Indholdsfortegnelse
Udbudsbetingelser for offentligt udbud af
hosting, drift, support og vedligeholdelse af ny Video on Demand platform til Fol- ketingets hjemmeside
Indholdsfortegnelse
1. Ordregiver 3
2. De retlige rammer 3
3. Baggrunden for udbuddet 4
4. Udarbejdelse af tilbud 5
4.1. Udbudsmaterialet 5
5. Vejledning til udarbejdelse af tilbud 6
5.1. Indledning 6
5.2. Tilbuddets indhold og disposition 6
5.2.1. Indhentelse af dokumentation 7
5.2.2. Personlige forhold 8
5.2.3. Krav til tilbudsgivers egnethed 8
5.3. Skriftlige spørgsmål 9
5.3.1. Fortrolighed 10
5.3.2. Forhandlingsforbud 10
5.4. Generelt om tilbuddets indhold 11
5.4.1. Alternative tilbud 11
5.4.2. Forbehold 11
5.5. Formkrav til tilbuddet 11
5.5.1. Frist for afgivelse af tilbud 11
5.5.2. Aflevering af tilbud 12
5.5.3. Sprog 12
5.5.4. Vedståelsesfrist 12
5.6. Ordregivers vurdering af tilbud 12
5.6.1. Åbning af tilbud 12
5.6.2. Formelle fejl og mangler ved tilbuddet 12
5.6.3. Vurdering af forbehold 13
5.6.4. Kriterier for vurdering af tilbud 13
5.6.4.1. Pris (30 %) 13
5.6.4.2. Kvalitet (40%) 13
5.6.4.3. Vilkår for hosting, support og vedligeholdelse (30%) 14
5.6.5 Evalueringsmetoden 14
5.6.6 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) 16
5.7. Tildeling af kontrakt 17
6. Oversigt over tidsfrister i udbuddet 18
1. Ordregiver
Folketinget Christiansborg 1240 København K
Kontaktperson: Teknisk projektleder Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, It- udvikling E-mail adresse: xxxxxx.xxxxxx.xxxxxxx@xx.xx
2. De retlige rammer
Udbuddet gennemføres efter reglerne om offentligt udbud i henhold til udbudsloven, lov nr. 1564 af 15. december 2015.
Udbuddet er åbent for alle interesserede tilbudsgivere. Tilbudsfasen omfatter følgende stadier og milepæle:
1) Udarbejdelse af tilbud - tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud på bag- grund af udbudsmaterialet, og dette afsluttes med afgivelse af tilbud inden tilbuds- fristens udløb, jf. punkt 5.5.1. Tilbudsgiver har i denne periode mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 5.3.
2) Tilbudsgivers personlige forhold - efter åbning af tilbuddene vurderer ordregiver som det første, hvorvidt tilbudsgiver har fremsendt det fælles europæiske udbuds- dokument (ESPD), samt hvorvidt dokumentet indeholder forhold, der kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra at deltage i udbuddet.
3) Tilbudsgivers økonomiske og tekniske kapacitet - ordregiver vurderer herefter, hvorvidt tilbudsgiver skal dokumentere, at tilbudsgiver opfylder de stillede krav til økonomisk og teknisk kapacitet, jf. punkt 5.2.3, og om tilbudsgiver opfylder kra- vene.
4) Vurdering af tilbuddene - ordregiver påbegynder derefter vurderingen af tilbuddene i overensstemmelse med de i punkt 5.6 angivne tildelingskriterier. Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt skal ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument.
5) Tildeling af kontrakten - ordregiver træffer beslutning om tildeling af kontrakten, som ledsages af en underretning af samtlige tilbudsgivere om beslutningen. Kon- trakten anses for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten underskrives
først efter udløbet af en standstill-periode. Efter kontraktens underskrift sender or- dregiver en bekendtgørelse om tildeling af ordre til offentliggørelse på TED, hvor- ved udbuddet afsluttes.
Nedenfor gennemgås hvert af de nævnte stadier og milepæle i tilbudsfasen.
3. Baggrunden for udbuddet
Folketinget har siden 2009 haft en video on demand-løsning (VOD), som gør det muligt for brugere af Folketingets hjemmeside at se video fra Folketingets møder på xx.xx.
Brugerne kan se møder direkte (live) på xx.xx eller finde videooptagelser frem og se dem efterfølgende (on demand).
VOD-løsningen er baseret på Flash player-teknologi, som med den store udbredelse af mobile platforme ikke længere dækker brugernes behov, idet denne teknologi i reglen ikke fungerer i browsere på mobile enheder.
Folketinget vil derfor udskifte den nuværende Flash player-baserede videoplatform med en platform, der indeholder en videoplayer, der kan fungerer på såvel PC’er som mobile enheder. Den skal således være kompatibel med brugen af HTML5 på gængse mobile og stationære enheder.
Dertil skal det nuværende arkiv af videooptagelser flyttes til den nye platform således, at tidligere møder også kan vises i den nye videoplayer (herefter benævnt som ”player”).
Den nye videoplatform skal kunne fungere med Folketingets nuværende produktionssy- stem for TV uden andre ændringer end tilpasning af streams fra Folketingets encodere.
Det er hensigten, at den nye player skal integreres på Folketingets nye hjemmeside, som er bygget op med et responsivt design således, at video kan præsenteres på både PC og mobile enheder. Den nye hjemmeside genbruger søgning og præsentation af video- optagelser fra det nuværende xx.xx.
Det er således kun selve playeren, der skal udskiftes på xx.xx med, hvad det medfører af ændringer i integrationen med de øvrige dele af hjemmesiden, som f.eks. start af en visning fra et specifikt klokkeslæt eller deling af videoklip på social medier.
Folketingets eksisterende videomateriale skal migreres til den nye videoplatform med eksisterende navngivning og metadata, der gør det muligt at genfinde en video fra et givent møde.
Folketinget gemmer data om TV-produktioner og deres status i Folketingets TV-data- base. Folketinget kan stille disse data til rådighed via en webservice.
4. Udarbejdelse af tilbud
4.1. Udbudsmaterialet
Til brug for tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud har ordregiver udarbejdet udbudsmateri- ale.
Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter:
• Udbudsbekendtgørelsen
• Nærværende udbudsbetingelser, som navnlig indeholder retningslinjer for udar- bejdelse af tilbuddene, krav til tilbudsgivernes kapacitet, kriterier for vurdering af tilbuddene og information angående tildeling af kontrakten.
• Bilag A-C til nærværende udbudsbetingelser:
o Bilag A: Skabelon til tilbudsbrev, som tilbudsgiver kan benytte ved af- givelsen af tilbud i tilbudsfasen.
o Bilag B: Det fælles europæiske dokument (ESPD), der skal udfyldes af tilbudsgiverne. ESPD’et gøres tilgængelig for tilbudsgiverne via xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxx/xxx- come
o Bilag C: Støtteerklæring til brug for tilbudsgivers støtte på anden virk- somheds økonomiske eller tekniske formåen.
• Udkast til kontrakt mellem ordregiver og den vindende tilbudsgiver.
• Udkast til kontraktens bilag 1-12, som indeholder detaljerede krav til de ydelser, der anskaffes:
o Bilag 1: Tidsplan
o Bilag 2a: Kravspecifikation
▪ Underbilag 1: Folketingets nuværende VoD-løsning
▪ Underbilag 2: Webservice interface til produktionsdata
▪ Underbilag 3: Eksempler på anvendelse af videoplayer
▪ Underbilag 4: Beskrivelse af eksisterende videomateriale
o Bilag 2b: Leverandørens løsningsbeskrivelse
o Bilag 3a: Betalingsplan
o Bilag 3b: Evalueringstekniks pris
o Bilag 4: Specifikation af udstyr m.v.
o Bilag 5: Kundens deltagelse
o Bilag 6: Vedligeholdelse
o Bilag 7: Prøver
o Bilag 8: Licensbetingelser
o Bilag 9: Servicemål
o Bilag 10: Samarbejdsform
o Bilag 11: Ændringsprocedurer
o Bilag 12: Specifikation af optioner med priser
5. Vejledning til udarbejdelse af tilbud
5.1. Indledning
Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er komplet og overholder de i udbuds- materialet fastsatte retningslinjer.
I det følgende forklares, hvorledes tilbudsgiver bør udforme sit tilbud (punkt 5.2), samt hvilke formkrav der gælder for tilbuddet (punkt 5.5).
5.2. Tilbuddets indhold og disposition
Tilbudsgiver skal udfylde og vedlægge sit tilbud det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD) som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1 og 2 nævnte forhold. Der er tale om foreløbigt bevis for:
1) at tilbudsgiver en ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, og
2) at tilbudsgiver en opfylder de mindstekrav til egnethed, der er fastsat i udbuds- bekendtgørelsen.
Tilbudsgiver skal udfylde det fælleseuropæiske udbudsdokument del II-VI. Der henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til det fælleseuropæiske udbudsdo- kument.
Det fælles europæiske udbudsdokument skal udfyldes elektronisk på hjemmesiden: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxx
På hjemmesiden indlæses den xml-fil, der indgår som en del af udbudsmaterialet. Når formularen er udfyldt, skal tilbudsgiver en eksportere en ny xml-fil og aflevere denne som en del af tilbuddet. Tilbudsgiveren bedes endvidere gemme det udfyldte fælles europæ- iske udbudsdokument som en pdf-fil og aflevere denne (i print) som en del af tilbuddet.
Se endvidere Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning vedrørende den elektro- niske udfyldelse af det fælles europæiske udbudsdokument på følgende side: xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/00000/00000000_xxxx_xxxxxx_xxxxxx_xxx_xxxxxxx_0.xxx
Tilbudsgivere, der baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen for at opfylde mindstekravene i udbudsbekendtgø- relsens punkt III.1.2 og/eller udvælgelseskriterierne skal fremlægge støtteerklæringer el- ler anden dokumentation, der godtgør, at tilbudsgiver en faktisk råder over den nødven- dige økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen, og at den på- gældende enhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiveren.
Bemærk, at såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finan- sielle formåen, vil tilbudsgiver og den pågældende enhed hæfte solidarisk for kontrak- tens gennemførelse, jf. kontraktens 16.2.
En økonomisk aktør, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfylde mindstekravene i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2 eller udvælgelses- kriterierne, skal kun udfylde ét fælles europæisk udbudsdokument. En økonomisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere andre enheders kapacitet, skal sikre, at ordregiver modtager vedkommendes eget fælles europæiske udbudsdokument sam- men med et separat fælles europæisk udbudsdokument med de relevante oplysninger for hver af de enheder, som denne baserer sig på. Endelig, når grupper af økonomiske aktører, herunder midlertidige sammenslutninger, deltager i udbudsproceduren sam- men, skal der for hver af de deltagende økonomiske aktører udfyldes et særskilt fælles europæisk udbudsdokument med de oplysninger, der kræves i del II-VI.
5.2.1. Indhentelse af dokumentation
Ordregiver er forud for tildeling af kontrakten forpligtet til at kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. udbuds- lovens §§ 151 og 152.
Det vil som udgangspunkt alene være den tilbudsgiver, som ordregiveren har til hensigt at tildele kontrakt, der skal fremsende fuld dokumentation for oplysningerne angivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) jf. punkt 5.6.6.
Ordregiveren kan på ethvert tidspunkt under proceduren bede tilbudsgiver om at ind- sende dele af eller hele dokumentationen, hvis det er nødvendigt for at sikre en korrekt afvikling af proceduren.
Dokumentationen skal fremlægges inden for en af ordregiver fastsat passende frist på ikke under to og en halv uge (18 kalenderdage), regnet fra modtagelsen af forespørgs- len.
5.2.2. Personlige forhold
Ordregiveren skal udelukke en tilbudsgiver fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis til- budsgiver en er omfattet af de i udbudslovens §§ 135 og 136 nævnte obligatoriske ude- lukkelsesgrunde. Tilbudsgiver skal anføre oplysningerne herom i det fælleseuropæiske udbudsdokument (ESPD), del III, afsnit A og B.
Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af bestemmelserne.
Self-cleaning
Ordregiver forbeholder sig mulighed for at iværksætte en procedure om ”self-cleaning”, såfremt dette måtte være relevant, jf. udbudslovens § 138. Self-cleaning angår mulighe- den for, at tilbudsgivere kan dokumentere deres pålidelighed, selvom de er omfattet af en udelukkelsesgrund.
5.2.3. Krav til tilbudsgivers egnethed
A. Teknisk kapacitet
Tilbudsgiver skal udfylde det fælles europæiske udbudsdokument, del IV, afsnit C, med angivelse af de oplysninger, der fremgår af udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.3).
Som mindstekrav kræves, at tilbudsgiver dokumenterer:
• En reference, der dokumenterer erfaring med etablering af videoplatform og player.
• En reference, der dokumenterer erfaring med web-streaming og integration til hjemmesider.
Ovennævnte mindstekrav til teknisk og faglig kapacitet kan opfyldes ved én og samme reference.
B. Støtteerklæring
Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapa- citet (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) for at opfylde mindstekravene i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2 eller udvælgelseskriterierne uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten ved at udfylde den vedlagte støtteerklæ- ring for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Derudover skal den eller de andre enheder, som tilbudsgiver støt- ter sig på afgive selvstændige versioner af det fælles europæiske udbudsdokument.
Bemærk, at såfremt tilbudsgiver har baseret sit tilbud på andre virksomheders tek- niske og faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne un- der Kontrakten, skal disse dele udføres af de pågældende virksomheder (som un- derleverandører for tilbudsgiver) i forbindelse med kontraktindgåelsen.
5.3. Skriftlige spørgsmål
Tilbudsgiver kan stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet forud for fristen for afle- vering af tilbuddet, jf. punkt 5.5.1. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbuds- giver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål.
Alle spørgsmål bør indeholde en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbuds- materialet, som spørgsmålet vedrører.
Ordregiver ser gerne, at spørgsmålene stilles senest den 23. juni. Spørgsmål, der mod- tages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Hvis ordregiver modtager spørgsmål efter denne dato, vil ordregiver besvare sådanne spørgsmål senest den 30. juni medmindre ordregiver vurderer, at dette er uforholdsmæssigt byrdefuldt.
Spørgsmål, som er modtaget efter den sidstnævnte dato, kan ikke forventes besvaret, jf. dog udbudslovens § 93, stk. 4, nr. 1.
Ordregiver tilstræber løbende at besvare spørgsmål hurtigst muligt. Spørgsmål skal være på dansk eller engelsk og skal stilles pr. e-mail til følgende adresse: Xxxxxx.Xxx- xxx.Xxxxxxx@xx.xx. Spørgsmål vil blive besvaret på dansk.
Tilbudsgivernes spørgsmål og ordregivers besvarelser vil blive anonymiseret og derefter løbende gjort tilgængelig på ordregivers hjemmeside, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt I.3)
5.3.1. Fortrolighed
Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumen- ter i ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det bety- der, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i hen- hold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgi- vet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt, og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt.
Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordre- giver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og for- pligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
5.3.2. Forhandlingsforbud
Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsloven.
Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne ind- gås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver.
Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver hen- seende.
5.4. Generelt om tilbuddets indhold
5.4.1. Alternative tilbud
Tilbudsgiver har, som angivet i udbudsbekendtgørelsen, ikke adgang til at afgive alter- nativt tilbud.
5.4.2. Forbehold
Ved afgivelsen af tilbuddet må tilbudsgiver ikke tage forbehold over for mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet tilbud med sådanne forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige.
Ved et forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet forstås et forbe- hold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tilla- des. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende.
Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet fremstår klart og utvetydigt, således at der ikke opstår tvivl om, hvorvidt der tages forbehold for udbudsmaterialet. Tilbudsgiverne opfor- dres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, jf. punkt 5.3. Hvis tilbudsgiver ved tilbudsafgivelsen tager forbehold over for udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver nøje beskrive indholdet og omfanget af sådanne forbehold.
Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan derfor ikke tages forbehold overfor mindstekrav. Der er i udbudsmaterialet angivet, hvilke krav der er mindstekrav (MK).
Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mind- stekrav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige.
5.5. Formkrav til tilbuddet
5.5.1. Frist for afgivelse af tilbud
Tilbuddet skal være modtaget hos ordregiver senest onsdag den 12. juli kl. 12.00.
Tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning.
5.5.2. Aflevering af tilbud
Tilbud skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: Folketinget
Att.: Xxxx Xxxxxx Xxxxxx
Christiansborg 1240 København K
Folketingets Centrale Indlevering forefindes i buegangen til højre for Hovedindgangen. Det endelige tilbud må ikke indsendes pr. mail.
Ordregiver ser gerne, at tilbuddet afleveres i 1 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket "Udbud af Video on Demand platform til Folketingets hjemmeside - tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form på USB.
5.5.3. Sprog
Tilbud skal afgives på dansk eller engelsk.
5.5.4. Vedståelsesfrist
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb.
5.6. Ordregivers vurdering af tilbud
5.6.1. Åbning af tilbud
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.
5.6.2. Formelle fejl og mangler ved tilbuddet
Efter tilbuddene er åbnet, vil ordregiver som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet.
Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens
§ 159, stk. 5, hvis tilbuddet er ufuldstændigt eller fejlbehæftet, eller hvis der mangler specifikke dokumenter.
Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvi- dere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne af ovennævnte be- stemmelse. Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne.
5.6.3. Vurdering af forbehold
Efter den indledningsvise vurdering af, hvorvidt tilbuddene opfylder udbudsmaterialets formelle krav, vil ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder for- behold, som medfører, at et tilbud skal afvises som ukonditionsmæssigt, jf. punkt 5.4.2.
5.6.4. Kriterier for vurdering af tilbud
Ordregiver vurderer tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Følgende underkriterier lægges til grund for tildelingen:
Underkriterier | Vægtning |
Pris | 30 % |
Kvalitet | 40 % |
Vilkår for hosting, support, og vedlige- holdelse | 30 % |
Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers vægt i tilbudsevalueringen.
5.6.4.1. Pris (30 %)
Evalueringen af underkriteriet Pris sker på baggrund af tilbudsgivers evaluerings-tekni- ske pris.
De priskomponenter og sammenregningen heraf, som ligger til grund for den evalue- ringstekniske pris, fremgår af bilag 3b.
Det tillægges positiv vægt, at den evalueringstekniske pris er lav.
5.6.4.2. Kvalitet (40%)
Ved vurderingen af underkriteriet Kvalitet indgår tilbudsgivers udfyldelse, færdiggørelse eller besvarelse af følgende bilag i vurderingen af hvert delkriterie.
Delkriterium | Vurderingsgrundlag |
Delkriterium 1: Enkel drift for Folketinget | Tilbudsgivers besvarelse af Bilag 2, afsnit 1.1, 1.3, 1.4 og 2 |
Delkriterium 2: Løsningens flexibilitet i forhold til integration, an- vendelse og udskiftning af enkeltdele | Tilbudsgivers besvarelse af Bilag 2, afsnit 1.1, 1.2, 1.3 |
Delkriterium 3: Brugervenlighed for slutbruger | Tilbudsgivers besvarelse af Bilag 2, afsnit 1.1, 1.2, 1.3 |
Delkriterium 4: Nem administration for Folketingets medarbej- dere | Tilbudsgivers besvarelse af Bilag 2, afsnit 1.1, 1.3, 1.4 og 2 |
Vær opmærksom på, at det i bilag 2a ved enkelte krav eller grupper af krav er nærmere specificeret, hvad Folketinget vil lægge vægt på i sin evaluering af de indkomne løs- ningsforslag.
5.6.4.3. Vilkår for hosting, support og vedligeholdelse (30%)
Ved vurderingen af underkriteriet hosting, support og vedligeholdelse indgår tilbudsgi- vers udfyldelse, færdiggørelse eller besvarelse af følgende bilag, der alle vægter lige:
Bilag | Navn |
Bilag 2a | Afsnit 2, krav 5.1-5.5 |
Bilag 6 | Vedligeholdelse |
Bilag 9 | Servicemål |
Bilag 10 | Samarbejdsform |
Vurderingen vil ske på baggrund af tilbudsgivers besvarelse som angivet i de enkelte bilag.
I bilag 2a, afsnit 2 er det ved enkelte krav nærmere specificeret, hvad Folketinget vil lægge vægt på i sin evaluering af de indkomne løsningsforslag.
5.6.5 Evalueringsmetoden
Ved evalueringen anvendes Oslo-modellen, hvor de kvalitative kriterier initialt tildeles point. Herefter prissættes de kvalitative kriterier via en omregningsfaktor, der omdan- ner pointene til et beløb. Dette beløb indgår som et tillæg til den evalueringstekniske pris, hvormed en beregnet pris fremkommer.
Hvis et tilbud opnår maksimal point på alle kvalitative kriterier vil tillægget være 0. Tillægget bliver større des færre point der opnås. Omregningsfaktoren varierer med de kvalitative kriteriers relative vægt.
Tilbuddet med den laveste beregnede pris er tilbuddet med det bedste forhold mel- lem pris og kvalitet.
Initialt tildeles vurderingen af kvalitetskriterierne point i henhold til nedenfor angivne pointskala.
Verbal begrundelse | Point |
Fremragende opfyldelse af kriteriet | 10 |
Fortrinlig opfyldelse af kriteriet | 9 |
Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 8 |
Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 7 |
Mere tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 6 |
Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 5 |
Nogenlunde tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 4 |
Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 3 |
Ikke tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 2 |
Helt utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet | 1 |
For hvert kvalitativt kriterium udregnes en faktor. Denne faktor er udtryk for forholdet mellem vægtningen af et kvalitativt kriterium i forhold til vægtningen af prisen.
Faktor = Det kvalitative kriteriums vægt/priskriteriets vægt
En sådan faktor udregnes for alle angivne kriterier. Kvalitet:
Delkriterium 1: Faktor = 10% / 30% = 1/3
Delkriterium 2: Faktor = 10% / 30% = 1/3
Delkriterium 3: Faktor = 10% / 30% = 1/3
Delkriterium 4: Faktor = 10% / 30% = 1/3
Vilkår for hosting, support og vedligeholdelse:
Faktor = 30% / 30% = 1
Når et kvalitativt kriterium er bedømt og tildelt point, beregnes kriteriets tillæg i pro- cent:
Tillæg i procent = ((maksimum point – kriteriets point) / maksimum point)) x kriteriets faktor
For hvert kriterium laves denne udregning og resultatet for hvert af de angivne krite- rier summeres til ét tal.
Tilbuddets beregnede pris fremkommer således:
Beregnet pris = Evalueringsteknisk pris x (1 + (sum af kvalitetskriteriernes tillæg i procent))
Tilbuddet med den laveste beregnede pris er tilbuddet med det bedste forhold mel- lem pris og kvalitet.
5.6.6 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, skal ordregiver kræve, at den til- budsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægger dokumen- tation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. ud- budslovens § 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de i udbudsbekendtgørelsen stil- lede krav til tilbudsgivernes personlige forhold, samt økonomisk og teknisk formåen.
Dokumentationen skal fremlægges inden for en af ordregiver fastsat passende frist på ikke under to og en halv uge (18 kalenderdage), regnet fra modtagelsen af forespørgs- len.
For tilbudsgivere, der er hjemhørende i Danmark og udelukkende har danske ledelses- medlemmer i sine ledelsesorganer kan dokumentationen vedrørende tilbudsgiverens personlige forhold udgøres af en serviceattest, der udstedes af Erhvervsstyrelsen efter anmodning.
I forbindelse med fremsendelsen af anmodning om en serviceattest til Erhvervsstyrelsen, skal tilbudsgiver være særligt opmærksom på, at medlemmer af tilbudsgivers bestyrelse, direktion, tilsynsråd eller personer, som har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller
træffe beslutninger i tilbudsgivers bestyrelse, direktion eller tilsynsråd afgiver en samtyk- keerklæring vedr. indhentning af straffeattest til offentlig brug i henhold til udbudslovens
§ 153, stk. 1, nr. 2, samt en erklæring på tro og love vedr. forhold der ikke er dækket af straffeattesten til offentlig brug i henhold til udbudslovens § 153, stk. 2.
Yderligere oplysninger om erklæringer og proceduren for anmodning om en serviceattest kan findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside:
xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxx.
For tilbudsgivere, der er hjemmehørende i udlandet og/eller har udenlandske ledelses- medlemmer i sine ledelsesorganer, kan dokumentationen for så vidt angår de strafbare forhold i udbudslovens § 135, stk. 1 og stk. 2 udgøres af uddrag fra strafferegisteret i det land, hvor tilbudsgiver er hjemmehørende, samt fra strafferegisteret i de lande, hvor eventuelle udenlandske medlemmer af tilbudsgivers ledelsesorganer, er statsborgere. Såfremt ledelsesmedlemmet ikke er bosiddende i det land, hvor vedkommende er stats- borger, kan tilbudsgiver alternativt levere dokumentation for strafbare forhold fra det land, hvor ledelsesmedlemmet er bosiddende. I det omfang uddrag af udenlandske straffere- gistre ikke omfatter samtlige ovennævnte udelukkelsesgrunde og/eller ikke omfatter 4 år jf. udbudslovens § 138, stk. 5, skal de pågældende uddrag suppleres med en erklæring under ed (eller en tro og love erklæring, i de tilfælde hvor edsaflæggelse ikke anvendes i de relevante lande jf. udbudslovens § 152, stk. 2), om at oplysningerne i ESPD om strafbare forhold fortsat er retvisende. Hvilken dokumentation, der i øvrigt skal afgives for udenlandske tilbudsgivere og udenlandske virksomheder, som tilbudsgiver baserer sig på, beror på den dokumentation, der kan indhentes i de relevante lande.
De fremsendte referencer vedrørende lignende opgaver, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.2 og II.2.4 udgør endelig dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument i henhold til udbudslovens § 151 og § 152. Den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, skal derfor ikke på dette punkt fremlægge yderligere dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument i henhold til udbudslovens § 151 og § 152.
Ordregiver forbeholder sig mulighed for at iværksætte en procedure for ”self-cleaning”, såfremt dette måtte være relevant, jf. udbudslovens § 138.
5.7. Tildeling af kontrakt
Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af de i punkt 5.6.4 anførte kriterier, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten.
Såfremt den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, ikke tidligere i processen har dokumenteret oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske ud- budsdokument (ESPD), jf. udbudslovens § 151, stk. 2, vil denne tilbudsgiver skulle do- kumentere oplysningerne før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, jf. ud- budslovens § 151, stk. 1.
Ordregiver underretter herefter samtidigt samtlige tilbudsgivere om tildelingsbeslutnin- gen. Underretningen af de tilbudsgivere, der har afgivet et antageligt tilbud, men som ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud, navnet på den vindende tilbudsgiver, samt hvornår standstill-perioden udløber.
Uanset at kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er en tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 5.5.4.
Efter kontrakten er underskrevet, vil ordregiver sende en bekendtgørelse om tildelingen til offentliggørelse på TED (Tenders Electronic Daily).
6. Oversigt over tidsfrister i udbuddet
Dato, klokkeslæt | Aktivitet |
Fredag, den 30. juni | Spørgsmål, jf. punkt 5.3, der modtages se- nest denne dato, vil under alle omstændig- heder blive besvaret. Spørgsmål, modtaget efter denne dato vil ordregiver besvare senest den 7. juli, med- mindre ordregiver vurderer, at dette er ufor- holdsmæssigt byrdefuldt. Spørgsmål, der modtages senere end den 4. juli kan ikke forventes besvaret, jf. dog udbudslovens § 93, stk. 4, nr. 1 |
Fredag den 7. juli | Frist for besvarelse af spørgsmål |
Onsdag den 12. juli kl. 12.00 | Frist for afgivelse af tilbud |
Fredag den 30. xxxxxx | Xxxxxxxxx tildeling af kontrakten |