Bilag 15 – Databehandleraftale
Bilag 15 – Databehandleraftale
i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger
mellem
CVR [CVR-NR]
[ADRESSE]
[POSTNUMMER OG BY]
[LAND]
herefter ”den Dataansvarlige”
og
[NAVN]
CVR [CVR-NR]
[ADRESSE]
[POSTNUMMER OG BY]
[LAND]
herefter ”Databehandleren”
der hver især er en ”Part” og sammen udgør ”Parterne”
HAR INDGÅET følgende databehandleraftale med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
[Vejledning til Kunden
Vejledning til Kunden er angivet i skarpe parenteser og markeret med gult.
Dette standardbilag er et kategori B-bilag. Kategori B betyder, at standardbilaget er delvist færdiggjort, og i de fleste konkrete kontrakter skal færdiggøres af Kunden for at være dækkende for Kundens behov.
Dette Bilag 15 (Databehandleraftale) er udarbejdet på baggrund af Datatilsynets standard databehandleraftale (version: januar 2020). Ændringerne fortaget i dette bilag i forhold til Datatilsynets er alene af redaktionel karakter, og er blevet fortaget med henblik på at afstemme databehandleraftalen med Kontrakten og de øvrige bilag. Den til enhver tid gældende udgave af Datatilsynets databehandleraftale kan hentes vederlagsfrit på Datatilsynets hjemmeside, xxx.xxxxxxxxxxxx.xx. Datatilsynets skabelon forudsætter, at der træffes en række valg forud for indgåelse af databehandleraftalen. Disse valg er markeret med ”[VALG 1]”, ”[VALG 2]” osv. I dette Bilag 15 (Databehandleraftale) er det forudsat, at Kunden træffer disse valg og sletter de alternative valgmuligheder, inden kontraktmaterialet offentliggøres.
Vejledning til Kunden har til formål at vejlede Kunden til at færdiggøre standardbilaget til anvendelse i en konkret kontrakt. Dette bilag skal således tilpasses i overensstemmelse med Kundens konkrete forhold og den øvrige tilpasning af standardkontraktmaterialet.
Såfremt Kontrakten er omfattet af de udbudsretlige regler, skal bilaget tilpasses i overensstemmelse hermed. Dette vil ofte indebære, at bilaget skal afstemmes med udbuddets ud-budsbetingelser, der beskriver udbudsprocessen og rammerne for konkurrencen.
Vejledning til Kunden bør slettes, inden kontraktmaterialet offentliggøres.]
[Vejledning til Leverandøren
Vejledning til Leverandøren er angivet med kursiv i skarpe parenteser som denne. Ud over denne generelle vejledning indeholder bilaget en række specifikke vejledningstekster til Leverandøren.
Leverandøren skal udfylde kravmatricen sidst i bilaget.
Leverandøren skal ikke ændre i bilaget, medmindre dette specifikt er angivet i vejledning til Leverandøren, eller hvor det er markeret på anden vis.
I Kontrakten er der henvist til Bilag 15, Databehandleraftale i følgende punkter:
Punkt 34.1 (Generelt)
Punkt 34.2 (Særligt vedrørende ændringer i relation til databeskyttelse)
Vejledning til Leverandøren slettes inden kontraktunderskrift.]
3. Den Dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 6
4. Databehandleren handler efter instruks 7
7. Anvendelse af underdatabehandlere 9
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 12
9. Bistand til den Dataansvarlige 13
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 15
11. Sletning og returnering af oplysninger 16
12. revision, herunder inspektion 16
13. Parternes aftaler om andre forhold 17
16. Kontaktpersoner hos den Dataansvarlige og Databehandleren 18
Bilag
Bilag 15.a Oplysninger om behandlingen
Bilag 15.b Underdatabehandlere
Bilag 15.c Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
Bilag 15.d Parternes regulering af andre forhold
Denne databehandleraftale fastsætter Leverandørens (herefter ”Databehandleren”) rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af Kunden (herefter ”den Dataansvarlige”).
Denne databehandleraftale er udformet med henblik på Parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
I forbindelse med leveringen af [Kontraktens genstand] behandler Databehandleren personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige i overensstemmelse med denne databehandleraftale.
Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem Parterne.
Der hører fire bilag til denne databehandleraftale, og bilagene udgør en integreret del af denne databehandleraftale.
Denne databehandleraftales Bilag 15.a (Oplysninger om behandlingen) indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
Denne databehandleraftales Bilag 15.b (Betingelser for Databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere) indeholder den Dataansvarliges betingelser for Databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den Dataansvarlige har godkendt brugen af.
Denne databehandleraftales Bilag 15.c (Instruks vedrørende behandling af personoplysninger) indeholder den Dataansvarliges instruks for så vidt angår Databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som Databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med Databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
Denne databehandleraftales Bilag 15.d (Parternes regulering af andre forhold) indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af denne databehandleraftale.
Opbevaring af databehandleraftalen
Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge Parter.
Overholdelse af gældende lov
Denne databehandleraftale frigør ikke Databehandleren fra forpligtelser, som Databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
Den Dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale.
Den Dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
Den Dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som Databehandleren instrueres i at foretage.
Behandling af personoplysninger
Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den Dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som Databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i denne databehandleraftales Bilag 15.a (Oplysninger om behandlingen) og Bilag 15.c (Instruks vedrørende behandling af personoplysninger). Efterfølgende instruks kan også gives af den Dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med denne databehandleraftale.
Underretning ved ulovlige instrukser
Databehandleren underretter omgående den Dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
Fortrolighed
Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den Dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt Databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
Påvisning af tavshedspligt for medarbejdere
Databehandleren skal efter anmodning fra den Dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt Databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
Den Dataansvarliges ansvar iht. artikel 32
Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den Dataansvarlige og Databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den Dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed
Databehandlerens ansvar iht. artikel 32
Efter forordningens artikel 32 skal Databehandleren – uafhængigt af den Dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den Dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for Databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
Derudover skal Databehandleren bistå den Dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den Dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den Dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som Databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den Dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den Dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som Databehandleren allerede har gennemført, skal den Dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i denne databehandleraftales Bilag 15.c (Instruks vedrørende behandling af personoplysninger).
Generelt om anvendelse af underdatabehandlere
Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
Forudgående godkendelse fra den Dataansvarlige
Databehandleren må ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af denne databehandleraftale uden forudgående [VALG 1] specifik skriftlig godkendelse / [VALG 2] generel skriftlig godkendelse fra den Dataansvarlige.
[VALG 1 forudgående specifik godkendelse] Databehandleren skal indgive anmodningen om en specifik godkendelse mindst [angiv tidsperiode] inden anvendelsen af den pågældende underdatabehandler. Listen over underdatabehandlere, som den Dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af denne databehandleraftales Bilag 15.b (Betingelser for Databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere).
[VALG 2 forudgående generel godkendelse] Databehandleren har den Dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den Dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst [angiv tidsperiode] varsel og derved give den Dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i denne databehandleraftales Bilag 15.b (Betingelser for Databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere). Listen over underdatabehandlere, som den Dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af denne databehandleraftales Bilag 15.b (Betingelser for Databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere).
Forpligtelser for underdatabehandlere
Når Databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den Dataansvarlige, skal Databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af denne databehandleraftale, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i denne databehandleraftale og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder Databehandlerens forpligtelser efter denne databehandleraftale og databeskyttelsesforordningen.
Fremsendelse af underdatabehandleraftale og eventuelle ændringer
Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den Dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den Dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser, som følger af denne databehandleraftale, er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den Dataansvarlige.
Forpligtelser i forbindelse med Databehandlerens konkurs
Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den Dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af Databehandlerens konkurs, således at den Dataansvarlige kan indtræde i Databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den Dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.
Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver Databehandleren fuldt ansvarlig over for den Dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den Dataansvarlige og Databehandleren, herunder underdatabehandleren.
Overførsel af oplysninger
Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af Databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den Dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
Overførsel af oplysninger i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret
Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som Databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den Dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som Databehandleren er underlagt, skal Databehandleren underrette den Dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
Uden dokumenteret instruks fra den Dataansvarlige kan Databehandleren således ikke inden for rammerne af denne databehandleraftale:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
Den Dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i denne databehandleraftales Bilag 15.c.6.
Denne databehandleraftale skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og denne databehandleraftale kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den Dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den Dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at Databehandleren så vidt muligt skal bistå den Dataansvarlige i forbindelse med, at den Dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. Oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. Oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. Indsigtsretten
d. Retten til berigtigelse
e. Retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. Retten til begrænsning af behandling
g. Underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. Retten til dataportabilitet
i. Retten til indsigelse
j. Retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
I tillæg til Databehandlerens forpligtelse til at bistå den Dataansvarlige i henhold til krav K-9, bistår Databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for Databehandleren, den Dataansvarlige med:
a. Den Dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, [angiv kompetent tilsynsmyndighed], medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. Den Dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. Den Dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. Den Dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, [angiv kompetent tilsynsmyndighed], inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den Dataansvarlige for at begrænse risikoen.
Angivelse af de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger
Parterne skal i denne databehandleraftales Bilag 15.c (Instruks vedrørende behandling af personoplysninger) angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed Databehandleren skal bistå den Dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af krav K-17 og krav K-18.
Underretning ved brud på persondatasikkerhed
Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den Dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
Tidspunkt for underretning
Databehandlerens underretning til den Dataansvarlige skal om muligt ske senest [ANTAL TIMER] efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den Dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
I overensstemmelse med krav K-18, litra a., skal Databehandleren bistå den Dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at Databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den Dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. De sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. De foranstaltninger, som den Dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger
Det fremgår derudover af denne databehandleraftales Bilag 15.c (Instruks vedrørende behandling af personoplysninger) hvilken information, som Databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den Dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er Databehandleren forpligtet til at [VALG 1] slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den Dataansvarlige og bekræfte over for den Dataansvarlige, at oplysningerne er slettet / [VALG 2] tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
[Hvis relevant] Følgende regler i EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne efter ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger:
a. […]
Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.
Oplysninger der skal stilles til rådighed
Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne databehandleraftale, til rådighed for den Dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den Dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den Dataansvarlige, herunder i overensstemmelse med Bilag 4.e (Revision)
Procedurerne for den Dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med Databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i denne databehandleraftales Bilag 15.c.7 og 15.c.8.
Adgang til Databehandlerens faciliteter
Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den Dataansvarliges eller Databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til Databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod denne databehandleraftale eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
Denne databehandleraftale træder i kraft på datoen for begge Parters underskrift heraf.
Begge Parter kan kræve denne databehandleraftale genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i denne databehandleraftale giver anledning hertil.
Denne databehandleraftale er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan denne databehandleraftale ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem Parterne.
Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den Dataansvarlige i overensstemmelse med krav K-23 og denne databehandleraftales Bilag 15.c.4, kan denne databehandleraftale opsiges med skriftlig varsel af begge Parter.
På vegne af den Dataansvarlige
Navn: [Angiv navn]
Stilling: [Angiv stilling]
Telefonnummer: [Angiv telefonnummer]
E-mail: [Angiv e-mail]
Underskrift: [Anfør underskrift]
På vegne af Databehandleren
Navn: [Angiv navn]
Stilling: [Angiv stilling]
Telefonnummer: [Angiv telefonnummer]
E-mail: [Angiv e-mail]
Underskrift: [Anfør underskrift]
Kontaktpersoner
Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner:
Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Navn: [Angiv navn]
Stilling: [Angiv stilling]
Telefonnummer: [Angiv telefonnummer]
Email: [Angiv email]
Navn: [Angiv navn]
Stilling: [Angiv stilling]
Telefonnummer: [Angiv telefonnummer]
Email: [Angiv email
[Kravmatricen skal færdiggøres konkret. Såfremt Kontrakten er omfattet af udbudsreglerne, skal matricen færdiggøres i overensstemmelse med de konkrete udbudsretlige beslutninger, herunder med udbuddets udbudsbetingelser, jf. også den generelle vejledning til Kunden.]
[Vejledning til Leverandøren:
Leverandøren skal udfylde kravmatricen med angivelse af graden, hvormed kravene i dette bilag er opfyldt.]
Krav ID |
Udbudsretlig kravrubricering |
Opfyldelsesgrad (Helt / Opfyldes delvist / Opfyldes ikke) |
Leverandørens beskrivelse eller reference til løsningsbeskrivelse i separat dokument |
K-1 |
|
|
|
K-2 |
|
|
|
K-3 |
|
|
|
K-4 |
|
|
|
K-5 |
|
|
|
K-6 |
|
|
|
K-7 |
|
|
|
K-8 |
|
|
|
K-9 |
|
|
|
K-10 |
|
|
|
K-11 |
|
|
|
K-12 |
|
|
|
K-13 |
|
|
|
K-14 |
|
|
|
K-15 |
|
|
|
K-16 |
|
|
|
K-17 |
|
|
|
K-18 |
|
|
|
K-19 |
|
|
|
K-20 |
|
|
|
K-21 |
|
|
|
K-22 |
|
|
|
K-23 |
|
|
|
K-24 |
|
|
|
K-25 |
|
|
|
K-26 |
|
|
|
Bilag 15.a Oplysninger om behandlingen
[Bemærk: i tilfælde af flere behandlingsaktiviteter, skal disse oplysninger fremgå for hver enkelt behandlingsaktivitet]
15.a.1. Formålet med Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige
[Beskriv formålet med behandlingen]
15.a.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
[Beskriv karakteren af behandlingen]
15.a.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
[Beskriv typen af personoplysninger der behandles]
[Eksempelvis]
”Navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, personnummer, betalingskortoplysninger, medlemsnummer, type af medlemskab, fremmøde i fitnesscenter og tilmelding til konkrete fitnesshold.”
[Bemærk: beskrivelsen bør være så specifik som muligt, og under alle omstændigheder, skal typen af personoplysninger præciseres yderligere end blot ”personoplysninger som defineret i databeskyttelsesforordningens artikel 4, nr. 1” eller hvilken kategori af oplysninger (”artikel 6, 9 eller 10”) der behandles.]
15.a.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
[Beskriv kategorierne af registrerede]
15.a.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige kan påbegyndes efter denne databehandleraftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
[Beskriv varigheden af behandlingen]
Bilag 15.b Underdatabehandlere
15.b.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved denne databehandleraftales ikrafttræden har den Dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere
Navn |
CVR-nr. |
Adresse |
Beskrivelse af behandling |
[Navn] |
[CVR-nr.] |
[Adresse] |
[Overordnet beskrivelse af behandlingen hos underdatabehandleren] |
[Navn] |
[CVR-nr.] |
[Adresse] |
[Overordnet beskrivelse af behandlingen hos underdatabehandleren] |
[Navn] |
[CVR-nr.] |
[Adresse] |
[Overordnet beskrivelse af behandlingen hos underdatabehandleren] |
[Navn] |
[CVR-nr.] |
[Adresse] |
[Overordnet beskrivelse af behandlingen hos underdatabehandleren] |
Ved denne databehandleraftales ikrafttræden har den Dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den Dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
15.b.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
[VALGFRIT] [Hvis relevant, beskriv varslingsperioden for godkendelse af underdatabehandler]
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den Dataansvarlige sker ved, at Databehandleren udfører følgende:
[Beskriv behandlingen, som Databehandleren instrueres i at foretage]
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
[Beskriv – under hensyntagen til behandlingens karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder – elementerne, som er afgørende for sikkerhedsniveauet]
[Eksempelvis]
”Behandlingen omfatter en større mængde personoplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 9 om ”særlige kategorier af personoplysninger”, hvorfor der skal etableres et ”højt” sikkerhedsniveau.”]
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den Dataansvarlige:
[Beskriv kravene til pseudonymisering og kryptering af personoplysninger]
[Beskriv kravene vedrørende evnen til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og –tjenester]
[Beskriv kravene vedrørende evnen til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse]
[Beskriv kravene vedrørende procedurer for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerheden]
[Beskriv kravene vedrørende adgang til oplysningerne via internettet]
[Beskriv kravene vedrørende beskyttelse af oplysninger under transmission]
[Beskriv kravene vedrørende beskyttelse af oplysninger under opbevaring]
[Beskriv kravene vedrørende fysisk sikring af lokaliteter, hvor der behandles oplysninger]
[Beskriv kravene vedrørende anvendelse af hjemme-/fjernarbejdspladser]
[Beskriv kravene vedrørende logning]
[Som supplement eller alternativ til ovenstående oplistning af sikkerhedsforanstaltninger vedrørende persondata, kan der henvises til sikkerhedskravene i Bilag 14 (Sikkerhed)]
C.3 Bistand til den Dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den Dataansvarlige i overensstemmelse med krav K-17. og krav K-18, ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:
[Beskriv omfang og udstrækning af bistanden som skal ydes af Databehandleren]
[Beskriv de specifikke tekniske og organisatoriske foranstaltninger som Databehandleren skal gennemføre med henblik på at bistå den Dataansvarlige]
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
[Beskriv eventuel opbevaringsperiode/sletterutine for Databehandleren]
[Eksempelvis]
”Personoplysninger opbevares i [angiv tidsperiode], hvorefter de slettes hos Databehandleren.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal Databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den Dataansvarlige – efter underskriften af denne databehandleraftale – har ændret den Dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.”
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af denne databehandleraftales omfattede personoplysninger kan ikke uden den Dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
[Angiv, hvor behandlingen finder sted] [Angiv, hvilken databehandler eller underdatabehandler, der anvender adressen]
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
[Beskriv instruksen vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer]
[Angiv grundlaget for overførslen som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V]
Hvis den Dataansvarlige ikke i denne databehandleraftale eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er Databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af denne databehandleraftale at foretage sådanne overførsler.
C.7 Procedurer for den Dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til Databehandleren
[Beskriv procedurerne for den Dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til Databehandleren]
[Eksempelvis]
”Databehandleren skal [angiv tidsperiode] for [egen/den Dataansvarliges] regning indhente en [revisionserklæring/inspektionsrapport] fra en uafhængig tredjepart vedrørende Databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale.
Der er enighed mellem Parterne om, at følgende typer af [revisionserklæringer/inspektionsrapport] kan anvendes i overensstemmelse med denne databehandleraftale:
[Beskriv aftalte revisionserklæringer/inspektionsrapporter]
[Revisionserklæringen/ inspektionsrapporter] fremsendes uden unødig forsinkelse til den Dataansvarlige til orientering. Den Dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i [erklæringen/rapporten] og kan i sådanne tilfælde anmode om en ny [revisionserklæring/ inspektionsrapport] under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.
Baseret på resultaterne af [erklæringen/rapporten], er den Dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale.
Den Dataansvarlige eller en repræsentant for den Dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra Databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den Dataansvarlige finder det nødvendigt.”
[Eller]
”Den Dataansvarlige eller en repræsentant for den Dataansvarlige foretager [angiv tidsperiode] en fysisk inspektion af lokaliteterne, hvorfra Databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen, med henblik på at fastslå Databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale.
Ud over det planlagte tilsyn, kan den Dataansvarlige gennemføre en inspektion hos Databehandleren, når den Dataansvarlige finder det nødvendigt.”
[Og, hvis relevant]
”Den Dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den Dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den Dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.”
C.8 [Hvis relevant] Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
[Beskriv procedurerne for Databehandlerens revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandleren]
[Eksempelvis]
”Databehandleren skal [angiv tidsperiode] for [egen/underdatabehandlerens] regning indhente en [revisionserklæring/inspektionsrapport] fra en uafhængig tredjepart vedrørende underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale.
Der er enighed mellem Parterne om, at følgende typer af [revisionserklæringer/inspektionsrapporter] kan anvendes i overensstemmelse med denne databehandleraftale:
[Beskriv aftalte revisionserklæringer/inspektionsrapporter]
[Revisionserklæringen/inspektionsrapport] fremsendes uden unødig forsinkelse til den Dataansvarlige til orientering. Den Dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden i [erklæringen/rapporten] og kan i sådanne tilfælde anmode om en ny [revisionserklæring/inspektionsrapport] under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.
Baseret på resultaterne af [erklæringen/rapporten], er den Dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale.
Databehandleren eller en repræsentant for Databehandleren har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra underdatabehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når Databehandleren (eller den Dataansvarlige) finder det nødvendigt.
Dokumentation for sådanne inspektioner fremsendes uden unødig forsinkelse til den Dataansvarlige til orientering. Den Dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden af inspektionen og kan i sådanne tilfælde anmode om gennemførelsen af en ny inspektion under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.”
[Eller]
”Databehandleren eller en repræsentant for Databehandleren foretager [angiv tidsperiode] en fysisk inspektion af lokaliteterne, hvorfra underdatabehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen, med henblik på at fastslå underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale.
Ud over det planlagte tilsyn, kan Databehandleren gennemføre en inspektion med underdatabehandleren, når Databehandleren (eller den Dataansvarlige) finder det nødvendigt.
Dokumentation for sådanne inspektioner fremsendes uden unødig forsinkelse til den Dataansvarlige til orientering. Den Dataansvarlige kan anfægte rammerne for og/eller metoden af inspektionen og kan i sådanne tilfælde anmode om gennemførelsen af en ny inspektion under andre rammer og/eller under anvendelse af anden metode.
Baseret på resultaterne af tilsynet, er den Dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale.”
[Og, hvis relevant]
“Den Dataansvarlige kan – hvis det findes nødvendigt – vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion hos underdatabehandleren. Dette kan blive aktuelt, hvis den Dataansvarlige vurderer, at Databehandlerens inspektion hos underdatabehandleren ikke har givet den Dataansvarlige tilstrækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale.
Den Dataansvarliges eventuelle deltagelse i en inspektion hos underdatabehandleren ændrer ikke ved, at Databehandleren også herefter har det fulde ansvar for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og denne databehandleraftale.”
[Og, hvis relevant]
”Databehandlerens og underdatabehandlerens eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion af underdatabehandlerens lokaliteter er den Dataansvarlige uvedkommende – uanset om den Dataansvarlige har initieret og deltaget i en sådan inspektion.”
Bilag 15.d Parternes regulering af andre forhold