Sundheds- og Kulturudvalget i Aalborg Kommune, Mariagerfjord Kommune,
Samarbejdsaftale mellem
Sundheds- og Kulturudvalget i Aalborg Kommune, Mariagerfjord Kommune,
Rebild Kommune
og
Den selvejende kulturinstitution Nordjyllands Historiske Museum
for perioden 1.1.2021 – 31.12.2024
Indholdsfortegnelse
1.3. Grundlæggende oplysninger 3
1.3.1. Leders lønmæssige klassificering 4
2.1. Formål og profil for Nordjyllands Historiske Museum 5
2.2. Samarbejdsaftalens mål 6
2.3. Strategiske målsætninger for aftalen 7
2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål 7
2.4.1. De tre store udviklingsprojekter 7
2.4.2. Styrke driftsgrundlaget 7
2.4.3. Udfolde kulturens potentialer på andre velfærdsområder 8
2.4.4. Øge ligheden i kulturen 8
3.1. Tilskuddets størrelse og udbetaling 8
3.2.1. Aalborg Kommune varetager kasse- og/eller regnskabsfunktionen 10
3.2.2. Adgang til Aalborg Kommunes IT 11
3.3. Oplysningspligt, dialog og tilsyn 11
3.3.1. Ledelsesinformation og dokumentation 11
1. Aftalens rammer
1.1. Aftaleparter
Denne aftale er d.d. indgået mellem:
Aalborg Kommune, Sundheds- og Kulturudvalget, Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, XXX.XX. 29 18 9420
Mariagerfjord Kommune, Udvalget for Kultur og Fritid, Xxxxxx Xxxxxxx 0, 0000 Xxxxx, XXX.XX. 29 18 94 55
Rebild Kommune, Kultur- og Fritidsudvalget, Xxxxxxxx 000, 0000 Xxxxxxxx, XXX.XX. 29 18 94 63 og
Nordjyllands Historiske Museum, Xxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx, XXX.XX. 23 03 58 55
Nordjyllands Historiske Museum er foruden denne aftale underlagt aftaler med Slots- og Kulturstyrelsen. Samarbejdsaftalen er afstemt med statslige aftaler i det omfang, det er relevant og således at der ikke er interessekonflikt e.l. Bl.a. er samarbejdsaftalen koordineret med Slots- og Kulturstyrelsens kvalitetsvurdering af museet (2018).
Aalborg Kommune er museets primærkommune og varetager det statslige tilsyn af Nordjyllands Historiske Museum.
Aftalen fungerer som et dialog- styringsværktøj i samarbejdet mellem de relevante udvalg og forvaltninger i Aalborg, Mariagerfjord og Rebild kommuner og Nordjyllands Historiske Museum samt internt for hhv. de relevante forvaltninger og museet. Aftalen danner også grundlag for Aalborg, Mariagerfjord og Rebilds kommuners respektive tilsyn af, at de kommunale tilskud til Nordjyllands Historiske Museum anvendes til de formål, hvortil de er udbetalt.
Aftalen tager afsæt i Aalborg, Mariagerfjord og Rebild kommuners relevante kulturpolitikker for 2021-2024 samt i Nordjyllands Historiske Museums formål og opgave, jf. institutionens vedtægter og perspektivplan.
Aftalen skal være med til at fremme og udvikle historie, kulturarv og kulturlivet i de tre kommuner og understøtte Nordjyllands Historiske Museums tilbud. Aftalen giver således de tre kommuner samt ledelse og bestyrelse i Nordjyllands Historiske Museum et fælles afsæt for strategisk planlægning, langsigtede beslutninger og målrettede indsatser på de områder, aftalen omfatter.
Denne aftale er en videreudvikling af et mangeårigt samarbejde mellem Aalborg Kommune, Mariagerfjord Kommune og Rebild Kommune samt Nordjyllands Historiske Museum.
1.3. Grundlæggende oplysninger
Nordjyllands Historiske Museum er en selvejende institution, som modtager driftstilskud fra Sundheds- og Kulturudvalget i Aalborg Kommune og fra Mariagerfjord og Rebild Kommuner samt fra staten.
Nordjyllands Historiske Museum arbejder inden for rammerne af Museumsloven, og har af Slots- og Kulturstyrelsen fået overdraget det arkæologi- og historiefaglige ansvar i Jammerbugt, Aalborg, Mariagerfjord og Rebild Kommuner.
Nordjyllands Historiske Museum foretager på vegne af Slots- og Kulturstyrelsen tilsynet med fredede fortidsminder i de før nævnte kommuner samt i Frederikshavn, Hjørring, Brønderslev og Vesthimmerlands Kommuner.
Hvis Nordjyllands Historiske Museum opløses, overgår museets samlinger, inventar og andet, som defineret i Museumsloven og museets vedtægter.
Nordjyllands Historiske Museum disponerer over følgende ejendomme fordelt i de tre kommuner (ejerforhold er skrevet i parenteserne):
- Aalborg Historiske Museum, Xxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx (Xxxxxxx Xxxxxxx).
- Apotekersamlingen, Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx (C.S. Strøybergs Fond).
- Boldrup Museum, Ørnbjerg 13, 9610 Nørager (Nordjyllands Historiske Museum).
- Cirkusmuseet, Østerled 1, 9510 Arden (Nordjyllands Historiske Museum).
- Gråbrødrekloster Xxxxxx, Xxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx (Cityejendomme).
- Hadsund Egnssamling og Møllehistorisk Samling, Rosendalsallé 8, 9560 Hadsund (Mariagerfjord Kommune).
- Hals Museum, Skansen 1, 9370 Hals (Aalborg Kommune) – selvbetjent.
- Havnø Mølle, Havnøvej 40, 9560 Hadsund (Havnø Mølles Venner).
- Hobro Museum, Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxx (Nordjyllands Historiske Museum).
- Lindholm Høje Museet, Xxxxxxxxxx 00, 0000, Xxxxxxxxxxx (Xxxxxxx Kommune).
- Lystfartøjsmuseet, Sdr. Xxxxxxx 00, 0000 Xxxxx (Nordjyllands Historiske Museum).
- REGAN Xxxx Xxxx Xxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx (Ejendomsfonden REGAN Vest).
- Samlingshuset, Vang Mark 25, 9380 Vestbjerg (T.L. Byg).
- Vikingecenter Fyrkat, Fyrkat Xxxxxxxx 00 X, 0000 (Nordjyllands Historiske Museum).
- Vikingeborgen Fyrkat, Fyrkat Xxxxxxxx 00, 0000 (Nationalmuseet).
For yderligere oplysninger om bygninger i tilknytning til Nordjyllands Historiske Museums henvises til bilag 1.
Nordjyllands Historiske Museum vedligeholder alle bygningerne indvendigt, undtagen Samlingshuset. Samlingshuset vedligeholdes ifl. lejekontrakten af TL Byg.
De bygninger, som ejes af Aalborg Kommune vedligeholdes udvendigt af kommunen. I Mariagerfjord og Rebild Kommuner vedligeholdes bygningerne såvel ude som inde af museet. I Mariagerfjord og Rebild kommuner plejes de til ejendommene tilhørende arealer af museet, mens dette i Aalborg foretages af kommunen.
1.3.1. Leders lønmæssige klassificering.
Magistraten i Aalborg Kommune skal efter indstilling fra bestyrelsen godkende fastlæggelsen og ændringer i den administrative leders lønmæssige klassificering.
Ved nyansættelse af administrativ leder indstiller bestyrelsen en lønramme til Magistraten i Aalborg Kommune, inden for hvilken nyansættelsen kan forhandles.
Bestyrelsen og Aalborg Kommune sørger for at orientere Mariagerfjord og Rebild Kommuner om proces og beslutninger.
1.4. Aftaleperiode
Aftalen mellem Sundheds- og Kulturudvalget i Aalborg Kommune, Rebild Kommune Mariagerfjord Kommune og Nordjyllands Historiske Museum indgås for perioden 1.1.2021-31.12.2024.
Nærværende aftale forelægges til politisk godkendelse i Nordjyllands Historiske Museums bestyrelse og i Sundheds- og Kulturudvalget i Aalborg kommune samt i Mariagerfjord og Rebild kommuner. Aftalen træder først i kraft efter, at de politiske godkendelser foreligger.
Aftalen kan genforhandles, hvis der fx opstår konkrete forhold, som hverken Nordjyllands Historiske Museum eller Aalborg, Mariagerfjord eller Rebild kommuner har indflydelse på. F.eks. ved ændringer i lovgivning eller andre bestemmelser eller ved påbud fra stat eller anden myndighed (denne opregning er ikke udtømmende).
Denne aftale genforhandles ordinært senest i 2. kvartal 2024.
1.5. Misligholdelse
I tilfælde af misligholdelse af aftalen fra institutionens side kan Sundheds- og Kulturudvalget i Aalborg Kommune samt Mariagerfjord og Rebild Kommuner beslutte at det kommunale tilskud bortfalder. Det betragtes altid som misligholdelse:
• hvis budget og regnskab efter anmodning ikke fremsendes til godkendelse
• hvis virksomhedsplan efter anmodning ikke fremsendes
I særlige tilfælde ved grov eller gentagen misligholdelse kan Sundheds- og Kulturudvalget i Aalborg Kommune samt Mariagerfjord og Rebild Kommuner kræve udbetalt tilskud tilbagebetalt.
Hvis tilskuddet ikke anvendes i overensstemmelse med aftalen, kan Sundheds- og Kulturudvalget i Aalborg Kommune samt Mariagerfjord og Rebild Kommuner kræve tilskuddet tilbagebetalt.
2. Udvikling
2.1. Formål og profil for Nordjyllands Historiske Museum
Nordjyllands Historiske Museums formål og profil fremgår af institutionens vedtægter, se bilag.
• Museets mission er: Nærværende Historie.
• Museets vision er: Med et solidt fagligt fundament og en folkelig appel skal Nordjyllands Historiske Museum i sit virkeområde skabe og vedligeholde grundlaget for forståelsen af historien.
Nordjyllands Historiske Museum er landsdelens største kulturhistoriske museum.
Museet ønsker at placere sig som Slots- og Kulturstyrelsen, Nationalmuseets samt andre nationale og internationale institutioners naturlige valg af samarbejdspartner for løsning af kulturhistorisk relaterede opgaver indenfor sit ansvarsområde.
Museet udfører en lang række centrale opgaver i samarbejde med lokale, regionale og statslige samarbejdspartnere indenfor især følgende områder: arkæologi, etnologi, historie, bevaring, behandling af danefæ og tilsyn med fredede fortidsminder.
I sit arbejde skal museet sikre formidling af sin viden til gavn og glæde for såvel lokale som turister, ligesom museet ønsker at fokusere på kvalitet i ydelser og samarbejde i relation til primærkommuner og bygherrer. I denne forbindelse ser museet sig som en naturlig samarbejdspartner i relation til kommunernes politik på det kulturhistoriske område.
Museet definerer sig som en aktiv deltager i oplevelsesøkonomien og vil samarbejde med regionens erhvervsliv til gensidig inspiration og udvikling.
Nordjyllands Historiske Museums vedtægter vedlægges aftalen.
I aftaleperioden skal Sundheds- og Kulturudvalget i Aalborg Kommune, Mariagerfjord Kommune og Rebild Kommune godkende vedtægtsændringer vedrørende
a. Ophør af institutionen
b. Anvendelse af institutionens formue ved ophør samt
c. Ændring i institutionens vedtægtsbestemmelse om formål.
d. Ændring i bestyrelsen
e. Ændring af bestemmelser vedrørende optagelse af lån
f. Ændring af bestemmelser om aftaler – herunder leje- og leasingaftaler x.x.xx benyttelse af ejendomme og lokaler mv. I givne tilfælde besluttes den politiske proces konkret og individuelt.
2.2. Samarbejdsaftalens mål
Aalborg, Mariagerfjord og Rebild Kommuners kulturpolitiske mål er opsummeret her:
De tre kommuners kulturpolitiske mål | ||
Aalborg Kommune | Mariagerfjord Kommune | Rebild Kommune |
Kulturlivet er fortællingen om det nye Aalborg – hvor: • det er godt at være udøvende kunstner • kulturen skaber en levende kommune • kulturen indgår i meningsfulde partnerskaber • børn og unge møder kunst og kultur af høj kvalitet • der er stærke kulturinstitutioner med en skarp profil • hvor der er lighed i kulturen | Mariagerfjord kommune kulturpolitiske mål, retning og prioritering bygger på disse visioner: • Kulturområdet som vækstdriver • Samarbejde med borgerperspektiv • Fyrtårne • Profilering | Rebild Kommune vil understøtte borgernes livskvalitet gennem sunde fællesskaber og oplevelser i naturen, kulturen og fritidslivet. • Fællesskaber med plads til alle • Samarbejde på tværs • Frivillige gør forskellen • Sunde oplevelser • Xxxxxx og elite |
Nordjyllands Historiske Museums strategiske mål |
Nordjyllands Historiske Museums ønsker at formidle historien på en nærværende, autentisk og identitetsskabende måde. Udgangspunktet er arbejdet med samlingerne, de stedbundne fortællinger og udstillingerne. Museet hovedprojekter er REGAN Vest, Vikingeborgen Fyrkat og Aalborg Historiske Museum. Hertil kommer ønsket om, i varierende omfang at udvikle museets øvrige udstillingssteder. Her er der i første omgang primært fokus på Lystfartøjsmuseet og Cirkusmuseet. |
2.3. Strategiske målsætninger for aftalen
Med afsæt i de tre kommuners kulturpolitiske mål og Nordjyllands Historiske Museums mål bygger samarbejdsaftale 2020-204 på disse fire overordnede og fælles strategiske mål:
• Museet har tre store udviklingsprojekter: Bymuseet i Aalborg, REGAN Vest og Vikingeborgen
• Museet vil styrke sit driftsgrundlag
• Museet vil medvirke til at udfolde kulturens potentialer på andre velfærdsområder (meningsfulde partnerskaber)
• Museet vil medvirke til at øge lighed i kulturen
Nordjyllands Historiske Museum vil desuden have en generel opmærksomhed på, hvordan museet kan medvirke til at fremme grøn omstilling og bæredygtighed i sine aktiviteter.
2.4. Aftalens individuelle udviklingsmål
Aftalens fælles strategiske mål er omsat i en række udviklingsmål for aftaleperioden 2021-2024, som fremgår af de følgende afsnit. Status for målene oplyses i årsberetningerne og ved forespørgsel.
2.4.1. Tre store udviklingsprojekter
Nordjyllands Historiske Museum skal styrke sin profil, formidling og publikumsappel gennem en prioriteret videreudvikling af de museale attraktioner på hhv. bymuseet i Aalborg, REGAN Vest og Vikingeborgen Fyrkat.
Derfor vil Nordjyllands Historiske Museum:
• indgå i dialog og samarbejde med Sundheds- og Kulturudvalget i Aalborg Kommune om at nytænke bymuseet i Algade, herunder evt. indtænke nye relevante lokaliteter i bymuseets aktiviteter og nytænke bymuseets muligheder set i et byudviklingsperspektiv.
• åbne REGAN Vest som udstillingssted for offentligheden i perioden 2021-2023, så udviklingsprojektet er fuldt implementeret i 2024. Nordjyllands Historiske Museum vil desuden arbejde for at sikre et årligt statsligt tilskud til REGAN Vest.
• fortsat arbejde for, at Vikingeborgen Fyrkat kommer på UNESCO Verdensarvsliste og at der fortsat arbejdes på at etablere et nyt formidlingscenter for Fyrkat ved Fyrkat Møllegård.
2.4.2. Styrke driftsgrundlaget
Nordjyllands Historiske Museum vil styrke museets driftsgrundlag og have fokus på balancen mellem antallet af udstillingssteder og publikumsappel, kvalitet, ressourcer og organisation.
Derfor vil Nordjyllands Historiske Museum:
• fortsat løbende vurdere muligheder for eventuelt at overdrage udstillingssteder til stedlige museumsforeninger, etablere selvbetjente enheder mv.
• implementere en ny branding-indsats med henblik på at øge synlighed og tiltrække nye publikummer. Målet er 10% flere besøgende i løbet af aftaleperiodens fire år, dvs. gennemsnitligt 2,5% flere besøgende pr. år.
• udvikle nye forretningsmodeller, bl.a. ved at udvikle nye betalingsprodukter som fx byvandringer og arrangementer. Målet er at øge egen-indtjeningen med gennemsnitlig 1% hvert år i løbet af aftaleperiodens fire år.
2.4.3. Udfolde kulturens potentialer på andre velfærdsområder
Nordjyllands Historiske Museum vil medvirke til at udfolde kulturens potentialer på andre kommunale velfærdsområder, ikke mindst i samspillet mellem kultur og sundhed. Andre relevante velfærdsområder kan være turisme og vækst, branding og identitet, lokale fællesskaber, læring og integration mv.
Derfor vil Nordjyllands Historiske Museum:
• udvikle og medvirke til fagligt relevante aktiviteter, som fremmer borgernes sundhed eller andre borgernære velfærdsopgaver. Aktiviteterne skal være afgrænsede og meningsgivende for begge parter, og omfang og vilkår aftales konkret. Målet er gennemsnitlig et forløb pr. kommune pr. år i aftaleperioden.
2.4.4. Øge ligheden i kulturen
Nordjyllands Historiske Museum vil medvirke til øget lighed i kultur, fx ved at museets tilbud når et bredere publikum, herunder borgere og gæster som af geografiske, sociale, økonomiske eller af grunde kun benytter museets tilbud i begrænset omfang.
Derfor vil Nordjyllands Historiske Museum:
• Udvikle aktiviteter og tilbud, som præsenterer borgerne for vores fælles historie, der, hvor de er. Det kan fx være via midlertidige udstillingssteder ved udgravninger og byggeri, informationstavler i det offentlige rum, målgrupperettede byvandringer, opsøgende aktiviteter, deltagelse i kulturkaravaner eller andre to-go aktiviteter mv.
• Have fokus på formidling, forløb mv. som i særlig grad henvender sig til unge og børnefamilier, bl.a. via nytænkning og videreudvikling af skoletjenesten og museets brug af sociale medier.
• Medvirke til at udvikle relevante lokale og sociale fællesskaber mv. i tilknytning til museets kerneopgave, fx i samarbejde med aftenskoler, ældrecentre og foreninger.
3. Drift
3.1. Tilskuddets størrelse og udbetaling
Byrådene i de tre kommuner har besluttet at det tilstræbes at tildele institutionen et årligt tilskud for de kommende budgetår. Det kommunale tilskud forventer at fordele sig således (afsæt i bevilling til 2020):
Aalborg Kommunes forventede driftstilskud til museet ved Sundheds- og Kulturudvalget jf. bevilling pr. 2020 | |||
2021 | 2022 | 2023 | 2024 |
9.633.000 kr. | 9.633.000 kr. | 9.633.000 kr. | 9.633.000 kr. |
Det kommunale driftstilskud udmeldes årligt efter vedtagelse af Aalborg Kommunes budget i oktober måned. Udbetalingen sker efter aftale mellem Sundheds- og Kulturudvalget i Aalborg Kommune og Nordjyllands Historiske Museum.
Rebild Kommunes forventede driftstilskud til museet Jf. bevilling pr. 2020 | |||
2021 | 2022 | 2023 | 2024 |
1.205.000 kr. | 1.205.000 kr. | 1.205.000 kr. | 1.205.000 kr. |
Det kommunale driftstilskud udmeldes årligt efter vedtagelse af Rebild Kommunes budget i oktober måned. Udbetalingen sker efter aftale mellem Rebild Kommune og Nordjyllands Historiske Museum. Det viste beløb er Rebild Kommunes driftstilskud til museet inkl. tilskuddet til REGAN Vest.
Mariagerfjords Kommunes forventede driftstilskud til museet, jf. bevilling pr. 2020 | |||
2021 | 2022 | 2023 | 2024 |
4.220.000 kr. | 4.220.000 kr. | 4.220.000 kr. | 4.220.000 kr. |
Det kommunale driftstilskud udmeldes årligt efter vedtagelse af Mariagerfjord Kommunes budget i oktober måned. Udbetalingen sker efter aftale mellem Mariagerfjord Kommune og Nordjyllands Historiske Museum.
Byrådene kan i forbindelse med den årlige budgetplanlægning ændre tilskuddet/tilskuddene for kommende år - herunder år som er omfattet af denne aftale. Dette vil i givet fald medføre en konsekvensrettelse af aftalen.
Ændringer i tilskudsbevillingen kan også ske ved anden genforhandling af aftalen.
Statens forventede driftstilskud til Nordjyllands Historiske Museum, jf. bevilling pr. 2020 | |||
2021 | 2022 | 2023 | 2024 |
5.493.000 kr. | 5.493.000 kr. | 5.493.000 kr. | 5.493.000 kr. |
Det statslige tilskud er eksklusivt statens tilskud specifikt til REGAN Vest.
Nordjyllands Historiske Museum har lån med kommunegaranti fra Aalborg Kommune. Hvis kommunen via tilskuddet betaler ydelser på lån, kan Aalborg Kommune kræve at lånet omlægges.
Nordjyllands Historiske Museum modtager ikke fast anlægsstøtte fra Aalborg, Mariagerfjord eller Rebild Kommune.
I Aalborg Kommune har Nordjyllands Historiske Museum vederlagsfri brugsret til Algade, Lindholm Høje og Tøjhuset på Hals Skanse.
I Mariagerfjord Kommune har Nordjyllands Historiske Museum vedlagsfri brugsret til Havnø Mølle som stilles vederlagsfrit til rådighed af Havnø Mølles Venner og til Fyrkat Møllegård og Fyrkat Langhuset, som stilles vederlagsfrit til rådighed af Nationalmuseet. De øvrige bygninger, som museet benytter i Mariagerfjord Kommune, ejes af museet.
Nordjyllands Historiske Museum har ikke vederlagsfri brugsret til bygninger i Rebild Kommune, da bygningen ejes af museet og REGAN Vest ejes af en Ejendomsfond.
Ejendommene må alene anvendes til det formål, hvortil tilskuddet er ydet. Brugsretten er ikke omfattet af lejelovgivningen. Nordjyllands Historiske Museum har ikke afståelsesret eller fremlejeret.
De enkelte brugsretsaftaler regulerer brugsrettens øvrige forhold, fx opsigelse.
Nordjyllands Historiske Museum skal senest 1. november hvert år i aftaleperioden indsende et af bestyrelsen godkendt budget for det kommende budgetår til Aalborg, Mariagerfjord og Rebild Kommune med henblik på godkendelse. Budgettet skal omfatte hele institutionens virksomhed og institutionen skal sikre, at budgettet er opstillet retvisende og efter god forvaltningsskik.
Nordjyllands Historiske Museum skal senest 31. marts hvert år i aftaleperioden indsende et af bestyrelsen godkendt årsregnskab, jf. 3.
Nordjyllands Historiske Museums bogføring og regnskab skal ske under hensyn til institutionens art og foretages i overensstemmelse med standarderne for offentlig revision. Institutionen skal sikre betryggende regnskabs- og kassefunktioner.
3.2.1. Aalborg Kommune varetager kasse- og/eller regnskabsfunktionen
Sundheds- og Kulturforvaltningen i Aalborg Kommune varetager kasse- og/eller regnskabsfunktionen for Nordjyllands Historiske Museum og følgende gør sig gældende:
• Museet er omfattet af kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ
• Museets aktiver i form af indestående i pengeinstitutter mv. skal administreres af Finanskontoret i Aalborg Kommune. Det samme gælder for formuepleje. Institutionens indtægter afregnes til Finanskontoret (bruttobeløb)
• Museets drift skal ved årets afslutning fuldt ud være kasseneutral, hvis institutionen har egne aktiver/midler, så træk på kommunekassen undgås. Overførsel af mer-/mindreforbrug mellem budgetårene aftales konkret med kommunerne.
Sundheds- og Kulturforvaltningen i Aalborg Kommune oplyser institutionen om ændringer i kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ snarest muligt efter ændringernes vedtagelse.
3.2.2. Adgang til Aalborg Kommunes IT
I det omfang institutionen har adgang til Aalborg Kommunes net og fælles IT, er institutionen forpligtet til at overholde Aalborg Kommunes IT-sikkerhedspolitikker mv.
Sundheds- og Kulturforvaltningen i Aalborg Kommune oplyser institutionen om ændringer i kommunens IT- sikkerhedspolitikker snarest muligt efter ændringernes vedtagelse.
Der laves en særskilt aftale angående IT.
3.2.3 Databehandleraftale
Inden institutionen får adgang til Aalborg Kommunes IT, skal der udarbejdes en særskilt databehandleraftale i henhold til Aalborg Kommunes til enhver tid gældende retningslinjer, som en del af nærværende samarbejdsaftale
3.3. Oplysningspligt, dialog og tilsyn
Sundheds- og Kulturforvaltningen i Aalborg Kommune samt Mariagerfjord og Rebild Kommuner skal have de informationer fra museet, som muliggør, at samarbejdskommunerne kan føre tilsyn med, at tilskuddet er anvendt til formålet, samt information til brug for bevilling af fremtidige tilskud.
Følgende informationer er påkrævet:
• Årsregnskab og årsberetning, som skal være samarbejdskommunerne i hænde senest den 31.3. hvert år i aftaleperioden.
• Virksomhedsplan, skal fremsendes til samarbejdskommunerne i forbindelse med godkendelse af aftale.
Årsregnskabet skal være revideret og udarbejdet af en registreret eller statsautoriseret revisor. Årsregnskabet skal være godkendt af bestyrelsen, og årsberetningen skal tage udgangspunkt i regnskabet, virksomhedsplanen og i samarbejdsaftalen. Det skal fremgå af årsberetningen, hvor langt institutionen er nået med virksomhedsplanens mål, og hvorvidt vilkårene for kommunens tilskud er opfyldt samt det økonomiske resultat (herunder status, evt. budgetoverførelser, bemærkninger mm.). Årsberetningen danner grundlag for temadrøftelse i Sundheds- og Kulturudvalget i Aalborg Kommune, Rebild Kommune og Mariagerfjord Kommune samt for forhandling af aftalen.
Institutionen skal fremsende en virksomhedsplan i forbindelse med politisk behandling af denne aftale. Virksomhedsplanen skal understøtte institutionens formål og redegøre for aktuelle og konkrete tiltag, fremtidsplaner og visioner mm. Virksomhedsplanen skal foreligge inden politisk godkendelse af samarbejdsaftalen.
Herudover kan Sundheds- og Kulturforvaltningen i Aalborg Kommune, Mariagerfjord Kommune og Rebild Kommune - til enhver tid - anmode institutionen om alle de oplysninger, som er nødvendige efter kommunens vurdering.
3.3.1. Ledelsesinformation og dokumentation
Institutionen skal i årsberetningen oplyse institutionens nøgletal for udvikling i egne aktiviteter og besøgstal.
Sundheds- og Kulturforvaltningen i Aalborg Kommune, Mariagerfjord Kommune og Rebild Kommune udpeger hver en kontaktperson, hvortil museet altid kan rette henvendelse vedr. dialog, sparring, rådgivning mm.
Kontaktpersonen varetager også den almindelige opfølgning på aftalen samt den kommunale kontrol af det kommunale driftstilskud.
Der er formaliserede møder mellem repræsentanter fra Aalborg, Mariagerfjord og Rebilds relevante administrative ledelser og museets ledelse ved minimum et årligt møde om aftalens status og andre aktuelle forhold. Der kan indkaldes til andre møder efter behov.
Nordjyllands Historiske Museum er i dialog med de respektive kommuners relevante politiske udvalg efter aftale – fx ved temamøder, ved forhandling af aftale eller ved behov.
4. Underskrift
Aftalen er indgået og underskrevet den 2021 af:
Nordjyllands Historiske Museum Per Lyngby, Formand for bestyrelsen | Nordjyllands Historiske Museum Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxx, Direktør |
Aalborg Kommune Xxxx Xxxxxxx, Sundheds- og kulturrådmand | Aalborg Kommune Xxxxx Xxxxxxxxx, Sundheds- og Kulturdirektør |
Rebild Kommune Xxxx Xxxxxxx, Formand for Kultur- og Fritidsudvalget | Rebild Kommune Xxxxxxxxx Xxxxxx, Direktør |
Mariagerfjord Kommune Xxxx Xxxx, Formand for Udvalget for Kultur og Fritid | Mariagerfjord Kommune Xxxxxx Xxxxxxxxx, Direktør |
Bilag
Aftalen vedlægges:
• Institutionens vedtægter
Derudover knytter samarbejdsaftalen an til følgende aftaler mv.:
• Museets aftaler med Slots- og Kulturstyrelsen
• Aalborg Kommunes Kasse- og Regnskabsregulativ
• Aalborg Kommunes IT-sikkerhedspolitik mv.
• Tillæg til aftalen
• Museumsloven