EU-UDBUD Varer Offentligt udbud På levering af ortoser til KomUdbud HØRINGSMATERIALE

Udbuddet vedrører levering af ortoser, herunder bandager, skinner, halskraver, korsetter, kapsler mv. til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver). Det fulde sortiment fremgår af tilbudslisten, bilag 1.

”KomUdbud” er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer.

Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder:

Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse).
Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse).
Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen.

Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale.

Følgende kommuner deltager i nærværende udbud:

Aarhus Kommune

Esbjerg Kommune (Fanø)

Fredericia Kommune

Herning Kommune

Ikast-Brande Kommune

Middelfart Kommune

Randers Kommune

Vejle Kommune

Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af xxx.xxxxxxxx.xx.

1.2Udbudsansvarlig

KomUdbud ved Vejle Kommune (tovholder) og Aarhus Kommune (vicetovholder), er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet.

Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af:

KomUdbud

Vejle Kommune, Konkurrenceudsættelse

Xxxxxxxxx 0

7100 Vejle

Kontaktperson: Xxxxx Xxxx (xxxxx@xxxxx.xx) og Xxxx Xxxxx (xxxxx@xxxxx.xx).

Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit 2.5.

1.3Udbuddets omfang

Opgaven indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed pr. geografisk delområde for perioden 01.04.2016 - 31.03.2018.

Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre cirka 15 mio. danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om estimater, som ikke er bindende for ordregiver.

Inddeling af de geografiske delområder samt omsætningstal for den enkelte deltagerkommune fremgår af skemaerne nedenfor:

Delområde 1
Krav om forretningslokale i centralt i Middelfart, Fredericia eller Vejle Kommune
Kommune	Omsætning 2014
Fredericia	1.269.130
Middelfart	2.005.346
Vejle	1.388.070

Delområde 2
Krav om forretningslokale centralt i Esbjerg Kommune Delområde 2 omfatter ikke OE
Kommune	Omsætning 2014
Esbjerg	2.172.000

Delområde 3
Herning Kommune har krav om forretningslokale centralt i Herning Kommune, mens Ikast-Brande har krav om forretningslokale centralt i Herning, Ikast-Brande eller Silkeborg Kommune
Kommune	Omsætning 2014
Herning	2.000.000
Ikast-Brande	414.000

Delområde 4
Krav om forretningslokale centralt i Randers og Aarhus Kommune
Kommune	Omsætning 2014
Aarhus	4.657.836
Randers	1.462.811

Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov.

Området er i medfør af servicelovens § 112, stk. 3 underlagt reglerne for frit valg, jf. bekendtgørelse nr. 1432 af 23. december 2012 § 6. Det vil sige at borgerne frit kan vælge en anden leverandør, end de som deltagerkommunerne har aftale med, mod selv at betale evt. merudgift.

Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel §3.

Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel §4 – Rammeaftale.

1.4Indgåelse af rammeaftalen

I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den i kapitel §4 vedlagte rammeaftale.

Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.

Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse.

Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med den valgte tilbudsgiver som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammekontrakter, der indgås på baggrund af rammeaftalen.

§2Udbudsbetingelser

2.1Udbudsform

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 (Udbudsdirektivet) og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.

2.2Formkrav

Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 1 fysisk eksemplar.

Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på USB. Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar.

Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang.

Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudslisten, bilag 1 udfyldes elektronisk og afleveres i Excel-format. Den samlede tilbudssum skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale.

2.3Sprog

Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på svensk, norsk, eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning.

2.4Ejendomsret

Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.

Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.

Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling.

2.5Spørgsmål til udbudsmaterialet

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet.

Spørgsmål til udbudsmaterialet skal være stillet senest den 8. december kl. 8:00

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Xxxxx Xxxx og Xxxx Xxxxx, pr. e-mail: xxxxx@xxxxx.xx og xxxxx@xxxxx.xx, med emnet: "Spørgsmål – Udbud af ortoser”

Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på xxx.xxxxxxxx.xx senest d. 11. december 2015.

Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.

2.6Tilbudsfrist

Tilbuddet skal være mærket: ”Tilbud – Ortoser” og ”Må kun åbnes af Konkurrenceudsættelse”. Forsendelsen skal være lukket.

Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest 17. december kl. 12.00 på følgende adresse:

KomUdbud

Vejle Kommune, Konkurrenceudsættelse

Xxxxxxxxx 0

7100 Vejle

Att.: Xxxxx Xxxx og Xxxx Xxxxx, lokale 2222.

Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.

2.7Åbning af de indkomne tilbud

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

2.8Vedståelsesfrist for tilbud

Tilbuddet skal være gældende til 6 måneder efter tilbudsfristen.

Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen.

2.9Aftalegrundlag

Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen.

2.10Delområde

Udbuddet opdeles i 4 geografiske delområder, jf. pkt. 1.3 ovenfor.

Der kan afgives tilbud på et eller flere af de udbudte geografiske delområder.

Der kan ikke afgives bud på dele af de enkelte delområder.

2.11Alternative tilbud

Der kan ikke afgives alternative bud.

2.12Konsortier

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes.

Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver.

Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt bilag 7 - Kon Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere.

De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse.

2.13Ordregivers forbehold

I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftale(r) indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og de(n) valgte tilbudsgiver på området.

Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver.

2.14Tilbudsgivers forbehold

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet.

Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes på sikker og saglig vis, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet.

Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav (jf. Bilag 8 – Kommunespecifikke oplysninger) kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at ordregiver har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, jf. ovenstående.

Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen.

Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.

2.15Serviceattest

Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en at udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen.

Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen.

Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet.

2.16Udvælgelseskriterier

Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet.

Tilbudsgivers personlige forhold

Virksomhedsoplysninger – udfyld bilag 2, Virksomhedsbeskrivelse
Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3, Tro- og loveerklæringer, og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale.
Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3, Tro- og loveerklæringer, og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen.

Økonomisk og finansiel formåen

I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, revisorpåtegnede årsregnskaber for de seneste tre afsluttede regnskabsår (tilstrækkeligt, hvis årsregnskaber alene afleveres elektronisk).
Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders økonomiske og finansielle kapacitet. Sammen med beskrivelsen skal fremsendes dokumentation for, at tilbudsgiver har den/de anden/andre enhed(ers) økonomiske og finansielle kapacitet til rådighed.

Teknisk og/eller faglig formåen

Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Udfyld bilag 4, Referenceliste.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet.
Tilbudsgiver skal medsende navn og CV (uddannelse/autorisation, faglig kunnen og erfaring) på de personer, der skal betjene ordregivers borgere.
Tilbudsgiver skal i tilbuddet bekræfte, at denne har eller vil etablere de påkrævede forretningsadresser i forbindelse med kontraktindgåelse (lokale skal være etableret og fuldt funktionsdygtigt senest på dato for kontraktstart, se nærmere nedenfor i punkt 3.6). Udfyld bilag 5, Forretningslokale.

2.17Tildelingskriterium

Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den for ordregiver laveste pris. Vurdering heraf foretages i henhold til den estimerede omsætning, som anført i tilbudslisten; således på baggrund af den samlede tilbudssum udregnet nederst i tilbudslisten.

Priser på de tilbudte produkter skal omfatte alle de med leverancerne forbundne udgifter, herunder udgifter til afprøvning, tilpasning, bandagisttid, teknikertid og materialer. Ved reparationer afregnes der alene for materialeforbruget.

Tilbudsgiver skal kunne levere alle de på tilbudslisten (Bilag 1) nævnte produkter. Tilbudsskemaet skal benyttes ved afgivelse af tilbud. Alle orange felter skal udfyldes.

Der findes ingen præcise statistikker hos ordregiverne over det faktiske forbrug, fordelt på henholdsvis grundortoser, tillæg, materialevalg mv. indenfor hver hovedkategori. Ordregiver har derfor før udbuddet, gennemført en markedsundersøgelse, hvor alle aktører på markedet, har haft mulighed for at byde ind. 2 aktører har i forbindelse hermed indsendt salgsstatistikker og/eller estimater på en fordeling af de enkelte varelinjer.

Ordregiver har haft statistikker over forbrug af hovedkategorierne af ortoserne. Disse er lagt til grund for det estimerede fremtidige behov fordelt på hovedkatergorierne (CO, LSO, TLSO osv.), hvorefter statistikmaterialet fra markedsundersøgelsen er lagt til grund for fordelingen på de underliggende varelinjer (grundortoser, tillæg, materialevalg mv.). Der er taget udgangspunkt i et gennemsnit af de indkomne salgsstatistikker og/eller estimater. For ganske få af varelinjerne gør det sig gældende, at der ikke har været et forbrug, jf. statistikkerne. I disse tilfælde har ordregiver vurderet, at der alligevel kan opstå behov for de pågældende produkter i den kommende aftaleperiode. For disse vareliner er der angivet et estimeret behov, der afspejler dette forhold.

§3Kravspecifikation

3.1Generelt

Det er kommunen, der bevilger det bedst egnede og billigste hjælpemiddel, jf. den til enhver tid gældende lovgivning vedr. anskaffelser af hjælpemidler og forbrugsgoder efter serviceloven.

Samtlige produkter skal overholde de til enhver tid gældende love, direktiver, standarder, branchenormer m.v.

Ingen af de tilbudte produkter må indeholde stoffer, der er kendt som allergifremkaldende eller på anden måde sundhedsskadelige for brugeren. De tilbudte produkter skal alle være fremstillet af hudvenligt materiale, ligesom væsentlige krav, Bilag I i Rådets direktiv 93/42/EØF af 14. juni 1993 om medicinsk udstyr, skal overholdes.

Standardprodukter skal være CE-mærkede.

Alt materiale vedrørende produkterne, der udleveres til borgerne, f.eks. emballageudpakningsanvisninger, vejledning, sikkerhedsforskrifter, vaske- og vedligeholdelsesanvisning m.v., skal være på dansk. Evt. symboler skal være klart synlige og letforståelige.

Alt personale, der har borgerkontakt, skal tale forståeligt dansk og skal identificere sig med navneskilt.

3.2Kvalitet

Ortoserne skal opfylde de håndværksmæssige krav man efter danske normer kan stille til de pågældende ortoser. Derudover skal ortoserme udformes i overensstemmelse med borgerens funktionsnedsættelse og de af læge og/eller relevant sundhedsmyndighed givne anvisninger – alt efter praksis i den enkelte kommune.

Ved materialevalg skal der tages hensyn til, at hjælpemidlet i væsentlig grad skal afhjælpe en funktionsnedsættelse og være af en kvalitet, der kan håndtere borgernes lidelser.

Xxxxxxx skal bevare sin oprindelige pasform ved det forventede aktivitetsniveau. Herudover skal ortosen leve op til funktionskravet der er anført på bevillingen.

Ortosen skal have en så lang holdbarhed som muligt og kvaliteten i materialevalget må således ikke forårsage unødige reparationer. De bærende, formstabile strukturer i ortoserne skal have en holdbarhed på 3 år ved almindelig brug (almindelig brug defineres ud fra borgerens oplyste aktivitetsniveau).

Ved levering af ortoser til børn, skal leverandøren tage højde for voksetillæg, herunder at ortosen kan udvides. Voksetillægget må ikke være til gene for barnet/nedsætte hjælpemidlets funktionalitet.

UE-ortoserne skal have en sådan udformning, at der i videst muligt omfang kan anvendes almindeligt fodtøj.

3.3Ansøgning

Det er alene ordregiver, der har bevillingskompetencen. Leverandøren må ikke påbegynde fremstilling og reparation af ortosen, før bevilling forelægger (dog kan der aftales bagatelgrænser eller procedure for mundtlig bevilling for reparation med de enkelte deltagerkommuner).

Såfremt leverandøren hjælper borgeren med at sende ansøgning til kommunen, skal ansøgningen indeholde specifikation over det bedst egnede og billigste hjælpemiddel. Det skal af specifikationen fremgå, hvilke af de af tilbudslistens anførte elementer (positionsnumre), der indgår i det egnede produkt.

Ifald der i et konkret tilfælde foreligger flere alternative løsningsforslag, hvor valget mellem disse kan afgøres på baggrund af et skøn, der vedrører den funktionsnedsættelse, som der skal kompenseres for, skal alternativerne forelægges for ordregiver, der foretager skønnet.

Leverandøren skal angive begrundelse i de tilfælde, hvor der ikke anbefales den billigste løsning.

3.4Levering

Fra borgerens anmodning om indledende møde skal borgerens tilbydes møde senest 5 arbejdsdage efter anmodningen. Mødet afholdes som udgangspunkt hos leverandøren.

Såfremt borgeren ikke kan transportere sig til leverandørens forretningsadresse, skal leverandøren efter aftale med den enkelte kommune besøge borgeren i eget hjem.

Hjemmebesøget kan først foretages efter borgeren har modtaget bevillingen herpå (der kan udelukkende faktureres for hjemmebesøg, hvor kommunen har bevilget dette).

Leverandøren skal foretage hjemmebesøget inden for 10 arbejdsdage efter henvendelse fra borger.

Der skal i tilbudslisten angives en pris pr. hjemmebesøg inkl. kørsel uanset adresse i det pågældende delområde.

Præfabrikerede varer skal leveres hurtigst muligt og senest 2 uger efter måltagning/bestilling.

I relation til individuelt fremstillede varer skal 1. afprøvning finde sted senest 4 uger fra måltagning/bestilling. Endelig levering skal ske senest 2 uger efter 1. afprøvning. Hvor der er behov for flere afprøvninger, må der maksimalt gå 2 uger mellem hver afprøvning og levering skal ske senest 2 uger efter sidste afprøvning. Leverandøren forpligter sig til at afhjælpe, indtil hjælpemidlet passer.

Udlevering af produkter skal ske personligt, således at det straks konstateres om hjælpemidlet passer og umiddelbart fungerer. I særlige tilfælde – og hvor bandagisten vurderer det forsvarligt – kan det aftales, at produktet sendes til borgeren. Evt. forsendelse af produktet sker i neutralemballage, på anvist plads og uden omkostninger for borger og kommune (om muligt skal leverandøren informere borgeren om forventet leveringsdato/-tidspunkt).

3.5Reparationer

Reparationer skal foretages hurtigst muligt og være påbegyndt senest arbejdsdagen efter indlevering af produkt og modtagelse af bevilling. Reparationen skal være til mindst muligt gene for borgeren.

Reparationstiden må ikke overskride leveringstiden for et tilsvarende nyt produkt (reparationstiden regnes fra reparation er påbegyndt til produktet er tilbageleveret til borger).

3.6Service

Leverandøren skal betjene såvel ordregivers personale som borgerne med et fagligt kompetent, dansktalenede personale. Leverandøren skal uden omkostninger for kommunerne fremvise/demonstrere produkter for relevant personale i den enkelte kommune. Dette sker på foranledning af kommunen og maksimalt 1 gang årligt.

Personale skal bære synlig legitimation. Al dialog med borgere vedr. ortosen, herunder måltagning, tilretning og afprøvning skal varetages af en autoriseret bandagist.

Autorisation skal dokumenteres på ordregivers forlangende.

Leverandøren skal sikre sig, at der er instrueret i korrekt brug af ortosen.

I mødet med borgeren, skal personalet være diplomatiske og loyale overfor kommunen og dennes beslutninger, fx ved valg af løsning/produkt.

Hvis leverandøren ikke ønsker eller ikke kan betjene en borger, og kommunen derfor må gå til en anden leverandør, skal leverandøren betale en evt. merpris hos den anden leverandør.

Leverandøren skal i forhold til såvel borgere som ordregivers personale tilbyde service og konsulentbistand via mail og telefon, inden for almindelig arbejdstid kl. 09.00 -15.00 alle hverdage. Personlig betjening dog kun ved forudbestilt tid. Når borgeren møder op til en forudbestilt tid, må denne maksimalt vente 10 minutter udover den aftalte tid.

Minimum én gang om ugen skal leverandøren kunne servicere borgere i forbindelse med måltagning, afprøvning, mindre reparationer, indlevering og udlevering fra en adresse som specificeret under pkt. 1.3 (krav til geografisk placering). Det er endvidere et krav, at der minimum én gang om ugen tilbydes servicering frem til kl. 17.00. Såfremt der ikke findes tid til en bruger indenfor de påkrævede 5 arbejdsdage, vil leverandør være forpligtet til at afhjælpe forholdet med yderligere åbningsdag/åbningstid. I forbindelse med ferieafvikling accepteres kortere lukning forudsat at telefonen besvares kompetent i den almindelige telefontræffetid.

I forhold til faktisk levering til borgeren skal alle ydelser i forbindelse med måltagning, afprøvning, tilretning og udlevering være indeholdt i de tilbudte priser. Det samme gælder efterfølgende korrektioner og omlevering i en tilpasningsperiode på 3 måneder. Dette gør sig ikke gældende, hvis borgeren har gennemgået væsentlige fysiske forandringer, således at det oprindelige produkt ikke længere er egnet eller hvis produktet har været anvendt utilsigtet. Hvis tilretning, mod forventning, gentagne gange ikke resulterer i et brugbart resultat, skal ortosen nyfremstilles uden meromkostninger for ordregiver.

Leverandøren skal – når det vurderes nødvendigt (fx ved særligt komplekse problemstillinger eller i tilfælde, hvor borger ikke selv er i stand til at vurdere produktets effekt) - senest én måned efter godkendt levering foretage opfølgning på, hvorvidt produktet virker efter hensigten. Leverandøren skal på forlangende kunne dokumentere opfølgning. Denne opfølgning skal ske uden omkostninger for ordregiver.

Leverandøren skal give ombytningsret/returret på alle ubrugte standardprodukter.

I forhold til specialskoler/-institutioner skal leverandøren – hvis institutionen ønsker det – foretage afprøvning, måltagning og udlevering på institutionen. Besøg skal ske efter aftale og betragtes ikke som hjemmebesøg.

I forbindelse med borgerens frie leverandørvalg, kan det forekomme, at ordregiver kontakter leverandøren for at få oplyst dennes pris på et specialfremstillet hjælpemiddel, uden at dette fører til en levering. Dette skal oplyses uden omkostninger for ordregiver (og uanset at afgivelse af tilbud medfører behov for at se borger).

Leverandøren skal kunne modtage, sende og håndtere sikker (krypteret) post (e-mail) og kunne håndtere elektroniske ansøgninger.

3.6.1 Krav til leverandørens forretningslokale er følgende:

Forretningslokale skal være let tilgængelig for gangbesværede og kørestolsbrugere og i øvrigt være i henhold til Dansk Handicap Forbunds huskeliste for niveaufri adgang/indgang) (xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/0000/0000/0000/Xxxxxxxxxx_xxx_xxxxxx.xxx).
Forretningslokale skal være infrastrukturelt centralt placeret i forhold til offentlig transport samt øvrige tilgangsmuligheder.
Forretningslokale skal være egnet til formålet og have adgang til handicaptoilet samt lukkede prøverum med god belysning, spejl, lift og højdeindstillelig briks. Prøverummene skal være opvarmede og egnede til kørestolsbrugere.
Leverandør accepterer altid at kunne servicere brugere (måltagning, afprøvning, mindre reparationer, indlevering og udlevering) på forretningsadressen.
Personalet skal udvise diskretion i forbindelse med borgerbetjening i forretningslokale.

Lokale skal være etableret og fuldt funktionsdygtigt senest på dato for aftalestart. Detaljerede oplysninger vedr. lokationer skal tilgå kommunerne senest 20 arbejdsdage før aftalestart. Detaljerede oplysninger omfatter beliggenhed, parkeringsforhold samt oplysninger om tilgængelighed i forhold til offentlige transportmidler.

§4Rammeaftale

Rammeaftale vedr. levering af ortoser ("rammeaftalen")

§5Parterne

Nærværende rammeaftale er indgået mellem

ORDREGIVER

Nedenstående medlemmer af KomUdbud:

Esbjerg Kommune (Fanø)

Fredericia Kommune

Herning Kommune

Ikast-Brande Kommune

Middelfart Kommune

Randers Kommune

Vejle Kommune

Aarhus Kommune

KONTRAKTHAVER

[Kontrakthavers navn]

[Adresse]

[Postnr.] [By]

[CVR]

§6 Rammeaftalens grundlag

Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelses nr. [201X/XX – XXXX]

Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalens grundlag består i prioriteret rækkefølge af:

Rammeaftalen
Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar samt referater fra møder mellem ordregiver og kontrakthaver
Udbudsbekendtgørelse
Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af november 2015.
Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå].

§7Rammeaftalens omfang

Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.

Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet.

§8Rammeaftaleperiode

Rammeaftaleen er gældende fra den 01.04.2016 og er uopsigelig for begge parter indtil den 31.03.2018.

§9Optioner

Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 2 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse.

Såfremt optionen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb.

De enkelte deltagende medlemskommuner kan forlænge rammeaftalen individuelt, uden at dette påvirker vilkårene for rammeaftalen.

§10Kontakt mellem parterne

Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen.

I forbindelse med opstart af kontrakt skal kontrakthaver tilbyde opstartsmøder til de kommuner, der måtte ønske det/have behov herfor.

På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse.

Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet.

Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

Al kontakt foregår i rammeaftaleperioden på dansk.

§11Levering og leveringsbetingelser

I henhold til udbudsmaterialets pkt. 3.4.

§12Fakturering

I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Varelinjerne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. det må ikke ligge i et vedhæftet dokument.

Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer). Der kan ikke fremsendes elektroniske fakturaer via LÆS IND bureauer.

Fakturaen skal indeholde:

Udstedelsesdato (fakturadato)
Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
Kontrakthavers CVR/SE-nummer
Kontrakthavers navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
Sagsbehandler ved kontrakthaver
Ordregivers EAN nummer (den enhed i kommunen der skal modtage fakturaen)
Entydige varenumre, jf. IKA-positionsnumre i henhold til tilbudslisten
Tydelige varenavne (men også en varebetegnelse som siger noget om hvad det er for et produkt – se punkt nedenfor med varebetegnelse)
Mængde (antal) af de leverede produkter/ydelser
Varebetegnelse - angivet med varetype/art og sekundært med mærkenavn, således at varebetegnelsen entydigt og klart adskiller varerne fra hinanden. Varebetegnelsen skal være anført i henhold til rammeaftalens tilbudsliste. Der skal som minimum angives IKA-positionsnumre på alle grundortoser og tillæg.
Tillæg, som fremgår af rammeaftalens tilbudsliste skal udfaktureres på separate linjer. Det vil sige ikke sammenlægning af flere positioner.
Pris pr. enhed eksklusiv moms
Borgers navn, adresse og CPR nr.
Navn og adresse på leveringssted, såfremt det er en enhed i kommunen, der har modtaget varerne.
Leveringsdato (den dato hvor levering af produktet foretages eller afsluttes, forudsat at en sådan dato er forskellig fra fakturadatoen)
Xxxxxxxxxxxxx, i henhold til gældende betalingsfrist.
Momsgrundlaget – beløbet hvoraf momsen beregnes.
Gældende momssats.
Det momsbeløb der skal betales.
Fakturatotal, inklusiv moms.

Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.

CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.

Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår tilbudslisten. Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.

Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.

Varenummer: Hver enkel grundortose samt tillæg har i tilbudslisten tilknyttet et unikt positionsnummer (IKA-positionsnummer). Dette positionsnummer skal anvendes som varenummer på fremsendte fakturaer.

Entydige varelinjer: Kontrakthaver må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer.

Kreditnota: Ved kreditnota skal det tydelig angives hvilken faktura kreditnotaen skal udligne.

Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format.

Såfremt borgeren i forbindelse med brug af frit valg får en merudgift, skal kontrakthaver udstede en faktura på merudgiften direkte til borgeren. Borgeren skal selv betale sin eventuelle andel direkte til kontrakthaver. Disse transaktioner er ordregiver uvedkommende, dog skal det fremgå af fakturaen til ordregiveren, at borgers eventuelle egenbetaling er fratrukket.

§13Priser

For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser.

Såfremt kontrakthaver jf. bestemmelserne om ”Ændring af produktsammensætning” introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til maksimalt de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter.

Hvis det bestilte produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris.

Priser angives altid med to decimaler.

§14Prisregulering

Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 01.04.2017 og evt. prisstigning kan maksimalt svare til den procentvise stigning i indekset for medicinske produkter og udstyr (indeks nr. 06.1) fra januar 2016 til januar 2017. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen.

Prisregulering sker udelukkende på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Den procentvise ændring i indekset beregnes som:

nyt indeks - gammelt indeks
	· 100	= procentstigning
gammelt indeks

Prisreguleringer skal meddeles og godkendes af ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden.

Varsel om prisreguleringer skal sendes til Xxxx Xxxxx, xxxxx@xxxxx.xx.

Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til xxxxx@xxxxx.xx inden ændringens ikrafttræden. Priserne angives med 2 decimaler.

Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode.

Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden pr. 1. marts bortfalder den i relation til det pågældende år.

§15Betalingsbetingelser

30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura.

§16Bonus til ordregiver

Såfremt der er medlemskommuner, der anvender omsætningsrelateret bonusstruktur fremgår dette af de kommunespecifikke bilag.

§17Bonusudbetaling til tredjemand

Omsætningen som følge af denne rammeaftale med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

§18Statistik

Der skal på anmodning inden 30 dage leveres statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om varenummer/IKA-positionsnummer, mængde, enhed, og pris på alle leverede grundortoser og tillæg. Statistikken skal kunne leveres for de enkelte medlemskommuner og for alle de deltagende medlemskommuner.

Statistikken skal på foranledning udarbejdes i et af ordregiver udleveret Excel regneark og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.

Kontrakthaver leverer på ordregivers anmodning statistik i Excel for samhandel ud over nærværende rammeaftale.

Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre kontrakthaver inhabil i genudbud af aftalen, da kontrakthaver kan være besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere.

§19Underleverandører

Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen.

§20Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer

Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overdrages uden forudgående skriftlig samtykke fra ordregiver.

Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen.

§21Tredjemandsrettigheder

Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.

Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs.

Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse.

§22Forsinkelse

Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed.

Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver (og i relevante tilfælde også borgeren) herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf.

Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen.

Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve rammeaftalen helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.

Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.

§23Mangler

Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af rammeaftalen omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler.

Registreres der fejl eller mangler ved et leveret produkt, som betyder, at borgerne ikke kan anvende produktet efter hensigten, skal disse produkter ombyttes, nyfremstilles, tilrettes eller på anden måde afhjælpes uden omkostninger for kommunerne eller borgeren. Udbedring af fejl og mangler skal iværksættes senest 5 hverdage efter henvendelse.

Kan tilretning, korrektion eller eventuel nyfremstilling af produktet fra kontrakthavers side ikke finde sted, er borgeren berettiget til at vælge en anden leverandør. Undtagelsen kan være, at der er sket væsentlige forandringer af anatomisk eller fysiologisk art hos borgeren under fremstillingsprocessen. I sidstnævnte tilfælde skal der udstedes en ny bevilling af kommunen.

For individuelt fremstillede hjælpemidler gælder, at hvis produktet ikke inden for en rimelig tid og et rimeligt antal justeringer kan fungere optimalt, kan produktet returneres og krediteres. Rimelig tid og rimelig antal justeringer afgøres af kontrakthaver og sagsbehandler i samarbejde, ud fra en vurdering af hjælpemidlets art og borgerens handicap.

Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage tilretning, korrektion eller nyfremstilling, er ordregiver berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning eller hæve ordren. Hæves ordren, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning.

Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.

Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler.

Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage tilretning, korrektion eller nyfremstilling, er ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve rammeaftalen helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.

Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.

§24Misligholdelse

Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv.

Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele udbyder dette samt underrette udbyder om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden.

Såfremt kontrakthaver gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse:

Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar jf. § 38.

Overtrædelse af offentlige påbud jf. § 35.
Overtrædelse af kontrakthavers loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse jf. § 6.
Overtrædelse af kontraktens bestemmelser om overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer jf. § 22.
Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.

Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.

§25Håndtering af personfølsomme oplysninger

Ordregiver er dataansvarlig, og kontrakthaver er databehandler.

Databehandleren er forpligtet til at overholde persondatalovens bestemmelser om behandling af personoplysninger. Databehandlerens behandling af data sker alene efter instruks fra den dataansvarlige.

Databehandleren skal træffe de i persondatalovens § 41, stk. 3, nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysningerne hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller behandles i strid med reglerne i Persondataloven. Reglerne om behandlingssikkerhed er udmøntet i Datatilsynets Vejledning til bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning udarbejdet den 2. april 2001. Reglerne i sikkerhedsbekendtgørelsen ("BEK nr 528 af 15/06/2000 Bekendtgørelse om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning") gælder også for behandlingen ved databehandleren.

Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet.

Ovenstående sikkerhedsbestemmelser gælder ligeledes i det omfang databehandleren gør brug af hjemmearbejdspladser.

Tavshedspligt vedrørende fortrolige oplysninger

I forbindelse med registrering og behandling af data, er databehandleren underlagt tavshedspligt med hensyn til de fortrolige oplysninger, som kommer til databehandlerens kendskab. Databehandleren må ikke uden instruks fra den dataansvarlige videregive oplysninger, som man kommer i besiddelse af ved udførelsen af opgaven som databehandler. Databehandleren må ej heller bruge oplysninger fra databehandleropgaven til egne formål, herunder – men ikke begrænset til – reklame, informationsmateriale om frit leverandørvalg m.m..

§26Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring

Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale.

Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller kontrakthavers skadevoldende adfærd.

Kontrakthaver er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækning på DKK 10.000.000. Kontrakthaver skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.

§27Garanti og reklamation

I henhold til Købeloven er reklamationsfristen for skjulte fejl og mangler to år.

Hvor intet andet er andet er anført, gælder Købelovens reklamations og ansvarsregler.

Ved enhver mangel ved produktet yder kontrakthaver 2 års reklamationsret.

Udover ovennævnte yder kontrakthaver en garanti på, at tillæg og reservedele til produkterne kan leveres i hele produktets levetid (dog maksimalt 6 år).

§28Konkurs m.v.

Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse overfor ordregiver i rammeaftaleperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige ordregiver til omgående at ophæve rammeaftalen.

Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.

§29Opfyldelseshindringer, herunder force majeure

I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser.

Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende).

Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:

Årsagen til force majeure situationen
Forventet varighed af force majeure situationen
Indsats fra kontrakthavers side for at genoptage leveringen.

Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.

§30Ændring af produktsammensætning

Der kan, i begrænset omfang, substitueres produkter, inden for de af rammeaftalen omfattede produktkategorier. Substitution af produkter kan kun ske efter forudgående skriftlig aftale med den aftaleansvarlige hos ordregiver.

Substituerende produkter skal som minimum svare til de substituerede produkter prismæssigt, kvalitetsmæssigt og enhedsmæssigt. Substituerende produkter skal endvidere leve op til de mindstekrav, som er angivet i kravspecifikation i udbudsmaterialet.

I aftaleperioden er kontrakthaver forpligtet til skriftligt at orientere den aftaleansvarlige hos ordregiver om eventuelle ændringer af rammeaftalens produkter. Dette gælder i forhold til enhver ændring, som har betydning i forhold til den indgåede rammeaftale. Dette kan være ændring af f.eks. varenumre, produktsammensætning, produktoplysninger, bestillingsenheder, eller lignende. På opfordring skal der fremsendes datablad / varedeklaration.

Såfremt et eller flere af de tilbudte produkter i rammeaftalen ikke længere kan skaffes, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold give den aftaleansvarlige hos ordregiver skriftlig besked herom.

Hvis det udgåede produkt ikke kan erstattes af andre af de tilbudte produkter, skal kontrakthaver finde et alternativt produkt, som leveres på samme vilkår som øvrige produkter omfattet af rammeaftalen. Produkterne må ikke introduceres for ordregivers medarbejdere, før kontrakthaver har modtaget en skriftlig godkendelse af sortimentstilpasningen fra den aftaleansvarlige.

Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser.

Det skal være muligt at tilpasse sortimentet til det aktuelle behov og udviklingen i markedet. Dette foretages i et samarbejde mellem parterne.

§31Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen

Nærværende rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres.

Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.

Ordregiver kan i forbindelse med benchmarkingundersøgelser udlevere oplysninger om priser til andre kommuner eller offentlige instanser samt Kommunernes Landsforening. Priserne udleveres i så fald i fortrolighed.

Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden part, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages.

Rammeaftalen vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem.

Kontrakthaver og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb.

Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

§32Ændringer i rammeaftalen

Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter.

§33Lovvalg og afgørelse af tvister

Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret.

Alle tvister – herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse – skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part.

Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds.

§34Offentlige påbud

Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for nærværende rammeaftale såvel på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i rammeaftaleperioden.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen.

§35Ekstraordinær opsigelse

Såfremt en dansk eller europæisk retsinstans eller administrativ myndighed herunder Klagenævnet for udbud, Konkurrence – og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med udbudsforretningen med den konsekvens, at rammeaftalen helt eller delvis erklæres for ”uden virkning”, er ordregiver berettiget til med 2 måneders varsel til den 1. i en måned at opsige rammeaftalen for fremtiden.

Ordregivers ret til at opsige rammeaftalen gælder uanset om afgørelsen/dommen påklages/ankes.

§36Miljø

Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammeaftale opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m.

På ordregivers forlangende skal kontrakthaver, uden udgifter for ordregiver, fremskaffe den dokumentation, ordregiver måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

§37Etik og socialt ansvar

Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO-konventioner:

Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er ordregiver uvedkommende.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.

§38Underskrift

Nærværende rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar.

Rammeaftalen underskrives af Vejle Kommune. Hver enkelt medlemskommune, underskriver et særskilt underskriftsbilag der er vedlagt rammeaftalen som bilag 9 og forpligter sig derved som ordregiver på rammeaftalen.

Dato: Dato:

Ordregiver Kontrakthaver

Bilag 1 – Tilbudsskema

Tilbudsskemaet ligger særskilt som et regneark på KomUdbuds hjemmeside.

Bilag 2 – Virksomhedsbeskrivelse

Tilbudsgivers navn
Adresse
CVR
Kontaktperson i forbindelse med udbuddet Mail og telefonnummer

Virksomhedens navn og adresse

Dato og underskrift

Bilag 3 – Tro og love erklæringer

Ubetalt, forfalden gæld til det offentlige

I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede virksomhed hermed på tro og love ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000,00 kr.

Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt på tro og love, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000,00 kr.

Udelukkelse jf. Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, samt stk.2, litra a-c og e-f.

1. Fra deltagelse i en udbudsprocedure udelukkes enhver tilbudsgiver, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde:

medvirken til en strafbar handling, jf. straffelovens § 23, i tilfælde, hvor forholdet i forbindelse med straffastsættelsen er blevet henført under straffelovens § 81, nr. 3 (eller deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA),

overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv, jf. straffelovens § 122 og forbuddet mod bestikkelse i private retsforhold (returkommission), jf. straffelovens § 299, nr. 2 (eller bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA),

overtrædelse af forbuddet mod EU-svig, jf. straffelovens § 289 a (eller svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser), eller

overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge, jf. straffelovens § 290 (eller hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge).

2. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør:

hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning
hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning
som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed

som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land
som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land

Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love ikke at have gæld til det offentlige i overensstemmelse med ovenstående samt ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelsesgrunde.

Virksomhedens navn og adresse

Dato og underskrift

Bilag 4 - Referenceliste

I dette skema anføres referencer over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste 3 år. Alle kolonner skal udfyldes pr. reference.

Ordregiver har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående

I feltet ”beskrivelse af leverancen” skal det angives hvilken varekategori der er tale om fordelt pr. reference.

Kommune:

Kontaktperson

Navn og tlf. nr.

Antal bevillinger

Beskrivelse af leverancen

År 2012

År 2013

År 2014

Bilag 5 – Forretningslokale

Tilbudsgiver bekræfter hermed, at denne har eller vil etablere forretningslokale i henhold til kravspecifikationens punkt 3.6 samt kravene i udbudsmaterialets punkt 1.3 om geografisk placering af forretningslokale.

_____________________ _______________________________________

Dato Underskrift

Ifald tilbudsgiver allerede er etableret med forretningslokale oplyses her forretningsadresse:

[Navn]

[Adresse]

[Postnr.] [By]

Ifald tilbudsgiver ikke på tidspunkt for tilbudsafgivelse er etableret med forretningslokaler i henhold til de geografiske krav i udbudsmaterialets punkt 1.3, fremsendes deltaljerede oplysninger omkring lokale til ordregiver i henhold til udbudsmaterialets punkt 3.6.1.

Bilag 6 - Tidsplan

Afsendelse af udbudsbekendtgørelse den 13. november 2015

Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den 8. december, kl. 8.00

Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål den 11. december

Sidste frist for modtagelse af tilbud den 17. december 2015 kl. 12.00

Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge 2, 2016

Stand still periode 10 dage

Forventet kontraktunderskrivelse uge 3 eller 4, 2016

Aftalens ikrafttræden den 01.04.2016

Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU-Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt

Bilag 7 – Konsortieerklæring

Nedenstående virksomheder erklærer herved at udgøre et konsortium.

Konsortiet er benævnt

____________________

(Konsortiets navn)

og består af

___________________________ ________________________

(virksomhed 1) (virksomhed 2)

___________________________ ________________________

(virksomhed 3) (virksomhed 4)

Undertegnede konsortiedeltagere erklærer, at følgende virksomhed

___________________________

(Navn)

I alle forhold mellem konsortiet og de deltagende medlemskommuner, som konsortiet forpligter sig over for, vil få fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Undertegnede konsortium-deltagere erklærer herved, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, såfremt konsortiet tildeles rammeaftalen.

Virksomhed 1
Virksomhedens navn:
CVR-nr.:
Navn og titel på underskriver:
Underskrift og dato:

Virksomhed 2
Virksomhedens navn:
CVR-nr.:
Navn og titel på underskriver:
Underskrift og dato:
Virksomhed 3
Virksomhedens navn:
CVR-nr.:
Navn og titel på underskriver :
Underskrift og dato:

Virksomhed 4
Virksomhedens navn:
CVR-nr.:
Navn og titel på underskriver:
Underskrift og dato:

Bilag 8 – Kommunespecifikke oplysninger

[XX] Kommune

Den aftaleansvarlige i kommunen:

Navn:

Adresse:

Mail:

Telefonnummer:

Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser:

Bagatelgrænser…

Speciel procedure ifbm. ansøgninger/digital ansøgning

Borgerunderskrift – kun Esbjerg (

Produktområder undtaget

Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: [Særlige forhold vedrørende afdelinger og institutioner (herunder selvejende institutioner, der undtaget/særligt omfattet)]

Faglig ansvarlig:

Navn:

Mail:

Telefonnummer:

Bilag 9 – Kommunespecifikt underskriftsark

Kommune

[Kommunens navn]

Adresse

[Kommunens adresse og postnummer]

Hoved tlf.:

[Telefonnummer]

Aftaleansvarlig i Kommunen.
[titel + navn]
[telefon]
[e-mail]

E-handelsansvarlig i kommunen
[navn]
[telefon]
[e-mail]

Kommunespecifikt bilag til rammekontrakt med KomUdbuds Udbudsfællesskab. Kontrakt er indgået efter afholdt offentligt EU-udbud i overensstemmelse med EU’s udbudsregler. Kontrakten beskriver kommunens forpligtelser og rettigheder i henhold til udbud annonceret i EU-tidende mærket Nr. [nummer] omfattende udbud af ortoser

[Kommunens navn] indgår rammekontrakt med [leverandør] vedr. levering af ortoser

Aftalen er gældende fra den 01.04.2016 til den 31.03.2018 med option på forlængelse i op til 2 x 12 mdr.

Kommunespecifikke kontraktvilkår:

Se kommunespecifikt bilag i udbudsmaterialets bilag 8.

Dato: [dato] Dato: [dato]

______________________________ _______________________________

[kommunenavn] [leverandørnavn]

Document Metadata

Table of Contents

EU-UDBUD Varer Offentligt udbud På levering af ortoser til KomUdbud HØRINGSMATERIALE

Document Metadata