Rammeaftale om forskningsbaseret myndighedsbetjening
Rammeaftale om forskningsbaseret myndighedsbetjening
Rammeaftale indgået mellem
Miljøministeriet, Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri
og
Danmarks Tekniske Universitet
om forskningsbaseret myndighedsbetjening af Miljøministeriet og Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri
med underliggende styrelser
2021-2024
Indhold
2. Ydelsesaftalernes opbygning og anvendelse 5
3.1 Økonomiske rammer for aftalen 6
3.2. Finansiering af forskning, forskningsbaseret rådgivning og indirekte omkostninger 6
3.3 Bevillingsmæssige binder på aftalen 8
3.5 Opfølgning og rapportering 8
3.6 Samarbejde med andre forskningsmiljøer og øvrige aktører 9
4.4 DTU’s interessentinddragelse og informationsforpligtelse 13
4.5 MIM og FVM’s interessentinddragelse og informationsforpligtelse 14
5. Kvalitetssikring og rammer for inddragelse af faglige bidrag fra eksterne parter 15
5.2 Åbenhed om konkrete opgaver og rammer for inddragelse af faglige bidrag fra eksterne parter 15
6. Særlige forhold for denne aftale 17
7. Bestemmelser om regulering af samarbejdet 18
7.1 Aftaleperiode, rulning og opsigelse af aftalen 18
7.3 Forskningsfrihed, offentliggørelse, faglig formidling og aktindsigt 18
7.4 Databehandling, personhenførbare oplysninger 19
7.5 Digital understøttelse af bestillinger og leverancer 19
7.6 Skriftlighed i universitetets rådgivning 20
7.7 Rettigheder efter ophavsretsloven 20
7.8 Dialog om leverancer og løsning ved tvister og misligholdelse 22
7.9 Mandat ved deltagelse i internationale råd, udvalg, arbejdsgrupper mv 22
Bilag 1. Den gode bestilling og leverance 26
Bilag 2. Rettigheder ved udvikling af ny software/databaser herunder kildekoder og dokumentation 30
Bilag 3. Skabelon for mandat ved deltagelse i internationale råd, udvalg, arbejdsgrupper mv 32
Bilag 4. Videndeling om forskningsemner 33
Ydelsesaftale Kemi og fødevarer Vedlagt
Ydelsesaftale Miljø- og livscyklusvurderinger på affaldsområder Vedlagt
Ydelsesaftale for Fiskeri og akvakultur Vedlagt
1. Indledning
Rammeaftalen er indgået mellem Miljøministeriet (MIM) og Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri (FVM) og Danmarks Tekniske Universitet (DTU) for perioden 2021-2024. Rammeaftalen underskrives af departementschefen for henholdsvis MIM og FVM, samt rektor for DTU. Rammeaftalen vedrører forsknings- og udviklingsopgaver som grundlag for forskningsbaseret myndighedsbetjening.
Rammeaftalens formål er at sikre tilvejebringelsen af forskningsbaseret myndighedsbetjening1 til MIM og FVM fra DTU. Rammeaftalen etablerer rammerne for et samarbejde mellem parterne for at sikre, at DTU gennemfører forskning, som kan understøtte ministeriernes forvaltningsmæssige opgaver, samt sikre at DTU har den viden og de kompetencer, der kræves for at levere forskningsmæssig understøttelse inden for de fagområder, der er omfattet af rammeaftalen.
Rammeaftalen beskriver de overordnede rammer og vilkår for samarbejdet mellem MIM, FVM og DTU og vedlægges ydelsesaftaler med tilhørende arbejdsprogrammer, som beskriver DTU’s forskningsbaserede myndighedsbetjening af MIM og FVM. Rammeaftalen med tilhørende ydelsesaftaler (herefter aftalen) er 4- årig med forbehold for vedtagelse af de enkelte års finanslove og rulles årligt for en ny 4-årig periode.
Aftalen omfatter aktuelt 3 ydelsesaftaler, som beskriver den forskningsbaserede myndighedsbetjening inden for følgende faglige områder:
• Kemi og fødevarer
• Fiskeri og akvakultur
• Miljø- og livscyklusvurderinger på affaldsområdet
Den forskningsbaserede myndighedsbetjening i henhold til ovenstående ydelsesaftaler varetages af DTU Fødevareinstituttet, DTU Aqua og DTU Miljø.
Ved rulning af aftalen kan der indgås nye ydelsesaftaler med mulighed for at inddrage andre institutter på DTU. Ligeledes kan ydelsesaftaler opsiges, jf. afsnit 3.7 samt retningslinjer for konkurrenceudsættelse i Notat om aftaler mellem universiteter og ministerier for forskningsbaseret myndighedsbetjening med tilknyttet bilag2. Indgåelse af nye ydelsesaftaler eller opsigelse af nuværende ydelsesaftaler påvirker som udgangspunkt ikke rammeaftalens generelle vilkår, jf. afsnit 7.1.
1.1 Strategiske sigtelinjer
DTU udfører forskning af høj kvalitet inden for ydelsesaftalernes faglige områder med henblik på, at myndighedsbetjeningen er forskningsbaseret og sker på basis af den nyeste viden.
Den forskningsbaserede myndighedsbetjening skal være fremsynet og effektiv i forhold til at løse centrale samfunds- og erhvervsmæssige udfordringer indenfor MIM og FVM’s ressortområder. Den forskning, som DTU udfører i henhold til nærværende aftale, skal understøtte bæredygtig sektorudvikling, herunder videns- og teknologioverførslen til erhverv og andre interessenter.
Parternes strategiske sigtelinjer for aftalen er beskrevet i ydelsesaftalernes afsnit 1.2 med udgangspunkt i ministeriernes strategiske målbilleder og relevante dele af DTU’s forskningsstrategi. Hertil kommer relevante
1 Forskningsbaseret myndighedsbetjening er defineret i bemærkningerne til universitetslovens § 2, stk. 4, og dækker de i lov nr. 326 af 5/5 2014 § 2 anførte opgavetyper, som med universitetsreformen blev overført fra de tidligere sektorforskningsinstitutter til universiteterne.
2 Se xxxx://xxx.xx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxx-xx-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx- myndighedsbetjening/retningslinjer/retningslinier-for-forskningsbaseret-myndighedsbetjening, hvor den til enhver tid gældende version vil være at finde
hovedprioriteter i FORSK 2025-kataloget. Ydelsesaftalerne med tilhørende arbejdsprogrammer udmønter de strategiske sigtelinjer gennem konkrete forskningsindsatser og større strategiske opgaver. DTU vil i videst muligt omfang søge gearing af MIM og FVM’s bevilling gennem relevante forskningsprojekter, som ligger inden for aftalens strategiske sigtelinjer og økonomiske ramme.
DTU udnytter synergimulighederne mellem den forskningsbaserede myndighedsbetjening og DTU’s øvrige formål, herunder uddannelse og innovation. DTU forpligter sig til at sikre robuste forskningsmiljøer inden for aftalens økonomiske og faglige rammer, som kan levere kvalificeret rådgivning til MIM og FVM.
2. Ydelsesaftalernes opbygning og anvendelse
Ydelsesaftalerne beskriver den faglige ramme for den forskningsbaserede myndighedsbetjening, som DTU udfører i henhold til denne aftale. Hver ydelsesaftale omfatter en række indsatsområder, inden for hvilke parterne opbygger og udvikler et strategisk samarbejde. Tabel 1 er en oversigt over de aktuelle ydelsesaftaler og indsatsområder under denne rammeaftale.
Tabel 1. Oversigt over ydelsesaftaler og indsatsområder under rammeaftalen med DTU
Ydelsesaftaler | Indsatsområder |
Kemi og fødevarer | Kemisk fødevaresikkerhed |
Kemisk produktsikkerhed og GMO | |
Mikrobiologisk fødevaresikkerhed | |
Ernæring | |
Fiskeri og akvakultur | Erhvervsfiskeri |
Akvakultur | |
Rekreativt fiskeri/lyst- og fritidsfiskeri | |
Klimatilpasning og miljøeffekter | |
Miljø- og livscyklusvurderinger på affaldsområdet | Miljø- og livscyklusvurderinger indenfor affaldsområdet |
Drikkevand, spildevand og klimatilpasning |
Ydelsesaftalerne beskriver de ydelser, som DTU forventes at levere inden for hvert indsatsområde. Som bilag til den enkelte ydelsesaftale udarbejdes et arbejdsprogram, hvor de konkrete opgaver beskrives, som planlægges udført i det/de kommende år.
Den forskningsbaserede myndighedsbetjening omfatter fire ydelseskategorier:
• Forskningsbaseret rådgivning
• Forskningsbaserede beredskabsaktiviteter, herunder referencelaboratorievirksomhed
• Forskningsbaseret overvågning og monitorering, herunder specifik overvågnings- og datavirksomhed
• Forskning og generel kompetenceopbygning
Forskningsbaseret rådgivning
Planlagte og faste løbende opgaver samt ad hoc bestillinger i det enkelte år, fx akutte bestillinger til lovforberedende arbejde, udredninger og evalueringer mv.
Forskningsbaserede beredskabsaktiviteter, herunder referencelaboratorievirksomhed
Opretholdelse af fagligt og teknisk beredskab til hurtig og effektiv løsning af akutte og aktuelle situationer.
Forskningsbaseret overvågning og monitorering, herunder specifik datavirksomhed
Gennemførelse af forskningsbaseret overvågning og monitorering (eventuelt organiseret i fagdatacentre), herunder specifikke monitoreringsopgaver, nationale og internationale datarapporteringsopgaver samt drifts-, vedligeholdelses- og dataudviklingsopgaver.
Forskning og generel kompetenceopbygning
Forskning og kompetenceopbygning inden for MFVM’s indsatsområder for den forskningsbaserede myndighedsbetjening, herunder tiltrækning af ekstern finansiering på strategisk vigtige områder til gearing af MIM og FVM’s bevillinger.
3. Økonomi
3.1 Økonomiske rammer for aftalen
Henvisninger til finansloven i dette afsnit vil blive opdateret ved godkendelse af tillægsbevillingsloven 2021. Aftalen udmønter den del af det forhenværende Miljø- og Fødevareministeriums (MFVM) aktuelle bevilling til forskningsbaseret myndighedsbetjening, som fremgår af finanslovens § 24.34.10 (Forskningsbaseret myndighedsbetjening fra Danmarks Tekniske Universitet) for så vidt angår opgaver vedr. fødevarer og kemi (§ 24.34.10.20), opgaver vedr. miljø og livscyklusvurderinger på affaldsområdet (§ 24.34.10.40) og opgaver vedrørende fiskeriforhold og akvakultur (§ 24.64.10.10).
Tabel 2 viser, hvordan bevillingen er fordelt mellem ydelsesaftalerne med forbehold for, at bevillingen tilvejebringes på den årlige finanslov. For ydelsesaftalen Fiskeri og akvakultur forudsætter opgavevaretagelsen/budgetoverslaget for 2023 og 2024, at der tilvejebringes en økonomisk bæredygtig skibsløsning til erstatning for ”Xxxx XX”, som tages ud af drift ultimo 2022. Det forventes dog, der findes en midlertidig løsning for gennemførelse af moniteringsforpligtelserne for 2023 og 2024.
Tabel 2. Den økonomiske ramme i årene 2021-2024 i mio. kr.*
Ydelsesaftale | 2021 | 2022 | 2023 | 2024 |
Kemi og fødevarer | 138,1 | 136,2 | 133,4 | 130,6 |
Fiskeri og akvakultur | 77,3 | 70,2 | 70,2 | 70,2 |
Miljø- og livscyklusvurderinger på affaldsområdet | 1,5 | 1,5 | 1,5 | 1,5 |
I alt | 216,9 | 207,9 | 205,1 | 202,3 |
*Kilde FFL 2021 | ||||
3.2. Finansiering af forskning, forskningsbaseret rådgivning og indirekte omkostninger
Myndighedsbetjeningen er kendetegnet ved et højt grundlæggende forskningsomfang. Aftalens bevilling budgetteres derfor anvendt til forskning og generel kompetenceopbygning inden for rammeaftalens aftalte indsatsområder inkl. indirekte omkostninger knyttet hertil, som vist i Tabel 3. Denne andel medregnes ved opgørelsen af de samlede udgifter til offentlig forskning, udvikling og innovation, jf. 1-procentmålsætningen.
Parterne tilstræber, at DTU i gennemsnit i aftaleperioden anvender ca. 50 % af rammeaftalens bevilling til forskning og generel kompetenceopbygning inden for aftalens indsatsområder samt indirekte omkostninger knyttet hertil. Parterne er enige om at udvise fleksibilitet i forhold til den forventede anvendelse af den økonomiske ramme, jf. Tabel 3, i tilfælde af pludseligt opståede eller andre uventede begivenheder.
Forskningsandelen medregnes ved opgørelsen af de samlede udgifter til offentlig forskning, udvikling og innovation, jf. 1-procentmålsætningen.
DTU vil med tæt inddragelse af MIM og FVM sikre fuld balance mellem omkostninger, som følger af de opgaver, der påhviler DTU i medfør af nærværende aftale og indtægterne fra henholdsvis MIM, FVM og de eksterne finansieringskilder. Konkrete omprioriteringer af opgaver og opgavebortfald vil efter aftale med MIM og FVM kunne indgå i balanceringen.
DTU arbejder samtidig løbende på at effektivisere opgavevaretagelsen via faglige og administrative synergigevinster, så som bedre kapacitetsudnyttelse, administrative forenklinger, procesoptimeringer, samt ved realisering af digitaliseringens muligheder.
I forbindelse med rulningen budgetterer MIM, FVM og DTU hvor stor en andel af den samlede bevilling, som går til indirekte omkostninger, jf. Tabel 3. Formålet er at sikre transparens om, hvor stor en andel af bevillingen, der finansierer ledelse, administration, forskningsmæssige infrastruktur, bygninger mv. Andelen
budgetteres for den enkelte ydelsesaftale med henblik på at afspejle konkrete forhold om den forskningsmæssige infrastruktur.
Tabel 3. Parternes forventede anvendelse af MFVM's bevilling i 2021 (xxx.xx.)3
Ydelsesaftale | I alt | Heraf rådgivning, inkl. monitorering | Heraf forskning | Forskningsandel i pct. |
Kemi og fødevarer | 138,1 | 69,1 | 69,1 | 50% |
Fiskeri og akvakultur | 77,3 | 49,02 | 28,3 | 36,6% |
Miljø- og livscyklusvurderinger på affaldsområdet | 1,5 | 0,8 | 0,8 | 50% |
I alt | 216,9 | 118,8 | 98,1 | |
Heraf direkte omkostninger | 133,0 | 73,6 | 59,6 | |
Heraf indirekte omkostninger 1 | 83,9 | 45,3 | 38,6 |
1) Finansieringen af indirekte omkostninger afspejler DTU’s gearing af bevillingen med eksterne midler fra bl.a. Den Europæiske Hav- og Fiskerifond (DCF og forskningsprojekter), EU’s rammeprogrammer, fiskeriplejen, de danske forskningsråd samt danske og udenlandske fonde – hvilket sammenlagt i 2019 gav ministeriet adgang til forskningsbaseret rådgivning og forskning for ca. 345,5 xxx.xx. (afholdte direkte omkostninger inden for ydelsesaftalerne).
2) Beløbet indeholder 7,5 mio. til bygning af østersklækkeri ved DTU Aqua, Dansk Skaldyr Center.
3) Henvisninger til MFVM’s bevilling på finansloven vil blive opdateret ved godkendelse af tillægsbevillingsloven 2021
Bevillingen til ydelsesaftalen Miljø- og livscyklusvurderinger på affaldsområdet er på 1,5 mio. kr., og overgår fra 2021 til full cost opgørelsesprincippet. Indsatsområdet Kemisk Produktsikkerhed er fra 2020 overgået til full cost (samme opgørelsesprincip som de øvrige indsatsområder under ydelsesaftalen). Ændringen er gennemført med den forståelse, at opgaveomfanget for Kemisk Produktsikkerhed ikke ændres væsentligt fra 2018-niveauet uden udtrykkelig aftale herom.
Tabel 4 viser parternes forventede anvendelse af den samlede bevilling fordelt på ydelsesaftalernes indsatsområder. Parternes forventede anvendelse af den økonomiske ramme i 2021 baserer sig så vidt muligt på DTU’s regnskabstal for 2019:
• For ydelsesaftalen Kemi og fødevarer, Miljø- og livscyklusvurderinger på affaldsområdet samt ydelsesaftalen Fiskeri og akvakultur er der udarbejdet et udtræk, der viser anvendelsen af bevilling i 2019 fordelt på direkte og indirekte omkostninger til forskning og forskningsbaseret rådgivning. På baggrund heraf er der fortaget en indikativ fordeling af bevillingen i 2021.
Tabel 4. Parternes forventede anvendelse af den økonomiske ramme på indsatsområder (mio. kr.)
Ydelsesaftale | Indsatsområder | 2021 |
Kemi og fødevarer | Kemisk fødevaresikkerhed | 43 |
Kemisk produktsikkerhed og GMO | 17 | |
Mikrobiologisk fødevaresikkerhed | 45,5 | |
Ernæring | 32,6 | |
I alt | 138,1 | |
Fiskeri og akvakultur | Erhvervsfiskeri | 53,3 |
Akvakultur | 6,2 | |
Rekreativt fiskeri | 4,3 | |
Klimatilpasning og miljøeffekter | 6,0 |
Bevilling til bygning af østersklækkeri | 7,5 | |
I alt | 77,3 | |
Miljø- og livscyklusvurderinger på affaldsområdet | Miljø- og livscyklusvurderinger indenfor affaldsområdet | 1,5 |
Drikkevand, spildevand og klimatilpasning | 0 | |
I alt | 1,5 |
3.3 Bevillingsmæssige bindinger på aftalen
Bevillingen til forskningsbaseret myndighedsbetjening fra DTU (§ 24.34.20) og (§ 24.64.10.10) er underlagt følgende bevillingsmæssige bindinger:
Kemiaftalen 2018-21
I forbindelse med indgåelse af Politisk aftale om ny Fælles Kemiindsats 2018-21 (Kemiaftalen) er der årligt i perioden reserveret et beløb på 13,6 mio. kr. fra ydelsesaftalen til aktiviteter på kemiområdet.
Veterinærforlig III
De oprindeligt øremærkede midler under Veterinærforlig III (2018-2021) til udvikling af matematisk model, som på baggrund af antibiotikaforbruget kan prædiktere antibiotikaresistens tilpasses fra i alt 28,4 mio. til 23,8 mio. Den tilbageværende indsats udgør efter tilpasning 4,8 mio. kr. årligt i 2020 og 2021. Omkostninger til redefinering og delvis afvikling af det oprindelige projekt afholdes inden for rammerne heraf således at projektet færdiggøres.
Tilskud til etablering af anlæg til produktion af østers
Der er afsat 7,5 mio. kr. årligt i perioden 2018-2021 til etablering af et anlæg ved Limfjorden til brug for forskning i produktion af østers. Endelig afsættes 3 mio. kr. årligt til produkter under Dansk Skaldyrcenter via integration i DTU Aqua, herunder til konsekvensvurderinger.
Dataindsamlingsforordningen
Danmark er i henhold til EU's dataindsamlingsforordning (DCF- Data Collection Framework) på fiskeriområdet forpligtet til at indsamle data om fiskeribestande og fiskeri. DTU Aqua varetager på vegne af MIM og FVM denne opgave. Dataindsamlingen finansieres delvist af EU igennem det Europæiske Hav- og Fiskeriprogram (EHFF) og delvist af medlemslandene. Dette betyder, at der tentativt som minimum er bundet 10,5 mio. kr. fra ydelsesaftalen med DTU Aqua til dataindsamlingen i 2021.
3.4 Betalingsbetingelser
MIM og FVM overfører bevillingen under nærværende aftale med DTU med 1/12 rater af bevillingen fra §
24.34.20 ved udgangen af hver måned. Bevillingen udbetales i henhold til Økonomistyrelsens retningslinjer.
3.5 Opfølgning og rapportering
For hver ydelsesaftale er der nedsat en chefgruppe (se afsnit 4.2), som er ansvarlig for den løbende opfølgning på den forskningsbaserede myndighedsbetjening, herunder bl.a. om opgaverne i arbejdsprogrammet løses som planlagt, om der er behov for justeringer til arbejdsprogrammet, samt om leverancerne lever op til det aftalte, herunder kvaliteten af bestillinger og leverancer.
Chefgruppen for hver ydelsesaftale behandler en halvårsrapportering, som DTU udarbejder med frist den 15. september i indeværende år samt en årsrapportering med frist den 1. maj det efterfølgende år. Universitetet er ansvarligt for, at oplysningerne i årsrapporten og halvårsrapporten er korrekte
Til brug herfor er DTU forpligtet til at rapportere bevillingsanvendelsen for den enkelte ydelsesaftale fordelt på indsatsområder. I tillæg hertil rapporterer DTU i årsrapporteringen på den faktiske fordeling på forskning, forskningsbaseret rådgivning og indirekte omkostninger, jf. Tabel 3. Fra 2020 opsplittes de indirekte omkostninger i hhv. bygningsomkostninger og øvrige indirekte omkostninger. Fra 2021 aftales en yderligere opsplitning af de indirekte omkostninger.
Parallelt med udarbejdelsen af årsrapporten til MIM og FVM udarbejder DTU også en liste over MIM og FVM relevante projekter (taggede projekter), som drøftes i chefgrupperne efter behov.
Halvårs- og årsrapporteringen udarbejdes på baggrund af en skabelon, som er udformet af MIM, FVM og DTU i fællesskab. Derudover vedlægger DTU et baggrundsnotat, der nærmere beskriver, hvordan opgørelserne og registreringerne er foretaget. I tillæg hertil kan MIM, FVM og DTU aftale publikationer til formidling af den forskningsbaserede myndighedsbetjening.
3.6 Samarbejde med andre forskningsmiljøer og øvrige aktører
Rammeaftalen og ydelsesaftalerne skal bidrage til at sikre langsigtede og stabile rammer for den forskning og kompetenceopbygning, der er forudsætningen for forskningsbaseret myndighedsbetjening af høj kvalitet.
For at sikre den bedst mulige opgaveløsning og en effektiv udnyttelse af MIM og FVM's samlede ressourcer til forskningsbaseret myndighedsbetjening er parterne enige om, at DTU samarbejder med andre universiteter eller øvrige aktører, hvor det er hensigtsmæssigt og kan forbedre den faglige kvalitet af myndighedsbetjeningen. Samarbejdet kan ske på nedenstående måder. Målet er at samle de stærkeste forskningsmiljøer om de pågældende opgaver og sikre relevante forskningsinstitutioner bringes i spil inden for områder, hvor de har komplementære kompetencer.
I. Ved etablering af samarbejder, jf. nedenfor, skal de udbudsretlige og konkurrenceretlige rammer vurderes konkret i hvert enkelt tilfælde. Således må samarbejde ikke føre til karteldannelser på et område. Inden for aftaleområdet kan DTU efter aftale med MIM og FVM, etablere forpligtende afgrænsede samarbejder af kortere varighed på tværs af relevante forskningsmiljøer i forbindelse med en konkret tidsafgrænset rådgivningsopgave. Ligeledes kan DTU ved længerevarende eller tilbagevendende opgaver eller ved etablering af større forskningsområder etablere forpligtende længerevarende samarbejder med andre forskningsinstitutioner efter forudgående aftale med Miljø- og Fødevareministeriet. Der er i begge tilfælde tale om et samarbejde, hvor DTU (bevillingshaver) er ansvarlig for opgavevaretagelsen og regnskabsaflæggelsen i forhold til MIM og FVM.
II. MIM og FVM har mulighed for at indhente en supplerende vurdering (’second opinion’) fra en anden national eller international forskningsinstitution i forhold til konkrete leverancer inden for denne aftale. Målet er i særlige tilfælde at kunne skabe ekstra sikkerhed om kvaliteten af et givent fagligt grundlag. Den supplerende vurdering kan fx omfatte vurderinger af metode, datagrundlag samt konkrete beregninger mv DTU stiller relevant forskning og data til rådighed inden for rammerne af afsnit 7.5. Supplerende vurderinger finansieres uden for aftalen.
3.7 Konkurrenceudsættelse
MIM og FVM kan beslutte at konkurrenceudsætte aktiviteter under denne aftale. Ved en eventuel konkurrenceudsættelse følges retningslinjer for konkurrenceudsættelse, der er aftalt i Notat om aftaler mellem universiteter og ministerier for forskningsbaseret myndighedsbetjening med tilknyttet bilag3.
3 Se xxxx://xxx.xx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxx-xx-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx- myndighedsbetjening/retningslinjer/retningslinier-for-forskningsbaseret-myndighedsbetjening, hvor den til enhver tid gældende version vil være at finde
4. Samarbejdsorganisation
Samarbejdet mellem MIM, FVM og DTU forankres i to samarbejdsfora på ledelsesniveau:
MFVM og DTU indgår i tillæg til ovenstående samarbejdsfora i en teknisk faglig dialog om konkrete opgaver inden for aftalen under iagttagelse af principper for armslængde, transparens og universitetets metodefrihed.
Ledelses- og chefgrupperne kan – i det omfang der er behov herfor – nedsætte faglige arbejdsgrupper, udvalg mv. Det faglige samarbejde skal inddrage relevante fagkompetencer på tværs af MIM, FVM og DTU. Der udarbejdes et kommissorium med angivelse af formål og opgaver samt rollefordeling mellem MIM, FVM og DTU under iagttagelse af principper for armslængde og transparens således, at DTU’s faglige rådgivning er uafhængig og ikke kan betvivles.
Hertil kommer, at DTU ved sine institutter kan nedsætte rådgivende udvalg. Institutterne kan invitere medarbejdere fra MIM og FVM til disse udvalg.
4.1 Ledelsesgruppen
Ledelsesgruppen sammensættes af ledelsesrepræsentanter fra MIM, FVM og DTU. Ledelsesgrupperne har det overordnede ansvar for rulning af aftalen og opfølgning på den leverede myndighedsbetjening på tværs af ydelsesaftalerne. Tabel 5 viser bemandingen af ledelsesgruppen. Ledelsesgruppen sekretariatsbetjenes af et aftalesekretariat bestående af repræsentanter fra ministerierne og universitetet. Ledelsesgruppens sammensætning kan ændres ved beslutning i ledelsesgruppen.
Tabel 5. Bemanding af ledelsesgruppe for MIM, FVM og DTU
Institution | Deltagere | Navn |
MIM og FVM | Fødevaredirektør, FVST | Xxxxxxxx Xxxxxx |
Vicedirektør, MST | Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxx | |
Vicedirektør, LBST | Xxxxxx Xxxxxxx | |
Kontorchef, FVM | Xxx Xxxxxxxxxxx | |
Afdelingschef, MIM (Formand) | Xxxxxxxxx Xxxx | |
Afdelingschef, FVM (Formand) | NN | |
DTU | Universitetsdirektør | Xxxxx Xxxxxxx |
Direktør, Afdeling for Forskning, Rådgivning og Innovation | Xxxxx Xxxxx Xxxxxx | |
Teamleder, Forskning, Rådgivning og Innovation | Xxxxxx Xxxxxx | |
Institutdirektør, DTU Fødevareinstituttet | Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx | |
Institutdirektør, DTU Aqua | Xxxxx Xxxxxx | |
Professor, DTU Miljø | Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx |
Ledelsesgruppens rolle og ansvar
• Styrke det langsigtede samarbejde mellem parterne med henblik på fortsat kompetenceopbygning, herunder vedligeholdelse af de aktiviteter og metoder m.v., der kræves for at levere og udnytte kvalificeret og relevant myndighedsbetjening.
• Gensidig vidensdeling til brug for strategisk dialog om politiske og faglige tendenser på tværs af aftalerne med relevans for myndighedsbetjeningen samt om muligheder for gearing af aftalens midler fra forskellige finansieringskilder i og udenfor MIM og FVM til forskning.
• Gennemgå årsrapporteringen for de enkelte ydelsesaftaler under den samlede aftale, herunder drøfte og træffe beslutninger om evt. indstillinger fra chefgrupper, vurdere opgaveudførslen og tage rammeaftalens bevillingsanvendelse til efterretning.
• I forbindelse med rulningen af den samlede aftale, er ledelsesgruppen ansvarlig for at prioritere mellem ydelsesaftaler, udmønte tværgående strategiske sigtelinjer, vurdere om der er behov for nye indsatser på tværs af ydelsesaftalerne, herunder vurdere om der er behov for ændringer i ressourcetilførslen til ydelsesaftalerne, samt vurdere i hvilket omfang faldende ressourcer under den samlede rammeaftale skal medføre reduktion i indsatsområder og emner samt processen herfor.
• Drøfte faglige og administrative synergier.
• Drøfte og optimere faglige og administrative arbejdsgange mellem DTU og MIM, og FVM.
• Xxxxxx større og langsigtede ændringer i forskningsinfrastrukturen og evt. investeringsbehov.
• MFVM orienterer om flytning eller konkurrenceudsættelse af opgaver. Universitetet orienterer om interne organisationsændringer med relevans for aftalen.
• Ledelsesgruppen godkender og indstiller samlet aftale for det kommende år til underskrift.
4.2 Chefgrupper
En chefgruppe for en ydelsesaftale sammensættes af repræsentanter fra MIM og FVM’s fagenheder og DTU’s forskningsmiljøer på chefniveau. Chefgruppen er inden for sit faglige område ansvarlig for den faglige tilrettelæggelse af samarbejdet, herunder den årlige rulning af ydelsesaftalen med tilhørende arbejdsprogram og opfølgning på den leverede myndighedsbetjening i henhold til arbejdsprogrammet.
Chefgruppen sekretariatsbetjenes af den ansvarlige styrelse/ departementet, som er formand for chefgruppen, med input fra og i tæt samarbejde med DTU og evt. arbejdsgrupper. Bemandingen af chefgruppen fremgår af ydelsesaftalens afsnit 3.
Chefgruppens rolle og ansvar
• Universitetet udarbejder årsrapporteringen for ydelsesaftalen, som gennemgås i chefgruppen. Chefgruppen drøfter årsrapporten, eventuelle indstillinger til ledelsesgruppen, vurderer opgaveudførslen og tager ydelsesaftalens bevillingsanvendelse til efterretning.
• Universitet udarbejder halvårsrapporteringen for ydelsesaftalen, som drøftes i chefgruppen. Chefgruppen vurderer fremdriften i opgaveudførslen og tager bevillingsanvendelsen til efterretning. Hvis der forekommer udeståender i halvårsrapporten, som chefgrupperne mener ledelsesgruppen bør være opmærksom på, skal chefgrupperne orientere ledelsesgruppen herom hurtigst muligt og inden ledelsesgruppemødet afholdes.
• Gensidig vidensdeling til brug for strategisk dialog om faglige og politiske tendenser med relevans for ydelsesaftalen.
• Vidensdeling om forskningsemner med finansiering fra ydelsesaftalen samt dialog om muligheder for ekstern forskningsfinansiering af de forskellige emner under indsatsområderne.
• Tilrettelægge det faglige samarbejde, så både aktuelle og langsigtede strategiske behov tilgodeses.
• Vurdere opgavemængden og eventuelt prioritere udførelsen af opgaver, så de er afstemt ressourcerne afsat til indsatsområderne i overensstemmelse med ydelsesaftalen.
• Vurdere om opgaverne i arbejdsprogrammet løses som planlagt, om der er behov for justeringer til arbejdsprogrammet, samt om leverancerne lever op til det aftalte, herunder kvaliteten af bestillinger og leverancer.
• Vurdere om der er tilfredshed med samarbejdet og identificere eventuelle forbedringsmuligheder.
• Rulle ydelsesaftale og arbejdsprogram pba. faglige inputs, herunder vurderer evt. behov for ændret ressourcefordeling mellem indsatsområder, enten på baggrund af ændrede prioriteringer eller faldende ressourcer og evt. indstille forslag om omprioritering til ledelsesgruppen.
• Efter behov nedsættes faglige arbejdsgrupper mv. som sikrer teknisk faglig dialog mellem MIM og FVM’s fagenheder og DTU’s forskningsmiljøer.
4.3. Mødeplan
Ledelsesgruppen afholder to ordinære møder årligt hvor følgende faste punkter indgår (efter behov kan der afholdes flere møder):
• 1. halvår:
• Gennemgå og drøfte årsrapporteringen for sidste års rammeaftale (jf. afsnit 3.5.), herunder drøfte eventuelle indstillinger fra chefgrupper. Årsrapporten kan præciseres på baggrund af drøftelserne. Ledelsesgruppen vurderer herudover opgaveudførslen og tager bevillingsanvendelsen til efterretning.
• Drøfte den strategiske retning for myndighedssamarbejdet for næste år, herunder bl.a. vedligeholdelse af aktiviteter og metoder mv., behov for nye indsatser eller justering af eksisterende indsatser, drøftelse af større og langsigtede ændringer i forskningsinfrastrukturen og evt. investeringsbehov samt evt. samarbejder med andre ministerier, forskningsmiljøer og aktører.
• 2. halvår godkendes og indstilles aftalen for næste år til underskrift.
Chefgruppen afholder to ordinære møder årligt (efter behov kan der afholdes flere møder):
• 1. halvår:
• Gennemgå og drøfte årsrapporteringen for sidste års ydelsesaftale (jf. afsnit 3.5 Opfølgning og rapportering), Årsrapporten kan præciseres på baggrund af drøftelserne og der kan indstilles emner til diskussion i ledelsesgruppen. Chefgruppen vurderer opgaveudførslen og tager bevillingsanvendelsen til efterretning.
• Drøfte fremdriften på arbejdsprogrammet og om opgaverne løses som planlagt.
• Desuden giver chefgruppen input til de strategiske sigtelinjer for næste år til ledelsesgruppen, herunder bl.a. vedligeholdelse af aktiviteter og metoder mv., behov for nye indsatser eller justering af eksisterende indsatser samt evt. samarbejder med andre ministerier, forskningsmiljøer og aktører.
• 2. halvår:
• Behandle halvårsrapporteringen for indeværende års ydelsesaftale (jf. afsnit 3.5 Opfølgning og rapportering).
• På baggrund af faglige input færdiggøres og indstilles rulningen af næste års ydelsesaftale og arbejdsprogram til ledelsesgruppen.
• Endelig drøfter chefgruppen forskningsemner med relevans for ydelsesaftalen. Drøftelserne og orienteringen anvendes som gensidig vidensdeling.
Årlig rulning af aftalen
Chefgruppen er ansvarlig for at ydelsesaftalen rulles, samt at arbejdsprogram for det kommende år udarbejdes.
4.4 DTU’s interessentinddragelse og informationsforpligtelse
DTU kan frit planlægge sin interessentinddragelse i universitetets aktiviteter vedr. forskningsbaseret myndighedsbetjening. DTU har rådgivende advisory boards på institutniveau. I tillæg hertil formidler DTU relevante resultater inden for ydelsesaftalernes indsatsområder til MIM, FVM, erhverv og andre interessenter
samt til offentligheden, jf. generelle forpligtelser i universitetsloven. Øvrige formidlingsaktiviteter aftales mellem MIM, FVM og DTU i ydelsesaftalerne.
DTU forpligter sig til løbende og på eget initiativ til at informere MIM og FVM om relevante forskningsstrategier, resultater af forskningsaktiviteter, rapporter, nyheder, konferencer, internationalt samarbejde, og lignende inden for ydelsesaftalernes område af relevans for ministeriernes arbejde. Dette sker bl.a. gennem gensidig orientering på chefgruppe- og ledelsesgruppemøder, hvor MIM og FVM tilsvarende giver DTU indblik i den politiske og forvaltningsmæssige dagsorden og med henblik på, at DTU kan holde ministerierne orienteret om forskning og andre aktiviteter med relevans herfor.
Nærværende rammeaftale med tilhørende ydelsesaftaler og bilag offentliggøres på DTU’s hjemmeside.
4.5 MIM og FVM’s interessentinddragelse og informationsforpligtelse
MIM og FVM kan frit planlægge sin interessentinddragelse i ministeriets aktiviteter vedr. forskningsbaseret myndighedsbetjening. MIM og FVM har et rådgivende strategiske interessentnetværk på tværs af ministeriernes aftaler med universiteterne med henblik på, at relevante interessenter informeres om og kan komme med input til den forskningsbaserede myndighedsbetjening. Det rådgivende strategiske interessentnetværk går på tværs af de enkelte aftaler om myndighedsbetjening.
MIM og FVM forpligter sig til løbende og på eget initiativ, til at informere DTU om politiske og forvaltningsmæssige strategier, handlingsplaner samt andre initiativer og forhold af betydning for DTU’s forskning og forskningsbaserede myndighedsbetjening. Dette sker bl.a. gennem gensidig orientering på chefgruppe- og ledelsesgruppemøder, hvor ministerierne giver DTU indblik i den politiske og forvaltningsmæssige dagsorden og med henblik på, at DTU kan holde MIM og FVM orienteret om forskning og andre aktiviteter med relevans herfor.
Nærværende rammeaftale med tilhørende ydelsesaftaler og bilag offentliggøres på MIM og FVM’s hjemmesider.
5. Kvalitetssikring og rammer for inddragelse af faglige bidrag fra eksterne parter
5.1 Kvalitetssikring
DTU er ansvarlig for den faglige kvalitetssikring af den forskningsbaserede myndighedsbetjening. Den sektorrelaterede forskning er underlagt samme kvalitetssikring som universiteternes øvrige forskning. DTU fastlægger retningslinjer for kvalitetssikring af myndighedsbetjeningen.
I det omfang DTU foretager eksterne reviews af forskningsmiljøer omfattet af aftalen orienterer DTU MIM og FVM herom.
5.2 Åbenhed om konkrete opgaver og rammer for inddragelse af faglige bidrag fra eksterne parter
Der er fuld åbenhed om de forsknings- og rådgivningsopgaver, som DTU leverer i henhold til aftalen. Udgangspunktet er altid, at leverancerne frit kan offentliggøres af parterne efter leverancens aflevering, jf. afsnit 7.2 og 7.3.
I tillæg hertil kan det for konkrete opgaver være relevant at iværksætte yderligere tiltag til inddragelse af faglige bidrag fra eksterne parter i forbindelse med udarbejdelse af universitetets rådgivningsleverancer. Målet med Model for inddragelse af faglige bidrag fra eksterne parter (se nedenfor) er at sikre klare rammer for eventuel inddragelse af eksterne parter i udarbejdelsesfasen, herunder at inddragelsen alene omfatter rent faglige input, mens interessetilkendegivelser henvises til ministerierne og det politiske system.
Modellen nedenfor beskriver fem tiltag til åbenhed i forbindelse med udarbejdelsen af konkrete rådgivningsopgaver. Modellen anvendes ikke på den løbende driftsmæssige overvågning og moniteringsopgaver, som DTU foretager for MIM og FVM. Tiltag 1 er udgangspunktet om, at leverancerne altid frit kan offentliggøres af parterne efter aflevering, jf. afsnit 7.2 og 7.3. Tiltag 1 anvendes som udgangspunkt på alle opgaver og kan evt. suppleres af tiltag 2-5.
Tiltag 2-5 er mulige yderligere tiltag til inddragelse af faglige bidrag fra eksterne parter i udarbejdelsesfasen, hvor dette i særlige tilfælde vurderes relevant i forhold til den konkrete opgave. Her gælder samtidig udgangspunktet om, at rådgivningsleverancerne altid frit kan offentliggøres af parterne efter aflevering, jf. afsnit 7.2 og 7.3. Det forventede ressourceforbrug i forbindelse med tiltag til inddragelse af eksterne parter indregnes i det samlede ressourcetræk til opgaven på linje med øvrige delleverancer.
I den årlige rulning af arbejdsprogrammet aftaler den ansvarlige styrelse og DTU i hvilke konkrete opgaver, det kan være relevant at iværksætte yderligere tiltag til inddragelse af faglige bidrag fra eksterne parter i udarbejdelsesfasen (tiltag 3-5). Den ansvarlige styrelse kan frit vælge at anvende tiltag 2. Tiltagene kan anvendes uafhængigt af hinanden og kombineres efter behov. Parterne skal være enige om anvendelsen af tiltag 3-5 i konkrete opgaver.
Alle tiltag til inddragelse af faglige bidrag fra eksterne parter anvendes under hensyntagen til armslængdeprincippet og DTU’s frihed til metodevalg. Der er krav om skriftlighed ved afholdelse af møder, afgivelse af bemærkninger mv. for at sikre transparens om processen. Brug af model 3, 4 og 5 forudsætter, at dette planlægges forinden og fremgår af selve bestillingen, således at de udførende forskere kan planlægge herefter.
Model for inddragelse af faglige bidrag fra eksterne parter
1.Udgangspunktet er altid, at rådgivningsleverancerne frit kan offentliggøres af parterne efter aflevering, jf. afsnit 7.2 og 7.3.Ingen yderligere tiltag til inddragelse af eksterne parter i udarbejdelsesfasen.
2.Den ansvarlige styrelse inddrager relevante eksperter og interessenter omkring bestillingen, inden den afgives til universitetet.
3.Universitetet udarbejder projektdokument for den aftalte leverance med forudsætninger, metodevalg, datagrundlag mv. Den ansvarlige styrelse sender projektdokumentet i høring på sin hjemmeside eller via et åbent partnerskabsnetværk med frist for ekstern kommentering. Den ansvarlige styrelse modtager og offentliggør alle høringssvar. Den ansvarlige styrelse sender relevante faglige og tekniske bidrag til universitetet, der efter egen uafhængige vurdering inddrager disse i relevant omfang inden projektets igangsættelse og i udarbejdelsesfasen. Universitetet har fuld metodefrihed og afgør selv, hvorvidt faglige og tekniske bidrag giver anledning til ændringer. Universitetet er ikke forpligtet til at vurdere evt. høringssvar efter kommenteringsfristen. Eventuelle interessetilkendegivelser og øvrige høringssvar håndteres af den ansvarlige styrelse.
4.Universitetet udarbejder sin leverance. Den ansvarlige styrelse offentliggør leverancen inkl. bilag og øvrigt relevant materiale på sin hjemmeside eller via et åbent partnerskabsnetværk med frist for ekstern kommentering. Den ansvarlige styrelse modtager og offentliggør alle høringssvar. Den ansvarlige styrelse sender faglige og tekniske bidrag til universitetet, der efter egen uafhængige vurdering kan inddrage disse i relevant omfang i den endelige besvarelse eller alternativt i et tillægsdokument, som vedlægges den endelige leverance. Universitetet har fuld metodefrihed og afgør selv, hvorvidt faglige og tekniske bidrag giver anledning til ændringer. Universitetet er ikke forpligtet til at vurdere evt. høringssvar efter kommenteringsfristen. Eventuelle interessetilkendegivelser og øvrige høringssvar håndteres af den ansvarlige styrelse.
5.Den ansvarlige styrelse nedsætter en rådgivende faglig følgegruppe med henblik på, at relevante eksterne parter kan bidrage med faglige og tekniske input til projektet og dermed medvirker til at sikre en bred tilgang til data og sektorspecifik viden. Parterne skal i enighed aftale og beskrive følgegruppens konkrete rolle og inddragelsesproces i projektforløbet. Som udgangspunkt er der krav om skriftlighed, således at bestilleren er ansvarlig for at alle møder i følgegruppen dokumenteres, så de kan offentliggøres samtidigt med leverancen (jf pkt. 7.6). Universitetet har fuld metodefrihed og vurderer selv faglige og tekniske bidrag.
6. Særlige forhold for denne aftale
Der er indgået en særlig aftale mht. ejerskab og brugerrettigheder for den danske (Q)SAR database. Der henvises til gældende aftale mellem DTU Fødevareinstituttet og Miljøstyrelsen: Overdragelse af (Q)SAR databasen til DTU Fødevareinstituttet.
Ejerskab til databasen VetStat er pr. 1. januar 2011 overdraget fra DTU til Fødevarestyrelsen. DTU bevarer efter overdragelsen en tidsubegrænset og fuld brugsret til alle data (såvel rådata som bearbejdede data), i det DTU skal have direkte elektronisk adgang til basen og eventuelle overførelsessystemer skal opbygges på en måde så data kan behandles.
DTU skal have ubegrænset adgang til at publicere data fra VetStat. Fødevarestyrelsen informeres forud for offentliggørelse i henhold til rammeaftalens pkt. 7.3. DTU skal i relevante fora deltage i fastlæggelse af, hvordan data systematiseres og opdateres, således at de kan anvendes i forbindelse med forskning, overvågning og rådgivning. Fødevarestyrelsen skal stå for opbygning af IT-systemer og sikre beskyttet overførsel af data mellem de 2 institutioner.
Hvis Fødevarestyrelsen udliciterer driften af VetStat skal det sikres, at DTU fortsat har direkte adgang til basen og at de krav, der stilles i lovgivningen om overførsel af f.eks. persondata for overførsel af data fortsat opfyldes.
På affaldsområdet har DTU fuldt ejerskab over anvendte beregningsværktøjer (herunder nuværende og fremtidige versioner af LCA-værtøjet EASETECH) samt data som indsamles og genereres i forbindelse med denne aftale. Ejerskab og brugsret kan ikke overdrages til tredjepart, dog forpligter DTU Miljø sig til efter aftale med Miljøstyrelsen at stille indsamlede teknologidata til rådighed for tredjepart.
7. Bestemmelser om regulering af samarbejdet
De gensidige forpligtelser i henhold til denne aftale reguleres ved de fælles retningslinjer i Notat om aftaler mellem universiteter og ministerier for forskningsbaseret myndighedsbetjening med tilknyttet bilag4.
7.1 Aftaleperiode, rulning og opsigelse af aftalen
Aftalen er 4-årig og gælder for perioden 2021-2024. Aftalen rulles årligt for en ny 4-årig periode. Den årlige rulning angår primært opgaveporteføljen samt justering i henhold til udviklingen i den økonomiske ramme.
Rulning
Ud over den årlige rulning af aftalen kan hver part anmode om øjeblikkelig ændring af aftalen, såfremt der indtræder væsentlige ændringer i partens forudsætninger for opfyldelse af grundlæggende dele af aftalen, herunder bevillingsmæssige ændringer på finansloven.
Såfremt en part ønsker ændring af aftalen som følge af væsentlige ændringer, skal parten meddele dette skriftligt til den anden part. Meddelelsen skal indeholde en redegørelse for de forhold, som parten mener, udgør væsentlige ændringer i forudsætningerne for opfyldelse af grundlæggende dele af aftalen. Der er en gensidig forpligtelse til orientering om væsentlige ændringer hurtigst muligt.
Parterne er enige om, at aftalen medio 2021 kan ændres på baggrund af erfaringerne med to underskrivende ministerier. Parterne træffer beslutning om eventuelle ændringer på Ledelsesgruppens første ordinære møde i 2021.
Opsigelse af aftalen
Opsigelse af aftale for 2021-2024 og beslutning om konkurrenceudsættelse kan varsles inden udgangen af 2021 med virkning fra 1. januar 2025, jf. de fælles retningslinjer i Notat om aftaler mellem universiteter og ministerier for forskningsbaseret myndighedsbetjening med tilknyttet bilag.
7.2 Tavshedspligt
Parterne er underlagt forvaltningsretlige regler om tavshedspligt. Aftalen indebærer ikke en udvidelse af reglerne om tavshedspligt.
DTU afgør selv i overensstemmelse med egne procedurer og i henhold til gældende ret, om der foreligger tavshedspligt i forbindelse med en rådgivningsleverance eller oplysninger i denne og i givet fald dens udstrækning, herunder om der er grundlag for at udsætte offentliggørelse af rådgivningsleverancen eller oplysninger heri, indtil begrundelsen ikke længere er til stede. MIM og FVM kan gøre DTU opmærksom på, at en rådgivningsleverance efter MIM og FVM’s vurdering helt eller delvist kan være omfattet af tavshedspligt. Dette skal altid ske skriftligt og være begrundet. Parterne skal rådføre sig med hinanden ved evt. tvivlsspørgsmål om, hvorvidt en oplysning er omfattet af reglerne om tavshedspligt. På denne måde sikres et fuldt oplyst beslutningsgrundlag.
7.3 Forskningsfrihed, offentliggørelse, faglig formidling og aktindsigt
DTU har efter universitetslovens § 2 forskningsfrihed og pligt til at værne om DTU og de enkelte forskeres forskningsfrihed samt udveksle viden og kompetencer med det omgivende samfund og tilskynde medarbejderne til at deltage i den offentlige debat.
4 Se xxxx://xxx.xx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxx-xxxxx-xx-xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxx- myndighedsbetjening/retningslinjer/retningslinier-for-forskningsbaseret-myndighedsbetjening, hvor den til enhver tid gældende version vil være at finde.
DTU har ret og pligt til at offentliggøre eller på anden vis gennem innovation eller undervisning at nyttiggøre samtlige relevante resultater af leverancer i henhold til denne aftale. DTU kan offentliggøre resultater i henhold til almindelige retningslinjer for god videnskabelig praksis. Udgangspunktet er altid, at leverancer frit kan offentliggøres af parterne efter aflevering.
DTU’s og forskeres adgang til at udbrede kendskab om deres konkrete arbejde med rådgivningsleverancerne er alene begrænset i det omfang, oplysninger er omfattet af reglerne om tavshedspligt, jf. pkt. 7.2. Adgangen til at oplyse om informationer, der allerede er kendte, og som indgår i grundlaget for rådgivningsleverancer, herunder f.eks. officiel statistik, allerede publicerede artikler mv., kan ikke begrænses.
DTU har, uanset at offentliggørelsestidspunktet udskydes, ret til at indsende patentansøgninger om intellektuelle rettigheder og videnskabelige artikler til bedømmelse.
Parterne kan på baggrund af et begrundet behov skriftligt aftale at udsætte offentliggørelsen af en rådgivningsleverance i op til 7 arbejdsdage efter leverancens aflevering til MIM eller FVM. Aftalen indgås som udgangspunkt i forbindelse med bestilling af opgaven i Forskningsbanken, men kan også indgås eller ændres senere i takt med rådgivningsleverancens udarbejdelse, så der f.eks. kan tages højde for evt. forsinkelser.
DTU kan frit offentliggøre forskningsresultater, der er udarbejdet i henhold til denne aftale. For offentliggørelsen af større forskningsrapporter og artikler med væsentlige nye forskningsresultater, der er udarbejdet i henhold til denne aftale, gælder dog følgende:
• Hvis materialet kan have væsentlig betydning for MIM eller FVM’s opgavevaretagelse skal DTU senest 7 arbejdsdage inden offentliggørelsen orientere det relevante ministerium herom og sende kopi af materialet, der offentliggøres. Parterne kan konkret aftale en kortere frist.
Parterne er underlagt miljøoplysningsloven og offentlighedsloven, der fastlægger reglerne for offentlighedens adgang til aktindsigt i oplysninger, der indgår i parternes samarbejde i henhold til denne aftale. Parterne skal ved evt. tvivlsspørgsmål rådføre sig med hinanden om, hvorvidt den anden part ønsker at afgive en udtalelse om en modtaget aktindsigtsanmodning. Der fastsættes en tidsfrist, så kravene til sagsbehandlingstiden i miljøoplysningsloven og offentlighedsloven kan overholdes. Anmodninger om udtalelser besvares hurtigst muligt. Udtalelsen er ikke bindende for den anden part. Hver part træffer afgørelse ud fra en selvstændig vurdering.
Hvis der efter en leverance er afleveret opstår faglig diskussion, kan MIM og/eller FVM bede DTU om at svare på væsentlige faglige spørgsmål, der kan bidrage til generel faglig oplysning.
7.4 Databehandling, personhenførbare oplysninger
Den fornødne videregivelse af data mellem parterne for løsning af opgaver i nærværende rammeaftale samt af de enkelte ydelsesaftaler, udgør grundlaget for begge parters databehandling. Da parterne i henhold til samarbejdets og opgavernes karakter er selvstændige dataansvarlige i henhold til databeskyttelsesforordningen, påhviler det hver part at sikre sig sin egen videregivelses hjemmel samt behandlingshjemmel. DTU er selv dataansvarlig for de data, der videregives fra MIM og FVM og behandler disse i overensstemmelse med den til enhver tid gældende persondatalovgivning og universitetets generelle procedurer for behandling af data.
7.5 Digital understøttelse af bestillinger og leverancer
7.6 Skriftlighed i universitetets rådgivning
Dialog mellem DTU og ministerierne er en naturlig del af samarbejdet. Al dialog og kontakt mellem MIM og FVM og DTU skal ske med respekt for armslængdeprincippet.
Universitetets rådgivning af ministerierne sker altid skriftligt i form af blandt andet rapporter, notater mv. Skriftligheden understøttes endvidere af de almindelige procedurer omkring rådgivningsleverancen. I tilfælde af telefonisk rådgivning, hvor ministerierne vil citere eller henvise til DTU, eller hvor en sag afgøres på grundlag af rådgivningen fra DTU, udarbejder det relevante ministerium efter en fast skabelon et telefonnotat, som sendes til godkendelse af universitetet.
I de tilfælde, hvor der nedsættes styre- eller følgegrupper i tilknytning til rådgivningsopgaver, formuleres et kommissorium, som skal skabe klarhed omkring roller og kompetencer. Universitetet kan alene deltage som faglig rådgiver, og universitetets faglige anbefalinger og rådgivning skal fremgå skriftligt af afrapportering.
MIM, FVM og universitetet er underlagt de almindelige offentligretlige regler om notatpligt mv. Aftalens bestemmelser ændrer ikke herpå.
7.7 Rettigheder efter ophavsretsloven
7.7.1 Generelt om rådgivnings- og forskningsleverancer
I det omfang rådgivnings- og forskningsleverancer er beskyttet efter ophavsretsloven, tilhører disse rettigheder den part, der har frembragt rådgivnings- og forskningsleverancerne. Andre immaterielrettigheder, herunder patentrettigheder, er ikke omfattet af dette afsnit 7.7.
MIM, FVM og tredjemand erhverver en royalty-fri, ikke-eksklusiv og uigenkaldelig brugsret til rådgivnings- og forskningsleverancer. Brugsretten er ubegrænset mht. tid, sted og antal og omfatter eksemplarfremstilling og tilgængeliggørelse for og af
i. de ansatte i MIM og FVM med underliggende institutioner,
ii. fysiske og juridiske personer, der arbejder for eller samarbejder med MIM, FVM, eller som ministerierne har forpligtelser overfor, herunder leverandører, nationale institutioner, EU’s institutioner samt andre internationale institutioner.
iii. fysiske og juridiske personer, der ikke er omfattet af pkt. i og ii ovenfor, fx borgere og virksomheder i Danmark, i EU eller internationalt, herunder i forbindelse med videregivelse af rådgivnings- og forskningsleverancer ved evt. konkurrenceudsættelse eller opgavevaretagelse m.v.
Ved eksemplarfremstilling i pkt. i-iii ovenfor forstås fx – men ikke udtømmende – kopiering i papirformat samt up-loading til og downloading fra internettet.
Ved tilgængeliggørelse i pkt. i-iii ovenfor forstås fx – men ikke udtømmende – spredning af fysiske kopier, præsentation for fysisk tilstedeværende modtagere, udsendelse i radio og tv samt tilrådighedsstillelse på internettet.
MIM, FVM og tredjemand, jf. i-iii, har. i forbindelse med eksemplarfremstilling og tilgængeliggørelse i forhold til skriftlige leverancer (rapporter o.l.) ret til at formidle disse og i den forbindelse forkorte, opdele og oversætte af rådgivnings- og forskningsleverancerne. Ændringer skal ske med respekt for den oprindelige leverance og foretages i MIM’s og/eller FVM's navn. DTU er ikke ansvarlig for nogen form for ændring foretaget af MIM, FVM eller tredjemand.
MIM, FVM og tredjemand, jf. i-iii, har desuden royalty-fri, ikke-eksklusiv og uigenkaldelig brugsret til underliggende materiale, der er inkorporeret i rådgivnings- og forskningsleverancer, fx i form af data, koder, beskrivelser og dokumentation, i det omfang det er nødvendigt for at kunne udnytte den ovenfor beskrevne brugsret til rådgivnings- og forskningsleverancer.
MIM og FVM’s anvendelse af rådgivnings- og forskningsleverancer og underliggende materiale i henhold til i- iii skal altid ske med behørig kildehenvisning.
Eksisterende software, modeller, registre og tilknyttede systemer og databaser, der er udviklet forud for denne aftales ikrafttræden, der vedligeholdes/ajourføres af DTU med henblik på, at MIM og FVM kan udøve sine opgaver, kan være underlagt særskilte aftaler, der fremgår af afsnit 6 eller af de tidligere aftaler, hvorunder de er udviklet.
Hvis tredjepart har rettigheder til (en del af) rådgivnings- og forskningsleverancer, garanterer DTU, at disse rettigheder er tilstrækkeligt klareret, således, at MIM, FVM og tredjemand kan udnytte sine brugsrettigheder i overensstemmelse med denne rammeaftale. Såfremt det ikke er muligt at foretage den fulde klarering i forhold til visse materialer, skal DTU oplyse MIM og FVM herom. DTU skal desuden oplyse MIM og FVM om, hvilke brugsrettigheder der så gælder i forhold til det pågældende materiale, hvorefter MIM og FVM tager stilling til, hvorvidt materialet alligevel skal benyttes.
I tilfælde hvor MIM og/eller FVM stiller eget eller tredjemands materiale til rådighed for DTU, garanterer MIM og/eller FVM, at materialet er tilstrækkeligt klareret.
Parterne skal holde hinanden skadesløse for krav, der måtte opstå som følge af, at tredjeparts rettigheder ikke er klareret som angivet ovenfor.
DTU skal, når MIM og FVM forlanger det eller senest ved aftalens ophør, vederlagsfrit udlevere kopi af rådgivnings- og forskningsleverancerne samt underliggende materiale, hvis sidstnævnte udgør en integreret del af leverancerne i et sædvanligt format, som MIM og/eller FVM umiddelbart kan anvende.
”Underliggende materiale” betyder funktionalitet eller indhold af leverancen, der er integreret i og nødvendig for, at leverancen kan anvendes af styrelsen i en helhed.
Såfremt MIM, FVM eller tredjemand på vegne af ministerierne stiller materiale, herunder data, koder, beskrivelser og dokumentation, til rådighed for DTU, kan dette materiale udelukkende anvendes i forbindelse med DTU’s opfyldelse af rammeaftalen. Materialet skal ved rammeaftalens ophør tilbageleveres til MIM og/eller FVM af DTU.
DTU kan beholde en referencekopi af rådgivnings- og forskningsleverancerne og det inkorporerede materiale til brug for videre forskning og opbevare kopier af alt modtaget og bearbejdet materiale. Persondata slettes i det omfang, det er påkrævet i henhold til dansk ret.
Parterne er enige om, at alle publikationer og andet skriftligt materiale, der udgives af ministerierne (baseret på forskningsinstitutionens forskningsleverancer) kan anvendes frit til undervisningsbrug af alle danske forskningsinstitutioner.
7.7.2 Særligt ved udvikling/levering af ny software, herunder med tilhørende kildekoder og dokumentation
Ved udvikling/levering af ny software, modeller, databaser, registre og tilknyttede systemer, o. lign., herunder tilhørende kildekoder og dokumentation, skal parterne aftale, hvilken en af følgende modeller, der er gældende i forhold til den konkrete leverance. Den konkrete aftale dokumenteres ved udfyldelse af bilag 3.
Ved software forstås instruktioner til en processor. Model 1a
Immaterielretten og brugsret håndteres på samme måde som de rådgivnings- og forskningsleverancer, der er beskrevet ovenfor i pkt. 7.7.1. Dette indebærer, at universitet har ophavsretten til softwaren, mens MIM, FVM og tredjemand har brugsretten som angivet ovenfor under 7.7.1 og retten til at ændre, herunder videreudvikle den leverede software. Universitetet skal i den forbindelse stille kildekoden og anden dokumentation til rådighed for MIM og/eller FVM, der muliggør udnyttelse af disse rettigheder. Ændringer skal ske med respekt for det oprindelige software og foretages i MIM og/eller FVM’s navn.
Model 1b
Som model 1a, men med begrænsning i forhold til tredjemands brugsret (skal angives i bilag 3).
Model 2a:
Ophavsretten til softwaren forbliver hos DTU. MIM, FVM og tredjemandår brugsret til softwaren som angivet i 7.7.1, dog uden adgang til kildekode. Det er en betingelse for tredjemands brugsret, at tredjemand bistår eller samarbejder med MFVM eller som er prækvalificeret til at deltage i eller deltager i et udbud på MFVM’s ressortområde.
Model 2b:
Ophavsretten til softwaren forbliver hos DTU. MIM, FVM og tredjemand får brugsret til softwaren som angivet i pkt. 7.5.1, dog uden adgang til kildekode.
Model 3a
DTU, stiller omkostningsfrit softwaren til rådighed for MIM, FVM og tredjemand under en licens der på tidspunktet for softwarens frembringelse er optaget på Open Source Initiative’s (xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx/) liste over open source licenser. MIM, FVM og tredjemand kan således benytte softwaren i overensstemmelse med den pågældende licens. Licensen specificeres i Bilag 3.
Model 3b:
De immaterielle rettigheder overgår til MIM og FVM. MIM og FVM stiller softwaren til rådighed under en licens, der på tidspunktet for softwarens frembringelse er optaget på Open Source Initiative’s (xxxxx://xxxxxxxxxx.xxx/) liste over open source licenser. DTU kan således benytte softwaren i overensstemmelse med en pågældende licens.
Model 4:
7.7.3 Generelt
Det forhold, at universiteterne måtte ansøge om udtagelse af patent, medfører ingen ændringer i forhold til rettigheder og pligter i henhold til denne rammeaftale.
7.8 Dialog om leverancer og løsning ved tvister og misligholdelse
Dialog mellem DTU og ministerierne er afgørende for at sikre fremdrift, planlægning og behandling af sager samt for at give MIM og FVM mulighed for at orientere det politiske niveau hurtigt. Reglerne for offentliggørelse og tavshedspligt, arbejdsprogrammerne, forskningsbanken samt den gode bestilling er med til at sikre klare rammer for dialogen om leverancerne. Endvidere er løbende dialog og forventningsafstemning mellem MIM, FVM og DTU nødvendig før bestillingen sendes til DTU. Derudover er der behov for dialog og forventningsafstemning set i forhold til bestillingens rådgivningsbehov og deadlines under udarbejdelsen af leverancen.
Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne aftale, herunder enhver tvist vedrørende aftalens, fortolkning, gyldighed, opsigelse eller ophævelse, er underlagt dansk ret.
Tvister om aftalen, fx om misligholdelse, søges løst ved forhandling mellem aftalens parter i det rette samarbejdsforum, jf. afsnit 4. Der er krav om skriftlighed for at sikre transparens om processen.
Ved uenighed kan chefgrupperne forelægge sager for ledelsesgruppen. Ved fortsat uenighed kan ledelsesgruppen forelægge sagen for DTU’s rektor og MIM og FVM’s departementschef med henblik på forhandling/mægling. Uddannelses- og Forskningsministeriet kan evt. inddrages.
7.9 Mandat ved deltagelse i internationale råd, udvalg, arbejdsgrupper mv.
Inden for MIMs og FVMs ressortområder foregår der en høj grad af internationalt samarbejde med forskellige former for deltagelse og repræsentation i møder af forskellig karakter.
Universiteternes og ministeriernes deltagelse bidrager til, at universiteterne, MIM og FVM bliver opmærksomme på nye internationale tendenser og udviklinger, samt kan indgå i disse. Deltagelsen fremmer
et internationalt udsyn i politikudviklingen samt international orientering af forskning og myndighedsrådgivning, og sikrer hjemtag og deling af viden. Derudover deltager universiteterne i internationale samarbejder, fordi de bidrager med faglig viden hertil.
Krav om mandatindhentelse
Universitetet kan som faglig aktør deltage i det internationale samarbejde, uden krav om mandatindhentelse hos ministerierne. Det er i den forbindelse væsentligt, at universitetet sørger for, at der er klarhed for alle parter om, at universitetet kun deltager som selvstændig, faglig aktør, og ikke på vegne af MIM eller FVM.
I de tilfælde hvor universitetet eksplicit og efter indstilling fra et eller begge ministerier deltager i internationalt samarbejde, som udpeget repræsentant for et eller begge ministerier, vil der være behov for, at relevant ministerium udsteder et mandat. Dog kun i nedenstående tilfælde:
• Hvis der træffes beslutninger, der har statsfinansielle eller erhvervsøkonomiske konsekvenser.
• Hvis der træffes beslutninger, der forpligter Danmark eller MIM eller FVM til at ændre gældende lov eller indføre ny lovgivning.
• Hvis der træffes beslutninger, som påfører Danmark eller MIM eller FVM nye eller udvidede forpligtelser (bindende såvel som vejledende forpligtelser).
• Hvis der er behov for at udtrykke Danmarks holdning udover rent faglige og tekniske bidrag f.eks. kommentering og kvalitetssikring af data og rapporter
I konkrete tilfælde, hvor ovenstående kriterier ikke er gældende, kan parterne i enighed aftale at lade repræsentationen basere på et mandat.
Hvis repræsentationen foregår sammen med en medarbejder fra MIM eller FVM’s styrelser eller departementer, og baseres på et mandat, vil det være medarbejderen fra MIM eller FVM, der optræder som delegationsleder og fremskaffer mandatet.
Universitetet/forskningsrepræsentanten kan til enhver given tid afslå deltagelse i et internationalt samarbejde og dermed mandatet, eksempelvis hvis der ikke opnås enighed om indholdet i mandatet.
Udmøntningen af disse retningslinjer hviler på god løbende dialog mellem MIM, FVM og universitet, og gensidig orientering når der opstår nye behov.
Proces for mandatafgivelse
Mandatet udarbejdes i den enhed i MIM eller FVM, som anmoder universitetet om at deltage i en international aktivitet på MIMs eller FVMs vegne. Drøftelserne herom foregår løbende med universitetet og forskerne efterhånden som behovet for mandat opstår, og enheden i MIM eller FVM er ansvarlig for at orientere den respektive chefgruppe for ydelsesaftalen i forbindelse med udstedelse af mandater.
Hvis universitetet, som udpeget repræsentant, deltager i møder uden mandat, hvor det senere viser sig, at der træffes beslutninger omfattet af opregningen ovenfor, vil universitetet orientere den relevante enhed i ministerierne herom uden unødvendig forsinkelse.
Ministerierne skal udstede mandat senest 7 dage inden mandatet skal anvendes. I tilfælde hvor dagsorden og indhold for mødet eller opgaven ikke foreligger i rimelig tid, udarbejdes et rammemandat på baggrund af de foreliggende oplysninger, i hvilket det præciseres, hvordan dagsorden og indhold for aktiviteten efterfølgende koordineres ml. relevant ministerium og forskningsrepræsentanten, når de nødvendige mødepapirer/oplysninger foreligger. Mandatet opnås ved at MIM eller FVM sender godkendt mandat og evt. bemærkninger om ministeriets stilling i sagen samt mandatets udstrækning og afgrænsning til universitetet.
Hvis det rekvirerende ministerium vurderer, at der er behov for at ministeriet får tilsendt referat fra mødet, aftales dette i forbindelse med mandatafgivelsen og forskningsrepræsentanten sikrer at det sker. Der vil i givet fald være tale om det officielle mødereferat. Hvis forskningsrepræsentanten vurderer, at der er behov for, eller det rekvirerende ministerium ønsker, at der sker en uddybning af enkelte punkter i referatet,
supplerer forskningsrepræsentanten referatet med et uddybende notat og fremsender det til relevant ministerium sammen med referatet fra mødet.
7.10 Arbejdsklausul
DTU skal sikre, at universitets ansatte og eventuelle underleverandører med arbejdssted i Danmark, som medvirker til at opfylde rammeaftalen, er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område.
8. Underskrift
For Miljøministeriet
Dato Departementschef
For Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri
Dato Departementschef
For Danmarks Tekniske Universitet
22.2. 2021
Dato Rektor
Bilag 1. Den gode bestilling og leverance
Dette skema har til formål at tydeliggøre den gode proces, når DTU skal udføre en opgave under den forskningsbaserede myndighedsbetjening.
De fleste opgaver sættes i gang, når arbejdsprogrammerne for de enkelte ydelsesaftaler er på plads. Bestillingen af opgaven under forskningsbaseret myndighedsbetjening sendes via Forskningsbanken xxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx
Hvis der er tale om en tilbagevendende bestilling (f.eks. overvågningsopgaver som kører år efter år), bestilles opgaven én gang i forskningsbanken, og derefter uploades leverancerne til samme bestilling.
Fortrolige bestillinger sendes ikke via forskningsbanken, men i stedet via en mail til universitetet. Se kontaktboksen nedenfor.
Ansatte i MIM og FVM kan læse mere om, hvad der skal bestilles og deles i Forskningsbanken på ministeriernes intranetside for forskningsbaseret myndighedsbetjening og under Hjælp i Forskningsbanken.
God proces ved bestilling via bestillingsskemaet
1. Brug bestillingsskabelonen som en hjælp til at lave bestillingen så klar som muligt. Dialog før bestilling: Kontakt altid universitetets kontaktperson på opgaven, for at sikre forventningsafstemning forud for bestilling af en opgave. Vend gerne udkastet med kollegaer Få det herefter godkendt inden du sender.
2. Send bestillingen via Forskningsbanken xxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx Forskningsbanken er MIM og FVM’s interne online system til at bestille og dele viden fra universiteterne. Hvis bestillingen undtagelsesvis er fortrolig sendes den direkte til universitetet via e-mail. Se tabel nedenfor. Husk at det er universitetet der træffer afgørelse om, hvorvidt en bestilling/leverance er fortrolig. MIM og FVM kan anmode universitetet herom.
Ydelsesaftale | Send fortrolige bestillinger til: | Ved hastebestillinger ring til: |
Kemi og fødevarer | Send forespørgsel til xxxxxx@xxxx.xxx.xx om hvortil den fortrolige post skal sendes – det afhænger af emnet. Fællespostkassen kan endnu ikke sættes op til at modtage fortrolig post. | Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx (38 88 77 03) |
Fiskeri og akvakultur | Xxxxx Xxxxxx (xxx@xxxx.xxx.xx) | Xxxxx Xxxxxx (35 88 30 00) Xxxxxx Xxxxxxx (35 88 33 80) |
Miljø- og livscyklusvurderinger på affaldsområdet | Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx (xxxx@xxx.xxx.xx) | Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx (45251558) Xxxxxx Xxxxxxxx (45251612) |
3. Hastebestillinger følges altid op ved at ringe direkte til universitetet. Se tabel nedenfor.
4. Brug tid på forventningsafstemning. Skriftlig kommunikation er ikke nødvendigvis nok, og det er givet godt ud at tage et opstartsmøde, f.eks. via videolink. Endvidere er der løbende forventningsafstemning om deadlines, hvilket er vigtigt for at sikre et godt samarbejde.
5. Aftalt offentliggørelsestidspunkt: Efter rådgivningsleverancens aflevering kan MIM og/eller FVM anmode om at udsætte offentliggørelsen af rådgivningsleverancen i op til 7 arbejdsdage. Dialog og forventningsafstemning herom er derfor vigtig. Endvidere skal begge parter være opmærksomme på, at MIM og/eller FVM skal orienteres om nye forskningsresultater af væsentlig betydning for MIM eller FVM’s opgavevaretagelse senest 7 arbejdsdage før offentliggørelsen.
6. Brug tid på feedback. Både universitetet og ministerierne har gavn af et godt samarbejde med brugbare leverancer. Derfor er det vigtigt at tale sammen undervejs og tilslut, så begge parter løbende lærer af samarbejdet.
7. Del leverancen. Når du har modtaget et svar fra universitetet skal det deles i Forskningsbanken.
I forbindelse med fødevarebårne sygdomsudbrud følges Fødevarestyrelsens beredskabsplan herfor.
Yderligere opmærksomhedspunkter og retningslinjer
Transparens i samarbejdet
MIM og FVMs samarbejde med DTU skal være transparent. Vær derfor opmærksom på, at alle kommentarer med betydning for opgaven fra ansatte i MIM eller FVM undervejs i et projekt, fremkommet ved kommentering af udkast, ved møder, pr. telefon eller pr. e-mail skal kunne dokumenteres.
Høringer
Såfremt det for MIM og FVM er væsentligt at inddrage DTU’s faglighed ifbm. forberedelse af lovforslag, bør det ske i processen inden den offentlige høring. DTU har ikke qua aftalen med MIM og FVM en forpligtelse til at bidrage til den offentlige høringsfase. I de tilfælde, hvor DTU har leveret forskningsbaseret myndighedsrådgivning til et lovforslag m.v., og hvor DTU efterfølgende er høringspart og leverer et officielt høringssvar, forventes det, at det faglige indhold i høringssvaret er konsistent med den forskningsbaserede myndighedsrådgivning, som er leveret til MIM og FVM.
Referater
Rammeaftalens afsnit 7.6 beskriver retningslinjer for skriftlighed i universitetets rådgivning, herunder i tilfælde af telefonisk rådgivning.
Forfatterskab
I de situationer, hvor embedsværk og DTU forskere bidrager til udredninger, rapporter, artikler o.l., og hvor de enkeltes bidrag ikke kan udskilles som selvstændige værker (f.eks. selvstændige kapitler), skal samarbejdsprocessen, aftaler om forfatterangivelse, og parternes ansvar og publiceringsrettigheder beskrives allerede ved indledning af samarbejdet. De kapitler, forskere og/eller embedsværk har skrevet eller bidraget til at skrive, herunder også det faglige sammendrag, skal bære forfatterens eller forfatternes navne og institutionelle tilhørsforhold, både i kolofon og i selve kapitlet.
Bestillingsinformationer
Nedenstående bestillingsskabelon viser bestillingssiden i MIM og FVM’s forskningsbank. Skemaet fremgår af rammeaftalen, idet det har til formål at oplyse om, hvilke informationer DTU kan forvente at modtage, når MFVM sender en bestilling.
1. Afsender
1.1 Institution i MIM eller FVM
• Departementet
• Fødevarestyrelsen
• Landbrugsstyrelsen
• Miljøstyrelsen
• Naturstyrelsen
1.2. Navn på bestiller – dvs. kontaktperson i MIM eller FVM
1.3. E-mail
1.4. TLF
2. Modtager
2.1 Hvilket universitet vil du sende bestillingen til?
• AU – Arktis
• AU – Fødevarekvalitet og Forbrugeradfærd
• AU – Husdyrproduktion
• AU – Luft, Emissioner og Xxxxxxxxxxxxxxx
• AU – Natur og Vand
• AU – Planteproduktion
• AU – Vildtforvaltning 1: Jagt, Konfliktarter og invasive fugle og pattedyr
• AU – Vildtforvaltning 2: Artsforvaltning af fugle og pattedyr
• DTU – Kemi og fødevarer
• DTU – Fiskeri og akvakultur
• DTU – Miljø- og livscyklusvurderinger
• KU – Ressource og Samfundsøkonomi
• KU - Veterinær
• KU – Skov og Landskab
2.2 Kontaktperson på universitet
2.3 Afdeling / fagområde
3. Leverancens type
3.1 Leverancens type
• Bestilling af opgaver fra arbejdsprogrammet i ydelsesaftalen
• Bestilling af opgaver via tilførte midler fra arbejdsprogrammet
• Bestilling af opgaver uden for arbejdsprogrammet
• Bestilling af opgaver ved brug af kontrakterne Artsforvaltning samt Jagt og Vildtforvaltning
3.2 Økonomisk ramme
• Angiv beløb i mio. kr.
4. Leverancens indhold
4.1. Titel på bestilling
4.2. Formålet med opgaven
4.3. Opgave ID, hvis det er en del af årsaftalerne
4.4 Kort beskrivelse af opgaven
4.5. Detaljeret beskrivelse af opgaven – vedhæft fil
4.6. Tidsfrist for levering af leverancen (afleveringsfrist)
4.7 Evt. xxxxxxxxx og begrundelse for udsættelse af offentliggørelse (Der kan indgås aftale om udskydelse af offentliggørelse i op til 7 arbejdsdage efter afleveringsfristen)
4.8 Aftalte milepæle / møder om leverancen
4.9. Valg af sprog
• Besvarelsen ønskes på dansk
• Besvarelsen ønskes på engelsk
• Universitetet kan vælge, om der besvares på dansk eller engelsk
4.10. Valg af emneord
4.11. Evt. flere filer
4.12 Andre relevante oplysninger der kan have relevans for universitets opgaveløsning
4.13 Angiv relaterede bestillinger
4.14. Vedhæft kontrakt for bestilling via tilførte midler fra arbejdsprogrammet
4.15. Vedhæft kontrakt for tilkøb / opgaver uden for arbejdsprogrammet
Bilag 2. Rettigheder ved udvikling af ny software/databaser herunder kildekoder og dokumentation
MIM og FVM bruger dette skema, når DTU skal udføre en opgave under den forskningsbaserede myndighedsbetjening, som vedrører udvikling af ny software/databaser, der finansieres via rammeaftalerne.
Skemaet skal vedlægges bestillingsskemaet som sendes via Forskningsbanken xxxx://xxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx.
Ved tvivl om udformning af dette bilag, bør der søges vejledning hos en jurist.
Generelt:
Leverancens indhold af videreudvikling af eksisterende software/databaser beskrives her af DTU: __
Leverancens indhold af udvikling af ny software/databaser beskrives her af DTU: __
Her beskrives den relevante dokumentation, der er nødvendig i forhold til anvendelsen af software/databasen: _
Sæt kryds (kun ét kryds) | |
Model 1a | |
Model 1b | |
Model 2a | |
Model 2b | |
Model 3a | |
Model 3b | |
Model 4 |
Ved udvikling/levering af ny software/databaser, herunder med tilhørende kildekoder og dokumentation – som enten er selve leverancen eller indgår i leverancen, skal der konkret tages stilling til, hvilke rettigheder MIM og FVM har fremadrettet. Der kan aftales de 7 modeller, som er anført i rammeaftalens afsnit 7.5
Beskriv her, hvis det er aftalt at benytte model 4 (beskriv, hvad der er
aftalt): _
Beskriv her, hvis der er aftalt begrænsning i forhold til 3. mands brugsret (beskriv, hvad der er aftalt):
_
Beskriv hvilken licens, der anvendes:
_ _ _
Beskriv, hvad der er aftalt i forhold til modeller, registre og tilknyttede systemer:
_ _ _
Hvis der indgår udvikling af databaser i aftalen, skal ejerskab og brugsret beskrives her: -
_ _ _
Universitetet skal inden endelig kontraktindgåelse sikre, at dette bilags indhold er godkendt af relevant jurist på DTU. Den kontraktansvarlige medarbejder i styrelsen bør ligeledes inden endelig kontraktindgåelse sørge for godkendelse af bilagets indhold hos relevant jurist i den pågældende styrelse eller hos departements kontraktjurist.
Kontraktens gyldighed er dog ikke afhængig af denne interne godkendelsesprocedure.
_ _
Dato og underskrift Dato
og underskrift
Bilag 3. Skabelon for mandat ved deltagelse i internationale råd, udvalg, arbejdsgrupper mv.
I tilfælde hvor MIM eller FVM vurderer, at der er behov for at udstede mandat forud for deltagelsen i et internationalt samarbejde (jf. ovenstående retningslinjer), udfyldes nedenstående skabelon og underskrives af relevant ministerium inden mødeaktiviteten finder sted. Hvis der for den aktuelle chefgruppe er etableret en praksis for mandatindhentelse, der giver et tilsvarende niveau af information, som den vedhæftede skabelon, kan denne anvendes i stedet.
Udfyldes af MIM eller FVM
1. Deltagerinformation
a. Deltager: [universitet]
b. Deltagelse på vegne af [styrelse eller DEP fagkontor]:
c. Deltagelse I: [navn på internationalt forum]:
2. Tidsperspektiv
a. Dato for aktivitet/møde: [indsæt dato].
3. Dagsorden/synspunkter til mødet
a. Formål med deltagelsen [Beskrivelse af formålet og forventningerne til udbyttet af deltagelsen].
b. Dagsorden [Angiv dagsorden til mødet eller vedhæft dagsorden. Hvis der er tale om et længerevarende mandat, beskrives første dagsorden og hvad møderne fremadrettet hovedsageligt vil omhandle]
c. Vigtigste punkter på dagsorden [Fremhæv de 3-5 vigtige punkter på dagsordenen/mødematerialet i punktform samt begrundelsen herfor er mest nødvendige].
d. Synspunkter [Beskriv synspunkterne, som universitetet forventer at fremføre til hvert dagsordenspunkt. Hvis det er et længerevarende mandat beskrives de vigtigste emner/problemstillinger, som mandatet omhandler og hvilke synspunkter universitetet forventer at fremføre på møderne]
4. Rapportering
a. Dato for rapportering: [Angiv dato for, hvornår det officielle mødereferat forventes at foreligge. Universitetet vil sende rapportering fra mødet/møderne til MIM eller FVM umiddelbart derefter. Hvis der er yderligere behov aftales det i forbindelse med mandatafgivelsen.]
5. Særlige bemærkninger [Indsæt hvis der er særlige bemærkninger knyttet til mandatet]
6. MIM eller FVM underskrift
Bilag 4. Videndeling om forskningsemner
Nedenstående vejledning angiver, hvordan chefgrupperne kan drøfte forskningsemner med relevans for ydelsesaftalerne.
Formålet med at drøfte forskningsemner i chefgrupperne er videndeling fra universitet til ministerierne. Det er således en mulighed for oplysning om langsigtede trends og udfordringer, og drøftelserne herom kan være med til at kvalificere de strategiske sigtelinjer for aftalen.
Idet der er stor forskel på aftalernes størrelse og indhold, er chefgruppen ikke pålagt at vidensdele om forskningsemner, men kan uddelegere dette til relevante faglige arbejdsgrupper under aftalerne.
Hvis MIM og FVM ønsker at få større indsigt i forskningsemnerne/projekterne med relevans for ydelsesaftalen, kan nedenstående vejledning anvendes som rettesnor til at organisere arbejdet/dialogen herom.
Vejledning til brug for videndeling om forskningsemner
Vejledningen er et forsøg på at balancere, at MIM og FVM får tilstrækkelig med viden om forskningsemnerne med relevans for ydelsesaftalen uden det resulterer i informationsoverload.
Vejledningen har til formål at skabe klarhed om, hvordan arbejdet om videndeling om forskningsemnerne kan organiseres.
Hvis der på nuværende tidspunkt er etableret en praksis for vidensdeling om forskningsemnerne (f.eks. som praksis på DTU), kan denne videreføres.
Bagudrettede vs. fremadrettede forskningsemner
Som udgangspunkt videndeler chefgrupperne om bagudrettede forskningsemner/projekter. Det vil sige projekter, som er påbegyndt. Chefgruppen kan aftale at videndele om de større linjer i den fremadrettede forskningsindsats. Universitetet er dog ikke forpligtet til at orientere om indsendte eller kommende projektansøgninger.
Finansiering
Som udgangspunkt drøfter chefgruppen (eller arbejdsgruppen) forskningsemner, som MIM og FVM medfinansierer via ydelsesaftalen. Chefgruppen kan aftale at drøfte forskningsemner, som finansieres via andre kilder end ministeriernes bevillinger.
Informationsniveau
Det forventes, at forskningsemnerne bliver kategoriseret i overordnede kategorier under hvert indsatsområde. For hver kategori ønskes der en kort beskrivelse af, hvad forskningsprojekterne i denne kategori omhandler. Det er således ikke ønsket, at der udarbejdes lister over hvert enkelt forskningsprojekt. Omvendt ønskes der et mere detaljeret informationsniveau end ydelsesaftalens beskrivelse af indsatsområderne angiver.
Proces
Der er mulighed for at drøfte forskningsemner på både chefgruppemødet i foråret og i efteråret. Det foreslås, at drøftelserne i chefgruppen har følgende karakter:
- Chefgruppemødet i efteråret anvendes til at MIM og FVM får overblik over forskningsemner på området.
- Chefgruppemødet i foråret anvendes til, at MIM og FVM får mere indgående kendskab til udvalgte forskningsemner på området.
Chefgruppemøder i efteråret
Til chefgruppemødet i efteråret, orienteres MIM og FVM-deltagerne i chefgruppen om bagudrettede forskningsemner, som er relevante for ydelsesaftalen. Hvis chefgruppen har aftalt at drøfte fremadrettede forskningsemner, kan dette også gøres til mødet i efteråret. Muligheder for samarbejdsprojekter mellem universitet og styrelsen samt eventuelt virksomheder kan indgå, herunder muligheder for fælles ansøgninger til relevante fonde.
Formålet hermed er, at MIM og FVM får overblik over hvilke forskningsemner, som er i gangsat (evt. vil blive igangsat) på området. Dette er til inspiration for udarbejdelsen af arbejdsprogrammet for det kommende år.
Hvis chefgruppen har aftalt at drøfte igangværende og fremadrettede forskningsemner, kan disse med fordel indskrives i det kommende arbejdsprogram under hvert indsatsområde.
For at orientere MIM og FVM om forskningsemnerne, foreslås det, at universiteterne udarbejder en kort oversigt, hvor forskningsemnerne er sorteret ud fra hvert indsatsområde i ydelsesaftalen.
Forskningsemnerne skal være grupperet i overordnede kategorier med dertil knyttede korte beskrivelser af forskningsemnerne.
Universitetet præsenterer oversigten til chefgruppemødet, og MIM og FVM har mulighed for at stille opklarende spørgsmål. Hvis der er emner, som har stor interesse for MIM og FVM, kan det aftales at universitetet uddyber dette forskningsemne/projekt til chefgruppemødet i foråret.
Chefgruppen kan aftale en anden model, hvis dette anses for mere relevant, herunder f.eks. vidensdeling i faglige arbejdsgrupper, der ved behov kan løfte emner op til diskussion i selve chefgruppen.
Chefgruppemøder i foråret
Til chefgruppemødet i foråret, har chefgrupperne mulighed for at drøfte udvalgte forskningsemner/projekter.
Det foreslås at udvælge 1-2 forskningsemner/projekter, som universiteterne præsenterer mere dybdegående for MIM og FVM-kredsen af chefgruppen. Til disse møder vil det også være muligt at invitere relevante forskere, som kan orientere MFVM om forskningsresultaterne.