Århus Kommune | oktober 2006

Udbudsmateriale

2006/S 156 – 168657

Århus Kommune Multimediehuset

Bygherrerådgivning

Århus Kommune | oktober 2006

Udbudsmateriale

Indhold

Indhold 3

1. Procedurer og konkurrencevilkår 4

1.1. Indledning 4

1.2. Organisering af udbudsopgaven 4

1.3. Vilkår for afgivelse af tilbud 5

1.4. Formkrav til tilbudets opbygning, indhold og aflevering 6

1.5. Tilbudsbehandling 7

1.6. Tildelingskriterier 8

2. Situationsbeskrivelse 11

2.1. Århus Kommunes organisation 11

2.2. Projektorganisation i forhold til Multimediehuset 12

2.3. Beskrivelse Multimediehuset 17

2.4. Idéudviklings- og procesplanlægningsforløb 2005-2006 20

2.5. Værdigrundlag 21

3. Overordnet tidsplan 22

4. Ydelsesbeskrivelse 23

4.1. Indledning 23

4.2. Århus Kommune som bygherre 24

4.3. Gennemgående ydelser 26

4.4. Fase 1: Forberedelse og gennemførelse af projektkonkurrence 29

4.5. Fase 2: Forprojekteringsfase – udvidet projektforslag 33

4.6. Fase 3: Gennemførelse af entrepriseudbud 35

4.7. Fase 4: Projektoptimering og hovedprojektering 37

4.8. Fase 5: Udførelse 38

4.9. Fase 6: Aflevering og sagsafslutning 40

4.10. Andre ydelser 40

5. Option 42

5.1. Beskrivelse af optionen 42

6. Kontrakt 43

7. Tilbudsdisposition 52

7.1. Generelle formkrav 52

7.2. Disposition for konkurrencebesvarelsen 52

8. Bilag 55

1. Procedurer og konkurrencevilkår

1.1. Indledning

Århus Byråd besluttede i 2003 at afsætte midler til opførelsen af et Multimediehus. I september 2004 besluttede byrådet, at Multimediehuset skal placeres på de bynære havnearealer.

Byrådsbeslutningen om realiseringen af Multimediehuset bygger dels på Erhvervs- handlingsplanen - Vækst i Århus III, dels på en række forudgående analyser og un- dersøgelser, der samstemmende har peget på behovet for et nyt hovedbibliotek.

Multimediehuset planlægges ud fra, at det samlede bruttoetageareal vil udgøre ca.

21.000 m2, hvor hovedbiblioteket, borgerservice og en række administrative under- støttende funktioner i første omgang forventes at gøre brug af et bruttoetageareal på

18.000 m2. Det resterende areal forventes udlejet til komplimenterende erhverv. Hertil kommer tilhørende udearealer samt etablering af parkeringskælder.

Derudover er der en byggemulighed på yderligere ca. 7.000 m2 bruttoetageareal, hvor bygherrerådgivningen i relation til denne del udbydes som option. For en nær- mere beskrivelse af projektet henvises til udbudsmaterialets afsnit 2: Situationsbe- skrivelse.

Århus Kommune har sammen med NIRAS Konsulenterne gennemført et idéud- viklings- og procesplanlægningsforløb i 2005-2006, der har resulteret i en anbefaling af, at der tilknyttes en bygherrerådgiver/bygherrerådgiverteam, der skal medvirke til at skabe en god overgang fra forprogrammeringsfasen til konkurrence- og opførel- sesfasen. Århus Kommune udbyder således med baggrund i denne anbefaling byg- herrerådgivningsydelsen iht. nærværende udbudsmateriale med tilhørende bekendt- gørelse.

1.2. Organisering af udbudsopgaven

Der er til organisering og gennemførelse af udbudet nedsat en arbejdsgruppe under Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservices formandskab. Arbejdsgruppen be- står af:

• sekretariatschef, Borgerservice og Biblioteker, Xxxxxx Xxxxxxx

• fuldmægtig, Sekretariatet, Kultur og Borgerservice, Xxx Xxxxxxx

• projektleder, Multimediehuset, Xxxxx Xxxxxxxxx

• bygningschef, Byggeri og Planlægning, Xxxxx X. Xxxxxxx

• projektchef, Musikhusets udbygning, Xxxxxxxxx Xxxxxx

• chefkonsulent, Juridisk Afdeling, Borgmesterens Afdeling, Xxxxxxxxx Xxxxxxx

Arbejdsgruppen refererer til forvaltningschef Xxxx Xxxxx, Borgerservice og Biblioteker.

1.3. Vilkår for afgivelse af tilbud

1.3.1. Udbudsform

Udbudet gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.

Udbudet angår ydelser omfattet af direktivets bilag II A og gennemføres som et be- grænset udbud.

1.3.2. Alternative bud

Der kan ikke afgives alternative bud (varianter).

1.3.3. Vedståelsesfrist

Tilbudet er bindende for tilbudsgiverne i 3 måneder fra fristen for modtagelse af bud.

1.3.4. Option

På det havneareal, der er reserveret til Multimediehuset er der en byggemulighed på yderligere ca. 7.000 m2 bruttoetageareal, hvor bygherrerådgivningen i relation til denne del udbydes som option.

1.3.5. Aftalegrundlag

Aftale vil blive indgået på basis af det udkast til aftale, der indgår i dette udbudsma- teriale som afsnit 6.

1.3.6. Forbehold

Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, her- under kontrakten, kan medføre, at Århus Kommune har pligt til at se bort fra tilbu- det. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Århus Kommune ret til at se bort fra tilbudet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt.

Tilbudsgiverne anmodes om at prissætte eventuelle forbehold i tilbudsdispositionen. Prissætning af forbehold er ikke ensbetydende med, at Århus Kommune derved for- pligter sig til at tage tilbud indeholdende forbehold i betragtning. Århus Kommune er under alle omstændigheder forpligtet til selv at søge eventuelle forbehold prissat i det omfang tilbudet tages i betragtning.

Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbuds- materialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.

1.4. Formkrav til tilbudets opbygning, indhold og afle- vering

1.4.1. Formkrav

Tilbudet skal indeholde en fyldestgørende beskrivelse af, hvorledes tilbudsgiver vil opfylde kravene til opgavens udførelse. Løsningsbeskrivelsen bedes opstillet og speci- ficeret som beskrevet i tilbudsdispositionen.

Tilbudet skal afgives på dansk.

1.4.2. Spørgemøde

Tilbudsgiverne inviteres til spørgemøde mandag den 23. oktober 2006, kl. 14.00 –

16.00 på Hovedbiblioteket, Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx X, xxx. B (2. sal).

De tilbudsgivere, der ønsker at deltage i spørgemødet, bedes tilmelde sig til Xxxxx Xxxxxxxxx, tlf. nr. 00 00 00 00, e-mail: xxx@xxx.xxxxxx.xx.

Fra bygherres side vil forvaltningschef Xxxx Xxxxx, arbejdsgruppen til gennemførelse af udbudet, jfr. pkt. 1.2., og repræsentanter for Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø være til stede under spørgemødet.

Spørgsmål, der fremsættes under mødet, og besvarelserne vil umiddelbart efter spørgemødet blive udsendt til alle prækvalificerede tilbudsgivere.

Yderligere spørgsmål skal fremsendes skriftligt, jf. pkt. 1.4.3.

1.4.3. Spørgsmål til udbudsmaterialet

Frist for modtagelse af spørgsmål til udbudsmaterialet er den 10. november 2006, kl. 12.00.

Eventuelle uddybende spørgsmål til udbudsmaterialet skal sendes til Århus Kommu- ne, Borgerservice og Biblioteker, Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx C, att.: sekretariatschef Xxxxxx Xxxxxxx eller pr. e-mail til xxx@xxx.xxxxxx.xx.

Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb dvs. den 15. november 2006.

Spørgsmål og besvarelse vil blive udsendt til alle prækvalificerede tilbudsgivere i anonymiseret form.

1.4.4. Tilbudsfrist

Tilbudet skal være Århus Kommune, Juridisk Afdeling i hænde senest den 21. no- vember 2006, kl. 12.00.

Tilbudet skal sendes i 10 eksemplarer til Århus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Juridisk Afdeling, Rådhuset, 8100, Århus C, att.: chefkonsulent Xxxxxxxxx Xxxxxxx. Tilbudet bedes tydeligt mærket “Bygherrerådgivning – må ikke åbnes i poståbnin- gen”.

Tilbudet bedes tillige sendt elektronisk til xx@xxx.xxxxxx.xx.

1.5. Tilbudsbehandling

1.5.1. Registrering og åbning

Alle rettidigt modtagne tilbud vil blive registreret efterhånden, som de modtages. Tilbudene vil blive åbnet den 21. november 2006, kl. 12.30. Der vil ikke være adgang til at overvære tilbudsåbningen.

1.5.2. Tilbudsbedømmelse

Efter åbning af tilbudene foretages en vurdering af, om de modtagne tilbud er kondi- tionsmæssige. Tilbud, der ikke er konditionsmæssige, vil ikke indgå i den videre vur- dering.

Konditionsmæssige tilbud vil herefter blive vurderet på baggrund af de under pkt.

1.6. anførte tildelingskriterier.

Gennemgang af tilbudene er planlagt til uge 47 og uge 48. De tilbudsgivere, der har afgivet konditionsmæssige tilbud inviteres til tilbudspræsentation i uge 48.

Beslutning om tildeling af kontrakten forventes at foreligge i uge 50.

1.5.3. Underretning om valg af tilbud

Ved tildeling af kontrakten vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet herom ved brug af det hurtigst mulige kommunikationsmiddel.

Underretningen vil indeholde en summarisk begrundelse for den trufne beslutning.

Kontrakt vil tidligst blive indgået 10 dage efter tildeling af kontrakten har fundet sted.

1.5.4. Udgifter ved tilbudsgivning

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med nærværende udbud er Århus Kommune uvedkommende. Modtagne tilbud vil ikke blive returneret.

1.6. Tildelingskriterier

Aftale om bygherrerådgivning vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økono- misk mest fordelagtige bud, idet følgende delkriterier lægges til grund for tilbudsvur- deringen:

Delkriterier Vægt

1. Nøglepersoners kvalifikationer og kompe- tencer

30 – 40 %

2. Pris 30 – 35 %

3. Kvalitet i opgaveløsningen 25 – 35 %

Samlet vurdering

Aftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, hvis tilbud efter den skitserede bedømmel- sesmodel har opnået flest point og dermed vurderes at være det økonomisk mest fordelagtige tilbud.

Det bemærkes, at prioriteringen af delkriterierne går forud for den procentvise vægt- ning. Således vil nøglepersoners kvalifikationer og kompetencer (1) ved den konkrete vægtfordeling altid blive vægtet højere end pris (2), ligesom pris (2) vil blive vægtet højere end kvalitet i opgaveløsningen(3).

Delkriterium 1: Nøglepersoners kvalifikationer og kompetencer – vægt 30 – 40 % Der skal vedlægges en beskrivelse af kvalifikationer og kompetencer for de nøgleper- soner, der vil være beskæftiget med opgaven i forhold til følgende kompetencer:

- Bygge- og anlægstekniske kompetencer, herunder projekteringskompetencer

- Økonomistyring i forhold til større byggeprocesser

- Jura, herunder udbudsforhold og OPS

- Værdibaserede byggeprocesser

- Bæredygtigt byggeri

- Projekt- og procesledelse

- Praktisk gennemførelse af større kulturbyggerier

- Sproglige kompetencer (primært engelsk)

- Tidligt udbud, herunder projektoptimering og medprojektering

- Kompetencer i forbindelse med økonomiske beregningsopgaver og kalkulation af byggepriser

- Gennemførelse af parallelt opdrag i forbindelse med projektkonkurrencer

Tilbud skal som minimum indeholde en beskrivelse/oversigt over personernes kom- petencer/erfaringsgrundlag inden for de relevante områder med reference til eventu- elle tidligere byggeprocesser af samme karakter, hvor nøglepersonen har virket inden for det angivne kompetenceområde.

Beskrivelsen af nøglepersonernes kompetencer inden for ”tidligt udbud”, herunder projektoptimering og medprojektering skal medvirke til at overbevise bygherren om, at nøglepersonerne efter kontraktindgåelse vil være i stand til at rådgive herom og eventuelt på et sagligt og velunderbygget grundlag at foreslå alternativer.

Det forudsættes, at alle nøglepersonerne inden for de skitserede områder deltager i tilbudspræsentationen, således at der kan blive mulighed for at spørge ind til nøgle- personernes kompetencer og erfaringsgrundlag.

Bygherren forestiller sig 1-3 nøglepersoner tilknyttet. Delkriterium 2: Pris – vægt 30 – 35 %

Prisen/honoraret skal angives som en procentsats af byggeudgifterne. I de honorar- berettigede byggeudgifter indgår ikke grundkøbesum, tilslutningsafgifter og bidrag til offentlige myndigheder og forsyningsselskaber, udgifter til forbrug af el, vand og varme, finansieringsomkostninger, løst inventar og udstyr, administrative omkost- ninger, herunder gebyrer og afgifter.

Ekstraordinære ydelser i øvrigt honoreres efter regning, jf. ABR 89 pkt. 3.1.1.3., idet tilbudsgiver skal anføre timelønssatser og størrelsen på det dækningsbidrag, der til- lægges, for henholdsvis rådgivnings- og specialistydelser.

Tilbudsgiver bedes tillige afgive en pris – angivet som en procentsats af de forvente- de byggeudgifter – gældende for Multimediehus projektet inklusiv optionen på de 7000 m2.

Pris på bygherrerådgivning i relation til Multimediehuset vægtes med 55 %. Pris inklusiv optionen vægtes med 35 %.

Timelønssatser inkl. dækningsbidrag, ekstraydelser, vægtes med 10 %

Delkriterium 3: Kvalitet i opgaveløsningen – vægt 25 – 35 %

Med henblik på bedømmelsen af kvaliteten i opgaveløsningen, bedes tilbudsgiver som en del af tilbudet aflevere følgende:

- Tilbudsgivers forslag til, hvorledes en projektkonkurrence med parallelt op- drag kan forløbe, herunder hvorledes brugere, medarbejdere og borgere samt Multimediehusets kerneværdier kan tænkes inddraget i processen.

- Tilbudsgivers forslag til organisations- og ressourceplan i forhold til de faser, der er beskrevet under afsnit 4 i nærværende udbudsmateriale.

- Tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes der kan tilrettelægges og gennemføres en proces, hvori det besluttede værdigrundlag for Multimediehuset kommer til at indgå som et gennemgående omdrejningspunkt. Værdigrundlaget skal så- ledes indtænkes i hele forløbet og i de enkelte delfaser, processer og aktivite- ter, startende på det tidspunkt, hvor tilbudsgiveren/bygherrerådgiveren til- træder, og frem til selve ibrugtagningen af Multimediehuset.

- Tilbudsgiveren skal endvidere beskrive hvorledes – og i hvilket omfang – bor- ger-, bruger og medarbejderinddragelse kan tænkes ind i de forskellige faser af Multimediehus projektet. I tilbudsmaterialet skal tilbudsgiveren redegøre for hvilke typer af aktiviteter, der kan tænkes ind i de forskellige faser.

De angivne elementer vurderes som en samlet helhed, idet rækkefølgen ikke er ud- tryk for en prioritering.

2. Situationsbeskrivelse

2.1. Århus Kommunes organisation

2.1.1 Overordnet organisering

Århus Kommune er en magistratsstyret kommune, hvilket betyder, at kommunen har 5 økonomisk selvstyrende magistratsafdelinger samt Borgmesterens Afdeling. Herud- over fungerer Århus Havn som en kommunal selvstyrerhavn. Organisationsdiagram- met for Århus Kommune ser pr. 1. januar 2006 således ud:

2.1.2. Borgerservice og Bibliotekers organisering

Borgerservice og Biblioteker består af fire decentrale enheder.

Der henvises til bilag 10 for en nærmere beskrivelse af de enkelte enheder.

2.2. Projektorganisation i forhold til Multimediehuset

2.2.1. Organisationsdiagram

Et organisationsdiagram, der illustrerer projektorganisationen, er vedlagt som bilag 9 til nærværende udbudsmateriale.

2.2.2. Århus Byråd

Århus Byråd har den endelige bevillingsmæssige kompetence.

2.2.3. Kulturudvalget

Kulturudvalget skal løbende orienteres om projektets fremdrift.

2.2.4. Styregruppe, SG.

Styregruppens hovedopgave er at følge byggeriets fremdrift, at godkende alle væ- sentlige økonomiske tiltag/ændringer i byggeriet samt sikre det finansielle grundlag for projektet. Bygherren og Projektchef 1 og/eller Projektchef 2 (se nedenstående definition af de to projektchefer) deltager i styregruppens møder.

Mødefrekvens: En gang om måneden

Formand: Rådmanden for Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice Sekretær: Multimediehus sekretariatet

2.2.5. Bygherre

Bygherre for Multimediehusprojektet er Forvaltningschef Xxxx Xxxxx. Bygherre er le- der af Borgerservice og Bibliotekers projektorganisation og sikrer beslutningsdygtig- hed og ressourcer i alle faser af projektet. Bygherre indstiller til styregruppen.

2.2.6. Multimediehus sekretariatet

Bygherre har etableret et Multimediehus sekretariat, en intern projektenhed, der i hele planlægnings- og udførelsesfasen sikrer et enstrenget forbindelsesled mellem bygherren og bygherrerådgiveren, samt mellem organisation og bygherrerådgiver.

Multimediehus sekretariatet består af to projektchefer samt tværgående sekretariats- ressourcer. De to projektchefer er tilsammen ansvarlige for den daglige projektledel- se i forløbet, indenfor hver sine overordnede ansvarsområder. Desuden tilknyttes løbende varierede supplerende kompetencer.

Projektchef 1 (Proceschef) har følgende overordnede ansvarsområder:

• at brugerkrav dokumenteres og indarbejdes i projektgrundlaget

• at fungere som proceskonsulent og koordinator i forhold til brugergrupper og brugerkoordinatorer, for at sikre fremdrift, videnopsamling og anvendelighed

• at koordinere og korrigere de interne organisatoriske faglige og udviklings- mæssige ønsker og krav til indhold og form i det nye byggeri

• at sikre den optimale udnyttelse af medarbejdernes viden til fremme af pro- jektets mål og kvalitet

• at sikre fokus på sammenhæng mellem indhold og form i hele processen, her- under i samarbejde med projektchef 2 at koordinere sammenhængen mellem beslutninger vedr. indhold og heraf afledte konsekvenser for byggeprocessen

• at formulere forslag til og iværksætte nye aktiviteter og organiseringer i for- bindelse med borgerinddragelse, samt sikre dokumentation heraf

• at organisere inddragelsesprocesser for medarbejdere og eksterne interessen- ter i samarbejde med andre interessenter (herunder ledelsesniveauerne)

• at udarbejde aktiviteter og inddragelsesprocesser, der sikrer samarbejde og fælles udviklingsarbejde med lejere i hele processen, samt udarbejde forslag til fremtidige samarbejdsflader i Multimediehuset.

• at varetage intern og ekstern kommunikation vedrørende processen og Multi- mediehuset, herunder xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx, samt formulere oplæg til pressestrategi

• at fastholde gennemgående fokus i aktiviteterne, der sikrer at værdigrundla- get (med de syv kerneværdier) til stadighed indgår i grundlaget for byggepro- cessen, brugergruppernes udviklingsarbejde samt samarbejdsrelationerne så- vel internt som eksternt

• at udarbejde oplæg til strategier for tværgående funktioner og aktiviteter i det færdige Multimediehus

• at medvirke i fællesledelse af projektet

Projektchef 2 (Byggechef) har følgende overordnede ansvarsområder:

• at medvirke til at sikre, at bygherres visioner og intentioner omkring projektet indarbejdes og håndteres i hele forløbet

• at være stedfortræder for bygherren i relation til byggeprocessen og indgå i Multimediehus sekretariatets ledelse af projektet

• at sikre dialog og sparring samt løbende opfølgning i forhold til bygherrerådgi- ver vedr. div. oplæg om proces, udbuds- og kontrakt- og aftaleforhold, myn- digheds-, arkitekt- og ingeniørmæssige samt udførelsesmæssige forhold, planlægning, tid og økonomi.

• at sikre at bygherres organisation til alle tider er velinformeret og inddraget i problemstillinger, som måtte have bygherres/brugere og lejeres interesse.

• at sikre at Styregruppe løbende inddrages og holdes orienteret om proces, - herunder opfølgning vedr. økonomi og tid. Chefgruppe inddrages og oriente- res ligeledes om projektstatus.

• at medvirke til at sikre økonomiske og tidsmæssige budgetter overholdes.

• at sikre at bygherres aktive deltagelse effektueres i: rettidige inputs, tilbage- meldinger, beslutninger, tværgående samarbejde, udarbejdelse af indstillin- ger, deltagelse i forhandlinger, indgåelse kontrakter mv.

• at korrigere samarbejdet mellem projektets involverede myndigheder, lejere, naboer m.v.

Tværgående sekretariatsressourcer

De tværgående sekretariatsressourcer fungerer som fælles sekretariatsbistand for Bygherre og den todelte projektledelse. Sekretariatet har følgende overordnede an- svarsområder:

• at sikre dokumentation af proces og beslutninger i samarbejde med projektle- delsen

• at sikre opsamling af viden fra processer og workshops samt organisere viden så den kan genfindes

• at være centralt videnforum for beslutninger og aktiviteter på tværs af pro- cessen

• at udarbejde oplæg og indstillinger til styregruppen samt det politiske niveau, herunder kulturudvalget

• at udarbejde eller bidrage til løbende analyser og strategier for hhv. proces og fremtidigt Multimediehus

• at deltage i eller forestå udredninger på tværs af Århus Kommune

• at indgå i samarbejdet med fremtidige lejere samt udarbejdelse af udbud, kontrakter og samarbejdsaftaler

• at varetage sekretærfunktionen for et nærmere specificeret antal mødefora

• at indgå i tæt samarbejde med projektledelsen om udførelsen af projektets opgaver

2.2.7. Chefgruppen, CG

Chefgruppen består af cheferne for hhv. Hovedbiblioteket, Borgerservice, IT og Kommunikation, Borgerservice og Bibliotekers fællessekretariat samt Forvaltnings- chefen (Bygherre).

Chefgruppen er øverste beslutningsmyndighed i relation til brugerkoordinatorernes og brugergruppernes indstillinger omkring indhold og programmering og skal derved sikre helheden (strategi- og helhedsplan) i brugergruppernes krav samt sikre ud- formningen og vedtagelsen af en samlet driftsstrategi for Multimediehuset.

Chefgruppen udpeger brugergrupper og brugerkoordinatorer, samt udarbejder kom- missorier for funktionerne i samarbejde med projektledelsen.

Chefgruppen er ansvarlig for at sikre allokering og frigørelse af tilstrækkelige medar- bejderressourcer til hhv. brugergrupper og brugerkoordinatorfunktioner samt løbende inddragelsesprocesser og workshops.

Chefgruppen er ansvarlig for at koordinere brugergruppers og brugerkoordinatorers indstillinger med Borgerservice og Bibliotekers øvrige drifts- og udviklingsarbejde, herunder at opsamle og implementere heraf afledte beslutninger i organisationen.

Chefgruppen skal sikre mulighed for den nødvendige kommunikation mellem projekt- organisationen og medarbejdere samt medvirke til at identificere yderligere kommu- nikations- og inddragelsesbehov.

Projektchef 1 og/eller Projektchef 2 deltager i chefgruppens møder. Mødefrekvens: Efter behov

Formand: Bygherren

Sekretær: Multimediehussekretariatet

2.2.8. Brugerkoordineringsgruppe, BKG

Der udpeges en række tværgående brugerkoordinatorer med hvert sit fokus på tværgående temaer i det fremtidige Multimediehus. Brugerkoordinatorerne deltager i en brugerkoordineringsgruppe, der ledes af projektchef 1 og 2. Dette mødeforum skal sikre den optimale videnoverførsel mellem indholdsudvikling og byggeproces samt fungere som analyserende bindeled mellem brugergruppernes ønsker og heraf afledte konsekvenser for tværgående funktioner og temaer.

Brugerkoordinatorernes overordnede opgaver er:

▪ opsamling, koordinering og korrigering af brugergruppernes udviklingsarbejde med fokus på de tværgående temaer

▪ at udvikle ideer med afsæt i det enkelte tema til brug for brugergruppernes udviklingsarbejde

▪ analyse af brugergruppernes ønsker og krav i relation til det enkelte tema, herunder analyse af de afledte behov for beslutninger

▪ i samarbejde med projektledelsen at udrede og koordinere beslutningernes konsekvenser for tværgående funktioner og implementering i brugergrupper- nes fortsatte arbejde

▪ udarbejdelse af indstillinger omkring programmering, driftsstrategi og lignen- de til chefgruppen

▪ udarbejdelse af indstillinger og afrapportering til projektledelsen til brug for byggeprocessen

▪ at sikre at planlagte og besluttede justeringer vedrørende de tværgående te- maer implementeres i brugergruppernes oplæg

▪ at medvirke til at sikre, at relevante informationer videreformidles til de rele- vante brugergrupper.

Mødefrekvens: Efter behov

Formand: Projektchef 1 (Proceschefen)

Sekretær: Multimediehussekretariatet

2.2.9. Brugergrupper

Der etableres en række brugergrupper bestående af medarbejdere suppleret med eksterne relevante ressourcepersoner (samarbejdspartnere og borgere). Såvel tema- er som deltagere i brugergrupperne udpeges af chefgruppen.

Grupperne fungerer som udviklingsenheder og skal udarbejde oplæg til indhold in- denfor de udpegede fagområder. Grupperne skal desuden i samarbejde med bruger- koordinatorerne formulere og udvikle krav og ønsker til de tværgående funktioner i den fremtidige bygning, til videre formidling i brugerkoordineringsgruppen.

Der udpeges en tovholder for den enkelte brugergruppe, der er ansvarlig for afrap- portering og løbende opsamling af gruppens arbejde, samt løbende koordinering med brugerkoordinatorer og projektledelse efter behov.

Hver brugergruppe skal udarbejde et samlet oplæg for det enkelte fagområde med indstillinger til chefgruppen. Gruppernes samlede oplæg og afrapporteringer afleveres til chefgruppen med anbefalinger samt til projektledelsen til brug for koordinering og eventuel videre analyse i relation til byggeprocessen.

Brugerkoordinatorerne deltager løbende i brugergruppernes møder med henblik på ideudvikling og opsamling i forhold til de tværgående temaer. Projektchef 1 (Proces- chefen) deltager efter behov.

Mødefrekvens: Efter behov

Formand: Arbejdsgruppe tovholder

Sekretær: Udpeges i gruppen

2.2.9. Ressourcegruppe

Ressourcegruppen er en tværmagistratslig formaliseret projekt/sparringsgruppe, der kan supplere projektorganisationens kompetencer og ressourcer efter behov. Res- sourcegruppen har en rådgivende funktion i forhold til bygherre. Gruppen fungerer desuden som bindeled til videnressourcer i de respektive magistratsafdelinger i kommunen i projektledernes løbende arbejde.

Mødefrekvens: Efter behov

Formand: Bygherre

Sekretær: Multimediehussekretariatet

2.2.10. Strategigruppen

Strategigruppen har til formål at give input til realiseringen af Multimediehuset. Stra- tegigruppen skal løbende inddrages i idéudvikling og planlægning og følge den poli-

tisk/administrative proces, ligesom den skal inddrages i byggeprocessen på strate- gisk overordnet niveau.

Strategigruppen er rådgivende i forhold til rådmanden i alle faser af processen frem til realiseringen af Multimediehuset. Rådgivningen kan omfatte alle aspekter af plan- lægning og realisering, herunder idéudvikling, økonomi, fysisk planlægning, arkitekt- konkurrenceproces, udvælgelsesproces m.v.

Mødefrekvens: 4 gange årligt

Formand: Rådmanden for Kultur og Borgerservice Sekretær: Multimediehussekretariatet

2.2.11. Idégruppen

Gruppen er rådgivende i forhold til Bygherren. Idégruppen inddrages i og bidrager løbende til idéudvikling og aktiviteter i forbindelse med Multimediehusprocessen. Idégruppen kan inddrages ad hoc i brugergruppernes udviklingsarbejde.

Gruppen består af medlemmer, som har demonstreret evner for innovation og ny- tænkning i deres daglige virke og som har særlig indsigt på områder som teknologi- udvikling, arkitektur, folkeoplysning, uddannelse og biblioteksudvikling.

Mødefrekvens: 4 gange årligt Formand: Bygherre

Sekretær: Multimediehussekretariatet

2.3. Beskrivelse Multimediehuset

2.3.1. Nuværende Hovedbibliotek

Det eksisterende Hovedbibliotek i Århus har i mange år været underdimensioneret i forhold til det eksisterende aktivitetsniveau. Da det blev bygget i 1934, var bøger det afgørende medie. Siden har medieverden ændret sig drastisk, udlånet og antallet af trykte udgivelser er steget voldsomt og den tid, der bruges på film, TV og multimedi- er, er vokset eksplosivt.

Hovedbiblioteket havde i 2005 ca. 730.000 besøgende, hvilket gør biblioteket til hele byens hjerte for viden og kultur. Et naturligt krydsfelt for viden, personlig vækst og udvikling.

2.3.2. Overordnet økonomisk ramme og forventninger til areal Multimediehuset er tænkt som et byggeri for hovedbiblioteket og borgerservice på ca. 21.000 m2 bruttoetageareal. De kommunale institutioner får imidlertid i første omgang alene behov for ca. 18.000 m2 bruttoetageareal, hvorfor der vil være 3.000

m2 bruttoetageareal til lejere, som kan understøtte og forstærke realiseringen af visi- onen for Multimediehuset.

Derudover er der en byggemulighed på yderligere ca. 7.000 m2 bruttoetageareal, der evt. kan udnyttes/sælges til byggeri for lejere/ejere, der ligeledes vil kunne forstær- ke Multimediehusets profil og opgavevaretagelse.

I 2003 afsatte Århus Byråd midler på den 10-årige investeringsplan til opførelse af et Multimediehus med netto 355 mio. kr. (i 2006-priser) inklusiv grundkøb og bygge- modning i perioden 2006-12. Det er siden bekræftet gennem efterfølgende beslut- ninger – bl.a. i forbindelse med beslutning vedr. frigivelse af rådighedsbeløb i de en- kelte år 2005-2008. Hertil kommer provenu fra salg af det nuværende Hovedbiblio- tek, samt kapitalisering af lejeindtægt vedrørende de 3.000 m2. Endvidere kommer finansiering af etablering af en parkeringskælder, hvortil der kan tænkes eksternfi- nansiering igennem et OPS-(del)projekt, ligesom der kan tænkes delvis fondsfinan- siering i forhold det samlede eller dele af projektet.

2.3.3. Placering af Multimediehuset

I 2004 blev det besluttet, at Multimediehuset skulle placeres på de bynære havne- arealer. Placeringen benævnes i helhedsplanen for de bynære havnearealer Bastion 1 (senere ændret til: den sydlige bastion). På den sydlige bastion er der en byggemu- lighed på ca. 28.000 m², der kan disponeres af Multimediehuset (21.000 m²+ ca. 7000 m²). For en nærmere beskrivelse af området, henvises til helhedsplanen for de bynære havnearealer.

Af helhedsplanen fremgår også en række forventninger til indretningen af byrummet og samspillet med infrastrukturens elementer bestående af veje, jernbane og havn. Samlet er der tillagt de 2 bastioner et parkeringsareal svarende til ca. 40.000 m², hvilket svarer til 0,6 m² udlagt parkeringsareal pr. m² bruttoetageareal, jfr. Kvali- tetshåndbogen for de bynære havnearealer.

Helhedsplanen for de bynære havnearealer vedlægges som bilag 16 til udbudsmate- rialet.

2.3.4. Multimediehuset – mere end et nyt Hovedbibliotek

Multimediehuset skal opføres med tanke på fremtiden og være med til at understøtte forskellige teknologier, medier og kulturformer. Det forventes at der vil ske en eks- plosiv udvikling inden for medier og informationsteknologi, hvilket Multimediehuset skal kunne understøtte og drage nytte af.

Multimediehuset skal skabe interagerende rum for grundlæggende biblioteksfunktio- ner som blandt andet:

- at sikre fri og lige adgang til viden og kultur med fokus på alsidighed, kvalitet og aktualitet

- at formidle viden og oplevelser gennem tidens medier

- at formidle statslig og kommunal information

- at støtte den enkeltes livslange læring

- at medvirke til at bevare og formidle kulturarven

- at styrke integration af flygtninge og indvandrere

- at medvirke til at udvikle og støtte børns faglige og personlige udvikling

I valg af proces, aktiviteter, samarbejdspartnere og det endelige resultat er der en grundlæggende præmis om, at bygningen skal have en indbygget fleksibilitet over for mange forskellige funktioner, anvendelsesmåder og typer af organisering.

2.3.5. Multimediehuset og de tilhørende udearealer og faciliteter Multimediehuset bliver en central del af den nye bydel på De Bynære Havnearealer. udover de funktioner og faciliteter som skal rummes i Multimediehuset, skal det sik- res at det kommer til at fungere som et ikon og et vartegn for både havnefronten, bydelen og Århus som helhed.

De store krav der stilles til bygningen i både design og funktion, skal genspejles i den måde, de tilhørende udearealer indtænkes og udføres på. Sammenhængskraft, hel- hedstænkning med resten af De Bynære Havnearealer, funktionalitet, mangfoldighed, fleksibilitet, tilgængelighed, fritid, leg, bevægelse, oplevelser, udeliv og udfordringer vil være centrale elementer heri.

2.3.6. Parkering, frilægning af åen og Grenåbanen

Frilægning af åen og åens udløb i havnen vil skulle indarbejdes i Multimediehuspro- jektet, hvorfor der i projektet vil være en forpligtelse til at koordinere bebyggelsen med projektet vedrørende frilægning af åen.

Det er forudsat, at Grenåbanen – og med tiden en letbane – opretholdes med den nuværende linieføring, hvilket forudsætter, at der i forbindelse med Multimediehuset indplaceres et baneforløb og et standsningssted.

Det er i helhedsplanen for de bynære havnearealer foreskrevet, at der i forbindelse med Multimediehuset skal etableres parkeringsdækning for Multimediehuset samt offentlig tilgængelig parkering. Parkeringsarealer skal placeres i bygningskonstruktio- nen eller under terræn.

Bygherre overvejer forskellige scenarier omkring parkeringsdelen, herunder blandt andet en ejerlejlighedsmodel og en OPS/OPP model. Et selvstændigt OPP/OPS udbud i relation til parkeringsdelen forventes ikke indeholdt i bygherrerådgivers honorar.

Etableres parkering imidlertid som en del af Multimediehusprojektet f.eks. som en

OPS del af entrepriseudbudet, forventes det inkluderet i bygherrerådgivers ydelse, og byggeudgifterne vil være honorarberettiget.

2.4. Idéudviklings- og procesplanlægningsforløb 2005- 2006

Selve processen vedr. etablering af Multimediehuset blev initieret i 2005, da Århus Kommunes Biblioteker (nuværende Borgerservice og Biblioteker) den 12. maj 2005 indbød en række rådgivningsfirmaer til at komme med tilbud på gennemførelse af et idéudviklings- og procesplanlægningsforløb, der skulle resultere i et værdigrundlag på baggrund af interessentinddragelse og et forslag til fremtidig udbuds- og samar- bejdsform.

XXXXX Xxxxxxxxxxxxx blev efter en vurdering af de indkomne tilbud valgt som konsu- lent på opgaven.

Der har i idéudviklings- og procesplanlægningsforløbet været gennemført forskellige aktiviteter, som dels har haft til formål at bidrage til idéudviklingen, dels har haft til formål at kvalificere planlægningen af den videre proces.

Der er således blandt andet gennemført inspirationsseminarer, visionsseminarer, medarbejderinddragelsesaktiviteter, fokusgruppeinterviews og forskellige dialogbase- rede aktiviteter. Denne proces har bl.a. omfattet en idégruppe, strategigruppe samt repræsentanter for kultur- og biblioteksområdet, arkitektur, IT og medier, uddannel- sesområdet og erhvervslivet.

Endelig er der udarbejdet et casestudie af udvalgte nationale og internationale kul- turbyggerier.

Idéudviklings- og procesplanlægningsforløbet blev afsluttet i august 2006. Resulta- terne er følgende dokumenter, der vedlægges som bilag:

1. Et værdigrundlag for Multimediehuset, dækkende både realiseringsfasen og selve det færdige byggeri og organisation, bilag 6.

2. Rapport om borgerinddragelsesprocessen, jfr. xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx

3. Case beskrivelser af ”Det gode kulturbyggeri” med eksempelmateriale og læ- ring fra ind- og udland, bilag 7.

4. Anbefalinger vedrørende den kommende udbuds- og konkurrenceform, bilag

8. Det præciseres, at dokumentet alene har tjent til inspiration for bygherrens fastlæggelse af rammerne for den videre proces. Det er netop ønsket, at byg-

herrerådgiver kommer med forslag til tilrettelæggelse og kvalifikation af pro- cessen.

2.5. Værdigrundlag

Værdigrundlaget for Multimediehuset kan opsummeres i syv kerneværdier:

1. Borgeren som udgangspunkt

2. Livslang læring og fællesskab

3. Mangfoldighed, samarbejde og netværk

4. Kultur og oplevelser

5. Brobygger mellem borger, teknologi og viden

6. Fleksibel og professionel organisation

7. Et bæredygtigt ikon for Århus

For en uddybning af disse værdier henvises til bilag 6 til nærværende udbudsmate- riale. Værdigrundlaget er ved udsendelsen af udbudsmaterialet endnu ikke vedtaget af byrådet.

3. Overordnet tidsplan

Som bilag 3 er vedlagt en overordnet tidsplan for Multimediehus projektet. Tidspla- nen tager udgangspunkt i en projektkonkurrence med parallelt opdrag samt et efter- følgende tidligt entrepriseudbud. Afhængig af det endelig valg med hensyn til pro- jektkonkurrencen og formen for entrepriseudbud, kan tidsplanen ændres i forløbet

4. Ydelsesbeskrivelse

4.1. Indledning

Afsnittet beskriver de ydelser, bygherrerådgiveren som minimum skal levere. Det forudsættes således, at den afgivne pris inkluderer alle de i afsnittets beskrevne ydelser.

Projektet omkring Multimediehuset er imidlertid kompliceret. Processen er fortsat åben og præget af, at bygherrerådgiveren forventes at kunne komme med forslag til kvalificering af processen, herunder foreslå relevante ændringer i procesforløbet. År- hus Kommune lægger stor vægt på, at samarbejdet er fleksibelt. Det forudsættes således, at bygherrerådgiveren ved afgivelse af pris har taget højde for, at proces- sens faser kan ændres f.eks. hvis der konkret ikke gennemføres et tidligt udbud på entreprisedelen. Dette forventes indeholdt i den af bygherrerådgiver afgivne pris.

Ydelsesbeskrivelsen kan overordnet set deles op i to niveauer startende ved de helt grundlæggende og gennemgående ydelser og sluttende med mere specifikke ydelser fordelt på de enkelte delfaser:

1. Udover en række nærmere specificerede ydelser i de forskellige projektfaser, er der en række forhold og tværgående ydelser, som forudsættes leveret af bygherrerådgiveren gennem de forskellige projektfaser. Det drejer sig om:

• Indarbejdelse af værdigrundlaget og borgerinddragelsen i de enkelte faser, processer og aktiviteter

• Økonomistyring, herunder økonomiske beregninger og kalkulation af byg- gepriser

• Processtyring, herunder sikring af en optimal projektoptimering

• Bygge-, anlægs- og projekteringsmæssige forhold

• Jura, herunder udbudsforhold og OPS

• Dialog med fremtidige lejere/ejere For en uddybning se afsnit 4.3.

2. Faseafhængige bygherrerådgivningsydelser. Processen for det nye Multime- diehus tænkes opdelt i følgende hovedfaser:

• Forberedelse og gennemførelse af projektkonkurrence med parallelt op- drag

• Forprojektering

• Gennemførelse af entrepriseudbud

• Gennemførelse af projektoptimeringen

• Hovedprojektering

• Udførelse

• Aflevering og sagsafslutning

Det forudsættes fra bygherres side, at bygherrerådgiveren kan levere alle de be- skrevne ydelser som en samlet bygherrerådgivningsydelse.

For en uddybning se afsnit 4.4.

4.2. Århus Kommune som bygherre

4.2.1. Indledning

Århus Kommune ønsker som bygherre, at det ansvar og de opgaver der knytter sig hertil varetages professionelt. Århus Kommune ønsker dels gennem egen organise- ring dels gennem tilknytning af bygherrerådgiver, at bygherrens ansvar og opgave- løsning varetages bedst muligt.

Den interne – se afsnit 2.2 - organisering med inddragelse af forskellige fag- og spidskompetencer fra forskellige dele af den kommunale organisation, opbygning af et Multimediehussekretariat med projektchefer etc. og en klar organisatorisk opbyg- ning med en entydig ansvarsplacering, skal medvirke til opfyldelse af ovenstående.

Den eksterne bygherrerådgiver skal supplere og komplementere bygherrens organi- sation og dennes kompetencer med en række specialiserede ydelser. I udbudsmate- rialet er der søgt beskrevet hvilke forventninger bygherren har til de forskellige ydel- ser fra bygherrerådgiveren, herunder hvorledes samspillet med bygherrens organisa- tion forventes at forløbe.

I den forestående proces vil der således være opgaver, hvor bygherre og bygherre- rådgiver vil have forskellige roller i samarbejdet. Dette vil også være tilfælde i de faser, hvor der er tilknyttet et rådgiverteam og en entreprenør på i processen. Ne- denstående beskriver forskellige kombinationer og eksempler på rollefordeling mel- lem bygherre og bygherrerådgiver. Listen er tænkt som en række eksempler og skal derfor ikke tolkes som fyldestgørende eller udtømmende.

1. Opgaver, som bygherre har hovedansvaret for, fx håndtering af den løbende medarbejderinddragelse og intern kommunikation.

2. Opgaver som bygherrerådgiveren varetager på vegne af bygherren, fx afkla- ring af de jordbundstekniske forudsætninger for selve anlægsprojektet, sekre-

tariatsfunktionen i forhold til projektkonkurrencen, udredning i forhold til par- kering, Grenåbanen og åens udløb.

3. Opgaver, hvor bygherrerådgiveren på baggrund af dialog med bygherre skal udarbejde begrundede beslutningsoplæg til bygherre, fx tidsplaner samt ud- vælgelses- og tildelingskriterier i forbindelse med udbud af rådgiverydelsen (arkitekt, ingeniør m.fl.) og entrepriseopgave.

4. Opgaver, hvor bygherrerådgiveren skal levere informationer, som bygherren skal anvende fx i forhold til den politiske proces (problembeskrivelser, bag- grundsnotater etc.).

5. Opgaver, hvor bygherrerådgiveren i samarbejde med bygherrens organisation skal løse en opgave, fx planlægning og gennemførelse af det parallelle opdrag i projektkonkurrencen, inddragelse af eksterne ejere/lejere.

6. Opgaver, hvor bygherrerådgiveren skal fungere som rådgiver og sparrings- partner, fx i forbindelse med kontraktindgåelse med rådgiverteam og entre- prenør.

Bygherrerådgiveren skal i sin planlægning tage højde for, at Århus Kommune er en kompleks offentlig organisation med adskillige interessenter, der skal inddrages og høres undervejs i processen.

Bygherrerådgiveren skal have forståelse for, at rådgivningen ydes til en kommunal bygherre, som er undergivet en række forskelligartede regler og krav.

4.2.2. Bygherrerådgiveren i forhold til bygherrens organisation

Multimediehussekretariatet

Bygherrerådgiverens primære kontakt vil være til Multimediehussekretariatet.

Brugerkoordineringsgruppen.

Bygherrerådgiveren skal sammen med Multimediehussekretariatet fastlægge ram- merne og formen på det output, der skal modtages fra brugerkoordineringsgruppen i forbindelse med projektkonkurrencen, forprojekteringen, det efterfølgende entrepri- seudbud, projektoptimering og hovedprojekteringen.

Bygherrerådgiveren vil således skulle deltage i møder med brugerkoordineringsgrup- pen med henblik på at afklare forventninger til output, bistå med en eventuel bear- bejdning af output, indarbejde brugerkoordineringsgruppens output i det samlede materiale/i byggeprocessen samt bidrage til udarbejdelse af indstillinger til chefgrup- pen.

Brugergrupper

Bygherrerådgiveren vil således som alt overvejende udgangspunkt ikke have kontak- ten til eller koordineringen af brugergrupperne. Bygherrerådgiveren vil dog skulle kunne analysere oplæg og afrapporteringer fra brugergrupperne med henblik på identificering af afledte konsekvenser i forhold til byggeprocessen.

Chefgruppen

Bygherrerådgiveren skal sammen med Multimediehussekretariatet fastlægge ram- merne for det output, der skal modtages fra chefgruppen i forbindelse med projekt- konkurrencen, forprojekteringen, det efterfølgende entrepriseudbud, projektoptime- ringen og hovedprojekteringen.

Bygherrerådgiveren vil således skulle deltage i møder med chefgruppen med henblik på at afklare forventninger til output, bistå med eventuel bearbejdning af output og indarbejde chefgruppens output i det samlede materiale.

Bygherrerådgiveren forventes på ad hoc basis at skulle rådgive chefgruppen. Styregruppen

Bygherrerådgiveren forventes på ad hoc basis at kunne deltage i styregruppens mø-

der.

Øvrig organisation

Der kan på ad hoc basis være behov for møder med øvrige dele af bygherreorganisa- tionen, herunder andre magistratsafdelinger, forvaltninger og interessegrupper for eksempel i forbindelse med udarbejdelse af lokalplaner, udbudsmaterialer mv.

Det forudsættes, at de nødvendige møder med alle dele af bygherrens organisation og i alle faser er indeholdt i bygherrerådgiverens tilbud.

4.3. Gennemgående ydelser

4.3.1. Indledning

Bygherrerådgiveren skal forestå etablering af grundlaget for rådgiveraftaler herunder byggeprogram, udbud af rådgiverydelsen og entreprenørydelsen. Bygherrerådgiveren skal yde bistand i forbindelse med valg af konkurrenceform, bistand i forbindelse med bedømmelse og aftaleindgåelse samt opfølgning for bygherren gennem projekte- rings-, projektoptimerings- og udførelsesfaserne.

4.3.2. Værdibaseret byggeproces

Det er en afgørende forudsætning for Århus Kommune, at interessenterne omkring Multimediehuset inddrages i hele processen. Interessenterne er blandt andet Århus Byråd, Kulturudvalget, borgere, brugere, medarbejdere, bygningsmyndigheder og

erhvervslivet herunder eventuelle fremtidige lejere. Der skal dog på intet tidspunkt herske tvivl om, at bygherren har den endelige beslutningskompetence i projektet.

I tilrettelæggelsen af processen skal bygherrerådgiveren bistå bygherren i at sikre, at ovenstående hensyn indarbejdes i de enkelte faser og aktiviteter.

Bygherrerådgivningen skal sikre, at der under alle byggeprojektets faser sker en til- strækkelig, rettidig og målrettet kommunikation med og til de til enhver tid relevante parter.

Formen for bygherrerådgiverens kommunikation skal tilpasses det til en hver tid giv- ne behov.

Kommunikations- og inddragelsesforpligtelsen vedrører alle byggeprojektets faser, samt de processer og delprocesser der eksisterer i programfasen, projekteringsfasen, udførelses- og byggefasen samt i forhold til sagens afslutning.

Hele processen skal således afspejle Multimediehusets 7 kerneværdier.

4.3.3. Økonomistyring i forhold til byggeprocessen

Århus Kommune lægger stor vægt på, at der i hele forløbet fra forberedelse af pro- jektkonkurrencen til og med opførelse og aflevering af byggeriet er en stram økono- misk styring af projektet. Der skal således foretages successive troværdige kalkulati- oner, ligesom rådgiveren skal besidde gode forhandlingskompetencer.

Århus Kommune ønsker ikke at påbegynde et projekt, der efterfølgende viser sig ikke at kunne holde sig inden for den forudsatte økonomiske ramme.

Bygherrerådgiveren skal varetage rollen som kontrolberegner (”Quantity Surveyor”), og skal således sikre at bygherren i hele projektforløbet til enhver tid kan afstemme projekt og økonomi.

Århus Kommune vil løbende lade foretage supplerende kontrolberegninger.

4.3.4. Bygge-, anlægs- og projekteringsmæssige forhold

Rådgiveren skal under hele processen fungere som bygherrens rådgiver i forhold til de bygge-, anlægs- og projekteringsmæssige forhold. Det forudsættes at rådgiveren har en tilstrækkelige faglig bredde og dybde til at kunne dække hele processen fra forberedelse og gennemførelse af projektkonkurrence med parallelt opdrag, udarbej- delse af udvidet projektforslag, entrepriseudbud, projektoptimering, hovedprojekte- ring over udførelsesfase til aflevering, 1-års og 5-års gennemgang.

Det forudsættes således at rådgiveren gennem hele processen kan yde bygherren tilstrækkelig kvalitativ rådgivning på de byggetekniske forhold, herunder de problem-

stillinger, der vil opstå og de valg, som vil skulle træffes undervejs. Endvidere forud- sættes det, at rådgiveren proaktivt vil kunne rådgive bygherren gennem hele proces- sen for derigennem at optimere både proces og resultat.

Bygherrerådgiveren skal have erfaring med ”tidligt udbud”, herunder projektoptime- ring og medprojektering, således at bygherrerådgiveren vil være i stand til at rådgive og på et sagligt og velunderbygget grundlag eventuelt at foreslå relevante alternati- ver.

Projektet skal tage udgangspunkt i de eksisterende retningslinier for bygge- og an- lægsarbejder i Århus Kommune, herunder ”Tilgængelighed i kommunale bygninger og i det offentlige rum” (bilag 13) og ”Miljøorienteret byggeri – krav, anbefalinger og visioner” (bilag 12). Derudover skal der ske en overholdelse af gældende lovgivning, normer og krav til byggeri.

Endelig skal der sikres en overensstemmelse med helhedsplanen for de bynære ha- nearealer, Kvalitetshåndbogen for de bynære havnearealer samt koordinering med byggerierne på pier 2 og de øvrige bygninger på området.

4.3.5. Processtyring

Bygherrerådgiveren forventes at forestå styring af hele processen frem til aflevering af det færdige byggeri, herunder at påse:

• at beslutninger træffes rettidigt af hensyn til det samlede projekt og dermed det endelige resultat

• at beslutninger træffes så sent som muligt i processen, da det minimerer risi- koen for at der (for) tidligt i forløbet lukkes af for muligheder og løsninger, som efterfølgende viser sig at være de rigtige/mest hensigtsmæssige. Det er et krav til bygherrerådgiveren, at denne sikrer, at rådgiverne styrer beslut- ningsprocessen, således at der altid i forbindelse med beslutninger er afsat et tidspunkt for, hvornår beslutningen tidligst kan tages, og et tidspunkt for hvornår beslutningen senest skal være taget

• at der sker løbende afrapportering til bygeherren vedrørende procesforløbet

4.3.6. Jura, herunder udbudsforhold og OPS

Rådgiveren skal i såvel teori som praksis have et solidt kendskab til udbudsreglerne, herunder afvikling af projektkonkurrencer i parallelt opdrag samt gennemførelse af offentligt og begrænset udbud af bygge- og anlægsopgaver, herunder forhandling og kontrahering.

Rådgiveren skal på et juridisk højt plan kunne give den nødvendige rådgivning og sparring i forhold til bygherrens organisation.

Rådgiveren skal endvidere have et indgående kendskab til de rammer og vilkår, der gælder for en kommunal bygherre.

4.3.7. Dialog med fremtidige lejere/ejere

Bygherrerådgivere skal deltage i dialogen, afklaringen og forhandlingerne med frem- tidige ejere/lejere af huset, herunder inddrage fremtidige lejere/ejere i hele proces- sen. Det forventes ikke, at bygherrerådgiver forestår udbud med henblik på at finde egnede lejere/ejere.

4.3.8. Bygherrens ydelser

Bygherren og dennes organisation forestår følgende:

• håndtering af den løbende medarbejder-, bruger og borgerinddragelse

• den interne kommunikation i forhold til bygherrens organisation

• deltager aktivt i de nødvendige møder

• orienterer om opgavens økonomiske realisering

• godkendelse af oplæg til projektkonkurrence og entrepriseudbudsform, kon- kurrencemateriale og udbudsmateriale samt øvrigt materiale til gennemførelse af henholdsvis projektkonkurrencen og entrepriseudbudet

• bistår med fremskaffelse af eksisterende materiale vedrørende Multimediehu- set

• godkender indstillinger fra bygherrerådgiver

• betaler de af bygherrerådgiver anviste udgiftsbilag

• deltage i afleveringsforretningen og underskrive afleveringsdokument

• deltage i 1 års gennemgang og 5 års eftersyn

I forbindelse med opstarten af bygherrerådgivningen indkalder bygherren til en work- shop med deltagelse af den/de personer, der primært skal forestå bygherrerådgiv- ningen, og bygherrens repræsentanter i byggeprocessen. Det er bygherrens ønske, at der i forbindelse med workshoppen udarbejdes en personprofiltest for deltagerne med henblik på at fremme det tætte teamwork, der er hovedformålet med work- shoppen.

4.4. Fase 1: Forberedelse og gennemførelse af pro- jektkonkurrence

4.4.1. Overordnet procesbeskrivelse

I nedenstående er der redegjort for bygherrens foreløbige overvejelser om proces- sen. Bygherrerådgiveren skal i tilbudsmaterialet redegøre for et overordnet og be- grundet forslag til gennemførelse af processen omkring det parallelle opdrag, jfr. pkt. 1.6.

Bygherrerådgiveren skal i samarbejde med bygherres organisation gennemføre en projektkonkurrence med en forudgående prækvalifikation, hvor også udenlandske tegnestuer i samarbejde med andre rådgivere (arkitekter, ingeniører, landskabsarki- tekter m.fl.) – herefter kaldet rådgiverteams – opfordres til at anmode om prækvali- fikation.

Valg af rådgiverteam sker efter afholdelse af en projektkonkurrence, der tænkes gennemført som et begrænset EU-udbud indeholdende et efterfølgende parallelt op- drag.

Det er en vigtig forudsætning, at de udvalgte rådgiverteams ikke kun konkurrerer på baggrund af et projektforslag, men også konkurrerer på evnen til at implementere det vedtagne værdigrundlag og at inddrage borgere, brugere og medarbejdere i pro- cessen.

Der tænkes indarbejdet et parallelopdrag, hvor to eller flere rådgiverteams efter en udvælgelsesrunde og mod honorering arbejder parallelt på udformning af et projekt. Den nærmere proces afklares i samarbejde med bygherrerådgiveren.

Bygherren ønsker inddragelse af Akademisk Arkitektforening i bedømmelsen af den arkitektoniske del af projektkonkurrencen.

Ydelserne er beskrevet med udgangspunkt i henhold til P.A.R. og F.R.I.s ydelsesbe- skrivelser vedrørende bygherrerådgivning, december 2003 og PAR og F.R.I.s ydel- sesbeskrivelse for byggeri og planlægning, april 2006.

4.4.2. Valg af endelig konkurrenceform for projektkonkurrencen og andre indledende aktiviteter

De indledende aktiviteter vil være:

• gennemførelse af opstartsmøder/workshops med bygherre og nedsatte ar- bejdsgrupper/brugerkoordineringsgruppen

• deltagelse i indledende møder med øvrige dele af bygherreorganisationen

• valg af endelig konkurrenceform vedr. projektkonkurrencen

• forberedelse af beslutningsgrundlag for den videre proces vedrørende entre- priseudbud, herunder eventuelt tidligt udbud

• beskrivelse og strukturering af processen med konkurrence og – afvikling

• udarbejdelse af en hovedtidsplan med mødedatoer og milepæle

• udformning af rammer for output fra de enkelte brugergrupper, brugerkoordi- neringsguppen og chefgruppen

• bistå med opsamling og koordinering af output fra brugergrupperne i samar- bejde med Multimediehussekretariatet

• afklaring og forberedelse af planmæssige forhold

• koordinering i forhold til relevante forvaltninger i Århus Kommune

• oplæg til disposition for byggesagsbeskrivelsen

Det nærmere indhold af det oplæg, der skal danne grundlag for projektkonkurrencen afklares i forbindelse med valg af endelig konkurrenceform. Udarbejdelse af dette oplæg – idéoplæg – forventes indeholdt i bygherrerådgivershonorar.

4.4.3. Valg af endelig konkurrenceform for entrepriseudbudet, jfr. fase 3 Bygherrerådgiveren skal – i samarbejde med bygherrens organisation – forestå føl- gende opgaver i forbindelse med valg af endelig konkurrenceform for entrepriseud- budet:

• indstille til valg af konkurrenceform for entrepriseudbudet, herunder eventuel- le incitamentsmodeller

• beskrivelse og strukturering af processen med konkurrence og – afvikling

• udarbejdelse af en hovedtidsplan med mødedatoer og milepæle

• fremkomme med forslag til opgave- og ansvarsfordeling mellem rådgivertea- met og bygherrerådgiver i forbindelse med entrepriseudbudet, jfr. fase 3

• fremkomme med forslag til indhold og forløb vedrørende projektoptimerings- fasen

4.4.4. Prækvalifikation - projektkonkurrencen

Bygherrerådgiveren skal – under inddragelse af bygherrens organisation - forestå:

• udarbejdelse af forslag til udvælgelseskriterier

• udarbejdelse af EU-udbudsbekendtgørelse

• udarbejdelse af tilhørende annoncer

• besvarelse af evt. spørgsmål fra (potentielle) tilbudsgivere

• gennemgang af ansøgere

• udarbejdelse af et begrundet oplæg til prækvalificering

• udsendelse af meddelelser om prækvalificering til de bydende

4.4.5. Udbud - projektkonkurrence

Bygherrerådgiverne skal under inddragelse af bygherren sideløbende med varetagel- sen af opgaverne under pkt. 4.4.3. have ansvaret for at udarbejde det samlede kon- kurrencemateriale, som skal danne grundlaget for afholdelse af en international pro- jektkonkurrence i løbet af 2007.

Konkurrencematerialet skal udarbejdes i samarbejde med bygherrens organisation og i henhold til de allerede trufne beslutninger, gennemførte processer og udarbejdede materialer m.v.

Bygherrerådgiveren skal således:

• forestå en gennemgang, vurdering af de indkomne forslag for bygherre og dennes organisation og indarbejde disse i konkurrencematerialet

• udarbejde udbudsgrundlag og øvrigt konkurrencemateriale tilpasset opgaven

• afklare omfanget af rådgiverteamets ydelser, herunder f.eks. krav til teg- ningsmateriale mv., hvilket skal fremgå af ydelsesbeskrivelsen eller kontrakt- materialet

• udarbejde et begrundet forslag til tildelingskriterier/vægtning

• fremkomme med forslag til sammensætning af bedømmelsesudvalg

• udsende konkurrencemateriale

• besvare spørgsmål

• udsende rettelsesblade

4.4.6. Bedømmelse - projektkonkurrence

Projektkonkurrencen tænkes opdelt i to faser, hvor bedømmelsen i første fase sker med henblik på at finde de vindende rådgiverteams, der skal deltage i næste fase vedrørende det parallelle opdrag. I anden fase foretages en ny bedømmelse, hvoref- ter et rådgiverteam tildeles opgaven.

Bygherrerådgiveren skal – under inddragelse af bygherrens organisation – forestå følgende opgaver i forbindelse med udvælgelse af rådgiverteams til den efterfølgende proces med parallelt opdrag (første fase):

• udarbejde plan og retningslinier for bedømmelsesudvalget

• varetage sekretariatsfunktioner i forhold til bedømmelsesudvalget, herunder udarbejde dommerbetænkning

• tilknyttes bedømmelsesudvalget som rådgiver

• meddele resultatet til konkurrencedeltagerne

• forestå evt. offentliggørelse af resultatet

4.4.7. Gennemførelse af proces med parallelt opdrag

Bygherrerådgiveren skal – i samarbejde med bygherrens organisation – forestå plan- lægning og gennemførelse af det parallelle opdrag, indeholdende følgende hovedakti- viteter:

• fastlæggelse af proceduren med udgangspunkt i bygherrerådgiverens forslag til proces

• gennemførelse af processen

• udarbejdelse af indstilling vedrørende resultatet

• rådgive bygherren med teknisk og processuel kompetence og rådgivning un- der hele forløbet

• varetagelse af sekretariatsfunktionen under processen, herunder udarbejdelse af bedømmelsesbetænkning

• tilrettelæggelse og gennemførelse af borger-, bruger- og medarbejderinddra- gelsesaktiviteter i processen

• udarbejdelse af (kontrol)prisberegning på de udarbejdede forslag

4.4.8. Aftaleindgåelse - projektkonkurrence

Bygherrerådgiveren skal bistå bygherre i udarbejdelse af kontraktgrundlag for kon- kurrencevinder, herunder:

• udarbejde udkast til kontrakt til vinderkonsortium – kan evt. udarbejdes i for- bindelse med udarbejdelse af konkurrencematerialet, således at kontraktud- kastet kan gøres til en del af konkurrencematerialet

• yde rådgivning i forbindelse med kontraktforhandlinger og indgåelse af kon- trakt

4.4.9. Kvalitetssikring

Bygherrerådgiveren kvalitetssikrer sine ydelser i forbindelse med valg af rådgiver- team.

4.5. Fase 2: Forprojekteringsfase – udvidet projektfor- slag

4.5.1. Indledning

Forprojekteringsfasen tager udgangspunkt i resultatet af projektkonkurrencen. Målet med fasen er at få udarbejdet et udvidet projektforslag, som kan anvendes i forhold til det efterfølgende entrepriseudbud.

Entrepriseudbudet forventes at ske som et tidligt udbud/sen partnering, således at udbudsgrundlaget svarer til det, der traditionelt kaldes et udvidet projektforslag.

Det forudsættes, at bygherrerådgiveren på et højt fagligt og proaktivt niveau kan bistå bygherren i processen under hensyntagen til:

• de overordnede målsætninger for Multimediehuset

• den samlede økonomiske ramme for projektet

• resultatet af projektkonkurrencen

• den overordnede tidsplan

• allerede trufne beslutninger

• de forudgående processer

• allerede udarbejdede materialer i forhold til Multimediehuset

Forprojekteringen skal – i lighed med grundlaget for projektkonkurrencen - tage ud- gangspunkt i de eksisterende retningslinier for bygge- og anlægsarbejder i Århus Kommune, herunder ”Tilgængelighed i kommunale bygninger og i det offentlige rum” og ”Miljøorienteret byggeri – krav, anbefalinger og visioner”. Derudover skal projekt-

forslaget sikre grundlaget for, at der sker en overholdelse af gældende lovgivning, normer og krav til byggeri.

4.5.2. Bygherrerådgiver i forprojekteringsfasen

I forprojekteringsfasen skal bygherrerådgiveren under inddragelse af bygherrens or- ganisation udføre følgende opgaver:

• i samarbejde med rådgiverteamet udarbejde en redegørelse for forundersø- gelser, der belyser byggeriets grundlæggende forudsætninger, som kan være geologiske, miljømæssige mv.

• iværksætte eventuelle supplerende undersøgelser

• sikre indarbejdelse af forundersøgelsernes konklusioner i udbudsgrundlaget til entrepriseudbudet

• udarbejde organisationsplan samt procedurer for kommunikation og samar- bejde mellem byggesagens parter

• oplæg til plan for projektbeslutninger og -godkendelser

• opstartsmøde bl.a. for at skabe et fælles grundlag med forventninger til sam- arbejdet, og aftale succeskriterier m.m. Deltagere vil være bygherre og den- nes organisation, rådgiverteam og bygherrerådgiver.

• deltage i møder for sagens gennemførelse, herunder møder med bygherren inkl. referatskrivning.

• projekt- og procesledelse

• sikre at rådgiverteamet udarbejder byggesagsbeskrivelse, der kvalitetssikres i samarbejde med bygherren

• sikre indarbejdelse af output fra brugerkoordineringsgruppen og chefgruppen

• bygherremøder med rådgiverteam.

• kommentering af referater fra rådgiverteamet.

• formidle forelæggelse af projektspørgsmål fra rådgiverteamet for bygherren.

• foretage løbende projektgranskning under inddragelse af bygherren med xxx- xxxx på at opfylde bygherrens kvalitative, tekniske, æstetiske, indholdsmæssi- ge, brandtekniske og funktionsmæssige krav, herunder krav om tilgængelig- hed.

• vurdere om projektet er i overensstemmelse med aftalegrundlaget – hvis ik- ke, medvirke til at krav fra bygherre efterleves.

• foretage månedlig opfølgning og rapportering til bygherren om projekterin- gens fremdrift i forhold til tidsplanen og økonomi, herunder budgetopfølgning mv.

• foranledige de projektmæssige afklaringer i forhold til myndighederne

• sikre at rådgiverteamets kvalitetssikring lever op til og varetages i overens- stemmelse med det aftalte

4.6. Fase 3: Gennemførelse af entrepriseudbud

4.6.1. Indledning

Efter projektforslagets endelige udformning udbydes dette i hoved-, stor- eller total- entreprise. Der er ikke taget stilling til, om rådgiverteamet skal tilknyttes entreprenø- ren eller bygherren. Dette skal klarlægges i fase 1, hvor beslutningsgrundlaget for entreprisekonkurrencen skal forberedes. Hvis der vælges udbud i hovedentreprise forudsættes byggeledelse ikke indeholdt i bygherrerådgiverens tilbud.

Entrepriseopgaven forventes udskrevet som et tidligt udbud i enten hoved-, stor- eller totalentreprise. Udbudet kan tillige indeholde visse OPP/OPS elementer, i forhold til dele af anlægsdelen, fx parkeringskælder, realisering af de ca. 7.000 ekstra m2 eller i forhold til dele af den efterfølgende drift.

Valg af den endelige og præcise udbuds- og samarbejdsform skal ske på baggrund af et af bygherrerådgiveren udarbejdet fyldestgørende beslutningsoplæg indeholdende beskrivelse af fordele og ulemper til Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice, jf. de overordnede rammer for konkurrencen, herunder tidsplan og økonomisk ram- me. Dette beslutningsgrundlag skal foreligge allerede i fase 1.

4.6.2. Prækvalifikation - entrepriseudbud

Bygherrerådgiver skal – under inddragelse af bygherrens organisation og under for- udsætning af, at konkurrencen gennemføres som et begrænset udbud – forestå:

• udarbejdelse af forslag til udvælgelseskriterier

• udarbejdelse af EU-udbudsbekendtgørelse

• udarbejdelse af tilhørende annoncer

• besvarelse af evt. spørgsmål fra (potentielle) tilbudsgivere

• gennemgang af ansøgere

• udarbejdelse af et begrundet oplæg til prækvalificering

• udsendelse af meddelelser om prækvalificering til de bydende

4.6.3. Udbud – udbudsmateriale - entrepriseudbud

Bygherrerådgiver skal i samarbejde med rådgiverteamet udarbejde et komplet ud- budsmateriale, som gør det muligt for entreprenørerne at give et bud på opgaven. Den nærmere ansvars- og opgavefordeling besluttes i fase 1 under forberedelse af projektkonkurrencen.

Følgende hovedopgaver skal varetages:

• udarbejdelse af udbudsgrundlag og øvrigt udbudsmateriale tilpasset opgaven

• udarbejdelse af et begrundet forslag til tildelingskriterier/vægtning

• forslag til sammensætning af et evt. bedømmelsesudvalg

• sikre udsendelse af udbudsmateriale, herunder digitalt udbud

• besvarelse af spørgsmål

• sikre udsendelse af rettelsesblade

• udarbejde udkast til entreprisekontrakt og eventuel partneringafta- le/incitamentsmodeller

Bygherrerådgiverens hovedopgave er i den forbindelse at sikre at rådgiverteamet indarbejder bygherrens ønsker, krav og forudsætninger medtages i det udbudsmate- riale, som entreprenørerne skal afgive bud på baggrund af.

Bygherrerådgiveren har i denne fase en afgørende rolle i samspillet mellem rådgiver- teamet, bygherre og dennes organisation. Bygherrerådgiveren har til opgave løbende at kvalitetssikre udbudsmaterialet i forhold til:

• bygherrens ønsker, krav og forudsætninger til projektets indhold, funktion, tekniske løsninger samt konsekvenser i forhold til efterfølgende drift og vedli- gehold

• den samlede økonomiske ramme

• kommunikation og informationsstrømmen mellem rådgiverteamet og xxxxxx- xxx

• det vindende projekt og tilhørende forudsætninger og beslutninger

• de juridiske forudsætninger, herunder udbuds- og kontraktmæssige forhold

4.6.4. Bedømmelse - entrepriseudbud

Bygherrerådgiveren skal – i samarbejde med bygherrens organisation – forestå føl- gende opgaver i forbindelse med bedømmelsen af de indkomne tilbud og tildeling af entreprisekontrakten:

• fastlæggelse af procedure og gennemførelse af proces

• oplæg til afgørelse vedrørende tilbudenes konditionsmæssighed

• udarbejdelse af plan og retningslinier for et evt. bedømmelsesudvalg

• varetagelse af sekretariatsfunktioner i forhold til bedømmelsesudvalget, her- under udarbejde indstilling om tildeling af kontrakten

• tilknyttet bedømmelsesudvalget som rådgiver

• inddragelse af interessenterne undervejs i processen.

• meddelelse af resultatet til konkurrencedeltagerne

• offentliggørelse af resultatet

4.6.5. Aftaleindgåelse - entrepriseudbud

Bygherrerådgiveren skal bistå bygherre i udarbejdelse af kontraktgrundlag for kon- kurrencevinder, herunder yde rådgivning i forbindelse med kontraktafklaringerne og eventuelle justeringer samt indgåelse af kontrakt.

4.7. Fase 4: Projektoptimering og hovedprojektering

4.7.1. Projektoptimering

Bygherrerådgiver skal i forbindelse med udbudet af rådgivningen / projektkonkurren- cen sikre, at der formuleres konkrete krav til rådgiverteamets udbudsbetingelser an- gående tidligt udbud/sen partnering.

Det er bygherrens ønske, at der i forbindelse med rådgiverteamets udbud af det ud- videde projektforslag klart formuleres krav til, hvorledes projektoptimeringen sikres gennem et optimalt samarbejde mellem rådgiverteamet og entreprenørerne.

Det er således bygherrens krav, at entreprenørernes underentreprenører (fag entre- prenørerne) er en aktiv del af projektoptimeringen. Dette for at sikre at projektopti- meringen foretages på grundlag af den mes detaljerede faglige/tekniske indsigt i hvert enkelt fag/arbejdsområde.

Ligeledes er det bygherrens ønske, at rådgiverteamet gennemudbudsmaterialet til entrepriseudbudet tilkendegiver entydige krav til entreprenørernes arbejdsindsats i forbindelse med projektoptimeringen og den efterfølgende projektering fra entrepre- nørernes side – således at der er klarhed over kravet til indhold og omfang af entre- prenørernes arbejdstegninger, værkstedstegninger, produktionstegninger og den produktionsrettede arbejdsbeskrivelse, der retter sig mod produktion af komponenter og elementer til byggeriet.

Bygherren ønsker således et udbud, der sikrer en projektoptimering og en entrepre- nørprojektering, der medfører:

• Et bygbart projekt, der ikke omfatter fejl, mangler og uoverensstemmelser i projektet, der kan forringe byggeriets kvalitet eller medfører betydelige eks- trakrav om betaling på grund af fejl, mangler og uoverensstemmelser i pro- jektet. Bygherren forventer, at bygherrerådgiverens, rådgivernes og entre- prenørernes fælles indsats i projekteringen medfører et projekt, der er enty- digt og således udformet, at der er klarhed over indhold og omfang af den en- kelte fag entreprise ydelse.

• En optimal balance mellem pris og kvalitet, således at bygherren får det, han betaler for, og således at ubillige kravundgås, samt at såvel rådgivere som udførende sikres et fornuftigt udkomme af deres ydelser.

• En optimal udførelsestidsplan, der sikrer, at kvaliteten af det udførte ikke forringes på grund af uhensigtsmæssig forcering af de enkelte fagentreprenø- rers arbejdsindsats.

4.7.2. Bygherrerådgivers indsats i hovedprojekteringsfasen Bygherrerådgiverens nærmere indsats i hovedprojekteringsfasen fastlægges på grundlag af det materiale, der skal indgå i entrepriseudbudet.

Det forventes dog, at bygherrerådgiveren:

• påser, at procedurer for kommunikation og samarbejde mellem byggesagens parter fastlægges

• sikrer rettidig inddragelse af brugere, medarbejdere og borgere samt bygher- rens øvrige organisation

• gennemgår det udarbejdede projektmateriale og vurderer om projektmateria- lets omfang er i overensstemmelse med det aftalte

• påser at planen for projektbeslutninger og – godkendelser følges

• udarbejder kommentarer til projektet og indstiller herom, herunder ændrings- forslag og forslag til materialevalg mv.

• vurderer oplæg til drifts- og vedligeholdelsesplan

• vurderer om projekterings- og udførelsesplaner udarbejdes i overensstemmel- se med hovedtidsplanen og kontrollerer at projekteringstidsplanen følges

• kontrollerer at aftalte forsikringer tegnes

• kontrollerer at aftalte sikkerhedsstillelser foreligger rettidigt

• overvåger projektets samlede økonomi, herunder indhenter økonomiske over- slag fra parterne for udarbejdelse af et samlet budget. Budgettet ajourføres i alle projekteringsfaser

• fører byggeregnskab og attesterer a conto begæringer og regninger for udgif- ter i hovedprojekteringsfasen

• udarbejder rapporter til bygherren om byggesagens økonomiske forløb

• foranlediger bygherrens godkendelse af dispositioner i hovedprojekteringsfa- sen

• udarbejder og ajourfører likviditetsbudget

• sikrer de nødvendige myndighedsandragender

• vurderer og kontrollerer, at parternes kvalitetsstyringssystemer er i overens- stemmelse med det aftalte og at disse efterleves

• foretager en overordnet projektgranskning

• vurderer oplæg til kontrol- og tilsynsplaner

• udarbejder tilsynsplan for eget overordnet tilsyn

4.8. Fase 5: Udførelse

4.8.1. Bygherrerådgiver i udførelsesfasen

Bygherrerådgiveren skal rådgive bygherren om hvilken organisationsform, der skal opbygges i forbindelse med byggeledelsen i udførelsesfasen. Bygherren overvejer, om byggeledelsen skal varetages af samme rådgiverteam, som det projekterende, eller om byggeledelsen skal varetages af en anden rådgivervirksomhed, der er uaf- hængig af det rådgiverteam, der har forstået projekteringen.

Bygherrerådgiveren skal overvåge det planlagte byggeri i udførelsesfasen, herunder de ydelser, som entreprenøren er forpligtet til at levere. Bygherrerådgiverens ydelser omfatter:

• udarbejde oplæg til, hvorledes borgere, brugere og medarbejdere inddrages i udførelsesfasen

• kontrol af tilsyn med at aftalte ydelser i forbindelse med projektopfølgning, byggeledelse og fagtilsyn udføres i henhold til det aftalte

• foreslå procedure for kommunikation og samarbejde mellem byggesagens parter

• føre overordnet tilsyn i henhold til den godkendte plan

• påse at plan for sikkerhed og sundhed færdiggøres og ajourføres, og at sik- kerhedsmøder afholdes

• varetagelse af bygherrens ansvar for sikkerhed og sundhed

• vurdere og indstille vedrørende forelagte materialeprøver, herunder eventuelle forslag om ændret materialevalg

• vurdere om udførelsestidsplaner udarbejdes i overensstemmelse med hoved- tidsplanen, og løbende kontrollere at hovedtidsplanen følges

• løbende overvåge projektets samlede økonomi inden for den fastsatte budget- ramme, herunder foreslå korrektioner, hvis det måtte vise sig nødvendigt

• føre byggeregnskab og attestere a conto begæringer og regninger for udgifter i udførelsesfasen

• vurdere eventuelle krav mod bygherre samt rådgive bygherren herom

• udarbejde rapporter om byggesagens forløb, herunder i forhold til projekte- ringen, udførelse, tid og økonomi

• foranledige bygherrens godkendelse af dispositioner

• overvåge at myndighedskrav opfyldes

• sikre rettidig indhentning af myndighedstilladelser

• deltage i byggemøder, sikkerhedsmøder og opsummerende projekteringsmø- der inkl. varetagelse af sekretariatsfunktion.

• løbende dialog med bygherre i forhold til projektstatus og afklaring af princi- pielle spørgsmål/forhold.

• projektledelse, med koordinering og dialog om samarbejdet.

• deltage i bygherremøder med entreprenør, herunder bistå bygherren under disse møder

• kommentere referater fra entreprenør

• koordinere bygherreleverancer med entreprisen/partneringprojektet, (herun- der evt. gennemføre udbudsrunde for leverancer, som ikke er inkluderet i den overordnede konkurrence)

• kontrollere og følge op på kvalitetssikringen, herunder udarbejde kommenta- rer

• påse at der sker indsendelse af færdigmelding, og at ibrugtagningstilladelse indhentes

• afholdelse af en audit hos entreprenør

4.9. Fase 6: Aflevering og sagsafslutning

4.9.1. Bygherrerådgivers opgaver

I forbindelse med afleveringen skal bygherrerådgiveren:

• sikre udarbejdelse af mangellister og kvalitetssikre disse

• gennemføre mangelgennemgang af byggeriet inden aflevering

• forestå afholdelse af afleveringsforretning

• forestå opsamling af information fra driftsorganisationen

• forestå kontrol og opfølgning af afhjælpninger

• følge op efter aflevering/ibrugtagning.

• sikre driftsorganisationens overtagelse efter aflevering

• sikre opsamling af fejl og mangler

• indkalde til og afholde 1 års gennemgang samt opfølgning herpå.

• medvirke ved nedskrivning og evt. frigivelse af sikkerhedsstillelse(r) efter aftale med bygherren

• indkalde til og afholde 5 års eftersyn samt opfølgning herpå

4.10. Andre ydelser

4.10.1. Online håndtering af byggesagens dokumentation

Bygherrerådgiveren skal sikre, at byggesagens dokumenter håndteres i et online sy- stem valgt og opbygget af bygherren.

Alle dokumenter – herunder mødeindkaldelser, referater, tegninger, manualer og kvalitetssikring – skal gemmes online, således at de altid er elektronisk tilgængelige for byggesagens parter.

Alle dokumenter skal gemmes i originalt filformat samt i pdf-format, således at alle relevante parter sikres adgang hertil.

De enkelte faser i projektet, som beskrevet i ovenstående afsnit, er først afsluttet, når al dokumentation er opdateret og godkendt af bygherren og er tilgængelig via online systemet.

Bygeherrerådgiver kommer - under inddragelse af bygherrens organisation – med forslag til opbygning af en struktur, for online systemet som skal følges, herunder vejledning i brugen af systemet (fx vedrørende navngivning af filer). Bygherrerådgi- veren kommer endvidere med oplæg til pris på drift/licenser mv. Licenser betales særskilt af bygherren. Bygherrerådgiver etablerer online systemet på vegne af byg- herren.

Alle dokumenter skal – med mindre andet aftales med bygherren – være på dansk.

Bygherrerådgiveren skal deltage i opstartsmøder for alle interessenter i de forskellige faser, hvor der bliver informeret om håndtering af byggesagens dokumenter. Bygher- rerådgivers udgifter til udskrivning/plotter og evt. kopiering af dokumenter - herun- der tegninger - er bygherren uvedkommende.

5. Option

5.1. Beskrivelse af optionen

På det havneareal, der er reserveret til Multimediehuset, er der en byggemulighed på yderligere ca. 7.000 m2 bruttoetageareal, hvor bygherrerådgivningen i relation til denne del udbydes som option, idet bygherrerådgiver også forventes at levere de under afsnit 4 beskrevne ydelser i relation til optionsdelen, hvis Århus Kommune vælger at gøre brug heraf.

Der kan blive tale om en selvstændigt beliggende bygning, eller at de yderligere ca.

7.000 m2 bruttoetageareal integreres i Multimediehuset. Det er dog en forudsætning, at det samlede byggeri fremstår som en helhed, hvor der kan opnås synergi mellem de virksomheder, institutioner mv., der måtte leje/købe sig ind i byggeriet og de kommunale funktioner i Multimediehuset.

6. Kontrakt

[Hvis tilbudsgiver har forbehold for bestemmelserne i kontrakten skal dette tydeligt angives i tilbudsdispositionens pkt. 5. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialets pkt.

1.3.6. vedrørende retsvirkningerne af forbehold.]

Aftale om bygherrerådgivning

mellem

CVR nr.

(herefter kaldet bygherrerådgiveren)

og

Århus Kommune Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice

Rådhuset 8100 Århus C

(herefter kaldet Århus Kommune)

0. Indledning

Århus Kommune har i 2006 gennemført et begrænset udbud af bygherrerådgivningen vedrørende opførelse af Multimediehuset. Efter gennemgang af de indkomne tilbud har Århus Kommune valgt bygherrerådgiverens tilbud, da dette vurderedes at være det for kommunen økonomisk mest fordelagtige tilbud.

Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af:

1. Nærværende aftale

2. Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand, ABR 89, med År- hus Kommunens ændringer og tilføjelser, bilag 1

3. Udbudsmaterialet fra Århus Kommune af september måned 2006, bilag 2

4. Tilbud fra rådgivningsvirksomheden af dd/mm/2006, bilag 3

I tilfælde af uoverensstemmelse mellem dokumenterne, har disse gyldighed i den anførte rækkefølge.

Med mindre andet fremgår klart og utvetydigt af bygherrerådgiverens tilbud, forud- sættes alle krav i udbudsmaterialet overholdt.

1. Bygherrerådgiverens ydelser

Bygherrerådgiveren er forpligtet til at levere de ydelser, der er beskrevet i udbuds- materialet.

Bygherrerådgiver er indforstået med, at processerne omkring Multimediehuset fortsat er åbne og præget af, at bygherrerådgiveren forventes at kunne komme med forslag til kvalificering af processerne, herunder foreslå relevante ændringer i procesforløbet.

Århus Kommune lægger stor vægt på, at samarbejdet er fleksibelt. Det forudsættes således, at bygherrerådgiveren ved afgivelse af pris har taget højde for, at proces- sens faser kan ændres f.eks. hvis der konkret ikke gennemføres et tidligt udbud på entreprisedelen. Dette forventes indeholdt i den af bygherrerådgiver afgivne pris.

2. Kvalitetsstyring

Bygherrerådgiveren er forpligtet til at drage omsorg for, at det gennem den løbende kvalitetsstyring sikres, at de konkrete opgaver til stadighed kan løses i overens- stemmelse med den kvalitet og de arbejdsgange samt den organisations- og ressour- ceplan, der er beskrevet i bygherrerådgiverens tilbud.

3. Bygherrens ydelser

Bygherren er forpligtet til i fornødent omfang at deltage i beslutningsprocessen, gen-

nemgå rådgivers udkast til juridiske dokumenter og udkast til udbudsgrundlag samt at medvirke i det omfang, der fremgår af udbudsmaterialet. Bygherrens gennemgang af juridiske dokumenter og udkast til udbudsgrundlag fritager ikke bygherrerådgive- ren for ansvar.

Rådmanden for Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice er bemyndiget til at disponere i byggesagen, jf. ABR89 pkt. 1.2.2. Rådmanden kan uddelegere denne kompetence helt eller delvist.

4. Organisation

Bygherrerådgiverens kontraktansvarlige er:

-

Bygherrerådgiverens projektchef er:

-

Bygherrerådgiveren må ikke uden bygherrens godkendelse ændre på medarbejder- staben for de medarbejdere, som er navngivet i nærværende aftale. Udskiftes en af de i denne kontrakt navngivne medarbejdere på bygherrerådgivers foranledning, skal en ny nøglemedarbejder godkendes af bygherren.

Såfremt bygherren anmoder bygherrerådgiveren om at ændre på medarbejdersta- ben, herunder navngivne medarbejdere, skal bygherrerådgiveren uden unødig forsin- kelse foreslå anden medarbejder, som kan godkendes af bygherren.

Århus Kommunes kontaktperson(er) er:

- Forvaltningschefen for Borgerservice og Biblioteker

- projektchef 1 (proceschef)

- projektchef 2 (byggechef)

5. Bygherrerådgivers værdigrundlag og uddannelsespolitik Bygherrerådgiveren skal tilkendegive at have eller ville indføre en formuleret uddan- nelsespolitik og et værdigrundlag for ansættelserne på den udbudte arbejdsopgave, herunder i særdeleshed opgavens nøglepersoner. Uddannelsespolitikken og værdi- grundlaget skal sandsynliggøre at bygherrerådgiveren om nødvendigt vil være i stand til at tiltrække og fastholde nøglepersoner i forhold til projektet og dermed kan bibe- holde den ønskede kvalitet gennem hele projektperioden. Uddannelsespolitikken og værdigrundlaget skal mindst gælde frem til aflevering af byggeriet.

Bygherrerådgiveren skal på bygherrens anmodning orientere bygherren om uddan- nelsespolitikken/værdigrundlaget og dens udmøntning.

Hvis bygherrerådgiveren ikke på anmodning kan redegøre for uddannelsespolitikken og værdigrundlaget, kan bygherren stille krav om en uddybende redegørelse fra byg- herrerådgiveren.

6. Dialogbaseret samarbejde

Samarbejdet mellem Århus Kommune og bygherrerådgiveren skal finde sted med baggrund i en dialogbaseret samarbejdsmodel. Herved forstås, at parterne gennem dialog søger at opnå konsensus og herunder at løse opståede usikkerheder og even- tuelle konflikter.

Baggrunden for dette er, at Århus Kommune anser samarbejdet som værende et nøgleelement i forhold til at sikre den størst mulige succes. Det er væsentligt, at samarbejdet bygger på følgende elementer:

• Tillid

• Fleksibilitet

• Dialog

Samarbejdet bør for det første være præget af gensidig tillid og tro på, at parterne kan lære af og udvikle hinanden.

At samarbejdet er fleksibelt betyder, at bygherrerådgiveren i sin opgaveløsning for- ventes at udvise fleksibilitet og situationsbestemt handlemåde, ligesom Århus Kom- mune vil være åben over nye forslag fra bygherrerådgiveren og generelt vil tilstræbe et smidigt og ubureaukratisk samarbejde.

Endelig er det væsentligt, at samarbejdet bygger på dialog mellem parterne. I for- længelse heraf skal uoverensstemmelser altid søges løst via dialog mellem parterne.

7. Faseafslutning og igangsættelse af ny fase

På Århus Kommunes initiativ foretages efter afslutning af hver fase, jfr. punkt 9 en evaluering af samarbejdet og de af bygherrerådgiveren leverede ydelser i den netop afsluttede fase. Århus Kommune træffer i den forbindelse beslutning om, hvorvidt samarbejdet skal fortsætte til næste fase.

Århus Kommune er således berettiget til efter afslutningen af hver fase, at bringe samarbejdet til ophør mod erlæggelse af den procentvise andel af bygherrerådgive- rens honorar, der relaterer sig til de afsluttede faser. Bygherrerådgiveren kan ikke kræve erstatning af Århus Kommune som følge af samarbejdets ophør ved en faseaf- slutning.

Bygherrerådgiveren er forpligtet til at afvente Århus Kommunes skriftlige godkendel- se af en afsluttet fase og positive tilkendegivelse af, at næste fase kan igangsættes, førend bygherrerådgiveren igangsætter næste fase. Igangsættes næste fase uden Århus Kommunes forudgående godkendelse heraf, sker dette for bygherrerådgivers egen regning og risiko.

8. Vederlag

Kontraktsvederlaget er aftalt til % af byggeudgifterne, jfr. dog pkt. 6 ved- rørende faseopdelt samarbejde.

I de honorarberettigede byggeudgifter indgår ikke grundkøbesum, tilslutningsafgifter og bidrag til offentlige myndigheder og forsyningsselskaber, udgifter til forbrug af el, vand og varme, finansieringsomkostninger, løst inventar og udstyr, administrative omkostninger, herunder gebyrer og afgifter.

Århus Kommune garanterer honorar af en byggeudgift på minimum 300 mio. kr., svarende til ,00 kr. Minimumshonoraret er betinget af, at projektet gennemfø- res, og at Århus Kommune ikke benytter sig af retten til at stoppe samarbejdet efter en faseafslutning, jfr. pkt. 6. Ophører samarbejdet efter en faseafslutning er bygher- rerådgiveren alene berettiget til den procentvise andel af bygherrerådgiverens hono- rar, der relaterer sig til den/de afsluttede fase(r).

Den aftalte procentsats af byggeudgifterne er fast i kontraktperioden.

Parterne fastlægger i fællesskab de endelige honorarberettigede byggeudgifter umid- delbart inden afholdelse af entrepriseudbudet.

Ekstraordinære ydelser i øvrigt honoreres efter regning, jf. ABR 89 pkt. 3.1.1.3. Da der som nævnt i nærværende kontrakts punkt 1 er tale om en meget åben proces, forudsættes at bygherrerådgiver har taget højde herfor ved fastsættelse af honorar- satsen. Ekstraordinære ydelser afregnes i henhold til følgende priser:

Timelønssatser og dækningsbidrag
Timelønssats, ekskl. moms og dækningsbidrag, projektleder/-chefer	Xx.
Dækningsbidrag, projektleder/-chefer	%
Timelønssats specialistydelser	Kr.
Dækningsbidrag, specialistydelser	%

Ekstraordinære ydelser honoreres alene, hvis der foreligger en forudgående skriftlig aftale herom.

Bygherrerådgiveren refunderes ikke kørselsudgifter fra bygherrerådgiverens bopæl til adresser i Århus Kommune samt indenfor Århus Kommune. Århus Kommune kan efter nærmere aftale med bygherrerådgiveren stille en arbejdsplads til rådighed for

bygherrerådgiveren i forbindelse med Multimediehussekretariatet. Udgifter til ”udsta- tionering” hos bygherre refunderes ikke.

9. Option

Århus Kommune har option på bygherrerådgivning fra bygherrerådgiveren i relation til den byggemulighed på yderligere ca. 7.000 m2 bruttoetageareal på det havneare- al, der er reserveret Multimediehuset.

Vederlaget for udnyttelse af optionen inklusiv Multimediehus projektet er aftalt til

% af byggeudgifterne.

Den aftalte procentsats af byggeudgifterne er fast i kontraktperioden.

Parterne fastlægger i fællesskab de endelige honorarberettigede byggeudgifter umid- delbart efter afholdelse af entrepriseudbudet.

Århus Kommune skal senest 3 år efter indgåelse af nærværende aftale meddele byg- herrerådgiver, om optionen ønskes anvendt. Århus Kommunen er ikke forpligtet til at indgå aftale med bygherrerådgiveren, men kan i stedet vælge at indgå aftale til an- den side.

10. Afregning og betalingsbetingelser

Afregning af det aftalte vederlag, jf. pkt. 7 og 8, sker i henhold til følgende betalings- plan, idet den sidste del af afregningen i hver enkelt fase erlægges efter fasens af- slutning:

Fase 1: Forberedelse og gennemførelse af projektkonkurrence	20 %
Fase 2: Forprojekteringsfase	10 %
Fase 3: Gennemførelse af entrepriseudbud	10 %
Fase 4: Projektoptimering og hovedprojektering	20 %
Fase 5: Udførelse	30 %
Fase 6: Aflevering	5 %
1 års gennemgang	5 %

Den nærmere betalingsplan aftales mellem parterne i forbindelse med kontraktindgå- elsen. Indtil de honorarberettigede byggeudgifter er endeligt fastlagt, er alle udbeta- linger at betragte som værende a conto udbetalinger.

Århus Kommune er berettiget til at tilbageholde et beløb på kr. indtil 5 års gen- nemgang har fundet sted.

Århus Kommunes betalingsbetingelser er fakturadato plus 30 kalenderdage. Afsen- delse af betalingen fra Århus Kommune på forfaldsdag betragtes som rettidig beta- ling.

Århus Kommune er overgået til elektronisk afregning. Bygherrerådgiveren skal derfor i henhold til Lov nr. 1203 af 27. december 2003 om offentlige betalinger m.v. frem- sende elektroniske fakturaer til Århus Kommune.

11. Aftalens varighed og opsigelse

Rammeaftalen træder i kraft den 1. januar 2007 og ophører automatisk efter gen- nemførelsen af 5-års gennemgangen og udbetaling af den sidste del af bygherreråd- giverens honorar.

Aftalen er uopsigelig fra bygherrerådgiverens side. Århus Kommune er berettiget til uden varsel, at bringe aftalen til ophør efter afslutning af en fase, jfr. pkt. 6.

12. Misligholdelse

Enhver af parterne kan hæve kontrakten uden varsel, såfremt modparten gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse, eller såfremt aftalegrundlaget gentagne gange overtrædes, uden at der isoleret set foreligger en væsentlig misligholdelse.

I øvrigt er parterne ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssig afslag, erstatningsansvar m.v., jfr. ABR 89, pkt. 8.

13. Ejendomsret

Ved ophør af samarbejdet er bygherrerådgiveren på forlangende forpligtet til at udle- vere alle data vedrørende Århus Kommune, som bygherrerådgiveren måtte være kommet i besiddelse af.

14. Tavshedspligt

Bygherrerådgiveren har i forhold til 3. mand tavshedspligt med de oplysninger, som bygherrerådgiveren kommer i besiddelse af ved udførelse af opgaver for Århus Kommune.

15. Offentliggørelse

Nærværende kontrakt betragtes som fortrolig.

I det omfang gældende lovgivning - herunder lov om offentlighed i forvaltningen - og andre regler om aktindsigt ikke er til hinder herfor, må kontrakten hverken helt eller delvist offentliggøres, uden at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der skal/kan offentliggøres.

Ved eventuelle senere udtalelser til pressen, om det af kontrakten omfattede, skal modparten orienteres om udtalelserne straks herefter.

16. Overdragelse af kontrakt

Ingen af parterne er berettiget til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i hen- hold til nærværende aftale til tredjemand uden forudgående skriftlig accept fra den anden part.

17. Forsikring

Bygherrerådgiveren er forpligtet til at tegne professionel erhvervsansvarsforsikring.

Erhvervsansvarsforsikringen skal have en minimumsdækning på 12,5 mio. kr. på personskade og 5 mio. kr. på tingsskade samt dobbeltdækning på tingsskade pr. år og mulighed for udbetaling af minimum 17,5 xxx.xx. pr. år.

Bygherrerådgiveren skal senest 8 kalenderdage efter indgåelsen af nærværende afta- le, forelægge dokumentation for tegnet erhvervsansvarsforsikring i henhold til oven- stående.

18. Lovvalg og afgørelse af tvister

Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret.

Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med nær- værende kontrakt, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig hold- ning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten.

Når dette har været forsøgt, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverens- stemmelsen afgjort endeligt ved voldgift.

Voldgiftsretten sammensættes af 3 medlemmer, der udpeges af præsidenten for Ve- stre Landsret. Formanden skal opfylde betingelserne for at være dommer. Parterne kan afgive indstilling om de to andre, der udpeges med passende hensyntagen til den særlige sagkundskab, der må anses for ønskelig ved bedømmelsen af den uoverens- stemmelse, som er indbragt for voldgiftsretten.

Såfremt der ikke er flertal for et resultat, er formandens stemme afgørende.

Voldgiftsretten fastsætter selv sin procedure. Voldgiftsrettens kendelse, som skal være motiveret, skal afsiges snarest muligt og om muligt inden et halvt år efter voldgiftsrettens nedsættelse.

19. Standsningsret

Tvister mellem Århus Kommune og bygherrerådgiveren eller mellem bygherrerådgi- veren og dennes eventuelle underrådgivere, berettiger ikke nogen til at standse eller udsætte gennemførelsen af konkrete opgaver.

20. Betingelser

Nærværende aftale er betinget af, at Århus Kommune kan godkende forsikringsbe- tingelserne for den af bygherrerådgiveren tegnede professionelle erhvervsansvarsfor- sikring.

21. Underskrift

Nærværende aftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et ek- semplar.

Århus, den 2006

Århus Kommune Bygherrerådgiveren

Bilag

Bilag 1: Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand, ABR 89, med Århus Kommunens ændringer og tilføjelser

Bilag 2: Udbudsmaterialet fra Århus Kommune af september måned 2006 Bilag 3: Tilbud fra rådgivningsvirksomheden af dd/mm/2006.

Bilag 4: Fuldmagt

7. Tilbudsdisposition

7.1. Generelle formkrav

Tilbudsdispositionen indeholder alle de spørgsmål, som tilbudsgiver skal besvare i forbindelse med tilbudsafgivelsen.

Ved tilbudsafgivelsen bedes tilbudsdispositionen fulgt. Således skal alle punkter i til- budsdispositionen besvares. Formålet er at sikre sammenlignelighed i besvarelse, samt at alle relevante forhold bliver behandlet tilbudet.

Vedrørende forbehold skal disse samlet oplyses under tilbudsdispositionens afsnit 4.

7.2. Disposition for konkurrencebesvarelsen

1. Indledning

Afsnittet skal indeholde en kort introduktion til tilbudet samt oplysninger om tilbuds- givers navn, adresse, telefon, E-postadresse og telefax samt kontaktpersoner.

2. Spørgsmål i relation til tildelingskriterierne

2.1. Nøglepersoners kvalifikationer og kompetencer

Der skal vedlægges en beskrivelse af kvalifikationer og kompetencer for de nøgleper- soner, der hovedsageligt vil være beskæftiget med opgaven i forhold til følgende kompetencer:

- Bygge- og anlægstekniske kompetencer, herunder projekteringskompetencer

- Økonomistyring i forhold til større byggeprocesser

- Jura, herunder udbudsforhold og OPS

- Værdibaserede byggeprocesser

- Projekt- og procesledelse

- Bæredygtigt byggeri

- Praktisk gennemførelse af større kulturbyggerier

- Sproglige kompetencer (primært engelsk)

- Tidligt udbud, herunder projektoptimering og medprojektering

- Kompetencer i forbindelse med økonomiske beregningsopgaver og kalkulation af byggepriser

- Gennemførelse af parallelt opdrag i forbindelse med projektkonkurrencer

Tilbudet skal som minimum indeholde en beskrivelse/oversigt over personernes kompetencer/erfaringsgrundlag inden for de relevante områder med reference til

eventuelle tidligere byggeprocesser af samme karakter, hvor nøglepersonen har vir- ket inden for det angivne kompetenceområde.

Beskrivelsen af nøglepersonernes kompetencer inden for ”tidligt udbud”, herunder projektoptimering og medprojektering skal medvirke til at overbevise bygherren om, at nøglepersonerne efter kontraktindgåelsen vil være i stand til at rådgive herom og eventuelt på et sagligt og velunderbygget grundlag eventuelt at foreslå relevante alternativer.

2.2. Pris

2.2.1. Honorar for de under udbudsmaterialets afsnit 4 anførte ydelser Prisen/honoraret skal angives som en procentsats af byggeudgifterne     %

2.2.2. Honorar for de under udbudsmaterialets afsnit 4 anførte ydelser inklusiv ud- nyttelse af optionen, jfr. udbudsmaterialets afsnit 5

Prisen/honoraret skal angives som en procentsats af byggeudgifterne     %

2.2.3. Honorar for afholdelse af 5 års eftersyn

Honorar  kr. ekskl. moms

Beløbet vil ikke indgå i tilbudsvurderingen, men tjener alene til identifikation af stør- relsen af det beløb, der skal tilbageholdes efter 1 års gennemgangen.

2.2.4. Timelønssats for (evt.) ydelser udover de i udbudsmaterialets afsnit 4 anførte

Timelønssatser og dækningsbidrag
Timelønssats, ekskl. moms og dækningsbidrag, projektleder/-chefer	Xx.
Dækningsbidrag, projektleder/-chefer	%
Timelønssats specialistydelser	Kr.
Dækningsbidrag, specialistydelser	%

2.3. Kvalitet i opgaveløsningen

2.3.1. Tilbudsgivers forslag til gennemførelse af projektkonkurrence med parallelt opdrag

Tilbudsgivers forslag til, hvorledes en projektkonkurrence med parallelt opdrag kan forløbe, herunder hvorledes brugere, medarbejdere og borgere samt Multimediehu- sets kerneværdier kan tænkes inddraget i processen.

2.3.2. Tilbudsgivers værdigrundlag

Tilbudsgivers beskrivelse af tilbudsgivers virksomheds værdigrundlag.

2.3.3. Tilbudsgivers kompetenceudviklingspolitik

Tilbudsgivers beskrivelse af tilbudsgivers virksomheds kompetenceudviklingspolitik. 2.3.4. Tilbudsgivers forslag til organisations- og ressourceplan

Tilbudsgivers forslag til organisations- og ressourceplan i forhold til de faser, der er beskrevet under afsnit 4 i nærværende udbudsmateriale.

2.3.5. Tilbudsgivers forslag til implementering af værdigrundlaget i processen Tilbudsgiver skal beskrive, hvorledes der kan tilrettelægges og gennemføres en pro- ces, hvori det besluttede værdigrundlag for Multimediehuset kommer til at indgå som et gennemgående omdrejningspunkt. Værdigrundlaget skal således indtænkes i hele forløbet og i de enkelte delfaser, processer og aktiviteter, startende på det tidspunkt, hvor tilbudsgiveren/bygherrerådgiveren tiltræder, og frem til selve ibrugtagningen af Multimediehuset.

2.3.6. Tilbudsgivers forslag til borger-, bruger og medarbejderinddragelse i proces- sen

Tilbudsgiveren skal endvidere beskrive hvorledes – og i hvilket omfang – borger-, bruger- og medarbejderinddragelse kan tænkes ind i de forskellige faser af Multime- diehus projektet. I tilbudsmaterialet skal tilbudsgiveren redegøre for hvilke typer af aktiviteter, der kan tænkes ind i de forskellige faser.

3. Tilbudsgivers uddannelsespolitik og værdigrundlag

Der henvises til kontraktudkastet pkt. 5. Kan vedlægges, såfremt tilbudsgiver allere- de har formuleret en uddannelsespolitik samt et værdigrundlag. Uddannelsespolitik og værdigrundlag vil ikke indgå i vurderingen af tilbudet.

4. Pligtmæssige oplysninger

Der skal fremgå af tilbudet, at tilbudsgiver ved udarbejdelsen af sit tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt, jf. bilag 1, hvoraf fremgår, hvor tilbudsgiver kan få de for opgaven relevante oplysninger om ovenstående forpligtel- ser.

Såfremt tilbudsgiver ikke bekræfter dette i tilbudet, vil tilbudet være at betragte som ukonditionsmæssigt.

Oplysningspligten kan opfyldes ved at returnere bilag 2 sammen med tilbudet i ud- fyldt og underskrevet stand.

5. Forbehold

Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold i forhold til de i udbudsmate- rialet indeholdte krav og ønsker, herunder forbehold eller ændringer i forhold til kon- trakten.

8. Bilag

Bilag 1: Adresseliste

Bilag 2: Skema, der kan anvendes til bekræftelse af, at tilbudsgiver ved udar- bejdelsen af sit tilbud har taget hensyn til de forpligtelser, der gælder i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt.

Bilag 3: Overordnet tidsplan

Bilag 4: Kvalitetshåndbog for de bynære havnearealer Bilag 5: Multimediehuset – viden, puls og rødder” Bilag 6: Værdigrundlag for Multimediehuset

Bilag 7: Case beskrivelse af ”Det gode kulturbyggeri”

Bilag 8: Anbefalinger vedrørende den kommende udbuds- og konkurrenceform

Bilag 9: Århus Kommunes projektorganisation

Bilag 10: Beskrivelse af de decentrale enheder i Borgerservice og Biblioteker

Bilag 11: ABR 89 med Århus Kommunes tilføjelser og fravigelser

Bilag 12: ”Miljøorienteret byggeri – krav, anbefalinger og visioner” – Er p.t. un- der revision. En ny udgivelse vil foreligge ultimo 2006 og vil erstatte denne version. Den nye version kan findes på Århus Kommunes hjem- meside.

Bilag 13: ”Tilgængelighed i kommunale bygninger og i de offentlige rum”

Bilag 14: Bibliotekspolitik for Århus Kommunes 2006-2009.

Bilag 15: ”Århusmodel for Borgerinddragelse”

Bilag 16: Helhedsplan for de bynære havnearealer

For Århus Byråds beslutninger vedrørende Multimediehuset henvises til xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx