Annoncering: Fremtidens fjernvarmeforsyning i Hovedstadsområdet 2050 (FFH50)
Annoncering:
Fremtidens fjernvarmeforsyning i Hovedstadsområdet 2050 (FFH50)
Indhold
3. Opgavens omfang, fortrolighed og minimumsbetingelser 2
4.1 Annoncering og materiale til konkurrenceudsættelse 3
4.3 Tilbudsmateriale og præsentation 4
4.4 Endeligt tilbud og tildeling af kontrakt 4
1. Baggrund
Fjernvarmesektoren står i disse år over for en gennemgribende omstillingsproces. De fire selskaber VEKS, CTR, Vestforbrænding og HOFOR har derfor igangsat et arbejde med at tegne et fælles fremtidsbillede for fjernvarmen i Hovedstadsområdet, frem mod 2050.
Projektets formål er at opbygge en samlet visionsbåret rammefortælling frem til 2050, som understøtter en fremtidig konkurrencedygtig og grøn fjernvarmeforsyning.
I projektet skal det belyses hvilke strategiske udfordringer, der kan hindre indfrielsen af visionen og finde veje til at håndtere disse. Samtidig skal projektet sikre – på tværs af de fire selskaber – at der dannes en fælles viden og grundlag, der kan understøtte de beslutninger de fire selskaber står over for i den kommende tid til gavn for en fremtidig konkurrencedygtig og grøn fjernvarmeforsyning.
Læs mere på hjemmesiden xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
2. Projektets organisering
Projektet består af 5 selvstændige arbejdsgrupper, som refererer til en koordinationsgruppe og koordinationsgruppen refererer til projektets styregruppe. De 5 selvstændige arbejdsgrupper er:
Lavtemperatur og intelligent styring
Teknologi og systemer
Samkøring af systemer
Sektorkobling
Kunder
Arbejdsgrupperne er ledet af projektledere fra varmeselskaberne. Grupperne tager udgangspunkt i Visions- og rammefortællingen, som er godkendt i styregruppen, og som er det pejlemærke Fremtidens fjernvarme i hovedstadsområdet 2050 (FFH50) skal arbejde hen imod at realisere. Projektets organisering samt visions- og rammefortællingen findes på hjemmesiden xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
3. Opgavens omfang, fortrolighed og minimumsbetingelser
Hver af arbejdsgrupperne, under punkt 2, skal som en del af det samlede projektet have rådgiverbistand til en række tekniske analyseopgaver. De enkelte analyseopgaver er beskrevet i detaljer i bilag 1. De enkelte opgaver udbydes som selvstændige opgaver for at sikre at projektet får de bedst mulige kompetencer til at løse opgaven.
Med denne annoncering opfordres eventuelle interesserede til at deltage i en prækvalificering, hvor FFH50 – selskaberne på baggrund af de udvælgelseskriterier, angivet nedenfor under punkt 4, udvælger tre virksomheder pr. del analyseopgave, som prækvalificeres til herefter at afgive tilbud på løsning af hver enkelt analyseopgave.
Hvis virksomheden udvælges i prækvalifikationen skal tilbuddet efterfølgende præsenteres på et møde for den enkelte arbejdsgruppe.
Alle indkomne tilbud behandles fortroligt og behandlingen af personlige oplysninger, overholder EU’s databeskyttelsesforordning (GDPR) samt de danske persondataretlige regler, som måtte være gældende efter 25. maj 2018.
Alle eventuelle omkostninger i forbindelse med deltagelse i prækvalifikation, udarbejdelse af tilbud samt deltagelse i præsentationsrunder som tilbudsgivers måtte have er ordregiver uvedkommende.
Tilbudsgiver skal som minimum underskrive en Tro og love-erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige – vedlagt som Bilag 3.
FFH50 erhverver fuldt ejerskab til resultater og data i projektet og tilbudsgiver må kun bruge disse efter aftale med projektet.
4. Procedure
For at sikre, at processen med at indhente tilbud til de enkelte analyseopgaver foregår på markedsmæssige vilkår, har FFH50 valgt at annoncere opgaverne efter udbudslovens afsnit V med frivillig annoncering.
Hver analyseopgave har et selvstændigt fast budget - som ligeledes fremgår af de enkelte bilag. Tildeling af hver enkelt analyseopgave sker derfor ikke på pris, men alene på hvad projektet kan få for det fastsatte beløb (omvendt licitation).
Se nærmere under punkt 4.4 Endeligt tilbud og tildeling af kontrakt.
Der er tilrettelagt nedenstående proces for afgivelse af tilbud.
Annoncering og materiale til konkurrenceudsættelse
Prækvalifikationsrunde
Deltagelse i prækvalifikation
Valg af maksimalt tre rådgivere pr. delanalyse
Tilbudsmateriale og præsentation af tilbud
Tilbud fra prækvalificerede rådgivere
Præsentationsmøder
Tildeling af kontrakt
Valg af rådgiver pr analyse
4.1 Annoncering og materiale til konkurrenceudsættelse
Materialet, der danner grundlag for afgivelse af tilbud, består af følgende:
Dette materiale
Beskrivelse af de enkelte delopgaver - findes i separate bilag, hvortil der henvises – se Bilag 1A – 1F
Udkast til Hovedaftale - Bilag 2
Tro- og love erklæring - Bilag 3
4.2 Prækvalifikationsrunde
4.2.1 Deltagelse i prækvalifikationsrunde
Tilbudsgiver skal udarbejde et skriftligt materiale per analyseopgave. Der kan kun afgives ét materiale pr. tilbudsgiver pr. analyseopgave.
Materialet skal bestå af CV’er for det team der påtænkes at skulle udføre opgaven samt relevante referencer på lignende opgaver i forhold til den pågældende opgave. Tilbudsgiver forpligter sig til, at det team der er angivet i materialet også vil være det udførende team i relation til den analyseopgave materialet omhandler.
I materialet skal ligeledes angives hvem i teamet der vil være ”teamleder” og fungere som ”one-point-of-entry”.
Materialet skal være på dansk og må maksimalt udgøre 10 sider ekskl. Forside, indholdsfortegnelse o. lign. Sider ud over det maksimale antal vil ikke indgå i vurderingen. Formatet skal være i form af power point eller lignende.
Med fremsendelse af materialet tilkendegives, at tilbudsgiver ønsker at deltage i prækvalifikationsrunden.
Materialet til prækvalifikation skal være modtaget senest den 5. oktober 2020 kl. 12.00
Materialet skal sendes skriftligt til XXX00@xxx.xx.
I emnefeltet skal fremgå hvilken delanalyse rådgiver ønsker at blive prækvalificeret til ved at benytte bilagsnummer og -navn fra Bilag 1A- 1F.
4.2.2 Kriterier for udvælgelse til prækvalifikation
Da analyseopgaverne har et fast budget er prisen ikke et kriterium. De enkelte budgetter fremgår af beskrivelserne af delopgaverne i Bilag 1A – 1F.
Evalueringen foretages derfor efter princippet, at FFH50 prækvalificerer de tilbudsgivere, der vurderes til at have højeste ”kvalitet”.
De tilbudsgivere der i deres materiale kan byde ind med de mest erfarne teams samt de mest relevante referencer i relation til opgaven udvælges i prækvalifikationsrunden og indbydes til at sende et tilbudsmateriale til den enkelte analyseopgave med FFH50.
Alle tilbudsgivere vil blive underrettet samtidigt om udfaldet i prækvalifikationen.
4.3 Tilbudsmateriale og præsentation
4.3.1 Tilbud fra prækvalificerede rådgivere
De prækvalificerede rådgivere bedes sende et skriftligt tilbud indeholdende en beskrivelse af den påtænkte analyseopgave, herunder fx hvilken metodik man anvender. I vurderingen af tilbuddet vil der blive lagt på, hvorledes helheden af opgaveløsningen udføres og hvor robust tilbudsgivers evne til at udføre opgaven fremstår.
Da analyseopgaverne som nævnt har et fast budget er prisen ikke et kriterium. Evalueringen foretages derfor efter princippet, at FFH50 vælger det tilbud, der vurderes til at have højeste ”kvalitet”.
Tilbudsgiver skal udarbejde et skriftligt tilbudsmateriale per analyseopgave og der kan kun afgives ét materiale pr. tilbudsgiver pr. analyseopgave.
Tilbudsmaterialet skal være på dansk og må maksimalt udgøre 5 sider ekskl. Forside, indholdsfortegnelse o. lign. Sider ud over det maksimale antal vil ikke indgå i vurderingen.
Tilbudsmaterialet skal være modtaget senest den 26. oktober 2020 kl. 12.00
Tilbudsmaterialet skal sendes skriftligt til XXX00@xxx.xx.
I emnefeltet angives hvilken delanalyse tilbuddet vedrører ved at benytte bilagsnummer og -navn fra Bilag 1A- 1F.
Det skriftlige tilbudsmateriale og materialet fra prækvalifikationen - CV’er på udførende team og relevante referencer (punkt 4.2) - samt den mundtlige præsentation, vil være kriterier som tilbudsgiver vil blive vurderet på baggrund af.
4.3.2 Præsentationsmøder
Det forventes, at præsentationsmøderne afholdes d. 29. eller 30. oktober 2020 og der afsættes 90 min. til hvert møde. Præsentationen af tilbuddet skal være på ca. 30 min., og herefter vil der være tid til afklarende spørgsmål.
Ved et eventuelt præsentationsmøde skal der ikke sendes ekstra materiale forud for mødet.
4.4 Endeligt tilbud og tildeling af kontrakt
4.4.1 Afgivelse af endeligt tilbud
Efter præsentationsmøderne kan FFH50 bede tilbudsgiverne om at sende et endeligt tilpasset tilbud.
Tilbuddet skal være i samme format som det tidligere afsendte tilbud, dvs. på dansk og maksimalt udgøre 5 sider ekskl. Forside, indholdsfortegnelse o. lign. Sider ud over det maksimale antal vil ikke indgå i vurderingen.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i tre måneder regnet fra datoen for tilbudsfristen.
4.4.2 Valg af rådgiver
Efter præsentationsrunden og evt. afgivelse af endeligt tilbud vil der blive foretaget en vurdering af de tre tilbud, og på baggrund af de angivne kriterier ovenfor besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten.
Der vil være tale om en samlet vurdering af:
Afgivet endeligt tilbud
Materiale fra prækvalifikationen - CV’er på udførende team og relevante referencer (punkt 4.2)
Mundtlig præsentation.
Disse vil være de kriterier som tilbudsgiver vil blive vurderet på baggrund af.
Alle tilbudsgivere vil blive underrettet samtidigt og hurtigst muligt om, hvilken afgørelser der er truffet angående udvælgelse og tildeling af opgaven.
5. Kontraktindgåelse
Hovedaftalen indgås på baggrund af de vedlagte aftaleudkast, jf. bilag 2.
Hovedaftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem aftaleparterne i forbindelse med løsning af de opgaver, der er omfattet af denne tilbudsindhentning. Det bemærkes, at udkastet til hovedaftalens grundlæggende vilkår ikke kan ændres. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af aftalegrundlaget.
6. Spørgsmål
Eventuelle spørgsmål til materialet og processen i forbindelse med prækvalifikationen kan rettes skriftligt til XXX00@xxx.xx senest den 30. september 2020 kl. 12.00. Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil ikke blive besvaret.
Angiv venligst tydeligt i emnefeltet hvad spørgsmålet vedrører samt angiv venligst bilagsnummer og -navn som angivet i Bilag 1A – 1F, hvis spørgsmålet vedrører en delopgave.
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt og hurtigst muligt, efter de er modtaget. Såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form blive lagt på hjemmesiden xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx.
Eventuelle spørgsmål i forbindelse med tilbudsprocessen:
Eventuelle spørgsmål rettes skriftligt til XXX00@xxx.xx senest den 20. oktober 2020 kl. 12.00. Spørgsmål modtaget efter dette tids punkt vil ikke blive besvaret.
Angiv venligst tydeligt i emnefeltet hvilken delopgave spørgsmålet vedrører ved at angive bilagsnummer og -navn som angivet i Bilag 1A – 1F.
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt og hurtigst muligt, efter de er modtaget. Såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form blive sendt til alle tilbudsgivere, der er udvalgt til at afgive tilbud.
7. Kontaktoplysninger
VEKS, Vestegnens Kraftvarmeselskab I/S
Xxxxxxxxxxx 000
0000 Xxxxxxxxxxx
Kontaktperson: Xxxxx Xxxx Xxxx, XXX00@xxx.xx.
Phone: x00 00 00 00 00
8. Tidsplan for processen
18. september
2020 Annoncering på xxx.xxxxx.xx
30. september 2020 kl.
12.00 Frist for at stille spørgsmål inden prækvalifikation
5. oktober 2020 kl. 12.00 Ansøgningsfrist til prækvalifikation
8. oktober 2020 Forventet underretning om udvælgelse og opfordring til at sende tilbud
20. oktober 2020 kl. 12.00 Frist for at stille spørgsmål efter prækvalifikation
26. oktober 2020 kl. 12.00 Tilbudsfrist
29. eller 30. oktober 2020 Præsentationsmøder
3. november 2020 Møde i styregruppen og forventet tilbagemelding til tilbudsgiverne
Bilag:
Bilag 1 Teknisk analyseopgave
Beskrivelse af den enkelte analyseopgave:
Bilag 1A – System og teknologi – Opdaterede teknologidata og potentialer
Bilag 1B – System og teknologi – Systemanalyser
Bilag 1C – System og teknologi – Analyser i Balmorel
Bilag 1D – Lavtemperatur og intelligent styring
Bilag 1E – Sektorkobling
Bilag 1F – Fremtidens kunder
Bilag 2: Udkast til Hovedaftale
Der henvises til den tilhørende Hovedaftale vedlagt dette materiale.