Sideordnet udbud af mobile kompaktreoler til Helsingør Stadsarkiv
Dato: 26. februar 2014
J. nr.: 103148
Sideordnet udbud af mobile kompaktreoler til Helsingør Stadsarkiv
1. Indledning
Helsingør Kommune udbyder hermed en kontrakt på etablering af mobile kom- paktreoler til Helsingør Kommunes nyetablerede Stadsarkiv på Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx.
Udbuddet af dette indkøb af reoler afholdes efter tilbudslovens afsnit II. Udbud- det er annonceret på xxxxx.xx den 26. februar 2014.
Udbuddet omhandler to sideordnede udbud til brug for indhentning af tilbud på henholdsvis manuelle mobile kompaktreoler og elektriske mobile kompaktreo- ler. I udbuddet ønskes endvidere priser på en række optioner.
2. Ordregiver og kontaktoplysninger
Den ordregivende myndighed for kontrakten er: Helsingør Kommune
Xxxxxxxx 00
3000 Helsingør
CVR nr. 64502018
Kontaktperson for dette udbud er:
Advokat Xxx Xxxxxxx Xxxxxxx Advokatpartnerselskabet Xxxx Xxxxxx Indiakaj 6
2100 København Ø
Tlf. nr.:x00 00000000
3. Overordnet ydelsesbeskrivelse af de sideordnede udbud om indkøb af reolerne
3.1. De sideordnede udbud af de mobile kompaktreoler
Der henvises til den mere detaljerede ydelsesbeskrivelse, som fremgår af bilag
3. Her gengives alene de overordnede forhold – herunder minimumskrav til funktionaliteten af reolerne.
Med nærværende udbud ønskes indhentet sideordnede tilbud på prisen for ind- køb og opførelse af mobile kompaktreoler med en nettohyldemeterkapacitet på 3.700 i ejendommens kælder i to rum med et areal på i alt 410 m2.
Der vedlægges tegningsmateriale over rummenes indretning mv. (bilag 6a-6c). Der vedlægges endvidere principskitse udformet af firmaet Qubiqa dateret 29. januar 2013 forud for tilrettelæggelsen af dette udbud (bilag 7). Tegningsmate- rialet vedlægges til Tilbudsgivers generelle orientering om rummenes mulige indretning udover de 3.700 nettohyldemeter, der udbydes i dette udbud.
Ordregiver påtager sig intet ansvar for principskitsens rigtighed/nøjagtighed, men vedlægger denne til Tilbudsgivers generelle information mv.
Xxxxxxxx, der ønskes indhentet tilbud på, skal have en sammenlagt opbeva- ringskapacitet på 3.700 nettohyldemeter arkivæsker i ydermål 338 x 95 x 269 mm.
Reolerne skal anvendes til et arkivmateriale, der primært opbevares i arkiv- æsker i ydermål 338 x 95 x 269 mm, men reolerne ønskes udformet fleksibelt, således at andre arkivæskemål og evt. store folio kan håndteres. Hyldehøjden skal derfor nemt kunne ændres, og hylderne skal kunne klare en vægt på mini- mum 80 kg pr. hyldemeter. Ved normal hyldeafstand beregnet for arkivæskerne er den gennemsnitlige vægt på hylderne 50 kg pr. hyldemeter, som skal anven- des ved beregning af reolsystemet, skinner og gulv.
Tilbudsgiver skal som en del af det materiale, der skal vedlægges tilbuddet be- skrive de tilbudte reolers fleksibilitet, betjeningsvenlighed og vedligehold. Til- budsgiver skal som en del af det materiale, der skal vedlægges tilbuddet, frem- sende dokumentation for at de tilbudte reoler kan bære den krævede vægt.
Som en del af tilbuddet, skal Leverandøren inkludere en belysningsløsning, der som minimum belyser samtlige hyldeforkanter med minimum 200 lux. Det er yderligere et minimumskrav, at der ved etablering af denne belysningsløsning anvendes energibesparende lys med LED.
Tilbudsgiver skal som en del af det materiale, der skal vedlægges tilbuddet be- skrive, hvordan belysningsløsningen vil blive udformet tillige med dokumentati- on for opfyldelse af minimumskravene.
Endelig skal der være etableret adgangssikring ved låsning af enkelte reoler el- ler sektioner. Som mindstekrav i tilbuddet er det fastsat, at min. 15% af netto- hyldemeter kapaciteten har adgangssikring/låseanordning.
Tilbudsgiver skal som en del af det materiale, der skal vedlægges tilbuddet, fremsende dokumentation for den valgte adgangssikring og for opfyldelse af mindstekravet.
Leverandøren skal ved afgivelse af tilbud have indeholdt prisen på etablering og anlæg af interne el-installationer og el-forsyning til reolerne.
Til brug for fremtidig udvidelse af reolkapaciteten udover de udbudte 3.700 net- tohyldemeter, er det dog nødvendigt allerede nu at etablere skinner til en sådan fremtidig brug. De skinner, som både reoler omfattet af dette tilbud og reoler, indkøbt ved evt. fremtidig udvidelse skal køre på, er således omfattet af dette udbud. Der skal således afgives tilbud på etablering af skinner til brug for etab- lering af maksimale reolkapacitet i rummene, under den nødvendige hensynta- gen til de dedikerede teknikområder mv., der fremgår af tegningerne i bilag 6a- 6c.
Skinnesystemet skal etableres med max. 2,0 meter skinneafstand af hensyn til fordeling af lasten på gulvet. Xxxxxxx monteres ovenpå nyt råbetondæk og un- derstøbes med sætningsfri beton. Hele gulvoverfladen færdigstøbes i begge rum uden forekomst af niveauspring.
I den forbindelse bemærkes, at Helsingør Kommune ønsker, at der skal være min. 1,50 meter bredde gangarealer mellem reolrækkerne og min. 0,80 meter fri afstand mellem reoler i åben position.
Der skal i planlægning af reolplaceringer tages højde for søjle- og bjælkeplace- ringer i rummene, ligesom der skal indregnes arealer for teknik samt ventilati- onskanaler og lysarmaturer under loft som vist på tegningerne (bilag 6a-6c med plan- og snittegning).
I prisen i hvert af de to sideordnede udbud skal Tilbudsgiver give pris på etable- ring af en gulvopbygning, jf. ydelsesbeskrivelsen i bilag 3.
Nedenstående kan bruges som tjekliste over – men træder ikke i stedet for – de beskrevne mindstekrav for de sideordnede udbud.
- Reolerne skal have en kapacitet på 3.700 nettohyldemeter
- Hylderne skal have en dybde på minimum 340 mm og en højde mel- lem hylderne på minimum 280 mm. De skal i udgangspunktet rumme arkivæsker i ydermål 338 x 95 x 269 mm, der står på den lange side (338 x 95)
- Systemet skal være indrettet fleksibelt, således at hyldehøjderne kan ændres
- Der skal etableres en lysløsning med minimum 200 lux på alle hylde- forkanter etableret med LED lys
- Der skal være en adgangssikringsløsning på minimum 15 pct. af samt- lige nettohyldemeter
- Der skal etableres skinner i begge rums udstrækning til brug for senere udbygning
- Der skal ske en understøbning af skinnerne, således at der er niveaufri adgang
- Der skal være en hovedgang gennem begge rum på minimum 1,50 meter, som friholdes for reoler
- Der skal være en afstand mellem reolerne på minimum 0,80 m i åben position
Samtlige naturlige og nødvendige bi-ydelser mv. i tilknytning til de beskrevne leverancer skal være indeholdt i prissætningen i tilbuddet. Tilbudsgiveren skal endvidere selv afholde samtlige omkostninger til de nødvendige arbejdsredska- ber.
Der vil således ikke efterfølgende kunne accepteres særskilt fakturering for ud- gifter/omkostninger, der ligger udover den faste pris på den ovenfor beskrevne ydelse.
3.2. Optioner/tilkøb
Helsingør Kommune ønsker endvidere at indhente priser på en række optioner. For optionerne gælder tilsvarende, at samtlige naturlige og nødvendige bi- ydelser mv. i tilknytning til de beskrevne leverancer skal være indeholdt i pris- sætningen i tilbuddet. Tilbudsgiveren skal endvidere selv afholde samtlige om- kostninger til de nødvendige arbejdsredskaber.
3.2.1. Option 1: Serviceaftale på vedligeholdelse og reserve- delslevering i 3 år
Helsingør kommune ønsker i begge de sideordnede udbud at få option på tilkøb af en serviceaftale.
Kravene til serviceaftalerne fremgår af ydelsesbeskrivelsen, jf. bilag 3.
For en god ordens skyld bemærkes, at ydelsesbeskrivelsen beskriver en række krav, der stilles til serviceaftalerne i begge udbud. Herudover rummer ydelses- beskrivelsen en række krav til serviceaftalen, der er specifikke for de elektriske reoler.
Det bemærkes, at den pris der skal opgives for optionen skal være en totalpris, der rummer samtlige udgifter herunder – men ikke begrænset til kørsel, sociale bidrag, miljøbidrag, reservedele og arbejdsløn.
3.2.2. Option 2: Tilkøb af reolelementer
Helsingør Kommune ønsker at kunne udvide reolsystemet i fremtiden og ønsker derfor en option på udbygning af arkivet med samme elementer, som de der vælges efter tildeling i dette udbud.
Tilbudsgiver skal oplyse prisen for en maksimal udbygning udover de 3.700 net- tohyldemeter af de to lokaler, der skal bestykkes med reoler. Tilbudsgiver skal herudover angive, hvor mange nettohyldemeter den maksimale udbygningsløs- ning vil rumme.
Prisen pr. nettohyldemeter, der opgives på tilbudslisten, vil være gældende for indkøb i kontraktens løbetid.
Tilbudsgiver skal med tilbuddet fremsende målfaste tegninger for layout af reo- lernes placering ved den maksimale udbygning.
4. Tilbudsgivers forhold
4.1. Generelle forhold
Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive, hvilken juridisk person der er Tilbudsgiver og dermed bliver ansvarlig over for Ordregiver.
Den Tilbudsgiver, der er forpligtet af sit tilbud, er den juridiske person, der angi- ves på tilbuddet. Tilbudsgiver kan ikke lade sig erstatte af en anden juridisk per- son. Dette gælder også eventuelle koncernforbudne virksomheder.
Hvis en Tilbudsgiver agter at anvende underleverandører, skal dette angives i tilbuddet, ligesom sådanne underleverandører skal udfylde tro og love erklærin- ger mv. (bilag 5).
Der gøres opmærksom på, at Ordregiver alene indgår kontrakt med Tilbudsgi- ver, der hæfter for samtlige leverancer og arbejder uanset brugen af underleve- randører. Ordregiver har intet ansvar og kan ikke mødes med krav fra en un- derleverandør. Tilbudsgiver er forpligtet til at indsætte dette i en kontrakt.
Hvis et konsortium bestående af flere ansvarlige Tilbudsgivere afgiver tilbud, skal det være netop disse juridiske personer – hverken færre eller flere – der afgiver og er forpligtet af tilbuddet. Der skal angives en fælles befuldmægtiget, som Ordregiver med bindende virkning for konsortiet og alle deltagere heri kan indgå aftaler med. Alle deltagere i konsortiet hæfter solidarisk.
4.2. Tilbudsgivers økonomiske og tekniske egnethed
4.2.1. Tilbudsgivers økonomiske egnethed
Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger sandsynliggøre overfor Ordregiver, at Tilbudsgiver har den økonomiske og finansielle formåen til at løf- te opgaven.
Det er således et mindstekrav, at Tilbudsgiver fremsender det seneste årsregn- skab, og at dette viser et positivt resultat efter skat på minimum 1.000.000 kr. og en positiv soliditetsgrad.
Hvis Tilbudsgiver ikke er omfattet af årsregnskabsloven eller endnu ikke har haft pligt til at udforme et årsregnskab, skal Tilbudsgiver dokumentere overhol- delse af ovenstående oplysninger ved fremsendelse af en beediget erklæring fra en statsautoriseret revisor.
4.2.2. Tilbudsgivers tekniske egnethed
Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger sandsynliggøre over for Ordregiver, at Tilbudsgiver har den tekniske formåen til at løfte opgaven.
Tilbudsgiver skal aflevere minimum 1 reference på udførte opgaver med en kontraktsum over 200.000 kr. inden for de sidste 3 år, hvor Tilbudsgiver har etableret reoler, som dem der tilbydes i dette tilbud. For hver reference angives adresse og tlf. nr. på kontaktperson for tilsynsførende rådgiver eller for bygher- re. Tilbudsgiver skal sikre sig, at Ordregiver reelt kan kontakte og besøge refe- rencerne, og at den kontaktperson, der angives, har indgående kendskab til reolernes funktionalitet og drift.
Tilbudsgiver skal fremsende beskrivelser og fotodokumentation for de tilbudte reolløsninger – herunder beskrivelser af reolernes funktionalitet, fleksibilitet og
betjeningsvenlighed. Tilbudsgiver skal herunder fremsende de ovenfor nævnte beskrivelser af og dokumentation for opfyldelse af de stillede minimumskrav for reolerne.
Tilbudsgiveren skal endvidere fremsende beskrivelser af, hvordan skinnerne monteres og indstøbes.
Tilbudsgiver skal endelig som led i tilbudsafgivelsen fremsende en procesbe- skrivelse for etablering af skinner og reoler mv. tillige med en beskrivelse af Til- budsgivers kvalitetssikringsproces, instruktionsforløb af medarbejdere, der skal anvende reolerne tillige med Tilbudsgivers forslag til en proces for mangelaf- hjælpning ved mangler eller fejl ved de leverede produkter eller ydelser.
4.3. Øvrige forhold, der skal påses ved tilbuddet
Tilbuddet på både hovedydelse i de to udbud og optionerne skal rumme en fast pris på samtlige hoved- og bi-ydelser, der medgår til at opfylde de enkelte ydel- ser – herunder, men ikke begrænset til udgifter til telefon, kørsel, oplæring i sy- stemer, som er forbundet med opgaver under aftalen, sociale udgifter, dæk- ningsbidrag, kvalitetssikring, personaleadministration, forsikring og indkøb af nødvendige arbejdsredskaber mv.
5. Tildeling af kontrakten
5.1. Sideordnede udbud
Leverancen udbydes som et sideordnet udbud af hhv. manuelle, mobile kom- paktreoler og elektriske mobile kompaktreoler, hvorfor Ordregiver er frit stillet i valget mellem de i ydelsesbeskrivelsen anførte tekniske varianter.
Efter udløbet af tilbudsfristen gør Ordregiver sig bekendt med det tekniske ind- hold samt tilbudspriserne for de 2 udbud, hvorefter Ordregiver beslutter, hvilken teknisk variant, der ønskes udført. Tilbud inden for det valgte alternativ vurderes efter de i punkt 5.4-5.5 angivne underkriterier til tildelingskriteriet (punkt 5.3), for derved at identificere det økonomiske mest fordelagtige tilbud.
Tilbudsgiver er frit stillet til alene at byde på et af de sideordnede udbud eller at byde på begge sideordnede udbud.
5.2. Optionerne
De beskrevne optioner indgår i begge de to sideordnede udbud, og Tilbudsgiver skal for at afgive et konditionsmæssigt tilbud afgive pris på begge disse optioner i de enkelte udbud.
Prisen indgår ved vurdering af tilbuddene i de enkelte sideordnede udbud.
5.3. Tildelingskriteriet
For begge udbud er tildelingskriteriet: ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, med anvendelse af nedenstående underkriterier:
5.4. Udbud 1 (manuelt reolsystem)
Underkriterier:
5.4.1. Pris (50 %)
Det samlede underkriterium ”pris” udgøres af følgende delkriterier med den an- førte vægtning:
• Pris på den samlede hovedydelse som denne er beskrevet i udbudsbrevet og ydelsesbeskrivelsen. Angivet i tilbudsli- stens position 6: Vægt: 60 %
• Pris på optionsvilkår vedrørende serviceaftale som beskre- vet i ydelsesbeskrivelsen. Tilbudsgivers angivelse i tilbudsli- stens position 7: Vægt: 25 %
• Hyldemeterpris (samlet pris/antal nettohyldemeter udover 3.700 nettohyldemeter) ved udnyttelse af optionsvilkår ved- rørende udbygning til maksimal kapacitet. Angivet i tilbudsli- sten position 8: Vægt: 15 %
5.4.2. Reolernes funktionalitet (50 %)
Underkriteriet ”Reolernes funktionalitet” vurderes med udgangspunkt i de af Til- budsgiver fremsendte beskrivelser af reolerne - herunder reolernes fleksibilitet og betjeningsvenlighed, den/de fremsendte referencer, procesbeskrivelser for udførelse, layout tegninger og Tilbudsgivers konkrete handlingsplan for imple- mentering og mangelafhjælpning. Det kan oplyses, at Ordregiver vil tillægge let og ubesværet brug af reolerne – herunder betjeningsvenligheden ved ændring af hyldeafstand og låse/adgangsanordninger og omfanget af vedligehold – vægt. Herudover vil Tilbudsgiver også lægge vægt på den maksimale manuelt flytbare blokvægt ved vurderingen.
5.5. Udbud 2 (elektrisk reolsystem)
Underkriterier:
5.5.1. Pris (50 %)
Det samlede underkriterium ”pris” udgøres af følgende delkriterier med den an- førte vægtning:
• Pris på den samlede hovedydelse som denne er beskrevet i udbudsbrevet og ydelsesbeskrivelsen. Angivet i tilbudsli- stens position 6: Vægt: 60 %.
• Pris på optionsvilkår vedrørende serviceaftale som beskre- vet i ydelsesbeskrivelsen. Tilbudsgivers angivelse i tilbudsli- stens position 7: Vægt: 25 %.
• Hyldemeterpris (samlet pris/antal nettohyldemeter udover 3.700 nettohyldemeter) ved udnyttelse af optionsvilkår ved- rørende udbygning til maksimal kapacitet. Angivet i tilbudsli- sten position 8: Vægt 15 %.
5.5.2. Reolernes funktionalitet (50 %)
Underkriteriet ”Reolernes funktionalitet” vurderes med udgangspunkt i de af Til- budsgiver fremsendte beskrivelser af reolerne - herunder reolernes fleksibilitet og betjeningsvenlighed, den/de fremsendte referencer, procesbeskrivelser for udførelse, layout tegninger og Tilbudsgivers konkrete handlingsplan for imple- mentering og mangelafhjælpning. Det kan oplyses, at Ordregiver vil tillægge let og ubesværet brug af reolerne – herunder betjeningsvenligheden ved ændring af hyldeafstand og låse/adgangsanordninger og omfanget af vedligehold – vægt.
6. Kontrakt indtil tilbudsafgivelsen
6.1. Besigtigelse
Den 5. marts 2014 kl. 10.00 på adressen Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Helsingør vil der være besigtigelse af lokalerne, hvor reolerne skal etableres.
6.2. Spørgsmål om udbuddet
Tilbudsgiverne kan til brug for deres tilbud skriftligt stille spørgsmål om ud- budsmaterialet. Spørgsmål til udbudsgrundlaget bedes fremsendt via mail til Kommunens kontaktperson advokat Xxx X. Xxxxxxx, xxx@xxxx.xx. hurtigst mu- ligt og gerne samlet.
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt i anonymiseret form. Svarene bliver frem- sendt til de personer, der har bedt om udbudsmateriale hos Kommunens kon- taktperson Advokat Xxx X. Xxxxxxx og vil også blive offentliggjort på Helsingør Kommunes hjemmeside.
Spørgsmål besvares løbende. Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før til- budsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før til- budsfristen efter pkt. 9.5, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 hele dage før tilbudsfristen.
6.3. Ændringer af udbudsmaterialet
Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhen- sigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes Tilbudsgiveren straks gøre Or- dregiver opmærksom herpå, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad.
Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt.
Det præciseres i den forbindelse, at den hermed givne opfordring ikke skal op- fattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsma- terialets krav.
7. Tro og love erklæringer mv.
7.1. Art. 45 i udbudsdirektivet og erklæring om offentlig gæld
Tilbudsgivere, der befinder sig i omstændigheder som anført i udbudsdirektivets art. 45, stk. 1, og stk. 2, litra a-f, eller lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsfor- retninger mv. §§ 1-3, er udelukket fra at deltage i udbuddet.
Som dokumentation for at Tilbudsgiver ikke er udelukket efter udbudsdirektivets art. 45, skal Tilbudsgiver med tilbuddet fremsende tro og love erklæring herom.
Ligeledes skal Tilbudsgiver afgive erklæring om, at Tilbudsgiveren ikke har ube- talt, forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13.5.1997.
Erklæringen afgives ved anvendelse af den som bilag 5 vedlagte formular.
7.2. Erklæringer fra eventuelle underrådgivere
Når en Tilbudsgiver ønsker at gøre brug af en eller flere underrådgivere, skal der både for den ansvarlige juridiske person, der er Tilbudsgiver og for de til- knyttede underrådgivere vedlægges erklæringer (bilag 3).
7.3. Erklæring fra juridiske personer i konsortier
Når en Tilbudsgiver er et konsortium skal tilbuddet vedlægges en underskreven erklæring for samtlige juridiske personer i konsortiet.
8. Forsikringsforhold
Tilbudsmaterialet skal endvidere vedlægges en underskrevet erklæring fra Til- budsgivers og eventuelle underrådgiveres forsikringsselskab om, at Tilbudsgi- ver og eventuelle underrådgivere har tegnet en almindelig ansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 5 mio. kr. for personskade og 2,5 mio. kr. for tingsskade.
9. Afgivelse af tilbud
9.1. Formkrav
Tilbud skal udformes på dansk. Tilbuddet bedes fremsendt eller indleveret i 2 papireksemplarer og 1 elektronisk PDF-udgave læsbart i Adobe Reader på USB-nøgle.
Med tilbuddet skal Tilbudsgiver udarbejde og vedlægge følgende oplysnin- ger/data:
A. Udfyldt tilbudsliste (anvend bilag 1 eller bilag 2 eller begge bilag, hvis der bydes på begge de sideordnede udbud).
B. Præcis og entydig angivelse af hvem der er Tilbudsgiver
C. Erklæring om udbudsdirektivets art. 45 og udbetalt forfalden gæld til det offentlige (den med bilag 5 vedlagte formular skal anvendes).
D. Erklæring fra Tilbudsgivers forsikringsselskab i overensstemmelse med punkt 8.
E. Dokumentation for Tilbudsgivers økonomiske formåen, som beskrevet i punkt 4.2.1.
F. Beskrivelser og fotos af reolerne, løsningsforslag til belysning og ad- gangssikring, beskrivelse af reolernes fleksibilitet, vedligeholdelse og betjeningsvenlighed tillige med dokumentation for luxtal og bæreevne, og at møbler eller gulvopbygning ikke afgiver syre til rummene
G. Beskrivelse af hvordan skinnerne monteres og indstøbes tillige med det opbyggede gulvs bæreevne
H. Målfaste plantegninger med layout af reolernes placering og maksimal udbygning
I. Procesbeskrivelse for arbejdsprocesserne tillige med en beskrivelse af Tilbudsgivers kvalitetssikringsproces, instruktionsforløb af Ordregi- vers medarbejdere, der skal anvende reolerne tillige med Tilbudsgi- vers forslag til en proces for mangelafhjælpning ved mangler eller fejl ved de leverede produkter eller ydelser
J. Beskrivelse af den tilbudte serviceordning
Tilbud skal for at blive anset som konditionsmæssigt rumme samtlige beskrivel- ser og bilag angivet i punkt A-I. Tilbudsgiver kan anvende punktopstillingen som en tjekliste.
9.2. Alternative tilbud
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. Ordregiver vil be- tragte et alternativt tilbud som ikke konditionsmæssigt, hvis tilbuddet indehol- dende alternative tilbud ikke længere kan sammenlignes direkte med de udbud- te ydelser.
9.3. Forbehold
Afgivne tilbud skal være fuldstændige og uden forbehold. Alle felter i tilbudsli- sten skal udfyldes.
Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af forbehold. Ordregiver betragter herunder uoverensstem- melser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav i udbudsmateria- let som forbehold.
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at ethvert forbehold kan føre til, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt, hvorved Ordregiver har ret til, og i en række tilfælde også pligt til, at afvise tilbuddet.
Tilbud med forbehold over for grundlæggende krav samt tilbud med ikke- kapitaliserbare forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige.
Hvis Tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes Tilbudsgiver udtryk- keligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget.
I stedet for at tage forbehold, opfordres Tilbudsgiver til tidligst muligt at henlede Ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæssige krav af betyd- ning i udbudsmaterialet, jf. pkt.6.3.
9.4. Øvrige tilbudsbetingelser
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsafgivelsen er Ordregiver uvedkommende.
Modtagne tilbud vil ikke blive returneret.
Det bemærkes, at ingen krav og/eller vilkår beskrevet i dette udbudsbrev eller kontraktgrundlaget vil kunne ændres i kontrakten, der er vedlagt i udkast som bilag til dette sideordnede udbud.
9.5. Tilbudsfrist
Tilbuddet sendes eller afleveres senest den 19. marts 2014 kl. 12.00 på adressen:
Advokatpartnerselskabet Xxxx Xxxxxx Indiakaj 6
2100 København Ø
Tilbud skal for at være rettidigt fremsendes i en lukket kuvert mærket: ”Helsin- gør Stadsarkiv mobile kompaktreoler” og ”Må ikke poståbnes”.
Tilbudsgiver kan efter anmodning ved personlig aflevering få en kvittering udvi- sende dato og klokkeslæt for personlig aflevering.
9.6. Licitationsmøde
Tilbuddene åbnes på adressen Xxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx X, xx. 12.00, den
19. marts 2014.
Tilbudsgiver har ret til at være til stede ved åbningen af tilbuddene.
9.7. Vedståelsesfrist
Alle Tilbudsgivere er bundet af det afgivne tilbud indtil d. 30. juni 2014 uanset, at der er sket tildeling til en anden Tilbudsgiver.
10. Underretning om tildelingsbeslutningen
Alle deltagere i udbuddet vil hurtigst muligt og samtidigt få skriftlig underretning om tildelingsbeslutningen.
10.1. Retsvirkning
Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende Tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med Tilbudsgiveren, men alene underretning om, at Tilbudsgiver efter Ordregivers vurdering har afgivet det mest fordelagtige økonomiske tilbud. Kontrakten er først indgået med bindende virkning, når beg- ge parter har underskrevet kontrakten.
Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede Til- budsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i overens- stemmelse med nærværende udbudsbetingelser.
10.2. Aflysning/annullation eller Klagenævnet for udbuds erklæ- ring af, at tildelte kontrakter er uden virkning
Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet eller dele heraf af Ordregiver kunne aflyses eller annulleres, hvis Ordregiver har saglig grund til aflysning – herunder hvis der politisk ikke kan opnås endelig bevilling til projektet eller dele af projektet.
Såfremt Ordregiver i forbindelse med en eventuel klagesag ved Klagenævnet for Udbud eller de almindelige domstole pålægges at annullere beslutningen om tildeling af kontrakter om rammeaftaler som forudsat i dette tilbud eller tilde- lingen af kontrakterne om rammeaftaler erklæres for uden virkning, er Ordregi- ver berettiget til straks at opsige den indgåede kontrakt i sin helhed med 1 må- neds varsel.
Tilbudsgiver og evt. tilknyttede underrådgivere til denne kan ikke udover aftalte honorar for evt. arbejder, der måtte være udført ved opsigelsen af kontrakten kræve erstatning og/eller kompensation som følge heraf. Tilbudsgiver og evt.
tilknyttede underrådgivere kan herunder ikke kræve erstatning/kompensation for et eventuelt tabt dækningsbidrag eller andre direkte eller indirekte tab i den forbindelse.
11. Udbudstidsplan
Offentliggørelse /Udsendelse af udbudsbrev | Onsdag den 26. februar 2014 |
Besigtigelse | Onsdag den 5. marts 2014 |
Sidste frist for besvarelse af spørgsmål | Onsdag den 12. marts 2014 |
Tilbudsfrist | Onsdag den 19. marts 2014 |
Licitation | Onsdag den 19. marts 2014 |
Forventet tildeling/udsendelse af tildelingsbrev | Onsdag den 26. marts 2014 |
Forventet kontraktunderskrivelse | Torsdag den 27. marts 2014 |
12. Bilag
Bilag 1: Tilbudsliste – udbud af manuelle reoler Bilag 2: Tilbudsliste – udbud af elektriske reoler Bilag 3: Ydelsesbeskrivelse
Bilag 4: Kontraktudkast
Bilag 5: Tro- og loveerklæring Bilag 6a-c: Tegninger
Bilag 7: Principskitse af 29. januar 2013
Bilag 8: Tidsplan
Tilbudsgivere bedes tjekke, at alle bilag er modtaget og kan anvendes.
Med venlig hilsen
Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx Helsingør Kommune