AARHUS UNIVERSITET Hemmeligholdelses- og rettighedsaftale (Studerendes projektsamarbejde med – eller praktikophold ved virksomhed/anden institution eller lignende)

AARHUS UNIVERSITET

Hemmeligholdelses- og rettighedsaftale

(Studerendes projektsamarbejde med – eller praktikophold ved virksomhed/anden institution eller lignende)

1. Parterne og aftalen

Mellem parterne

[virksomheds navn og selskabsbetegnelse (f.eks. A/S eller ApS),

adresse,

postnr. og by

CVR. nr. xxxxxxx]

(herefter refereret til som ”Virksomheden”)

Virksomhedens kontaktperson: [XXXXX XXXXXX]

og

[studerendes navn

adresse,

postnr og by]

indskrevet som studerende på XXX-studiet på Aarhus Universitet med studienummer XXXXX

(herefter refereret til som ”Studerende” eller ”Modtagende Part”)

og

[studerende 2 navn

adresse,

postnr. og by]

indskrevet som studerende på YYY-studiet på Aarhus Universitet med studienummeret YYYYY

(herefter refereret til som ”Studerende” eller ”Modtagende Part”)

og

Aarhus Universitet

Institut for XXXX]

[Instituttets adresse

Postnr. og by]

XXX.xx.: 31119103

(herefter refereret til som ”AU” eller ”Modtagende Part”)

AUs kontaktperson/vejleder for Studerende: [XXXX XXXXXX]

(Virksomheden, Studerende og AU refereres hver for sig til som ”Part” og samlet som ”Parterne”)

er der ved datoen for den sidste Parts underskrift på nærværende aftale indgået følgende aftale (”Aftalen”).

2. Aftalens formål

Aftalens formål er

at regulere Modtagende Parts hemmeligholdelse af – henholdsvis adgangen til at videregive Virksomhedens fortrolige materialer/-informationer modtaget under Projektet (som defineret nedenfor),

at regulere Parternes rettigheder og pligter under Projektet, samt

at regulere rettigheder til Studeredes resultater opstået under Projektet.

3. Projektet

Bilag 1

”Projektet” angår Studerendes samarbejde med - /ophold ved Virksomheden i perioden [XX-XX-XXXX til YY-YY-YYYY] vedrørende [beskrivelse af projektet] som nærmere beskrevet i bilag 1, samt på baggrund heraf Studerendes deltagelse i ”Prøveforløb” ved AU, herunder mundtlige- og skriftlige eksamener, deltagelse i studieforløb samt indlevering af skriftelige produkter som led i Studerendes studier ved AU – alt som nærmere beskrevet i den for Studerende gældende studieordning og eksamensbekendtgørelse.

I bilag 1 indsættes nærmere projektbeskrivelse, praktiske oplysninger om navne og kontaktoplysninger på kontaktpersoner/vejledere i Virksomheden/AU, fremmødetidspunkter, procedurer ved afbud/ferieafholdelse mv.

4. Forhold under Projektet

Instruktion

Faciliteter

Arbejdsskadesforsikring

Studerende skal efterkomme Virksomhedens instruktioner under Projektet og under ophold ved Virksomheden i øvrigt.

Instruktioner kan angå tidspunkter for adgang til faciliteter, efterlevelse af sikkerhedsforskrifter, samarbejdsmetoder, kommunikation, brug af IT-udstyr mv.

I fornødent omfang stiller Virksomheden laboratorier, værksteder, kontorfaciliteter mv. xxxxxxxxxxxxx til rådighed for Studerende for udførelse af Projektet.

Virksomheden skal forud for Studerendes ophold hos Virksomheden -, og senest inden den forventede projektperiode, oplyse til Studerende, såfremt Studerende ikke er sikret efter arbejdsskadesikringsloven og omfattet af Virksomhedens arbejdsskadesforsikring.

5. Kendskab til Virksomhedens fortrolige materialer

I forbindelse med Projektet kan Modtagende Part få kendskab til Virksomhedens fortrolige materialer. Adgangen til at videregive sådanne materialer reguleres af Aftalen og lovgivningen i øvrigt.

6. Hvad er fortroligt materiale?

Fortrolighedsmarkering

Mundtlige oplysninger

Åbenlys fortrolig

Eksempler

”Fortroligt Materiale” betyder enhver form for information og data videregivet auditivt, visuelt eller i skriftlig form fra Virksomheden til Modtagende Part vedrørende Projektet, og som

1. er markeret ”fortroligt” eller lignende af Virksomheden på tidspunktet for afgivelsen,

2. Virksomheden mundtlig har givet oplysning om er fortroligt, og som herefter indenfor 10 efterfølgende hverdage markeres fortroligt eller lignede af Virksomheden, eller

3. i øvrigt er af åbenbar fortrolig karakter.

Fortroligt Materiale kan eksempelvis inkludere:

• Forretningsmæssige, kommercielle, forskningsmæssige, videnskabelige eller tekniske informationer, og/eller

• Teknologier, opfindelser, patentansøgninger, processer, resultater, procedurer, rettigheder, specifikationer, design, planer, tegninger, software, modeller, knowhow, prototyper, strategier og information.

7. Modtagende Parts forpligtelser vedr. Fortroligt Materiale

Modtagende Part er forpligtet til

1. kun at anvende Fortroligt Materiale til Projektet, herunder i Prøveforløbet,

2. ikke at videregive eller offentliggøre Fortroligt Materiale til tredjepart, medmindre adgangen hertil følger af Aftalen, samt

3. at holde Fortroligt Materiale fortroligt med samme forsigtighed, som Modtagende Part beskytter eget fortroligt materiale med, som minimum med rimelig omtanke.

Modtagende Part er forpligtet til straks at informere Virksomheden i skriftlig form omkring enhver overtrædelse af Aftalen.

8. Hvad er ikke Fortroligt Materiale?

Pligten til at holde information og data omfattet af Fortroligt Materiale fortrolig omfatter ikke information eller data, som

1. var i Modtagende Parts besiddelse uden fortrolighedsforpligtelse før vedkommende Part fik pågældende Fortroligt Materiale fra Virksomheden,

2. på tidspunktet for modtagelsen allerede var, er eller herved bliver offentligt tilgængeligt, uden at dette skyldes den Modtagende Parts overtrædelse af Aftalen,

3. er lovligt erhvervet af Modtagende Part fra en tredjepart uden fortrolighedsforpligtelse,

4. er udviklet af Modtagende Part uafhængigt af Fortroligt Materiale, som denne har modtaget eller fået adgang til af Virksomheden.

9. Offentliggørelse påkrævet på grundlag af offentligretlige regler

Pligt til underretning

Forpligtelsen til at holde Fortroligt Materiale fortroligt finder ikke anvendelse, hvis Modtagende Part er forpligtet til at videregive Fortroligt Materiale ved lov, domsafgørelse eller legitim afgørelse fra et statsligt organ.

Modtagende Part skal så vidt muligt før sådan videregivelse give Virksomheden meddelelse om et aktuelt krav herom.

10. STOP brug af-, tilbageleveringen og destruktionen af Fortroligt Materiale

Ret til at beholde en kopi til arkivering

Virksomheden kan til enhver tid anmode Modtagende Part om straks at indstille anvendelsen af det modtagne Fortroligt Materiale og tilbagelevere eller destruere al modtaget Fortroligt Materiale, medmindre det modtagne Fortroligt Materiale allerede er anvendt under Prøveforløbet.

AU er berettiget til at beholde en kopi i dennes fortrolige arkivfiler med henblik på dokumentation og overholdelse af gældende ret.

11. Overdragelse af rettigheder og vederlag

Overdragelse

Rimeligt vederlag

Minimumsvederlag

Data, resultater processer, produkter, knowhow, videreudviklinger, forbedringer, forretningshemmeligheder og opfindelser, frembragt helt eller delvist af Studerende som led i Projektet og baseret på Fortroligt Materiale, skal tilhøre Virksomheden (”Frembringelser”). Frembringelser overdrages til Virksomheden successivt som de opstår.

Såfremt en af Xxxxxxxxxxx patentér- eller brugsmodelregistrérbare Frembringelser indgår i ansøgning på patent eller brugsmodelregistréring indleveret af Virksomheden, eller hvem Virksomheden måtte have overdraget retten til at søge herom til, eller Studerende i øvrigt er (med)opfinder til det ansøgte, er Xxxxxxxxxx berettiget til et rimeligt vederlag fra Virksomheden ved indlevering af første ansøgning herom, dog altid minimum 20.000 kr. (tyve tusinde) som et engangsvederlag.

12. Brug af Fortroligt Materiale under Projektet og af Studerendes skriftlige produkter

Skriftligt Produkt

Gennemsynsperiode

Markering af fortrolighed

Universitetsbibliotek

Plagieringstjek

Samtykke til mundtlig eksamen uden offentlig adgang

Virksomheden er opmærksom på, at Studerende som studerende ved AU vil deltage i Prøveforløb underlagt offentlighed i henhold til gældende regler. Under sådanne forløb kan Studerende have behov for at anvende viden, erfaringer og resultater opnået under Projektet.

Studerende må under iagttagelse af nedennævnte videregive Fortroligt Materiale og/eller Frembringelser i skriftlige/visuelle produkter på baggrund af Projektet, som Studerende i Prøveforløbet skal indlevere til AU, evt. til bedømmelse (”Skriftligt Produkt”).

Under Projektet må Modtagende Part videregive Fortroligt Materiale, Frembringelser og Skriftlige Produkter til hinanden, censor(er) og medlemmer af eksamensklagenævn. Tavshedspligt for vejleder(e) og eksaminator(er), censorer og eksamensklagenævn følger af forvaltningsloven. Xxxxxxxx og eksamensklagenævn udpeges/beskikkes i henhold til gældende eksamensbekendtgørelse.

Forud for et Skriftligt Produkts påtænkte indlevering til AU sender Studerende udkast hertil til Virksomheden til gennemsyn. Virksomheden vurderer herefter, hvorvidt det Skriftlige Produkt indeholder Fortroligt Materiale og/eller Frembringelser. Finder Virksomheden, at udkastet indeholder Fortroligt Materiale eller Frembringelser, kan Virksomheden inden 1 uge fra modtagelsen overfor Studerende kræve, at Studerende mærker det Skriftlige Produkt ”Fortroligt” på forsiden, i det omfang Studerende heri vil videregive det i udkastet indeholdte Fortrolige Materiale og/eller Frembringelser. Reagerer Virksomheden ikke over for Studerende inden nævnte frist, afstår Virksomheden fra at påtale videregivelse af Fortroligt Materiale og/eller Frembringelser indeholdt i det forelagte udkast til det Skriftlige Produkt.

Studerende foretager ved indlevering af et Skriftligt Produkt til AU fornøden fortrolighedsmarkering, herunder eventuel elektronisk markering og angivelse med ”Fortrolig” på forsiden af det Skriftlige Produkt. Det er Xxxxxxxxxxx ansvar at foretage korrekt fortrolighedsmarkering.

Parterne accepterer, at AU kan arkivere det Skriftlige Produkt ved AU’s Universitetsbibliotek (AU Library) under Det Kgl. Bibliotek. Dette er ikke er samtykke til udlån.

Et Skriftligt Produkt indleveret til bedømmelse ved AU kan kontrolleres for plagiat. Sådan kontrol kan foregå elektronisk via af en leverandør til Aarhus Universitet. Formålet hermed er at kontrollere det Skriftlige Produkt for afskrift og for behørig citering. Et Skriftligt Produkt, som Studerende ikke har foretaget behørig fortrolighedsmarkring af ved indlevering, indgår i fremtidige kontroller af værker hos leverandøren, foretaget af AU og leverandørens øvrige licenshavere.

Såfremt Studerende har foretaget fortrolighedsmarkring af et Skriftligt Produkt til AU, samtykker Studerende samtidig i, at mundtlig eksamen, hvori indhold af det Skriftlige Produkt vil indgå og/eller hvor Fortroligt Materiale og Frembringelser forventes fremført, kan afholdes uden offentlig adgang i overensstemmelse med gældende eksamensbekendtgørelse.

13. Ikrafttræden og varighed

Aftalen skal træde i kraft ved Modtagende Parts modtagelse af Fortroligt Materiale som led i Projektet.

Denne Aftales samtykke til at anvende Fortroligt Materiale udløber ved det førstkommende af

1) afslutning af Prøveforløbet, eller

2) tre år efter Modtagende Parts modtagelse af Fortroligt Materiale,

idet anvendelse efter pkt. 12 må fortsætte under iagttagelse af Aftalen.

14. Persondata

Ved indgåelsen og opfyldelsen af Aftalen, behandler Parterne oplysninger om hinanden, om de af hinandens ansatte, som deltager i Projektet samt andre personer, der er nødvendige for Projektets gennemførelse - se databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra b. Hver Part er dataansvarlig for behandling af disse personoplysninger, idet der henvises til hver Parts privatlivspolitik for behandling af persondata.

Studerende alene er dataansvarlig for personoplysninger indhentet under Projektet eller modtaget fra Virksomheden som led i Projektet, medmindre AU i den for Studerende gældende studieordning har pålagt Studerende at indhente personoplysninger.

15. Tvister

Lovvalg

Værneting

Aftalen er undergivet dansk ret, dog undtaget danske internationalt privatretlige regler og lovvalgsregler i det omfang sådanne regler ville føre til anvendelse af et andet lands regler.

Enhver tvist mellem Parterne, der måtte udspringe af Aftalen, og som ikke kan løses forligsmæssigt ved forhandling mellem Parterne, skal behandles ved byretten i Aarhus som første instans.

16. Underskrift

For Virksomheden Dato: [indsæt dato] Navn: [Indsæt navn] Titel: [Indsæt titel]	Studerende 1 Dato: [indsæt dato] Navn: [Indsæt navn]
For Aarhus Universitet Dato: [indsæt dato] Navn: [Indsæt navn] Titel: [Indsæt titel]	Studerende 2 Dato: [indsæt dato] Navn: [Indsæt navn]
Vejleder ved AU: Undertegnede, der ikke er part i Aftalen, bekræfter hermed at være bekendt med Aftalens indhold: Dato: [indsæt dato] ______________________ Navn: [Indsæt navn] Titel: [Indsæt titel]

Side 9 | 9