INTERN REVISION

Intern Revision (IR) har i overensstemmelse med revisionsplanen for 2022 foretaget en særlig undersøgelse af Beskæftigelses- og Integrationsfor- valtningens (BIF) aftalecompliance gennem Kvantum Indkøb.

Aftalecompliance er kommunens målbillede på, hvorvidt forvaltningernes indkøb foretages på indgåede indkøbsaftaler i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik (købes de rigtige varer/tjenesteydelser hos de rigtige leverandører til den rigtige pris).

Undersøgelsen er motiveret af den lave aftalecomplianceprocent i kom- munen, som den fremgår af aftalecompliancerapporten.

Formål, metode og afgrænsning

Undersøgelsen skal afdække eventuelle udfordringer, barrierer og mulig- heder for at øge forvaltningens aftalecompliance. Undersøgelsen besvarer overordnet spørgsmålet:

• Hvad skal der til for at øge forvaltningernes aftalecompliance væsent- ligt?

Undersøgelsen er væsentligst baseret på analyser af forvaltningens ind- købsdata, som fremgår af kommunens aftalecompliancerapport samt fo- respørgsler i forvaltningen.

Kommunens indkøbsvolumen og herunder hvilke indkøb - der kan og bør foretages gennem Kvantum Indkøb – og dermed indgå i måling af aftale- compliance – har været genstand for drøftelser mellem Center For Indkøb (CFI) i ØKF og forvaltningerne. CFI oplyser videre, at grundlaget vil blive revurderet inden for et år. På den baggrund forudsætter vi, at forvaltnin- gerne i al væsentlighed er enige i grundlaget og dermed ”nævneren” i op- gørelsen af aftalecomplianceprocenten. Herudover forudsætter vi, at op- rettede aftaleleverandører i Kvantum Indkøb og indkøb - registeret som købt på indkøbsaftale - opfylder kriterierne herfor.

Rapportering

Rapporten fremsendes til direktionen i BIF og forelægges for Revisionsud- valget.

Et udkast til rapporten har været i høring hos ledelsen i BIF. Vi har i rappor- ten alene forholdt os til de dele af de indkomne høringssvar, der vedrører de faktiske forhold, der beskrives i rapporten. Vi har således som udgangs- punkt ikke inddraget bemærkninger til vores vurderinger. Undtagelsen hertil er alene gjort, hvor den enkelte bemærkning helt eller delvist har om- fattet forhold af faktiske karakter.

2. KONKLUSION OG ANBEFALINGER

Københavns Kommune vil bruge sin indkøbsvolumen til at sikre sig de bedste og billigste indkøbsaftaler, så der kan frigøres ressourcer, som kan bruges på kerneopgaverne og bedre service til borgerne.

Med en indkøbsvolumen på 138,9 mio. kr. eller 2,7% af kommunens sam- lede indkøbsvolumen på 5.117 mio. kr., er BIF den forvaltning, der har den mindste indkøbsvolumen i kommunen. Det bemærkes, at indkøb for skønsmæssigt ca. 94 mio. kr. vedrørende undervisningsforløb uretmæs- sigt ikke indgår i den opgjorte indkøbsvolumen på grund af en upræcis fra- sortering via leverandørers branchekode. En stor del at dette beløb er reelt købt på aftale og vi anbefaler derfor, at de ca. 94 mio. kr. fremadrettet ind- går i complianceopgørelsen.

Ultimo marts 2022 havde BIF ifølge kommunens aftalecompliancerapport i gennemsnit opnået en aftalecomplianceprocent på 23,9%. Det vil sige, at ud af det samlede indkøb på 138,9 mio. kr. er 33,2 mio. kr. købt hos de rig- tige leverandører til den rigtige pris.

Vi har undersøgt, hvad der skal til for at øge BIF´s aftalecompliance væsent- ligt.

Vi kan konstatere, at 28,5% af BIF´s 19.400 fakturaer er kan henføres til Kvan- tum Indkøb, så forvaltningen anvender i mindre grad indkøbsløsningen.

Næsten 64 % af den samlede indkøbsvolumen på 138,9 mio. kr. kan henfø- res til 30 leverandører, hvoraf 8 leverandører allerede indgår med 100% af- talecompliance. De resterende 22 leverandører har en samlet indkøbsvo- lumen på 66 mio. kr. men kun 5,8 mio. kr. heraf er registreret med aftale- compliance.

Vores gennemgang har vist, at BIF ved en øget fokusering på 22 kon- krete leverandører bør kunne hæve forvaltningens aftalecompliance fra 24% til 64-66%. (se bilag 1)

For at lykkes med dette skal BIF helt konkret:

• for 15 leverandører med indkøbsaftaler, sikre at indkøb rent tek- nisk foretages således, at købet henføres til den rigtige aftale, så aftalecompliance registreres korrekt

• for 3 leverandører af ydelser til jobcentre sikre, at købet konkur- renceudsættes

• for 1 leverandør af mentorydelser sikre, at frikøb af mentor-xxxx- xxx udtages af grundlaget for målingen af aftalecompliance, idet indkøbet reelt ikke kan konkurrenceudsættes

• for 2 midlertidige leverandører, sikre

o at indkøb af beskæftigelsesforløb hos leverandøren, så- fremt BIF fremadrettet får behov for yderligere indkøb, registreres med automatisk compliance.

o at indkøb hos elektrikere fremadrettet foretages hos elektrikere omfattet af kommunens aftaler.

Den resterende leverandør vedrører borgeres frie valg af kursusleverandør fra Regionens leverandørliste. Kommunen kan/skal således ikke konkur- renceudsætte købet, som derfor ikke bør indgå i aftalecompliancemålin- gen. Leverandøren indgår ikke længere i datagrundlaget og giver ikke an- ledning til yderligere kommentarer.

Den samlede konklusion vedrørende gennemgang af de største leveran- dører i BIF viser, at indkøbene i overvejende grad foretages på aftaler, men at forskellige tekniske forhold i forbindelse med købet og registreringen i kommunens indkøbssystem gør, at indkøb ikke bliver registreret korrekt.

Der er dog også konstateret leverandører med væsentlig indkøbsvolumen, hvor der ikke købes ind på aftaler. BIF skal sikre, at disse indkøb foretages bedst og billigst på indkøbsaftaler. Ca. 6 mio. kr. vurderes at være købt udenfor aftale.

Afslutningsvis forventer vi, som led i revisionen for 2023, at følge op på forvaltningernes indsats i forhold til ovenstående anbefalinger og sætte fo- kus på de resterende ca. 950 leverandører, som BIF anvender.

3. INDLEDNING

Borgerrepræsentationen vedtog den 13. december 2018 en indkøbspolitik gældende for 2019-2022. Her fremgår bl.a.:

• at ”Når Københavns Kommune køber ind, skal der balanceres hen- syn til omkostninger, effektivitet, klima og miljø, sociale forhold samt behov hos både borgeren, brugeren og medarbejderen”

• at ”Københavns Kommune vil bruge sin indkøbsvolumen til at sikre de bedste og billigste indkøbsaftaler, så der kan frigøres ressourcer, som vi kan bruge på kerneopgaverne og bedre service til vores bor- gere”

• at målsætningen er, at ”95 pct. af de indkøbte varer er købt hos den rigtige leverandør ved udgangen af 2021”

• at ”En høj compliance skal være med til at sikre, at en vare er købt til den laveste pris samtidig med at politiske beslutninger, fx om at stille krav om hensyn til miljø og arbejdsforhold i produktionen af varen, bliver efterlevet”.

• at et indsatsområde er, at ”Kvantum Indkøb bliver hovedindgangen

for kommunens indkøbsmedarbejdere”.

For at kunne opgøre realiseringen af ovenstående målsætning blev begre-

bet ”Indkøbsordrecompliance” oprindeligt introduceret i kommunen.

Indkøbsordrecompliance viser, hvor stor en andel af det samlede indkøb, der er foretaget via Kvantum Indkøb, og dermed har en indkøbsordrer. Det er imidlertid ikke alle indkøb foretaget gennem Kvantum Indkøb, som sker på indkøbsaftaler. På den baggrund er begrebet ”Aftalecompliance” efter- følgende introduceret.

Aftalecompliance viser, hvor stor en andel af det samlede indkøb, der er foretaget på indkøbsaftaler indgået i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik. Aftalecompliance er dermed kommunens målbillede på, hvorvidt forvaltningerne køber de rigtige varer/tjenesteydelser hos de rig- tige leverandører til den rigtige pris og skal sikre, at kommunen kan op- gøre, hvor stor en andel, der indkøbes på aftaler og har været udbudt.

Aftalecomplianceprocenten opgøres af CFI i en PowerBi rapport (KKIA Af- talecompliance), som forvaltningerne har adgang til. Rapporten indehol- der mangeartede og gode filtreringsmuligheder til identifikation og prio- ritering af indsatsområder for øget aftalecompliance.

En væsentlige forudsætning for aftalecompliance i rapporten er, at køb på indkøbsaftaler skal ske gennem Kvantum Indkøb via en indkøbsordre, som er tilknyttet indkøbsaftalen tillige med, at den efterfølgende faktura skal have påførte indkøbsordrenummeret korrekt, idet der i modsat fald ikke re- gistreres aftalecompliance.

En realistisk og ambitiøs aftalecomplianceprocent målt gennem aftale- compliancerapporten forudsætter:

1. at der er indgået indkøbsaftaler i overensstemmelse kommunens indkøbspolitik inden for alle væsentlige vare- og tjenesteydelseska- tegorier

2. at al indkøb på indkøbsaftaler foretages gennem Kvantum Indkøb via indkøbsordrer, der er tilknyttet indkøbsaftalerne

3. at alle fakturaer - afledt af ovenstående indkøbsordre – indeholder et korrekt påført indkøbsordrenummer, idet aftalecompliance måles på fakturaniveau

Der er dog enkelte udtagelser til forudsætningen i punkt 2 og 3, idet indkøb hos enkelte leverandører og specifikke bogføringskonti giver automatisk aftalecompliance i kommunens compliancerapport. Den automatiske afta- lecompliance (Autocompliance) er tiltænkt aftaledækkede køb, hvor ind- købsprocessen ikke (hensigtsmæssigt) kan ske gennem Kvantum Indkøb. Her kan forvaltningen – via indmelding og validering i CFI – opnå automa- tisk aftalecompliance for køb hos konkrete leverandører og/eller specifikke konti.

4. DEN GENNEMFØRTE UNDERSØGELSE

Vi har stikprøvevis analyseret data fra kommunens aftalecompliancerap- port for 12 måneder i perioden april 2021 til og med marts 2022, som vi har baseret efterfølgende tal og observationer på, tillige med forespørgsler i forvaltningen.

Estimater for øget aftalecompliance tager således udgangspunkt i histori- ske data, og giver derfor alene en skønsmæssig indikation af det mulige potentiale, hvor realiseringen tillige afhænger af forvaltningens efterføl- gende indkøb og initiativer.

Analyserne tager i væsentligt omfang udgangspunkt i indkøbet hos de en- kelte leverandører.

4.1 Forvaltningens indkøbsvolumen

BIF’s andel af kommunens samlede indkøb udgør 138,9 mio. kr. eller 2,7% af 5.117,4 mio. kr. for perioden 1. april 2021 til 31. marts 2022

Fig. 1 Forvaltningens andel af kommunens indkøbsvolumen

BIF er dermed den forvaltning, der har den mindste indkøbsvolumen i kommunen. Størrelsen af indkøbsvolumen har umiddelbart ingen betyd- ning for forvaltningens mulighed for at opnå aftalecompliance. Det har derimod aftaledækningen, dvs. hvorvidt der forefindes indkøbsaftaler, som dækker forvaltningens indkøbsbehov (volumen).

4.2 Forvaltningens aftalecompliance

BIF’s aftalecompliance udgør 33,2 mio. kr. eller 23,9% af periodens indkøb på 138,9 mio. kr., som fordeler sig således over månederne i perioden:

Fig. 2 Udviklingen i aftalecompliance

Note: Der er en mindre difference på 10.337 kr. på det totale beløb. Ovenstående rapport er trukket efter månedsskifte i forhold til øvrige tabeller i nærværende rapport. Power-Bi rapporterne er dynamiske og kan ikke genskabe rapporter fra tidligere måneder.

Oversigten viser endvidere, at BIF anvender Indkøbsløsningen i mindre omfang. 5.353 bilag med indkøbsordre (io) kan således henføres til køb gennem Kvantum, hvilket svarer til 28,5% af periodens 19.408 bilag.

4.3 Forvaltningens indkøb fordelt på leverandører

Til brug for de videre undersøgelser har vi valgt at gruppere forvaltningens indkøb på leverandører efter omfang af deres samlede indkøbsvolumen samt om leverandøren er omfattet af automatisk aftalecompliance. Denne inddeling danner baggrund for en væsentlig del af analyserne i de føl- gende afsnit.

Tabel 1: Gruppering af samlet indkøb på leverandører

Leverandører med	Antal leveran- dører	Sum af beløb	Sum af beløb (aftale compliant)	Aftale- compliant andel	Beløb andel
Automatisk aftalecompliance	8	22.271.102	22.271.102	16,0%	16,0%
Indkøbsvolumen over 1 mio. kr.	00	00.000.000	0.000.000	4,2%	47,5%
Indkøbsvolumen under 1 mio. kr. med et eller flere aftalecompliante indkøb	67	9.245.911	5.127.000	3,7%	6,7%
Indkøbsvolumen under 1 mio. kr. med et eller flere indkøb med indkøbsordre	170	13.691.169		0,0%	9,9%
Indkøbsvolumen under 1 mio. kr., hvor indkøbsordre ikke er anvendt	716	27.671.535	0	0,0%	19,9%
Hovedtotal	983	138.852.026	33.201.455	23,9%	100%

De to første leverandørgrupperinger i tabellen med henholdsvis autocom- pliance eller en indkøbsvolumen over 1 mio. kr. udgør 63,5% af den sam- lede indkøbsvolumen på 138,9 mio. kr. og kan henføres til 30 leverandører, eller kun 3 % af forvaltningens leverandører.

4.3.1 Leverandører med autocompliance

16 % af det samlede indkøb kan henføres til leverandører (jf. tabel 1), hvor der registreres automatisk aftalecompliance, uanset om indkøbet foreta- ges på indkøbsaftale gennem Kvantum Indkøb eller ej.

Tabel 2: Leverandører med automatisk aftalecompliance

Leverandør Sum af Beløb Sum af Beløb Aftale (aftale compliant compliant) (%)
Periodens køb	138.852.026	33.201.455	23,9%

1. leverandører med automatisk autocompliance	22.271.102	22.271.102	100%
KOMBIT A/S	15.197.580	15.197.580
ENERGI DANMARK A/S	3.769.370	3.769.370
DANSK FLYGTNINGEHJÆLP	2.790.607	2.790.607
INCITA	376.043	376.043
HOFOR A/S	128.448	128.448
Trafikselskabet Movia	91.380	91.380
Det Danske Madhus Albertslund A/S	12.526	12.526
DEN ERHVERVSDRIVENDE FOND XXXX XXXXXXX IN	-94.852	-94.852

Periodens indkøb korrigeret for autocompliance 116.580.924 10.930.353 9,4%

Den automatiske aftalecompliance kan væsentligst henføres til tre leveran- dører, Kombit A/S, Energi Danmark A/S og Dansk Flygtningehjælp.

4.3.2 Leverandører med en indkøbsvolumen over 1 mio. kr.

De resterende 22 leverandører, som alle har en indkøbsvolumen på over 1 mio. kr., har et samlet indkøb på 66 mio. kr. svarende til 47,5% af BIF’s sam- lede indkøb, men kun 5,8 mio. kr. heraf er registreret som aftalecompliant.

Nedenstående figur viser aftalecompliant indkøb hos de 22 leverandører. Leverandørerne er sorteret efter størrelsen af aftalecompliant beløb.

Samlet set er 8,8 pct. af indkøbene aftalecompliant og der er kun registre- ret aftalecompliance hos 8 af de 22 leverandører.

Tabel 3: Aftalecompliant beløb for leverandører med indkøbsvolumen. over 1 mio. kr.

Leverandør	Sum af Beløb	Sum af Beløb (aftale compliant)	Andel aftale- compliant af samlet indkøb
HØRKRAM FOODSERVICE A/S	2.268.075	2.100.866	92,6%
KMD A/S	10.278.004	1.796.481	17,5%
Nuuday A/S	1.757.245	807.816	46,0%
Xxxxxx Contract Catering A/S	3.264.660	527.182	16,1%
CITYFYS A/S	1.067.000	399.192	37,4%
Salling Group A/S	1.605.030	128.223	8,0%
Daarbak Group A/S	1.178.720	42.231	3,6%
HOLMRIS B8 A/S	3.236.187	1.362	0,0%
X.X. XXXXXXX INFORMATION A/S	12.357.218	0	0,0%
KONSULENTHUSET BALLISAGER A/S	5.769.559	0	0,0%
EG Digital Welfare ApS	3.607.699	0	0,0%
AS3 A/S	3.496.953	0	0,0%
WATTAR GRUPPEN KOGNITIVT PSYKOLOGCENTER - PSYKOLOG XXXX XXXXXX ApS	2.659.750	0	0,0%
DEKRA Job ApS	2.043.592	0	0,0%
EDORA A/S	1.896.489	0	0,0%
CARVE CONSULTING P/S	1.804.860	0	0,0%
KNOWLEDGE CUBE A/S	1.702.075	0	0,0%
INSTALLATØREN A/S	1.363.208	0	0,0%
GLAD FONDEN	1.258.411	0	0,0%
Kommune Konsulenterne	1.151.573	0	0,0%
HKH Consult	1.122.000	0	0,0%
ARLØ	1.084.000	0	0,0%
Hovedtotal	65.972.308	5.803.353	8,8%

Analysen har været forelagt forvaltningen, som for hver leverandør har op- lyst hvilke initiativer, som vil kunne øge aftalecompliance.

4.4 Forvaltningens initiativer til at øge aftalecompliance

Forvaltningens tilbagemelding har ført til en gruppering af leverandørerne ud fra de oplyste initiativer.

Leverandører, som er aftaledækket

De viste leverandører i tabel 4 er alle aftaledækket med SKI-aftaler eller af- taler med baggrund i EU-udbud og må derfor forventes at leve op til kom- munens indkøbspolitik.

Idet der allerede foreligger aftaler med leverandørerne, er det forvaltnin- gens opgave at sikre, at indkøbene i højere grad teknisk foretages på den rigtige måde i Kvantum Indkøb, således at aftalecompliance registreres korrekt i kommunens aftalecompliancerapport.

For at sikre en fremadrettet korrekt registrering af aftalecompliance i afta- lecompliancerapporten skal forvaltningen sikre:

1. at samtlige de med leverandørerne indgåede indkøbsaftaler oprettes i Kvantum Indkøb, så der kan indkøbes herpå

2. at eksisterende rammeindkøbsordre på aftalebelagte varer/tjeneste- ydelser, som ikke er oprettet under indgåede indkøbsaftaler, ændres med korrekt henvisning hertil

3. at nye indkøbsordre på aftalebelagte varer/tjenesteydelser oprettes korrekt under indgåede indkøbsaftaler

4. at leverandørerne – afledt af punkt 1-3 – påfører korrekt indkøbs-ordre- nummer på faktura, idet at aftalecompliance måles på fakturaniveau

Forvaltningen forventer, at de efter gennemførelsen af ovennævnte initia- tiver vil kunne opnå aftalecompliance på 100% for de enkelte leverandører, dog med undtagelse af Hørkram Foodservice A/S, hvor der forventes en compliance på 93 pct. BIF oplyser, at det i nogle få tilfælde er nødvendigt at bestille udenom Kvantum, fx pr. telefon, hvis der er tvivlsspørgsmål eller det skal gå hurtigt.

Tabel 4: Leverandører, som er aftaledækket

Leverandør

Branche

Køb i alt - kr.

Aftalecompl iant køb - kr.

Forvaltingens forventning til fremtidig aftalecomplia nce - kr.

Forvaltningens forventede andel aftalecompliant e indkøb.

X.X. XXXXXXX INFORMATION A/S

Computer- programmering,

konsulentbistand

12.357.218

100%

KMD A/S

Konsulentbistand

vedrørende informationsteknologi

10.278.004

1.796.481

10.278.004

100%

KONSULENTHUSET BALLISAGER A/S

Borgerrettede beskæftigelsesydelser

5.769.559

100%

EG Digital Welfare ApS

Konsulentbistand vedrørende

informationsteknologi

3.607.699

100%

AS3 A/S

Virksomhedsrådgivning og anden rådgivning om

driftsledelse

3.496.953

100%

Meyers Contract Catering A/S

Event catering og anden restaurationsvirksomhed

3.264.660

527.182

3.264.660

100%

HOLMRIS B8 A/S

Engroshandel med kontormøbler

3.236.187

1.362

3.236.187

100%

HØRKRAM FOODSERVICE A/S

Ikke-specialiseret engroshandel med føde-,

drikke- og tobaksvarer

2.268.075

2.100.866

93%

DEKRA Job ApS

Virksomhedsrådgivning og

anden rådgivning om driftsledelse

2.043.592

100%

EDORA A/S

Computer- programmering

1.896.489

100%

CARVE CONSULTING

P/S

Virksomhedsrådgivning og anden rådgivning om

driftsledelse

1.804.860

100%

Nuuday A/S

Fastnetbaseret telekommunikation

1.757.245

807.816

1.757.245

100%

KNOWLEDGE CUBE A/S

Computerprogrammering

1.702.075

100%

Daarbak Group A/S

Engroshandel med andre kontormaskiner og andet

kontorudstyr

1.178.720

42.231

1.178.720

100%

CITYFYS A/S

Sundhedsvæsen i øvrigt

1.067.000

399.192

1.067.000

100%

Sum

55.728.336

5.675.130

55.561.127

100%

Leverandører, hvor indkøbet ikke har været konkurrenceudsat

Forvaltningen har indgået aftaler med nedenstående leverandører oplistet i tabel 5, men det er ikke på baggrund af udbud. Forvaltningen oplyser, at man ikke har konkurrenceudsat aftalerne på grund af indkøbsvolumen for de nævnte leverandører, men at man løbende følger op på indkøbsomfan- get med henblik på en eventuel konkurrenceudsættelse.

Ved undersøgelsen har forvaltningen da også angivet, at man ikke forven- tede aftalecompliance på disse indkøb.

For at få aftalecompliance skal de omfattede varer/tjenesteydelser konkur- renceudsættes, aftalerne efterfølgende indberettes i Kvantum Indkøb og indkøbene håndteres teknisk korrekt med kobling til aftalerne.

De tre leverandører er i det væsentlige virksomheder, som tilbyder hjælp med sagsbehandling af forskellig karakter, som sagsbehandlervikar eller aftaler om at gennemgå et bestemt antal sager.

BIF er nu mere opmærksomme på, at der kan være et større indkøbsvolu- men på denne type af indkøb af tjenesteydelser, såfremt man ser på tværs af afdelingerne både indenfor og på tværs af forvaltningerne.

Tabel 5: Leverandører med aftaler, som ikke har været konkurrenceudsat.

Leverandør

Branche

Køb i alt - kr.

Aftale- compliant køb - kr.

Forvaltingens forventning til fremtidig aftale- compliance - kr.

Forvaltningens forventede andel aftalecompliant indkøb. - pct.

Kommune Konsulenterne

Vikarbureau

1.151.573

HKH Consult

Sociale foranstaltninger uden institutionsophold

1.122.000

ARLØ

Virksomhedsrådgivning og anden rådgivning om driftsledelse

1.084.000

Sum

3.357.573

Københavns frikøb af Xxxxxxxx

Forvaltningen oplyser, at 90 pct. af købet hos Salling Group A/S vedrører frikøb af mentorer til borgere, hvilket ikke er muligt at konkurrenceudsætte. Det er derfor aftalt med CFI at sætte systemet op til at give automatisk com- pliance, hvis branchekoden er 47 (detailhandel) og der samtidigt er en ydelsesmodtager på konteringen. Dette skulle slå igennem fra og med april måned 2022.

Reelt forbrug på fødevarer/varekøb er for hovedparten købt på aftale i Kvantum med direkte kobling til aftalen.

Forvaltningens forventning til aftalecompliance hos Salling Group er der- for 100 pct. fremadrettet.

Det bør overvejes, om frikøb af mentorer bør udgå af aftalecompliance-be- regningen i stedet for at give autocompliance, idet købet ikke kan konkur- renceudsættes.

Tabel 6: Leverandører med atypisk indkøb i forhold til kerneydelse

Leverandør

Branche

Køb i alt - kr.

Aftale- compliant køb - kr.

Forvaltingens forventning til fremtidig aftale- compliance - kr.

Forvaltningens forventede andel aftalecompliant indkøb. - pct.

Salling Group A/S

Anden detailhandel fra ikke- specialiserede forretninger

1.605.030

128.223

1.605.030

100%

Sum

1.605.030

128.223

1.605.030

100%

Leverandører, hvor København har haft et midlertidigt indkøb.

Vedrørende køb i Gladfonden er der indgået to forskellige aftaler, hvoraf den ene er indgået på baggrund af et EU-udbud, og den anden er et forsøg omfattet af forsøgsbekendtgørelse BEK nr. 2498 af 10/12/2021, § 10.

Begge aftaler er oprettet i Kvantum, men indkøbene er bestillinger på CPR- nr. hvilket gør anvendelsen af Kvantum Indkøb uhensigtsmæssig.

Indkøbene vedrører beskæftigelse af unge, som har brugt for nogle sær- lige forløb. Glad Fonden oplyser, at Branchekoden er 60 (Radio- og TV- virksomhed). Der er tale om en enkelt midlertidig leverandør indenfor branchen, og man derfor ikke har bedt CFI om at få branchekoden undta- get fra rapporten.

IR anbefaler, at BIF, såfremt man fremadrettet efterspørger ydelserne hos Gladfonden, sikrer at leverandøren registreres af autocompliance.

Vedrørende Installatøren A/S oplyser forvaltningen, at der er tale om køb af ydelser vedr. elinstallation. Installatøren A/S er en leverandør udenfor KK fagentreprise-aftalen. Leverandøren har nogle serviceaftaler via udlejer på bygningen (fx nødbelysning), hvor det giver mening, at de retter op på problemerne, i stedet for at det skal over til en anden elektriker, der skal forholde sig til opgaven. Ligeledes er de blevet bestilt til opgaver, der lå i forlængelse af tidligere opgaver, som nu er afsluttet.

IR anbefaler, at BIF sikrer, at ydelser hos elektrikere købes hos aftaledæk- kede leverandører.

Tabel 7: Midlertidige indkøb

Nr	Leverandør	Branche	Køb i alt - kr.	Aftale- compliant køb - kr.	Forvaltingens forventning til fremtidig aftale- compliance - kr.	Forvaltningens forventede andel aftalecompliant indkøb. - pct.
20	GLAD FONDEN	Radio- og tv-virksomhed	1.258.411	0	0	0%
21	INSTALLATØREN A/S	El-installation	1.363.208	0	0	0%
	Sum		2.621.619	0	0	0%

Leverandører undtaget fra compliancemålingen

Wattar Gruppen Kognitiv Psykologcenter er i løbet af nærværende under- søgelsen blevet frasorteret i aftalecompliance-rapporterne. BIF oplyser, at indkøbet hos denne leverandør vedrører køb af kurser, hvor borgerne har frit valg til selv at bestille kurser på baggrund af en regional positivliste for leverandører.

Idet BIF ikke selv har indflydelse på borgerens valg af leverandør, og derfor ikke har mulighed for at konkurrenceudsætte indkøbet , er det vores opfat- telse, at leverandøren skal være undtaget fra compliancemålingen. Vi har ikke yderligere anbefalinger vedr. denne leverandør.

Tabel 8: Leverandør undtaget fra compliancemålingen

Leverandør

Branche

Køb i alt - kr.

Aftale- compliant køb - kr.

Forvaltingens forventning til fremtidig aftale- compliance - kr.

Forvaltningens forventede andel aftalecompliant indkøb. - pct.

WATTAR GRUPPEN KOGNITIVT PSYKOLOGCENTER - PSYKOLOG XXXX

XXXXXX ApS

Psykologisk rådgivning, køb af kursus og uddannelses til borgere

2.659.750

Sum

2.659.750

4.4.1 Korrektion af BIF’s indkøbsvolumen omfattet af complian- cemålingen

Som tidligere nævnt er ovenstående gennemgang udarbejdet under for- udsætningen, at kommunens indkøbsvolumen og herunder hvilke indkøb

- der kan og bør foretages gennem Kvantum Indkøb – har været drøftet med CFI, samt man i al væsentlighed er enige i grundlaget og dermed ”nævneren” i opgørelsen af aftalecomplianceprocenten. Vi er dog blevet opmærksomme på en uhensigtsmæssig undtagelse fra compliancemålin- gen.

Indkøb for ca. 163 mio. kr. i perioden november 2021 til oktober 2022 - un- der branchekode ”85 Undervisning” – er undtaget fra compliancemålin- gen. Undtagelsen er – som vi har forstået det – sket med henvisning til, at indkøbet i al væsentlighed kan henføres til køb af skoleforløb efter statslige takster, som derfor ikke kan/skal konkurrenceudsættes.

Vores undersøgelse viser imidlertid, at kun ca. 69 mio. kr. kan henføres til køb, der sker efter statslige takster, mens ca. 94 mio. kr. kan henføres til øv- rig undervisning, der kan/skal konkurrenceudsættes, og derfor bør medta- ges i aftalecompliancemålingen. Dette kan ske ved at ophæve frasorterin- gen af branchekode ”85 Undervisning”, for derefter at frasortere en eller flere af de underliggende branchekoder, der kan henføres til køb af skole- forløb efter statslige takster, og som derfor bør undtages for aftalecompli- ancemålingen

For god ordens skyld skal det bemærkes, at en væsentlig del af BIF’s køb af kursusforløb ca. 250 mio. kr. sker gennem systemet Leverandørportalen i stedet for indkøbsløsningen, og det dermed ikke indgår i aftalecomplian- cemålingen.

5. BILAG

Leverandør nr.

Anbefaling

Indkøb

Ændring af beløb som indgår i

målingen

Aftalecompliant beløb før initiativer

Aftalecompliant beløb efter initiativer

Forventet ændring i aftalecomplianc

efter initiativer

Andel aftalecomp liance

1 - 15

For 15 leverandører med indkøbsaftaler, sikre at indkøb rent teknisk foretages således, at købet henføres til den rigtige aftale, så aftalecompliance

registreres korrekt

55,7

5,7

55,6

49,9

99,7%

16 - 18

For 3 leverandører af ydelser til jobcentre konkurrenceudsætte

indkøbet

3,4

0,0

3,4

100,0%

For 1 leverandør af mentorydelser sikre, at frikøb af mentor-ydelser udtages af grundlaget for målingen af aftalecompliance, idet indkøbet reelt ikke kan

konkurrenceudsættes

1,6

-1,5

0,1

0,0

100,0%

20 - 21

Sikre:

- at en leverandør, såfremt BIF fremadrettet får behov for yderligere indkøb, registreres med automatisk compliance.

- at indkøb hos elektrikere fremadrettet foretages hos elektrikere omfattet af

kommunens aftaler.

2,6

0,0

2,6

100,0%

En leverandør er i løbet af undersøgelsen blevet frasorteret i aftalecompliance-rapporterne og indgår ikke længere i compliancemålingen.

2,7

-2,7

0,0

0,0%

Sum af indkøb hos leverandører med indkøbsvolumen større end 1 mio. kr.

66,0

-4,1

5,8

61,7

55,9

Indkøb i alt i BIF i perioden 1. april 2021 til 31. marts 2022

138,9

33,2

23,9%

Ny aftalecomplianceberegning for forvaltningen ved 100 pct. aftalecompliance ved leverandører med indkøbsvolumen over 1 mio. kr.

134,7

89,2

66,2%

Ny aftalecomplianceberegning for forvaltningen ved 95 pct. aftalecompliance ved leverandører med indkøbsvolumen over 1 mio. kr.

134,7

86,1

63,9%

Document Metadata

Table of Contents

INTERN REVISION

Document Metadata