Partnerskabsaftale mellem Velux Fonden og SLA
Partnerskabsaftale mellem Velux Fonden og SLA
Frivillige aktive ældre på lokal- og stadsarkiver Vejledning til ansøgningsprocessen
Formål og opgave
VELUX FONDENS partnerskabsaftale med SLA har til formål at fremme og understøtte frivillige og aktive ældres aktiviteter gennem de ca. 530 lokal- og stadsarkiver, der er tilsluttet SLA, og de ca. 50 stads- og lokalarkiver, som er tilsluttet Organisationen Danske Arkiver (ODA), og herigennem den frivillige indsats for at indsamle, registrere, bevare og formidle dansk lokalhistorie og dermed gøre denne historie tilgængelig og interessant for ældre som unge i lokalsamfundet.
Det er SLA’s opgave at modtage ansøgninger til den af VELUX FONDEN afsatte pulje (659.000 kr. i 2022) og at foretage indstilling om tildeling af tilskud (eller afslag) til fonden. Herefter vil SLA stå for at udbetale de tildelte midler til de ansøgende arkiver, og SLA vil slutteligt stå for at følge op på slutrapporteringer på de af arkiverne udførte projekter, som senere vil blive brugt til en samlet evaluering.
Bevillingsmodtagerne er forpligtet til at afrapportere skriftligt med tilhørende regnskabsbilag ved afslutningen af projektperioden til SLA, og de enkelte rapporter anvendes til en samlet evaluering fra SLA til VELUX FONDEN. Specifikt ved afholdelse af kurser gøres arkiverne opmærksomme på, at SLA skal modtage en komplet deltagerliste umiddelbart efter det enkelte kursus’ afholdelse.
Fra SLA’s side er vi meget taknemmelige for det fortsatte partnerskab med VELUX FONDEN og for Fondens fortsatte støtte til udvalgte projekter inden for arkivverdenen. Da den nye aftale på nogle punkter har et mere afgrænset område end aftalerne fra årene 2017 - 19, vil det ikke være muligt for arkiver at få mindre enkeltansøgninger behandlet af VELUX FONDEN, så længe den nye partnerskabsaftale løber. Det håber vi, arkiverne har forståelse for
Hvem kan ansøge? Bevillingsmodtagere
Alle ordinære medlemmer af SLA kan søge om penge fra Velux Fonden. Ansøgere skal primært være arkiver i samarbejde: et samarbejde mellem flere arkiver fx kredse, arkivsamvirker eller en anden form for arkivsamarbejde, i hvis regi aktiviteten skal foregå. Men også gerne samarbejder mellem arkiver uden for kommunegrænserne. I enkelte tilfælde vil ansøgninger fra enkeltarkiver dog også kunne imødekommes, men det vil blive betragtet som noget i sig selv positivt, når arkiverne gennem deres ansøgninger viser, at de ønsker at arbejde sammen om projekter med et større perspektiv. Vi opfordrer til, at arkiverne tænker ud af boksen.
Bevilling
Bevilling gives til dækning af udgifter forbundet med aktiviteter af almennyttig karakter inden for følgende områder:
• Arkivernes digitalisering af strategisk vigtigt materiale, større billed- og filmsamlinger og den tilknyttede registrering og tilgængeliggørelse af det digitaliserede materiale
• Udvikling af digitale formidlingsformer
• Arkivuddannelse, meget gerne i tilknytning til de nævnte fokuspunkter, arrangeret af arkiver, arkivsamvirker eller samarbejder mellem flere arkiver (Enkeltpersoner kan ikke søge om dækning af kursusaktivitet)
Ud fra strategiske overvejelser vil VELUX FONDEN og SLA gerne opfordre de ansøgende arkiver til at lave større ansøgninger til mere strategisk vigtige projekter, end der tidligere har været lagt op til i de gamle aftaler mellem VELUX FONDEN og SLA, som kørte fra 2017 til 2019. Derfor er det blevet besluttet, at der kan søges for maksimalt 125.000 kr. pr. projekt, mens der er sat en minimumsgrænse for ansøgninger på minimum 10.000 kr. pr. projekt. Dette gøres også for at opfordre til samarbejder mellem flere arkiver pr. ansøgning. I enkelte tilfælde kan ansøgninger fra enkelte SLA-arkiver imødekommes, hvis det givne projekt vurderes gangbart af SLA og ODA. For ODA-arkiver gælder det, at de som minimum skal samarbejde med et eller flere SLA-arkiver, før en ansøgning vil komme til vurdering. Bevillinger kan suppleres med egenfinansiering fra ansøgerarkiverne og/eller finansiering fra anden side.
Vurderingen af de enkelte ansøgninger udføres af et udvalg, der består af tre repræsentanter fra SLA og en repræsentant fra ODA. I 2022 vil udvalget prioritere ansøgninger, der fokuserer på samarbejder mellem flere arkiver inden for arkivsamvirker, kommuner og kredse til oprettelse af regionale eller lokale projekter samt andre tværgående projekter med frivillige ældre over 67 år som medarbejdere eller kursister (fx ved kurser eller seminarer med fokus på digitalisering). I tilfælde af ansøgninger fra kommuner, som de udpegede udvalgsmedlemmer selv har relation til, vil ansøgningerne i stedet blive vurderet af andre repræsentanter for SLA og ODA for at sikre mod inhabilitet.
I 2022 er der indtil videre én ansøgningsrunde:
• Ansøgningsfrist er den 28. januar 2022
Bruges det fulde beløb på 659.000 kr. ikke fuldt ud, vil de resterende midler overgå til en ny ansøgningsrunde. Dette vil blive meldt ud omkring 1. april 2022.
Det bevilgede tilskud udbetales direkte fra SLA efter anmodning. Som hovedregel skal aktiviteten være gennemført, før udbetalingen kan finde sted, men i særlige tilfælde vil der være mulighed for udbetaling af mindre a conto-beløb, om end det
xxxxxx klar argumentation fra arkiverne. Ved køb af digitaliseringsudstyr i forbindelse med et større projekt – og i andre lignende tilfælde – kan rateudbetaling ske, så arkiverne ikke skal lægge penge ud i længere tid, uanset om det samlede projekt er afsluttet eller ej.
Der kræves et CVR-nr. for at kunne ansøge om midler. Har arkivet ikke et CVR-nr., så læs vejledningen her, om hvordan man opretter en frivillig forening og får et CVR-nr.: xxx.xxxxxxxx.xx/xxx-xxxxx-x-xxxx.
Ansøgeren og hovedparten af de personer, der søges om penge til, eller som skal på kursus, skal være over 67 år, have forladt arbejdsmarkedet (pensionist, førtidspensionist eller på efterløn) og fortrinsvis være bosiddende i Danmark.
Det er et krav, at bevillingsmodtagere laver en afrapportering, som skal indsendes til SLA umiddelbart efter det ansøgte projekts afslutningsdato. SLA vil dele disse afrapporteringer med VELUX FONDEN. SLA og XXXXX FONDEN kan frit publicere afrapporteringerne eller dele heraf på sine hjemmesider og for SLA’s vedkommende evt. i OmSLAget for at skabe opmærksomhed omkring samarbejdet mellem VELUX FONDEN, arkiverne og de frivillige aktive ældre.
En afrapportering skal indeholde følgende punkter:
• En skriftlig beretning om det udførte projekt / den udførte aktivitet,
som indeholder :
• Billedmæssig dokumentation af de udførte projekter
• En aktuel liste over de deltagende ældre over 67 år
• Et regnskab, der gør rede for brugen af de tildelte midler.
Alle disse informationer er med til at sikre, at de bevilgede midler fra VELUX FONDEN anvendes til det godkendte formål.
Der gives normalt ikke støtte til følgende formål:
• Mindre IT-anskaffelser (fx enkelte computere eller mindre scannere)
• Løn til aktive ældre eller projektansvarlige på de ansøgte projekter
• Projekter udelukkende til gavn for ansøger selv (fx personligt udstyr)
• Udgifter, som er afholdt inden ansøgningsfristens udløb
• Aktiviteter, der betragtes som driftsopgaver for en kommune eller ansøger selv (fx alm. kontormiljøer, nye lokaler, bygningsændringer eller borde og stole)
• Fortæring ved arrangementer i forbindelse med projektgennemførelsen.
Hvis der bliver behov for at prioritere mellem indkomne ansøgninger, vil vurderingsudvalgets indstilling være sådan, at de afsatte midler alt andet lige spredes bedst muligt ud blandt medlemskredsen både tematisk og geografisk. Det kan betyde, at et arkiv eller et samarbejde mellem flere arkiver, der har fået tildelt midler i én ansøgningsrunde, ikke indstilles til midler i en eventuelt følgende runde.
Der vil samtidig blive lagt vægt på ansøgningernes størrelse og antallet af deltagende arkiver ift. vurderingen af den enkelte ansøgning. Vi opfordrer dog alle arkiver til at søge midler, selv om man skulle have modtaget støtte fra XXXXX FONDEN tidligere. Aktive ældre, der ønsker at udgive bøger, henvises til at søge VELUX FONDEN direkte.
• Der vil ikke blive givet støtte til påbegyndte eller færdige projekter
Aktive ældre, der ønsker at udgive bøger, henvises til at søge VELUX FONDEN direkte.
Skabeloner og ansøgningsproces
Ansøgning om midler fra VELUX FONDEN gennem samarbejdet med SLA skal foregå gennem SLA’s hjemmeside, hvor stamoplysninger skal indtastes, og relevante bilag skal uploades. Da der er betydelig behandlingstid på ansøgningerne, er det vigtigt, at ansøgte projekter og aktiviteter ligger et stykke ude i fremtiden, så vi ikke risikerer, at aktiviteter sættes i gang, før eventuelle midler er bevilget. Der skal
anvendes en række skabeloner, som kan hentes ned fra SLA’s hjemmeside. De
relevante skabeloner, som skal udfyldes er:
Ansøgning
• Ansøgende arkiv(er) med tilhørende arkivnumre
• Kontaktoplysninger (kontaktpersoner, adresser, e-mails, telefonnumre)
• Projektnavn
• Projektbeskrivelse (kan evt. vedlægges som ekstra bilag til ansøgningen)
• Budget (kan evt. vedlægges som ekstra bilag til ansøgningen)
• Oplysninger om bankkonto – og CVR-nummer for mindst et ansøgende arkiv
• Fysiske underskrifter med kuglepen fra projektansvarlig og tegningsberettiget
Deltagerliste - navneliste
• Navne
• Fødselsår
• Erhvervsstatus – (er de forskellige deltagere erhvervsaktive,pensionerede, på efterløn el.lign.?)
Samtykke om behandling af persondata
• Afkrydses og underskrives
Afrapportering (Afrapportering skal først indleveres efter projektets afslutningsdato)
Afrapporteringen skal indeholde:
• Skriftlig afrapportering af projektet
• Regnskab for afholdte aktiviteter
• Billedmæssig dokumentation af projektet
SLA’s sekretariat vil stå klar til at vejlede de ansøgende arkiver om de administrative krav og udfyldelsen af de relevante skabeloner. Det vil ikke være muligt at søge om adgang til VELUX FONDENS midler over post eller mail til SLA; det er kun gennem hjemmesiden, at det vil være muligt at søge.
Eksempler på emner for ansøgninger
• Digitalisering, registrering og tilgængeliggørelse af samlinger
• Indkøb og facilitering af større digitaliseringsstationer til brug for flere arkiver
• Indkøb af og uddannelse til digitaliseringssoftware til fx scanning af større, specifikke billedsamlinger
• Tilgængeliggørelse af samlinger på xxxxx.xx
• Digitalisering af samlinger (scanning, transskribering mm.) til tilgængeliggørelse på web
Udvikling af digitale formidlingsformer
• Indkøb af udstyr og uddannelse til optagelse af lyd og billede til fx lokalhistoriske podcasts og webserier udført af aktive ældre.
• Indkøb af udstyr og uddannelse til gennemførelse af online kurser og foredrag om eksempelvis slægtsforskning eller andre lokalhistoriske emner.
Arkivuddannelse
• Diverse kurser og seminarer med fokus på digitalisering så som:
▪ SLA’s Arkivuddannelse (Modul 2-4)
Arkibas-kurser
• Digitaliseringskurser (fx billedscanningskurser eller OCR- scanningskurser)
• Digitale formidlingskurser (fx med fokus på sociale medier)
• Seminarer med et bredt opkvalificerende formål inden for forskellige grene af digitalisering
Der kan ansøges om midler til afholdelse af kurser, hvor ansøgningen må dække udgifter til underviser (løn, kørsel og undervisers fortæring) samt evt. lokaleleje.
Der gives ikke tilskud til kursisters fortæring eller transport ved selvarrangerede kurser. Ved ansøgning om midler til dækning ved deltagelse på kurser arrangeret af SLA eller andre på regionalt niveau kan der søges tilskud til dækning af deltageres kursusgebyr samt kørsel for deltagerne.
SLA vil gerne understrege, at de ovenstående eksempler blot er ideer til, hvad man kan ansøge om. Vi opfordrer gerne til, at arkiverne tænker ud af boksen, og eksemplerne skal derfor ikke ses som krav, men er derimod tænkt til inspiration.
Behandling af persondata
Da ansøgningerne inden for rammerne af denne partnerskabsaftale vil blive behandlet elektronisk, bedes hovedansøger (den projektansvarlige jf. ansøgningen) læse det relevante bilag, Oplysning til medansøgere om VELUX FONDENS Behandling af personoplysninger – Aktive Ældre, som kan findes på SLA’s hjemmeside. Hovedansøger bedes samtidig orientere medansøgerne om det nævnte bilag – og samtidig underskrive den vedhæftede samtykkeerklæring (efter de nødvendige afkrydsninger).
Vejledning og spørgsmål
Har I spørgsmål til den administrative del af ansøgningsprocessen, kan I kontakte Xxxxx Xxxxxx på SLA’s sekretariat på mail xxx@xxxxxxxxxxxxx.xx eller på telefon 0000 0000.
Har I spørgsmål til det faglige indhold i eventuelle projekter eller mangler sparring, kan I kontakte Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx på SLA’s sekretariat på mail xxx@xxxxxxxxxxxxx.xx eller på telefon 0000 0000.
Har I spørgsmål til anskaffelse af teknisk udstyr, kan I kontakte Xxxx Xxxxx på Odense Stadsarkiv på mail xxx@xxxxxx.xx.
Bilag 1 – eksempler på emner for ansøgninger
Listen er ikke udtømmende
Alle former for arkivuddannelse
• Arkivuddannelsen (Modul 1-5 plus Introduktionskursus, modul 0)
• Arkibas-kurser
• Digitaliseringskurser
• Kurser i at anvende Facebook m.v. i kulturarvssammenhæng
• WordPress-kurser og kurser i andre hjemmesideprogrammer
• Kurser i god formidling, interviewteknik mv.
• Alle former for kurser, som kan opkvalificere arkivets medarbejdere
Modernisering af arkivets digitale muligheder
• Konvertering af data til Arkibas
• Oprettelse af ny hjemmeside
• Indkøb af software som f.eks. billedbehandlings- eller filmredigeringsprogrammer
• Indkøb af udstillingsudstyr, eksempelvis montrer og udstillingstavler, digitale formidlingsenheder såsom iPads, storskærme eller projektorer
Tilpasset formidling gennem relevante kanaler
• Udstillinger
• Formidling gennem levende billeder/lyd i med udgangspunkt i arkivets samlinger
• Udgifter til digitale formidlingsplatforme, hvor der f.eks. kan præsenteres film og lyd (Udgifterne kan både være engangsudgifter og/eller abonnementsudgifter i en stærkt begrænset periode)