Vedtægt for samarbejde mellem Frørup-Taarup Sognes Menighedsråd og
Vedtægt for samarbejde mellem Frørup-Taarup Sognes Menighedsråd og
Nyborg Sogns Menighedsråd om
drift og administration af kirkegårdene i Frørup og Taarup
i medfør af § 42a i lov om menighedsråd, jf. lovbekendtgørelse nr. 771 af 24. juni 2013
§ 1.
Deltagere, formål og grundlag.
Denne vedtægt er indgået mellem Frørup-Taarup Sognes Menighedsråd og Nyborg Sogns Menig- hedsråd i Kerteminde-Nyborg Provsti, Fyens Stift.
Stk. 2. Formålet med samarbejdet er at opnå en professionel ledelse af den daglige drift og admini- stration af Xxxxxx og Taarup kirkegårde, herunder en økonomisk styring, der kan resultere i den bedst mulige udnyttelse af de kirkelige ligningsmidler.
Stk. 3. Grundlaget for denne vedtægt er LBK nr. 771 (lov om menighedsråd) af 24. juni 2013, § 42 a og LBK nr. 95 (Bekendtgørelse af lov om folkekirkens økonomi) af 29. januar 2020, § 2.
§ 2.
Arbejdsopgaver omfattet af samarbejdet.
Samarbejdet vedrører drift og administration af Frørup og Taarup kirkegårde. De driftsmæssige op- gaver er beskrevet i bilag 1. Det tilstræbes, at det er de samme medarbejdere, der tilknyttes kirke- gårdene. De administrative opgaver er beskrevet i bilag 2. Driftsopgaver, der udføres af Frørup- Taarup Sognes Menighedsråd er beskrevet i bilag 3.
§ 3.
Drift og ansvar.
Kirkegårdenes daglige drift varetages af Nyborg Kirkegårde under ledelse af kirkegårdslederen med ansvar over for Frørup-Taarup Sognes Menighedsråd og for Kirkegårdsudvalget ved Nyborg Kirkegårde.
Stk. 2. En repræsentant fra Frørup-Taarup Sognes Menighedsråd kan deltage i Nyborg Kirke- gårdsudvalgs møder (uden stemmeret).
Stk. 3. Ved nyansættelse af kirkegårdsleder har Nyborg Sognes Menighedsråd ansættelseskom- petencen. Et medlem fra Frørup-Taarup Sognes Menighedsråd kan deltage i ansættelsesprocedu- ren (uden stemmeret).
§ 4. Tilsyn
Tilsynet med samarbejdet påhviler kirkeværgen ved Frørup og Taarup kirker, jf. kirkegårdens og kirkeværgens vedtægter, og denne påtaler evt. mangler til kirkegårdslederen.
Stk. 2. I tilfælde af reklamationer over kirkegårdens drift, orienterer kirkegårdslederen og kirkevær- gen gensidigt hinanden.
Stk. 3. Kirkegårdslederen deltager i det årlige syn af Frørup og Taarup Kirkegård.
§ 5.
Økonomi og personale
Personale ansættes og aflønnes af Nyborg Kirkegårde, og Frørup og Taarup kirkegård bliver en del af arbejdspladsen. Udgiften hertil afholdes af kirkekassen ved Nyborg Sogns Menighedsråd.
Stk. 2. Samarbejdet omfatter et forventet timeforbrug på 1.200 timer, der med den af provstiudval- get godkendte timepris på kr. 336,80 (2022) svarer til et fast beløb på kr. 404.160 ,00 pr. år (niveau 2022). Beløbet reguleres årligt pr. 1. januar i forhold til den af provstiet godkendte timepris.
Beløbet faktureres månedsvis forud til betaling ultimo måneden med 1/12 pr. måned. Stk. 3. Større, enkeltstående arbejder honoreres særskilt og efter nærmere aftale.
Stk. 4. Nyborg Kirkegårde indkøber varer/materialer til den daglige drift af kirkegårdene incl. brændstof og vedligeholdelse af maskiner.
Udgifter til planter, forårs- og sommerblomster, gran og lignende til formål, hvor Frørup-Taarup Sognes menighedsråd har indtægten, indkøbes af Nyborg Kirkegårde men betales af Frørup-Taa- rup Sognes Menighedsråd.
Stk. 5. Eksisterende maskiner og værktøj stilles til Nyborg Kirkegårdes disposition i henhold til bi- lag 4.
§ 6.
Varighed, evaluering og ophør
Vedtægten løber indtil den opsiges af en af parterne.
Stk. 2. Samarbejdet evalueres årligt. Evalueringen skal foreligge senest ved udgangen af maj må- ned, første gang i 2023.
Stk. 3. Hvert af menighedsrådene kan forlange en forhandling om vedtægtens vilkår. Ved enighed om ændring af vilkårene træder ændringerne i kraft med mindst 3 måneders varsel til udgangen af et kalenderår, medmindre andet aftales.
Stk. 4. Samarbejdet kan bringes til ophør med 9 måneders varsel til en måneds udgang. Opsigelse kan foretages af Frørup-Taarup Sognes Menighedsråd eller af Nyborg Sogns Menighedsråd. Sam- arbejdet kan efter aftale ophøre med et kortere varsel.
Stk. 5. Medmindre andet aftales overtager Frørup-Taarup Sognes Menighedsråd ikke personale fra Nyborg Kirkegårde i forbindelse med samarbejdets ophør.
§ 7. Uenighed
Enhver tvist om forståelse, fortolkning eller udfyldning af denne vedtægt eller om det indbyrdes for- hold mellem deltagerne i denne vedtægt skal primært afklares mellem formændene for de to me- nighedsråd og kirkegårdslederen samt kirkeværgen for Frørup og Taarup Kirke. Opnås der ikke enighed herved, kan sagen forelægges Xxxxxx Provstiudvalg, der træffer endelig afgørelse.
§ 8.
Optagelse af andre menighedsråd i samarbejdet.
Denne vedtægt vedrører Frørup-Taarup Sognes Menighedsråd og Nyborg Sogns Menighedsråd og er deres anliggende alene. Hvis andre menighedsråd ønsker at deltage i en kirkegårdssamdrift, oprettes særskilte vedtægter.
§ 9. Offentliggørelse.
Denne vedtægt offentliggøres på Stiftets og sognenes hjemmesider.
Stk. 2. Vedtægten kan fås ved henvendelse til kirkeværgen ved Frørup og Taarup Kirke eller på Nyborg Kirkegårdskontor, Xxxxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxx.
§ 10 Ikrafttræden
Vedtægten træder i kraft den 1. marts 2022, dog tidligst når vedtægten er godkendt i hvert af de to menighedsråd.
Frørup-Taarup Sognes Menighedsråd:
Taarup, den
Xxxx Xxxxxx Xxxxxx, formand Xxxx Xxxxxxxxx, næstformand
Nyborg Sognes Menighedsråd:
Nyborg, den
Xxxxxx Xxxxxx, formand Xxxxx Xxxxxxx, næstformand
Bilag 1
Driftsmæssige arbejdsopgaver der udføres af Nyborg Kirkegårde
Følgende arbejdsopgaver vil blive udført på Frørup og Taarup kirkegårde af personale fra Nyborg Kirkegårde. Oversigten beskriver de funktioner, der er tilknyttet gravstedsarealer, kirkegårdsarealer samt øvrige arealer. I oversigten angives hvilken plejestandard, der tilstræbes, og der tages ud- gangspunkt i det pågældende elements kvalitetsbeskrivelse, som det er beskrevet i plejeplan for Nyborg Kirkegård og plejeplan for Nyborg Kirkegårde – ydelser. Såfremt der findes elementer, som ikke er beskrevet i ovenstående tages der udgangspunkt i ”Kvalitetsbeskrivelser for kirkegårde” ud- givet af Skov og Landskab april 2010.
I det omfang Frørup-Taarup Sognes Menighedsråd selv udarbejder kvalitetsbeskrivelse, vil disse træde i stedet for beskrivelserne for Nyborg Kirkegårde.
Bemærk, at de nye kvalitetsbeskrivelser kan stille andre/yderligere krav til arbejdet på kirkegården. Er der arealer og elementer, som på nuværende tidspunkt ikke er beskrevet inden for ovennævnte rammer, så kan kirkegårdslederen ved Nyborg Kirkegårde i samråd med kirkeværgen for menig- hedsrådet i Frørup og Taarup, blive enige om hvorledes disse arealer skal se ud. Det betyder, at der tilstræbes samme plejeniveau som på Nyborg Kirkegårde.
Gravstedsarealer
Definition af gravstedsarealer:
Gravstedsarealer omfatter alle arealer, hvor der kan foregå kistebegravelse og urnenedsættelse, og inden for hvilke gravstedsejeren kan have råderet og pligt til vedligeholdelse. Arealerne er oftest omkranset af gravstedshække.
Samtlige elementer på gravstederne tilstræbes at blive holdt med haveudtryk. (se nærmere defini- tion i kvalitetsbeskrivelserne).
Erhvervelsesydelser (delvis betalt af gravstedsejer)
1.00 Anlægge og rydde et gravsted
2.00 Klip gravstedshække
Begravelsesydelser (delvis betalt af gravstedsejer)
3.00 Begravelser.
4.00 Bisættelser. Opgaven vedrørende udlægning af blomster og kranse på gravsted eller blom- sterplads i forbindelse med bisættelser varetages af Nyborg Kirkegårde.
5.00 Urnenedsættelser
Gravstedsydelser (betalt af gravstedsejer)
6.00 Anlægsopgaver på gravsted
7.00 Pleje og vedligeholdelse af gravsteder
8.00 Legataftaler
9.00 Årstidens blomster
10.00 Grandækning
11.00 Græsarbejde ved anonyme grave og grave i græsplæne
Fælles arealer
Definition af fælles arealer:
Fælles arealer er alle øvrige arealer, der ikke er omfattet af kistebegravelse og urnenedsættelse, og som tilhører kirkegården. Herunder hører fortov ved kirken, parkeringsplads og plads ved red- skabsrum.
12.00 Græs
12.01 Græsarealer holdes som græsplæne
13.00 Hække
13.01 Hække holdes som prydhække
14.00 Træer og buske
14.01 Træer og buske holdes med parkudtryk
15.00 Stier, gange og pladser
15.01 Belægninger holdes med parkudtryk. Omkring kirken og indgange holdes belægninger med havepræg
16.00 Inventar og affaldshåndtering
16.01 Tømning af affaldskurve efter behov
16.02 Bænke, affaldskurve, skilte m.v. renholdes efter behov
16.03 Lukning/åbning for vandet på kirkegården vinter/forår
16.04 Indsamling/udbringning af vandkander vinter/forår
16.05 Bortskaffelse af planteaffald
Arealer udenfor kirkegårdene i Frørup og Taarup
17.00 Græs foran præstegård og omkring pumpehus i Frørup
17.01 Græsarealer holdes som græsplæne
18.00 Gårdsplads foran præstegård og ved pumpehus i Frørup og ved forsamlingshus i Taarup
18.01 Belægning holdes med parkudtryk
19.00 Hække omkring pumpehus i Frørup
19.01 Hække holdes som klippede hække
Bilag 2
Administration af
Frørup-Taarup Sognes kirkegårde
Nyborg Kirkegårdskontor, Xxxxxxxxxxxxxxxx 00, Xxxxxx varetager de administrative opgaver for- bundet med administrationen af kirkegården i Frørup og Taarup.
1.00 Kontakt vedrørende gravsteder
1.01 Salg af gravsteder
1.02 Aftale om begravelse/urnenedsættelse
1.03 Aftale om anlæg/omlægning af gravsteder
1.04 Nyborg Kirkegårde tilskriver en gravstedsejer, der misligholder sit gravsted
1.05 Bestilling af årstidens blomster, buketter, kranse, grandækning m.v.
1.06 Indkøb af planter, træer, buske m.v.
1.07 Indkøb af materialer, redskaber og værktøj
Korrespondance vedr. gravsteder tilgår kirkeværgen i kopi en gang om måneden. 2.00 Administration af gravsteder
2.01 Registrering af de begravede på gravsteder i forbindelse med bisættelser, begravelser og urnenedsættelser - herunder gravstedsindehaver/debitor foretages på EDB (Skovbo Dat web baseret kirkegårdssystem)
2.02 Udfærdigelse og udsendelse af gravstedsbreve
2.03 Udfærdigelse og fremsendelse af GIAS aftaler - legataftaler
2.04 Registrering af aftaler vedr. renholdelse/blomster grandækning m.v.
2.05 Udsendelse af faktura i forbindelse med begravelser og urnenedsættelser
2.06 Udsendelse af faktura i forbindelse med årlige aftaler om gartneriske ydelser samt løbende udsendelse af faktura for bestilte arbejder
2.07 Udsendelse af breve vedr. udløbne gravsteder og forlængelse/sløjfning af disse
2.08 Administration i forbindelse med begravelser og urnenedsættelser
2.09 Der udarbejdes en salgsbog over ledige urne og kistegravsteder
Nyborg Kirkegårdskontor udskriver lister over arbejdsopgaver ved driften af kirkegården. Listerne kan rekvireres af Frørup-Taarup Sognes Menighedsråd.
3.00 Arbejdslister for gartneriske ydelser på gravsteder
3.01 Gravsteder med renholdelse
3.02 Gravsteder med legataftaler
3.03 Gravsteder med granaftagning
3.04 Gravsteder med forårsblomster
3.05 Gravsteder med sommerblomster
3.06 Gravsteder med efterårsblomster
3.07 Gravsteder med grandækning
3.08 Gravsteder med juletulipaner
3.09 Gravsteder med kranse og mospuder
3.10 Gravsteder med datoaftaler udskrives månedsvis
4.00 Skiltning af gravsteder
4.01 Alle gravsteder forsynes med nummerskilt forrest til venstre i gravstedet
4.02 Gravsteder med aftalt renholdelse og vedligeholdelse forsynes med renholdelsesskilt forrest til venstre i gravstedet
4.03 Ajourføring af skiltning foretages af Nyborg Kirkegårde
5.00 Begravelser, bisættelser og urnenedsættelser
5.01 Ved begravelser og bisættelser registreres handlingen i Nyborg Sogns kalendersystem med følgende indhold:
Dato og tidspunkt
Afdødes navn (under fortrolige oplysninger) Gravstedsnr.
5.02 Ved urnenedsættelser registreres handlingen i Nyborg Sogns kalendersystem med følgende indhold
Dato og tidspunkt
Afdødes navn (under fortrolige oplysninger) Gravstedsnr.
Urnens placering i gravstedet
Familiens deltagelse med mødested eller uden deltagelse
6.00 Kirkegårdskort
6.01 Menighedsrådet i Frørup og Taarup forpligter sig til, at kirkegårdskort ajourføres med pas- sende mellemrum.
7.00 Kirkegårdskort
7.01 Menighedsrådet i Frørup og Taarup forpligter sig til, at der udarbejdes udviklingsplaner for kirkegårdene senest med udgangen af 2022.
Bilag 3
Driftsopgaver, der udføres af Frørup-Taarup Sognes Menighedsråd
1.00 Frørup-Taarup Sognes Menighedsråd udfører følgende driftsopgaver
1.01 Rengøring af graverfaciliteter og offentligt toilet
1.02 Snerydning udenfor normal arbejdstid
1.03 Bortskaffelse af dagrenovation
Bilag 4
Anlægsrammen
Indkøb af maskiner m.m. over kr. 30.000 indkøbes og betales af Nyborg Menighedsråd, hvorfor disse ejes af Nyborg Menighedsråd.
Ved eventuelt ophør af samarbejde overgår maskiner til Frørup / Tårup Sogne mod betaling af maskinens værdi på afhændelsestidspunktet.
I starten af hvert kalenderår udarbejder Nyborg Kirkegårde en komplet inventarliste med antal på maskiner og håndværktøj, der er på kirkegården.
Alle maskiner og alt håndværktøj er i Nyborg Kirkegårdes varetægt.
Nyborg Kirkegårde afholder alle service- og reparationsudgifter samt driftsomkostninger vedr. ma- skiner, og sørger for at indkøbe nødvendigt håndværktøj og mindre maskiner.