Udbudsbetingelser

Indkøb af én bogskanner inkl. en serviceaftale til brug ved digitalisering af pub- likationer på Det Kgl. Biblioteks Læsesal Vest i Den Sorte Diamant.

Udbudsmaterialet er udsendt til 2 potentielle tilbudsgivere og udbudsmaterialet vil li- geledes blive annonceret på xxxxx.xx, idet det vurderes at indkøbet har grænse- overskridende interesse.

Det samlede materiale for konkurrenceudsættelsen består af følgende:‌

1. Vilkår for konkurrenceudsættelsen inkl. kravspecifikation

1.1. Bilag 1: Tilbudsliste til besvarelse

2. Kontraktudkast

1.1. Kontaktoplysninger ‌

Kontaktpersonen hos Det Kgl. Bibliotek er:

Sektionsleder Xxxxx Xxx Xxxxx E-mail: xxx@xx.xx

Telefon: x00 00 00 00 00

1.2. Tilbudsbesvarelse ‌

• Tilbudsgiver bør disponere tilbuddet således, at alle oplysninger kommer med i tilbuddet, således som det fremgår af kravsspecifikationens i pkt. 2.

• Underskrevet tilbud (bilag 1 samt eventuel dokumentation vedr. bogskanne- ren, som krævet i afsnit 2.1.–2.3. med angivelse af eventuelle forbehold).

• Tilbudsgivere, som ikke opfylder minimumskravene til bogskanneren, som nævnt i pkt. 2.1, eller som ikke har indsendt de krævede oplysninger og den krævede dokumentation, som fremgår af kravsspecifikationen i pkt. 2 ne- denfor, vil blive vurderet som ”ikke egnede” og tilbuddet vil ikke blive medta- get i vurderingen i henhold til de i afsnit 3 nævnte tildelingskriterier.

1.3. Opgavebeskrivelse ‌

Opgaven omfatter:

1) Køb, levering og opsætning af bogskanner på Det Kgl. Biblioteks Læsesal Vest. Kravspecifikation til funktionalitet fremgår af pkt. 2.

2) Tilbud på en serviceaftale vedr. bogskannerens kravspecifikation fremgår ligeledes af pkt. 2.

3) Option: Køb af yderligere én bogskanner inden for en 2-årig periode.

XXXXXXXXXX TIL LÆV

Den 11. oktober 2018 Side 3/6

X.xx.: 18/00553

1.4. Tidsplan for konkurrenceudsættelsen ‌

Dato	Handling
Den 11. oktober 2018	Udsendelse af materiale på Xxxxx.xx
Den 12.-22. oktober 2018	Mulighed for at stille spørgsmål til udbuddet
Den 26. oktober 2018	Tilbudsfrist udløber
Den 29. okt. – 2. nov. 2018	De indkomne tilbud behandles
Den 2. november 2018	Beslutning om leverandør - tentativt
Den 5. november 2018	Udmelding til vinder og afslag – tentativt
Den 9. november 2018	Kontraktunderskrift samt ikrafttræden af aftale

2. Kravsspecifikation ‌

Bordskanner til ’Selvbetjening’ på KBs læsesale

I forbindelse med kopiering af Det Kgl. Biblioteks bøger, håndskrifter, noder og breve på Læsesal Vest, er der brug for en bordskanner, der kan betjenes af læsesalsbru- gerne.

Bordskanneren skal kunne understøtte bøgerne, håndskrifterne, noder og brevene der skannes, så de ikke tager skade.

Skanneren skal desuden kunne betjenes uden vejledning fra læsesalspersonale.

2.1. Minimumskrav krav til den nye bogskanner på Læsesal Vest ‌

• Skanneren skal kunne skanne i min. 300 dpi i min. A3+ optisk.

• Skanneren skal kunne betjenes uden forkundskaber.

• Skanneren skal kunne tilgå KBs netværk, så brugerne kan skanne til mail.

• Skanneren skal have en bogvugge, så bøger, håndskrifter, noder og breve kan placeres i en vinkel på 180 grader.

2.2. Dokumentation m.v.‌

2.2.1. Følgende dokumentation m.v. skal vedlægges tilbuddet:

• Tilbud på en serviceaftale for bogskanneren – med fast pris pr. år.

• Referencer fra sammenlignelige biblioteks- eller arkivinstitutioner der benyt- ter bordskanneren på lignende vis.

• Xxxxxxxxxxxx og vedligeholdelsesbeskrivelse skal medsendes.

2.2.2. Biblioteket skal have mulighed for at gennemføre en test af skanneren, inden valg af leverandøren træffes.

XXXXXXXXXX TIL LÆV

Den 11. oktober 2018 Side 4/6

X.xx.: 18/00553

2.3. Indhold i serviceaftale ‌

I tilbuddet skal der vedlægges et udkast til en serviceaftale vedrørende den daglige drift af bogskanneren:

2.3.1. Serviceaftalen skal indeholde nedenstående bestemmelser:

• Serviceaftalen skal gælde minimum 3 år med mulighed for forlængelse.

• Udbyder skal inden for 3 arbejdsdage reparere bogskanneren on-site på Det Kgl. Bibliotek

• Udgifter til reservedele, teknikertimer samt transport til Det Kgl. Bibliotek skal være omfattet af serviceaftalen.

• Hvis bogskanneren ikke kan repareres on-site, skal udbyder dække evt. ud- gifter til transport af bogskanneren til værksted.

2.3.2. Udbyder skal afgive en fast årlig pris på Serviceaftalen, jf. Bilag 1 Tilbudslisten.

3. Kontrakttildeling ‌

Opgaven tildeles den tilbudsgiver, som har afgivet det samlet set "økonomisk mest fordelagtige” tilbud på grundlag af følgende tildelingskriterium:

”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”

I vurderingen vil der blive lagt vægt på følgende underkriterier og vægtningen af disse er som følger:

1. Fast pris på indkøb, levering og opsætning af bogskanneren, 40 %

2. Opfyldelse af kvalitetskrav og ønsker iht. kravspecifikation samt pris og indhold i servicekontrakten, 60 %

Ad 1) Pris, delvægtning: 40 %

Tilbudsgiver skal afgive en samlet fast pris for bogskanneren inkl. alle tænkelige købs-, leverings- og opsætningsudgifter. Prisen skal afgives i DKK ekskl. moms.

Ad 2) Opfyldelse af kvalitetskrav og ønsker iht. kravspecifikation samt pris og indhold i servicekontrakten, delvægtning: 60 %

Til brug for vurderingen af varens kvalitet, skal Tilbudsgiver i Tilbudslisten, jf. bilag 1, godtgøre, hvordan den tilbudte vare lever op til de enkelte punkter i Kravspecifikatio- nen i pkt. 2, jf. pkt. 2.1 og pkt. 2.2, samt til den udvikling, der sker på området. Derud- over vil den indsendte dokumentation nævnt i pkt. 2.2 ligeledes indgå i vurderingen. Tilbudsgiver skal vedlægge udkast til servicekontrakt, der indeholder en gennem- gang af de i kravspecifikationen under pkt. 2.3. nævnte punker, samt angive en fast årlig abonnementspris for serviceaftalen.

XXXXXXXXXX TIL LÆV

Den 11. oktober 2018 Side 5/6

X.xx.: 18/00553

4. Afgivelse og aflevering af tilbud ‌

4.1. Frist for skriftlige spørgsmål og anmodning om suppl. oplysninger ‌

Skriftlige spørgsmål til nærværende konkurrenceudsættelse og anmodning om sup- plerende oplysninger skal være Det Kgl. Bibliotek i hænde senest den 22. oktober 2018. Henvendelser, der modtages efter denne frist, kan ikke forventes besvaret.

Stillede spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive lagt op på xxxxx.xx.

Skriftlige spørgsmål og anmodninger om supplerende oplysninger skal rettes til sekti- onsleder Xxxxx Xxx Xxxxx på e-mail: xxx@xx.xx .

4.2. Tilbudsfrist, aflevering og mærkning af tilbud ‌

Tilbud skal være Det Kgl. Bibliotek i hænde senest:

fredag den 26. oktober 2018 kl. 13.00 på e-mail: xxx@xx.xx .

XXXXXXXXXX TIL LÆV

Den 11. oktober 2018 Side 6/6

X.xx.: 18/00553

E-mail mærkes i emnefeltet “Tilbud – Køb af bogskanner til Læsesal Vest”.‌

4.3. Acceptfrist for tilbud

Tilbud skal være gældende for accept i en periode på 30 dage fra tilbudsfristen. End- videre skal der være mulighed for forlængelse af tilbuddet i yderligere 30 dage.‌

4.4. Sprog

Tilbuddet skal være affattet på dansk.

5. Øvrige vilkår ‌

5.1. Annullering ‌

Det Kgl. Bibliotek forbeholder sig ret til at annullere konkurrenceudsættelsen.‌

5.2. Ændringer i udbudsmaterialet

Det Kgl. Bibliotek forbeholder sig ret til i videst muligt omfang at foretage ændringer i nærværende materiale til konkurrenceudsættelse ved oplægning af et tillæg til mate- rialet på xxxxx.xx inden tilbudsfristens udløb. Det Kgl. Bibliotek kan forlænge tidsfri- sterne, herunder tilbudsfristen.

5.3. Omkostninger ved deltagelse ‌

Deltagelse i konkurrenceudsættelsen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som en tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med del- tagelse i konkurrenceudsættelsen, er Det Kgl. Bibliotek uvedkommende.

5.4. Ejendomsret til udbudsmaterialet ‌

Det Kgl. Bibliotek har vedblivende enhver rettighed, herunder brugsret, ophavsret og ejendomsret, til materialet og de oplysninger, der i øvrigt afgives i forbindelse med konkurrenceudsættelsen. Tilbuddene vil blive behandlet fortroligt.

Document Metadata

Table of Contents

Udbudsbetingelser

Document Metadata