Udbudsbetingelser Rammeaftale 50.75 Elevatorservice(2024) Version 1.0 Dato 12. oktober 2023

Rammeaftale
- Bilag A Kundeliste
- Bilag A.1. Kundens Elevatorporteføjle
- Bilag A.2. Kundeliste
- Bilag B Kravspecifikation [Obs. pkt. 5.5.6 gælder alene delaftale 5 – Staten]
- Bilag C Leverandørens tilbud (priser/løsningsbeskrivelse)
- Bilag E Leveringskontrakt
- Bilag F Leverandørens rapportering til SKI
- Bilag G CSR
- Bilag H Prisregulering
- Bilag I Opdatering af sortiment
- Bilag J Opdatering af E-katalog
- Bilag K Støtteerklæringer
- Særbilag 1 Aftageforpligtelsen
- Særbilag 2 Implementering

ESPD (Se punkt 9.2.5)

Støtteerklæring (Se punkt 16.4)

Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine (Se punkt 16.5)

Følgebrev (Se punkt 9.2.3)

Spørgsmål og svar (Se punkt 11.1)

Tilbudsgiver opfordres til at læse og sætte sig grundigt ind i det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil, og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid, og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at tilbudsgivers tilbud lever op til alle krav og betingelser i udbudsmaterialet, og gøres opmærksom på, at eventuelle uklarheder i oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan tillægges negativ vægt ved vurdering af tilbuddet.

Det fremgår af punkt 9.2 hvilke dokumenter tilbudsgiver skal udfylde og aflevere i forbindelse med afgivelse af tilbud.

Formål og baggrund

SKI er en indkøbscentral og udbyder på vegne af SKI’s kunder en rammeaftale vedrørende ydelser og produkter inden for servicering, reparationer og kontrol af elevatorer benævnt 50.75 Elevatorservice.

Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan afløfte deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen. Derudover er hensigten at sikre en kommercielt attraktiv rammeaftale, der lever op til kundernes forventninger og indkøbsbehov, samt at sikre en rammeaftale der er nem at anvende.

Ved rammeaftale menes, at alle de enkelte delaftaler (1-6) udgør selvstændige rammeaftaler.

Med afsæt i en reparationspakkeløsningsmodel har SKI under hensyntagen til kundernes overordnede tilfredshed med den eksisterende aftale, i samarbejde en ekstern rådgiver samt udvalgte kunder, fortaget tilpasninger af reparationspakkerne og leveringskontrakten, for at sikre at de udbudte reparationer er dækkende for kundernes behov og elevatorportefølje samt aftalens praktiske anvendelse. Materialet har derud over været i høring hos SKI’s kunder, således disse har haft mulighed for at kommentere og komme med input til materialet.

SKI har derudover også sendt materialet i teknisk dialog. Formålet med den tekniske dialog var at få kommentarer og input fra branchen, og dermed tilsikre at udbudsmateriale, herunder særligt pakkeløsningsmodellen og leveringskontrakten, både tilgodeser SKI’s kunders behov og er markedskonformt.

Rammeaftalen retter sig mod alle abonnenter hos SKI, der har eller vil forpligte sig til at anvende rammeaftalen, jf. bilag A, og som er ejer af, lejer af eller på anden måde har rådighed over – og dermed er ansvarlige for – en elevator. Aftalen dækker service, reparation og kontrol af allerede eksisterende eller eventuelle kommende anlæg, og giver derfor ikke mulighed for at købe anlægsopførsler af nye elevatorer, da dette sædvanligvis vil være håndteret i en totalentreprise sammen med den bygning, elevatoren opføres til.

Rammeaftalen er udformet på en måde, der tilgodeser alle offentlige kunder på tværs af forvaltningsniveauer, og er dermed designet med mest mulig fleksibilitet ift. mulighed for til- og fravalg af aftalens ydelser.

Aftalens kunder er anført i bilag A, og omfatter forskellige offentlige ordregivere, herunder bl.a. kommuner, regioner, statslige myndigheder og selvejende institutioner mv.

Opdeling i delaftaler

SKI har forud for udbuddet gennemført en markedsanalyse, der blandt andet kortlægger markedets aktører. Analysen identificerer et marked med konkurrence fra både leverandører, der specialiserer sig i elevatorservice- og reparationer og elevatorproducenter, der udover at producere elevatorer også leverer elevatorservice- og reparationer.

Udbuddet vedrører levering af elevatorservice til, på udbudstidspunktet, ca. 6.000 elevatorer. SKI’s markedsanalyse suppleret af SKI´s erfaringer og generelle kendskab til branchen indikerer en øvre grænse for, hvor mange elevatorer én og samme leverandør har kapacitet til at garantere rettidig servicering af overfor kunderne. Dette gør sig særligt gældende ved servicering af ”kritiske elevatorer”, der bl.a. findes i psykiatrien, ældreplejen, offentlig transport og navnlig i hospitalsvæsenet. Længerevarende driftsnedbrud af kritiske elevatorer kan få vidtrækkende konsekvenser for borgernes liv og helbred.

For at sikre den bedst mulige konkurrence og sikre hensynet til leveringssikkerhed har SKI valgt at opdele rammeaftalen i 6 delaftaler, hvor hver delaftale udgør en selvstændig rammeaftale. For hver delaftale har SKI fastsat et maksimalt antal elevatorer på baggrund af de tilsluttede kunders konkret indmeldte elevatorer på tidspunktet for kundernes tilslutning til aftalen. Hver delaftale vil således blive tildelt én leverandør.

Udover opdelingen i 6 delaftaler vil SKI´s dynamisk indkøbssystem for elevatormodernisering fortsat opretholdes. Her kan der ske løbende optag af nye leverandører ved ansøgning til SKI. Det er SKI’s vurdering, at udformningen af rammeaftalen og SKI´s dynamiske indkøbssystem for elevatormodernisering imødekommer såvel den kortsigtede som den langsigtede konkurrencesituation på bedste vis.

Rammeaftalens 6 delaftaler er illustreret nedenfor:

Delaftale 1: Region Nordjylland, Midtjylland og Syddanmark
Delaftale 2: Region Sjælland samt Ishøj, Høje-Taastrup og Frederikssund Kommune
Delaftale 3: Region Hovedstaden ekskl. Frederiksberg, København, Ishøj, Høje-Taastrup og Frederikssund Kommune
Delaftale 4: København og Frederiksberg Kommune
Delaftale 5: Staten, landsdækkende
Delaftale 6: Øvrige kunder, landsdækkende

Hver delaftale består af samme sortiment og adskiller sig alene ved den geografiske placering af kunden (delaftale 1-4) samt kundesegment (delaftale 5-6). SKI´s øvrige kunder på delaftale 6 kan f.eks. udgøre boligselskaber og forsyningsvirksomheder mv.

Tilbudsgivere kan byde på en, flere eller alle udbuddets delaftaler, jf. pkt. 9.5.

Såfremt en kunde aktiverer sin aftageforpligtelse efter udbudstidspunktet, jf. særbilag 1, vil kunden indgå på den delaftale, der dækker kundens beliggenhed, medmindre kunden er en statslig myndighed, jf. definitionen i bilag A eller indgår i kategorien ”øvrige kunder”, jf. definitionen i bilag A. Kunder, som har afdelinger/enheder beliggende på tværs af flere geografiske områder dækket af forskellige delaftaler, vil være omfattet af den delaftale, hvor den respektive kunde har hovedsæde. Det skal derfor bemærkes, at delaftalernes titelangivelse ikke kan eller skal forstås som en angivelse af de tilsluttede kunder, da de tilsluttede kunder for hver delaftale fremgår af Excel-arket til bilag A benævnt bilag A.1.

Den udbudte genstand

SKI udbyder en rammeaftale, der vedrører ydelser og produkter inden for servicering, reparation og kontrol af elevatorer.

Rammeaftalen omfatter alle elevatortyper, som er defineret i Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 461 af 23. maj 2016, §1, stk. 2, som samlet herefter vil blive benævnt elevatorer.

Leverandøren er forpligtet til at tilbyde alle ydelser på aftalen, som er anført i bilag C Leverandørens tilbud og bilag B Kravspecifikation. Rammeaftalens ydelser og produkter kan opdeles i nedenstående ydelsesområder:

Lovpligtig kontrol
Periodisk inspektion
Opstartsydelser
Vedligeholds- og reparationsarbejder, inkl. reservedele (reparationspakker)
Alarmovervågning / døgnservice / udrykning

Alle reservedele, der ikke er dækket af reparationspakkerne, jf. bilag B og C, anses ikke som værende omfattet af rammeaftalens sortiment. Kunderne må således foretage anskaffelse af reservedelene uden for rammeaftalen.

Leverandørens leveringsforpligtelse overfor kunden gælder for alle ydelser og produkter i rammeaftalens sortiment, jf. bilag B og bilag C.

For nærmere uddybning af ydelser og krav hertil henvises til bilag B Kravspecifikation samt bilag C Leverandørens tilbud.

I bilag C er angivet det forventede forbrug (antal) pr. vare- og ydelseslinje. Det forventede forbrug er baseret på et overordnet skøn på baggrund af historiske data, som er korrigeret for det fremtidige forventede forbrug, hvilket hovedsageligt er baseret på det indmeldte forventede forbrug i rammeaftalens varighed fra de tilsluttede kunder på rammeaftalen. Der er tale om et generelt skøn foretaget på aggregeret niveau og ud fra de generelle priser i markedet, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker på produkter og ydelser, jf. også rammeaftalens punkt 3.

Der henvises i øvrigt til rammeaftalens punkt 3 i forhold til de anførte mængder af de udbudte produkter/ydelser. Som det fremgår, bærer leverandøren den fulde risiko for ændringer i op- og nedadgående retning – både samlet set og på produkt/ydelse-niveau. Leverandøren bærer også den fulde risiko for hyppigheden af køb under rammeaftalen samt for størrelsen af de enkelte køb. Tilbudsgiver opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte produkter/ydelser og dermed sikre sig et robust og bæredygtigt grundlag uanset eventuelle efterfølgende udsving i forbruget eller forskydninger i indkøbsmønstre, særligt i de situationer, hvor tilbudsgiver måtte vælge at tilbyde priser, der ligger under kostpris.

SKI kan i de tekniske specifikationer have henvist til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv., jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er efterfulgt af udtrykket ”eller tilsvarende”. Hvis en sådan henvisning ved en fejl ikke er efterfulgt af udtrykket ”eller tilsvarende”, skal henvisningen dog forstås inklusive formuleringen ”eller tilsvarende”. Det betyder, at tilbuddet skal være i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, eller på tilsvarende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.

Hvis tilbuddet ikke er i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at tilbuddet på tilsvarende måde opfylder de krav, der er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.

I de tekniske specifikationer kan der også være henvisninger til standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv., der indebærer at der skal være kompatibilitet eller interoperabilitet mellem de produkter/ydelser, som rammeaftalen angår, og de bestemte standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. Sådanne krav fremgår eksempelvis af bilag C. De bestemte standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. er i disse tilfælde udtryk for kundernes eksisterende eller forventede forhold/produkter, til hvilke der skal sikres kompatibilitet eller interoperabilitet. I disse tilfælde skal henvisningen til de bestemte standarder, fabrikater, varemærker eller patenter mv. ikke forstås inklusive formuleringen ”eller tilsvarende”.

Om udbuddet og rammeaftalen
1. Udbudsforretningen

Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015).

Den udbudte rammeaftale tildeles en enkelt leverandør pr. delaftale.

En forpligtende rammeaftale

Alle SKI’s abonnenter kan tilslutte sig rammeaftalen, hvorefter rammeaftalen er forpligtende at anvende.

At rammeaftalen er forpligtende indebærer, at kunderne på aftalen har forpligtet sig til at anvende rammeaftalen, når kundens indkøbsbehov kan opfyldes af de produkter og ydelser, der er omfattet af rammeaftalens sortiment, jf. bilag B og bilag C. Aftageforpligtelsen gælder for hele staten, som fastsat i cirkulære om indkøb i staten (CIR1H nr. 9474 af 13/06/2023) eller senere ændringer hertil. Aftageforpligtelsen er reguleret nærmere i særbilag 1 Aftageforpligtelsen.

Kommuner kan kun anvende rammeaftalen, hvis de har tilsluttet sig rammeaftalen forud for dens offentliggørelse. 51 kommuner forpligtet sig til aftalen på udbudstidspunktet. SKI’s øvrige ikke-kommunale kunder kan anvende rammeaftalen, hvis de enten indgår en tilslutningsaftale forud for udbuddets offentliggørelse, eller har aktiveret deres aftageforpligtelse i den efterfølgende aktiveringsperiode, som gælder 12 måneder fra rammeaftalens ikrafttrædelsesdato, jf. bilag A. 1 region har indgået en tilslutningsaftale forud for udbuddets offentliggørelse.

Rammeaftalen indgås mellem SKI og leverandøren. SKI’s kunder, der er angivet i bilag A Kundeliste (inklusive tilhørende Excel-fil) til rammeaftalen, er parter på rammeaftalen. Den enkelte kundes aftageforpligtelse træder i kraft på det i bilag A anførte tidspunkt, hvormed også leveringskontrakten automatisk tildeles og træder i kraft mellem parterne.

Kundernes aftageforpligtelse og ret til at aftage sortimentet er nærmere reguleret i bilag A Kundeliste og særbilag 1 Aftageforpligtelsen.

De enkelte leveringskontrakter regulerer forholdet mellem den enkelte kunde og leverandøren. Leveringskontrakterne er ikke indbyrdes afhængige, og den enkelte kunde hæfter således alene for egne forhold over for leverandøren. SKI hæfter ikke for kundens eller leverandørens eventuelle erstatningsansvar eller misligholdelse af sine forpligtelser i henhold til leveringskontrakten inkl. bilag.

Det er et vilkår for leverandørens/leverandørernes indgåelse af leveringskontrakter med SKI’s kunder, at leverandøren/leverandørerne overholder kravene i rammeaftalen med SKI.

Rammeaftalens varighed

Den udbudte aftale er en 2-årig rammeaftale med mulighed for forlængelse i to gange ét år.

Rammeaftalen forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at rammeaftalen ikke nødvendigvis forlænges.

Kundernes anvendelse af rammeaftalen

Kundens leveringskontrakt træder automatisk i kraft på den i bilag A.1 angivne aftageforpligtelsesdato og med den angivne varighed. Kundens leveringskontrakt kan dog ikke have en varighed der går udover 12 måneder efter rammeaftalens ophør.

Kundens anvendelse af rammeaftalen og vilkårene herfor er beskrevet nærmere i særbilag 1 Aftageforpligtelsen.

Kunder afløfter deres udbudspligt ved anvendelse af rammeaftalen på grundlag af rammeaftalens vilkår, jf. udbudslovens § 97.

Tidsplan for udbudsforretning

Dato	Aktivitet
12-10-2023	Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til offentliggørelse i Supplement til EU-Tidende.
24-10-2023	Informationsmøde/Informations- og spørgemøde, jf. punkt 11.2.
06-11-2023	Vejledende frist for skriftlige spørgsmål, jf. punkt 11.1.
16-11-2023, kl. 13:00	Tilbudsfrist - NB! Gældende frist fremgår af ETHICS, jf. punkt 12
24-11-2023 (forventet)	Indhentning af dokumentation for ESPD
Medio december /ultimo december 2023 (forventet)	Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve
Primo januar 2024 (forventet)	Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling. Indgåelse og ikrafttrædelse er ikke sammenfaldende. Særbilag 2 til Rammeaftalen træder selvstændigt i kraft i forbindelse med indgåelsen, jf. særbilag 2, punkt 6.1, mens selve Rammeaftalen, inklusive øvrige bilag, træder i kraft på den dato SKI fastsætter i implementeringsfasen, jf. særbilag 2, punkt 6.2. SKI forbeholder sig retten til at udskyde Rammeaftalens ikrafttræden, jf. særbilag 2 punkt 6.2.
	Implementering - Implementeringsperioden fra kontraktsignering og indtil ikrafttrædelse kan forkortes, såfremt udbuddet forsinkes. Dog er tilbudsgiver som minimum garanteret den implementeringstid, der fremgår af særbilag 2.
01-05-2024 (forventet)	Ikrafttræden af Delaftale 1: Region Nordjylland, Midtjylland og Syddanmark
01-06-2024 (forventet)	Ikrafttræden af Delaftale 2: Region Sjælland samt Ishøj, Høje-Taastrup og Frederikssund Kommune
01-05-2024 (forventet)	Ikrafttræden af Delaftale 3: Region Hovedstaden ekskl. Frederiksberg, København, Ishøj, Høje-Taastrup og Frederikssund Kommune
08-04-2024 (forventet)	Ikrafttræden af Delaftale 4: København og Frederiksberg Kommune
01-05-2024 (forventet)	Ikrafttræden af Delaftale 5: Staten, landsdækkende
08-04-2024 (forventet)	Ikrafttræden af Delaftale 6: Øvrige kunder, landsdækkende

Datoangivelser angivet med ”(forventet)” er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en forudgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, vil efterfølgende aktiviteter blive parallelforskudt, jf. dog bemærkning til implementeringstid.

Udelukkelse og egnethed

Nedenfor behandles udelukkelse og egnethed samt tilbudsgivers egenerklæring.

Nedenstående punkter 7.1 og 7.3 supplerer udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3) Yderligere oplysninger. Derudover ønsker SKI specifikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsens punkter III.1.2) (økonomisk og finansiel formåen) og III.1.3) (teknisk og faglig formåen), som stilles i forbindelse med SKI’s egnethedsvurdering af de indkomne tilbud, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.

Udelukkelsesgrunde

Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de udelukkelsesgrunde, som er angivet i udbudslovens §§ 134 a, stk. 1, 135 og 136, samt 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.). Oplysningerne om den økonomiske aktørs forhold vedrørende disse udelukkelsesgrunde skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B, og C, jf. om ESPD i punkt 7.3.

Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at udbudslovens § 134 a omfatter en rent national udelukkelsesgrund:

”§ 134 a. En ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.”

Tilbudsgiver skal ikke i ESPD’et egenerklære, om denne er omfattet af udelukkelsesgrunden i udbudslovens § 134 a.

SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om hvad, der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.

Egnethedsvurdering

For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde visse minimumskrav til henholdsvis økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) og III.1.3).

I den forbindelse har tilbudsgiver mulighed for at basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen uanset den retlige karakter af forbindelse mellem tilbudsgiver og den pågældende enhed. En sådan enhed kaldes i det følgende ”støttende virksomhed”, og kan f.eks. være et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør.

Økonomisk og finansiel formåen

Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet - opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:

Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår skal have haft en samlet omsætning på minimum DKK 30 mio.

Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.

Ved en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes tilbudsgiverens omsætning som summen af omsætning i sammenslutningen. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre økonomiske aktørers økonomiske og finansielle kapacitet, beregnes omsætningen på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører.

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.5

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders økonomiske og finansielle formåen, skal den/de støttende virksomheder påtage sig at hæfte solidarisk med tilbudsgiver, jf. Rammeaftalens punkt 6.4. Der henvises i øvrigt til punkt 9.2.5Error: Reference source not found om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den økonomiske og finansielle formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt 16.4 om støtteerklæring.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 9.2.5 om ESPD og punkt 9.4, andet tekstafsnit.

Teknisk og faglig formåen

Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.3) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret som egnet – opfylde følgende vedrørende teknisk og faglig formåen:

Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver inden for de seneste 12 måneder forud for tidspunktet for udbuddets offentliggørelse har haft mindst 1.000 elevatorer (anlæg) i sin serviceportefølje. Med serviceportefølje menes elevatorer, som tilbudsgiver enten har aktive service- og vedligeholdelseskontrakter på, eller tidligere har haft sådanne kontrakter på, inden for de seneste 12 måneder forud for tidspunktet for udbuddets offentliggørelse.

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.5.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders tekniske og faglige formåen henvises til punkt 9.2.5 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den tekniske og faglige formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt 16.4 om støtteerklæring.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 9.2.5 om ESPD og punkt 9.4, tredje tekstafsnit.

Egenerklæring (ESPD) og dokumentation

Det følger af udbudsloven, at SKI skal kræve, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud benytter det fælles europæisk udbudsdokument. Det kaldes ”European Single Procurement Document” (forkortet ESPD), og er en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en tilbudsgiver opfylder kriterierne til udelukkelse og egnethed, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2 Tilbudsgiver, herunder alle deltagerne i en sammenslutning og eventuelle støttende virksomheder, skal således udfylde og indsende et ESPD i forbindelse med afgivelse af tilbud. Om udfyldelse og indsendelse af ESPD henvises til punkt 9.2.5.

SKI skal kræve dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. punkt 16. For at lette udbudsprocessen vil SKI opfordre tilbudsgiver til at sende dokumentationen til SKI sammen med tilbuddet. Dette med henblik på at dokumentationsprocessen kan afvikles smidigt og SKI kan give meddelelse til tilbudsgivere så hurtigt som muligt, når SKI har identificeret den/de tilbudsgivere, som SKI forventer at tildele rammeaftalen. I punkt 16 nedenfor fremgår, hvilken dokumentation der skal sendes.

Det er valgfrit at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, og dokumentationen indgår ikke i vurderingen eller evalueringen af tilbuddet, jf. punkt 8.

Hvis tilbudsgiver vælger ikke at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, bedes tilbudsgiver dog være forberedt på at sende dokumentationen straks SKI måtte anmode herom.

Tildelingskriterier og evaluering

Tilbuddene vil blive evalueret efter tildelingskriteriet ”Pris” med følgende underkriterier og vægtning:

Tildelingskriterium

Vægt

Pris

100 %

Evaluering af Pris

Evalueringen af ”Pris” vil ske ved udregning af en scenariepris, som angivet i trinene nedenfor i punkt 8.1.1.

Scenarieprisen baserer sig på et forventet forbrug (antal) pr. vare- og ydelseslinje pr. 1000 elevatorer. Det forventede forbrug er baseret på et overordnet skøn på baggrund af historiske data, som er korrigeret for det fremtidige forventede forbrug, hvilket hovedsageligt er baseret på det indmeldte forventede forbrug i rammeaftalens varighed fra de tilsluttede kunder på rammeaftalen, jf. punkt 4.

Tilbudsgivers udfyldelse af bilag C Leverandørens tilbud

Tilbudsgiver skal afgive tilbud ved bl.a. at udfylde de 3 nedenfor oplistede faner i tilbudslisten med sine tilbudspriser.

Alle tilbudspriser skal angives i DKK og disse skal inkludere SKI’s rabatandel.

De tilbudte ydelsespriser gælder både for kunder som har tilsluttet sig udbuddet før udbudstidspunktet og for dem som har aktiveret deres aftageforpligtelse efter udbudstidspunktet.

Fane 1) Lov. kontrol&inspektion:

I Bilag A.1. har de på udbudstidspunktet tilsluttede kunder anført alle de informationer, de har tilgængelige vedrørende den tilsluttede elevatorportefølje. Tilbudsgiver skal på baggrund af disse informationer afgive pris pr. ”kontrolbesøg” og pris pr. ”gennemførelse af periodiske inspektioner” i kolonne ”Pris”, ud fra beskrivelserne i de respektive varelinjer i kolonne ”Varenavn”.

Tilbudsgiver skal afgive priser i de gule felter i kolonne ”Pris”. Tilbudsgiver skal derud over også angive varenumre i kolonne "Leverandørens Varenummer”.

Fane 2) Bestillinger:

Under denne fane skal tilbudsgiver afgive priser for alle de oplistede ydelser i de gule felter i kolonne ”Pris”, ud fra beskrivelserne i de respektive varelinjer i kolonne ”Lang Beskrivelse” samt kravene til ydelserne er beskrevet i bilag B kravspecifikationen. Derud over skal tilbudsgiver angive varenumre i kolonne ”Leverandørens Varenummer”

Tilbudsgiver skal afgive priser i de gule felter i kolonne ”Pris”.

Fane 3) Reparationspakker mv.:

Under denne fane skal tilbudsgiver afgive priser for alle de oplistede reparationspakker i de gule felter i kolonne ”Pris”, ud fra beskrivelserne i kolonne ”Varenavn” og ”Lang Beskrivelse”. Tilbudsgiver skal endvidere angive varenumre i kolonne ”Leverandørens Varenummer”. Kravene til ydelserne er beskrevet i bilag B kravspecifikationens punkt 4.

Tilbudsgiver skal afgive en pris i de gule felter for alle ydelser angivet under fane ”3) Reparationspakker”.

Evaluering af indkomne priser

Evaluering af de indkomne priser foretages i de 2 trin som er angivet nedenfor.

De af tilbudsgiver tilbudte priser, som er anført i tilbudslisten (bilag C) under fanerne ”1) Lovpligtig kontrol”, ”2) Bestillinger”, ”3) Reparationspakker”, bliver evalueret ud fra en scenariepris, som er resultatet af samtlige priser summeret.

SKI beregner scenarieprisen pr. år ud fra det forventede forbrug, som beskrevet ovenfor, således at det forventede forbrug (antal) multipliceres med det enkelte priselement som anført i Bilag C tilbudslistens kolonne ”Pris” i samtlige faner. Scenarieprisen pr. år multipliceres med maksimale løbetid i antal år. Dette resulterer i en samlet scenariepris pr. delaftale for hele rammeaftalens løbetid.

Samlet evaluering

SKI vil for hver delaftale tildele rammeaftalen til den tilbudsgiver, der samlet set har tilbudt den laveste ”scenariepris”, jf. ovenfor.

Afgivelse af tilbud
1. Generelt

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1.

Tilbud skal udformes på grundlag af vedlagte kontraktudkast, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.

Tilbudsgiver skal kun fremsendes de dokumenter og oplysninger, der efterspørges i udbudsmaterialet. Hvis tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (f.eks. standardvilkår eller markedsføringsmateriale), bærer tilbudsgiver den fulde risiko for at disse andre dokumenter og oplysninger er i overensstemmelse med hele udbudsmaterialet.

Det betyder at tilbudsgiver bærer risikoen for, at oplysningerne i sådanne dokumenter opfylder alle krav, vilkår og betingelser i alle dele af udbudsmaterialet, herunder at de ikke udgør forbehold eller på anden vis ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet eller i øvrigt medfører at tilbuddet ikke er antageligt.

SKI vil ikke tillægge sådanne dokumenter og oplysninger positiv betydning ved vurdering og evaluering af tilbuddet, men er derimod forpligtet til at vurdere, om de medfører at tilbuddet er uantageligt. Selv hvis tilbuddet måtte være antageligt, er SKI dog ikke forpligtet til at lade disse dokumenter indgå i et evt. kontraktforhold med tilbudsgiveren.

I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter, der skal indgå i tilbuddet, og under punkt 9.3 er det angivet, hvordan tilbud afgives.

Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderligere vejledning, i hvordan tilbud afgives under punkt 9.4.

Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.5.

Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold

Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:

Bilag C Leverandørens tilbud, jf. punkt 9.2.2.
Følgebrev, jf. punkt 9.2.3.
Evt. støtteerklæringer, jf. punkt 9.2.4
European Single Procurement Document (ESPD), jf. punkt 9.2.5

Tilbud skal udformes på dansk.

Hvis tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud for flere eller alle delaftaler, skal bilag C udfyldes for hver delaftale, der afgives tilbud på. De øvrige dokumenter skal kun udfyldes i ét eksemplar.

I det følgende er det nærmere beskrevet, hvordan de enkelte dokumenter skal udfyldes.

Om vurderingen af konditionsmæssighed

Tilbudsgiver skal byde ind med priser på samtlige varelinjer i de gule felter under overskrift ”Pris” oplistet i bilag C Leverandørens tilbud. Såfremt tilbudsgiver undlader at byde ind med priser på en eller flere varelinjer, vil hele tilbuddet være ukonditionsmæssigt og vil derfor ikke indgå i evalueringen. Tilbudsgiver kan således ikke undlade at tilbyde en pris i den enkelte celle, dog kan tilbudsgiver anføre ”0” (nul) i cellerne. Anføres et ”0” (nul), skal pågældende ydelse eller produkt tilbydes til ”0” (nul) kroner i hele kontraktens løbetid.

Manglende angivelse af varenummer vil ikke medføre, at tilbuddet i sin helhed betragtes som ukonditionsmæssigt.

Forhold, som SKI konkret vurderer kan reddes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5 og 6, og som SKI måtte vælge aktivt at redde, udgør ikke fejl, der fører til, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt.

Bilag C Leverandørens tilbud

Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud angive priser for de oplistede ydelser. I det følgende er det nærmere beskrevet, hvorledes der skal afgives priser.

Tilbudsgiver skal angive priser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler fjernes disse fra den tilbudte pris uden op- eller nedrunding. Decimaler i priser ud over den 2. decimal, vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under rammeaftalen. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og at tilbudsgiver står inde for at det er priserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under rammeaftalen.

De tilbudte priser skal angives i danske kroner (DKK), inklusive alle på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen gældende skatter, afgifter og told dog eksklusive moms.

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at de tilbudte priser også skal indeholde SKI’s andel, jf. rammeaftalens punkt 8.5. Tilbudsgiver kan benytte følgende formel til at indregne SKI’s andel på 3 %, jf. rammeaftalens punkt 8.5, i sine tilbudspriser:

Hvor:

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under Rammeaftalen, herunder ved en eventuel negativprissætning, jf. også nærmere i Rammeaftalens punkt 3.

Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, jf. udbudslovens § 169.

Følgebrev

Følgebrevet generes automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen "Underskriv og afslut tilbud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.

Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra udbudssystemet ETHICS.

Evt. støtteerklæring(er)

Tilbudsgiver kan i relation til økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen basere sig på andre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”) f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på støttende virksomhed(er), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver faktisk råder over

den nødvendige økonomiske og finansielle formåen, og de hermed forbundne ressourcer, jf. punkt 7.2.1, og/eller
den nødvendige tekniske og faglige formåen, og de hermed forbundne ressourcer, jf. punkt 7.2.2, som tilbuddet vil omfatte.

Med henblik på at godtgøre ovenstående vedlægger tilbudsgiver dokumentation for støttende virksomheders forpligtelser i så henseende. Hver støttende virksomhed udfylder og underskriver en ”Støtteerklæring”, som tilbudsgiver uploader i ETHICS i forbindelse med afgivelse af tilbud.

Dokumentet ”Støtteerklæring” erstatter ikke ESPD.

European Single Procurement Document (ESPD)

Tilbudsgiver skal udfylde, underskrive og aflevere et elektronisk ESPD i udbudssystemet ETHICS.

En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på støttende virksomheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, udfylder, underskriver og afleverer alene ét ESPD.

En tilbudsgiver, der baserer sig på en eller flere støttende virksomheders formåen i forhold til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2.1 og punkt 7.2.2, udfylder, underskriver og afleverer et ESPD for egen virksomhed, samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på – og med oplysninger om de relevante forhold, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. Tilbudsgiver kan kontakte ETHICS Support¹ for yderligere teknisk vejledning om, hvordan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksomheds ESPD afleveres sammen med tilbudsgiverens tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 16.4 om udfyldelse støtteerklæringer for støttende virksomheder.

En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder, underskriver og afleverer et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan vælge at dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere støttende virksomheder. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. ETHICS Support² kan kontaktens for yderligere teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsortiedeltagere udfylder ESPD i EHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD afleveres samlet med tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 9.4 om sammenslutning af virksomheder.

Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et:

Såfremt et ESPD omfattet af tilbudsgiverens tilbud indeholder personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrundene, afleveres ESPD’et via ETHICS. Et ESPD med sådanne oplysninger vil kun være tilgængelig for personer hos SKI med særlig adgang til håndtering af følsomme personoplysninger.

Det bemærkes, at SKI har en politik om behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplysninger der afgives i forbindelse med ESPD, hvorfor oplysningerne behandles fortroligt og i overensstemmelse med databeskyttelsesloven. Se nærmere om behandling af personoplysninger i SKI´s Cookie- og privatlivspolitik på xxx.xxx.xx.

Udfyldelse af ESPD

Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et:

Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.

Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.
Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.
Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

Del III: Udelukkelsesgrunde.

Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.
Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger.
Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet.

Del IV: Udvælgelseskriterier.

Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.
- Under ”Samlet årsomsætning” anføres den i punkt 7.2.1 efterspurgte oplysning for det seneste disponible regnskabsår.
Afsnit C: Teknisk og faglig formåen.
- Her skal tilbudsgiver tilkendegive at opfylde det i punkt 7.2.1 anførte krav til antal elevatorer (anlæg).

Del VI: Afsluttende erklæringer.

De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal ansøgeren/tilbudsgiverne ikke udfylde

Ansøger/tilbudsgiver, konsortiedeltagere og/eller støttende virksomheder skal underskrive deres respektive ESPD’er. Såfremt et afleveret ESPD ikke er underskrevet, tager SKI forbehold for at lade dette berigtige, jf. udbudslovens § 159, stk. 5.

Elektronisk afgivelse af tilbud

Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 9.2, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS.

De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2 og 9.3, kan findes i ETHICS under ”Tilbudsafgivelse” på udbudssiden i forbindelse med tilbudsafgivelse.

Udbudssiden indeholder følgende materiale:

Materiale på udbudssiden

Udfyldes af tilbudsgiver ved tilbudsafgivelse

Tilbudsgivers grunddata

European Single Procurement Document (ESPD) – X

Følgebrev

Udbudsmateriale (dele af materialet kan ligge som zippet fil)

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igennem ved udarbejdelsen af henholdsvis ansøgning og tilbud.

Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde.

For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.

Tilbud tidsstemples elektroniske ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.

Dokumenter til tilbudsafgivelse

I ETHICS kan tilbudsgiver finde de relevante dokumenter, der skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelsen.

Link til udbudssiden: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/XXX

Konsortier eller andre sammenslutninger

Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig, at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.2, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), afgives oplysningerne om ydelsesspecifik omsætning, jf. punkt 7.2.1, for hver enkelt økonomisk aktør, der deltager i sammenslutningen, og vurderingen af egnethed sker på baggrund af summen af de økonomiske aktørers samlede ydelsesspecifikke omsætning.

Om udfyldelse af ESPD for sammenslutninger af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 9.2.5.

Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.

SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.

Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse

Tilbudsgivere er berettiget til at afgive ét tilbud pr. delaftale.

Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.

Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at den økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje konkurrencen i udbuddet, f.eks. ved at koordinere indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der følges en praksis, der strider mod ovenstående principper. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.

SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje konkurrencen i udbuddet. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xxxxxxx-xxx/.

Forbehold

Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for, grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.

Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.

Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.

I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.

Supplerende oplysninger
1. Skriftlige spørgsmål

Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål i forbindelse med tilbudsafgivelse.

I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Såfremt tilbudsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt bedes dette begrundet samt angivet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.

På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigtsmæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.

Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS:

Link: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/XXX/

Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.

Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der tilgængeliggøres på udbudssiden.

Spørgsmål, der stilles senest 10 kalenderdage før fristen for afgivelse af tilbud, vil blive besvaret.

Spørgsmål, der stilles senere end 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest på den 7. kalenderdag før datoen for tilbudsfristen.

Spørgsmål, der stilles senere end den 7. kalenderdag før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.

Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid, der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være for at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.

Informations- og spørgemøde

Tilbudsgivere indbydes til informations- og spørgemøde, der finder sted tirsdag den 24. oktober 2023 kl. 10.00 til 11.30.

Mødet afholdes via Teams.

Af hensyn til den praktiske planlægning bedes tilbudsgiverne tilmelde sig mødet ved at sende en e-mail til SKI’s kontaktperson, som er angivet under punkt 1, senest den 23. oktober 2023 kl. 12.00. Tilmeldingen skal indeholde oplysning om, hvor mange der deltager i mødet samt oplysning om alle deltagerens navne, titler og kontaktoplysninger.

Tilbudsgiver kan højest tilmelde 3 deltagere til mødet.

På mødet vil SKI orientere om udbudsforretningen, samt gennemgå hvorledes tilbudsafgivelse gennemføres elektronisk. På mødet vil der være lejlighed til at stille spørgsmål om udbuddet samt udbudsmaterialets formelle og materielle dele. SKI vil svare på spørgsmål, i det omfang det er foreneligt med udbudsreglerne, og i det omfang SKI er i stand til at give et korrekt svar under mødet. SKI’s svar på mødet er dog kun vejledende og ikke bindende. Såfremt svar på et spørgsmål giver anledning til tvivl, herunder som følge af de udbudsretlige rammer, forbeholder SKI sig ret til efterfølgende at svare skriftligt på spørgsmålet. SKI forbeholder sig endvidere ret til efterfølgende skriftligt at korrigere i et svar, der er afgivet under mødet.

Det er alene udbudsmaterialet – herunder spørgsmål/svar – i ETHICS, der er gældende.

Det bemærkes, at det ikke er en forudsætning for at afgive tilbud, at man deltager i mødet.

Tilbudsfrist og vedståelse

Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er den tilbudsfrist, som fremgår af ETHICS for nærværende udbud. Tilbud der modtages efter fristen, vil ikke blive taget i betragtning.

SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gældende tidsangivelse for rettidigt modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yderligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.

Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.3.

SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.

Behandling af tilbud

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.

Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er indgået ved parternes underskrift, jf. rammeaftalens punkt 23. SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da. Saglig grund vurderes i forhold til de konkrete omstændigheder, og kan f.eks. handle om, men ikke betinget heraf, at tilbuddenes indhold eller antal viser, at konkurrencen om rammeaftalen ikke møder SKI’s forventninger til, hvad markedet kan tilbyde SKI’s kunder under rammeaftalen.

Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 12.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.

Forhandlingsforbuddet

Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):

"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."

Der gælder således snævre grænser for forhandling.

Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at Rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.

Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.

Fortrolighed

Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.

Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.

Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.

SKI forbeholder sig endvidere ret til eventuelt at anvende tilbudsgivers tilbud til analyser og i forbindelse med udarbejdelsen af konverteringslister. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis tilbudsgiver er leverandør på en tidligere SKI-aftale vedrørende kontraktens genstand, jf. punkt 4. Der vil i den forbindelse ikke blive offentliggjort priser.

SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.

SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, medmindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.

Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.

SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.

Endelig dokumentation

I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 skal SKI kræve, at en tilbudsgiver som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, fremlægger endelig dokumentation vedrørende forholdene angivet tilbudsgivers ESPD, jf. punkt 7, herunder eventuelt ift. ESPD’er fra alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere) og/eller eventuelle støttende virksomheders ESPD’er. SKI forbeholder sig mulighed for at kræve dokumentationen på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, jf. udbudslovens § 151, stk. 2.

Hvis SKI ikke allerede har modtaget den relevante dokumentation, jf. punkt 7.3, vil SKI bede om at dokumentationen fremlægges inden for en passende frist. Bemærk i den forbindelse at det i ESPD’et erklæres over for SKI, at dokumentationen kan fremlægges straks og på anmodning herom.

Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende udelukkelsesgrunde:

Kan danske virksomheder fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, der omfatter oplysninger fra politiets kriminalregister.
Kan udenlandske virksomheder fremlægge de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis³.

(Udenlandske virksomheder kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den dokumentation, som er brugbar, eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor virksomheden er etableret.)

Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen kan fremlægges:

Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede omsætning fremgår

eller

En erklæring om, at det i ESPD anførte om den samlede omsætning er korrekt, underskrevet af en tegningsberettiget hos tilbudsgiver

Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen

Den i ESPD’et angivne dokumentation på, at tilbudsgiver på datoen for udbudsbekendtgørelsens offentliggørelse har mindst 1000 elevatorer (anlæg) i sin serviceportefølje, jf. 7.2.2, udgør endelig dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et i henhold til udbudslovens § 151 og § 152. Den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen, skal derfor ikke fremlægge yderligere dokumentation for de oplysninger vedrørende teknisk og faglig formåen, der er afgivet ESPD’et i henhold til udbudslovens § 151 og § 152. SKI forbeholder sig dog ret til at iværksætte en kontrol af rigtigheden af de afgivne oplysninger.

Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen

Hvis tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheder, skal det dokumenteres, at den eller de støttende virksomheder er juridisk forpligtet overfor tilbudsgiver, og at tilbudsgiver faktisk råder over den økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, som tilbudsgiver har baseret sig på hos den eller de støttende virksomheder.

I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon for en støtteerklæring, som kan benyttes til at dokumentere ovennævnte juridiske forpligtelse og faktiske råden. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, indeholder den således de oplysninger og erklæringer, der er krævet af dokumentationen. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.

Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine

Som dokumentation for at Rammeaftalen kan gennemføres under overholdelse af forbuddene i EU-forordning 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved forordning (EU) 2022/576, skal tilbudsgiver fremlægge en erklæring herom.

I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon, der kan benyttes til at dokumentere tilbudsgivers juridiske forpligtelse vedrørende overholdelse af forordningen. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, indeholder den således de oplysninger og erklæringer, der er krævet. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.

Implementering
1. Oprettelse af E-katalog

Hvis tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, er tilbudsgiver – fra indgåelse af rammeaftalen – forpligtet til at medvirke til at oprette E-kataloget, jf. særbilag 2, som SKI’s kunder kan bruge fra rammeaftalens ikrafttræden.

Implementeringsaktiviteterne, herunder oprettelsen af E-kataloget, er et nødvendigt led i at forberede, at det er praktisk muligt at opfylde rammeaftalen når den træder i kraft. Oprettelsen af E-kataloget indebærer en kontrol og godkendelse af kravene til E-katalogets indhold og format, så E-katalogets tekniske funktioner fungerer efter hensigten og kunderne kan handle elektronisk på rammeaftalen når den træder i kraft, evt. via deres e-handelssystemer. Der er således ikke tale om en kontrol eller godkendelse af tilbuddets materielle indhold eller konditionsmæssighed, herunder om de tilbudte Produkter/Ydelser opfylder kravene i bilag B, jf. punkt 9.2, herunder 9.2.2 og 9.2.5

Processen om etablering af E-kataloget, herunder krav til indhold og format af E-kataloget, er nærmere beskrevet i særbilag 2 Implementering, der træder selvstændigt i kraft ved indgåelsen af rammeaftalen. SKI skal gøre opmærksom på, at en tildelt leverandør kan ifalde bod, såfremt leverandøren ikke overholder de i særbilag 2 angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI.

SKI skal derudover gøre tilbudsgiver opmærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til øvrige implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af kontaktoplysninger om leverandørens medarbejder(e), der er ansvarlig for driften af rammeaftalen, markedsføring over for SKI-kunder mv. SKI vil efter tildelingen af rammeaftalen sende leverandøren nærmere information om disse implementeringsaktiviteter.

Tjekliste

Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det er tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet tilbud.

Tilbudsafgivelse

Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:

Foretag tilmelding i ETHICS
Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc
Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem
Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1
Tilbudsgivers grunddata
- Udfyld alle felter i skemaet
- Upload til ETHICS
European Single Procurement Document (ESPD)
- Udfyld alle felter i ESPD’et, jf. punkt 9.2.5
- Underskriv og upload til ETHICS
Bilag C Leverandørens tilbud

Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2
Upload til ETHICS

Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”

Xxxxxx, ved afkrydsning, virksomhedens samlede tilbud
Signér elektronisk med ETHICS-signatur

Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at færdiggøre og afslutte dokumenter eller at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde dokumentafslutnings- og upload-processen i god tid.

Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, hvis det måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfristens udløb.

1 Mercell Ethics Kunde Service: x00 0000 0000, xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxx/0

2 Se forrige note.

3 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx

Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S

Montagehallen | Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx

Telefon x00 00 00 00 00 | CVR 17472437

Document Metadata

Table of Contents

Udbudsbetingelser Rammeaftale 50.75 Elevatorservice(2024) Version 1.0 Dato 12. oktober 2023

Udfyldelse af ESPD

Document Metadata