BILAG

Bilag

Risikostyring

BILAG

1 RISIKOBEGREBER OG DEFINITIONER

2 AFTALEGRUNDLAGET: AB18/ABR18 OG YBL18 SET MED RISIKOPERSPEKTIV

3 RISICI IFT. TIDSPUNKT FOR AFTALEINDGÅELSE

4 FOREBYGGELSE AF RISICI VED FORSKELLIGE AFTALEFORMER

BILAG 1

RISIKOBEGREBER OG DEFINITIONER

Definitioner baseret på ISO Guide 73-2009, “Risk Management Vocabulary”

BEGREB	Definition/Forklaring
RISIKO	Virkning af usikkerhed på målsætninger. ‘Virkning’ kan forstås som en afvigelse fra for- ventningen – såvel positiv som negativ.
USIKKERHED	Tilstand af ufuldkommen information med hensyn til forståelse eller viden om en hæn- delse, dens konsekvens eller sandsynlighed
RISIKOSTYRING	Koordinerede aktiviteter, der styrer og kontrollerer en organisation ift. risiko
RISIKOLEDER ELLER RISK MANAGER	Person, der er ansvarlig for, at proces for risikostyring implementeres (benævnes både risikoleder og risk manager)
RISIKO- KOORDINATOR	Person, der koordinerer risikostyring på tværs af delprojekter, der hver har en risikoleder/ risk manager
RISIKOPOLITIK	Beskriver de overordnede intentioner og retningen for en organisation (eller projekt) ift. risikostyring
RISIKOPLAN	Plan, der specificerer tilgang, ledelsesmæssige værktøjer og ressourcer, som anvendes til at foretage risikostyring
RISIKOTAL	Risikotal = sandsynlighed x konsekvens
KONSEKVENS	Den effekt eller virkning på projektets succeskriterier, som en risikohændelse har, når den indtræffer.
SANDSYNLIGHED	Chance for, at noget sker
RISIKOANALYSE	Proces, der har til hensigt at forstå og vurdere risici
RISIKOMATRIX	Værktøj til at rangere risici ved at definere intervaller for sandsynlighed og konsekvens, hvorved forskellige niveauer for risikotallet struktureres i en ‘trafiklyskategorisering’ som f.eks.: rød=meget alvorlig, gul=alvorlig og grøn=under observation
RISIKOHÅNDTERING / RISIKO-REDU- CERENDE TILTAG	Tiltag/handling, der har til hensigt at reducere risiko f.eks. ved at fjerne årsager (nedbringe sandsynlighed), nedbringe konsekvens eller helt fjerne risiko f.eks. ved at anvende alter- nativ løsning eller undgå at igangsætte opgave
RESIDUAL RISIKO	Risiko, der er tilbage efter risikohåndtering (betegnes også ‘bruttorisiko’)
RISIKOLOG ELLER RISIKOREGISTER	Register over identificerede risici. Kaldes også risikoregister
RISIKOEJER	En person, der er ansvarlig for og har autoritet til at håndtere en risiko
RISIKORESERVE	Økonomi, der budgetmæssigt er afsat til at iværksætte tiltag til reduktion af risici samt dække risikohændelser, såfremt de indtræffer. Mandat til at disponere en delmængde af risikoreserven vil ofte være opdelt på flere forskellige ledelseslag.

3

BILAG 2

AFTALEGRUNDLAGET: AB18/ABR18 OG YBL18 SET MED RISIKOPERSPEKTIV

Fra en risikostyrings-vinkel omfatter Ydelsesbeskrivel- serne for byggeri og landskab (YBL18) og Almindelige betingelser (AB18/ABR18) tiltag og forpligtigelser til bygherre, rådgiver og entreprenør.

AB18/ABR18

• Krav til risikostyring skal tilpasses, alt efter om pro- jektet udføres efter AB18 og ABR18, eller projektet udføres AB18- og ABR18-forenklet.

• Projektgennemgang er blevet obligatorisk for alle parter på en byggesag, og hvis man ikke deltager og derved undlader at hjælpe med til at afdække uhensigtsmæssigheder, uklarheder eller utilstræk- keligheder i projektet, så kan man ifalde erstat- ningsansvar.

• Ved hver fase foretages granskning og tværfaglig granskning.

YBL18 IDÉOPLÆG:

• Idéoplægget skal indeholde en indledende risiko- analyse med fokus på kvalitet, myndighedsforhold, tid, økonomi mv. Rådgiveren skal indhente oplys- ninger hertil hos bygherre, relevante myndigheder mv.

YBL18 BYGGEPROGRAM:

• Byggeprogrammet skal omfatte en risikoanalyse med fokus på kvalitet, myndighedsforhold, tid, økonomi mv. og skal tage stilling til behovet for og omfanget af risikostyring under projektering og udførelse.

• Som en del af risikoanalysen foretager rådgiveren en kritisk gennemgang af det samlede budget og dets forudsætninger og gennemgår dette med bygherren. Rådgiveren og bygherren skal i den forbindelse sikre, at det samlede budget, herunder den økonomiske ramme, er tilstrækkeligt beskre- vet som grundlag for den videre projektering, og at den økonomiske ramme er realistisk fastlagt i forhold til det byggeri, de projekterende rådgivere skal varetage.

• Dokumentation af bygherrens krav og ønsker til byggeriet, og forudsætninger herfor, omfatter således et byggeprogram med bilag, herunder: risikoanalyse.

YBL18 PROJEKTERINGSLEDELSE:

• Inden udarbejdelse af forslag og projekt gennem- går projekteringslederen det opdaterede budget for den økonomiske ramme og den opdaterede risiko- analyse med bygherren med henblik på at sikre gensidig forståelse af projektets økonomi og risici.

• Såfremt det opdaterede budget og risikoanalysen godkendes af bygherren, igangsættes projekterin- gen.

• Såfremt det opdaterede budget og risikoanalysen ikke godkendes af bygherren, skal projekterings- lederen afvente bygherrens instruks inden igang- sætning af yderligere arbejde.

• I hver forslags- og projektfase skal projekteringsle- deren, med bistand fra de projekterende, udarbej- de en risikoanalyse med fokus på kvalitet, myndig- hedsforhold, tid, økonomi mv.

YBL18 DISPOSITIONSFORSLAG SAMT EFTERFØLGENDE FASER:

• Sammenfattende omfatter projekteringslederens ydelser i hver af forslags- og projekteringsfaserne: risikoanalyse og opfølgning på denne.

4

BILAG 3

RISICI IFT. TIDSPUNKT FOR AFTALEINDGÅELSE

Valget af entrepriseform og endelig aftaleindgåelse kan ske på flere forskellige tidspunkter. Timingen af, hvor- når kontrakten indgås, er kritisk for samarbejdet og projektets succes.

TOTALENTREPRISE

Tidlig aftaleindgåelse: byggeprogram- og dispositions- forslagsfaserne

Ved tidligt udbud låses pris og tid på et tidspunkt, hvor der i sagens natur mangler detaljeret viden om projek- tets løsninger og udvikling. Dermed er prisestimering forbundet med stor usikkerhed, og da totalentreprenø- ren bærer stort set al risiko, gør han klogt i at tillægge sit tilbud en tilsvarende risikopræmie.

Totalentreprisen er derfor sjældent den billigste en- trepriseform, da bygherre betaler for at overdrage ri- siko og opnå tidlig sikkerhed for tid og pris. Omvendt har totalentreprenøren bedre mulighed for at påvirke risikobilledet tidligt og undervejs i projektet. Der kan indarbejdes forskellige incitamenter i kontrakten ift. at dele risikopræmien.

For at optimere sin indtjening vil entreprenøren levere projektet med lavest mulige omkostninger. For at kun- ne fastholde kvaliteten er det derfor vigtigt, at bygherre har klarlagt sine succeskriterier, og at byggeprogram- met i videst muligt omfang afspejler disse med entydig angivelse af omfang og udfaldskrav samt objektive re- ferencer for kvalitet (for de væsentligste ‘cost-drivers’). Ellers vil bygherre få løsninger fra ‘laveste hylde’. Der vil således være risiko for kvalitet.

Byggeprogrammet skal også være ‘robust’ ift. fremti- dige ændringer i behov og ydre omstændigheder. Ved tidligt udbud fraskriver bygherre sig muligheden for ‘klassisk’ priskonkurrence på mængder og enhedspri- ser, og vil derfor være meget sårbar ved ændringer – som tilmed er meget sandsynlige i et langt udviklings- forløb. Det bemærkes, at brugerprocessen typisk ikke er tilendebragt ved tidligt udbud, hvilket ofte kan være kilde til ændringer.

Denne risiko kan imødekommes ved, at der aftales et honorar for et ‘udviklingsforløb’, og bygherre kontrak- tuelt har mulighed for at byde ud til tredjepart efter endt faseforløb (såfremt der ikke kan opnås enighed).

Ved tidlig aftaleindgåelse vil myndighedsprocessen li- geledes være forbundet med stor usikkerhed.

Det gælder generelt for udbud i totalentreprise, at byg- herre afskriver sig fra at have direkte kontakt med ar- kitekt og ingeniørrådgivere, eftersom entreprenøren er den direkte kontraktpart. Ofte vil rådgiverne dog del- tage i møder med bygherren.

Sen aftaleindgåelse: projektforslag- og forprojektfa- serne

Ved ‘sen’ indgåelse af totalentreprenøraftale er der større sikkerhed for succeskriterierne, hvilket er sup- pleret med et højt niveau af kvalificeret teknisk viden. Dermed reduceres usikkerheden omkring projektets omfang/indhold, hvilket er grundlaget for prisestimatet i aftalen.

Men der er også risici forbundet med ‘sen’ aftaleindgå- else i totalentreprise.

Der er risiko for omprojektering, hvis det viser sig, at tilbud ikke rammer budget.

Der er fortsat usikkerhed ift. myndighedsbehandling, men venter man med aftaleindgåelse til forprojektfa- sen, reduceres risikoen, idet projektet vil have modta- get feedback om de myndighedsmæssige krav i forbin- delse med ansøgningsprocessen.

Ved sen aftaleindgåelse vil totalentreprenøren have mindre ‘ejerskab’ til projektet end ved tidligt udbud. Der vil være risiko for, at løsninger ikke er bygbare, el- ler der opstår uenighed om ansvar og forudsætninger ift. de løsninger, som var delvist projekteret ved aftale- indgåelse. Dette kan give anledning til ekstrakrav.

En måde at reducere risikoen på er, at tekniske løsnin- ger, som kan have betydning for areal, eller som er for- bundet med stor kompleksitet/usikkerhed, detaljeres til et højere niveau ‘stikprøvevis’ inden udbud. Dermed kan mange ekstraregninger undgås.

Derudover vil totalentreprenørens mulighed for opti- mering reduceres.

HOVEDENTREPRISE

Tidlig aftaleindgåelse: projektforslag- og forprojektfa- serne

Traditionelt vil aftaleindgåelse i hovedentreprise først ske på baggrund af et udbudsprojekt. Men såfremt der er tale om et byggeri med lav kompleksitet, hvor bygherres krav stort set forventes kendt på forhånd, kan der være tilfælde, hvor det vil være relevant for en privat bygherre at lukke en aftale allerede i projektfor- slagsfasen.

Der kan dog stadig være risici forbundet med de dele af projektet, som ikke er detaljeret i ‘søm og skruer’, og der vil være risiko for omprojektering og forsinkelse, hvis tilbud går over budget. Endvidere vil alle ændrin- ger blive kapitaliseret (det anbefales, at brugerproces afsluttes inden udbud). Der er også fortsat usikkerhed forbundet med myndighedsprocessen.

Den tidlige inddragelse af hovedentreprenøren kan til gengæld give mulighed for tidsmæssig optimering af udførelsesprocessen, og det vil i begrænset omfang være muligt at drage nytte af entreprenørens viden om f.eks. bygbarhed.

En offentlig bygherre vil være underlagt tilbudsloven eller udbudsloven, hvorfor der skal være et konkurren- cegrundlag at vælge ud fra. Kvaliteten af grundlaget for udbuddet er derfor kritisk risiko hos den offentlige bygherre. Denne præmis gør, at man gør klogest i at vente – selv når krav til slutproduktet forventes givet på forhånd.

Aftaleindgåelse i udbudsprojektfasen

Opgaven er entydig med en meget høj detaljerings- grad, som danner det bedste grundlag for priskonkur- rence. Dog kan hovedentreprisens ideer til bygbarhed eller optimering komme en postgang for sent, og der er risiko for tid og omprojektering, såfremt tilbuddet ikke rammer budgettet.

FAGENTREPRISE

Særlige tilfælde: aftaleindgåelse i byggeprogram-, dispositions- og projektforslagsfaserne

Normalt vil fagentrepriser ligesom hovedentrepriser først blive udbudt på basis af hovedprojektet. Men der kan i særlige tilfælde være leverandører på markedet, som har et unikt produkt/ydelse, som kræves af pro- jektet. Betinget af leverandørens fyldte ordrebog og projektets tidsplan kan det være nødvendigt, at aftalen indgås på et meget tidligt tidspunkt.

Udfordringen er, at projektet efterfølgende skal tilpasse sig det produkt- og leverandørvalg, der er lavet en af- tale på.

Typiske aftaleparter vil være leverandører af facadeele- menter eller specielt produktionsudstyr.

Tidlig aftaleindgåelse: myndighedsprojekt

Udgangspunktet er, at der er stor sikkerhed for succes- kriterierne, og grundlaget for den principielle løsning er på plads. Aftalen vil typisk omhandle funktionsud- bud til en betonelemententreprise.

Ved tidligt udbud i fagentreprise kan løsninger, der har stor betydning for areal (f.eks. ventilationssystemer), og løsninger med mange grænseflader til andre (fag-) entreprenører give anledning til mange ekstraregnin- ger og forsinkelser, hvis ikke de projektmæssige for- udsætninger er tilstrækkeligt kvalificeret, og grænse- fladerne er nøje afklaret/beskrevet. Endvidere kan der være risiko forbundet med overdragelsen mellem råd- giver og fagentreprenør i funktionsudbud, hvis ikke det projektmæssige ansvar er skarpt defineret. Der bør ta- ges højde for dette i aftalegrundlaget. Se vejledningen “Entreprenørprojektering”.

Bygherre vil desuden være sårbar over for ændringer, som vil udløse ekstrakrav.

6

Aftaleindgåelse i hovedprojekt og udførelsesfasen

For fagentrepriser er udbud på basis af hovedprojekt det mest almindelige. Det er også almindeligt at indgå aftaler inden færdigt hovedprojekt som funktionsud- bud af f.eks. ventilation eller el-entreprise.

For at vinde tid kan projekter også udbydes forskudt i takt med at projektmaterialet gøres færdigt – f.eks. udbydes byggegrube, jord og beton-entreprisen før øvrige arbejder. Forskudt udbud er risikofyldt, fordi bygherre ikke har det totale overblik over økonomien, inden udførelsen igangsættes. Hvis priser for de efter- følgende entrepriser ligger over budget, vil det have store konsekvenser at stoppe projektet, da byggeplad- sen ‘er i gang’. Det vil være langt mere kompliceret at gennemføre besparelser, hvis byggegrube og betonar- bejde allerede er i gang. Bygherres forhandlingsposi- tion vil også være svækket, idet alle kan se, at han er nødt til at fortsætte.

Ved udbud i fagentrepriser påtager bygherre og den- nes rådgivere sig hele risikoen for projektmæssig og udførelsesmæssig koordinering af grænseflader mel- lem entreprenører. Bygherre skal desuden reservere et større beløb til udbuds- og kontraheringsfasen, da den vil være omfattende ift. de mange kontrakter, som skal indgås.

7

BILAG 4:

FOREBYGGELSE AF RISICI VED FORSKELLIGE AFTALEFORMER

Forud for kontraktunderskrivelse er det vigtigt med et overblik over og forståelse for de grundlæggende juri- diske vilkår, der skal gælde i forbindelse med opgavens udførelse.

• Et anerkendt paradigme for aftalegrundlaget. Fx ABR18 eller AB18

• Forsikring og ansvarsbegrænsning

• Præcis ydelsesbeskrivelse

• Beløbsmæssig ansvarsbegrænsning

• Ikke solidarisk hæftelse

• Ikke ansvar for driftstab, avancetab eller indirekte tab

• Garantier

• Forsikringsdækning af det aftalte ansvar

• Rimelige betalingsregler inkl. forudbetaling.

Der er forskellige typer af principielle risici forbundet med leverandørens organisering og aftaleformer, som parterne skal have fokus på. Nedenfor er oplistet de centrale kontraktuelle forhold, der skal være afklaret forud for kontraktunderskrivelse.

Det skal samtidig bemærkes, at en afklaring af de be- skrevne forhold ikke eliminerer behovet for en grundig gennemlæsning af det samlede kontraktmateriale,

idet det er det samlede kontraktmateriale, som danner rammerne for opgavens udførelse.

KUNDE

LEVERANDØR

Leverandør hæfter over for kunden

BASIS

Leverandør hæfter over for kunden – også for sin underleverandør, som hæfter over for leverandøren

Leverandør hæfter over for kunden – også for sin underleverandør, som hæfter over for leverandøren

LEVERANDØR

Leverandør og samar- bejdspartner hæfter solidarisk for at opfylde aftalen og ved evt. erstatningsansvar

8

SOM UNDERLEVERANDØR

KUNDE

LEVERANDØR

UNDER- LEVERANDØR

SOM UNDERLEVERANDØR

KUNDE

LEVERANDØR

UNDER- LEVERANDØR

JOINT VENTURE

KUNDE

Tabel 1: Opmærksomhedspunkter ved leverandørens direkte aftaleindgåelse.

• Som ved ovenstående leverandøraftale

• Hovedleverandøraftale, inkl. bilag skal være fuldt tilgængelig.

• Hovedleverandøraftale må ikke stride mod ovenstående lev- erandøraftale.

• Hovedleverandør vil i nogle tilfælde kræve ‘back to back’, dvs. at aftalevilkårene mellem denne og klienten også skal gælde under- leverandøraftalen.

Tabel 2: Opmærksomhedspunkter ved at indgå kontrakt som underleverandør.

• Underleverandør har samme aftalevilkår og ansvar som hovedlev- erandøren selv (også kaldet ‘back to back’).

• Underleverandør er forsikringsdækket for sit ansvar.

• Bestemmelser vedrørende arbejdsvilkår skal gælde for underlev- erandør.

Tabel 3: Opmærksomhedspunkter ved at indgå kontrakt med underleverandør.

• Vær påpasselig pga. af det solidariske ansvar.

• Hent altid hjælp hos jurister.

SAMARBEJDS- PARTNER

Tabel 4: Faldgruber ved joint venture-aftale.