UDBUDSBETINGELSER
UDBUDSBETINGELSER
Nyt billet- og medlemssystem samt POS-system til Nationalmuseet
Indhold
1. UDBUDDET OG UDBUDDETS OMFANG 4
3. Den udbudte genstand og omfang 4
5. Krav og mindstekrav i udbudsmaterialet 5
8. Ændringer i udbudsmaterialet 6
a. ESPD del I - Oplysninger om udbudsproceduren og den ordregivende myndighed8
ESPD del II - Oplysninger om den økonomiske aktør, dvs. Tilbudsgiver | ||
ESPD del IV - Udvælgelseskriterier, herunder minimumskrav til egnethed og | ||
e. | ESPD del V - Begrænsning af antallet af kvalificerede tilbudsgivere | Fejl! |
Bogmærke er ikke defineret. | ||
14. SÆRLIGT VEDRØRENDE KONSORTIER 9
15. SÆRLIGT HVOR TILBUDSGIVER BASERER SIG PÅ ANDRES FORMÅEN 10
16. UDELUKKELSE AF TILBUDSGIVERE 10
18. FRIST FOR AFLEVERING AF TILBUD 11
20. ALTERNATIVE TILBUD OG SIDEORDNEDE TILBUD 12
c. Bedømmelse af underkriterier 13
26. VURDERING AF KONDITIONSMÆSSIGHED 19
a. Dokumentation vedr. udelukkelsesgrundene 20
c. Særligt danske tilbudsgivere med bestyrelses- eller direktionsmedlemmer i udlandet 20
29. Særligt udenlandske tilbudsgivere 21
30. Dokumentation vedr. minimumskrav 21
31. ORIENTERING OM RESULTATET AF UDBUDSFORRETNINGEN 21
34. Indhentelse af dokumentation 23
35. Dokumentation for at tilbudsgiver ikke er omfattet af EU’s sanktioner
36. Underretning om tildelingsbeslutningen 23
1. Udbuddet og udbuddets omfang
Disse udbudsbetingelser gælder for Nationalmuseets udbud af en offentlig kontrakt ved- rørende implementering af nyt billet- og medlemssystem samt POS-system, jf. pkt. 3, efter Udbudsloven1 i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende.
Udbudsmaterialet offentliggøres på udbudsportalen ETHICS. Således kan udbudsmate- rialet, herunder evt. rettelsesblade, downloades fra xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/0000000x-000x-00xx-0xx0-0x00xx000000/xxxxxxxx- ETHICS (herefter: ”ETHICS").
Siden stilles til rådighed af Rådgivningsenheden, og ved spørgsmål til oprettelse, brug af siden eller tekniske vanskeligheder henstilles det til at kontakte support på (x00) 00 00 00 00.
Ved oprettelse i systemet vil tilbudsgivers firmanavn, adresse, CVR-nr. samt kontakt- person, dennes telefonnummer og mailadresse fremgå. Den kontaktperson, der er angi- vet i systemet, vil blive betragtet som kontaktpunkt ved oplysninger og evt. henvendel- ser. Der fremsendes ikke til flere kontaktpersoner, så tilbudsgiver må selv påse at frem- sende oplysninger til de rette vedkommende.
Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud.
2. Ordregiver
Ordregiver i forbindelse med nærværende udbud er:
Nationalmuseet Frederiksholms Kanal 12
1220 København K
3. Den udbudte genstand og omfang
Udbuddet vedrører Ordregivers indkøb af nyt billet- og medlemssystem samt POS-sy- stem til publikumsbetjening ved alle Nationalmuseets besøgssteder.
Kravspecifikationen, jf. Bilag 1, indeholder en uddybende beskrivelse af de udbudte ydelser.
4. Udbudsmateriale
Nedenfor er oplistet det samlede udbudsmateriale:
• Udbudsbekendtgørelse
• Standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
• Kravspecifikation (Bilag 1.)
• Udkast til kontrakt samt med Tro- og loveerklæring (Bilag 2. og 7.)
• Evalueringsskema (Bilag 3.)
• Tilbudsliste (Bilag 4.)
1 Jf. Lov nr. 1564 af 15. december 2015, der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24 EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud
• Erklæring om persondataunderretning (Bilag 5.)
• Støtte- og konsortieerklæring (Bilag 6.)
Tilbudsgiver bedes kontrollere, at Tilbudsgiver via ETHICS har downloadet det fulde udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt.
I udbudsmaterialet indgår evt. rettelsesblade samt spørgsmål og svar. Disse vil blive of- fentliggjort på udbudsportalen ETHICS i overensstemmelse med den angivne tidsplan jf. pkt. 6. Ved kontraktunderskrift vil spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade blive et bilag til kontrakten.
En oversigt over det endelige kontraktmateriale fremgår af Udkast til kontrakt pkt. 2.
5. Krav og mindstekrav i udbudsmaterialet
Kravene til billet- og medlemssystemet samt POS-systemet er opdelt i ”Mindstekrav” og
”Krav”.
Mindstekrav bruges om de krav, der er afgørende for kontraktens realisering og som Or- dregiver derfor ikke er indstillet på at fravige, hverken i udbudsprocessen eller i kon- traktperioden. Mindstekrav skal altså opfyldes for at tilbuddet kan tages i betragtning.
Krav skal opfyldes i det endeligt tilbud. Krav, der ikke er overholdt, betragtes og be- handles som et forbehold. Ved forbehold for opfyldelsen af et krav, har Ordregiver ret men ikke pligt til at kapitaliserer forbeholdet, ligesom Ordregiver har ret, men ikke pligt til at forkaste tilbuddet. Eventuel kapitalisering vil blive modregnet i det afgivne tilbud og Tilbudsgiver bærer dermed selv risikoen for eventuelle forbehold i tilbuddet.
Med mindre det udtrykkeligt fremgår, at et givent forhold skal betragtes som et mindste- krav, er alle dele af udbudsmaterialet et krav.
6. Tidsplan
Udbuddet forventes gennemført i henhold til følgende tidsplan:
Dato | Opgave: |
31. maj 2024 | Udbud offentliggøres |
17. juni 2024 | Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet |
24. juni 2024 | Frist for svar på indkomne spørgsmål |
5. juli 2024 Kl. 12.00 | Tilbudsfrist |
Uge 31 | Evaluering af indkomne tilbud |
Uge 32 og 33 | Dokumentation på ESPD |
20. august 2024 | Tildeling af kontrakt |
21. – 30 august 2024 | Standstill periode |
1. september 2024 | Opstart på implementering |
1. januar 2025 | Drift på nyt billet- og medlemssystem og POS |
Der kan forekomme ændringer i ovenstående tidsplan undervejs. I dette tilfælde vil Til- budsgiver blive meddelt herom via ETHICS.
7. Kommunikation
a. Sprog
Al kommunikation i forbindelse med udbuddet skal ske på dansk i det elektroniske ud- budssystem. Besvarelse af spørgsmål vil være på dansk. Både ansøgning og efterføl- gende tilbud inklusive bilag skal affattes på dansk.
Al kommunikation i kontraktperioden skal ske på dansk.
a. Skriftlige spørgsmål
Såfremt der er tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øv- rigt, opfordrer Ordregiver til, at der stilles opklarende spørgsmål dertil.
I tilfælde af væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet opfordres der til – hur- tigst muligt – at gøre Ordregiver opmærksom herpå. Ordregiver vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer.
Spørgsmål sendes til Ordregiver via ETHICS i spørgsmål/svar modulet. Det henstilles, at man i modulet afsender et spørgsmål ad gangen, således at de kan besvares hver for sig. Tilbudsgiver bedes afholde sig fra at benytte beskedmodulet til at stille spørgsmål.
Spørgsmål, der er Ordregiver i hænde inden de i tidsplanen anførte frister for spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. pkt. 6, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter de respektive frister, kan alene forventes at blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare spørgsmålene senest 6 dage inden udløbet af den pågældende ansøgnings- eller tilbudsfrist. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af den pågældende frist, kan ikke forventes at ville blive besvaret.
Udkast til Kontrakt, som er en del af udbudsmaterialet, vil være gældende for udførelsen af opgaven og vil regulere det efterfølgende kontraktforhold mellem Ordregiver og den vindende Tilbudsgiver. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og til at stille spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver finder anledning hertil.
Ordregiver ser gerne, at spørgsmål stilles med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, spørgsmålet vedrører.
Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse blive offentliggjort i anonymiseret form på ETHICS. Dette vil så vidt muligt ske løbende. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig ori- enteret om dette udbud på ETHICS.
8. Ændringer i udbudsmaterialet
Ordregiver kan inden for rammerne af de gældende udbudsregler foretage ændringer i udbudsmaterialet.
Såfremt en tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller uhensigtsmæssigheder ved ud- budsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks gøre ordregiver opmærksom herpå, således at ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet.
Ændringer i udbudsmaterialet vil blive meddelt via udbudssystemet.
9. Persondata
Ordregiver behandler personoplysninger i forbindelse med tilbud, typisk kontaktoplys- ninger for en eller flere medarbejdere hos tilbudsgiver. Databeskyttelsesforordningen gi- ver rettigheder til de registrerede, og ordregivers behandling af personoplysninger er be- skrevet i privatlivspolitikken på xxxxx://xxxxxx.xx/xxxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxx/
Tilbudsgiver bedes sammen med tilbuddet indgive en erklæring om underretning om be- handling af personoplysninger i forbindelse med udbud, jf. bilag Fejl! Henvisnings- kilde ikke fundet.. Erklæringen skal udfyldes og underskrives af tilbudsgiver.
10. Aktindsigt
Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at oplysninger afgivet i forbindelse med et udbud er omfattet af regler om adgang til aktindsigt.
Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsproces- sen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imø- dekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i ordregivers bedømmelse heraf, om til- budsgiver har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt, og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt.
Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hen- syn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Or- dregiver vil inden udlevering af oplysninger bestræbe sig på at høre tilbudsgiver, med henblik på at tilbudsgiver kan angive ønske om fortrolighed i forhold til en konkret akt- indsigtsanmodning. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortro- lighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lov- givningen.
11. Afgivelse af tilbud
De virksomheder der ønsker at afgive tilbud, skal sammen med tilbudsdokumenter ud- fylde og uploade det af Ordregiver forberedte ESPD på ETHICS.
Tilbudsgiver skal udfylde ESPD for virksomheden, herunder for eventuelle konsortie- deltagere og/eller eventuelle andre enheder, som Tilbudsgiver baserer sig på, jf. pkt. 14- 15 nedenfor.
Har Tilbudsgiver eksisteret i mindre end 3 år, skal der vedlægges oplysninger for de år, hvor ansøgeren har aflagt regnskab. Hvis Tilbudsgiver endnu ikke har aflagt regnskab,
vedlægges oplysninger om de efterspurgte regnskabstal på et tidspunkt, der ikke ligger senere end 3 måneder før tidspunktet for ansøgningen.
Såfremt en Tilbudsgiver i ESPD angiver af været udelukket efter de anførte udelukkel- sesgrunde og ønsker at anvende proceduren om »self-cleaning« i Udbudsloven, skal der vedlægges tilstrækkelig dokumentation for pålidelighed, jf. lovens § 138.
Tilbuddene skal være modtaget i henhold til tidsplanen i pkt. 6. Systemet lukker for modtagelse af tilbud på det i tidsplanen angivne tidspunkt, og herefter vil det ikke være muligt at afgive tilbud. Vær opmærksom på at upload af dokumenter kan tage tid, og Tilbudsgiver bør derfor være i god tid inden tidsfristen.
12. Udfyldelse af ESPD
Tilbudsgiver skal udfylde ESPD2 i forbindelse med afgivelse af tilbud. Dette dokument er et foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af en af de udelukkelses- grunde, som gælder for dette udbud, og at Tilbudsgiver opfylder eventuelle mindstekrav til egnethed og formåen. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at indhente supplerende oplysninger m.v.
Ordregiver har, som en del af udbudsmaterialet, tilpasset et ESPD.
a. ESPD del I - Oplysninger om udbudsproceduren og den ordregi- vende myndighed
ESPD del I indeholder alene Ordregivers oplysninger om udbuddet og skal således ikke udfyldes af Tilbudsgiver.
b. ESPD del II - Oplysninger om den økonomiske aktør, dvs. Tilbuds- giver
• ESPD del II A udfyldes af Tilbudsgiver bortset fra nedenstående.
Da der ikke er tale om en reserveret kontrakt, skal Tilbudsgiver svare ”nej”.
Da Danmark ikke har en "officiel liste over godkendte økonomiske aktører" el. lign., som er relevant for den udbudte kontrakt, kan danske tilbudsgivere svare "nej" til dette spørgsmål.
• ESPD del II B udfyldes af Tilbudsgiver. Dog kan fødested og fødselsdato udelades.
Her skal Tilbudsgiver angive oplysninger om den eller de personer, der er beføjet til at repræsentere Tilbudsgiver i forbindelse med udbuddet. Hensigten med dette felt er således, at Tilbudsgiver angiver den eller de personer, der kan binde virk- somheden.
• ESPD del II C udfyldes af Tilbudsgiver.
• ESPD del II D skal udfyldes af Tilbudsgiver.
2 Jf. Kommissionens gennemførelsesforordning (EU) 2016/7 af 5. januar 2016 om en standardformular for det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
c. ESPD del III - Udelukkelsesgrunde
ESPD del III A, B og C udfyldes af Tilbudsgiver.
Det bemærkes, at de udelukkelsesgrunde, som finder anvendelse i nærværende udbud, er de grunde, der nævnes i ESPD del III. Såfremt Tilbudsgiver svarer "ja" til et eller flere punkter i ESPD del III, er Tilbudsgiver således omfattet af en udelukkelsesgrund, og Tilbudsgiver vil derfor som udgangspunkt blive udelukket fra at deltage i udbudsproce- duren.
Det bemærkes, at en Tilbudsgiver, der har ubetalt forfalden gæld til offentlige myndig- heder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger, alene vil blive udelukket på denne baggrund, hvis denne gæld er på 100.000 kr. eller derover.
d. ESPD del IV - Udvælgelseskriterier, herunder minimumskrav til egnethed og formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav:
• Gennemsnitlig årsomsætning: Det er et krav, at Tilbudsgiver kan fremvise en gen- nemsnitlig årsomsætning på 500.000,00 kr. for de seneste to regnskabsår.
• Referenceliste: Det er et minimumskrav, at Tilbudsgiver har relevant erfaring i form af mindst 2 sammenlignelige referencer inden for de seneste 3 år.
I ESPD del IV skal Tilbudsgiver angive oplysninger vedrørende ovenstående mini- mumskrav.
e. Afslutning af ESPD
Følgende gælder herudover:
• Tilbudsgiver behøver ikke at underskrive ESPD i del VI.
• Når ESPD er færdigudfyldt, skal det fremsendes via ETHICS.
13. Underleverandører
Hvis tilbudsgiver vil anvende underleverandører til udførelsen af kontrakten eller dele heraf, skal tilbudsgiver angive navnene på underleverandørerne i ESPD’ets Xxx XX, afsnit D, såfremt disse kendes ved tilbudstidspunktet, samt angive andelen af kontrakten, som denne vil give i underleverance og hvilken rollefordeling der forventes mellem leveran- dør og underleverandør/underleverandører.
Underleverandører skal aflevere særskilte ESPD’er i forbindelse med tilbuddet, som fo- reløbigt bevis for, at disse ikke er omfattet af de obligatoriske og frivillige udelukkelses- grunde.
14. Særligt vedrørende konsortier
Såfremt Tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder (dvs. hvor flere virk- somheder byder sammen som konsortium), skal særskilt ESPD fremsendes for hver enkelt virksomhed i sammenslutningen.
I disse tilfælde skal de i sammenslutningen deltagende virksomheder i deres ESPD del II A svare ”ja” til spørgsmålet, ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sam- men med andre?”.
Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men der skal iblandt sammenslutningens virksomheder udpeges en fælles befuldmægtiget, der tegner alle virksomheder i sammenslutningen. Endvidere skal virksomhederne i sammenslutningen hæfte solidarisk, direkte og ubetinget for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. Sam- menslutningen skal, såfremt denne bliver bedt om at indsende dokumentation, frem- sende udfyldt bilag 6. (Støtte- og konsortieerklæring).
For så vidt angår Tilbudsgivers egnethed/formåen, skal det for hvert enkelt minimums- krav fremgå af tilbuddet, hvilken deltager i konsortiet, der opfylder det pågældende krav, eller om kravet opfyldes i forening.
15. Særligt hvor Tilbudsgiver baserer sig på andres formåen
Tilbudsgiver kan basere sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen. Dette kan ske, hvor Tilbudsgiver ikke på egen hånd kan overholde Ordregivers minimumskrav til egnethed.
I disse tilfælde skal Tilbudsgiver i ESPD del II C (”Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet”) svare ”ja”.
Herefter skal tilbuddet indeholde et udfyldt ESPD for Tilbudsgiver selv, samt et sepa- rat udfyldt ESPD for hver af de virksomheder, som Tilbudsgiver baserer sig på.
Der skal ikke fremsendes et ESPD for underleverandører, hvis kapacitet Tilbudsgiver ikke baserer sig på for at opfylde udvælgelseskravene til økonomisk og/eller faglig for- måen.
Baserer Tilbudsgiver sig således på en anden virksomheds økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, skal Tilbudsgiver sammen med sin doku- mentation af oplysningerne i ESPD fremlægge udfyldt og underskrevet støtteerklæring, der er vedlagt som bilag 6. Dette for at godtgøre, at Tilbudsgiver faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen.
Den støttende virksomhed skal i den forbindelse oplyse, i hvilken grad der stilles økono- misk og finansiel formåen til rådighed og/eller hvilken konkret teknisk og faglig for- måen, der stilles til rådighed i forbindelse med kontraktens opfyldelse.
Det anbefales, at såfremt Tilbudsgiver bliver anmodet om at dokumentere oplysningerne i ESPD, anvender formularen for støtteerklæring i bilag 6, da opbygningen af denne overholder de krav, som Ordregiver stiller til en sådan erklæring.
16. Udelukkelse af tilbudsgivere
Tilbudsgivere vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis de befinder sig i en af de i Udbudsloven anførte obligatoriske udelukkelsesgrunde og de af de i
Udbudsloven anførte frivillige udelukkelsesgrunde, der af Ordregiver er angivet i ESPD-dokumentet.
Såfremt en tilbudsgiver i ESPD angiver at være udelukket efter de anførte udelukkelses- grunde og ønsker at anvende proceduren ”self-cleaning” i Udbudsloven, skal der ved- lægges tilstrækkelig dokumentation for pålidelighed, jf. Udbudslovens § 138.
17. Tilbuddet
Tilbuddet skal fremsendes via ETHICS.
Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der anmodes om i udbudsmate- rialet. Tilbudsgiver opfordres til udelukkende at uploade dokumenter som Ordregiver ef- terspørger i udbudsmaterialet.
• Løsningsforslag (besvarelse af kravspecifikation): Udfærdiges af Tilbudsgiver
• Leveranceplan: Udfærdiges af Tilbudsgiver
• Samlet budget for udviklingsdel og driftsdel: Udfærdiges af Tilbudsgiver
• ESPD: Udfyldes elektronisk af Tilbudsgiver
• Tilbudsliste (Bilag 4): Udfyldes af Tilbudsgiver
• Tilbudsgivers udkast til Databehandleraftale
• Erklæring om persondataunderretning (Bilag 5.): Underskrives af Tilbudsgiver
• Støtte- og konsortieerklæring (Bilag 6.): Udfyldes af Tilbudsgiver hvis relevant
18. Frist for aflevering af tilbud
Tilbud skal fremsendes via ETHICS.
Tilbud skal være modtaget senest på den i tidsplanen angivne tilbudsfrist, jf. pkt. 6. Systemet lukker for upload på dette tidspunkt, og det vil herefter ikke længere være mu- ligt at afgive tilbud.
Bemærk, at upload til tilbudsportalen kan være tidskrævende. Tilbudsgiver bør derfor sikre sig, at der er tilstrækkelig tid til at uploade det fulde tilbudsmateriale rettidigt og opfordres til at påbegynde upload i god tid. Risikoen for at tilbuddet ikke er uploadet i sin helhed inden tilbudstidspunktet, bæres af Tilbudsgiver.
Tilbud, der ikke fremsendes via det elektroniske udbudssystem, vil blive udelukket fra vurdering.
Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud.
19. Vedståelsesfrist
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed i 6 måneder efter datoen for tilbudsfri- sten.
20. Alternative tilbud og sideordnede tilbud
Alternative tilbud og sideordnede tilbud accepteres ikke.
21. Prisoplysning
Priser på de anførte ydelser skal opgives i danske kroner, ekskl. moms, men inkl. evt. øvrige afgifter og told.
22. Kontrakten
Kontrakt vil blive indgået på baggrund af det til udbudsmaterialet vedlagte ”Udkast til kontrakt”.
De udbudte ydelser udbydes på én samlet kontrakt. Ordregiver har valgt ikke at opdele kontrakten i henhold til Udbudslovens § 49, idet det vurderes, at der er en sådan naturlig sammenhæng mellem de udbudte ydelser, at de mest hensigtsmæssigt varetages af samme leverandør/konsortier.
Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på dele af kontrakten.
a. Arbejdsklausul
Den udbudte kontrakt indeholder en arbejdsklausul. Leverandøren skal i henhold til klausulen sikre, at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører, som med- virker til at opfylde kontrakten, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og an- dre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågæl- dende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område.
Overtrædelse af klausulen kan udløse bod. Der henvises til pkt. 18 i Udkast til kontrakt for nærmere information om klausulens omfang.
23. Antal leverandører
Kontrakten, der vil blive indgået på baggrund af dette udbud, agtes indgået med én leve- randør eller konsortium.
Ordregiver agter således, at indgå kontrakt med den Tilbudsgiver, der afgiver det bedste tilbud i henhold til tildelingskriterierne, jf. pkt.24.
24. Tilbudsevaluering
a. Tildelingskriterium
Identificering af det økonomiske mest fordelagtige tilbud vil ske ved anvendelse af tilde- lingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet” på baggrund af følgende under- kriterier og vægte:
Pris vægtning i alt | 30 % |
Pris for implementering af billet- og medlemssystem samt evt. specialudvikling (inklusiv hypercare) | 5 % |
Pris for implementering af POS system samt evt. specialudvikling (inklusiv hypercare) | 5 % |
Pris for udvikling og implementering af integrationer (inklusiv hypercare) | 5 % |
Pris på hardware | 5 % |
Pris drift pr år | 10 % |
Kvalitet vægtning i alt | 70 % |
Kompetencer og erfaring | 10 % |
Generelle krav | 5 % |
Billet- og medlemssystem | 15 % |
Validering og scanning | 5 % |
Billetwebshop | 5 % |
Point of sales | 15 % |
Integration | 5 % |
Support og lancering | 10 % |
De angivne procentsatser angiver kriteriets vægt i tilbudsevalueringen.
b. Pointskala
Evalueringen af de enkelte tilbud i forhold til de kvalitative underkriterier vil ske som anført nedenfor under pkt. 25 ved benyttelse af nedenstående pointskala:
Point | Beskrivelse |
8 | Bedst mulige opfyldelse af kriteriet |
7 | Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet 7 |
6 | God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 6 |
5 | Over middel i opfyldelse af kriteriet 5 |
4 | Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 4 |
3 | Under middel i opfyldelse af kriteriet 3 |
2 | Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 2 |
1 | Ringe opfyldelse af kriteriet 1 |
0 | Dårlig opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt tilbud) |
c. Bedømmelse af underkriterier
Tilbudsgiver byder ind med priser angivet i det samlede budget for udviklingsdelen og driftsdelen og i Tilbudslisten. Der evalueres på den procentvise angivelse.
ii. Ad Kvalitet Ved evaluering af underkriteriet kvalitet
Kvalitet | Evaluering |
Kompetencer og erfaring | |
Kompetencer | Det vægtes positivt, at medarbejderne har et højt kompetenceni- veau og erfaring fra lignende opgaver samt, at antallet af alloke- rede medarbejdere er proportionelt med opgavens størrelse (kvali- tet frem for kvantitet) |
Erfaring | Det vægtes positivt at leverandøren kan dokumentere solid erfaring med at implementere billet- og medlemssystem og POS systemer. Erfaring med opgaver fra sammenlignelige (gerne statslige) opga- ver vægtes højt. Det vægtes desuden positivt, at leverandøren har stor erfaring med at udvikle integrationer |
Generelle krav | |
Regnskabsbekendtgørelsen | Det vægtes positivt at leverandøren har kendskab til regnskabsbe- kendtgørelsen og funktionsadskillelse |
Bogføringsloven | Det vægtes positivt at leverandøren har kendskab til bogføringslo- ven og transaktionsspor |
Webtilgængelighedsloven | Det vægtes positivt at leverandøren har kendskab til Webtilgænge- lighedsloven |
Databeskyttelsesforordningen | Det vægtes positivt at leverandøren har kendskab til Databeskyttel- sesforordningen |
Sikkerhed | Det vægtes positivt, at leverandøren har kendskab til sikkerheds- standarden ISO 27001. |
Proces og samarbejde | Det vægtes positivt, at leverandøren har erfaring med projekter med flere leverandører. |
Tests og miljøer | Nationalmuseet vægter det positivt, at der fremlægges en testmo- del, der tager hensyn til den samlede arkitektur, og som kan sikre en god “go live”. |
Dokumentation | Det vægtes positivt, at leverandøren har erfaring med at udarbejde dokumentation. |
Billet- og medlemssystem | |
Billettyper | Det vægtes positivt, at systemet kan sælge de listede billettyper. |
Gyldighed | Det vægtes positivt, at systemet kan styre gyldighed på en fleksibel og let tilgængelig måde. |
Varianter | Det vægtes positivt, at systemet kan håndtere varianter. |
Variable priser | Det vægtes positivt, at der kan defineres priser forud i systemet. |
Oprettelse | Det vægtes positivt, at oprettelsesflows er intuitive og redaktørven- lige. |
Salg | Det vægtes positivt at salg via POS og web fungerer så optimalt som muligt. |
Salg - ved oprettelse af faktura | Det vægtes positivt, at det er nemt at oprette fakturaer og at proces- serne er så automatiserede som muligt. |
Moms | Det vægtes positivt, at det er nemt at oprette styklistevarer, og at processerne er så automatiserede som muligt. |
Lager og begrænsning | Det vægtes positivt, at det er nemt at oprette billetter både med og uden begrænsning, samt at justere. |
Lager og begrænsning - udsolgt | Det vægtes positivt, at processerne vedrørende udsolgte billetter er så automatiserede som muligt. |
Vouchers | Det vægtes positivt, at brugen af vouchers er tænkt ind i systemets grundlæggende funktioner og at det er nemt at administrere. |
Gavekort og tilgodebevis | Det vægtes positivt, at brugen af gavekort og tilgodebeviser er tænkt ind i systemets grundlæggende funktioner, og at det er nemt at administrere. |
Aflysning og tilbagebetaling | Det vægtes positivt, at det er nemt at aflyse arrangementer og re- fundere billetter, og at deltagerne får direkte besked. Det er desu- den afgørende, at systemet sikrer korrekt transaktionsspor. |
Fribilletter | Det vægtes positivt, at det er muligt at generere fribilletter ud af sy- stemet som streg/QR-koder, og at de kan genereres som PDF-billet direkte til kunde. |
Medlemskab/Årskort | Det vægtes højt, at administrationen i medlemsprofilen er bruger- venlig. |
Medlemskab/Årskort - automa- tisk fornyelse og mail | Det vægtes højt, at det er nemt for eksisterende medlemmer at forny deres medlemskab. |
Medlemskaber - online og POS | Det vægtes højt, at det er nemt for både medarbejdere og kunder at oprette medlemskaberne. |
Medlemskort | Det vægtes højt, at medlemskaberne kan udstedes på plastikkort og/eller være ren digital. Der lægges desuden vægt på, at processen omkring print af kort er nem, og at den digital version er bruger- venlig og tænkt ind i det øvrige set-up. |
Konvertering til årskort | Det vægtes positivt, at konverteringen foregår så gnidningsfrit som muligt. |
Rettigheder og roller | Det vægtes højt, at systemet har avanceret rettigheds- og rollesty- ring. Der lægges ligeledes vægt på, at museet selv kan håndtere ret- tigheds- og rollestyringen. |
Publicering | Det vægtes højt, at det er nemt at oprette automatisk publicering af billetter. |
Validering og scanning | |
Validering | Det vægtes positivt, at det er nemt at validere både fysiske og digi- tale billetter/årskort, og at der registreres tidsstempel ved scannin- gen. |
Validering - flere lokationer og gyldighed | Det vægtes højt, at der kan valideres flere gange pr. billet og syn- liggøres, når den ikke er gyldig. |
Selvscanning | Det vægtes højt, hvis systemet giver mulighed for selv-scanning. |
Statistik | Det vægtes positivt, at registrering er nemt at opsætte og kan inte- greres til PowerBI. |
Salg på POS og online | Det vægtes højt, at det er nemt at administrere valideringsproces- sen, så der kan ske forskellig registrering ved POS- og websalg. |
Hardware | Det vægtes positivt at det er nemt at bruge håndscannere ved vali- dering af billetter, samt at hardware findes i forskellig form og gerne med et “light” mobilt produkt, der kan medtages hvor som helst. |
Billetwebshop | |
Design og UX | Det vægtes højt, at det er nemt for kunderne at benytte webshop- pen. |
Design og UX - sprog | Det vægtes højt, at det er nemt at oversætte tekster til engelsk, og gerne til flere sprog, samt at styre publicering af typer billetter til det engelske sprog. |
Design og UX - responsivitet | Det vægtes positivt, at webshoppen fungerer godt på både mobil- og desktop. |
Design og UX - integration til website | Det vægtes positivt, at webshoppen er integrerbar. |
Administration | Det vægtes positivt, at det er nemt at administrere backoffice i webshoppen. |
Administration - kollektioner | Det vægtes positivt, at det er nemt at administrere backoffice i webshoppen. |
Marketingmails og nyhedsbreve | Det vægtes højt, at marketing- og nyhedsmails er tænkt ind som en del af flowet på webshoppen. |
Grafisk design af billetter | Det vægtes positivt, at det er nemt at redigere i billetter/årskort de- sign, og at designet kan tilpasses besøgsstedernes individuelle identitet. |
Salg af fysiske varer | Det vægtes højt, hvis webshoppen er klar til salg af fysiske varer. |
Salg af gratis billetter | Det vægtes højt, hvis webshoppen kan gennemføre 0 kr. ordrer. |
Kapacitet | Det vægtes højt, hvis der er høj kapacitet og kort svartid på ordrer, samt overvågning. |
Venteliste/kø | Det vægtes højt, hvis webshoppen kan håndtere ventelister. |
SEO og opmærkning til SoMe | Det vægtes højt, at leverandøren har kendskab til og erfaring med SEO. |
Point of sales | |
Varer | Det vægtes højt, at man kan sælge de nævnte varer på POS. |
Betalingsmetoder | Det vægtes højt, hvis det er nemt at opsætte betalingsmetoder og opfølgning på afstemning. |
Revisionsrullen | Det vægtes højt, hvis det er nemt at lave opslag i revisionsrulle. |
Opsætning | Det vægtes højt, hvis det er nemt at opsætte individuelle POS, samt oprette og styre sælgerkoder. |
Kunde/fakturaoprettelse på POS | Det vægtes højt, hvis man kan oprette debitorer med fastlåste fel- ter, samt oprettelse af faktura. |
Medlemshåndtering | Det vægtes højt, at det er nemt for både kunder og medarbejdere at oprette medlemskaber på POS. |
Prissætning | Det vægtes højt, at det er nemt at opsætte differentierede priser og samtidig have et overblik over priserne. |
Prissætning - rabat | Det vægtes højt, at det er nemt at opsætte rabattyper både perma- nente og kampagne løsninger, samt mulighed for at udtrække stati- stik for rabattyperne. |
Prissætning - gratisvarer | Det vægtes positivt at det er muligt at sælge til 0 kroner på POS. |
Gavekurve | Det vægtes højt, at det er nemt at opsætte samlerabatter og samti- dig have overblik over varelager på varer, der indgår i samlerabbat- ter. |
Netværks- og internetforbindelse | Det vægtes højt, at det er muligt at kunne håndtere offline perioder på salg og scanning. |
Varescanning | Det vægtes højt, at det er let at registrere varemodtagelse i POS, også hvis antallet eller varenummeret ikke stemmer med købsor- dren. |
Varescanning - status | Det vægtes højt, at processen omkring statusoptælling er så smidig som mulig. |
Labelprint | Det vægtes højt, at processen omkring labelprint er så smidig som mulig. |
Bonprint | Det vægtes højt, at man kan vælge bonprint fra og samtid let kunne give kunden en bon, hvis de ønsker det. |
Grafisk opsætning på bon og bil- letter | Det vægtes højt, at det er let at ændre opsætning, så vi let kan æn- dre billettens udseende ved fx. specialevents. |
Dataopsamling | Det vægtes højt, at det er let at opsætte/ændre dataindsamling og at det er muligt at opsætte forskelligt fra POS til POS. |
Lukke kasse | Det vægtes højt, at poster og kreditkorttransaktioner ikke “stran- der” ved manglende lukning og at kasselukning er intuitiv. |
Kapacitet | Det vægtes højt, hvis der er høj kapacitet og kort svartid på ordrer, samt overvågning. |
Hardware | Det vægtes positivt, at der er et bredt udvalg af hardware og at der er mulighed for at indkøbe forskellige mPOS-løsninger. Hvis der er mulighed for at indkøbe hardware hvor flere funktioner er samlet i ét stykke hardware, vægtes dette også højt. |
Hardware - portfolie | Det vægtes højt, at det er let at flytte den bagvedliggende opsæt- ning i forbindelse med flytning af POS. |
Hardware - nem flytning | Det vægtes højt, at det er let at flytte den bagvedliggende opsæt- ning i forbindelse med flytning af POS. |
Integration |
Type | Det vægtes højt, at der forelægger dokumentation for, at den forslå- ede integration kan integreres til BC. Det vægtes ligeledes højt, at integrationen sikrer et gnidningsfrit flow imellem billet- og medlemssystemet. |
Type – videreudvikling | Det vægtes højt, at der foreligger dokumentation for, at den forslå- ede integration også kan integreres med nye systemer på sigt. |
Dimensioner | Det vægtes højt, at der tages højde for dimensionerne kan medta- ges i integrationen. |
Transaktionssporet | Det vægtes positivt, at transaktionssporet kan følges fra køb i webshop til oprettelse af salgsordre i BC. |
Oprettelse af data | Det vægtes positivt, at integrationen udvikles med hensyn til, at data oprettes og sælges på forskellige platforme. |
Blandede varer | Det vægtes højt, at integrationen kan håndtere både varer fra BC og billet/årskort i samme køb. |
Statistik | Det vægtes højt, at museet selv kan vælge hvilke data, der skal overføres til PowerBI. |
Refundering | Det vægtes positivt, at refunderingsprocessen er automatiseret så meget som muligt. |
Support og lancering | |
Vilkår | Det vægtes højt, at der er mulighed for hurtig responstid ved akutte behov, samt support i weekenderne. |
Support | Det vægtes højt, at kommunikationen med supporten foregår på dansk, og at der tilknyttes faste supportere til museet. Der lægges desuden vægt på, at der tilbydes support i weekenden. |
Undervisning | Det vægtes højt, at leverandøren har erfaring med at udarbejde vej- ledninger. |
Lancering | Det vægtes højt, at leverandøren har erfaring med intensiv hyper- care i forbindelse med lanceringer, samt har ressourcer hertil. |
Den tilbudte pris vurderes på baggrund af følgende relative pointmodel:
• Laveste tilbudte pris tildeles 8 point.
• Ligger prisen for andet tilbud 70 % højere end laveste pris eller mere tildeles 0 po- int.
• Ligger prisen for andet tilbud mellem laveste pris og 70 % højere end laveste pris, tildeles point ved retlinjet interpolation.
Point for underkriteriet ”Pris” afgives med to betydende decimaler.
Tilbudsgiver A (tilbyder 500.000 kr.) | Tilbudsgiver B (Tilbyder 450.000 kr.) | Tilbudsgiver C (tilbyder 750.000 kr.) | ||||
point | Vægtet | Point | Vægtet | point | Vægtet | |
Pris (30%) | 7,11 | 2,13 | 8,00 | 2,40 | 2,67 | 0,80 |
Kvalitet (70%) | 6 | 4,20 | 3 | 2,10 | 7 | 4,9 |
Resultat | 6,33 | 4,50 | 5,7 |
I dette illustrative eksempel vinder Tilbudsgiver A med højeste antal point.
Ordregiver forbeholder sig ret til ikke at foretage yderligere vurdering af et givent til- bud, såfremt tilbuddet på et underkriterium opnår en så ringe vurdering, at tilbuddet, selvom det fik den bedst mulige evaluering på de øvrige underkriterier, ikke vil kunne vinde.
26. Vurdering af konditionsmæssighed
Ordregiver anbefaler, at Tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udar- bejder sit tilbud i overensstemmelse hermed.
Ordregiver vil som udgangspunkt være forpligtet til at se bort fra et tilbud, som ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet.
Det er som udgangspunkt ikke lovligt for Ordregiver at tillade Tilbudsgiver at korrigere et fejlbehæftet tilbud, efter at tilbuddet er indleveret, idet dette kun lader sig gøre inden for de snævre rammer, der følger af Udbudslovens § 159, stk. 5.
27. Forbehold
Tilbuddet må ikke indeholde forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsma- terialet. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for udbuddets grundlæggende elementer. Ordregiver er endvidere berettiget til at afvise tilbud med for- behold over for ikke-grundlæggende elementer i udbuddet.
Hvis Tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af bilag eller er usikker på, om et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål.
Såfremt Ordregiver efter udbudsreglerne har mulighed for og vælger at prissætte et for-
behold, vil prissætningen indgå i evalueringen af ”Pris”.
Ordregiver fraråder Tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til Tilbudsgiverens alminde- lige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold over for grundlæg- gende elementer i udbudsmaterialet, således at Ordregiver er forpligtet til at kassere det pågældende tilbud.
Afgivelse af tilbud indebærer automatisk, at Tilbudsgiver garanterer, at samtlige mind- stekrav opfyldes. Dette gælder dog ikke, såfremt det af tilbuddet i øvrigt konkret kan ud- ledes, at et eller flere mindstekrav ikke opfyldes.
28. Dokumentation af ESPD
Bemærk, at Ordregiver forud for tildeling af kontrakt er forpligtet til at kræve, at den Tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægger endelig dokumentation for oplysninger, der er afgivet i ESPD (jf. Udbudslovens §§ 152-155).
Denne dokumentation skal være Ordregiver i hænde senest 18 dage efter, at den pågæl- dende Tilbudsgiver har modtaget anmodning herom. Det samme gælder for de virksom- heder, som den vindende tilbudsgiver måtte basere sit tilbud på, jf. pkt. 5. Fristen vil alene blive forlænget af Ordregiver i særlige tilfælde.
Ordregiver vil i sin anmodning om dokumentation fra den vindende tilbudsgiver oplyse, hvilke dokumenter der skal fremsendes. I det følgende fremgår, hvilken dokumentation Tilbudsgiver kan forvente, at Ordregiver vil anmode den vindende tilbudsgiver om. Be- mærk, at dokumentation ligeledes skal fremsendes i henhold til pkt. 14 og 15, såfremt Tilbudsgiver er et konsortium eller har baseret sig på andres formåen.
a. Dokumentation vedr. udelukkelsesgrundene
For danske virksomheders vedkommende vil der blive anmodet om en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen som dokumentation for, at den vindende tilbudsgiver ikke er omfattet af en obligatorisk eller anvendt frivillig udelukkelsesgrund, jf. Udbudslovens § 153.
På tidspunktet for fremsendelse af Serviceattest må denne ikke være ældre end 12 måne- der.
b. Straffeattester
Tilbudsgivere bedes bemærke følgende: Erhvervsstyrelsen skal i forbindelse med udste- delse af serviceattest indhente en straffeattest fra Kriminalregisteret for samtlige med- lemmer af virksomhedens bestyrelse og direktion mm. Erhvervsstyrelsen kan kun ind- hente sådanne straffeattester med de pågældende personers samtykke og har derfor be- hov for en samtykkeerklæring. Disse personer skal endvidere afgive en tro- og loveer- klæring vedr. de strafbare forhold, som straffeattesten indhentet af Erhvervsstyrelsen ikke omfatter. Samtykke- og tro- og loveerklæringerne er gyldige i et år, og Tilbudsgi- ver opfordres derfor til allerede nu at indhente dem fra bestyrelses- og direktionsmed- lemmer, så fristen for indhentelse af serviceattest, jf. pkt. a, kan overholdes. Link til ska- belon for samtykke- og tro- og loveerklæring findes på denne hjemmeside: xxxxx://xxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxx/XXXX/xxxxxxxxxxxxx/Xxxxx_xx_xxxxxxxxxxxxx/.
Bemærk yderligere: Den, der anmoder om serviceattesten, skal have fuldmagt fra virk- somheden til – på vegne af virksomheden – at give samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter strafoplysninger om virksomheden, og afgive erklæring om, hvorvidt virk- somheden inden for de seneste fire år er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for ét eller flere forhold indeholdt i Udbudslovens § 135.
Bemærk ligeledes: straffeattester må ikke fremsendes i det digitale system, men skal fremsendes med brevpost. Dette aftales nærmere med Ordregiver, såfremt relevant.
c. Særligt danske tilbudsgivere med bestyrelses- eller direktionsmed- lemmer i udlandet
Erhvervsstyrelsen vil indhente danske straffeattester for udenlandske ledelsesmedlem- mer, hvilket betyder, at der i forbindelse med rekvirering af serviceattest skal uploades kopi af ID samt samtykke- og tro- og love-erklæringer for udenlandske personer i virk- somhedens bestyrelse og direktion mm.
Ordregiver kan desuden kræve, at Tilbudsgiver fremlægger dokumentation fra andre lande, hvis dette vurderes relevant, herunder fra ledelsesmedlemmets hjemland. Udste- der det pågældende land ikke straffeattester, eller dækker disse ikke alle de relevante
tilfælde (jf. ESPD del III A), kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaf- læggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love afgivet over for en offentlig myndighed i det pågældende land.
29. Særligt udenlandske tilbudsgivere
Er Tilbudsgiver ikke fra Danmark, og udsteder Tilbudsgivers hjemland ikke de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love afgivet over for en offentlig myn- dighed i det pågældende land.
30. Dokumentation vedr. minimumskrav
Ordregiver forventer at anmode den vindende Tilbudsgiver om nedenstående dokumen- tation for overholdelse af minimumskravene, jf. pkt. 12:
Økonomisk og finansiel kapacitet:
Gennemsnitlig årsomsætning
Som dokumentation for den gennemsnitlige årsomsætningens størrelse skal den vin- dende Tilbudsgiver fremsende følgende, afhængigt af hvilken kategori af virksomhed, Tilbudsgiver tilhører:
• Hvis Tilbudsgiver er revisionspligtig:
o Hvis årsomsætning fremgår af årsrapporter: Godkendte årsrapporter med revisionserklæring for de seneste tre år.
o Hvis årsomsætning ikke fremgår af årsrapporter: Revisors review-er- klæring eller revisionserklæring om årsomsætningens størrelse for det relevante antal år.
• Hvis Tilbudsgiver ikke er revisionspligtig:
o Enten godkendte årsrapporter med revisionserklæring eller review-er- klæring for det relevante antal år,
o Eller revisors reviewerklæring om omsætningens størrelse for det rele- vante antal år.
Såfremt Tilbudsgiver indsender dokumentation for en kortere årrække end Ordregiver efterspørger, fordi virksomheden har eksisteret i et kortere tidsrum, så skal Tilbudsgiver indsende dokumentation for virksomhedens faktiske eksistensperiode.
Teknisk og faglig kapacitet:
Referenceliste
Som dokumentation for Tilbudsgiverens relevante erfaring skal den vindende Tilbudsgi- ver fremsende underskrevet referenceliste (indeholdende bl.a. navn på kontaktpersoner og disse personers kontaktoplysninger), hvorefter Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de anførte referencer med henblik på bekræftelse af oplysningernes rigtighed.
31. Orientering om resultatet af udbudsforretningen
Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige Tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken Tilbudsgiver Ordregiver har til hensigt at indgå
kontrakt med. Underretningen sker via ETHICS til den i systemet angivne kontaktper- son.
Kontrakt forventes herefter indgået med den vindende Tilbudsgiver efter udløbet af standstill-perioden. Kontraktindgåelse forudsætter dog, at den vindende Tilbudsgiver in- den for den af Ordregiver fastsatte frist har fremlagt den fornødne dokumentation for eg- nethed, jf. Udbudslovens § 151 og Udbudsbetingelsernes pkt. 6.
Meddelelse til den vindende Tilbudsgiver om, at Tilbudsgivers tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med Tilbudsgiveren. Endelig og bin- dende kontrakt anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom Ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt.
32. Fortrolighed
Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men Ordregivers fortrolighedstilsagn viger i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplys- ninger til tredjemand.
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne ansøgninger og tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgi- ver en ansøgning/ tilbud, har bedt om, at ansøgningen/tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om.
Såfremt der er oplysninger eller elementer i ansøgningen/tilbuddet, som ud fra forret- ningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres Tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil Tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Or- dregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra akt- indsigt.
Tilbudsgiver bedes være opmærksom på, at særligt Tilbudsgivers samlede tilbudspriser, kan være underlagt aktindsigt i medfør af Offentlighedsloven. Herudover gælder i hen- hold til praksis fra Klagenævnet for Udbud, at i hvert fald den vindende tilbudsgivers samlede tilbudspriser typisk vil skulle offentliggøres i forbindelse med orienteringen om resultatet af udbudsforretningen, jf. pkt. 10.
33. Ordregivers forbehold
Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af udbuddet og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, såfremt dette ikke sker på usagligt grundlag.
Den estimerede omsætning er bl.a. under forbehold af den fortsatte bevilling til det på- gældende område i kontraktperioden.
34. Indhentelse af dokumentation
Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige, jf. pkt.Fejl! Henvisningskilde ikke fundet., skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgi- vet i ESPD’et jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. 2 og 5. Herudover skal tilbudsgiver frem- lægge en underskrevet tro- og loveerklæring om, at tilbudsgiver ikke er en økonomisk aktør omfattet af forbuddet i artikel 5k i forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger (herefter ”sanktionsforordningen”), der destabiliserer situationen i Ukraine. Først når ordregiver har indhentet fornøden dokumentation, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten.
Hvis tilbuddet er afgivet af en sammenslutning af virksomheder, tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen eller tilbudsgiver anvender underleverandører, skal ovenstå- ende dokumentation for oplysninger i ESPD’et fremlægges af alle virksomheder, som indgår i tilbuddet, dvs. også af alle virksomheder som er en del af sammenslutningen, støttevirksomheder og underleverandører. Tro- og loveerklæringen skal også fremlæg- ges af alle virksomheder, som indgår i en sammenslutning af virksomheder, men ikke af støttevirksomheder og underleverandører, da disse er omfattet af tilbudsgivers tro og love-erklæring.
35. Dokumentation for at tilbudsgiver ikke er omfattet af EU’s sanktioner mod
Rusland
Ordregiver skal gøre opmærksom på, at der i medfør af sanktionsforordningens artikel 5k gælder et forbud mod at tildele kontrakter til økonomiske aktører i eller med forbin- delse til Rusland. Forbuddet i sanktionsforordningens artikel 5k omfatter følgende øko- nomiske aktører:
a) russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der
er etableret i Rusland
b) juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i nærvæ- rende stykkes litra a) direkte eller indirekte ejer over 50 %, eller
c) fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i nærværende stykkes litra a) eller b),
herunder, hvis de tegner sig for mere end 10 % af kontraktværdien, underentreprenører, leverandører eller enheder, hvis formåen er udnyttet.
36. Underretning om tildelingsbeslutningen
Efter ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten underretter ordregiver samtlige tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen.
Underretningen af de tilbudsgivere, der har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, men som ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder det vindende tilbuds karakteristika og fordele set i forhold til det ikke-accepterede tilbud, navnet på den vindende tilbudsgiver, samt hvornår standstill-perioden udløber. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil indeholde en begrundelse for, hvorfor tilbuddet er afvist som ukonditionsmæssigt.
Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet.
Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og kan aflyse udbuddet, forudsat at dette ikke er i strid med det udbudsretlige ligebehandlingsprincip, eller i øvrigt ikke er usagligt begrundet.
37. Standstill
Ordregiver er forpligtet til efter underretningen om tildelingsbeslutningen at afvente ud- løbet af en standstill-periode på mindst 10 kalenderdage forinden indgåelse af kontrak- ten.
Standstill-periodens udløb vil fremgå af ordregivers underretning om tildelingsbeslut- ningen.
Umiddelbart efter udløb af standstill-perioden vil kontrakten blive underskrevet.