Contract
De fem emner Rudersdal Kommune drøftede med tilbudsgiverne i forbindelse med udbuddet af det strategiske partnerskab med én leverandør på beskæftigelsesområdet
1. Samarbejdet mellem Rudersdal Kommune og den vindende Leverandør i kontraktperioden, herunder:
o Workshops
o Dialog mellem parterne
o Fremmøderegistrering
o Kommunikationsplatform (særligt ift. henvisninger)
2. Anvendelse af effektmåling både på borgerniveau og det samlede billede ift. tilbageløb, ledighedsperiode mv.
3. Incitament og balance i kontrakten, herunder:
o Prisstruktur/vederlag
o Betalingsstruktur
o KPI-mål
o Prisfastsættelse af konkrete forløb
o Fakturering
4. Håndtering af eventuelle underleverandører
5. Prisindikation fra Tilbudsgiver
Emne 1: Samarbejde
Som nævnt indledningsvist er et af succeskriterierne at samarbejdet omkring denne aftale lykkes. Det er derfor centralt, at der i rammeaftalen indbygges en partnerskabsmodel, som motiverer begge parter til at samarbejde – til fælles løsninger til fælles gavn.
Dernæst fordrer den indbyggede agilitet i rammeaftalen et behov for en fast struktur omkring planlægningen af kontraktevaluering og -udvikling samt gennemførelsen heraf.
Workshops
Rudersdal Kommune foreslår, at der afholdes én årlig workshop af 2 dages varighed. Formålet for disse workshops vil blandt andet være at evaluere samarbejdet og finde fokus-/udviklingspunkter til næstkommende kontraktår.
Forslag til dagsorden for samarbejdsevaluering og -udviklingsworkshop:
Dag 1, ”Hvor står vi?”:
1. Evaluering af det forgangne års indsatser herunder
A. Antallet af borgere, der er kommet i job/uddannelse?
B. Antallet af borgere, der er blevet ledige igen?
C. Billedet fordelt ift. borgere tæt på og langt fra arbejdsmarkedet, hvad er tendenserne?
D. Hvad har været særligt udfordrende, hvad er læringspunkterne?
E. Hvordan er tendenserne i forhold til længden på forløbene? Kommer borgere hurtigere i selvforsørgelse?
F. Hvilke tendenser kan der ses i de korrektioner, der er lavet i progressionsplanerne? Er der noget, som giver anledning til overvejelser om generelle justeringer i eksempelvis ”min plan”, progressionsplanerne mv.?
2. Gennemgang af gennemførte KPI målinger
A. Hvor går det særlig godt?
B. Hvor er der udfordringer?
C. Hvorfor og hvordan løser vi dem?
3. Gennemgang af dominerende tendenser i effektmålingerne (progressionsplanerne)
A. Præsentation af overordnede billede af det forgangne års effektmålinger
B. Hvilke konklusioner kan der udledes af de nuværende effektmålinger
4. Hvad er det samlede billede på samarbejdet og Leverandørens leverede forløb ift. Rudersdal Jobcenters forretningsmæssige mål og behov?
5. Gennemgang af forslag til udviklingsinitiativer fremsat af både Rudersdal Kommune og Leverandøren (opvarmning til dag 2)
Dag 2, ”Hvor skal vi hen?”:
1. Hvad skal fokusområderne være i samarbejdet det kommende år?
2. Prioritering og planlægning af fokusområderne for så vidt angår tids- og ressourceplan
3. Justering af effektmålingerne mv. for det kommende år
4. Fastlæggelse af mål for det kommende år
5. Fastlæggelse om der skal tilføjes elementer til KPI’erne for det kommende år
”Hvem skal tale med hvem og hvor ofte?”
Den løbende dialog og samarbejdet omkring rammeaftalen skal ske så smidigt og effektivt som muligt for begge parter. For at understøtte dette foreslår Rudersdal Kommune, at der indarbejdes
en model for, hvem der mødes hvornår og drøfter hvad. Tanken bag dette er, at parterne på hvert niveau i begge organisationer ved, hvem de skal drøfte hvad med og hvornår – herunder hvornår en udfordring skal løftes til næste niveau.
Hvordan er sagsbehandlers samarbejdsflade til Leverandøren?
o Er der faste kontaktpersoner?
o Hvor ofte mødes de (løbende møder, statusmøder, opfølgningsmøder)?
o Hvad skal der drøftes?
Hvordan er den administrative samarbejdsflade til Leverandøren?
o Er der faste kontaktpersoner?
o Hvor ofte mødes de (løbende møder, statusmøder, opfølgningsmøder)?
o Hvad skal der drøftes?
Hvordan er kontraktstyres samarbejdsflade til Leverandøren?
o Er der faste kontaktpersoner?
o Hvor ofte mødes de (løbende møder, statusmøder, opfølgningsmøder)?
o Hvad skal der drøftes?
Hvordan er kontraktejers strategiske samarbejdsflade til Leverandøren?
o Hvor ofte mødes de (løbende møder, statusmøder, opfølgningsmøder)?
o Hvad skal der drøftes?
Hvordan er RUR’s samarbejdsflade til Leverandøren?
o Er der faste kontaktpersoner?
o Hvor ofte mødes de (løbende møder, statusmøder, opfølgningsmøder)?
o Hvad skal der drøftes? Hvad er præmisserne for dialogen?
o Ærlighed og åbenhed eller til en vis grænse?
o Skal der være adgang til at kunne rykke rundt på samarbejdsrelationer. Eksempelvis udskiftning af Leverandørens samarbejdsflade til Rudersdal Kommune og vise versa?
Fremmøderegistrering:
Rudersdal Kommune ønsker Tilbudsgivers forslag/anbefaling til, hvordan fremmøderegistrering kan foregå for at sikre mindst mulig ressourceforbrug i forbindelse med opfølgning af borgers fravær.
Kommunikationsplatform (henvisningsskema):
Rudersdal Kommune ønsker Tilbudsgivers forslag/anbefaling til, hvordan henvisningsskemaer kan se ud og indeholde af information. Særligt, hvis Tilbudsgiver kan anbefale en digital platform, hvor disse informationer kan indskrives og sendes direkte til den vindende Leverandør.
Emne 2: Anvendelse af effektmåling
At udvikle og foretage effektmålinger er en væsentlig del af denne rammeaftales indhold og det vil således være en stor del af samarbejdet i hele kontraktperioden. Formålet med effektmålinger er at give begge parter et stærkt styringsgrundlag for at få ledige borgere i job og/eller uddannelse hurtigst muligt.
Emne 3: Incitament og balance i kontrakten
Rudersdal Kommune ønsker, at samarbejdet også skal afspejles i aftalens økonomi i form af velafbalanceret sammenhæng mellem prisstruktur/vederlag, betalingsstruktur, KPI-mål, prisfastsættelse af konkrete forløb og fakturering – og vel at mærke velafbalanceret set fra begge parters side.
I bestræbelserne på at skabe denne velafbalancerethed for begge parter ønsker Rudersdal Kommune at drøfte sammenhængen mellem disse økonomiske værktøjer – med henblik på at få dem balanceret, så de understøtter aftalens mål. Nedenfor er Rudersdal Kommunes umiddelbare betragtninger i forhold til hvert af de økonomiske værktøjer.
Prisstruktur/vederlag:
Vederlaget ses som rammeaftalens samlede økonomi i den fulde længde for begge parter. Vederlaget afspejler de omkostninger og den fortjeneste, som Tilbudsgiver forventer at have i kontrakt-perioden – omend det for begge parter i en vis udstrækning vil være uklart, hvad rammeaftalens økonomi nøjagtigt bliver ved udgangen af den samlede kontraktperiode grundet kontraktens agilitet.
Grundet kontraktens indhold og mål med et tæt samarbejde, effektmålinger, udvikling af forløb mv., er der behov for at drøfte prisstrukturen i rammeaftalen. Således at prisstrukturen understøtter en balance for Tilbudsgivers incitament til at få borgere tilbage/ud på arbejdsmarkedet eller i uddannelse hurtigst muligt og samtidig give Tilbudsgiver en hensigtsmæssig økonomi.
Nedenfor er oplistet ydelser som eksempel på, hvad der kan være omfattet af prisstrukturen. Ydelserne er både opdelt efter borgere, der er langt fra eller tættere på arbejdsmarkedet, men også i forhold til, om borgerne er i intensive forløb (forstået som kortere forløb, hvor ugerne er pakket med flere aktiviteter for borgere, med henblik på, at forløbene ikke strækker sig over samme tidshorisont, som nuværende forløb) eller i forløb, som ses i dag.
o Job- og uddannelsesformidling for borgere, der er tæt på arbejdsmarkedet (som nuværende kendte forløb)
o Job- og uddannelsesformidling for borgere, der er tæt på arbejdsmarkedet (ved intensiverede forløb)
o Job- og uddannelsesformidling for borgere, der er langt fra arbejdsmarkedet (som nuværende kendte forløb)
o Job- og uddannelsesformidling for borgere, der er langt fra arbejdsmarkedet (ved intensiverede forløb)
o Job- og uddannelsesafklarende forløb for borgere, der er langt fra arbejdsmarkedet (som nuværende kendte forløb)
o Job- og uddannelsesafklarende forløb for borgere, der er langt fra arbejdsmarkedet (ved intensiverede forløb)
o Dokumentation af arbejds- og funktionsevne for borgere, der er langt fra arbejdsmarkedet
o Mentor for alle målgrupper (som nuværende kendte forløb)
o Mentor for alle målgrupper (ved intensiverede forløb)
o Mestringsforløb for borgere med sygdom for alle målgrupper (som nuværende kendte forløb)
o Mestringsforløb for borgere med sygdom for alle målgrupper (ved intensiverede forløb)
Prisstrukturen/vederlaget for de enkelte ydelser kan enten være timepriser, ugepriser el.lign. eller eksempelvis bestå af betaling for sammensatte pakkeløsninger.
Betalingsstruktur:
Betalingsstrukturen fastlægger den takt, hvormed Tilbudsgiver kan modtage betaling for leverede ydelser.
Hvordan får Leverandøren sin betaling for leverede ydelse?
o Skal det være i rater (eksempelvis 30% betales når borgeren opstarter et forløb og de sidste 70% betales når borgeren har afsluttet forløbet)?
o Skal det være resultatafhængigt (ex no cure no pay), evt. bestemt af milepælene i den enkelte borgers progressionsplan?
o Skal der være indbygget en bonusmodel?
o Eller skal det være som i dag (Tilbudsgiver får løbende betaling undervejs i forløbet)?
Rudersdal Kommune ønsker at indgå en rammeaftale, hvor der er incitamenter hos begge parter til at udvikle borgerne så de hurtigst muligt bliver selvforsørgende og kommer tilbage/ud på arbejdsmarkedet.
KPI-mål:
Aftalens primære mål er at hjælpe ledige borgere tilbage/ud på arbejdsmarkedet og blive selvfor- sørgende. Rudersdal Kommune ønsker derfor at anvende statistik over borgernes progression. For at tage udgangspunkt i Rudersdal Kommunes forslag til progressionsplaner, jf. emne 2, foreslås det, at den vindende Leverandør fremsender statistisk over:
o Hvor mange forløb overholder den indbyggede tidsplan?
o Hvor mange borgere er kommet hurtigere i job/uddannelse ift. målet i progressionsplanen?
o Hvor mange progressionsplaner bliver ikke gennemført som aftalt/forventet?
o Hvor mange borgere falder tilbage i ledighedsydelser? (år 2 sammenholdt med år 1 i aftaleperioden)
Et andet mål med aftalen er at få oparbejdet et partnerskab mellem den vindende Leverandør og Rudersdal Kommune. Det er derfor yderst vigtigt, at alle berørte parter er tilfredse med samarbejdet og aftalen generelt.
Rudersdal Kommune ønsker at anvende tilfredshedsundersøgelser blandt medarbejdere i Rudersdal Kommune, borgere og den vindende Leverandørs medarbejdere.
Tilfredshedsundersøgelserne skal fokusere på, hvor godt samarbejdet og aftalen fungerer og understøtter borgernes udvikling, jf. bilag 6, Tilfredshedsundersøgelser.
Prisfastsættelse af konkrete forløb:
Hvordan skal prisen for konkrete forløb fastlægges?
Fakturering:
Dette punkt skal drøftes for dels at sikre, at Rudersdal Kommune kun betaler for de leverede ydelser, samt sikre mindst mulig ressourceforbrug i forbindelse med fakturabehandling.
Rudersdal Kommune ønsker at drøfte mulighederne for opbygningen af fakturaerne.
o Skal der sendes én faktura pr. xxxxxx?
o Skal der sendes én samlet faktura for alle borgere pr. måned?
o Skal der sendes én faktura pr. tilbuds-/forløbstype pr. målgruppe?
o Hvilket informationsniveau skal fakturaene indeholde?
o Hvordan kan dokumentationen for levering af ydelsen se ud?
Emne 4: Håndtering af eventuelle underleverandører
Da denne rammeaftale kun vil blive tildelt én Leverandør, kan der være behov for, at dele af ydelsen skal varetages af underleverandører. Rudersdal Kommune ønsker derfor at drøfte håndteringen af underleverandører med Tilbudsgiverne. Det er yderst vigtigt at samarbejdet, tilbud/forløb mv. der håndteres af en underleverandør fungerer på samme vis, som hvis det havde været den vindende Leverandør der havde leveret ydelsen. Rudersdal Kommune skal således ikke kunne mærke, at det er en underleverandør, som varetager opgaver.
Emne 5: Prisindikation fra Tilbudsgiveren
Rudersdal er en prisbevidst kommune og har som alle andre et budget, som udgifterne skal holdes inden for. For at kunne vurdere, hvorvidt markedsprisen for det udbudte kan holde sig inden for budgetrammen, er der brug for en prisindikation fra Tilbudsgiver.