Udkast til dialog- og høringsaftale
Initialer: ANE
Sag: 000-0000-00000
Dok.: 000-0000-000000
Oprettet: 13. december 2017
Udkast til dialog- og høringsaftale
Odsherred Kommune (OK) og Odsherred Erhvervsforum (OEF) har indgået aftale om samarbejds- model og i forlængelse af denne ønskes en særlig aftale om hvordan høringer gennemføres.
Formålet med denne aftale er at skabe et forbedret beslutningsgrundlag baseret på en gennem- sigtig proces og en reel ligeværdig dialog. Dette skal ske ved en bedre og tidligere inddragelse af interessenter som OEF i de kommunale beslutningsprocesser.
Opgavens karakter er bestemmende for tilrettelæggelsen af den konkrete dialog- og høringspro- ces. Hovedreglen er, at der så tidligt som muligt, nedsættes en arbejdsgruppe. Her skal tænkes i både faste medlemmer og i ad hoc medlemmer. Der udpeges tovholder på blandt de kommu- nale medarbejdere i arbejdsgruppen og OEF udpeger selv deres deltager(e).
Opgavestiller udarbejder kommissorium indeholdende formål/mål samt tids- og aktivitetsplan. Der udarbejdes en skabelon til formålet. Denne skabelon anvendes også i forbindelse med be- skrivelse af forslag/ideer til bearbejdning i arbejdsgrupper mellem OK og OEF.
Såfremt indholdet af det konkrete projekt/opgave tilsiger det, kan hovedreglen fraviges. Dette aftales mellem de øverste administrative parter jf. samarbejdsmodellen.
Der er følgende elementer til rådighed i processen:
1. Udkast til indhold af rapport, udbudsmateriale, aftale m.v.
Arbejdsgruppen udarbejder et udkast jf. kommissoriet.
2. Udkastet sendes i høring
Udkastet fra arbejdsgruppen sendes i høring. Alt efter projektets karakter kan der sup- pleres med et informationsmøde om udkastet.
3. Spørgsmål-svarperiode
I høringsperioden aftales en spørgsmål-svarperiode, hvor afklarende spørgsmål til udka- stet kan stilles. Dette skal minimere misforståelser og kvalificere høringssvarene.
4. Behandling af høringssvar
Høringssvar samles og kommenteres af arbejdsgruppen. Kommenteringen skal igen mini- mere at misforståelser kommer med ind i beslutningsprocessen.
5. Beslutning
Med baggrund i udkast, høringssvar og kommentarer træffes beslutning om opgavens vi- dere færd.
6. Meddelelse om beslutning
Beslutningen skal kommunikeres ud til interessenterne og hvilke opgaver, de har i for- hold til driften af opgaven, herunder hvem er tovholder for implementeringen og op- følgningen på, om det kører som planlagt.
7. Evaluering af processen
Efter beslutningen evaluerer arbejdsgruppen processen, så denne kan optimeres i for- hold til fremtidige projekter/opgaveløsninger.
8. Implementering og opfølgning
Tovholder for opgaven i drift skal være med til at sikre implementeringen, men også en opfølgning, så vi ved at vi er på rette spor i forhold til formål og udbytte samt får sam- let op på erfaringer til næste tilsvarende projekt, opgave, udbud m.v.
Udkast til dialog- og høringsaftale
Implementering og opfølgning - hvad skal være krav til løsningen næste gang
Evaluering af proces - hvad kan vi gøre bedre næste gang?
Nyt projekt
Arbejdsgruppen udarbejder udkast til indhold af det konkrete projekt
Udkastet sendes i høring
- evt. suppleret med et informationsmø de
Meddelelse om beslutning
Beslutning omkring projekt med baggrund i høringssvar og kommentarer
Spørgsmål- svarperiode
Samling af høringssvar samt kommentarer fra arbejdsgruppen
Udkast til dialog- og høringsaftale