Særlige Betingelser for Connect

Særlige Betingelser for Connect

1. Generelt

Nærværende Særlige Betingelser gælder for PostNord Strålfors’ ydelse Connect.

Det er en forudsætning, at der indgås en Kunde- aftale med PostNord Strålfors.

Det er desuden en forudsætning, at Kunden ind- går aftale med en eller flere udbydere af digitale mailboxe, såfremt der skal distribueres digitale Forsendelser. Dette er dog ikke nødvendigt, hvis der kun skal distribueres emails.

2. Definitioner

Afsendersystem

Et system eller en applikation, der sender data som Forsendelser til en eller flere Modtagere via PostNord Strålfors. Et Afsendersystem kan ek- sempelvis være et fagsystem, ESDH-løsning, en web-applikation eller desktop-applikation. Kun- den kan have flere Afsendersystemer tilknyttet Connect.

Connect-platformen

Den systemløsning, som er den tekniske del af Ydelsen. Connect-platformen er nærmere be- skrevet i Kundeaftalens bilag ”Servicebeskri- velse”.

Modtager

Fysisk eller juridisk person, der modtager For- sendelser fra Kunden. En Modtager identificeres som minimum ud fra et CPR- eller CVR-nummer eller en email-addresse ved digitale Forsendel- ser og minimum ved en modtageradresse ved fy- siske Forsendelser.

Forsendelser

De data og dokumenter, der sendes fra afsender til Modtager såsom breve, spørgeskemaer, ind- kaldelser og lignende. Forsendelser distribueres via kommunikationskanaler som digitale mail- boxe og email eller via print til postomdelt brev.

Digital mailbox

En digital postkasse, hvor Modtager kan mod- tage Forsendelser fra afsender. Til Forsendelser fra offentlige myndigheder benyttes den digitale mailbox Digital Post, og til Forsendelser fra pri- vate virksomheder/organisationer benyttes de digitale mailboxe e-Boks og Xxx.xx.

Visningsklienter

Den/de brugergrænseflader via browser eller mobil app, hvor Modtager ser sine digitale For- sendelser.

Xxxxxx.xx og Xxxx.xx. fungerer som Visningskli- enter for Forsendelser fra offentlige myndighe- der.

De digitale mailboxe e-Boks og Xxx.xx fungerer som Visningsklienter for Forsendelser fra både

offentlige myndigheder og private virksomhe- der/organisationer.

3. Ydelsens omfang

Ydelsen består af adgang til PostNord Strålfors’ Connect-platform, der kan håndtere Forsendel- ser til Modtagere. Connect-platformen fungerer som et multikanals-distributionsværktøj, der kan distribuere både digitale og fysiske Forsendelser. Digitale Forsendelser distribueres til den valgte digitale mailbox eller til en emailadresse og fy- siske Forsendelser distribueres som postomdelt brev.

PostNord Strålfors drifter, vedligeholder og ud- vikler Connect-platformen som en komplet leve- ret Software as a Service (SaaS), der bygger på Cloud-teknologi.

Kundens opsætning på Connect-platformen sker via en selvbetjent administrationsportal (i det følgende benævnt ”Connect Portalen”).

Herudover kan Kunden tilkøbe en række tillægs- services, f.eks. support for opgaver relateret til Connect-platformen.

De nærmere specifikationer af Ydelsens delele- menter samt Kundens eventuelle valg af tillægs- services fremgår af Kundeaftalens bilag ”Opga- vespecifikation”.

4. Tilslutning til Connect- platformen

PostNord Strålfors opretter Kunden og registre- rer Kundens første Afsendersystem, Forsendel- sestype og bruger i Connect-platformen.

Kunden kan herefter selv foretage supplerende opsætning og tilslutning i Connect-platformen via Connect Portalen. Alternativt kan PostNord Strålfors foretage opsætning mod betaling.

4.1 System-til-system tilslutning (standard- tilslutning)

Ved direkte system-til-system integration til Con- nect-platformen skal Kunden foretage den på- krævede opsætning i eget system (fx ESDH/fag- system) til REST API’et for Connect-platformen. Det er Kundens ansvar at overholde specifikatio- nerne i dokumentationen for REST API’et for de af Kundens kontrollerede systemer, der integre- res mod Connect.

4.2 Tilslutning via Connect Afsender-appli- kationer (Tillægsservice)

Såfremt Kunden har tilkøbt Connect-platfor- mens Afsender-applikationer (Connect Direct og/eller MaxiConnect) som tillægsservice, på- hviler det Kunden selv at installere og opsætte applikationerne i Kundens eget system.

Support til denne opsætning kan tilkøbes, mens fyldestgørende dokumentation herfor også fin- des i Connect Portalen eller kan indhentes hos PostNord Strålfors’ support.

Den lokalt installerede Connect-applikation hos Kunden skal besidde et funktionscertifikat (FO- CES privat nøgle), der passer til det Afsendersy- stem (FOCES offentlig nøgle), der er registreret på Connect-platformen.

4.3 Tilslutning via web-applikationen CloudMerger (Tillægsservice)

Såfremt Kunden har tilkøbt Connect-platfor- mens web-applikation CloudMerger til flet og masseforsendelse af Forsendelser, kræver det at Kunden er registreret i Connect-platformen.

4.4 Fil-indlevering via SFTP

Hvis Xxxxxx ønsker at afvikle forsendelser som zip-filer kan disse leveres via en SFTP, som er ejet af PostNord Strålfors.

En standard struktur/format for filer, der leveres via SFTP er defineret af PostNord Strålfors.

5. Connect Portalen

Connect Portalen er den selvbetjeningsportal, som Kunden skal benytte til at oprette og styre rettigheder for egne brugere, samt konfigurere opsætning af Kundens registrerede Afsendersy- stemer og forskellige forsendelsesparametre, herunder eksempelvis til fordeling af Forsendel- serne til enten digital distribution eller fysisk print, kuvertering og postomdeling.

Connect Portalen giver desuden Kunden adgang til egen statistik, rapporter og forsendelseslog for alle Forsendelser, der er distribueret via Con- nect-platformen.

Det er i Connect Portalen, at information om drift og incidents vil blive kommunikeret til Kun- den.

I Connect Portalen autentificeres Kundens bru- gere vha. medarbejdercertifikater (MOCES) og/eller vha. en registreret Microsoft bruger- konto med indbygget 2FA (to-faktor autentifice- ring).

Connect Portalen kan desuden benyttes til at fo- retage fildeling (FileShare) mellem Kunden og PostNord Strålfors.

6. Integration og test før idriftsætning

Inden Kunden anvender Ydelsen første gang, skal Kunden have integreret, testet og verificeret, at Forsendelser fra Kundens Afsendersystem(er) til Connect-platformen er i overensstemmelse med

indholdet i Opgave Specifikationen og følger kra- vene i den tekniske dokumentation på Connect Portalen.

Kunden bør foretage verificering og test af Kun- dens systemkommunikation, herunder testfor- sendelser til Connect-platformens testmiljø. Dog bliver fysiske Forsendelser i testsystemet hver- ken printet, kuverteret eller distribueret.

Testsystemet er ikke underlagt servicemål (SLA).

7. Krav til Forsendelsers ind- hold, formater mv.

Det er Kundens ansvar at levere Forsendelser i overensstemmelse med strukturen for Connects REST API, og at indleverede data er fyldestgø- rende og korrekt.

Det er endvidere Kundens ansvar at kontrollere, at indholdet (modtagerdata samt selve Forsen- delsens indhold) i de indleverede Forsendelser stemmer overens med de modtageroplysninger, der angives i metadata.

PostNord Strålfors kontrollerer og sidestiller ikke Forsendelsers indhold med modtageroplysnin- ger i metadata.

Digitale Forsendelser videredistribueres i samme størrelse som de er modtaget fra Kun- den, dog med forbehold for en lille juste- ring/margin.

Ved fysiske Forsendelser er det Kundens ansvar at opsætte informationen i adressefeltet, så det passer til brevruden af den pågældende konvo- lut, der benyttes (eksempelvis C4 eller C5). Der kan benyttes en vejledning til test af dette: xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxx.xx/

8. Tekniske specifikationer

Krav til tekniske specifikationer og sikkerhed fremgår af den til enhver tid gældende Tekniske Løsningsbeskrivelse, der findes på Connect Por- talen eller kan forespørges af Connect Support.

9. Kommunikationskanaler

Kunden vælger via Connect Portalen hvilke kom- munikationskanaler, der skal kunne anvendes til distribution af den enkelte Forsendelse. Distribu- tion til Modtageren kan ske enten digitalt eller fysisk.

9.1 Distribution af digitale Forsendelser til digitale mailboxe

PostNord Strålfors har integration til Digitalise- ringsstyrelsens Digital Post-løsning samt til de private digitale mailboxe e-Boks og Xxx.xx.

Ønskes distribution i mere end én af de private digitale mailboxe, skal Kunden via Connect Por- talen oplyse, i hvilken rækkefølge de digitale mailboxe skal prioriteres.

9.1.1 Forsendelser til Digital Post

Digital Post er Danmarks offentlige digitale mail- box for digitale Forsendelser sendt fra myndig- heder til borgere eller virksomheder. Xxxxxx.xx og Xxxx.xx anvendes som Visningsklient for For- sendelser til Digital Post.

PostNord Strålfors’ distribution til Digital Post er underlagt nærværende Særlige Betingelser for Connect. Når PostNord Strålfors har overdraget Forsendelser til Digital Post, kvitterer Digital Post for modtagelsen samt varetager tilgængeliggø- relse for Modtageren. Digital Posts håndtering og tilgængeliggørelse for Modtageren er under- lagt vilkårene i den aftale, som Kunden har ind- gået direkte med Digitaliseringsstyrelsen.

9.1.2 Forsendelser til e-Boks

e-Boks er en kommerciel digital mailbox for digi- tale Forsendelser, der sendes fra virksomheder, organisationer m.fl. til enten personer eller an- dre virksomheder.

e-Boks fungerer desuden som Visningsklient for Digital Post fra offentlige myndigheder.

PostNord Strålfors’ distribution til e-Boks er un- derlagt nærværende Særlige Betingelser for Connect samt PostNord Strålfors’ Særlige Betin- gelser for e-Boks.

Når PostNord Strålfors har overdraget Forsen- delser til e-Boks, kvitterer e-Boks for modtagel- sen samt varetager tilgængeliggørelse for Mod- tageren. e-Boks A/S’s håndtering og tilgængelig- gørelse for Modtageren er underlagt e-Boks A/S’s Forretningsbetingelser for anvendelse af e- Boks’ service samt e-Boks A/S’s Databehandler- aftale, som Kunden skal tiltræde som led i indgå- elsen af Kundeaftalen med PostNord Strålfors.

Det er en forudsætning for tilgængeliggørelse af Forsendelser i e-Boks, at Modtager har givet samtykke til modtagelse af digitale Forsendelser fra Kunden i e-Boks.

9.1.3 Forsendelser til Xxx.xx

Xxx.xx er en kommerciel digital mailbox for digi- tale Forsendelser, der sendes fra virksomheder, organisationer m.fl. til enten personer eller an- dre virksomheder.

Xxx.xx fungerer desuden som Visningsklient for Digital Post fra offentlige myndigheder.

PostNord Strålfors’ distribution til Xxx.xx samt håndtering og tilgængeliggørelse for Modtage- ren er underlagt nærværende Særlige Betingel- ser for Connect samt PostNord Strålfors’ Særlige Betingelser for Xxx.xx.

Det er en forudsætning for tilgængeliggørelse af Forsendelser i Xxx.xx, at Modtager har givet samtykke til modtagelse af digitale Forsendelser fra Kunden i Xxx.xx.

9.2 Distribution af digitale Forsendelser til email-adresser

Emails er digitale Forsendelser, der transporte- res via internettet mellem afsender og modta- ger. Infrastrukturen for emails er åben for alle og har ikke indbyggede sikkerhedsforanstaltninger for korrekt adressering og kontrol af indhold.

PostNord Strålfors’ distribution til email-adres- ser er omfattet af nærværende Særlige Betingel- ser for Connect.

9.3 Ved distribution til email-adresser kan det ikke valideres, om en email-adresse er korrekt og der opnås ikke valide kvit- teringer for, om email-forsendelsen modtages eller afvises.Distribution af fysiske Forsendelser

PostNord Strålfors’ håndtering af print og kuver- tering samt sortering, transport, indlevering og klargøring af de fysiske Forsendelser er under- lagt nærværende Særlige Betingelser for Con- nect samt PostNord Strålfors’ Særlige Betingel- ser for Print & Enclosing (Print og Kuvertering).

PostNord Strålfors benytter PostNord A/S til postbefordring af de fysisk printede og kuverte- rede Forsendelser, medmindre Xxxxxx selv har indgået aftale med en anden postdistributør.

Når postbefordringen varetages af PostNord A/S, sørger PostNord Strålfors for at frankere de prin- tede og kuverterede breve med PP-påtryk inden overlevering til XxxxXxxx A/S. PostNord Strålfors står som afsender over for PostNord A/S. Post- Nord Strålfors fakturerer Kunden for anvendt porto inkl. moms.

Omdelingen af de fysiske Forsendelser følger PostNord A/S’s vilkår og forretningsbetingelser for hhv. Breve Indland eller Breve Udland, herun- der i relation til bl.a. leveringstider, forsendelses- former og udleveringssteder.

10. Priser

Priser for Ydelsen fremgår af Kundeaftalens bilag ”Priser”.

PostNord Strålfors kan til enhver tid med et for- udgående skriftligt varsel på 1 måned ændre pri- ser eller indføre nye tillæg og gebyrer som følge af ændringer i skatter, moms, toldtariffer og an- dre offentlige afgifter. Det samme gælder pris- ændringer og indførelse af nye tillæg og gebyrer på grund af prisstigninger på materialer fra pa- pirfabrikker eller andre råvarer, strøm eller andre omkostninger, som PostNord Strålfors ikke er herre over.

Prisen består af et månedligt abonnement samt afregning pr. transaktion via Connect-platfor- men. Hertil kommer eventuelle tillægsservices og anvendte konsulenttimer jf. pkt 11.

Derudover skal Kunden betale for håndtering af de digitale Forsendelser i de digitale mailboxe. Håndtering i Digital Post faktureres direkte af Di- gitaliseringsstyrelsen i henhold til Kundens aftale

med Digitaliseringsstyrelsen. Håndtering i de pri- vate, digitale mailboxe faktureres af PostNord Strålfors i henhold til bilaget ”Priser”.

Ved distribution af fysiske Forsendelser betaler Kunden endvidere for print, kuvertering, sorte- ring, transport, indlevering og klargøring, jf. bila- get ”Priser”. Såfremt PostNord A/S varetager omdelingen, fakturerer PostNord Strålfors også Kunden for porto inkl. moms i henhold til Con- nect Prislisten baseret på PostNord A/S’s til en- hver tid gældende priser for minimumsvolumen.

11. Tillægsservices

Kunden kan tilkøbe en række Tillægsservices til Ydelsen. Disse afregnes i henhold til de priser, der fremgår af bilaget ”Priser”.

▪ Supportabonnement

Support pr. telefon eller email til håndte- ring af incidents forårsaget af Kundens brug af Connect, hjælp til teknisk opsæt- ning af løsningen via Connect Portalen el- ler generelle tvivlsspørgsmål og rådgiv- ning.

▪ Arkiv

Arkivering af Forsendelser i Connect.

▪ Digital signering

Digital signering med PostNord Strålfors, e-Boks og/eller Xxx.xx, eller mulighed for anden digital signerings-leverandør.

▪ Betaling

Betalingsmuligheder via Xxx.xx eller Mobi- lePay.

▪ FreeFiles

Muligheden for at sende store digitale For- sendelser uden størrelsesbegrænsning.

▪ Tilgængelighed

Forbedring af tilgængeligheden (oplæse- lighed) på digitale Forsendelser.

▪ Connect Afsenderapplikationer Afsenderapplikationerne Connect Direct og MaxiConnect samt web-applikationen CloudMerger.

▪ Konsulentydelser

Diverse konsulentydelser, fx håndtering af data, der afviger fra standardformater, flet af data, brugeruddannelse og træning mm.

12. Servicemål

PostNord Strålfors skal efterleve servicemål for afvikling og produktionstid for ydelser leveret via Connect-platformen. Disse servicemål fremgår af Kundeaftalens bilag ”Servicemål”.

13. Drift og udvikling

PostNord Strålfors drifter og udvikler Connect- platformen.

13.1 Servicevindue

PostNord Strålfors har ret til ét månedligt ser- vicevindue på Ydelsen til løbende vedligehold.

Servicevinduet vil, medmindre andet aftales, være 1. søndag i måneden i tidsrummet søndag 21:00 – mandag 06:00. Se endvidere information i Connect Portalen for udvalgte servicevinduer på produktion af fysiske Forsendelser.

Såfremt der er nedetid under et annonceret ser- vicevindue, indgår dette ikke i SLA-beregningen for oppetid for Ydelsen.

Ekstraordinært planlagte servicevinduer kan varsles til Kunden med en (1) uges frist, såfremt det har væsentlig indflydelse på produktionspla- nen.

13.2 Driftstop

PostNord Strålfors har ret til at lukke Ydelsen ned i forbindelse med vedligehold og opdatering af kritisk nødvendig karakter, hvilket eksempelvis kan være tilgængelighed, driftsstabilitet eller sik- kerhed. Sådanne driftstop skal så vidt muligt ske på tidspunkter, som ikke påvirker anvendelsen af Ydelsen, og Kunden skal så vidt muligt gives be- sked om sådanne afbrydelser inden disse foreta- ges.

PostNord Strålfors bærer ikke ansvaret for fejl el- ler forsinkelse under sådanne driftsstop.

For at undgå stop i produktionen skal PostNord Strålfors sikre, at der oprettes rutiner til sikker- hedskopiering.

I det omfang Kundens brug af Ydelsen skulle for- årsage tekniske eller andre ulemper for Post- Nord Strålfors eller andre kunder, forbeholder PostNord Strålfors sig retten til at begrænse an- vendelsen, alternativt lukke Kundens adgang til Ydelsen med umiddelbar virkning.

13.3 Produktudvikling

PostNord Strålfors udvikler løbende Ydelsen ba- seret på kunde- og markedsønsker samt kom- mercielle forhold. PostNord Strålfors forbehol- der sig retten til uden Kundens samtykke at fore- tage ændringer i Ydelsen. Dette kan eksempelvis være i forbindelse med løbende udvikling/opda- tering, mitigering af fejl, af sikkerhedsmæssige årsager, eller som følge af at tredjepart ændrer sine løsninger, som er integreret i PostNord Strål- fors’ ydelser under Kundeaftalen.

Såfremt en ændring i Ydelsen kræver hand- ling/opdatering på Kundens eget system, infor- meres Kunden med 90 dages varsel. Ændringer af kritisk sikkerhedsmæssig karakter kan dog ske med kortere varsel.

14. Ændringsanmodning

Kunden kan anmode om ændring af Opgave Spe- cifikationen med hensyn til Ydelsen eller tillægs- ydelser og i overensstemmelse med bestemmel- serne i den relevante Opgave Specifikation. Post- Nord Strålfors debiterer Kunden for de valgte

Ydelser eller tillægsydelser i henhold til Kundeaf- talens bilag ”Priser”. Ændringen skal aftales skriftligt mellem parterne gennem oprettelse af en ny Opgave Specifikation, hvis parterne eller ændringernes omfang kræver dette. PostNord Strålfors bekræfter ændringen ved, at ændrin- gen faktisk sker og ved meddelelse til Kunden.

Hvis Xxxxxx ønsker øvrige ændringer til Ydelsen, skal dette aftales nærmere mellem parterne.

15. Meddelelser og kontaktper- soner hos Xxxxxx

Xxxxxx skal udpege såvel en teknisk kontaktper- son som en kontraktuel kontaktperson, der skal være ansvarlig og have det fornødne mandat i samarbejdsrelationen med PostNord Strålfors.

Kunden kan til enhver tid oprette kontaktperso- ner i Connect Portalen. Det er Kundens eget an- svar at vedligeholde oplysninger om deres kon- taktpersoner.

Det er kontaktpersoner registreret i Connect Por- talen, der modtager vigtige oplysninger om op- dateringer til Ydelsen samt eventuelle ændrin- ger, der kræver Kundens handling.

Information om løbende drift og opdateringer mv. kommunikeres til Kunden via Connect Porta- len, og det er Kundens ansvar at holde sig orien- teret her. Dog vil særlig kritisk og akut informa- tion endvidere blive sendt direkte pr. email til de registrerede kontaktpersoner.

16. Ansvar

I PostNord Strålfors’ Generelle Betingelser (PNSGB) findes gældende ansvarsbetingelser.

PostNord Strålfors’ ansvar vedrørende Ydelsen træder i kraft, når PostNord Strålfors har modta- get Forsendelserne fra Kunden og kvitteret her- for.

PostNord Strålfors’ ansvar vedrørende Ydelsen ophører, når Forsendelsen er overdraget til den distributør, der skal varetage, at Forsendelsen le- veres Modtageren, jf. pkt. 9.1.1 (Digitaliserings- styrelsen), pkt. 9.1.2 (e-Boks A/S), eller 9.3 (Post- Nord A/S eller anden selvvalgt postvirksomhed). Ved distribution via xxx.xx ophører PostNord Strålfors ansvar dog først ved levering til Modta- geren, jf. pkt. 9.1.3. Ved distribution af emails ophører PostNord Strålfors’ ansvar når emailen er afsendt fra PostNord Strålfors, jf. pkt. 9.2.

16.1 Ret til afhjælpning af fejl

Hvis opgaven ikke udføres i overensstemmelse med Opgave Specifikationen, og dette skyldes fejl i Ydelsen, som er forvoldt af PostNord Strål- fors, har PostNord Strålfors ret til, efter at Kun- den har påpeget dette og efter eget valg, at af- hjælpe fejlen. Hvis PostNord Strålfors af en eller anden grund ikke retter en fejl, er Kunden beret- tiget til et nedslag i prisen for Ydelsen svarende til betalingen for de fejlbehæftede Forsendelser. Hvis PostNord Strålfors afhjælper en fejl, og dette fører til en forsinkelse af Forsendelser, er

bestemmelserne i punkt 16.2 om Forsinkelse ne- denfor ikke gældende. Har Kunden anmeldt fejl, og det viser sig, at der ikke foreligger nogen fejl, som PostNord Strålfors bærer ansvaret for, for- beholder PostNord Strålfors sig ret til i visse til- fælde at beregne sig et gebyr efter PostNord Strålfors’ til enhver tid gældende prisliste for ud- ført ydelse.

16.2 Forsinkelse

I tilfælde af afvigelser fra aftalt afleveringstids- punkt (forsinket levering), der kan henføres til PostNord Strålfors, er Kunden berettiget til et nedslag i prisen for Ydelsen, der svarer til beta- lingen for de forsinkede Forsendelser. Afslaget i prisen kan dog kun gøres gældende, hvor forsin- kelsen kan skønnes at være til signifikant gene for Kunden, og forudsat, at Kunden ikke allerede har fået afslag i prisen i henhold til ovenstående afsnit 16.1.

17. Publicering af ydelsesrela- terede dokumenter inklu- sive Kundebetingelser

På nedenfor angivne hjemmeside(r) publiceres det respektive lands til enhver tid gældende tek- niske håndbøger og andre ydelsesrelaterede do- kumenter samt Kundebetingelser, dvs. enhver individuel ydelses Særlige Betingelser og PNSGB.

Ydelsesrelaterede dokumenter og kundebetin- gelser, publiceret i henhold til nedenstående li- ste, er anvendelige i det land, hvor Ydelsen leveres af PostNord Strålfors på det sprog, som aftalen er skrevet i.

Danmark: xxx.xxxxxxxxx.xx/Xx-xx/Xxxxxx-xx- betingelser

Derudover findes vejledninger og manualer om Ydelsen på Connect Portalen.