Referat og aftaledokument udfærdiget i forbindelse med styringsdialogmøde med Boligselskabet Rosenvænget

Referat og aftaledokument udfærdiget i forbindelse med styringsdialogmøde med Boligselskabet Rosenvænget

Referat og aftaledokument udfærdiget i forbindelse med styringsdialogmøde med Boligselskabet af 1961 i Helsinge.

Styringsdialogmødet blev afholdt den 2. maj 2013 på Rådhuset i Helsinge

Gribskov Kommune er ikke tilsynskommune for Boligselskabet Rosenvænget i Frederikssund. Men kommunen og Boligselskabet Rosenvænget har tidligere besluttet at afholde årlige styringsdialogmøder, da det ses som en god lejlighed til at drøfte status og aktuelle problemstillinger i afdelingerne.

På mødet deltog:

Repræsentanter for Boligselskabet Rosenvænget ved Domea:

Xxx Xxxxxxxx - driftschef i administrationsselskabet Domea, som administrerer Boligselskabet Rosenvænget

Xxxx Xxxxxxx - formand for Boligselskabet Rosenvænget

Repræsentanter for Gribskov Kommune:

Xxxx Xxxxxx - teamleder

Xxxxx Xxxxxx - økonomimedarbejder

Dagsorden:

1. Boligselskabet Rosenvænget

2. Afd. 2310 – Helsingegården

3. Afd. 2307 – Kirsebærhaven

4. Afd. 2309 – Præstevænget

5. Afd. 2312 – Trongården

6. Afd. 2313 - 4x4 ældreboliger

7. Afd. 2314 – Helsingevej/Parkvænget

8. Afd. 2317 – Søfryd-bofællesskab

9. Afd. 2318 – Bofællesskab Haragergård

10. Afd. 2321 – Birkeparken

11. Afd. 2325 – Haragergård

12. Afd. 2322 - Askly

13. Opfølgning på samarbejde mellem Domea og Plejegribskov og Gribskov Kommune på Helsingegården og Trongården

14. Driftaftale Trongården

15. Evt.

Der blev under de enkelte punkter taget udgangspunkt i styringsdialograpporterne, som boligselskabet har udarbejdet.

Referat

Aftaledokumentet fra styringsdialogmøde sidste år blev gennemgået. Gribskov Kommune påpeger, at regnskabet for sidste regnskabsår endnu ikke er sendt til Gribskov Kommune. Domea oplyser, at regnskabet er tilgængeligt elektronisk hos Landsbyggefonden og det aftales at kommunen fremadrettet henter regnskabet elektronisk.Aftale om kvartalsvis fremsendelse af budget for Helsingegården har været udskudt på grund af afklaring omkring fordelingstal. Den kvartalsvise opfølgning genoptages fremadrettet. Det er også aftalt, at der skal ske kvartalsvis fremsendelse af budget opfølgning på Helsingevej/Parkvænget. Gribskov kommune påpeger, at det ikke er sket og Domea vil foranledige at det sker.

1. Boligselskabet af 1961 i Helsinge

Domea oplyser at sammenlægning med Boligselskabet Rosenvænget er forløbet godt. Den nye organisationsbetyrelse er valgt med et bredt repræsentativt medlemsskab rent geografisk. For alle afdelinger i Boligselskabet af 1961 i Helsinge er det aftalt at de indgår driftsfællesskab med Frederikssund. Alle afdelinger serviceres nu fra Frederikssund. Det er sket med henblik på at optimere opgaverne omkring al vedligehold. Domea oplever, at beboerne i Helsinge har taget fint imod den nye organisering i forhold til vedligehold. Der udfærdiges et årshjul for alle afdelinger, så bestyrelserne har overblik over aftalte opgaver og kan se, hvor der eventuelt er muligheder for omprioriteringer i året.

Gribskov Kommune påpeger, at der i materialet til styringsdialogmødet er anført at boligorganisationen samlet set kun i nogen grad opnår tilfredsstillende resultater. Domea vurderer dog på mødet at dette kan ændres til at resultaterne i stor grad er tilfredsstillende. Domea oplyser, at bemærkningerne i materialet til styringsdialogmødet, ved en fejl ikke er blevet opdateret. Gribskov Kommune påpeger, at det er problematisk at materialet til styringsdialogen ikke er opdateret. Det skal sikres, at der fremadrettet sker korrekt indberetning og opdatering til Landsbyggefonden.

Gribskov Kommune påpeger, at boligorganisationens administrationsbidrag er markant højere end benchmark. Domea oplyser, at det ikke umiddelbart er muligt at sammenligne priserne. Domea oplyser, at de ydelser de kan tilbyde er bedre end konkurrenternes. Domea er dog opmærksom på problemet og finder selv at administrationsbidraget er for højt. De er i gang med en omstrukturering med det formål at få et lavere niveau.

Dispositionsfond er lavere end benchmark. Dette var blandt andet en af grundene til beslutning om sammenlægning med Boligselskabet Rosenvænget. Dispositionsfonden er efter sammenlægning styrket væsentligt.

Gribskov Kommune påpeger, at der under de kritiske nøgletal er anført fraflytning under stort set alle afdelinger. Det er normalt, da der primært er tale om ældre- og plejeboliger, som generelt har større gennemstrømning.

Gribskov Kommune påpegede, at Boligorganisationen bør skrive kommentarer ind under punktet "status for tidligere drøftelser". Domea vil sørge for at det sker fremadrettet.

Gribskov Kommune påpeger, at der i alle afdelinger er kommenteret, at henlæggelserne bør øges til kr. 35.000 pr. lejemål på trods af afdelingernes forskellige behov. Domea oplyser, at det er Domeas gennemsnitsbetragtning og det kan reelt afvige i den enkelte afdeling. Gribskov Kommune kommenterer, at henlæggelserne til vedligehold generelt synes lave i afdelingerne og der skal henlægges til de nødvendige vedligehold arbejder i de enkelte afdelinger. Domea oplyser, at der i flere afdelinger kan være problemer med at forhøje henlæggelserne, da huslejen så vil stige for meget. Gribskov Kommune påpeger at der skal henlægges til de nødvendige vedligeholdsarbejder.

2. Afd. 2310 – Helsingegården

Domea påpeger, at der i forhold til kommentarene i materialet til styringsdialogen nu er sket forandringer på Helsingegården og Trongården. De oplever nu en tæt og god dialog med ledelsen på Plejegribskov.

Gribskov Kommune kommenterer afdelingens underskudssaldo. Domea oplyser, at underskud nu kan afvikles over 3 år.

Gribskov Kommune påpeger at der er usikkerhed i materialet omkring henlæggelser. Henlæggelsessaldoen går ned på trods af mindre forbrug i forhold til de faktiske henlæggelser. Domea undersøger hvorfor og vender tilbage med forklaring.

Der skal udfærdiges en ny driftsaftale mellem boligselskabet og kommunen for hele Helsingegården.

3. Afd. 2307 – Kirsebærhaven

Domea har oplyst, at afdelingen er dyr at drifte fordi den ligger langt fra de andre afdelinger i selskabet. Det er ikke muligt at indgå en aftale med andelsboligforeningen, der ligge ved siden af om fælles renhold. Domea oplyser at der vil ske en optimering af budgetopfølgning p.g.a. underskud i to år i træk. Underskud var på kr. 21.753 i sidste regnskabsperiode og saldoen udgør nu i alt kr. 55.227.

Gribskov Kommune påpeger, at der er opsparede henlæggelser til vedligehold pr. bolig på kr. 15.000. Domea har generelt skrevet kr. 35.000 som mål for henlæggelser. Domea oplyser, at størrelsen af henlæggelser i afdelingen er sat ud fra det husleje niveau som afdelingen p.t. kan bære. Større vedligehold skal evt. dækkes ved låneoptagelse, f.eks. i organisationens dispositionsfond.

Gribskov Kommune kommenterer afdelingens mellemregning med boligorganisationen. Domea oplyser at de har fokus på mellemregning med boligorganisationen og der er igangsat tiltag for at sikre bedre likviditetsstyring.

4. Afd. 2309 – Præstevænget

Det sociale liv i denne afdeling har været og er rigtig godt, men boligselskabet oplever dog, at det har stor betydning for afdelingens sociale liv, hvor friske borgere kommunen anviser til boligerne. Boligselskabet opfordrer derfor igen kommunen til at tage dette med i anvisningen af boligerne. Kommunen oplyste, at der er opmærksomhed på dette, men at boligerne bliver anvist i henhold til borgernes ønske om boligens geografiske placering.

Domea oplyser, at de efter ønske fra beboerne, ser på en snarlig udskiftning af vinduer og døre. Det er ikke med i den almindelige vedligeholdelsesplan og derfor ses der på mulighed for låneoptagelse.

5. Afd. 2312 – Trongården

Domea og Gribskov Kommune planlægger at indgå i et fællesprojekt med LED-belysninge i boligernes fællesarealer og på de kommunale servicearealer.

Domea redegjorde for de ønsker Plejegribskov har til ændringer af blandt andet køkkener og mørke vægge. Domea medtænker ønskerne i vedligeholdsplanerne i den grad det er økonomisk muligt og afspejler et beboerbehov.

Der har været problemer med dørtrin på Trongården. Domea oplyser, at der er fokus på få løst opgaven og den indvendige del vil blive prioriteret først.

Der er p.t. ikke afdelingsbestyrelse på Trongården. GK påpeger, at det skal politisk behandles, hvis bestyrelsen skal have medlemmer der ikke er beboerne på plejecenteret.

Gribskov Kommune påpeger, at der i materialet til styringsdialogen er oplyst, at boligerne er små og toiletter og bad ikke er tidsvarende. Domea oplyser at det skal ses i forhold til gældende byggelovgivning og nyere opførte boliger.

Boligselskabet påtænker at foretage ekstra hovedrengøring når et lejemål fraflyttes, så boligerne fremstår i bedre stand, når ny beboer skal flytte ind.

Driftsaftalen er netop fremsendt til Gribskov Kommune med kommentarer fra Domea. Det forventes herefter, at den snarligt kan underskrives.

6. Afd. 2313 - 4x4 ældreboliger

Domea oplyser, at de har stor fokus på driftsbesparelser i afdelingen. Det skal umiddelbart ske gennem energioptimering i boligerne, så udgifter til varme begrænses. Afdelingen har udemærkede henlæggelser.

Gribskov Kommune efterlyser information om opstået overskud på kr. 94.000. Domea femsender oplysninger til kommunen. Boligselskabet oplyser, at opsparet underskud på kr. 220.000 afvikles over 5 år.

Domea oplyser, at der er planer om at se på muligheder for en evt.

sammenlægning med andre afdelinger, så afdelingen kan blive større og driftsudgifterne minimeres.

7. Afd. 2314 – Helsingevej/Parkvænget

Opsparet underskud på kr. 165.000 afvikles over 10 år. Gribskov Kommune indstiller at afvikling ændres til maximalt 3 år.

8. Afd. 2317 – Søfryd-bofællesskab

Gribskov Kommune har haft tomgang i afdelingen på grund af manglede søgning til denne type bolig.

10. Afd. 2318 – Bofællesskab Haragergård

Domea oplyser, at der har været et overskud i afdelingen i sidste regnskabsperiode. Det tidligere opsparede underskud er nu nedbragt til kr. 62.000, som afvikles inden for 1 år.

11. Afd. 2321 – Birkeparken

Domea oplyser at overskudssaldo på kr. 53.000 afvikles over 3 år. Afdelingen har ændret ordning i forbindelse med henlæggelser til indvendig vedligeholdelse ved fraflytning fra B-ordning til A-ordning. Domea oplyser, at der er midler fra B-ordningen, som forventes at dække A-ordning.

12. Afd. 2325 – Haragergård

Domea oplyser, at der p.t. arbejdes med en helhedsplan for afdelingen i forhold til energioptimering og klimaforbedring. Blandt andet skal bygningerne have nye facader og i forhold til udenomsarealer arbejdes der mod forbedring af afvanding. Det er planlagt, at midlerne til renovering søges i Landsbyggefonden. GK påpeger, at der er mangler i udfyldelsen af materialet til styringsdialog.

13. Afd. 2320 - Aktivitetshus

Domea og Gribskov Kommune har aftalt at indgå ny aftale om leje og anvendelse af Aktivitetshuset. Domea oplyser at afdelingen i den forbindelse sammenlægges med Haragergård. Gribskov Kommune bemærker at der er henlagt til vedligehold selv om det er kommunen har al vedligehold. Der er opsparet kr. 200.000 i henlæggelsessaldo, men samtidig er der et opsparet underskud i afdelingen på kr. 119.000 som afvikles over 3 år.

13. Afd. 2322 - Askly

Samarbejdet omkring opstart af afdelingen er forløbet fint. Domea oplyser, at alle ældreegnede familie boliger er udlejet. Den 7. maj 2013 er der officiel indvielse og stiftende afdelingsmøde. Beboerne i Askly har overfor Domea påpeget, et ønske om at få en ekstra udkørsel til Frederiksborgvej. Domea henvender sig til kommunens vejafdeling vedrørende dette.

14. Opfølgning på samarbejde mellem Domea og Plejegribskov og Gribskov Kommune på Helsingegården og Trongården

Både Domea og Gribskov Kommune udtrykker tilfredshed med en mærkbar forbedring af samarbejdet på Helsingegården og Trongården. Medarbejderne på Plejegribskov har udtryk glæde over den dialog der har været omkring samarbejdet.

Næste styringsdialogmøde afholdes torsdag den 10. april 2014.

Aftaleoversigt for styringsdialogmødet 2013:

Aftaler på boligorganisationsniveau

• Det aftales at Domea fremadrettet i materialet til styringsdialogmødet skriver kommentarer ind under punktet "status for tidligere drøftelser".

• Det aftales at Domea fremsender oversigt over de afdelinger der har underskud der afvikles ud over 3 år.

Aftaler på afdelingsniveau

Afdeling 2310 - Helsingegården

• Det aftales, at kommunen igen fremover skal have økonomiske opfølgninger hver 3. måned vedrørende den økonomiske udvikling på Helsingegården.

• Det aftales, at driftsaftalen for Helsingegården skal være udfærdiget inden august 2013.

Afdeling 2312 - Trongården

• Gribskov Kommune tager stilling til Domeas kommentarer til driftaftalen og fremsender umiddelbart herefter aftalen til underskrift.

• Domea og Gribskov Kommune arbejder videre med projekt vedrørende LED-belysning i boligernes fællesarealer og kommunens servicearealer.

Afd. 2313 - 4x4 ældreboliger

• Domea femsender redegørelse til kommunen om opstået overskud på kr. 94.000.

Afd. 2314 – Helsingevej/Parkvænget

• Det aftales, at Domea fremsender økonomiske opfølgninger kvartalsvist til kommunen.

Afd. 2322 - Askly

• Det aftales at Gribskov Kommune tager kontakt til vejafdelingen omkring

eventuel genopretning af fortovet.