FORRETNINGSBETINGELSER FOR KØB AF

FORRETNINGSBETINGELSER FOR KØB AF

LEGALSYS-licenser

(Version 01-2021)

Forretningsbetingelser

De nedenstående forretningsbetingelser er til enhver tid gældende i forbindelse med Kolding kommunes (fremover Kunden) brug af it-systemer leveret af Legalsys ApS (fremover Legalsys) medmindre andet specifikt er skriftligt aftalt.

1. Generelt

1.1 Legalsys leverer en hosted online it-portalløsning, der kan anvendes til etablering af whistleblowerordninger, undersøgelser m.v. (fremover Legalsys’ whistleblowersystem) og udfører løbende aktiviteter, der understøtter brugen af portalløsningen og mulighed for tilkøb af faglig hotline. Den samlede produktpakke, som Legalsys stiller til rådighed for Kunden, fremgår altid af købsaftalen indgået mellem Kunden og Legalsys.

2. Brugervilkår for system, aktiviteter og hotline

2.1 Kunden får en tidsubegrænset ret til at anvende licensen til Legalsys’ whistleblowersystem, så længe Xxxxxx overholder sine forpligtelser i forhold til Legalsys.

2.2 Kunden har det fulde ansvar for de brugere, som Kunden giver adgang til Legalsys’ whistleblowersystem, herunder at brugerne agerer i henhold til dansk lovgivning generelt og i overensstemmelse med Legalsys’ forretningsbetingelser.

2.3 Legalsys kan til enhver tid spærre adgangen til Legalsys’ whistleblowersystem, hvis Kunden ikke overholder de til enhver tid gældende forretningsbetingelser. Endvidere kan Legalsys, i tilfælde af væsentlig misligholdelse fra Kundens side ophæve aftalen. Legalsys skal dog, så vidt muligt, og såfremt dette ikke kommer Legalsys til skade, give Xxxxxx mulighed for indenfor 14 dage, at afhjælpe misligholdelsen. Hvis ikke misligholdelsen bliver afhjulpet indenfor 14 dage fra det tidspunkt, hvor misligholdelsen er konstateret, så kan Legalsys ophæve aftalen uden yderligere varsel.

2.4 It-systemerne er rettet mod B2B inklusive brugere, kunder og leverandører indenfor dette segment. Legalsys tager ikke ansvar jf. forbrugerbeskyttelsesreglerne, såfremt privatkunder erhverver eller ønsker at erhverve sig en ret til at bruge it-systemerne.

2.5 Legalsys har ejendomsret, ophavsret og andre immaterielle rettigheder til både Legalsys’ whistleblowersystem, aktiviteterne og hotlinen og dets indhold, herunder tekniske features, protokoller, skabeloner, tekster og formater. Kunden har således alene en tidsubegrænset ret til brug af licenser og tilknyttede aktiviteter til Legalsys’ whistleblowersystemer mv.

3. Licensaftale og betaling

3.1 Kundens licensaftale løber tidsubegrænset indtil Kunden opsiger denne. Kunden betaler en fast årlig licens for brugen af Legalsys’ whistleblowersystem. Der betales ikke opstartsgebyr og betalingen er uafhængig af det antal personer, der bliver omfattet af kundens whistleblowerordning eller iværksatte undersøgelser.

3.2 De aftalte priser fremgår af særskilt skriftlig aftale og er anført i danske kroner og eksklusive moms og øvrige afgifter.

3.3 Den årlige licensbetaling reguleres en gang årligt, svarende til nettoprisindeksreguleringen. Ændringer herudover kan forekomme, jf. nedenfor.

3.4 Ved ændringer i prisen ud over nettoprisindeksreguleringen, modtager Xxxxxx altid meddelelse pr. mail senest 6 måneder før, prisændringerne træder i kraft. De anførte prisstigninger kan ikke træde i kraft i den periode, som Xxxxxx allerede har betalt for, og ved prisstigninger ud over nettoprisindeksreguleringen er Kunden berettiget til at opsige licensaftalen med virkning fra det tidspunkt, hvor prisstigningen træder i kraft. Kunden skal skriftligt meddele eventuel opsigelse senest en måned efter, at denne har fået orientering om prisstigningen.

3.5 Licensperioden forlænges automatisk med et år, medmindre Kunden opsiger licensaftalen i henhold gældende opsigelsesvilkår.

3.6 Legalsys kan foretage ændringer i aftalen, herunder for så vidt angår prisstruktur, bindingsregler og lignende. Ændringerne skal minimum varsles med 6 måneders varsel, og kan ikke træde i kraft i den periode, som Xxxxxx allerede har betalt for. Accepterer Xxxxxx ikke disse ændringer, kan aftalen opsiges af Legalsys til ophør ved den pågældende licensperiodes udløb.

4. Opsigelsesvilkår

4.1 Licensaftalen kan til enhver tid opsiges fra begge parters side. Hvis Xxxxxx opsiger aftale, skal opsigelsen være modtaget af Legalsys senest 30 dage inden den årlige licensperiodes udløb. Forudbetalt licensbetaling tilbagebetales ikke. Sker opsigelsen ikke rettidigt, er Kunden forpligtet til at betale licens for den følgende etårige licensperiode. Legalsys kan opsige licensaftalen med 6 måneders varsel til den årlige licensperiodes udløb. Opsigelsen skal altid ske skriftligt.

5. Betalingsbetingelser

5.1 Betalinger forfalder til betaling 8 dage efter Legalsys’ har fremsendt faktura til Xxxxxx på den aftalte e- mailadresse. Ubetalte forfaldne beløb forrentes fra forfaldsdagen med rentelovens sats.

5.2 Hvis betaling ikke sker, sender Legalsys en rykker med gebyr og renteberegning.

5.3 Honoreres fortsat ikke til forfald, forbeholder Legalsys sig ret til at spærre for Kundens adgang til Legalsys’ whistleblowersystem. Adgangen til systemet genåbnes, når Xxxxxx har betalt sine skyldige poster.

6. Drift og vedligehold

6.1 Legalsys vil altid bestræbe sig på maksimal driftsstabilitet.

6.2 Legalsys er dog uden ansvar for driftsforstyrrelser af enhver art, heriblandt driftsforstyrrelser frembragt uden for Legalsys’ kontrol, herunder nedbrud forårsaget af Legalsys’ hosting-leverandør. Ved eventuelle nedbrud eller andre driftsforstyrrelser, bestræber Legalsys sig altid på at genskabe normal drift så hurtigt som muligt.

6.3 Legalsys forholder sig retten til på et hvilket som helst tidspunkt at opdatere/ændre whistleblowersystemet. Ved planlagte systemopdateringer notificeres Kunden i så god tid som muligt.

7. Kundens ansvar

7.1 Kunden har det fulde ansvar for at sikre en velfungerende internetforbindelse samt sørge for optimal sikkerhed på det hardware, der anvendes til brug for it-systemet.

7.2 Kunden har det fulde ansvar for at sikre, at brugere af systemet følger al lovgivning i forbindelse med brug af systemet.

7.3 Kunden har det fulde ansvar for at sikre, at passwords opbevares utilgængeligt for uvedkommende.

7.4 Hvis uvedkommende får adgang til Legalsys’ it-systemer eller hvis der er mistanke om dette, skal dette omgående meddeles til Legalsys.

7.5 Kunden har det fulde ansvar for, at denne løbende sætter sig ind i og anvender alle oplysninger, der sendes fra Legalsys i form af ordinær post eller via e-mail. Kunden er løbende forpligtet til at sørge for, at Legalsys er i besiddelse af den relevante kontaktadresse, kontakt e-mail og kontakt-telefonnummer. Hvis Legalsys fremsender oplysninger om ændrede vilkår eller om fornyelse af den gældende aftale m.v., har Kunden pligt til på anmodning at be- eller afkræfte, om Kunden vil acceptere ændringerne eller fornyelsen. Manglende bekræftelse eller et manglende svar fra Kunden indebærer, at de nye vilkår eller fornyelsen automatisk vil træde i kraft.

8. Kundens data

8.1 Kunden har ene-rettighed til det af Kunden indtastede og uploadede materiale.

8.2 Ved opsigelse af licensaftalen, eller ved misligholdelse f.eks. ved manglende betaling, sletter Legalsys Kundens konto, herunder al indtastet og uploadet materiale. Legalsys har efter endt licensperiode, uanset grunden til aftalens ophør, ingen forpligtelse til at gemme indtastet og uploadet materiale. Kunden vil altid have en 14 dages periode, hvor indtastet og uploadet materiale kan downloades.

8.3 Legalsys har ret til, i anonymiseret form, at anvende og bruge talmateriale og/eller indtastninger og uploadet materiale om Kunden til brug for offentlig statistik.

9. Databehandleraftale og sikkerhed

9.1 Legalsys er databehandler og Kunden er dataansvarlig.

9.2 Legalsys skal træffe de nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at oplysninger ikke hændeligt, forsætligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, ligesom Legalsys skal sikre, at oplysninger ikke kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger og øvrige gældende aftaler.

9.3 Legalsys skal på den dataansvarliges anmodning, give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet.

9.4 Legalsys kan aldrig gøres ansvarlig for eller drages til ansvar for hændelser eller tab som Kunden, herunder Xxxxxxx medarbejdere, eller en bruger påfører sig selv eller tredjemand ved at videregive informationer eller kontrahere med tredjemand i et samarbejde.

9.5 Legalsys er berettiget til at indgå en samarbejdsaftale med andre underdatabehandlere, blot det sikres, at systemet og Kundens aftale kan videreføres på lige så sikker vis som hidtil. Dette gælder også i tilfælde af konkurs, nedlukning, opløsning eller lignende.

9.6 Legalsys er uden ansvar for, at Kundens data kommer i uvedkommendes varetægt ved hændelige fejl eller uberettiget indtrængen i it-systemet, database, filer, afsendelse/modtagelse af datapakker eller lign.

9.7 Legalsys er uden ansvar ved nedbrud, manglende adgang til systemet eller beskadigelser af data, som måtte ske på grund af sabotage, hærværk, computervirus og hacking eller tilsvarende force majeure situationer.

10. Support

10.1 Mail- og telefonsupport er inkluderet i den årlige it-licens.

10.2 Support kan benyttes mandag til torsdag mellem 08:00 og 20:00 og fredag mellem 08.00 og 17.00. Kontaktoplysninger vil fremgå på hjemmesiden xxxx://xxx.Xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx.

10.3 Det tilstræbes at besvare support inden for 24 timer på hverdage.

11. Backup

11.1 Legalsys er ansvarlig for backup af Xxxxxxx data. Skal data genetableres ud fra en backup som følge af fejl i forbindelse med Kundens brug af systemet, faktureres Kunden efter gældende timesats.

12. Ansvarsbegrænsning

13.1 Dansk rets almindelige regler om erstatning finder anvendelse på aftalen mellem Legalsys og Kunden, dog med følgende begrænsninger: Legalsys hæfter i intet tilfælde for drifts- og avancetab eller andre indirekte tab, herunder tab af data og tabt besparelse. I intet tilfælde er Legalsys ansvarlig, såfremt situationen beror på forhold, der ligger uden for Legalsys’ kontrol, herunder bl.a. strejke, lockout, strøm- eller forsyningssvigt, brand, de under punkt 9.7 anførte forhold samt underleverandørforhold.

13.2 Er data mistet på grund på grund af forhold, der skyldes Legalsys, vil Legalsys altid forsøge at genskabe data ud fra tidligere backups.

13.3 Legalsys samlede akkumulerede ansvar, uanset ansvarsgrundlag, er i alle tilfælde for det enkelte ansvarspådragende forhold begrænset beløbsmæssigt til et beløb svarende til den af Kunden senest betalte års-licens.

14. Reference

14.1 Legalsys må bruge Kunden som reference i forbindelse med markedsføring, hvis andet ikke er aftalt.

15. Værneting

15.1 Enhver tvist mellem Legalsys og Kunden afgøres ved de almindelige domstole og i henhold til dansk ret.