Hjørring Kommune
Ansøgningsbetingelser
Fritvalgsleverandør Madservice
Hjørring Kommune
Indholdsfortegnelse
2.3. Betingelser for ansøgning og godkendelse 4
2.4. Indsendelse af ansøgningsmateriale 4
2.6. Omkostninger og udarbejdelse af materiale 5
3. Beskrivelse af krav til leverandøren som indgår i ansøgningsprocessen 6
3.1.2. Økonomisk og finansiel formåen 6
3.1.3. Teknisk og faglig formåen 7
3.1.4. Dokumentation for tegnet erhvervs- og produktansvarsforsikring 7
4. Anmodning om dokumentation 9
7. Orientering om godkendelse 9
Nærværende materiale beskriver ansøgningsbetingelserne for potentielle fritvalgsleverandører, herunder hvilket materiale, der skal fremskaffes/udarbejdes, for at komme i betragtning som frit- valgsleverandør af madservice til Hjørring Kommunes borgere.
1. Indledning
Det af Hjørring Kommune udarbejdede materiale målrettet potentielle nye leverandører af mad- service består af følgende dokumenter:
• Egnethedskrav inkl. kontraktbilagsliste A-E
o Kontraktbilag A: Tro-og love-erklæring
o Kontraktbilag B: Bekræftelse på opfyldelse af økonomisk og finansiel formåen
o Kontraktbilag C: Referenceliste, opgørelse af uddannelsesniveau
o Kontraktbilag D: Erhvervs- og produktansvarsforsikring
o Kontraktbilag E: Anfordringsgaranti
• Udkast til kontrakt
o Kontraktbilag 1: Godkendelsesanmodning inkl. mindstekrav
o Kontraktbilag 2: Skriftligt informationsmateriale
Hjørring kommune skal sikre, at de af Hjørring Kommunes borgere, der er tilmeldt madservice, jf. servicelovens § 831, kan vælge mellem to eller flere leverandører, hvoraf den ene leverandør kan være kommunal, jf. servicelovens § 912.
Som fritvalgsleverandør af madservice til Hjørring Kommunes borgere er leveringen af maden en del af ydelsen. Leverandøren skal desuden kunne levere i hele kommunen og som minimum, leve- re normalkost til ældre og diætkost, herunder kost til småtspisende, energireduceret diæt, fedtre- duceret diæt og læge- og diætistordineret kost og levere enten varmmad eller kølemad.
Hjørring Kommunes borgere anvender en digital selvbetjeningsløsning, igennem hvilken borgerne tilmelder sig madservice og udvælger den leverandør de ønsker – i den forbindelse angiver borge- ren også datoen for hvornår vedkommende ønsker, at madleverancen opstartes. Leverandøren skal udarbejde og ajourføre skriftligt informationsmateriale, borgerne kan orientere sig i inden, og vurdere ud fra hvorvidt de ønsker den pågældende leverandør.
1 Bekendtgørelse af lov om social service, LBK nr. 1114 af 30/08/2018
2 Bekendtgørelse af lov om social service, LBK nr. 1114 af 30/08/2018
Hjørring Kommunes madserviceordning omfatter samtlige hjemmeboende modtagere af madser- vice. Beboere i plejeboliger og lignende boenheder, som er omfattet af servicelovens bestemmel- ser om skærpet tilsyn, er ikke omfattet af fritvalgsordningen.
Madserviceordningen indebærer en fritvalgsordning, der giver borgerne mulighed for at vælge den leverandør de ønsker. Det vil sige, at borgerne ikke er forpligtet til at vælge en bestemt leve- randør, og at Hjørring Kommune ikke kan garantere fritvalgsleverandørerne, og evt. underleveran- dører, en minimumsomsætning.
Den første aftaleperiode med en ny leverandør vil vare 1 år.
På baggrund af det første års erfaringer, vil kommunen evaluere samarbejdet med leverandøren, med henblik på, at forlænge aftalen for en periode på 4 år.
2. Godkendelsesprocedure
Følgende enhed er ansvarlig for godkendelsesprocessen i forhold til fritvalgsleverandører: Hjørring Kommune
Myndighed Ældre Springvandspladsen 5
9800 Hjørring
Hjørring Kommune indgår løbende aftaler med nye leverandører.
2.3. Betingelser for ansøgning og godkendelse
For at kunne komme i betragtning som fritvalgsleverandør af madservice til Hjørring Kommunes borgere skal ansøgeren udfylde følgende dokumenter:
− Egnethedskrav
− Godkendelsesanmodning
2.4. Indsendelse af ansøgningsmateriale
Egnethedskrav og godkendelsesanmodningen udgør tilsammen ansøgningsmaterialet.
Egnethedskrav og godkendelsesanmodningen sendes, efter udfyldelse og underskrivelse, elektro- nisk til Hjørring Kommune på e-mail xxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xx.
Materialet indsendes senest den første måned i hvert kvartal med henblik på ikrafttrædelse første måned i efterfølgende kvartal. Alle leverandører, der anmoder om godkendelse, vil modtage elek- tronisk bekræftelse på, at anmodningen er modtaget.
Efter modtagelsen af ansøgningsmaterialet, påbegynder Hjørring Kommune godkendelsesproces- sen, hvor, bl.a., den ansøgende virksomheds kvalifikationer vurderes. Såfremt ansøgeren vurderes egnet som fritvalgsleverandør på baggrund af det indsendte materiale, vil Hjørring Kommune ind- kalde den ansøgende virksomhed til et godkendelsesmøde, hvor aftalens omfang, mindstekrave- ne, de øvrige krav, vilkårene og procedurebeskrivelserne gennemgås.
På baggrund af mødet og det indsendte materiale, vil Hjørring Kommune vurdere hvorvidt virk- somheden kan godkendes, hvorefter der enten indgås et samarbejde med virksomheden om leve- rancen af madservice, eller der gives afslag på virksomhedens ansøgning om at blive fritvalgsleve- randør.
Hvis den ansøgende virksomhed vurderes uegnet som fritvalgsleverandør af madservice, på bag- grund af det indsendte materiale, vil ansøgeren få tilsendt et skriftligt afslag, med en begrundelse for afslaget.
2.6. Omkostninger og udarbejdelse af materiale
Leverandørernes omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af nærværende materiale, er Hjør- ring Kommune uvedkommende. Alt materiale som er borgerrelateret, skal udarbejdes indenfor markedsføringslovens bestemmelser.
Medfører formidlingen af materialet væsentlige ekstra udgifter for Hjørring Kommune, kan kom- munen opkræve betaling for meromkostningerne i forbindelse af formidlingen.
Godkendelsesprocessen er at betragte som en udbudsproces, hvorfor den afgivne anmodning er at betragte som et tilbud med de forpligtelser, der gælder ved en sædvanlig udbudsforretning.
Leverandørers anmodning om godkendelse skal have en vedståelsesfrist på 3 måneder gældende fra fristen for indlevering af anmodning.
Alle henvendelser med spørgsmål til materialet og processen skal rettes skriftligt til Myndighed Ældre, Hjørring Kommune pr. mail til følgende adresse: xxxxxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xx,
3. Beskrivelse af krav til leverandøren som indgår i ansøgningsprocessen
Dokumentet Egnethedskrav, bilagsliste 1-5 stiller en række specifikke krav til virksomhedens eg- nethed, hvorfor de inkluderede bilag skal udfyldes af den ansøgende virksomhed.
I dokumentet godkendelsesanmodning skal den ansøgende virksomhed tilkendegive, hvilke ydel- ser de vil blive godkendt til at levere. Derudover opremser dette dokument også en række mind- stekrav og øvrige krav, der alle skal efterleves af fritvalgsleverandørerne under hele kontraktens løbetid. Ydermere skal den ansøgende virksomhed også udarbejde supplerende bilag, som en del af ansøgningsprocessen. Det fremgår tydeligt af godkendelsesanmodningen hvad disse bilag skal indeholde, og under hvilket navn de skal vedlægges dokumentet.
Udfyldes i særskilt dokument.
Udfyldelsen og underskrivelsen af de 5 bilag opremset nedenfor, udgør ansøgningsmaterialets egnethedskrav, og afdækker den ansøgende virksomheds faglige egnethed som leverandør af madservice til Hjørring Kommunes borgere. Disse dokumenter stiller, bl.a., krav til virksomhedens økonomiske og personlige formåen, da Hjørring Kommune kun godkender leverandører, der er økonomisk solide og som lever op til samtlige egnethedskrav.
De 5 bilag i dokumentet Egnethedskrav, bilagsliste 1-5 udfyldes af den ansøgende virksomhed, og indsendes sammen med godkendelsesanmodningen.
Som led i en ansøgningsproces, skal ansøgeren på tro- og loveerklæringen skrive under på, at virk- somheden ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3:
✓ Kontraktbilag A: Tro-og love erklæring udfyldes og underskrives af den ansøgende leve- randør
Opnår ansøgeren godkendelse, vil leverandøren af Hjørring Kommune blive anmodet om at frem- lægge følgende dokumentation for overholdelse af overnævnte krav:
✓ Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen som dokumentation for, at virksomheden ikke er omfat- tet af en eller flere udelukkelsesgrunde.
Serviceattesten som kan rekvireres her, skal også indeholde oplysninger fra Kriminalregistret.
3.1.2. Økonomisk og finansiel formåen
Som led i en ansøgningsproces skal ansøgeren erklære, at virksomheden er i besiddelse af de nød- vendige økonomiske ressourcer i forhold til at gennemføre kontrakten, herunder kunne dokumen- tere positiv egenkapital over de tre seneste regnskabsår. Nystartede virksomheder kan fritages fra
dette krav. For mere information om dette, skal Myndighed Ældre kontaktes, på førnævnte mail- adresse.
✓ Kontraktbilag B: Bekræftelse på opfyldelse af økonomisk og finansiel udfyldes og under- skrives af den ansøgende leverandør.
I dette kontraktbilag bekræfter den ansøgende leverandør, at virksomheden opfylder de af Hjørring Kommune fastsatte krav for økonomisk og finansiel formåen.
Opnår ansøgeren godkendelse, vil leverandøren af Hjørring Kommune blive anmodet om at frem- lægge følgende dokumentation for overholdelse af overnævnte krav:
✓ De tre seneste afsluttede regnskabsår, hvor det kræves, at egenkapitalen som minimum skal være positiv alle tre regnskabsår.
3.1.3. Teknisk og faglig formåen
Som led i ansøgningsprocessen skal ansøgeren erklære, at virksomheden er i besiddelse af de nød- vendige ernæringsfaglige kompetencer for at kunne varetage opgaven.
Som dokumentation for at virksomheden har relevante kompetencer til at producere og levere madservice til kommunens borgere, skal ansøgeren erklære at ansøgeren blandt sit personale har minimum én medarbejder ansat med en ernæringsfagliguddannelse og minimum én medarbejder ansat med en uddannelse indenfor det gastronomiske felt. Disse informationer dokumenteres ved udfyldelse af følgende:
✓ Kontraktbilag C: Referenceliste, opgørelse af uddannelsesniveau udfyldes og underskrives
af den ansøgende leverandør.
I dette kontraktbilag tilkendegiver den ansøgende leverandør, hvor mange ansatte virk- somheden har med følgende uddannelsesniveau:
o Gastronomiskuddannelse – f.eks., kok, bager, slagtere mv.
o Ernæringsfagliguddannelse – f.eks. økonoma, diætist, ernæringsassistent.
Opnår ansøgeren godkendelse, vil leverandøren af Hjørring Kommune til enhver tid kunne doku- mentere at leverandøren har overstående kompetencer i sin medarbejderportefølje f.eks. ved fremvisning af uddannelsesbeviser.
3.1.4. Dokumentation for tegnet erhvervs- og produktansvarsforsikring
Som led i en ansøgningsproces skal ansøgeren erklære, at virksomheden er i besiddelse af gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring.
✓ Kontraktbilag D: Erhvervs- og produktansvarsforsikring udfyldes og underskrives af den an- søgende leverandør.
I dette kontraktbilag bekræfter den ansøgende leverandør, at virksomheden har tegnet en erhvervs- og produktansvarsforsikring.
Opnår ansøgeren godkendelse, vil leverandøren af Hjørring Kommune blive anmodet om at frem- lægge følgende dokumentation for overholdelse af overnævnte krav:
✓ En kopi af virksomhedens, gyldige, erhvervs- og produktansvarsforsikring, som er sædvan- ligt for det pågældende erhverv.
Hjørring Kommune er berettiget til på ethvert tidspunkt, under aftalens løbetid, at forlange dokumentation for forsikringens gyldighed, jf. kontraktens pkt. 4.4.
Som et led i ansøgningsprocessen, skal den ansøgende virksomhed stille en uigenkaldelig anfor- dringsgaranti på 50.000 DKK.
Garantien skal udstedes af et anerkendt pengeinstitut eller kautionsforsikringsselskab, og dækker kommunens risiko, såfremt leverandøren af én eller anden årsag ikke kan levere de aftalte ydelser til borgerne.
✓ Kontraktbilag E: Anfordringsgaranti udstedes af ansøgers pengeinstitut eller kautionsforsik- ringsselskab
I dette kontraktbilag bekræfter den ansøgende leverandør, at en anfordringsgaranti er stil- let til rådighed, og at det fremgår af garantien, at den er stillet i overensstemmelse med nærværende aftale, jf. kontraktens pkt. 5.9.
Udfyldes i særskilt dokument.
I godkendelsesanmodningen tilkendegiver og forpligter den ansøgende virksomhed sig til de ydel- ser leverandøren vil tilbyde de af Hjørring Kommunes borgere, der modtager madservice, og væl- ger den pågældende leverandør.
Ved udfyldelse og underskrivelse af godkendelsesanmodningen skriver leverandøren under på en række mindstekrav, der alle skal opfyldes og efterleves under hele kontraktens løbetid. Endvidere skal leverandøren beskrive en række forhold, hvor leverandøren beskriver ovenfor Hjørring Kom- mune, hvordan leverandøren vil ivaretage og efterleve disse krav.
Som et led i ansøgningsprocessen skal den ansøgende virksomhed udarbejde skriftlige informati- onsmateriale målrettet borgerne. Dette materiale vedlægges godkendelsesanmodningen som skriftligt informationsmateriale, med følgende navn: Kontraktbilag 2: Skrifteligt godkendelsesma- teriale.
Såfremt den ansøgende virksomhed godkendes som fritvalgsleverandør af madservice i Hjørring Kommune, og der indgås en aftale herom, forbeholder Hjørring Kommune sig retten til at få dette materiale udleveret til enhver tid.
Godkendelsesanmodningen inkl. mindstekrav indgår i kontrakten og danner grundlaget for kom- mende tilsyn.
Egnethedskravene og godkendelsesanmodningen danner grundlaget for at Myndighed Ældre kan vurdere den ansøgende virksomheds egnethed som fritvalgsleverandør af madservice. Det vil sige, at den pågældende virksomheds ansøgning vil blive vurderet på baggrund af dette materiale, og de informationer angivet heri. Derfor er det vigtigt at dokumenterne er udfyldt korrekt og at de angivne informationer er retvisende.
4. Anmodning om dokumentation
Når en leverandør er blevet godkendt af Hjørring Kommune som fritvalgsleverandør af madser- vice, vil Hjørring Kommune anmode den godkendte leverandør om dokumentation for at leveran- døren ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, samt opfylder de opstillede egnethedskrav jf. pkt. 3.1.1 – 3.1.5.
5. Aktindsigt
Hjørring Kommune er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) reg- ler om aktindsigt, og kan derfor være forpligtet til, på baggrund af en anmodning om aktindsigt i den konkrete sag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt og, i givet fald, hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i.
6. Grundlag for afslag
Såfremt ansøgeren ikke kan godkendes, vil ansøgeren modtage en skriftlig begrundelse for afsla- get.
7. Orientering om godkendelse
Såfremt ansøgeren godkendes, vil ansøgeren modtage en skriftlig bekræftelse herpå.