MATERIALE
MATERIALE
TIL UDARBEJDELSE AF TILBUD PÅ MØDEFORPLEJNING
OG KANTINE/CATERINGORDNING HOS
INDHOLDSFORTEGNELSE Fejl!
Bogmærke er ikke defineret.
UDBUDSBETINGELSER 2
1. Indledning 2
1.1 Velkomst 2
2. Generelle forhold 2
2.1 Ordregiver: 2
2.2 Kontaktperson hos Ordregiver 2
2.3 Kontaktperson hos tilbudsgiver 3
2.4 Procedure for tilbudsafgivelse: 3
2.5 Tidsplan 3
3. Udbudsmateriale 3
3.1 Udbudsmaterialets indhold 3
3.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet 4
3.3 Besigtigelse 4
3.4 Rettelsesblad 5
4. Den udbudte mødeforplejnings- og cateringordning 6
4.1. Mødeforplejnings- og cateringordningen 6
4.2 Optioner 6
4.3 Alternative tilbud 6
4.4 Kontrakten 6
4.5 Kontraktens løbetid 6
4.6 Kontroltilbud 7
4.7 Delbud 7
5. Udarbejdelse/indhold af tilbud 8
5.1. Sprog og tilbudspriser 8
5.2. Vedståelsesfrist/acceptfrist 8
5.3 Tilbuddets udformning 8
5.3.1 Identifikation af tilbudsgiver mv 8
5.3.2 Forbehold 8
5.3.3 Pris 9
5.3.4 Kvalitet 9
5.3.5 Forpligtelser 9
5.4 Tilbudsgivers omkostninger 10
5.5 Fortrolighed og ejendomsret 10
6. Aflevering af tilbud 11
6.1. Aflevering 11
7. Tildeling 12
7.1. Tildelingskriterier 12
7.2. Orientering 13
Side 1
UDBUDSBETINGELSER
1. Indledning
1.1 Velkomst
Socialstyrelsen (i det følgende benævnt Ordregiver) byder herved velkommen til deltagelse i tilbudsindhentning i forhold til mødeforplejning og kantinedrift i Odense (delaftale 1) og mødeforplejning og cateringordning hos Ordregiver i København (delaftale 2).
Annonceringen gennemføres efter principperne om ligebehandling og gennemsigtighed, samt de almindelige forvaltningsretlige principper.
Særligt skal det fremhæves, at Ordregiver afviser tilbud, der:
• indeholder forbehold (afvigelser) over for materialets krav og betingelser, jf. pkt. 3.1.
• ikke er vedlagt den dokumentation, der er efterspurgt i udbudsmaterialet, jf. pkt. 5.
• ikke er modtaget korrekt, jf. pkt. 6.1.
Tilbudsgiverne opfordres derfor til at sætte sig nøje ind i udbudsmaterialets bestemmelser og frister og i øvrigt stille spørgsmål, hvis der er forhold, der giver anledning til tvivl.
2. Generelle forhold
2.1 Ordregiver:
Socialstyrelsen Xxxxxxxxxx 00, 0.,
5000 Odense C
Att.: Xxxxxx Xxxxxx Xxxx
For en nærmere beskrivelse af Ordregiver henvises i øvrigt til Ordregivers hjemmeside xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx.
2.2 Kontaktperson hos Ordregiver:
Xxxxxx Xxxxxx Xxxx Mail: xxx@xxxxxxxxxxxxxxx.xx
2.3 Kontaktperson hos tilbudsgiver
Al korrespondance skal ske pr. mail til den af tilbudsgiver oplyste kontaktperson på dennes mailadresse.
2.4 Tidsplan og procedure for tilbudsafgivelse
Udbudsproceduren kan forventes at følge nedenstående tidsplan:
Tidspunkt | Begivenhed |
3. august 2015 | Udbudsmaterialet offentliggøres på xxxxx.xx |
6. august 2015 | Tilbagemelding vedrørende interesse og besigtigelse |
7. august 2015, kl. 14 | Besigtigelse i Odense |
10. august 2015, kl.14 | Besigtigelse i København |
12. august | Referat fra besigtigelserne offentliggøres på Socialstyrelsens hjemmeside |
17. august 2015 kl. 12 | Frist for aflevering af spørgsmål |
24. august 2015 kl. 12 | Frist for aflevering af tilbud |
Uge 35 | Forventet orientering om tildeling af kontrakt |
1. oktober 2015 | Kontrakten træder i kraft |
3. Udbudsmateriale
3.1 Udbudsmaterialets indhold
Udbudsmaterialet består ud over nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag af følgende dokumenter:
Bilag A 1 Udkast til kontrakt - Odense, delaftale 1 Bilag A 2 Udkast til kontrakt - København, delaftale 2
Bilag B 1 Kravspecifikation – Odense, delaftale 1 Bilag B 2 Kravspecifikation – København, delaftale 2
Bilag C 1 Tilbudslister - Odense, delaftale 1 Bilag C 2 Tilbudslister – København, delaftale 2
Bilag D Erklæring om oplysninger om eventuelt ubetalt, forfalden gæld til de offentlige
Bilag E Erklæring vedr. forpligtigelse vedr. beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt
Det samlede udbudsmateriale er offentliggjort på xxxxx.xx samt på Socialstyrelsens hjemmeside som PDF-dokumenter, mens Bilag C er offentliggjort som Excel-dokument.
3.2 Spørgsmål til udbudsmaterialet
Tilbudsgiverne har mulighed for at stille spørgsmål til materialet eller anmode om yderligere oplysninger vedrørende nærværende opgave. Af hensyn til en ensartet behandling af eventuelle spørgsmål skal sådanne spørgsmål fremsendes via mail til ordregivers kontaktperson, jf. pkt. 2.2.
Samtlige mundtlige henvendelser vil, af hensyn til Ordregivers forpligtelse til at behandle tilbudsgiverne lige, blive afvist.
Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort i anonymiseret form på Socialstyrelsens hjemmeside.
Eventuelle spørgsmål til materialet og/eller nærværende opgave skal være stillet inden mandag den 17. august 2015 kl.12.00.
Henvendelser, som modtages inden ovenstående tidsfrist, kan påregnes besvaret. Spørgsmål, som fremsendes efter denne frist, vil ikke blive besvaret.
3.3 Besigtigelse
For at etablere den bedst mulige information og det bedste grundlag for afgivelse af tilbud afholder Ordregiver en besigtigelse af køkken- og kantine-
/cateringområdet, hvor lokalerne kan besigtiges og hvor nærværende opgave kan drøftes. Tilbudsgiverne opfordres til at deltage i denne. Det forudsættes, at tilbudsgiverne har gjort sig bekendt med køkken- og kantine-
/cateringområdet og det er alene tilbudsgivernes ansvar, hvilke informationer, der lægges til grund for beregningen af tilbuddet.
Besigtigelse – Odense, delaftale 1
Besigtigelse afholdes i Odense fredag den 7. august 2015 kl. 14
På adressen: Xxxxxxxxxx 00, 0., 0000 Xxxxxx C. Henvendelse i receptionen.
Frist for tilmelding: torsdag den 6. august 2015 med angivelse af antal deltagere pr. mail til ordregivers kontaktperson jf. pkt. 2.2.
Referat fra besigtigelsen, samt svar på stillede spørgsmål, forventes offentliggjort onsdag den 12. august 2015.
Besigtigelse – København, delaftale 2
Besigtigelse afholdes i København mandag den 10. august 2015 kl. 14 På adressen: Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx K. Henvendelse i receptionen.
Frist for tilmelding: torsdag den 6. august 2015 med angivelse af antal deltagere pr. mail til ordregivers kontaktperson jf. pkt. 2.2.
Referat fra besigtigelsen, samt svar på stillede spørgsmål, forventes offentliggjort onsdag den 12. august 2015 på hjemmesiden.
Tilbudsgiverne gøres opmærksomme på at der er begrænsede parkeringsmuligheder i begge områder.
3.4 Rettelsesblad
I tilfælde af, at Ordregiver finder det nødvendigt at foretage ændringer i udbudsmaterialet, vil meddelelse herom blive givet skriftligt via xxxxx.xx og herefter vil rettelserne være tilgængelige i form af rettelsesblade.
Rettelsesblade nummereres fortløbende og indgår i materialet.
4. Den udbudte mødeforplejnings- og catering/kantineordning
4.1. Mødeforplejnings- og catering/kantineordningen
Nærværende opgave omfatter mødeforplejning og catering/kantineordningen hos Ordregiver. Kravene til kvalitet og omfang er nærmere beskrevet i bilagene nævnt under pkt. 3.1.
Det er i øvrigt forudsat, at tilbudsgiver gør sig bekendt med køkken- og kantine-/cateringområdet, jf. ovenfor nævnte pkt. 3.3 vedrørende afholdelse af besigtigelse.
4.2 Optioner
Der henvises til Bilag B, pkt. 6.
4.3 Alternative tilbud
Der modtages ikke alternative tilbud.
4.4 Kontrakten
Kontrakten skal indgås på grundlag af de kontraktudkast, der er vedlagt materialet som Bilag A 1 og bilag A 2. Den endelige kontrakt vil blive tilrettet i overensstemmelse med det vindende tilbud.
Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at Ordregiver har ret til at afvise ethvert tilbud med forbehold overfor kontraktens bestemmelser og vil afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i kontrakten.
Tilbudsgiver opfordres derfor til at sætte sig nøje ind i kontraktens bestemmelser inden afgivelse af tilbud.
4.5 Kontraktens løbetid
Kontrakten træder i kraft den 1. oktober 2015 og ophører uden yderligere meddelelse den 30. september 2016.
Ordregiver er berettiget til at forlænge Kontrakten på uændrede vilkår i op til 1 x 12 måneder. I tilfælde af at Ordregiver ønsker at udnytte denne option om forlængelse, skal dette varsles over for leverandøren 4 måneder inden Kontraktens udløb.
De første 3 måneder af Kontrakten betragtes som en prøveperiode. Ordregiver kan i prøveperioden opsige Kontrakten med 1 måneds varsel til udgangen af en kalendermåned. Ordregiver er i Kontraktens løbetid, efter
prøveperiodens udløb, berettiget til at opsige Kontrakten med 6 måneders varsel til udgangen af en kalendermåned.
4.6 Kontroltilbud
Ordregiver beregner IKKE et kontroltilbud.
4.7 Delbud
Opgaven udbydes i 2 delaftaler. Delaftale 1 omhandler levering af de beskrevne ydelser i Odense og delaftale 2 omhandler levering af ydelser i København. Tilbudsgiver kan vælge at afgive tilbud på såvel delaftale 1 som 2, men det er ikke noget krav at der afgives tilbud på begge delaftaler. Dog må der ikke afgives et samlet tilbud på begge delaftaler. Det er tilstrækkeligt kun at indsende minimumsoplsyninger en gang uanset om man byder ind på en eller to af delopgaverne.
5. Udarbejdelse/indhold af tilbud
5.1. Sprog og tilbudspriser
Tilbuddet skal afgives skriftligt på dansk og beløbsangivelser skal være i danske kroner (DKK) ekskl. moms.
5.2. Vedståelsesfrist/acceptfrist
Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 6 måneder efter tilbudsfristen, til og med den 24. februar 2016.
Ordregiver anser ikke en kontrakt for indgået og tilbudsindhentningen for afsluttet, før Kontrakten er underskrevet ubetinget af begge parter.
5.3 Tilbuddets udformning
Tilbuddet skal indeholde samtlige de i materialet angivne ydelser inkl. alle nødvendige biydelser.
Tilbuddet skal vedhæftes alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet og i den forbindelse fastlæggelse af ydelsens omfang.
Tilbuddet skal indeholde følgende:
5.3.1 Identifikation af tilbudsgiver mv.
Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse og CVR-nummer samt navn, telefonnummer og e-mailadresse på kontaktpersoner.
5.3.2 Forbehold
Forbehold overfor materialet samt Ordregivers krav skal angives særskilt under overskriften ”Forbehold”. Forbehold skal være specifikke og skal så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet.
Tilbudsgivers opmærksomhed henledes særligt på, at Ordregiver afviser tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i materialet. Ordregiver afviser tilbud, der indeholder forbehold over for ikke- grundlæggende elementer i materialet eller alternativt søge sådanne forbehold prissat.
Ordregiver forbeholder sig – uanset ovennævnte – adgang til at afvise tilbud indeholdende forbehold.
5.3.3 Pris
Pris skal afgives i overensstemmelse med det i punkt 7.1 anførte vedrørende tilbudspris.
5.3.4 Kvalitet
Beskrivelse af kvalitet og menuplaner skal afgives i overensstemmelse med det i punkt 7.1 anførte vedrørende kvalitet.
5.3.5 Forpligtelser
I tilbuddet skal angives, at tilbudsgiver har taget hensyn til de i lovgivningen gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt.
Tilbudsgiver har mulighed for at indhente de relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt på følgende adresser:
Kontaktdata vedrørende skatter:
Skat, Hovedcentret Xxxxxxxxxxx 000
DK-2100 København Ø
Tlf. x00 00 00 00 00
E-mail: xxxx@xxxx.xx Internet: xxx.xxxx.xx
Kontaktdata vedrørende miljøbeskyttelse:
Miljøstyrelsen Xxxxxxxxxx 00
DK-1401 København K
Tlf. x00 00 00 00 00
E-mail: xxx@xxx.xx Internet: xxx.xxx.xx
Kontaktdata vedrørende sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår:
Arbejdstilsynet Xxxxxxxxxxxxxx 00 XX-0000 Xxxxxxxxx Ø
Tlf. x00 00 00 00 00
E-mail: xx@xx.xx Internet: xxx.xx.xx
Ovennævnte oplysninger kan afgives ved at udfylde, underskrive, indscanne og vedhæfte den som Bilag D og E vedlagte erklæring vedrørende skatter og afgifter, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt.
5.4 Tilbudsgivers omkostninger
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsindhentningen er Ordregiver uvedkommende og kan ikke kræves refunderet. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i tilbudsindhentning.
5.5 Fortrolighed og ejendomsret
5.5.1 Fortrolighed
Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale og rådgivere mv., er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til enhver oplysning om Ordregiver, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med tilbudsindhentningen, og som efter sin karakter må betragtes som værende fortrolig.
5.5.2 Ejendomsret
Det udleverede materiale og de heri indeholdte informationer er Ordregivers ejendom og skal behandles fortroligt, jf. ovenfor nævnte pkt. 5.5.1. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end nærværende tilbudsindhentningen uden forudgående skriftligt samtykke fra Ordregiver.
Det afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiver.
6. Aflevering af tilbud
6.1. Aflevering
Tilbuddet skal senest mandag den 24. august 2015 kl. 12.00 være fremsendt i 3 fysiske eksemplar samt elektronisk på en USB til:
Socialstyrelsen Xxxxxxxxxx 00, 0.,
5000 Odense C
Att.: Xxxxxx Xxxxxx Xxxx
Mrk.: Tilbud på mødeforplejning og catering/kantineordning – Socialstyrelsen
samt hvilke(n) delaftale tilbud angår
Tilbuddet skal indeholde følgende:
• Tilbudslisterne (hele Bilag C i sin fulde længde) i udfyldt, dateret, underskrevet og indscannet form. Der skal fremsendes henholdsvis bilag C 1 og/eller bilag C 2, således at det relevante bilag for den eller de delaftaler der afgives tilbud på, fremsendes.
• Tilbudslisterne (hele Bilag C i sin fulde længde) som Excel-dokument i udfyldt form i den elektroniske udgave, jf. overfor.
• Bilag D og E i udfyldt, dateret, underskrevet og indscannet form som dokumentation for, at tilbudsgiver har taget hensyn til de i lovgivningen gældende forpligtelser, jf. pkt. 5.3.5.
• Beskrivelse af opgaveløsningen, herunder menuplaner.
Tilbudsgivere har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
Efter udløb af tilbudsfristen, jf. ovenfor, er der ikke længere mulighed for at redigere/fremsende tilbud. Tilbud, der ikke er Ordregiver i hænde rettidigt, vil ikke komme i betragtning.
7. Tildeling
Kontrakten vil blive tildelt det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende kriterier:
• Tilbudspris (Vægtning 48 %)
• Kvalitet (Vægtning 52 %)
7.1. Tildelingskriterier
I vurderingen af kvalitet indgår en vurdering af tilbuddets evne til kvalitativt at imødekomme udbudsmaterialets formål.
Tilbuddet vil blive vurderet på i hvilken grad tilbuddet lever op til den beskrevne opgave, herunder:
• Tilbuddets evne til at sikre kvalitet og variation
• Tilbuddets evne til at sikre fleksibilitet og stabilitet i leverancen
• Tilbuddets forslag til løsning i forhold til medarbejdernes betalingsfrist (evt. tilmeldingsfrist). Det vil blive vægtet positivt hvis der er mulighed for kontant køb.
I vurderingen af pris (ex. Moms) indgår en vurdering af:
Den tilbudte, samlede tilskud for opgaven og optionspriserne med hovedvægt på den samlede pris/’kantinetilskud’.
Beskrivelse af opgaveløsningen skal indeholde hvordan følgende sikres/opfyldes:
• Organisering og arbejdsledelse, herunder personaleressourcer, det planlagte brug af faglært personale samt ledelsesmæssige ressourcer der påtænkes anvendt.
• Stabilitet i leverancen, herunder procedurer i forbindelse med fravær grundet sygdom, ferie og andet blandt personale.
• Kvalitet herunder egenkontrol, ekstern kontrol, rapportering, hyppighed og opfølgningsprocedurer.
• Personalepolitik, herunder uddannelsespolitik, seniorpolitik, overenskomster samt hvor stor en udskiftning, der har været procentuelt indenfor det sidste år blandt leverandørens personale.
• Leverandørens evne til at udvise fleksibilitet og proaktivitet ved skift i belastningen (kunder) samt møder, arrangementer og aktivitet.
• Leverandørens løsningsforslag i forholdt til håndtering af den skiftende belastning/udsving der periodevis kan være i antallet af brugere af henholdsvis mødeforplejning og cateringordningen. Xxxxxxxx, men ikke begrænset til, en eventuel frist (dage) for tilmelding til catering/kantineordningen samt afregningsmetode for denne, jf. pkt.
3.7 i Bilag B 1 og bilag B 2.
Beskrivelsen af menuplanerne skal indeholde et eksempel for henholdsvis en ’vinteruge’ og en ’sommeruge’ og menuplanerne skal som minimum angive de lune og varme retter.
Såfremt beskrivelsen af opgaveløsningen fylder mere end 6 A4-sider og/eller menuplanerne fylder mere end 10 A4-sider, vil tilbuddet blive betragtet som værende ikke konditionsmæssigt.
7.2. Orientering
Samtlige tilbudsgivere vil via mail hurtigst muligt og samtidig blive orienteret om resultatet af tilbudsindhentningen. Resultatet forventes offentliggjort i uge 35
Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgivers tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiver. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før Kontrakten er underskrevet ubetinget af begge parter.