet af lignende klager fremadrettet. Ordregiver lægger endvidere positiv vægt på i hvor høj grad, at tilbudsgivers procedure indeholder en hurtig og effektiv tilbagemelding til ordregiver vedrørende den pågældende klage.

Tilbudsgiver bedes derfor beskrive sine procedurer og handleplaner for følgende:

Leveringssikkerhed

• Hvordan bestillinger tilrettelægges og koordineres, så Ordregiver får den bedst egnede tolk til den konkrete opgave, herunder om Tilbudsgiveren afsætter bestillinger til tolke ud fra deres profil, såsom faglighed og erfaring, samt om der anvendes faste tolke i opgaveløsningen for Ordregiver med henblik på at sikre stabilitet i opgaveløsningen.

• Hvordan Tilbudsgiver vil understøtte høj leveringssikkerhed og sikre tolkenes mødestabilitet, herunder minimering af aflysninger, udeblivelser og forsinkelser. Derudover bedes tilbudsgiver beskrive, hvordan Tilbudsgiver sikrer, at der i tilfælde af aflysning/udeblivelse hurtigt findes en ny løsning med en lige så egnet tolk til afvikling af den bestilte opgave.

Forebyggelse og behandling af klager

• Procedurer for og håndtering af klager

• Procedurer for tilbagemelding til Ordregiver ved konkrete klager

• Procedurer for forebyggelse af klager, påtaler eller lignende. Der tænkes navnlig på situationer, hvor sagsbehandleren f.eks. oplever:

- utilfredsstillende tolkning som følge af tolkens manglende kompetencer

- at en tolk er kommet for sent til en tolkning

- at en tolk er udeblevet fra en tolkning

- at en borger og en tolk ikke formår at samarbejde

- at en tolk ikke iagttager de tolkeetiske principper

• Procedurer for mindskelse af risikoen for mangelfulde tolkeydelser.

• Procedurer for, hvordan der reageres og følges op på klager, og hvordan det sikres, at der læres og vidensdeles i forbindelse med klager med henblik på at reducere antallet af lignende, klager i fremtiden.

7.2.2.4 Implementering

Det er væsentligt for Ordregiver, at implementeringen af aftalen sker rettidigt, og at Tilbudsgiverens implementeringsplan understøtter dette.

Ordregiver lægger positiv vægt på i hvor høj grad, at Tilbudsgiver har en klar og tydelig implementeringsplan, og at det implementeringsplanen fremgår, hvilke parter som skal levere samt hvornår levering skal ske. Ordregiver lægger i den forbindelse positiv vægt på i hvor høj grad, at Ordregiver inddrages i processen så der skabes et samarbejde fra rammeaftalens start

Tilbudsgiver bedes derfor beskrive en implementeringsplan med følgende indhold:

• En detaljeret implementeringsplan med angivelse af aktiviteter og tidsplan som er både robust og realistisk i forhold til at sikre rettidig opstart af aftalen, herunder udpegning af mulige tidsmæssige risici

7.2.2.5 Bookingportal

Det er væsentligt for Ordregiver, at Leverandøren stiller en bookingportal til rådighed, som lever op til Ordregivers tekniske og sikkerhedsmæssige krav.

Ved vurdering af Tilbudsgivernes tilbud i forhold til delkriteriet "Bookingportal" foretages derfor en samlet vurdering på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af evalueringskravene (EK) i:

• Bilag 1B, Evalueringskrav nr. 9, Generel Arkitektur

• Bilag 1B, Evalueringskrav nr. 10, Tredjepartsprodukter

• Bilag 1B, Evalueringskrav nr. 13, Beskyttelse mod ondsindede angreb

• Bilag 1B, Evalueringskrav nr. 49, Kvitteringsfunktion i Bookingportalen

Det fremgår af det enkelte evalueringskrav, hvad Ordregiver vægter positivt i sin evaluering af Tilbudsgivers besvarelse.

Tilbudsgiver skal besvare ovenstående evalueringskrav i bilag 1B. Alene besvarelsen i bilag 1B indgår i Ordregivers evaluering af delkriteriet.

Evalueringsmetode

Til bedømmelse af tilbuddene i forhold til underkriteriet "kvalitet" anvendes nedenstående pointskala. Nedenstående point afspejler alene pejlemærker på denne skala. Der kan således tildeles et hvilket som helst point mellem 0 og 100.

POINT

PROSA

100

En særdeles tilfredsstillende løsning, som opfylder alle Ordregivers ønsker.

En meget tilfredsstillende løsning, som i høj grad opfylder Ordregivers ønsker.

En god løsning, der opfylder en stor del af Ordregivers ønsker.

En mindre tilfredsstillende løsning, der dog opfylder flere af Ordregivers ønsker.

En meget utilfredsstillende løsning, der kun opfylder enkelte af Ordregivers ønsker.

Løsning, der kun netop er konditionsmæssig.

Henvisningen i pointskalaen til "Ordregivers ønsker" skal forstås som en henvisning til beskrevne delkriterier. Det tildelte point for underkriteriet "kvalitet" multipliceres med vægtningen af underkriteriet "kvalitet".

7.3 Dokumentation angående udelukkelse

Før Ordregivers underretning om tildeling af kontrakt, skal de tilbudsgivere, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er givet i ESPD'et om udelukkelsesgrundene.

Det er således ikke et krav, at dokumentationen vedlægges tilbuddet , men dette kan dog gøres for at fremme udbudsprocessen, eksempelvis hvis tilbudsgiver allerede besidder dokumentationen.

Ordregiver vil udelukke tilbudsgiveren, såfremt denne ikke fremlægger den ønskede dokumentation. Tilbudsgiverne er ikke forpligtede til at fremlægge dokumentation såfremt de relevante oplysninger er tilgængelige i en national database med direkte og vederlagsfri adgang eller hvis Ordregiver allerede er i besiddelse af den ønskede dokumentation som følge af et af Ordregiver tidligere gennemført udbud.

Ordregiver har nedenfor anført den dokumentation, som en dansk virksomhed skal fremlægge som dokumentation angående udelukkelse. Er en udenlandsk virksomhed, så kan anvende e-Certis til at identificere de oplysninger og dokumenter, der er brugbare som dokumentation. Udstedes der ikke dokumenter eller certifikater i det land, hvor virksomheden er etableret, så kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, så kan de erstattes af en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det pågældende land.

For dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen henvises til det i pkt. 5.2.1 og pkt. 5.2.2 anførte.

7.3.1 Udelukkelsesgrunde

skal fremlægge en serviceattest, som er udstedt af Erhvervsstyrelsen, med oplysninger om:

• Udelukkelsesgrundene vedrørende straffedomme i henhold til Udbudslovens § 135, stk. 1

• Betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til Udbudslovens § 135, stk. 3

• Udelukkelsesgrunde vedrørende konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling i henhold til Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2

Serviceattesten må ikke være ældre end 6 måneder regnet fra tilbudsfristen.

7.3.2 Egnethed for sammenslutninger af økonomiske aktører

Når er en sammenslutning af økonomiske aktører, skal følgende fremlægges:

• Dokumentation som anført i pkt. 7.3.1 for hver deltager i sammenslutningen.

8 Egenerklæring i forhold til Rådets forordning (EU) 2022/576

Ordregiver skal gøre opmærksom på, at der i medfør af artikel 5k i Rådets forordning (EU) 2022/576 af

8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine (herefter "Forordningen") gælder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske selskaber og russisk kontrollerede selskaber mv. Forbuddet omfatter også tildeling til tilbudsgivere, som anvender støttende enheder eller underleverandører, der er omfattet af Forordningens artikel 5 k, hvis værdien af en sådan støttende enheds/underleverandørs leverancer udgør mere end 10 % af kontraktværdien.

Ordregiver kan derfor på et hvilket som helst tidspunkt i udbudsprocessen kræve, at ansøgere og tilbudsgivere dokumenterer ikke at befinde sig i omstændigheder omfattet af artikel 5k i Forordningen, herunder kan Ordregiver anmode ansøgere og tilbudsgivere om at underskrive den med udbudsmaterialet vedlagte tro- og loverklæring om dette forhold. Det er i den forbindelse Ordregivers opfattelse, at ansøger/tilbudsgiver er nærmest til at kende egne ejerforhold og egne samarbejdspartnere, og derfor også er nærmest til at dokumentere fraværet af de omstændigheder, der er omfattet af Forordningens artikel 5k.

Ordregiver forbeholder sig retten til at afvise tilbudsgivere, som ikke underskriver den vedlagte tro- og loveerklæring (Bilag E).

Ud fra et økonomisk perspektiv har Ordregiver til hensigt at indhente egenerklæring (Bilag E.1) allerede ved prækvalifikation fra potentielle prækvalificeret ansøgere.

9 Underretning om tildelingsbeslutning

Ordregiver vil samtidig og skriftligt underrette alle tilbudsgivere om hvilken tilbudsgivere, som vil blive tildelt udbudte kontrakt.

Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt men alene underretning om, at tilbudsgiver efter Ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager heller ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i overensstemmelse med pkt.6.6.

Kontraktindgåelse kan først indgås efter udløbet af stand still-perioden, der som udgangspunkt løber 10 dage fra dagen efter Ordregivers underretning om tildelingsbeslutning.

I henhold til § 3 i lov nr. 492 af 12. maj 2010 om Klagenævnet for Udbud må Ordregiver tidligst indgå kontrakt efter udløbet af en standstill-periode på 10 dage fra dagen efter Ordregivers underretning om tildelingsbeslutning, når underretningen er sket ad elektronisk vej.

Document Metadata

Table of Contents

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen

Document Metadata