Samarbejdsaftale om strategi, udvikling, vedligehold og drift af Sundhedsplatformen
Samarbejdsaftale om strategi, udvikling, vedligehold og drift af Sundhedsplatformen
Mellem
Region Sjælland, Alléen 15, 4180 Sorø og
Region Hovedstaden, Kongens Vænge 2, 3400 Hillerød
Region Sjælland og Region Hovedstaden (herefter parterne) opdaterer og bekræfter hermed følgende samarbejdsaftale:
§ 1. Parterne samarbejder om IT-systemet Sundhedsplatformen med leverandøren Epic Systems Corporation (herefter Epic). Parterne har som selvstændige myndigheder i 2013 indgået hver sin kontrakt med Epic om levering og vedligehold af Sundhedsplatformen.
Parterne har i forbindelse med ibrugtagning af Sundhedsplatformen været enige om at fortsætte samarbejdet og har på den baggrund indgået en samarbejdsaftale, der har fungeret siden juli 2017 og nu med dette dokument er opdateret og bekræftet.
Stk. 2 Nærværende samarbejdsaftale træder i kraft pr. [dato] og erstatter dermed samarbejdsaftalen af 15. maj 2017.
§ 2. Denne samarbejdsaftale indgås i henhold til sundhedslovens (lovbekendtgørelse nr. 903 af 26. august 2019 med senere ændringer) § 75.
Opgaver omfattet af samarbejdsaftalen og opgavernes varetagelse
§ 3. En række drifts- og udviklingsopgaver er fælles for de to regioner og løses derfor af den ene region for begge regioner under iagttagelse af de principper om inddragelse og drøftelse, som er beskrevet i denne samarbejdsaftale. Uanset hvilken region der varetager opgaverne nævnt i §§ 4 – 6, sikres den anden region fri adgang til viden, information og data. Nærmere aftale herom indgås som led i de i §§ 4 – 6 nævnte aftaler om servicemål mv. Uanset hvilken region som varetager opgaverne nævnt i §§ 4 – 6, forbliver myndighedsansvaret for opgavens varetagelse hos den region, for hvem opgaven udføres. Der indgås særskilt aftale om fælles dataansvar for parterne, ligesom der indgås databehandleraftaler vedrørende den ene regions behandling af den anden regions persondata i henhold til lovgivningens regler herom, jf. § 9.
Stk. 2 Hver region repræsenterer sig selv i forhold til andre myndigheder. Dog kan den region, der besidder ekspertisen på et givet område, repræsentere begge regioner, hvor det er
hensigtsmæssigt og efter forudgående aftale mellem parterne. Den ene region kan dog ikke uden forudgående drøftelse og enighed mellem parterne indgå aftaler med andre myndigheder, som forpligter den anden part eller belaster den anden parts brug eller drift af Sundhedsplatformen.
§ 4. Region Sjælland varetager på vegne af parterne opgaven med infrastrukturdrift af Sundhedsplatformen. Region Sjælland varetager i den forbindelse kontraktstyring i forhold til tredjepartsleverandører til Sundhedsplatformens infrastruktur. For så vidt angår styring af kontrakten med Epic udføres denne opgave i samarbejde med Region Hovedstaden, jf. § 6.
Stk. 2 Der indgås særskilt aftale mellem parterne om Region Sjællands forpligtelser i relation til varetagelsen af opgaven iht. § 4 stk. 1 med en nærmere fastlæggelse og afgrænsning af opgaven vedr. infrastrukturdrift og med servicemål med Key Performance Indicators
(KPI’er) for drift af infrastrukturen, herunder for svartider mv. Aftalen udformes i sammenhæng med den aftale, der følger af § 5 stk. 3. Aftalen om opgaven med infrastrukturdrift af Sundhedsplatformen godkendes af Digital Sundhed Øst efter indstilling fra den operationelle samarbejdsorganisation, jf. § 12.
Stk. 3 Eventuelle ændringer i infrastrukturdriften forelægges de relevante styrende organer forud for indgåelse af aftale om ændringen, jf. § 12. Nærmere aftale om procedurer herfor, herunder om tidsfrister, hasteændringer, standardændringer, koordinering med relevante procedurer fastsat i parternes kontrakter med Epic, indgås som en del af den aftale om servicemål mv., som er nævnt i § 4 stk. 2.
§ 5. Region Hovedstaden varetager på vegne af parterne opgaven med udvikling, vedligehold og optimering af Sundhedsplatformen. Region Hovedstaden har desuden ansvaret for på vegne af parterne at udvikle og vedligeholde integrationer hertil – herunder planlægning af nye applikationer, sammenhæng til eksterne systemer samt grundlæggende workflows i forhold til kommende nationale initiativer på området.
Stk. 2 Hver region har ret til at etablere integration til Sundhedsplatformen med egne fagsystemer, som ikke er en del af Sundhedsplatformen, i det omfang sådanne integrationer ikke påvirker driften af Sundhedsplatformen uhensigtsmæssigt. Retningslinjer for vurdering heraf aftales som led i den i § 5 stk. 3 nævnte særskilte aftale. Hver region afholder selv de afledte udgifter til de her nævnte integrationer. Etablering af sådanne integrationer drøftes og aftales forud i styringsorganerne, jf. § 12, og etableres med respekt for Region Sjællands varetagelse af infrastrukturopgaven, jf. § 4 stk. 1, og for Region Hovedstadens varetagelse af opgaven med udvikling, vedligehold og optimering af Sundhedsplatformen, jf. § 5 stk. 1.
Stk. 3 Der indgås særskilt aftale mellem parterne om Region Hovedstadens forpligtelser i relation til varetagelsen af opgaven iht. § 5 stk. 1 med en nærmere fastlæggelse og afgrænsning af opgaven samt med servicemål med KPI’er herfor, herunder om kommunikation mellem parterne og om planlagte tiltag mv. Aftalen udformes i sammenhæng med den aftale, der følger af § 4 stk. 2. Aftalen om udvikling, vedligehold og optimering godkendes af Digital Sundhed Øst efter indstilling fra den operationelle samarbejdsorganisation, jf. § 12.
Stk. 4 Eventuelle ændringer i Sundhedsplatformen som følge af væsentlige udviklings- eller vedligeholdsopgaver, herunder implementering af nye nationale forpligtelser eller ny lovgivning af væsentlig karakter, forelægges for de relevante styrende organer, jf. § 12, forud for indgåelse af aftale om ændringen. Nærmere aftale om procedurer herfor, herunder koordinering med relevante procedurer fastsat i parternes kontrakter med Epic, indgås som en del af den aftale, der følger af § 5 stk. 3.
Stk. 5 Parterne har ret til at få udviklet individuelle løsninger og funktionalitet målrettet den ene region, i det omfang sådanne løsninger ikke påvirker driften af Sundhedsplatformen uhensigtsmæssigt for den anden region. Såfremt en af parterne ønsker tilkøb uden for kontraktens rammer, herunder fx tilkøb af andre moduler fra Epic, håndteres dette af den enkelte region dog således, at implikationerne af tilkøbet i forhold til opgaverne beskrevet i
§§ 4-5 aftales mellem parterne jf. § 12.
Retningslinjer for vurdering af tilkøb af enhver art aftales som led i den i § 4 stk. 2 og § 5 stk. 3 nævnte særskilte aftale, og det forudsættes, at den region, som fremsætter ønsket, selv leverer økonomi og ressourcer til implementering og løbende drift af det pågældende tilkøb.
Stk. 6 Initiativtageren har pligt til at tilbyde den anden region retten til at anvende de i § 5, stk. 5 omtalte individuelle løsninger mod at afholde en forholdsmæssig andel, jf. fordelingsnøglen i § 10, af de bogførte omkostninger til udvikling og evt. videreudvikling for den konkrete individuelle løsning i henhold til den pågældende regions regnskab for det eller de pågældende regnskabsår. Drift, vedligehold og videreudvikling af den individuelle løsning følger derefter fordelingsnøglen, jf. §10. Såfremt en region ønsker at anvende de individuelle løsninger og fx funktionalitet målrettet den anden region, som led i en midlertidig afprøvning eller den region, der har fået udviklet en individuel løsning ønsker at tilbyde den anden region denne til en lavere pris, fastsættes omkostningerne for anvendelsen af de individuelle løsninger og funktionalitet på baggrund af et konkret skøn.
§ 6. Region Hovedstaden varetager på begge regioners vegne den overordnede styring af regionernes kontrakter med leverandøren Epic. Parterne har dog indgået hver deres kontrakt med Epic om levering og vedligehold af Sundhedsplatformen. Der indgås en særskilt aftale mellem parterne om tilrettelæggelse af styringen.
§ 7. Region Hovedstaden er ledende og har det primære ansvar for sekretariatsbetjeningen af den overordnede styring af Sundhedsplatformen og løser opgaven i samarbejde med Region Sjælland i et fælles sekretariat, jf. § 12.
§ 8. Hver region varetager lokal implementerings- og anvendelsessupport samt brugersupport i egen organisation. Nærmere afgrænsning af disse opgaver i forhold til de opgaver, som er fælles for begge regioner, og som varetages af den ene region på begge parters vegne, aftales særskilt i sammenhæng med de aftaler, der følger af henholdsvis § 4 stk. 2 og § 5 stk. 3.
Informationssikkerhed
§ 9. Parterne er enige om, at samarbejdet om Sundhedsplatformen implementerer og understøtter ”Fællesregional Informationssikkerhedspolitik”, som begge regioner har tiltrådt. Der er i overensstemmelse med lovgivningens regler herom et fælles dataansvar mellem de to regioner, ligesom der er databehandleraftaler med leverandører til Sundhedsplatformen og databehandleraftaler mellem parterne, i det omfang den ene region behandler den anden regions persondata. Myndighedsansvaret på sikkerhedsområdet ændres ikke heraf.
Budget
§ 10. Bevillingen til arbejdet med Sundhedsplatformen er placeret i henholdsvis Center for IT og Medicoteknologi i Region Hovedstaden og Koncern IT i Region Sjælland. Forslag til prioritering og udmøntning af budget for Sundhedsplatformens drifts- og udviklingsorganisation inden for den politisk godkendte budgetramme for varetagelse af opgaverne nævnt under §§ 4 – 7, samt regnskab herfor, forelægges og godkendes af Digital Sundhed Øst i samarbejde med begge regioners administrationer, jf. § 12. Ved budgetlægningen anvendes en fordelingsnøgle, hvor Region Sjælland afholder 25 % og Region Hovedstaden afholder 75 % af de budgetterede udgifter. Ved behov for ændring af den politisk fastlagte budgetramme, indstiller Digital Sundhed Øst budgetforslaget til godkendelse i den enkelte region i forbindelse med behandling af forslag til kommende års budget.
Regnskab og økonomistyring
§ 11. Der aflægges som en del af regnskabsaflæggelsen for hver region regnskab for varetagelse af opgaverne nævnt under §§ 4 – 7. Region Sjælland og Region Hovedstaden oppebærer og afholder henholdsvis 25 og 75 % af mindreforbrug og merforbrug. Som en del af regnskabsaflæggelsen udarbejdes status for forpligtelser, der påhviler parterne ultimo året med virkning for de følgende regnskabsår med en oversigt over, hvornår forpligtelserne forfalder.
Stk. 2. Udsving i udgiftsniveau skal i videst muligt omfang søges dækket indenfor eksisterende budget til Sundhedsplatformen.
Styringsmodel for samarbejdet
§ 12. Samarbejdet i henhold til denne aftale styres efter følgende model:
a) Digital Sundhed Øst (DSØ) er det overordnede fælles styringsorgan for Sundhedsplatformen. Formandskabet udgøres af et direktionsmedlem fra Region Hovedstaden (formand) og Region Sjælland (næstformand).
b) Digital Sundhed Øst etablerer hospitals- og sygehusforankrede fokusområder, som har ansvaret for at gennemføre udviklings- og reimplementeringsindsatser inden for de strategiske målsætninger samt økonomi- og ressourcerammen fastlagt af Digital Sundhed Øst.
c) Digital Sundhed Øst etablerer en operationel samarbejdsorganisation mellem de to regioners IT-organisationer og andre relevante administrative enheder. Samarbejdsorganisationen har ansvar for beslutninger om IT-drift af fælles IT-
løsninger. Herunder etableres der nødvendige samarbejdsfora i forhold til specifikke områder vedrørende udvikling, vedligehold, og drift af Sundhedsplatformen.
Stk. 2 Hver part udpeger sine medlemmer af styringsorganerne nævnt under a) – c), idet Region Hovedstaden, jf. fordelingsnøglen nævnt i §10, kan udpege op til tre gange så mange medlemmer i forhold til Region Sjælland. Udpegning af medlemmer til styringsorganerne skal dog foretages under hensyntagen til, at Region Sjælland er repræsenteret i alle fora med tilstrækkelige og relevante kompetencer.
Stk. 3 Digital Sundhed Øst refererer til de to regioners direktioner og ultimativt til de to regionsråd. De under punkt b) - c) nedsatte fora refererer til Digital Sundhed Øst.
Stk. 4 Digital Sundhed Øst har til opgave at forestå strategisk ledelse og koordination af de to regioners arbejde på samarbejdsaftalens områder. Digital Sundhed Øst afgiver således til brug for hver regions beslutning om opgavevaretagelsen udtalelse om:
a) Forslag til budget for varetagelse af opgaverne nævnt i §§ 4 – 7 vedr. bidrag til den samlede udvikling af Sundhedsplatformen.
b) Forslag til regnskab.
c) Forslag til årlig aktivitetsplan med tilhørende overslag for de følgende tre år for de opgaver, som er omtalt i §§ 4 – 7 vedr. bidrag til den samlede udvikling af Sundhedsplatformen med angivelse af leverancer og økonomiforslag til personaleressourcer (årsværk).
d) Xxxxxx spørgsmål af væsentlig interesse for varetagelsen af de opgaver, som er nævnt i
§§ 4 – 7.
Stk. 5 Digital Sundhed Øst fastlægger nærmere retningslinjer for opgavevaretagelsen i forhold til drift, udvikling og vedligehold af Sundhedsplatformen.
Stk. 6 Digital Sundhed Øst påser i forbindelse med budgetlægning og regnskabsaflæggelse, at den ene region ikke afholder udgifter eller oppebærer indtægter, som rettelig påhviler eller tilkommer den anden region.
Stk. 7 Beslutninger i Digital Sundhed Øst træffes så vidt muligt ved konsensus. Kan enighed ikke opnås, afgiver Digital Sundhed Øst til brug for hver regions beslutning om opgavevaretagelsen udtalelse med delt indstilling. Spørgsmålet drøftes herefter mellem de to regioners ledelser. Sager vedrørende samarbejdet forelægges for regionsrådene i overensstemmelse med gældende regler.
Administrationshåndbog
§ 13. Parterne udarbejder en administrationshåndbog for de opgaver, som er fælles for de to regioner, og som parten varetager på vegne af begge regioner.
Deltagelse af andre regioner
§ 14. I henhold til punkt 2.6 i kontrakterne med Epic er andre regioner berettiget til at foretage anskaffelser hos Epic. Parterne er enige om, at såfremt denne ret udnyttes, optager parterne forhandling med den eller de nye regioner om deres deltagelse i samarbejdet i henhold til denne samarbejdsaftale og om vilkårene herfor. I givet fald skal nye deltagere i samarbejdet etablere egen lokal support jf. forpligtelserne omfattet af § 8. Nye deltageres løbende finansieringsandel fastsættes på baggrund af den fordelingsnøgle, som er fastsat for RSI – Regionernes Sundheds IT. I forbindelse med nye deltageres indtræden i samarbejdet aftales det mellem de to regioner, hvilke andele af de to regioners afholdte omkostninger til implementering af national funktionalitet, nye deltagere skal erlægge. Det forudsættes endvidere, at de enkelte regioners myndighedskompetence bibeholdes i samarbejdet.
§ 15. Der indgås efter behov supplerende aftaler med eventuelle andre regioner om samarbejdet vedrørende Sundhedsplatformen.
Revision af samarbejdsaftalen
§ 16. Hver part kan anmode om, at der optages forhandlinger om ændring af denne aftale. Digital Sundhed Øst skal evaluere aftalen inden udgangen af 2025.
Opsigelse
§ 17. Hver part kan opsige denne samarbejdsaftale med to års varsel til et kalenderårs udløb. Ved udtræden opgøres restværdien i henhold til det i § 11 nævnte regnskab af de aktiver, som er anskaffet af hver part til brug for de opgaver, som er nævnt i §§ 4 – 6. Restværdien fordeles med 25 % til Region Sjælland og 75 % til Region Hovedstaden.
Stk. 2 Såfremt den ene part opsiger sin kontrakt med Epic, er den anden part kun forpligtet til at varetage sine forpligtelser i henhold til denne samarbejdsaftale over for den opsigende region efter ophør af den opsigende regions kontrakt med Epic i det omfang, det er nødvendigt af hensyn til begge regioners varetagelse af lovpligtige opgaver efter sundhedsloven. Parterne er forpligtet til at forhandle om vilkårene herfor. Ophør af regionernes gensidige forpligtelser efter denne samarbejdsaftale forud for det i stk. 1 nævnte tidspunkt forudsætter, at der er opnået enighed mellem parterne om driften af Sundhedsplatformen i perioden indtil samarbejdsaftalen kan bringes til ophør uden sundhedsmæssige risici for patienter i begge regioner.
Stk. 3. Aftaler om tredjepartssoftware, datakommunikation, vedligehold af hardware og lignende aftaler med tredjeparter, som hver part indgår med henblik på varetagelse af de opgaver, der er nævnt i §§ 4 – 7, skal så vidt muligt indgås på vilkår, hvor aftalen dels kan opsiges med højst 2 års varsel og dels på vilkår af, at den ikke-opsigende part er berettiget til at indtræde i aftalen.
Stk. 4. Den udtrædende part hæfter efter udtræden med sin forholdsmæssige andel for udgifter til forpligtelser, som følger af aftaler, som en af parterne har indgået til brug for varetagelse af opgaver i henhold til §§ 4-7 i det omfang, aftalen ikke kan ændres, så den efter den ene parts udtræden alene er bindende for den anden part, jf. stk. 2. Den fortsættende part har pligt til at opsige sådanne aftaler med følgende varsel: hurtigst muligt. Dog vil den
fortsættende part være berettiget til at have minimum 6 måneder til at opsige de pågældende aftaler af hensyn til at kunne indgå nye aftaler på området.
Stk. 5. Uenighed mellem parterne om det økonomiske opgør ved udtræden eller ophævelse af samarbejdet behandles i henhold til § 18.
Tvister
§ 18. Uenighed om forståelsen af denne samarbejdsaftale eller om varetagelsen af opgaverne nævnt i §§ 4 – 7 skal søges løst i mindelighed ved forhandling mellem parterne.
Stk. 2 Hvis enighed ikke kan opnås ved forhandlinger mellem parterne, kan hver af parterne indbringe tvisten til endelig afgørelse ved voldgift, hvor tvisten afgøres efter ”Regler for behandling af voldgiftssager ved Det Danske Voldgiftsinstitut”. Stedet for voldgiftsretten er København.
Misligholdelse
§ 19. Misligholdelse af denne samarbejdsaftale behandles efter dansk rets almindelige regler. Såfremt en af parterne misligholder sine forpligtelser i henhold til samarbejdsaftalen, er den anden part berettiget til at gøre sine misligholdelsesbeføjelser gældende, forudsat at denne part har opfordret den misligholdende part til at afhjælpe det misligholdende forhold.
Opfordring hertil skal rettes skriftligt til den misligholdende part med en frist på minimum 2 uger til at afhjælpe det misligholdende forhold. Af hensyn til varetagelse af de lovpligtige opgaver efter sundhedsloven skal parterne til enhver tid straks søge at afhjælpe en eventuel misligholdelse.
Stk. 2 En eventuel ophævelse kan først effektueres, når der er opnået enighed mellem parterne om driften af Sundhedsplatformen, således at en ophævelse kan ske uden risici for patienter i begge regioner.
Hillerød den Sorø den
…………………………………………… …………………………………………
Xxxx Xxxxxx Xxxxxxx Xxx Xxxxxxxxx