Aalborg Kommune
Samarbejdsaftale mellem
Aalborg Kommune
og
Aalborg Karneval
for perioden 01.04.2022 – 31.12.2025
Indholdsfortegnelse
2.1. Formål og profil for Aalborg Karneval 5
2.2. Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune og Aalborg Karnevals engagement i disse 6
2.3. Strategiske målsætninger for aftalen 6
2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål 8
3.2. Tilskuddets størrelse og udbetaling 9
3.5. Oplysningspligt, dialog og tilsyn 10
3.5.1. Ledelsesinformation og dokumentation 11
3.6. Sagsbehandling og borgerbetjening 12
Denne aftale er d.d. indgået mellem | ||
Aalborg Kommune, Sundheds- og Kulturforvaltningen, Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx Kommune XXX.XX. DK 29 18 94 20 | og | Foreningen Aalborg Karneval Xxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxx CVR. NR. DK 74 42 85 17 |
1.2. Aftalens formål
Aftalen fungerer som et dialog- og styringsværktøj i samarbejdet mellem Aalborg Kommune og Institutionen samt internt for hhv. kommune og kulturaktør. Aftalen indgår i kommunens almindelige tilsyn. Når Aalborg Kommune yder tilskud til institutionen, har kommunen pligt til at føre tilsyn med, at tilskuddet anvendes til de formål, hvortil det er udbetalt.
Aftalen tager afsæt i Aalborg Kommunes Kulturpolitik fra 2020 og i Institutionens formål og opgave, jf. institutionens vedtægter.
Aftalen skal være med til at fremme og udvikle kulturlivet i Aalborg Kommune og understøtte Institutionens tilbud. Aftalen giver således Aalborg Kommune samt ledelse og bestyrelse i institutionen et fælles afsæt for strategisk planlægning, langsigtede beslutninger og målrettede indsatser på de områder, aftalen omfatter.
Indeværende aftale er en videreudvikling af et mangeårigt samarbejde mellem Aalborg Kommune og Aalborg Karneval
1.3. Den juridiske ramme
Aalborg Karneval er en forening støttet af Aalborg Kommune.
Aalborg Karneval bor til leje i ejendommen ”Sct. Xxxxxxxxxxxx”, Huset i Hasserisgade som er ejet af Aalborg Kommune
1.4. Aftaleperiode
Aftalen mellem Aalborg Kommune og Aalborg Karneval indgås for perioden 01.01.2022- 31.12.2025.
Nærværende aftale forelægges til politisk godkendelse i Aalborg Kommune og i Aalborg Karnevals bestyrelse. Aftalen kan først træde i kraft efter, at den politiske godkendelse foreligger.
Aftalen kan genforhandles, hvis der fx opstår konkrete forhold, som hverken institution eller Aalborg Kommune har indflydelse på. Eksempelvis ved ændringer i lovgivning eller andre bestemmelser eller ved påbud fra stat eller anden myndighed - denne opregning er ikke udtømmende.
Indeværende aftale genforhandles ordinært senest i 3. kvartal 2025.
1.5. Misligholdelse
I tilfælde af misligholdelse af aftalen fra institutionens side kan Aalborg Kommune beslutte at det kommunale tilskud bortfalder. Det betragtes altid som misligholdelse:
• hvis budget og regnskab efter anmodning ikke fremsendes til godkendelse
• hvis virksomhedsplan efter anmodning ikke fremsendes
I særlige tilfælde ved grov eller gentagen misligholdelse kan Aalborg Kommune kræve udbetalt tilskud tilbagebetalt. Såfremt tilskuddet ikke anvendes i overensstemmelse med aftalen, kan Aalborg Kommune kræve tilskuddet tilbagebetalt.
2. Udvikling
2.1. Formål og profil for Aalborg Karneval
Aalborg Karnevals formål
Aalborg Karneval har et ideelt sigte og må ikke i sit virke styres af individuelle eller interesseorganisationsbundne økonomiske interesser.
Aalborg Karnevals formål er:
• At udbrede forståelsen af og kendskabet til karnevalets traditioner, historie, musik, universelle karakter og lokale forskelligheder
• At stille rammer til rådighed for folkekulturel egenaktivitet for børn og unge gennem karneval og andre kulturarrangementer, der relaterer sig til årets gang og folkelige traditioner
• At foreningen gennem afholdelse af karneval skal skabe økonomiske muligheder for at støtte det brede kulturliv i Aalborg
Aalborg Karnevals vision
Foreningen Aalborg Karnevals vision frem mod 2030 er ganske enkel: ”Alle elsker Karneval”. Visionen er ikke et utopisk mål om, at alle skal elske alt ved Aalborg Karneval, men mere at alle elsker noget af karnevalet. De interessentgrupper Aalborg Karneval arbejder med er:
• Karnevalisterne
• Byens borgere
• Byens øvrige kulturinstitutioner
• Aalborg Kommune & forvaltninger
• Aalborg Midtby
• Frivillige og foreninger
• Erhvervsliv
• Turisme
Alle interessenter har på hver deres måde en interesse i, at der er karneval i Aalborg. Det kan være alt fra fællesskabet, kulturen, musikken, tilskuere, konceptet, karnevalisterne til services, markedsføringsværdi, indtjening mm.
Visionen er derfor et fantastisk redskab til at koble ”hvem” med ”hvad”, således at alle interessenter på sigt får et tættere forhold til Aalborg Karneval og i langt højere grad føler, at karnevalet bidrager positivt i Aalborg.
Således fungerer visionen som rettesnor for handlingsplanen i årene fremover, samtidig med at den skaber en målrettethed i de handlinger, Aalborg Karneval foretager i samspil med den enkelte interessentgruppe.
Både vision og handlingsplan skaber en sammenhængskraft mellem interessentgrupperne og Aalborg Karneval, og dermed en platform, hvor vi sammen kan adressere både udfordringer og muligheder og nå længere i fællesskab, end vi hver især kan nå i dag.
Således har Aalborg Karneval fra sommeren 2020 arbejdet med et ”benspænd”, som indebærer at alle nye aktiviteter igangsættes sammen med en relevant samarbejdspartner blandt byens øvrige kulturinstitutioner.
Institutionens vedtægter vedlægges aftalen. Aalborg Kommune skal godkende alle vedtægtsændringer i aftaleperioden.
2.2. Kulturpolitiske mål i Aalborg Kommune og Aalborg Karnevals engagement i disse
Kulturpolitikken for Aalborg Kommune indeholder en række mål og indsatser til fremme af kulturlivet i Aalborg Kommune og har opstillet 6 målsætninger.
- Aalborg – hvor det er godt at være udøvende kunstner
- Aalborg – hvor kulturen skaber en levende kommune
- Aalborg – med stærke kulturinstitutioner med en skarp profil
- Aalborg – hvor børn og unge møder kunst og kultur af høj kvalitet
- Aalborg – hvor vi bruger kulturen til at løfte andre velfærdsområder
- Aalborg – hvor der er lighed i kulturen
Herunder opridses de målsætninger, hvor Aalborg Karneval i den kommende aftaleperiode i særlig grad vil integrere dem i sin dagligdag:
2.3. Strategiske målsætninger for aftalen
Aftalen mellem Aalborg Kommune og Aalborg Karneval tager afsæt i Aalborg Kommunes kulturpolitiske mål og i Institutionens formål, og på denne baggrund bygger aftale på følgende fælles strategiske mål:
Aalborg – hvor kulturen skaber en levende kommune
• Det er fortsat et mål at konsolidere økonomien, således at de kunstneriske aktiviteter i byens rum kan udvikles yderligere og at hovedparade kan få et løft både visuelt og musikalt.
• Samarbejdet med partnere, sponsorer og andre foreninger udvikles. Dels for at sikre økonomien og dels for at stimulere interessen for Aalborg Karneval. I forbindelse med afviklingen af karneval fordeles mere end 700.000 kr. på 30 lokale foreninger og det er ambitionen at fastholde dette niveau i 2022 samt at øge niveauet i 2023-2025.
• Samarbejdet med egne frivillige intensiveres. Det er en målsætning at mængden af medlemmer i karnevalsforeningen øges, og mængden af egne frivillige øges, så karnevalet i højere grad selv kan varetage den stigende mængde opgaver i forbindelse med øgede krav til sikkerhed, bæredygtighed og øgede antal deltagere.
• Der arbejdes løbende med en offensiv og positiv fortællestrategi, således at Aalborg Karneval i stigende grad bliver kendt som en væsentlig kunstnerisk, involverende og værdifuld nordjysk event med international rækkevidde.
• Forholdet til midtbyen styrkes gennem et samarbejde med Xxxxxxx, Xxxxx og Aalborg Cityforening. Her sættes fokus på både synlighed omkring Aalborg Karnevals aktiviteter, tilgængelighed til midtbyen og synergi mellem alle parter.
• Aalborg Karneval indgår aktivt i dialogen med Aalborg Kommune om at skabe et mere bæredygtigt karneval og har igangsat følgende tiltag:
• Videresalg og genbrug af vogne fra Stjerneparaden
• Sortering af alt affald i produktionen i parken
• Kommunikation til kunderne omkring adfærd der mindsker affald
• Alt catering til International parade bliver vegetarisk
• Vandflasker og plastikservice bruges ikke længere i produktionen
• Aalborg Karneval vil fortsat bruge sine platforme på SoMe til at kommunikere omkring ønsket adfærd til karneval og læner sig meget op ad de erfaringer ”Everyday Sexism Project” og Roskilde Festival har gjort sig.
Følgende områder vil få et særligt fokus de kommende år:
• Samtykke: Aalborg Karneval har været i dialog med Dansk Live og lokalforeningen "Hjælp Voldsofre" for at indhente viden om hvordan der kan kommunikeres vedrørende problematikken om samtykke til karneval. Aalborg Karneval forventer at kunne starte dette arbejde til karneval i 2022, med et øget fokus i 2023-2025.
• Misbrug af alkohol og stoffer: Aalborg Karneval laver både egne budskaber, men er også en del af den nationale kampagne under Dansk Live der hedder "Under the influence of Music".
2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål
Aftalens fælles strategiske mål er suppleret i følgende udviklingsmål for aftaleperioden 2022- 2025:
Aalborg – hvor kulturen skaber en levende kommune
• Det er Aalborg Karnevals mål, at værditilbuddet i loyalitetsarmbåndet udvikles løbende, så der hele tiden kommer mere incitament til at købe loyalitetsarmbånd. Det er et løbende mål at minimum 50% af deltagerne i paraden køber loyalitetsarmbåndet og et fremtidigt mål at opnå 80% loyalitet.
• Konceptet for Kildeparken udvikles og der defineres nye, værdiskabende aktiviteter. Xxxxxxxxx arbejdes der for at udvikle og udvide de områder der tages i brug til det stigende antal karnevalsdeltagere. Aalborg Karneval undersøger løbende muligheden for at inddrage andre områder og dermed øge kapaciteten.
Aalborg – hvor børn og unge møder kunst og kultur af høj kvalitet
• Børnekarnevalet er en central del af Aalborg Karnevals virke og vil kontinuerligt blive udviklet i samarbejde med lokale, regionale og nationale aktører og gennem et øget samarbejde med skoler og foreninger.
• Et fast samarbejde med skoleforvaltningen vil være fokus for det kommende arbejde med udviklingen af Børnekarneval. Her vil Aalborg Karneval udvikle et årligt tilbagevendende workshoptilbud for indskolingens børn som også inviteres til et særskilt Børnekarneval kun for dem.
Aalborg – hvor vi bruger kulturen til at løfte andre velfærdsområder
• Børnekarneval vil også fokusere på at målrette flere tilbud til velgørende foreninger som arbejder med udsatte børn og unge. Børnekarneval skal kunne favne flere i denne målgruppe. Her arbejdes der videre på gode erfaringer fra 2021, hvor Kildeparken og aktiviteterne til Børnekarneval blev indrettet efter målgruppen.
• De kunstneriske aktiviteter holdes under løbende udvikling, bl.a. med et nyt tema hvert år. I kontraktperioden er det endvidere et mål at udvikle og afprøve sideaktiviteter som ”Lys I Mørket, Horror Night og Sommer I Kilden”. Alle disse events er skabt i et godt samarbejde med Aalborg Kongres & Kultur Center og har det sekundære formål at bidrage positivt til at understøtte borgernes oplevelse af Aalborg som en god by at bo i for alle.
• I tæt dialog med Beredskab og Politi vil der løbende blive arbejdet på at styrke sikkerheden ved Aalborg Karnevals forskellige arrangementer.
Status for udviklingsmålene oplyses i årsberetningerne og ved forespørgsel.
3. Drift
3.1. Finansiering
Aalborg Karneval finansieres blandt andet gennem driftstilskud fra Aalborg Kommune i overensstemmelse med aftale med kommunen. Det af Aalborg Byråd vedtagne budget udgør den bindende økonomiske ramme for kommunens tilskud til institutionen.
Aalborg Karneval er herudover berettiget til at anvende midler, der er indtjent ved egen virksomhed, samt midler, der er fremskaffet fra private og andre offentlige bidragydere.
Bestyrelsen udarbejder hvert år budgetforslag som fremsendes til Sundheds- og Kulturforvaltningen indenfor gældende tidsfrister. Dette budget udgør den bindende ramme for foreningens drift i det følgende regnskabsår.
3.2. Tilskuddets størrelse og udbetaling
Byrådet i Aalborg Kommune har besluttet at tildele institutionen et årligt tilskud for de kommende budgetår. Det kommunale tilskud fordeler sig således:
Aalborg Kommunes driftstilskud til Aalborg Karneval | |||
2022 | 2023 | 2024 | 2025 |
480.435 kr. | 480.435 kr. | 480.435 kr. | 480.435 kr. |
Det kommunale driftstilskud udmeldes fra Sundheds- og Kulturforvaltningen efter vedtagelse af Aalborg Kommunes flerårsbudget i oktober måned. Udbetalingen sker med opstart første følgende januar.
Byrådet kan i forbindelse med den årlige budgetplanlægning ændre tilskuddet/tilskuddene for kommende år- herunder år som er omfattet af denne aftale. Dette vil i givet fald medføre en konsekvensrettelse af aftalen. Ændringer i tilskudsbevillingen kan også ske ved anden genforhandling af aftalen
3.3. Budget og regnskab
Aalborg Karneval skal senest 01.12 hvert år i aftaleperioden indsende et af bestyrelsen godkendt budget for det kommende regnskabsår til Sundheds- og Kulturforvaltningen med henblik på godkendelse. Budgettet skal omfatte hele institutionens virksomhed og institutionen skal sikre, at budgettet er opstillet retvisende og efter god forvaltningsskik.
Aalborg Karneval skal inden den 1. oktober hvert år indsende et, af minimum registreret revisor, revideret og bestyrelsesgodkendt regnskab til Sundheds- og Kulturforvaltningen. Regnskabet udarbejdes i overensstemmelse med god bogføringsskik.
Da Aalborg Kommune har øremærket en væsentlig del af tilskuddet til Børnekarnevalet, ønskes der i det samlede regnskab en tydelig markering af udgifter og indtægter til disse projekter.
Institutionens bogføring og regnskab skal ske under hensyn til institutionens art og foretages i overensstemmelse med god regnskabsskik. Institutionen skal sikre betryggende regnskabs- og kassefunktioner.
3.3. Ledelse og bestyrelse
Institutionens daglige leder har ansvaret for den ledelsesmæssige, kulturfaglige og administrative drift af institutionen.
3.4. Personaleforhold
Udgifter til løn, pension og personale omfattes af tilskudsbevillingen og administreres af institutionens daglige ledelse.
Der er ikke fra kommunen fastlagt personalenormering, og antallet og finansieringen af ansatte er alene et forhold mellem institutionens ledelse og bestyrelse.
Øvrige personaleforhold er alene et anliggende for institutionens ledelse og evt. bestyrelse.
3.5. Oplysningspligt, dialog og tilsyn
Aalborg Kommune skal have de informationer fra institutionen, som muliggør, at kommunen kan føre tilsyn med, at tilskuddet er anvendt til formålet, samt information til brug for bevilling af fremtidige tilskud.
Følgende informationer er påkrævet:
• Årsregnskab og årsberetning, skal være Aalborg Kommune i hænde senest den 1. oktober hvert år i aftaleperioden.
• Virksomhedsplan, skal fremsendes til Aalborg Kommune i forbindelse med godkendelse af aftale.
Årsregnskabet skal være revideret og godkendt af bestyrelsen, og årsberetningen skal tage udgangspunkt i regnskabet, virksomhedsplanen og i samarbejdsaftalen med kommunen. Det skal fremgå af årsberetningen, hvor langt institutionen er nået med virksomhedsplanens mål, og hvorvidt vilkårene for kommunens tilskud er opfyldt samt det økonomiske resultat (herunder status, evt. budgetoverførelser, bemærkninger mm.). Årsberetningen danner grundlag for temadrøftelse i Sundheds- og Kulturudvalget samt for forhandling af aftalen.
Institutionen skal fremsende en virksomhedsplan i forbindelse med politisk behandling af denne aftale. Virksomhedsplanen skal understøtte foreningens formål og redegøre for aktuelle og konkrete tiltag, fremtidsplaner og visioner mm. Virksomhedsplanen skal foreligge inden politisk godkendelse af samarbejdsaftalen.
Herudover kan Aalborg Kommune - til enhver tid - anmode institutionen om alle de oplysninger, som er nødvendige efter Aalborg Kommunes vurdering.
3.5.1. Ledelsesinformation og dokumentation
Institutionen skal i årsberetningen oplyse institutionens nøgletal for udvikling i egne aktiviteter og besøgstal.
3.5.2. Kontaktperson
Sundheds- og Kulturforvaltningen udpeger en kontaktperson, hvortil institutionen altid kan rette henvendelse vedr. dialog, sparring, rådgivning mm.
Kontaktpersonen varetager også den almindelige opfølgning på aftalen samt det kommunale tilsyn af det kommunale driftstilskud.
Der er formaliserede møder mellem repræsentanter fra Sundheds- og Kulturforvaltningens ledelse og institutionens ledelse.
Institutionen er i dialog med Sundheds- og Kulturudvalget efter aftale – fx ved temamøder, ved forhandling af aftale eller ved behov.
3.6. Sagsbehandling og borgerbetjening
Institutionen skal følge god forvaltningsskik ved sagsbehandling og i relation til brugere og borgere.
4. Underskrift
Aftalen er indgået og underskrevet den 2022 af:
For Aalborg Karneval: | For Aalborg Kommune: | |
Bestyrelsesformand Xxxxx Xxxxx | Xxxxxxx Xxx Xxxxx | |
Daglig leder Xxxxx Xxxxxxx | Direktør Xxxxx Xxxxxxxxx |