Kontrakt
Kontrakt
om udførelse af tøjvaskeordning til hjemmeboende borgere
mellem Gladsaxe Kommune
Xxxxxx Xxxx 0000 Xxxxxx
CVR-nr.: 62761113
(herefter benævnt kommunen) og
[Vindende tilbudsgiver] [Adresse]
[Post. nr.] [by]
CVR-nr.: xx xx xx xx (herefter benævnt leverandøren)
Indholdsfortegnelse
4 Loyalitets- og biforpligtelser 4
8 Opkrævning af borgerbetaling Fejl! Bogmærke er ikke defineret.
10 Dokumentation og statistik 7
11 Opfølgning og brugerundersøgelser 7
13.1 Misligholdelsesbeføjelser 8
13.2 Væsentlig misligholdelse 8
15 Offentlighed og tavshedspligt 9
17 Leverandørens medarbejdere 10
18 Ændringer i aftalegrundlaget 10
22 Overdragelse af rettigheder og pligter 17
25 Tvist, lovvalg og værneting 18
1 Aftalegrundlag
Kontrakten er indgået på baggrund af et udbud, afsnit III, gennemført af Gladsaxe Kommune Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af:
1. Denne kontrakt
2. Spørgsmål og svar, samt rettelser og tilføjelser til udbudsmaterialet
3. Følgende aftalebilag
• Bilag 1 – kravspecifikation, incl. Bilag a og b
• Bilag 2 – Prisskema
• Bilag 3 – Erklæring om tavshedspligt og overholdes af sikkerhedsregler.
• Bilag 4- Sikkerhedsstillelse
4. Udbudsbetingelser af dato
5. Leverandørens tilbud af dato
I tilfælde af uoverensstemmelse mellem dokumenterne i aftalegrundlaget har vilkår og oplysninger i dokumen- ter med højere prioritet forrang for vilkår og oplysninger i lavere prioriterede dokumenter. Eventuelle svar på spørgsmål, samt rettelser og tilføjelser vedrørende kontrakten, som ikke måtte være indarbejdet heri har dog forrang for vilkårene i kontrakten.
Vilkår og oplysninger i leverandørens tilbud skal så vidt mulig fortolkes i overensstemmelse med de højere prioriterede dokumenter, i det omfang leverandøren ikke udtrykkeligt har tilkendegivet, at der er tale om forbe- hold over for udbudsmaterialet. Vilkår og oplysninger i leverandørens tilbud, der er betegnet som forbehold eller som i øvrigt er blevet bedømt som forbehold ved evalueringen af leverandørens tilbud, har forrang frem for øvrige dokumenter i aftalegrundlaget.
Eventuelle ændringer og tilføjelser til aftalegrundlaget, der foretages efter underskrivelsen af kontrakten, har forrang for vilkår og oplysninger i det hidtidige aftalegrundlag, som tilsigtes ændret ved aftaletillægget.
2 Aftaleperiode
Aftalen træder i kraft den 1. maj 2019 til og med den 30. april 2023. Der afgives ikke yderligere varsel såfremt aftalen ophører den 30. april 2023.
Kommunen har option på forlængelse af aftalen i op til 2 x 12 måneder på uændrede vilkår.
Leverandøren skal senest tre måneder før aftalens udløb have meddelelse herom, såfremt der gøres brug af optionen på forlængelse.
Kontrakten omfatter alene ydelser, der udføres i aftaleperioden. Aftalen er dog forpligtende for parterne alle- rede ved underskrift, ligesom aftalen indeholder forpligtelser, der rækker ud over aftaleperiodens sluttidspunkt, hvis tøjet er afhentet før kontraktperiodens udløb, skal det rene tøj leveres efter kontraktens afslutning og ordregiver betaler de ved afhentning aftalte priser herfor.
Kommunen har ret til at opsige aftalen med 3 måneders varsel, såfremt der foreligger en politisk beslutning, en klagenævns- eller en domstolsafgørelse, eller der gennemføres et lovgivningsmæssigt indgreb, der får betydelige konsekvenser for kontrakten. Kontrakten kan opsiges i denne sammenhæng til den 1. i en måned.
3 Aftalens omfang
Kontrakten vedrører leverandørens udførelse af tøjvaskeordning for kommunen, jf. kravspecifikationen, pris- skemaet og leverandørens tilbud.
Kontrakten omfatter ikke alene de i aftalegrundlaget specifikt beskrevne forpligtelser, men også eventuelle øvrige handlinger, der ikke udtrykkeligt er omtalt, men som måtte være en naturlig eller nødvendig forudsæt- ning for Kontraktens hensigtsmæssige gennemførsel.
Kommunen er ikke forpligtiget til at gøre brug af leverandørens ydelser i et bestemt omfang i aftaleperioden.
4 Loyalitets- og biforpligtelser
Leverandøren og kommunen er gensidigt forpligtet til at samarbejde loyalt om Kontraktens gennemførsel, og parterne skal hver især afsætte den nødvendige tid og de nødvendige personalemæssige ressourcer for at sikre rammerne for et godt og velfungerende samarbejde. Anvender leverandøren underleverandører, skal leverandøren sikre, at dette ikke giver anledning til en forringelse af kvalitetsniveauet eller anden gene eller ulempe for kommunen.
Ved generelle problemstillinger, uforudsete forhold såvel som eventuelle uoverensstemmelser skal parterne bidrage positivt og fleksibelt til at finde løsninger, der er hensigtsmæssige og rimelige for begge parter.
Leverandøren skal i fornødent omfang deltage i en implementering af kontrakten, sådan at leverandøren kan igangsætte udførelsen af opgaven på fra tidspunktet for Kontraktens ikrafttræden, jf. afsnit 2. Denne medvirken kan eksempelvis omfatte deltagelse i opstartsmøder, udveksling af kontaktoplysninger og øvrige data, herun- der til brug for e-handel, informering om kontrakten til aftalens brugere, besigtigelse af lokationer, modtagelse af nøgler og lignende.
Leverandøren skal ved sin opfyldelse af Kontrakten overholde al relevant lovgivning og offentligretlige forskrif- ter og skal herunder sikre opfyldelsen af gældende sikkerheds-, sundheds- og miljømæssige krav i alle leve- rede ydelser.
Leverandøren må ikke uopfordret rette henvendelse til kommunen eller enheder i kommunen eller borgere visiteret til ydelsen med henblik på udførelse af ydelser inden for eller uden for Kontrakten mod betaling. Kom- munen har ret til at annullere enhver aftale, der måtte være indgået på baggrund af en sådan uopfordret henvendelse fra leverandøren.
Sker der ændringer i regler af betydning for gennemførslen af Kontrakten, skal leverandøren snarest mulig oplyse kommunen om konsekvenserne herved.
Leverandøren skal indhente anvisninger fra kommunen, hvis:
• Aftalegrundlaget ikke yder tilstrækkelig vejledning for udførelsen af opgaven
• Opgaven ikke kan udføres som forudsat i aftalegrundlaget
• Der opstår forhold, som hindrer eller vanskeliggør arbejdet, eller gør det nærliggende, at kommunen påføres ulempe eller tab, herunder pådrager sig ansvar over for tredjemand
Hvis der ikke er tid for leverandøren til at indhente kommunens anvisninger, skal leverandøren bedst muligt træffe de foranstaltninger, som er nødvendige for at undgå, at kommunen lider tab.
Leverandøren skal fremsende relevante oplysninger til kommunen på dennes forespørgsel. Relevante oplys- ninger kan eksempelvis være generelle eller specifikke forbrugsstatistikker, oplysninger om forbrug hos de enkelte enheder og dokumentation til brug for kommunens miljøvurdering.
I forbindelse med aftalens ophør skal Leverandøren i fornødent omfang stille relevante data til rådighed til brug for genudbud af aftalen. Leverandøren må ikke hindre en eventuel ny leverandør i sine forberedelser på at overtage den udbudte rammeaftale, men skal - i det omfang, det er relevant - medvirke til, at overgangen til den nye leverandør ikke giver anledning til væsentlige gener for kommunen eller aftalens brugere.
Leverandøren vil ikke modtage særskilt honorar for opfyldelsen af sine loyalitets- og biforpligtelser.
5 Priser
Leverandørens priser for de af kontrakten omfattede ydelser fremgår af prisskemaet.
Priserne er i danske kroner, ekskl. moms, og omfatter alle de med alle de med Kontraktens udførelse for- bundne direkte og indirekte omkostninger, herunder alle omkostninger til aflønning af medarbejdere, forsikrin- ger, materialer omfattet af Kontrakten, lokaleomkostninger, kørsel mv.
I det omfang ikke andet fremgår af kontrakten, kravspecifikationen og prisskemaet, udgør priserne leverandø- rens samlede vederlag i henhold til kontrakten, og leverandøren er derfor ikke berettiget til at opkræve kom- munen eller aftalens brugere yderligere beløb for opgaver forbundet med opfyldelse af kontrakten.
Priserne er faste i aftalens løbetid, i det omfang ikke andet fremgår nedenfor eller af afsnit 6 om prisregulering.
6 Prisregulering
Prisregulering kan finde sted én gang årligt med virkning den 1. januar. Den første prisregulering vil ske den
1. januar 2020.
Prisreguleringen må maksimalt udgøre til en procentsats svarende til det på reguleringstidspunktet gældende Prisreguleringen sker efter Teknologisk Instituts pristalsindeks for industrielle vaskerier (TI).
Prisreguleringen dokumenteres over for kommunens indkøbsafdeling minimum 1 måned før ikrafttræden i et format, der er aftalt med indkøbsafdelingen.
Ingen prisregulering kan iværksættes uden kommunens indkøbsafdelings forudgående skriftlige godkendelse heraf.
Hvis en omlægning af gældende danske skatter og afgifter uundgåeligt påvirker leverandørens omkostninger i relation til aftalen i ikke-ubetydeligt omfang, ændres priserne for de påvirkede ydelser med den dokumente- rede nettokonsekvens herved. Dette gælder ændringer både i opad- og nedadgående retning.
7 Betaling og fakturering
Leverandørens betaling for leverede ydelser opkræves en gang månedligt fra ordregiver.
Opkrævning skal ske via elektronisk faktura, der opfylder kravene i bekendtgørelse nr. 206 af 11. marts 2011 om elektronisk afregning med offentlige myndigheder, og i det format, kommunen forlanger.
Betalingsbetingelsen er 30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura. Rentelovens regler er gældende. Kom- munen er dog ikke forpligtet til at betale, før alle de af fakturaen omfattede ydelser er udført.
Den elektroniske faktura skal sendes til det ved bestillingen oplyste EAN-nummer. Fakturaen skal som minimum indeholde:
- Udstedelsesdato
- Fakturanummer
- Bestillings-/ordrenummer
- Bestillerens navn og afdeling
- Leverandørens CVR-nummer
- Leverandørens navn og adresse samt kommunens navn og adresse
- Specifikation af ydelser omfattet af fakturaen, med angivelse af antal vaske der er gennemført, veder- lag pr. ydelse samt eventuelle nedslag i vederlaget, rabatter eller lignende med tilknytning til fakturaen. Specifikationen skal indeholde én linje pr. borger med dato for tilmelding/afmelding, den enkelte bor- gers xxx.xx., navn, adresse og antal leverancer og antal forgæves gang i måneden, og pris pr. borger jf. eksempel på specifikation, som er vedlagt i bilag 5.
- Dato/periode for udførelse
- Momsgrundlaget, gældende momssats, og det momsbeløb, der skal betales
- Samlet fakturasum inkl. moms
Kommunen er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstå- ende oplysninger mangler.
Leverandøren kan ikke i forbindelse med den elektroniske fakturering opkræve gebyr eller anden form for godtgørelse.
8 Leveringsbetingelser
Levering finder sted successivt direkte til kommunens hjemmeboende borgere visiteret til tøjvask eller linned- service. Levering anses for sket, når varen er stillet på en af kommunen/borgeren anvist plads.
9 Dokumentation og statistik
Leverandør skal ved kommunens forespørgsel levere en komplet årsstatistik over antal kunder, antal leverin- ger på de forskellige ydelser, gennemsnitligt antal kg tøj pr. vask pr. borger og det økonomiske forbrug på aftalen.
Statistikken skal leveres elektronisk. Data/filformat skal minimum være konvertibelt til Microsoft Excel. Leverandøren skal på forlangende sende en køreliste i excel konvertibelt format.
Leverandøren skal på opfordring levere en specifikation, der viser hvor mange kg tøj, der er afhentet hos
den enkelte borger i hver enkelt uge.
10 Opfølgning og brugerundersøgelser
Kommunen fører kontrol med leverandørens leverancer og er f.eks. berettiget til at gennemføre brugerunder- søgelser eller på anden vis indhente oplysninger om opgavens udførelse. Leverandøren er forpligtiget til at samarbejde med kommunen herom og afregnes ikke særskilt for den hjælp og de oplysninger der stilles til rådighed herfor.
Kommunen kan bemyndige tredjemand til at føre tilsyn med leverandørens opfyldelse af kontrakten. I så fald skal kommunen informere herom.
11 Bestilling og udførelse
Ydelserne bestilles og udføres inden for de tidsfrister og i overensstemmelse med de øvrige krav til opgave- varetagelsen, der fremgår af kravspecifikationen.
12 Misligholdelse
Misligholdelse foreligger, hvis leverandøren ikke opfylder kontrakten i overensstemmelse med aftalegrundla- get, medmindre den rette kontraktopfyldelse konkret er hindret af kommunens forhold og/eller af force majeure. Misligholdelse kan ikke blot vedrøre leverandørens forpligtelse til at præstere hovedydelsen til rette tid og i den fastsatte kvalitet, men tillige undladt eller forsinket opfyldelse af andre forpligtelser i aftalegrundlaget.
Misligholder leverandøren kontrakten, eller må leverandøren forudse, at misligholdelse vil indtræde, skal leve- randøren straks give kommunen meddelelse herom.
Leverandøren skal her oplyse årsagen til misligholdelsen, hvad der gøres for at bringe misligholdelsen til op- hør, hvornår det forventes, at misligholdelsen kan være afhjulpet, og hvad der vil blive gjort for at hindre tilsva- rende misligholdelse i at indtræde igen på et senere tidspunkt. Leverandøren skal videre gøre kommunen opmærksom på sine handlemuligheder og forespørge, hvordan kommunen ønsker situationen løst.
Leverandøren skal herefter på baggrund af kommunens anvisninger sikre, at den rette kontraktopfyldelse sker inden for den angivne tidsramme eller en af kommunen fastsat, rimelig frist.
12.1 Misligholdelsesbeføjelser
Ved leverandørens misligholdelse af kontrakten kan kommunen gøre brug af misligholdelsesbeføjelser i over- ensstemmelse med dansk rets almindelige regler og/eller pålægge leverandøren bod i overensstemmelse med bestemmelserne i afsnit 11. Kommunens reaktion skal i alle tilfælde stå i rimelig forhold til karakteren af mis- ligholdelsen.
Det gælder generelt, at leverandøren afholder alle udgifter i forbindelse med sin afhjælpning af misligholdelse, og at leverandøren ikke må opkræve betaling for opgaver, der ikke er blevet udført.
Eventuelle erstatningskrav kan modregnes i leverandørens aktuelle eller fremtidige krav på betaling i henhold til kontrakten, hvis andet ikke konkret aftales.
Leverandøren hæfter for misligholdelse, der skyldes en underleverandør, i samme omfang som misligholdelse, der skyldes leverandørens egne forhold, og kommunens beføjelser afhænger derfor ikke af, hvem eller hvad der har forårsaget misligholdelsen.
Består leverandørens misligholdelse i en overfakturering af kommunen, har kommunen ubetinget krav på til- bagebetaling af det for meget betalte for hele kontraktens løbetid. Leverandøren skal medvirke til afklaring af omfanget af kommunens tilbagebetalingskrav og kan blive pålagt at dokumentere overholdelsen af Kontrak- tens vederlags-, betalings- og faktureringsvilkår, hvis det konstateres, at overfakturering er sket på tre eller flere fakturaer. Indtil kommunens tilbagebetalingskrav er fastlagt, kan kommunen sætte sin betaling af faktu- raer i bero, i det omfang det måtte skønnes nødvendigt for at sikre en effektiv betaling via modregning.
Foruden gennemførelse af tilbagebetalingskravet, kan kommunen ved systematisk eller gentagen overfaktu- rering pålægge leverandøren en bod efter afsnit 11 uden forudgående varsling, medmindre det sandsynliggø- res, at overfaktureringen var undskyldelig.
12.2 Væsentlig misligholdelse
Ved leverandørens væsentlige misligholdelse kan kommunen ophæve kontrakten straks eller med et ud fra omstændighederne rimeligt varsel.
Kommunen kan vælge at begrænse ophævelsen af kontrakten til en del heraf og/eller suspendere aftalen for en tidsbegrænset periode på 1-6 måneder. Modsætter leverandøren sig en sådan indholds- og/eller tidsmæs- sig begrænsning, bevirker indsigelsen, at kontrakten ophæves definitivt i sin helhed, hvis andet ikke konkret fremgår.
Væsentlig misligholdelse foreligger, hvis leverandørens manglende opfyldelse af kontrakten har et sådant om- fang og/eller en sådan karakter, at leverandøren i kvalificeret grad ikke efterlever aftalen, og et fortsat samar- bejde i kvalificeret grad er uacceptabelt for kommunen.
Væsentlig misligholdelse anses bl.a. at foreligge, hvis
• Leverandøren gentagne gange undlader at opfylde forpligtelser ifølge aftalegrundlaget til rette tid og i den fastsatte kvalitet.
• Leverandøren ikke efterlever kontraktens arbejdsklausul
• Leverandøren har optrådt illoyalt over for kommunen, herunder hvis leverandøren systematisk eller gentagne gange har overfaktureret kommunen, medmindre det sandsynliggøres, at overfaktureringen var undskyldelig
• Leverandørens misligholdelse af kontrakten og/eller øvrige adfærd giver kommunen kvalificeret grund- lag for at antage, at leverandøren er fagligt eller økonomisk ude af stand til at opfylde aftalen kontrakt- mæssigt
• Leverandøren begæres konkurs, indleder tvangsakkord, indgiver begæring om rekonstruktionsbe- handling eller undergives anden form for insolvensbehandling eller likvidation, i det omfang kommu- nens hæveadgang ikke er afskåret af præceptive regler
Ophæver kommunen kontrakten, er kommunen berettiget til at få sit direkte tab herved erstattet af leverandø- ren.
13 Bod
For at tilskynde leverandøren til korrekt opfyldelse af kontrakten kan kommunen pålægge leverandøren en bod i tilfælde af misligholdelse.
Anvendelsen af bod skal skriftligt varsles i forbindelse med en misligholdelse, og bod kan således ikke pålæg- ges første gang leverandøren foretager misligholdelse af kontrakten. Bod kan endvidere ikke pålægges eller varsles ved misligholdelse, der er uden reel betydning for kommunen.
Hvis størrelsen på en pålagt bod konkret måtte være uforholdsmæssig stor bedømt ud fra misligholdelsens karakter, kontraktens værdi og omstændighederne i øvrigt, skal kommunen reducere boden til et rimeligt be- løb.
Kommunens varsling eller pålæggelse af bod begrænser ikke leverandørens forpligtelser i henhold til aftale- grundlaget, herunder leverandørens forpligtelse til at medvirke til at afhjælpe misligholdelsen. En pålagt bod reducerer endvidere ikke kommunens eventuelle erstatningskrav for misligholdelsen.
Bod afregnes ved leverandørens udstedelse af kreditnota, som skal være kommunen i hænde senest inden for 30 dage. Kommunen kan foretage modregning af bod i eventuelle Erstatningsansvar og forsikringer
Leverandøren er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler, herunder regler for ansvar i kontrakt og eventuelle særlige regler, der måtte være gældende for leverandørens virksomhed. Leverandøren hæfter for eventuelle underleverandører.
Leverandøren skal i aftaleperioden være dækket af relevante forsikringer, herunder en erhvervsansvarsforsik- ring, der er tegnet på sædvanlige vilkår med sædvanlig dækning. Gyldig police eller anden dokumentation skal på forlangende forevises Kommunen.
14 Offentlighed og tavshedspligt
Kontrakten er undergivet aktindsigt i henhold til forvaltningsloven og offentlighedslovens bestemmelser herom.
Personale ved leverandøren samt eventuelle underleverandører har tavshedspligt med hensyn til fortrolige oplysninger, som de måtte blive bekendt med i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.
Tavshedspligten fortsætter efter aftalens udløb og efter den enkelte medarbejders fratrædelse af sin stilling hos leverandøren eller eventuelle underleverandører.
15 Databehandleraftale
I forbindelse med udveksling af persondata mellem Gladsaxe Kommune er leverandøren forpligtiget til at leve op til erklæring om tavshedspligt og datasikkerhed. jf. bilag 3. Tilbudsgiver vurderes ikke at være databehand- ler i lovgivningsmæssig forstand.
16 Leverandørens medarbejdere
Medarbejdere, som leverandøren anvender til opfyldelse af kontrakten, herunder medarbejdere hos underle- verandører, skal være fagligt velkvalificerede og have kendskab til og opfylde indholdet af kontrakten og det øvrige aftalegrundlag i det omfang, det er relevant for deres virke.
Medarbejdere, herunder medarbejdere hos underleverandører, der som led i opfyldelsen af Kontrakten har direkte kontakt med kommunen/aftalens brugere, skal være servicemindede, udvise forståelse for brugernes situation og behov og optræde på passende vis ved betjeningen af kommunen. Hvis en sådan medarbejder tidligere er straffet, skal leverandøren sikre, at forhold på medarbejderens straffeattest (§ 11-attest) ikke er problematiske i forhold til de opgaver, som medarbejderen skal udføre over for kommunen. Disse medarbej- dere skal endvidere som minimum kunne forstå dansk og være i stand til at gøre sig forståelige på dansk.
Kommunen kan kræve, at leverandøren i forhold til den konkrete betjening af kommunen udskifter medarbej- dere, herunder medarbejdere hos underleverandører, som er genstand for alvorlig og/eller gentagen berettiget kritik eller ikke opfylder sprogkrav.
17 Ændringer i aftalegrundlaget
Kommunen kan inden for rammerne af udbudslovens §§ 178-184 foretage ændringer i kontrakten, herunder i aftalens omfang, kravspecifikationen, tidspunkter for aftalens opfyldelse mv. Ændringer skal ske med rimeligt varsel.
Hvis en ændring medfører, at Kontrakten herefter kun kan opfyldes under anvendelse af væsentligt forøgede ressourcer, kan der på baggrund af en samlet vurdering og efter nærmere aftale foretages en justering af vederlaget. Omfanget af ændringen vurderes både isoleret og i sammenhæng med tidligere gennemførte æn- dringer, og den eventuelle økonomiske konsekvens af en ændring baseres så vidt muligt på priserne i tilbuds- listen.
Tilsvarende gælder, hvis en ændring medfører en væsentlig lettelse af leverandørens opfyldelse af kontrakten.
Kan parterne ikke opnå enighed om en ændrings økonomiske konsekvenser, løses tvisten som beskrevet i afsnit 23. Leverandøren har dog pligt til at efterleve ændringen, uanset eventuel uenighed om de økonomiske konsekvenser af ændringen.
Ændringer i aftalegrundlaget indarbejdes i aftalen i form af tillæg til aftalen, som udarbejdes af kommunen og tiltrædes af leverandøren.
18 Etisk ansvar
Leverandøren og eventuelle underleverandører er forpligtiget til at sikre overholdelse af grundlæggende ret- tigheder og må herunder ikke forskelsbehandle som følge af køn, race, religion, seksuel orientering, politisk anskuelse, handicap, alder eller etnisk tilhørsforhold.
Leverandøren og eventuelle underleverandører skal bestræbe sig på at deltage i integration af udsatte grup- per, eksempelvis længerevarende ledige, personer med anden etnisk baggrund end dansk og personer med nedsat arbejdsevne.
Leverandøren og eventuelle underleverandører skal respektere grundlæggende menneskerettigheder, herun- der leve op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Leverandøren og eventuelle underleverandører skal efterleve de internationale konventioner, som Danmark har tiltrådt, herunder ILO konventioner om:
- Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
- Diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
- Minimumsalder for ansættelse samt forbud mod og afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO- konvention nr. 138 og 182)
- Organisationsfrihed og ret til kollektive overenskomster (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135)
- Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention 155)
19 Arbejdsklausul
1. Forpligtelsen
Gladsaxe Kommune ønsker at overholde artikel 2, stk. 1 i ILO-konvention nr. 94. Som konsekvens heraf skal ansatte hos leverandøren samt hos leverandørens eventuelle underleverandører (herunder underleverandø- rer i flere led) under udførelsen af arbejdet for Gladsaxe Kommune være sikret rettigheder, som ikke er mindre gunstige end dem, der følger af den overenskomst for tilsvarende arbejde, der er indgået mellem de mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark.
Med rettigheder menes rettigheder i overensstemmelse med artikel 3, stk. 1, i direktiv 96/71/EF af 16. decem- ber 1996 om udstationering af arbejdstagere som led i udveksling af tjenesteydelser.
1.1. Krav til medarbejderens ansættelsesforhold og identifikation
Alle medarbejdere skal inden 4 uger efter arbejdets påbegyndelse have modtaget et ansættelsesbevis samt orienteres, af leverandøren, om egnens gældende løn- og arbejdsvilkår. Leverandøren er endvidere ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds- og arbejdstilladelse. Medarbejdere skal på forlan- gende kunne dokumentere deres identitet ved fremvisning af billedlegitimation. Billedlegitimation skal udste- des af hovedleverandøren eller en af denne godkendt underleverandør.
1.2 Krav til ophold på arbejdspladsen, orientering om underleverandører samt krav til skiltning
Gladsaxes Kommune skal [i god tid, inden opstart, indsæt dato] skriftligt orienteres om, hvilke underleveran- dører leverandøren anvender i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten ved angivelse af navn og XXX.xx./XXX.xx.
Leverandøren skal endvidere på bygge-, drifts-, sikkerheds-, statusmøder eller lignende oplyse Gladsaxes Kommune om, hvilke underleverandører der befinder sig på arbejdspladsen i en forud defineret periode samt eventuelt, hvilket arbejde de udfører.
Gladsaxes Kommune kan konkret stille krav til, at leverandøren skilter med, hvilke virksomheder der udfører arbejde på arbejdspladsen ved angivelse af navn og XXX.xx./XXX.xx.
Leverandøren er til enhver tid underlagt Gladsaxes Kommunes instruktioner omkring ophold på arbejdsplad- sen. Gladsaxes Kommune forbeholder sig med dette krav retten til at kunne udstikke instruktioner omkring ophold på arbejdspladsen. Eksempler herpå kan være regler omkring uønsket ophold på arbejdspladsen, for- bud mod overnatning på byggepladsen m.v.
1.3. Krav om registrering af udenlandske tjenesteydere
Leverandøren er forpligtiget til at sikre, at såfremt leverandøren eller dennes underleverandører har anmeldel- sespligt til RUT-registret overholder deres forpligtigelse og på eget initiativ, sender en kvittering for anmeldel- sen til Gladsaxes Kommune straks efter anmeldelsen. Registreringen skal være foretaget senest ved arbejdets påbegyndelse.
2. Dokumentation for overholdelse af forpligtelsen
Der skelnes i nærværende arbejdsklausul mellem krav til dokumentation og krav til redegørelse.
2.1. Dokumentation
Leverandøren har bevisbyrden for at forpligtelsen jf. klausulens afsnit. 1 er overholdt, og Gladsaxes Kommune kan på forlangende kræve at se dokumentation for leverandørens og dennes underleverandørers overholdelse heraf. Gladsaxes Kommune kan kræve dokumentation direkte fra leverandørens eller dennes underleveran- dørers medarbejdere.
Relevant dokumentation skal som minimum omfatte lønsedler, E-indkomstkvittering, lønregnskaber, opholds- og arbejdstilladelser og ansættelsesbeviser samt den referenceramme leverandøren har anvendt i forbindelse med fastsættelsen af løn- og arbejdsvilkår for de ansatte. Herudover kan Gladsaxes Kommune i den konkrete sag anmode leverandøren om at fremsende andre relevante dokumenter.
2.2. Redegørelse
Såfremt Gladsaxes Kommune har en mistanke om overtrædelse, skal leverandøren, efter påkrav, fremsende en fyldestgørende redegørelse. Parterne har endvidere pligt til egenhændigt at orientere hinanden ved mis- tanke om manglende overholdelse af arbejdsklausulen.
Leverandøren skal som minimum redegøre for, under hvilke forhold og/eller metoder de tjenesteydelser og bygge- og anlægsarbejder, der indgår til opfyldelsen af kontrakten, er fremstillet. Gladsaxes Kommune kan i den konkrete sag anmode leverandøren om at uddybe andre relevante forhold.
2.3. Frister
Dokumentationen skal være Gladsaxes Kommune i hænde senest 10 arbejdsdage efter påkravets modta- gelse. Redegørelsen skal være Gladsaxes Kommune i hænde senest 20 arbejdsdage efter påkravets modta- gelse.
3. Sanktion for manglende overholdelse af forpligtelsen
Leverandørens eller dennes underleverandørers væsentlige overtrædelser af Arbejdsklausulen vil altid beret- tige Gladsaxes Kommune til at ophæve kontrakten helt eller delvist.
Ifalder leverandøren nedenstående sanktioner eller andre misligholdelsesbeføjelser, fritages denne ikke for pligten til at opfylde kontrakten.
3.1. Sanktioner ved leverandørens overtrædelse til klausulens afsnit 1. (Forpligtelsen)
Gladsaxes Kommune er berettiget til at tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese berettigede krav fra leverandørens eller underleverandørers ansatte.
Leverandøren ifalder bod ved overtrædelse af klausulens afsnit 1. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til 2000 kr, indtil overtrædelsen er bragt til ophør. Beløbet kan modregnes i leverandørens vederlag.
3.2. Sanktioner ved leverandørens overtrædelse af klausulens afsnit 2
Leverandøren ifalder bod ved overtrædelse af klausulens afsnit 2. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til dog minimum 2000 kr. pr. dag indtil leverandøren har imødekommet Gladsaxes Kommunes påkrav. Beløbet kan modregnes i leverandørens vederlag.
4. Kontrolbesøg
Gladsaxes Kommune eller en tredjepart vil i kontraktens løbetid løbende kunne foretage uanmeldte kontrol- besøg på arbejdspladsen for at sikre overholdelse af Arbejdsklausulen.
.
20 Social klausul
Gladsaxe Kommune ønsker at fremme, at udsatte borgere på offentlig forsørgelse integreres på arbejdsmar- kedet (se definition). Målet er at understøtte den gruppe borgere, der har svært ved at opnå tilknytning til arbejdsmarkedet. Det skal blandt andet ske ved, at de virksomheder Gladsaxe Kommune handler med, er med til at tage et socialt ansvar.
Definitioner
Målgruppen er udsatte borgere på offentlig forsørgelse. Det er således personer:
• på førtidspension
• på ledighedsydelse
• Borgere i ressourceforløb eller jobafklaringsforløb
• der har været på kontant- eller uddannelseshjælp i over 3 år.
Ved beskæftigelse forstås både:
• støttet beskæftigelse, dvs. praktik eller løntilskud, eller
• ansættelse på ordinære vilkår på deltid eller fuldtid, herunder fleksjob.
Krav til beskæftigelse af udsatte ledige borgere (kontraktkrav)
Til opfyldelse af nærværende rammeaftale forpligter leverandøren sig til, inden for aftalens løbetid, at beskæf- tige et antal udsatte borgere på offentlig forsørgelse, som står i forhold til værdien af aftalen. Beskæftigelsen skal ske i forhold til udførelsen af det arbejde, der er omfattet af denne kontrakt. Det er leverandørens ansvar, at de socialt udsatte, der beskæftiges, har de kvalifikationer, der skal til for at opfylde kontrakten.
Det arbejde, der skal udføres i henhold denne aftale er omfattet af frit valg for borgeren, hvorfor der ikke kan garanteres en minimumsomsætning. Derfor stilles der krav om beskæftigelse i et omfang svarende til leve- randørens realiserede årlige omsætning under Kontrakten efter nedenstående intervaller for omsætning (ekskl. moms):
• 0 – 1 mio. kr. – intet krav om beskæftigelse af udsatte borgere på offentlig forsørgelse
• > 1 – 2 mio. kr. – krav om beskæftigelse af udsatte borgere på offentlig forsørgelse svarende til ½ års- værk
• > 2 mio. kr. – krav om beskæftigelse af udsatte borgere på offentlig forsørgelse svarende til 1 årsværk
Leverandøren skal sikre, at hver gang ovenstående beløbsgrænser passeres, beskæftiges mindst det antal socialt udsatte borgere, som fremgår ovenfor. Kravet skal opfyldes ved beskæftigelse af personer, som ikke allerede er beskæftiget i virksomheden. Ét årsværk svarer til 1924 arbejdstimer inkl. ferie, sygdom mv. Såfremt leverandøren ikke kan opfylde kravet med én person, skal leverandøren beskæftige det personer, der tilsam- men opfylder timekravet. Hvis der til opfyldelse af kravet beskæftiges flere borgere på få timer kan der efter aftale med kommunen dispenseres fra timekravet, dog ikke færre end to personer pr. halve årsværk.
Til opfyldelse af kravet om beskæftigelse af udsatte ledige på offentlig forsørgelse, kan leverandøren ansætte personer i relation til målgruppen (se definition), og har inden for målgruppen frit valg ift. persongruppe, an- sættelsestype og ansættelsesperiode, så længe beskæftigelsen sker inden for aftalens løbetid og i relation til den opgave, der udføres for Gladsaxe Kommune.
Leverandøren er forpligtet til at lave en opgørelse af den realiserede omsætning med henblik på at kunne opgøre, hvor mange udsatte borgere på offentlig forsørgelse, leverandøren skal beskæftige. Gladsaxe Kom- mune kan til enhver tid kræve dokumentation for opfyldelse af kravet til beskæftigelse af udsatte borgere på offentlig forsørgelse. Leverandøren skal dog minimum én gang årligt indberette sin årlige omsætning, sin be- skæftigelse af antal udsatte borgere på offentlig forsørgelse samt dokumentation for beskæftigelse, fx i form af ansættelseskontrakt.
Leverandøren bør løbende overvåge sin omsætning under aftalen, så opfyldelse af kravet om beskæftigelse af udsatte borgere på offentlig forsørgelse kan efterleves rettidigt.
I nedenstående skema fremgår krav til opgørelse af omsætningsperiode, periode for beskæftigelse af udsatte borgere på offentlig forsørgelse samt frist for dokumentation af kravet. I det første år af aftalens løbetid opgø- res omsætningen dog på en anden måde, idet årsomsætningen udregnes på baggrund af omsætningen i aftalens første 3 måneder. Denne omsætning vil omregnet til årlig omsætning danne grundlag for det antal udsatte borgere på offentlig forsørgelse, som leverandøren skal beskæftige. Beskæftigelse skal træde i kraft senest 5 måneder efter kontraktens ikrafttrædelse.
Omsætningsperiode til beregning af årlig om- sætning | Frist for indberetning af omsætning, antal ud- satte borgere på offent- lig forsørgelse samt do- kumentation for be- skæftigelse | Periode for beskæfti- gelse af udsatte borgere på offentlig forsørgelse | ||||
1. år af aftale | 01.05.2019 | – | 01.08.2019 | 01.10.2019 | – | 30.09. |
31.07.2019 (3 mdr.) | 2020 | |||||
2. år af aftale | 01.05.2019 30.04.2020 | – | 01.08.2020 | 01.10.2020-30.09.2021 | ||
3. år af aftale | 01.05.2020 30.04.2021 | – | 01.08.2021 | 01.10.2021-30.09.2022 | ||
4. år af aftale | 01.05.2021 30.04.2022 | – | 01.08.2022 | 01.10.2022-30.09.2023 | ||
5. år af aftale | 01.05.2022 30.04.2023 | – | 01.08.2023 | 01.10.2023-30.09.2024 | ||
6. år af aftale | 01.05.2023 30.04.2024 | – | 01.08.2024 | 01.10.2024-30.04.2025 | ||
Såfremt optionerne ikke udnyttes, stopper perioden for beskæftigelse ved kontraktens udløb.
Leverandøren forpligter sig derudover til at samarbejde med kommunens jobcenter. Leverandøren skal på kommunens opfordring deltage i et dialogmøde med kommunens jobcenter minimum 1 gang årligt i kontrakt- perioden. Kommunen vil gerne være sine leverandører behjælpelig med at danne sig et overblik over de mu- ligheder, erfaringer og værktøjer, som kommunen stiller til rådighed for det private erhvervsliv i forbindelse med varetagelse af sociale hensyn. Formålet med dialogmøderne er bl.a. at oplyse leverandøren om, hvilke uddannelses- og beskæftigelses-ordninger kommunen kan tilbyde leverandøren i relation til at få udsatte le- dige fra ovenstående målgruppe ind på arbejdsmarkedet. Kommunen kan også være behjælpelig med at iden- tificere relevante opgaver, som udsatte kan løse i virksomheden og idéudvikle på projektinitiativer og ny måder at rekruttere borgere på kanten af arbejdsmarkedet.
Forpligtelsen til at beskæftige udsatte borgere på offentlig forsørgelse bortfalder, hvis leverandøren ikke er i stand til af finde det antal ledige, som skal indgå i en relevant ansættelse med virksomheden. Forpligtelsen bortfalder dog kun hvis leverandøren kan dokumentere:
1. at der i rimeligt omfang er annonceret efter ledige, herunder taget kontakt til et jobcenter eller anden relevant myndighed i et andet EU-land, og
2. at et jobcenter eller anden relevant myndighed i et andet EU-land efter konkret henvendelse fra leve- randøren ikke har set sig i stand til at formidle ledige til beskæftigelse.
Opfølgning
Kommunen har ret til at aflægge leverandøren servicebesøg med henblik på at følge op på de indgåede aftaler for beskæftigelse af udsatte borgere på offentlig forsørgelse.
Leverandørens forpligtelser
Hvis leverandøren ikke kan besætte en stilling med udsatte borgere på offentlig forsørgelse i en periode på mere end 8 uger, skal kommunen straks have besked.
Hvis kommunen konstaterer eller har mistanke om, at leverandøren ikke beskæftiger det krævede antal ud- satte borgere på offentlig forsørgelse, eller hvis der opstår uenighed om, hvorvidt leverandøren opfylder for- pligtelsen, kan kommunen forlange, at leverandøren udarbejder en uddybende redegørelse. Hvis redegørel- sen ikke godtgør, at leverandørens manglende opfyldelse af kontrakten er berettiget, kan kommunen kræve, at leverandøren udarbejder en handlingsplan for at rette op på forholdet. Hvis kommunen på baggrund af redegørelse og handlingsplan vurderer, at leverandørens manglende ansættelse ikke er berettiget eller hand- leplanen ikke i tilstrækkelig grad sandsynliggør, at der rettes op på den manglende beskæftigelse, anses for- holdet som misligholdelse af kontrakten. Det samme gælder, hvis handleplanen accepteres af kommunen, men ikke følges eller overholdes.
Misligholdelse fra leverandørens side
Det betragtes som misligholdelse, hvis leverandøren ikke overholder sin pligt til:
• at beskæftige det antal udsatte borgere på offentlig forsørgelse, som er krævet i henhold til aftalen
• at dokumentere at kravet om beskæftigelse af udsatte borgere på offentlig forsørgelse er opfyldt,
• på kommunens forlangende at fremsende en redegørelse
• på kommunens forlangende at fremsende handleplan for at rette op på manglende beskæftigelse
• at give kommunen besked om manglende beskæftigelse af socialt udsatte borgere i en periode på mere end 8 uger,
• at afholde årligt møde med kommunens jobcenter i aftaleperioden. Listen er ikke udtømmende.
Bod
For at tilskynde leverandøren korrekt opfyldelse af kontrakten kan kommunen kræve en bod på 0,15 % af den årlige omsætning pr. påbegyndt uge pr. årsværk, som leverandøren efter nærværende aftale er forpligtet til at beskæftige, ved overskridelse af de af kommunen fastsatte tidsfrister for aflevering af behørig dokumentation. Boden kan kræves fra det tidspunkt, hvor fristen er overskredet og til dokumentationen foreligger.
Hvis det ved aflevering af dokumentation, redegørelse eller handleplan konstateres, at leverandøren uberetti- get ikke har beskæftiget det krævede antal udsatte borgere på offentlig forsørgelse i mere end 2 måneder, betales en bod på 0,5 % af den årlige omsætning pr. mangelfuld beskæftigede antal årsværk. Hvis leveran- døren ikke retter op på forholdet inden for en periode på 2 måneder betales en bod på 0,15 % af den årlige
omsætning pr. påbegyndt uge pr. årsværk, indtil leverandøren opfylder kravet om beskæftigelse det krævede antal årsværk.
Boden skal skriftlig varsles og den afregnes ved, at leverandøren udsteder en kreditnota, som skal være kom- munen i hænde indenfor 30 dage. Boden kan modregnes leverandørens betaling, hvis ikke kreditnota frem- sendes.
Ved gentagen misligholdelse af aftalen, kan den ophæves.
21 Overdragelse af rettigheder og pligter
Leverandøren må hverken helt eller delvist overdrage eller på anden måde overføre rettigheder og pligter i henhold til denne kontrakt til tredjemand uden forudgående, skriftlig aftale med kommunen, jf. dog afsnit 23 om underleverandører.
22 Underleverandører
Er leverandørens tilbud baseret på en anden enheds uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer eller fag- lige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af Kontrakten, skal disse dele af Kontrakten udføres af den pågældende enhed.
Leverandøren er berettiget til at lade specifikke dele af kontrakten udføre i underleverance, i det omfang det fremgår af leverandørens tilbud. Leverandøren må alene benytte de underleverandører, der fremgår af tilbud- det og om hvem leverandøren har erklæret, at de ikke er omfattet af situationer, der ville medføre udelukkelse i udbuddet.
Har leverandøren i tilbuddet undladt at oplyse identiteten på en eller flere underleverandører, skal leverandø- ren sende oplysning om underleverandørens eller underleverandørernes navn, CVR-/VAT-nr., kontaktperson og -oplysninger til kommunen, samt for hver underleverandør erklære, at denne ikke er omfattet af omstæn- digheder, der ville medføre udelukkelse i udbuddet, så snart underleverandøren er kendt. Leverandøren må først benytte underleverandøren til opfyldelse af Kontrakten, når oplysningerne og erklæringen er modtaget af kommunen.
Overgivelse af andre dele af kontrakten i underleverance og/eller benyttelse af andre underleverandører må alene ske efter forudgående, skriftlig aftale med kommunen.
Kommunen kan forlange, at leverandøren udskifter en underleverandør, hvis det i Kontraktens løbetid konsta- teres, at underleverandøren befinder sig i en situation, der ville medføre udelukkelse i udbuddet.
23 Force majeure
Hvis en parts opfyldelse af kontrakten umuliggøres af udefrakommende forhold, som ligger uden for partens kontrol, og som parten ikke på forhånd kunne forudse og ikke kan undgå eller overvinde, kan den pågældende
part påberåbe sig force majeure. Omfattet af force majeure er bl.a. strejke og lockout, dog ikke hvor forholdet alene har lokal karakter eller alene omfatter én eller enkelte virksomheder/arbejdspladser.
Så snart parten konstaterer eller kan forudse, at opfyldelsen af kontrakten hindres af force majeure, skal parten give skriftlig meddelelse til den anden part og oplyse følgende:
• Årsagen til force majeure-situationen
• Den forventede varighed af force majeure-situationen
• Hvilke dele af kontrakten, der ikke kan opfyldes som følge af force majeure – og hvordan Kontrakten forventes håndteret, mens force majeure foreligger, herunder eventuelt via alternative løsninger
• Hvilken indsats, der gøres fra partens side for at kunne genoptage opfyldelsen af kontrakten i fuldt omfang
Virkningen af force majeure er, at partens forpligtelser i henhold til kontrakten suspenderes for så vidt angår ydelser, hvis opfyldelse er hindret, i den tid, hvor hindringen foreligger og ikke kan overvindes. En eventuel modydelse fra den anden part suspenderes tilsvarende.
Er det leverandøren, der rammes af force majeure, er kommunen berettiget til at selv at udføre eller at lade tredjemand udføre de opgaver, der ramt af force majeure, hvis leverandøren ikke tilbyder brugbare alternativer og det skønnes, at opgavens udførelse ikke kan afvente, at leverandøren igen er i stand til at varetage denne.
Kommunen kan bringe Kontrakten til ophør uden varsel, hvis leverandøren rammes af force majeure, der forventes at vare mindst 30 dage og omfatter den samlede kontrakt eller en væsentlig del heraf.
24 Tvist, lovvalg og værneting
Aftalen er undergivet dansk ret.
Alle uoverensstemmelser og spørgsmål om forståelsen af Kontrakten, herunder indhold, omfang, ophør, for- tolkning, udfyldning eller opfyldelse, skal så vidt muligt søges løst i mindelighed.
En eventuel nødvendig tvistløsning foregår ved de almindelige domstole, hvis ikke andet konkret aftales mel- lem parterne.
Værnetinget er aftalt til Retten i Glostrup.
25 Underskrift
Kontrakten underskrives af kommunen og leverandøren.
For kommunen: | For leverandøren: | ||
_ Dato | _ Indkøbschef, Indkøb og Udbud | _ Dato | _ Navn Titel |
_ Dato | _ Social og Sundhedsdirektør | _ Dato | _ Navn Titel |